Desde la gestión de tareas hasta la optimización del trabajo en equipo, los procedimientos operativos estándar (POE) pueden reducir los errores, explicar los flujos de trabajo actuales y garantizar un nivel básico de control de calidad.
Combínelo todo y añada unas cuantas herramientas de priorización del trabajo, y los POE pueden ahorrar dinero a toda la organización.
Pero, por supuesto, primero debe saber cómo crear estos procesos documentales. Ahí es donde entra en juego la búsqueda de una solución de software POE.
En esta guía, repasaremos los mejores programas de POE para documentar, organizar y optimizar los procesos de su empresa.
¿Qué debe buscar en un software POE?
El mejor software POE facilita el proceso de creación. Ayuda a la gestión integral de los procesos con algunas funciones que puede utilizar en su proceso de evaluación:
- Plantillas listas para usar: un conjunto de plantillas POE establecidas para implementar sin mucha configuración.
- Tutoriales útiles: Documentación sencilla de proyectos y procedimientos que permite operaciones de empresa más fluidas.
- Colaboración: uso compartido de conocimientos basado en la nube que pone a disposición de todos sus empleados su base de conocimientos y una panorámica de sus procesos de trabajo.
- Integración: una conexión directa con su software de gestión de tareas que permite integraciones, como recordatorios automáticos de tareas basados en sus POE.
- Fácil mantenimiento de los POE: la capacidad de crear fácilmente políticas operativas para la incorporación de empleados y la gestión general del conocimiento.
- Precio: Funciones gratuitas del software POE para probar las funciones antes de comprometerse con planes de pago.
Por encima de todo, debe facilitar la implementación y el uso compartido de POE en su organización. La buena noticia es que la mayoría de las mejores soluciones de software POE que se indican a continuación comparten estas funciones imprescindibles.
Los 10 mejores programas de software para procedimientos operativos estándar
1. ClickUp
ClickUp es un software de gestión de proyectos todo en uno diseñado para equipos de todos los tamaños y sectores. Lo que distingue a ClickUp es su capacidad para crear documentos con control de versiones para los procesos básicos, al tiempo que sirve como hub centralizado para la productividad y la colaboración en toda la empresa.
Y con ClickUp AI, se requiere menos esfuerzo para mantener la coherencia y la calidad a medida que los procesos cambian con el tiempo. Genere POE, obtenga contenido preformateado y mejore la redacción de su equipo con solo unos clics.
ClickUp también se integra con miles de otras aplicaciones de trabajo, consolidando sus procesos y datos en un solo sistema.
Las mejores funciones de ClickUp
- ClickUp Docs permite documentar procedimientos con documentos dinámicos y estáticos para un control eficaz de las versiones.
- Una biblioteca completa de plantillas de software POE que incluye la plantilla POE de ClickUp, declaraciones de trabajo y mapas de procesos.
- Su integración directa con la solución de gestión de tareas de ClickUp convierte sus POE en procesos fácilmente seguibles y repetibles.
- Una interfaz fácil de usar pone sus POE a disposición de todos los miembros del equipo.
- Los roles de usuario definidos y segmentados hacen que el software POE sea útil para todos, incluidos los líderes de la organización.
Limitaciones de ClickUp
- La versión gratuita puede tener limitaciones en cuanto a algunas funciones avanzadas del software POE y el espacio de almacenamiento.
- A algunos usuarios no les gusta la interfaz, especialmente la elección de colores y fuentes del software.
Precios de ClickUp
- Free Forever
- Ilimitado: 5 $ al mes por usuario
- Empresa: 12 $ al mes por usuario
- Business Plus: 19 $ al mes por usuario
- Enterprise: Póngase en contacto para conocer los precios.
- ClickUp AI está disponible en todos los planes de pago por 5 $ al mes por cada miembro del entorno de trabajo.
Valoraciones y reseñas de ClickUp:
- G2: 4,7/5 (más de 8000 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 3000 opiniones)
Bonificación: echa un vistazo a las 10 plantillas gratuitas de documentación técnica
2. Coassemble
Aunque se trata principalmente de una plataforma de formación, Coassemble puede defenderse en el ámbito del software POE.
Diseñada específicamente para pequeñas empresas, esta herramienta funciona especialmente bien con documentos fundamentales, como los estatutos de un equipo. Los módulos personalizados y basados en plantillas permiten a los miembros de su equipo leer documentos sobre procedimientos básicos, listas de control sencillas para trabajar en equipo y otros documentos.
Las mejores funciones de Coassemble
- Los módulos de formación predefinidos permiten a los nuevos miembros de la organización aprender sobre sus procedimientos operativos estándar y otros conocimientos establecidos del equipo que les serán de utilidad en su trabajo.
- Las segmentaciones de usuarios a nivel de cohorte para crear listas de control y módulos se alinean con el conocimiento existente de los usuarios de la plataforma.
- Las estructuras de permisos flexibles garantizan que las personas adecuadas tengan el acceso adecuado a los POE adecuados.
- La integración con su infraestructura tecnológica existente le permite asignar tareas y comunicar sus POE digitales más fácilmente.
- Su énfasis visual hace que la implementación de procedimientos operativos estándar resulte atractiva para los usuarios.
Limitaciones de Coassemble
- No se trata de un software de procedimientos operativos estándar propiamente dicho, lo que significa que necesitará esas integraciones en sus esfuerzos por crear y comunicar sus procesos estandarizados.
- La carga de contenido, especialmente contenido visual, como imágenes, puede resultar compleja dentro del software.
- La inscripción masiva de nuevos usuarios puede resultar compleja, lo que se traduce en tareas más largas y repetitivas para los administradores.
- La plataforma no optimiza el control de versiones en el backend, lo que complica la gestión de los POE en organizaciones más grandes.
Precios de Coassemble
- Pro 10: 50 $ al mes
- Pro 20: 120 $ al mes
- Premium 20: 160 $ al mes
- Pro Unlimited: se requiere presupuesto personalizado.
Valoraciones y reseñas de Coassemble
- G2: 4,7/5 (166 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (34 opiniones)
3. SweetProcess
Aquí tenemos nuestro primer software dedicado a los POE. SweetProcess le ayuda específicamente a supervisar y mejorar sus procesos, controlar las responsabilidades y gestionar las tareas en consecuencia.
La meta del software es exactamente lo que debe lograr un buen software POE: crear un manual operativo en línea al que todos puedan acceder y que le permita crear POE, optimizar sus tareas diarias y cometer menos errores en el proceso de creación de POE y su implementación continua.
Las mejores funciones de SweetProcess
- Documenta fácilmente sus procedimientos, políticas y procesos en un sencillo panel de control con panorámica.
- El software ayuda a su equipo a implementar sus SOP mediante flujos de trabajo sencillos y tareas automatizadas.
- El software crea una base de conocimientos pública o privada para comunicar cualquier POE que otros necesiten conocer.
- Configura equipos dentro de tus roles de usuario para optimizar la comunicación y la asignación de tareas.
- El software proporciona plantillas gratuitas para todo tipo de eventos, simulacros de incendio, flujos de trabajo de cumplimiento normativo y mucho más.
Limitaciones de SweetProcess
- Este software específico hace que su integración con herramientas de gestión empresarial más amplias resulte más complicada.
- Esta plataforma establece un límite en las importaciones, que se realizan solo en documentos y elementos visuales de Word, dejando atrás otros tipos de archivos.
- Añadir equipos a un proceso no es necesariamente intuitivo y requiere trabajo manual dentro del software.
Precios de SweetProcess
- 99 $ al mes para equipos de hasta 20 miembros activos.
- 5 $ al mes adicionales por cada miembro del equipo que supere ese límite.
Valoraciones y reseñas de SweetProcess
- G2: 4,3/5 (5 opiniones)
- Capterra: Aún no hay reseñas.
4. Tallyfy
Tallyfy es un software POE muy útil que le ayuda a documentar y realizar la automatización de cualquier tarea dentro de su organización. Desde formularios hasta aprobaciones, incorporación de nuevos empleados e incluso tareas de atención al cliente, se ha ganado su lugar como una de las mejores opciones de software POE del mercado.
El concepto detrás del software es sencillo. Capture sus POE más importantes y mejores en un único sistema y cree planos para que todo el mundo sepa qué hacer. A continuación, cree procesos de automatización para realizar su trabajo correctamente en todo momento.
Las mejores funciones de Tallyfy
- No es necesario saber programar. El enfoque de Tallyfy respecto a los POE mejora el esfuerzo colaborativo, en parte porque es muy sencillo.
- Su mayor transparencia permite que todos los miembros de la organización vean no solo sus POE, sino también cómo la plataforma los ejecuta a diario.
- Su rápido y eficaz soporte al cliente le ayuda a personalizar su propia plataforma de software POE utilizando la plataforma Tallyfy.
- La automatización de tareas basada en sus POE convierte las buenas prácticas teóricas en mejoras reales en el trabajo.
Limitaciones de Tallyfy
- La interfaz de usuario puede ser un poco lenta en ocasiones, especialmente con documentos, procesos y POE complejos.
- La gestión de tareas es relativamente superficial, ya que Tallyfy no puede gestionar procesos más complejos dentro de su equipo.
- Las sugerencias de IA pueden ayudar a mejorar los flujos de trabajo, pero también pueden resultar excesivas si ya sabe qué tipos de procesos desea crear.
Precios de Tallyfy
- Tallyfy Docs: 5 $ al mes por usuario
- Tallyfy Pro: 30 $ al mes por usuario
Valoraciones y reseñas de Tallyfy
- G2: 5/5 (3 reseñas)
- Capterra: 4,4/5 (11 opiniones)
5. Way We Do
Este software es una herramienta para grandes organizaciones, franquicias y otras empresas con múltiples ubicaciones en las que comunicar sus POE puede resultar complicado. Como resultado, sus funciones tienden a ser muy completas, desde la integración de vídeos y presentaciones hasta complejos diagramas de flujo.
Las mejores funciones de Way We Do
- Las plantillas POE listas para usar simplifican la creación de su biblioteca desde cero.
- Los flujos de trabajo de aceptación permiten a los líderes de la organización aprobar nuevos POE y le ayudan a verificar que los diferentes miembros de su equipo han leído lo que necesitan.
- Listas de control activadas para los miembros nuevos y antiguos de la organización, con el fin de realizar un seguimiento de sus materiales de formación y lectura.
- Un panel de control personalizado incluye elementos de la lista de control, tareas pendientes y nuevos POE con los que familiarizarse.
Limitaciones de Way We Do
- Es relativamente caro en comparación con algunas de las otras opciones de esta lista.
- La complejidad del software requiere un largo proceso de aprendizaje, en parte debido a su optimización para organizaciones más grandes y complejas.
- La interfaz de usuario en los flujos de trabajo no siempre es intuitiva.
- La documentación de formación a veces está desactualizada y hace referencia a procesos antiguos en el aprendizaje del software.
Precios de Way We Do
- Entrada: 99 $ al mes por cada 10 usuarios del equipo.
- Enterprise: Póngase en contacto para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Way We Do
- G2: 4,6/5 (8 opiniones)
- Capterra: 4,9/5 (11 opiniones)
6. Trainual
Trainual es un software de transferencia de conocimientos diseñado principalmente para la formación de empleados nuevos y en activo.
En el mejor de los casos, se trata de un manual de formación virtual e interactivo que puede utilizar para el uso compartido de conocimientos organizativos. Es aún mejor si también lo utiliza como software POE.
Las mejores funciones de Trainual
- Su proceso intuitivo transforma los POE existentes en documentación de formación paso a paso para sus equipos.
- Las asignaciones de roles gestionan tanto la propiedad de los POE individuales como las responsabilidades de formación.
- Puede integrar fácilmente contenido externo, como archivos PDF, GIF y vídeos.
- Su amplia biblioteca de herramientas de integración incluye Loom, Slack y una gran variedad de software de gestión de proyectos.
Limitaciones de Trainual
- El enfoque en la formación y la incorporación establece un límite en la capacidad de utilizar Trainual como software POE específico.
- Los inicios de sesión pueden ser complejos, con varios módulos que requieren inicios de sesión diferentes en lugar de una solución más centralizada.
- Esta plataforma contiene opciones de pruebas de conocimientos algo limitadas en comparación con otros programas de formación.
Precios de Trainual
- Train: 8 $ al mes por usuario
- Escala: 12 $ al mes por usuario.
Valoraciones y reseñas de Trainual
- G2: 4,7/5 (más de 500 opiniones)
- Capterra: 4,8/5 (más de 400 opiniones)
7. ProcessKit
Diseñado para agencias, ProcessKit ayuda a cualquiera que trabaje con clientes externos a facilitar la incorporación. Este software crea POE específicamente para la incorporación de nuevos clientes, lo que permite a las agencias y empresas similares seguir esos pasos fácilmente.
Las mejores funciones de ProcessKit
- Las plantillas sencillas para el proceso de incorporación de clientes ayudan a cualquier agencia a empezar rápidamente.
- La lógica condicional en la creación de flujos de trabajo permite situaciones más personalizadas sin comprometer la automatización.
- Su intuitiva vista Kanban realiza el seguimiento de la incorporación de múltiples clientes sin confusiones.
- La delegación de tareas implica a varios miembros de su equipo en la ejecución de sus POE de incorporación.
Limitaciones de ProcessKit
- La naturaleza personalizable del software implica que el proceso de configuración inicial llevará bastante tiempo.
- Sus funciones se centran exclusivamente en la incorporación de clientes, lo que establece un límite en su uso como software POE más amplio.
Precios de ProcessKit
- Un plan: 49 $ al mes para hasta tres miembros, 19 $ al mes por cada miembro adicional y cuentas de invitado ilimitadas, como contactos de agencias.
Valoraciones y reseñas de ProcessKit
- G2: 5/5 (1 reseña)
- Capterra: 5/5 (2 opiniones)
8. Dozuki
Las organizaciones del sector manufacturero sobreviven o fracasan en función de su optimización y cumplimiento de los POE individuales. Dozuki viene al rescate.
Con un software POE diseñado específicamente para este sector, Dozuki simplifica la fabricación.
Las mejores funciones de Dozuki
- Su potente proceso de creación de guías puede gestionar incluso los documentos más técnicos del sector manufacturero.
- Sus programas de formación escalables llevan sus POE al campo.
- Sus funciones de traducción integradas para organizaciones multinacionales llevan sus POE al extranjero.
Limitaciones de Dozuki
- Tiene una capacidad compleja y algo limitada para controlar el acceso a diferentes POE en función de los roles de los usuarios.
- Al tratarse de un software complejo, la incorporación no siempre resulta intuitiva para los nuevos usuarios.
- Puede integrar restricciones en vídeos e imágenes en documentos individuales.
Precios de Dozuki
- Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Dozuki
- G2: 4,4/5 (más de 150 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (12 opiniones)
9. JobRouter
JobRouter basa su propuesta de valor en tres pilares: automatización de procesos, gestión de documentos y gestión de datos. Esta plataforma parece ser la herramienta perfecta para funcionar también como software de procedimientos operativos estándar.
Las mejores funciones de JobRouter
- Su implementación rápida e intuitiva le permite empezar a utilizar la herramienta en cuestión de días.
- Ofrece un servicio de atención al cliente personalizado para usuarios nuevos y existentes.
- La creación de formularios y procesos es flexible, especialmente cuando se va más allá de la interfaz gráfica de usuario para cambiar las plantillas en el núcleo.
Limitaciones de JobRouter
- Técnicamente, no se trata de un software POE, ya que requiere cierta personalización para funcionar con este fin.
- Los tiempos de carga pueden ser lentos, especialmente al cambiar entre las diferentes funciones de la plataforma.
Precios de JobRouter
- Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de JobRouter
- G2: Sin reseñas hasta la fecha.
- Capterra: 4,5/5 (11 opiniones)
10. Lean Power
Lean Power le permite convertir los procesos y paquetes de trabajo en papel y PDF en versiones digitales y procedimientos informáticos. Como tal, puede funcionar bien como herramienta de software POE para optimizar sus instrucciones de trabajo, ahorrando mano de obra y tiempo.
Las mejores funciones de Lean Power
- Su aplicación de escritorio le permite realizar el trabajo fuera del navegador e incluso en modo sin conexión.
- Su proceso de digitalización optimizado funciona especialmente bien en un sector heredado que depende de instrucciones en papel, como el de la fabricación.
- La supervisión y el análisis en tiempo real le ayudan a comprender cómo su equipo implementa los POE en la práctica.
Lean Límites de potencia
- Su objetivo no es crear nuevos POE digitales dentro del software, sino centrarse en digitalizar los POE existentes.
- La digitalización solo está disponible en inglés, lo que reduce su utilidad en operaciones multinacionales.
Precios de Lean Power
- Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Lean Power: valoraciones y reseñas
- G2: 3,3/5 (3 opiniones)
- Capterra: Sin opiniones hasta la fecha.
Cree un procedimiento operativo estándar en ClickUp.
Crear y documentar procedimientos operativos estándar es una forma excelente de mantenerse al día e informado sobre los flujos de trabajo individuales y del equipo. Con ClickUp, puede almacenar fácilmente los POE en una ubicación central, manteniendo a todos informados.
Este método también permite acceder rápidamente a información e instrucciones importantes siempre que sea necesario, lo que facilita a los miembros del equipo mantenerse al día con sus tareas.
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