Imagínese que está en su mesa, con una montaña de papeleo encima. Frustrante, ¿verdad? Gestionar documentos manualmente no sólo es abrumador, sino que además lleva mucho tiempo. Pero, ¿y si pudiera sentarse, relajarse y hacer que los documentos esenciales se crearan por usted? Entre en el mundo del software de automatización de documentos.
Así es como funciona: Una herramienta de automatización de documentos utiliza plantillas predefinidas e inteligencia artificial (IA) para automatizar documentos en cuestión de segundos.
En esta guía, echaremos un vistazo más de cerca a las 10 mejores herramientas de automatización de documentos para usar en 2024.
¿Qué es el software de automatización de documentos?
Un sistema de automatización de documentos utiliza una combinación de plantillas predefinidas e inteligencia artificial (IA) de vanguardia para transformar su proceso de generación manual de documentos.
Piénselo de este modo: usted introduce los datos y la plataforma de automatización de documentos se encarga de generar el documento en cuestión de segundos. Está automatizando lo que de otro modo sería una tarea tediosa y lenta. Es rápido, fácil y, lo mejor de todo, eficaz.
Parece sencillo. Pero no se deje engañar por su sencillez. El software de automatización de documentos es una herramienta poderosa. Se trata de un herramienta de mejora de procesos que reduce drásticamente la posibilidad de errores humanos, aumenta la productividad y le deja más tiempo para centrarse en lo que de verdad importa: hacer crecer su empresa.
¿Qué debe buscar en las herramientas de automatización de documentos?
Elegir el software de automatización de documentos adecuado puede parecer desalentador. El mercado está saturado y la calidad varía. Saber qué buscar en las herramientas de generación de documentos puede marcar la diferencia. He aquí una lista de control de las funciones que debe tener en cuenta:
- Facilidad de uso: Su software debe tener una interfaz fácil de usar que agilice su flujo de trabajo y no requiera conocimientos técnicos complejos
- Integración: El software debe integrarse fácilmente con otras apps y herramientas que ya utilices en tu flujo de trabajo
- Seguridad: Dado que trabajará con datos confidenciales, el software debe contar con sólidas medidas de seguridad
- Capacidades de IA: Busque un software que utilice IA para mejorar la eficacia y reducir los errores
- Personalización: El software debe permitirle personalizar documentos de plantilla para satisfacer sus necesidades específicas
La meta es encontrar una automatización de procesos documentales que satisfaga sus necesidades y le facilite el trabajo.
Los 10 mejores software de automatización de documentos para usar en 2024
Aquí están nuestras herramientas de generación de documentos favoritas del mercado. Sumerjámonos y encontremos la que mejor se adapte a usted.
1. ClickUp 
ClickUp Docs permite formato enriquecido y comandos de barra inclinada para trabajar con más eficacia
Imagine ClickUp como el compañero ideal de su equipo, ya sea un equipo de uno o de 1.000 miembros. Se trata de una potente plataforma de productividad y uno de los sistemas de gestión más eficaces del mundo mejores herramientas de redacción del mercado. Está diseñado para potenciar la colaboración y gestionar todo tu trabajo bajo un mismo techo digital. Tienes un documento de proyecto ¿para actualizar, formatear o compartir? ClickUp Docs le cubre las espaldas. Y no es sólo para sus ojos. Puedes compartir Docs con quien quieras.
ClickUp Docs ofrece subpáginas anidadas dentro de un mismo documento, lo que facilita enormemente la organización de documentos relacionados. ¿Le preocupan los cambios inesperados? Establezca niveles de protección para mantener la seguridad de su trabajo.
Y esto es lo mejor: ClickUp's de ClickUp es ideal para el trabajo a distancia asíncrono y en tiempo real. Toda la documentación relevante está accesible dentro de contexto de tareas y proyectos lo que significa que puedes decir adiós al cambio de app. ¿Qué te parece esta comodidad?
Las mejores funciones de ClickUp
- Exportación de contenidos en formato PDF
- Gratuito/a plantillas de documentación para cualquier caso de uso
- Agilice los flujos de trabajo con IA hacer predicciones inteligentes y mejorar la productividad general con ClickUp AI
- Añada tablas, imágenes, vídeos y mucho más para crear una rica experiencia multimedia
- Documentos ClickUp permite la edición colaborativa en tiempo real
- Controles de acceso a los documentos jurídicos para proteger los cambios no deseados
Limitaciones de ClickUp
- La abundancia de funciones puede resultar abrumadora para los nuevos usuarios
- Tiempos de carga ocasionalmente lentos
Precios de ClickUp
- Free Forever: gratis, gratuito/a
- Ilimitado: 5 $/mes por usuario
- Empresa: 12 $/mes por usuario
- Empresa Plus: 19 $/mes por usuario
- Empresa: Contactar para precios
- ClickUp AI está disponible en todos los planes de pago por 5 $ al mes por miembro del entorno de trabajo
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 8.000 opiniones)
- Capterra: 4./7/5 (más de 3.000 opiniones)
2. PandaDoc
vía PandaDoc Piensa en PandaDoc como un campeón de la gestión de documentos que mantiene todo en línea: aprobaciones, comentarios, seguimiento de versiones... lo que se te ocurra. ¿Necesitas colaborar en un documento? ¿Quieres hacer ediciones en tiempo real? PandaDoc te ayuda. Todo el mundo estará sincronizado y no se perderá ninguna actualización.
Pero aquí es donde las cosas se ponen aún mejor. PandaDoc no se limita a gestionar documentos; es como tener un corrector personal en tu equipo, que te ayuda a eliminar errores y a potenciar tus flujos de trabajo documentales.
Con PandaDoc, crear documentos impecables es pan comido. El flujo de trabajo de tu equipo se vuelve más fluido, los errores pasan a un segundo plano y la productividad se dispara.
Las mejores funciones de PandaDoc
- La interfaz de arrastrar y soltar facilita la creación de documentos
- Perfecta integración con la mayoría de plataformas CRM
- Los análisis proporcionan información valiosa sobre el rendimiento de sus documentos
Límites de PandaDoc
- La app móvil podría ser más funcional
- Requiere una curva de aprendizaje para dominar todas las funciones del software de gestión documental
Precios de PandaDoc
- Gratis eSign
- Esenciales: 19$/mes
- Empresas: 49 $/mes
- Empresa: Contactar para precios
Valoraciones y reseñas de PandaDoc
- G2: 4.7/5 (2,000+ opiniones)
- Capterra: 4.5/5 (1,000+ opiniones)
3. Docupilot
vía Docupilot Le presentamos un software avanzado de automatización de documentos que le hará la vida mucho más fácil. Docupilot elimina el trabajo pesado de la gestión de documentos. Su interfaz, fácil de usar, le permite crear y organizar rápidamente documentos, desde propuestas de ventas hasta facturas. Todo es cuestión de personalización, lo que le permite adaptar cada documento a sus necesidades.
Esta herramienta brilla cuando se trata de automatizar la generación de documentos. Con Docupilot, puedes utilizar tus plantillas de documentos existentes o diseñar otras nuevas y, a continuación, rellenarlas automáticamente utilizando datos de diversas fuentes, como Hojas de cálculo de Google, sistemas CRM o formularios web. Esta función puede agilizar la creación de documentos.
Docupilot viene al rescate de la colaboración con sus funciones de uso compartido y control de acceso. Permite compartir documentos de forma segura con miembros del equipo, clientes o cualquier otra persona que los necesite. Y con los controles de acceso, usted decide quién puede ver, editar o gestionar sus documentos.
Las mejores funciones de Docupilot
- Crea documentos a partir de plantillas automáticamente
- Conexión con más de 1.000 aplicaciones
- Permite a las empresas utilizar su marca en los documentos
Límites de Docupilot
- Opciones de diseño limitadas en el editor de documentos
- Puede que no ofrezca tantas funciones como algunos competidores
Precios de Docupilot
- Inicial: $29/mes
- Plus: $99/mes
- **Pro:149 $/mes
Valoraciones y reseñas de Docupilot
- G2: 4.9/5 (4+ opiniones)
- Capterra: 5/5 (40+ opiniones)
Bonus: Echa un vistazo a la 10 mejores programas de edición de documentos para 2024
4. ExperLogix
a través de ExperLogix La meta principal de ExperLogix es eliminar la monotonía de la generación de documentos. Ya se trate de presupuestos complejos, pedidos o listas de materiales, ExperLogix aporta un nuevo nivel de eficacia a su flujo de trabajo. Pero, ¿cómo exactamente?
La magia reside en su intuitiva interfaz de configuración. Este software le permite crear sofisticados modelos que reflejan con precisión su oferta de productos o servicios. Y gracias a su motor de reglas inteligentes, podrá eliminar errores, agilizar su proceso de ventas y mejorar la satisfacción del cliente.
La herramienta también destaca por su perfecta integración. Funciona a la perfección con sus sistemas CRM y ERP, para que pueda extraer datos rápidamente y poner en marcha el proceso de creación de documentos. Es como tener un superhéroe de la minería de datos a su disposición.
ExperLogix ofrece soluciones integrales de gestión de documentos, incluido el control de versiones y la gestión de documentos colaboración en tiempo real funciones. Así que, tanto si estás trabajando en una propuesta de ventas como en una especificación técnica, ExperLogix siempre garantiza que tu equipo se mantenga sincronizado.
Las mejores funciones de ExperLogix
- Ayuda a los equipos a presupuestar productos complejos con precisión
- Se integra perfectamente con las principales plataformas CRM y ERP
- Proporciona visualizaciones en 2D y 3D de los productos durante la configuración
Límites de ExperLogix
- La configuración inicial puede ser compleja debido al amplio intervalo de funciones
- La interfaz podría ser más fácil de usar
Precios de ExperLogix
- Contacto para precios
Valoraciones y reseñas de ExperLogix
- G2: 4,6/5 (más de 60 opiniones)
- Capterra: 4.5/5 (6+ opiniones)
5. Klippa DocHorizon
vía Klippa DocHorizon Si ha estado buscando un software de automatización de documentos de vanguardia que ofrezca resultados, su búsqueda termina aquí. Con Klippa, la gestión de documentos ya no es una tarea pesada.
Imagínese las interminables pilas de papel en su escritorio convirtiéndose mágicamente en archivos digitales con capacidad de búsqueda. Ese es el poder de Klippa. Utiliza tecnología OCR avanzada para reconocer, extraer y verificar información de documentos físicos, convirtiéndolos en datos digitales en un abrir y cerrar de ojos. ¿Y lo mejor? Puede trabajar con documentos de cualquier formato.
Más allá de la digitalización, Klippa lleva las cosas un paso más allá con sus capacidades de automatización. Ya se trate de facturas, contratos u órdenes de compra, Klippa le permite automatizar todo el proceso, desde la captura de datos hasta los flujos de trabajo de validación y aprobación.
Las mejores funciones de Klippa DocHorizon
- Extrae información de documentos automáticamente con tecnología OCR
- Funciona a la perfección con su pila de software existente
- Automatización del flujo de trabajo que ayuda a automatizar todo el ciclo de vida de los documentos
Limitaciones de Klippa DocHorizon
- La interfaz podría ser más intuitiva
- Podría ser demasiado robusto para las pequeñas empresas
Precios de Klippa DocHorizon
- Contacto para precios
Valoraciones y reseñas de Klippa DocHorizon
- G2: N/A
- Capterra: 4.7/5 (10+ opiniones)
6. Jotform
vía Jotform Conozca Jotform, el conjunto de herramientas digitales para elaborar encuestas personalizadas sin esfuerzo. Sus diversas plantillas y tipos de preguntas le permiten diseñar encuestas que se adapten perfectamente a sus necesidades.
Con el sencillo creador de formularios de Jotform, crear encuestas complejas ya no es un reto, y la plataforma se integra a la perfección con más de 150 apps de empresa.
Sus funciones exclusivas, como la ramificación, la lógica de salto y la lógica condicional, garantizan que los encuestados tengan una experiencia personalizada.
Las herramientas integradas de elaboración de informes y análisis ofrecen información valiosa sobre los resultados de las encuestas, mientras que la función de exportación de datos garantiza una integración perfecta con otros sistemas.
Las mejores funciones de Jotform
- Ofrece más de 400 plantillas de formularios listos para usar
- Recopila y gestiona datos de forma eficaz
- Facilita la colaboración del equipo en los formularios
Limitaciones de Jotform
- Personalización limitada en algunos campos del formulario
- Podría utilizar herramientas analíticas más avanzadas
Precios de Jotform
- Principiante: Gratis/a
- Bronce: 34 $/mes
- Plata: $39/mes
- Oro: 99 $/mes
- Empresa: Contactar para precios
Valoraciones y reseñas de Jotform
- G2: 4,7/5 (más de 1.000 opiniones)
- Capterra: 4.6/5 (1,000+ opiniones)
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7. Conga Compositor
vía Compositor Conga Conga Composer es una herramienta de generación de documentos basada en la nube que simplifica el papeleo diario. Transforma sus datos de Salesforce en documentos dinámicos que puede enviar a cualquier lugar.
Lo divertido de Conga es que reúne sin esfuerzo los datos de varios informes de Salesforce. A continuación, puede combinar estos datos en documentos detallados y personalizados en varios formatos como Word, Excel, PDF o PowerPoint. Esto significa que se acabó el copiar y pegar manualmente. Se acabaron los errores.
Conga le permite programar entregas de documentos y gestionarlas desde cualquier dispositivo y ubicación. La herramienta también garantiza que sus datos están bien protegidos con los sólidos mecanismos de seguridad de Salesforce. De este modo, podrá seguir trabajando con la seguridad de que su información confidencial está a salvo.
Las mejores funciones de Conga Composer
- Funciona directamente en Salesforce
- Permite mantener la coherencia de la marca
- Ofrece múltiples opciones de entrega como correo electrónico y almacenamiento en la nube
Limitaciones de Conga Composer
- Requiere una curva de aprendizaje para usuarios no técnicos
- Puede requerir herramientas Conga adicionales para una funcionalidad completa
Precios de Conga Composer
- Contacto para precios
Valoraciones y críticas de Conga Composer
- G2: 4.⅘ (600+ opiniones)
- Capterra: 4.4 (80+ opiniones)
8. HotDocs
vía HotDocs HotDocs puede transformar sus documentos y formularios de uso frecuente en plantillas reutilizables, lo que se traduce en coherencia y reducción de errores. Estamos hablando de contratos, acuerdos, formularios... lo que sea. Piense en todo el tiempo que ahorrará al no tener que reinventar la rueda cada vez.
Una de las funciones más destacadas de HotDocs es su interfaz de entrevistas para la recopilación de datos. Se trata de una sesión interactiva de preguntas y respuestas que recopila los datos para crear documentos. Esto garantiza que los documentos generados estén hechos a medida, sean precisos y estén completados.
¿Integración? Sin problemas. HotDocs funciona bien con los demás. Puede integrarse perfectamente en sus sistemas y flujos de trabajo existentes, ya sea su CRM, su sistema de gestión de casos o su sistema de originación de préstamos.
El almacenamiento de documentos es sencillo con HotDocs. Almacena de forma segura todos los documentos generados, facilitando y agilizando su recuperación. Así, pasará menos tiempo buscando archivos y más tiempo haciendo lo que más le importa.
Las mejores funciones de HotDocs
- Transforma los documentos existentes en plantillas flexibles
- Se integra con los sistemas existentes
- Perfecto para sectores que necesitan documentos complejos y sin errores
Limitaciones de HotDocs
- La interfaz podría ser más moderna y fácil de usar
- El proceso de creación de plantillas complejas puede llevar mucho tiempo
Precios de HotDocs
- Contacto para precios
Valoraciones y reseñas de HotDocs
- G2: 4.4/5 (80+ opiniones)
- Capterra: 4.⅕ (60+ opiniones)
9. Documente
vía Documente Documate (ahora conocido como Gavel.io) ofrece una interfaz de cuestionario fácil de usar para recopilar los datos necesarios para la creación de documentos. Esto ayuda a garantizar que los documentos resultantes no sólo sean precisos, sino también altamente personalizados.
Este software le permite transformar sus documentos estándar en plantillas inteligentes. Esto significa que puede generar documentos personalizados bajo demanda sin necesidad de una sola línea de código.
Hablemos de integraciones. Documate se integra sin problemas en su flujo de trabajo actual. Es flexible, adaptable y funciona bien con otro software. Además, es compatible con la exportación de datos en varios formatos, lo que facilita el uso de sus datos en otros lugares.
Mejores funciones de Documate
- Fácil de usar, no requiere conocimientos de programación
- Maneja flujos de trabajo y reglas complejos
- Permite que varios usuarios trabajen en el mismo flujo de trabajo
Limitaciones de Documate
- Curva de aprendizaje más pronunciada que la de algunos competidores
- Las opciones de diseño podrían ser más robustas
Precios de Documate
- Lite: 83 $/mes
- Estándar: 165 $/mes
- Equipo: 290 $/mes
- Empresa: Contactar para precios
Valoraciones y reseñas de Documate
- G2: 5/5 (más de 10 opiniones)
- Capterra: N/A
10. Pájaro carpintero
vía Pájaro carpintero Woodpecker es la herramienta a la que debe recurrir si busca una experiencia de automatización de documentos sin problemas dentro de Microsoft Word. Un salvavidas para aquellos de nosotros que pasamos incontables horas luchando con documentos de Word.
Lo que hace único a Woodpecker es que te permite transformar tus documentos estándar de Word en plantillas dinámicas. ¿Te acuerdas de todos esos tediosos contratos, facturas o propuestas que tienes que volver a crear una y otra vez? Woodpecker los convierte en plantillas flexibles, listas para ser personalizadas con rapidez y precisión.
¿Busca una forma sencilla de almacenar y recuperar sus documentos? Woodpecker vuelve a estar a tu disposición. Mantiene todas tus plantillas perfectamente organizadas en Word, para que siempre estén a tu alcance cuando las necesites.
Las mejores funciones de Woodpecker
- Funciona dentro de la conocida interfaz de Word
- Convierte documentos de Word existentes en plantillas reutilizables
- Almacena datos de forma segura para su reutilización en un documento de Word
Limitaciones de Woodpecker
- Limitado a Microsoft Word
- Podría beneficiarse de funciones más avanzadas
Precios de Woodpecker
- Principiante: 39 $/mes
- Pro: 99 $/mes
- Equipos: 299 $/mes
Valoraciones y reseñas de Woodpecker
- G2: N/A
- Capterra: 4.6/5 (30+ opiniones)
Generar Documentos y Alinear Equipos en ClickUp
El software de automatización de documentos es una herramienta que aumenta la productividad. Es la varita mágica que transforma su "ojalá pudiera simplificar mi trabajo" en una realidad.
ClickUp facilita la automatización, edición y uso compartido de documentos, para que todos puedan trabajar juntos de forma eficaz. La plataforma también incluye gratis, gratuito/a gestión de tareas herramientas para mantener a los equipos en la misma página y organizados.
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