Tanto si trabaja en un desarrollo de software empresa o una zapatería, no se puede huir del papeleo y los documentos. Desde políticas de empresa y manuales del empleado a acuerdos de servicio y estados financieros una organización media maneja cientos de registros como parte de sus operaciones habituales. 📁
La gestión caótica de documentos es un factor de riesgo enorme para cualquier empresa. Digamos que se pierde el seguimiento de contratos importantes -esto puede dar lugar a problemas normativos y de seguridad, por no mencionar las tensiones que pueden surgir en ámbitos como la colaboración y la realización de tareas.
¿La solución? Establecer un flujo de trabajo de gestión de documentos adecuado. Le salva de las garras de la desorganización y la ineficacia al dictar la creación, almacenamiento, recuperación, distribución y eliminación de documentos de una organización. En este artículo, hablaremos de formas aprobadas por expertos para optimizar y estructurar los procesos relacionados con los documentos.
¿Qué es un flujo de trabajo de gestión documental?
Un flujo de trabajo de gestión de documentos (DMW) representa el modo en que se gestionan los documentos dentro de su organización. Abarca todos los procesos y tareas relacionados con los documentos, incluida la gestión de las distintas versiones de los documentos, la garantía del cumplimiento de los organismos reguladores y la realización de los procesos de gestión documental elaboración de informes más rápida y sin errores.
He aquí ejemplos de algunos subprocesos principales dentro de un flujo de trabajo documental:
- Creación: Explica cómo deben redactarse y crearse los nuevos documentos
- Edición: Muestra cómo deben editarse, corregirse y revisarse los documentos existentes para garantizar el cumplimiento y evitar errores
- Almacenamiento: Describe cómo y dónde almacenar los documentos, ya sea en formato físico o digital
- Categorización: Indica cómo deben organizarse e indexarse los documentos para facilitar su recuperación y navegación. Piensa en ubicaciones de entornos de trabajo, carpetas, carpetas anidadas, etc.
- Uso compartido: Especifica quién puede acceder a los documentos, editarlos y compartirlos
- Eliminación: Indica cómo realizar un seguimiento de los documentos redundantes y eliminarlos del sistema de gestión de documentos
- Solicitudes y aprobaciones: Explica los procesos de aprobación de documentos en todos los niveles jerárquicos
- Seguimiento: Describe cómo llevar un seguimiento de las revisiones y cambios de versión para garantizar la máxima transparencia. También se refiere a la revisión del rendimiento de todo el flujo de trabajo, la detección de ineficiencias en la recuperación o el manejo de documentos y la búsqueda de formas de eliminarlas
¿Por qué es importante optimizar los flujos de trabajo de gestión de documentos?
Uno de los mayores retos a los que se enfrentan las organizaciones en la era actual es la gestión ineficiente de la información, especialmente cuando equipos remotos o híbridos en los que participan equipos remotos o híbridos. Una situación típica es la siguiente partes interesadas del proyecto tienen dificultades para encontrar la documentación pertinente, lo que puede desencadenar lagunas de comunicación en los departamentos o retrasos y sobrecostes.
Optimizar los flujos de trabajo de gestión documental consiste en mantener a raya estas ineficiencias. Su importancia dentro de una empresa se refleja principalmente en siete aspectos:
- Mayor eficiencia: Los flujos de trabajo de gestión documental ayudan aoptimizar los flujos de trabajo generales y los procesos de empresa, garantizando que los empleados esténmás productivos y no pierdan tiempo buscando documentos
- Transparencia: Tener todos los documentos en un solo lugar elimina los silos departamentales y garantiza que la información se divulga a los miembros pertinentes del equipo
- **Más fácilincorporación de empleados: Una documentación estructurada garantiza que los nuevos miembros del equipo encuentren la información que les interesa y aprendan a realizar las distintas tareas
- Estandarización de procesos: Los flujos de trabajo cuidadosamente planificados le ayudan a esbozarprocedimientos operativos estándar (POE) para los procesos y tareas de colaboración y mantenerequipos interfuncionales alineados
- Mejora de la seguridad: Un flujo de trabajo de gestión documental bien diseñado permite controlar los permisos de acceso a archivos y carpetas
- Minimización de errores: Puede garantizar la coherencia en la gestión de documentos y automatizar las tareas administrativas repetitivas, reduciendo el riesgo de errores manuales
- Mejoraprocesos de toma de decisiones: El acceso dentro de una solución de gestión de documentos a documentos esenciales con información contextual ayuda a los usuarios a tomar decisiones acertadas basadas en datos
10 formas eficaces de mejorar el flujo de trabajo documental
La mejora de los flujos de trabajo de gestión de documentos puede, sin duda, ayudar a su organización a prosperar, pero la pregunta es: ¿cuál es la forma ideal de hacerlo?
Para empezar, el método tradicional de almacenar físicamente archivos y carpetas no sirve. En el escenario actual, puede idear un sistema de documentación de calidad utilizando software de gestión de documentos (por ejemplo, ClickUp ) para organizar y gestionar los registros.
Tras una exhaustiva investigación, hemos correlacionado las 10 mejores prácticas que ayudan a construir el marco central de los flujos de trabajo de la gestión documental. También mostraremos algunas funciones de ClickUp que pueden mejorar el proceso 😍
1. Identifique sus necesidades
Lo primero en su Agenda debe ser analizar su organización e identificar las necesidades específicas relacionadas con los documentos. Como cada empresa es única, es posible que tenga que profundizar y revisar sus procesos para comprender qué es lo que no funciona y en qué debe centrarse.
Considere su línea de trabajo y los documentos que necesita gestionar. Por ejemplo, si usted es un empresa de contabilidad necesitará un flujo de trabajo compatible con un elevado tráfico de documentos y con opciones avanzadas de categorización que le ayuden a recuperar elementos rápidamente en caso de litigio.
Por otro lado, si usted es un pequeña empresa vender joyas en línea, el flujo de trabajo de su sistema de gestión documental probablemente se centrará en almacenar descripciones de productos individuales y en crear y gestionar facturas.
Identificar las necesidades puede ser un proceso largo y complejo, pero la función de su flujo de trabajo de gestión de documentos depende de ello. Empiece por tener en cuenta el tamaño de su equipo y considere cuántas personas accederán al flujo de trabajo y con qué frecuencia.
Siempre es una excelente idea pedir a los miembros de su equipo que aporten su granito de arena sobre lo que les gustaría ver en el flujo de trabajo y cómo se sienten con el sistema actual. Puede aprovechar el personalizable Formularios ClickUp para capturar respuestas y comentarios de su equipo y convertirlos en tareas procesables que se conectan a sus flujos de trabajo.
Agilice las solicitudes internas de comentarios para recopilar la información exacta necesaria en sus Formularios
Una vez recopilada la información necesaria, puede empezar a reinventar su flujo de trabajo documental para alinearlo con las necesidades de la empresa.
2. Utilice el software de flujo de trabajo documental adecuado
Un software de gestión documental adecuado debe estar equipado con opciones que le ayuden a optimizar sus flujos de trabajo y maximizar la eficiencia.
Dado que ClickUp es un gestión de tareas y proyectos entiende la necesidad de agilizar los procesos de gestión de documentos. Dentro de la herramienta, encontrará Documentos ClickUp clickUp Docs, una atractiva suite que le ayuda a gestionar todas las tareas relacionadas con los documentos en un solo lugar.
Con ClickUp Docs, puede crear, editar, compartir y almacenar todos los documentos relacionados con la empresa, desde bases de conocimiento y wikis a contratos y POE.
La colaboración es clave con ClickUp 3.0 Docs para poder compartir, ajustar permisos o exportar rápidamente a usuarios internos o externos
Utilice las completas opciones de edición y estilo para personalizar sus documentos, añadir marcadores, insertar carpetas anidadas e incrustar tablas para que sus registros sean tan detallados como necesite.
Una de las mejores características de ClickUp Docs es la posibilidad de conectar sus documentos a flujos de trabajo, lo que permite a las personas asignadas a tareas disponer de información contextual suficiente para realizar bien su trabajo.
Conecte ClickUp Docs a su flujo de trabajo enlazando tareas entre sí
¿Le preocupa la seguridad? ClickUp le permite personalizarla Niveles de jerarquía para carpetas y entornos de trabajo, así como configurar permisos y ajustes de privacidad, lo que te da un control total sobre quién puede acceder, editar y compartir tus documentos.
3. Aproveche la inteligencia artificial (IA) en la gestión de documentos
Usted y su equipo no deberían tener que pasar por el aro y dedicar horas a crear documentos detallados. Por suerte, la IA ha demostrado ser un complemento inestimable en el espacio de la gestión de documentos, ya que permite a los equipos clasificar los documentos y generar elementos de conocimiento con mayor rapidez. De hecho, una estudio científico reciente descubrió que el uso de herramientas de IA generativa pueden
- Reducir el tiempo de escritura en un 40
- Mejorar la calidad de los resultados en un 18% ClickUp AI es un excelente ejemplo de cómo la IA puede transformar sus flujos de trabajo de gestión de documentos. Esta plataforma generativa asistente de redacción acelera cualquier proceso de creación de documentos mediante indicaciones personalizables y específicas para cada rol.
Ajuste sus resultados para obtener mejores contenidos con mayor rapidez gracias a la función de reprompting de ClickUp AI
ClickUp AI le ayuda a aportar ideas, generar, pulir y resumir contenidos para distintos tipos de documentos, todo ello optimizado en cuanto al tono y la gramática. Todo lo que tiene que hacer es rellenar los campos de intención, y la herramienta puede generar documentos de calidad profesional como resúmenes de proyectos, agendas de reuniones estudios de casos de marketing y cronogramas de proyectos con la máxima precisión.
Hay más: ClickUp AI le permite generar elementos de acción desde sus documentos Sólo tiene que seleccionar una parte específica de su documento, hacer clic en IA, y optar por Generar elemento de acción. ClickUp AI analizará el contenido seleccionado y creará una lista de pendientes. ✨
Utilice ClickUp AI para escribir más rápido y perfeccionar sus textos, respuestas de correo electrónico y mucho más
Además de ClickUp AI, la plataforma ofrece otra ayuda para la creación de documentos: ¡plantillas! Las impresionantes plantillas de ClickUp con más de 1.000 plantillas agiliza el proceso de creación de documentos, planificadores diarios, bases de conocimiento y correos electrónicos. Son 100% personalizables para que puedas ajustarlas a las directrices y línea de trabajo de tu empresa.
4. Centralice sus documentos
No mantener todos tus documentos centralizados puede ser la raíz del caos, de la desorganización, falta de transparencia y pérdida de datos . Un flujo de trabajo eficaz de gestión de documentos debe garantizar que todo el mundo, incluidos empleados, directivos y clientes, pueda acceder a archivos e información cruciales en un único lugar, y no a través de correos electrónicos o hilos de mensajes.
Si utiliza ClickUp 3.0, podrá explorar Hub de documentos como un excelente centro para almacenar todos los documentos relacionados con la empresa. Presenta todos sus documentos a través de tres tarjetas -Recientes, Favoritos y Creados por mí- seguidas de una tabla que muestra todos sus registros. 😎
El hub de documentos de ClickUp es el repositorio central de documentos de su empresa
5. Asegúrese de que los documentos son fáciles de encontrar en un software de gestión de flujos de trabajo
Usted guarda todos los documentos de la empresa en un solo lugar, pero hay otro problema: encontrar un documento específico puede parecer como buscar una aguja en un pajar. Un valor de recuperación deficiente es un defecto importante en cualquier flujo de trabajo de gestión de documentos. Esto puede no parecer un gran problema si acabas de crear una empresa con un pequeño grupo de clientes. Pero imagínese desenterrar un documento que creó hace tres o cuatro años.
Un flujo de trabajo de gestión documental optimizado gira en torno a la buscabilidad. Usted debe ser capaz de localizar cualquier documento en su flujo de trabajo en cuestión de segundos para garantizar eficiencia del proceso .
Muchas de las principales herramientas de gestión de documentos adolecen de capacidades de búsqueda deficientes, pero no tendrá que enfrentarse a este problema con la herramienta Búsqueda universal Función de ClickUp 3.0. Esta función le permite buscar prácticamente cualquier cosa en su entorno de trabajo utilizando palabras clave básicas. También puede buscar elementos por la hora en que fueron actualizados y vistos por última vez.
La Búsqueda universal de ClickUp permite a los usuarios encontrar rápidamente tareas, documentos, archivos, usuarios, chats y paneles en todo el espacio de trabajo e incluso en otras apps de trabajo conectadas
¿No recuerda el nombre de un documento? Mejore su logística de búsqueda dentro de ClickUp creando etiquetas personalizables para los registros. Por ejemplo, si ha creado varios documentos centrados en metodologías de mejora de procesos puede etiquetarlas con mejora de procesos.
ClickUp también añade una columna Ubicado en de los resultados de búsqueda. Esto le permite ver dónde está almacenado un documento en particular y encontrarlo con unos pocos clics.
6. Automatización de su trabajo
Una de las formas más rápidas de optimizar sus flujos de trabajo de gestión de documentos es automatizar tareas y actividades dentro de ellos . Las automatizaciones evitan a su equipo tareas repetitivas y propensas a errores, aumentan su eficacia y le ayudan a centrarse en actividades que aportan más valor.
La automatización del flujo de trabajo a menudo requiere código y puede parecer un reto para los equipos no tecnológicos, pero puede ser sencillo si utiliza una herramienta potente como ClickUp.
Con más de 100 funciones sin código Automatizaciones ClickUp con las Automatizaciones ClickUp, puede dejar que la plataforma se encargue de las tareas rutinarias por usted. Usted controla qué desencadena una Automatización y qué ocurre después de que se desencadene, todo ello a través de una interfaz visual. Puede resultar útil para gestionar las revisiones de documentos y actualizar el estado de las aprobaciones. 😍
Las automatizaciones se utilizan para desencadenar automáticamente resultados cuando se produce una acción. Por ejemplo, mediante la automatización "cuando cambia el estado", aplicamos una plantilla a una tarea para garantizar que no se pierde información valiosa durante los traspasos de clientes
7. Integre su software de gestión documental con otras plataformas
Atrás quedaron los días en que las organizaciones podían confiar completamente en una sola app o plataforma. Hoy en día, usted tiene una aplicación separada para todo, desde crear facturas y control de tiempo a programación de reuniones con los miembros del equipo.
Aunque saltar entre docenas de aplicaciones puede ser agotador, es un mal necesario en el lugar de trabajo moderno. Una forma sencilla de optimizar los flujos de trabajo de gestión de documentos y eliminar la necesidad de cambiar constantemente de app es utilizar integraciones.
Te alegrará saber que ClickUp se integra con más de 1.000 plataformas como Slack, GitHub, Everhour y Zoom. Si no encuentras la app que quieres integrar en la lista, utiliza ClickUp API para crear integraciones personalizadas y mantener la información de todas las plataformas accesible desde un único hub de recursos
8. Flexibiliza los flujos de trabajo relacionados con los documentos
Los flujos de trabajo relacionados con la gestión de proyectos y documentos están estrechamente conectados. Y como los procesos de los proyectos tienden a cambiar mucho, tienes que asegurarte de que tus flujos de trabajo documentales puedan seguir el ritmo.
Mantener alineados los flujos de trabajo de proyectos y documentos es posible con la solución Suite de gestión de proyectos ClickUp con funciones que giran en torno a la organización meticulosa, la colaboración y la precisión.
La opción más destacada que le ofrece a usted y a su equipo una flexibilidad total es Vistas de ClickUp . La plataforma ofrece más de 15 vistas que le permiten organizar sus flujos de trabajo documentales como desee. Utilice la vista Lista para ordenar sus documentos, pase al gráfico de Gantt para supervisar las necesidades de documentación a lo largo de cronogramas cambiantes o aproveche la vista Actividad para supervisar las ediciones y actualizaciones recientes de los registros.
Las más de 15 vistas de ClickUp proporcionan a las organizaciones una solución de pared a pared para cada equipo
¿Quiere saber cuánto tiempo dedican los miembros de su equipo a tareas específicas? Utilice ClickUp cronómetro nativo para controlar y gestionar el tiempo y organizar fácilmente las cargas de trabajo.
Con ClickUp, puede chatear con los miembros de su equipo en tiempo real, asignar comentarios con elementos de acción y personalizar las notificaciones para garantizar que todas las conversaciones relacionadas con los documentos se comuniquen rápidamente. 😍
Otras funciones notables que encontrarás útiles son:
- Ajuste de prioridades
- Creación dedependencias de tareas (por ejemplo, necesita que el documento A esté completado antes de que comience la tarea B)
- /ref/ https://clickup.com/features/goals Ajuste y seguimiento de metas /%href/
- Mapas mentales para diseños detallados de flujos de trabajo
9. Forme a su equipo
Ha identificado sus necesidades, ha empezado a utilizar una nueva plataforma de gestión de documentos y ha centralizado sus documentos. Pero su trabajo no está terminado hasta que haya puesto al día a su equipo sobre los últimos cambios
Si quieres implantar bien tus flujos de trabajo de gestión documental, asegúrate de que todos están al tanto de las nuevas prácticas.
ClickUp le ofrece numerosas opciones de formación y gestión de su equipo .
Si ha reinventado sus procesos y quiere ayudar a su equipo a entender cada paso, puede utilizar mapas de procesos para explicarlo todo en detalle. Los miembros de su equipo pueden limitarse a seguir los mapas para completar las tareas con garantías de éxito. Cree procedimientos operativos estándar en forma de módulos de formación e invite a los miembros pertinentes del equipo. Si tienen preguntas, pueden dejar comentarios directamente en el documento. ✨
Detección y edición colaborativa, adición de comentarios e incrustación de enlaces dentro de los documentos de ClickUp
Un problema recurrente en los flujos de trabajo basados en documentos es que dos o más personas trabajen en la misma tarea, lo que da lugar a trabajo redundante. Pero con Detección Colaborativa ClickUp puedes ver varios cursores con etiquetas de nombre cuando otros comentan o editan el mismo documento que tú. Esto impulsa la colaboración tanto en tiempo real como asíncrona y evita la duplicación de documentos.
10. Supervisar y actualizar
Piense en los flujos de trabajo de gestión de documentos como si fueran plantas que requieren cuidados constantes para florecer. Lo que funcionaba para su organización hace unos años puede carecer de sentido hoy en día. Por eso debe supervisar la eficacia de su flujo de trabajo, reevaluar el rendimiento y actualizar según sea necesario. 🌱
ClickUp 3.0 Software de panel de control Equipo Con Prioridades y Tarjetas Burndown
En ClickUp existen diferentes formas de realizar un seguimiento de los flujos de trabajo. Por ejemplo, puede definir los KPI y realizar su seguimiento mediante Paneles de ClickUp con más de 50 widgets. Céntrese en aspectos específicos para identificar cuellos de botella y realice ajustes sobre la marcha.
ClickUp: Su asistente de flujo de trabajo para la gestión de documentos
Un sistema de documentación que funcione correctamente es vital para toda organización que desee seguir siendo competitiva y eficiente. Aporta orden y estructura a su equipo, reduce costes y mejora la colaboración, así que no dude en explorar las optimizaciones que le sugerimos.
ClickUp es la herramienta perfecta para crear, gestionar, compartir y almacenar documentos, automatizar procesos y agilizar el trabajo en equipo y la comunicación Regístrate gratis, ¡y vea cómo puede ayudarle a imponer la coherencia en toda la empresa en sus flujos de trabajo de gestión de documentos! 💗