No importa dónde trabaje hoy en día, el papeleo y los documentos son inevitables. Desde las políticas de la empresa y los manuales de los empleados hasta los acuerdos de servicio y los estados financieros, una organización media maneja cientos de registros como parte de sus operaciones habituales. 📁
La gestión caótica de documentos es un factor de riesgo enorme para cualquier empresa. No poder realizar el seguimiento de los contratos y documentos importantes puede dar lugar a problemas normativos y de seguridad, por no hablar de la posible tensión que puede generar en la colaboración y la realización de tareas.
¿La solución? Establecer un flujo de trabajo adecuado para la gestión de documentos. Le ahorrará desorganización e ineficiencia al dictar la creación, el almacenamiento, la recuperación, la distribución y la eliminación de documentos de una organización.
En este artículo, analizaremos métodos aprobados por expertos para optimizar y estructurar sus procesos de gestión documental.
¿Qué es un flujo de trabajo de gestión documental?
Un flujo de trabajo de gestión documental (DMW) representa la forma en que se gestionan los documentos dentro de su organización. Esto abarca todos los procesos y tareas relacionados con los documentos, incluida la gestión de diferentes versiones de documentos, el cumplimiento de las normativas de los organismos reguladores y la agilización y eliminación de errores en la elaboración de informes.
Componentes de un flujo de trabajo documental
A continuación se muestran algunos ejemplos de subprocesos destacados dentro de un flujo de trabajo documental:
- Creación: explica cómo se deben redactar y crear los nuevos documentos.
- Edición: muestra cómo se deben editar, corregir y revisar los documentos existentes para garantizar el cumplimiento normativo y evitar errores.
- Almacenamiento: describe cómo y dónde almacenar los documentos, ya sea en formato físico o digital.
- Categorización: muestra cómo se deben organizar e indexar los documentos para facilitar su recuperación y navegación. Piense en ubicaciones de entornos de trabajo, carpetas, carpetas anidadas, etc.
- Uso compartido: especifica quién puede acceder, realizar edición y compartir documentos.
- Eliminación: describe cómo realizar el seguimiento de los documentos redundantes y eliminarlos del flujo de trabajo del sistema de gestión documental.
- Solicitudes y aprobaciones: explica los procesos de aprobación de documentos en todos los niveles de jerarquía.
- Supervisión: describe cómo realizar el seguimiento de las revisiones y los cambios de las versiones para garantizar la máxima transparencia. También se refiere a la revisión del rendimiento de todo el flujo de trabajo, la detección de ineficiencias en la recuperación o el manejo de documentos y la búsqueda de formas de eliminarlas.
Más información: Cómo crear un flujo de trabajo para la documentación de productos
¿Por qué es importante optimizar los flujos de trabajo de gestión documental?
Uno de los mayores retos a los que se enfrentan las organizaciones hoy en día es la gestión ineficiente de la información, especialmente cuando se trata de equipos remotos o híbridos. Una situación típica es que los participantes en un proyecto tengan dificultades para encontrar datos y documentación relevantes, lo que puede desencadenar fallos de comunicación entre departamentos o excesos de tiempo y costes.
Optimizar los flujos de trabajo de gestión documental consiste en mantener a raya estas ineficiencias. Su importancia dentro de una empresa se refleja principalmente en siete aspectos distintos:
- Mayor eficiencia: los flujos de trabajo de gestión documental ayudan a optimizar los flujos de trabajo generales y los procesos empresariales, lo que garantiza que los empleados sean más productivos y no pierdan tiempo buscando documentos.
- Transparencia: tener todos los documentos en un solo lugar elimina los silos departamentales y garantiza que la información se divulgue a los miembros relevantes del equipo.
- Incorporación más fácil de los empleados: la documentación estructurada garantiza que los nuevos miembros del equipo puedan encontrar la información que les interesa y aprender a manejar diferentes tareas.
- Estandarización de procesos: los flujos de trabajo cuidadosamente planificados le ayudan a definir procedimientos operativos estándar (POE) para procesos y tareas colaborativas, y a mantener la coordinación entre equipos multifuncionales.
- Mayor seguridad: un flujo de trabajo de gestión documental bien diseñado le permite controlar los permisos de acceso a archivos y carpetas.
- Errores minimizados: puede garantizar la coherencia en el manejo de documentos y automatizar tareas administrativas repetitivas, lo que reduce el riesgo de errores manuales.
- Mejora de los procesos de toma de decisiones: el acceso a documentos esenciales con información contextual dentro de una solución de gestión documental ayuda a los usuarios a tomar decisiones acertadas y respaldadas por datos.
Cómo crear un flujo de trabajo de gestión documental en 6 pasos
A continuación, se detalla cada uno de los pasos para crear un flujo de trabajo de gestión documental:
Paso 1: Identifique los tipos de documentos y los requisitos.
Antes de diseñar un flujo de trabajo, comprenda el proceso actual de gestión de documentos. Explore los procesos de flujo de trabajo para los tipos de documentos que maneja su organización y sus requisitos específicos.
- Tipos de documentos: contratos, facturas, informes, registros de RR. HH., políticas, materiales de marketing, etc.
- Cumplimiento normativo y legal: algunos documentos pueden estar sujetos a normativas del sector (por ejemplo, el RGPD, la HIPAA o la ISO).
- Necesidades empresariales: los documentos pueden requerir confidencialidad, aprobaciones de varios niveles o seguimiento de versiones.
👉 Ejemplo: un departamento financiero puede necesitar un flujo de trabajo de procesamiento de documentos para facturas con aprobaciones y registros de auditoría obligatorios.
💡Consejo profesional: Siempre es una excelente idea pedir a los miembros de su equipo que den su opinión sobre lo que les gustaría ver en el flujo de trabajo de procesamiento de documentos y qué piensan del sistema actual. Puede aprovechar los formularios personalizables de ClickUp para recopilar los comentarios de su equipo y convertirlos en tareas prácticas que se conecten con sus flujos de trabajo.
Paso 2: Planifique el ciclo de vida de los documentos
Cada documento sigue un recorrido desde su creación hasta su archivo. Trazar este recorrido garantiza la claridad en su gestión.
- Fases del ciclo de vida: Creación (¿quién genera el documento?). Revisión (¿quién comprueba su exactitud?). Aprobación (¿quién da el visto bueno final?). Almacenamiento (¿dónde se guardará?). Recuperación (¿cómo pueden acceder a él los usuarios?). Archivo/eliminación (¿cuándo queda obsoleto?).
- Creación (¿quién genera el documento?)
- Revisión (¿quién comprueba la exactitud?)
- Aprobación (¿quién da el visto bueno final?)
- Almacenamiento (¿dónde se guardarán?)
- Recuperación (¿cómo pueden acceder los usuarios a ellos?)
- Archivo/eliminación (¿cuándo se consideran obsoletos?)
- Partes interesadas: identifique a todos los involucrados, incluidos los creadores, revisores, aprobadores y auditores de documentos.
- Creación (¿quién genera el documento?)
- Revisión (¿quién comprueba la exactitud?)
- Aprobación (¿quién da el visto bueno final?)
- Almacenamiento (¿dónde se guardarán?)
- Recuperación (¿cómo pueden acceder a ellos los usuarios?)
- Archivo/eliminación (¿cuándo se consideran obsoletos?)
👉 Ejemplo: un documento sobre políticas de RR. HH. pasa por las fases de redacción, revisión legal, aprobación por parte de RR. HH., distribución a toda la empresa y archivo.
💡Consejo profesional: planifique el ciclo de vida de sus documentos utilizando pizarras virtuales ClickUp y mapas mentales en los que todo el equipo pueda participar.
Paso 3: Defina el acceso a los documentos y los permisos
La seguridad y el acceso controlado son fundamentales para evitar cambios no autorizados.
- Acceso basado en roles: los empleados solo deben tener el nivel de acceso que necesitan.
- Permisos de lectura, escritura, edición y eliminación: los diferentes usuarios deben tener diferentes permisos.
- Niveles de confidencialidad: algunos documentos pueden estar restringidos a la alta dirección.
- Cifrado y autenticación: utilice métodos de acceso seguros, como la autenticación multifactorial (MFA).
👉 Ejemplo: los equipos de RR. HH. necesitan un flujo de trabajo de control de documentos para garantizar que las evaluaciones de rendimiento de los empleados solo sean accesibles para RR. HH. y los gerentes directos.
Herramientas como la plantilla de matriz de control de acceso basado en roles de ClickUp pueden resultar útiles en este sentido. Con esta plantilla, podrá fácilmente:
- Identifique quién tiene acceso a qué recursos.
- Asigne roles con distintos niveles de permisos dentro de su organización.
- Controle y supervise las actividades de los usuarios.
💡Consejo profesional: ClickUp te permite personalizar los niveles de jerarquía de las carpetas y los entornos de trabajo, así como configurar los permisos y los ajustes de privacidad, lo que te da un control total sobre quién puede acceder, editar y compartir tus documentos.
Paso 4: Implemente políticas de retención y archivo de documentos.
No todos los documentos deben conservarse para siempre. Defina reglas claras para la conservación y eliminación de documentos digitales.
- Periodos de retención: establezca plazos para los diferentes tipos de documentos (por ejemplo, los registros fiscales deben conservarse durante 7 años).
- Archivo automático: traslade los archivos inactivos al almacenamiento a largo plazo tras un periodo determinado.
- Eliminación segura: elimine de forma permanente los archivos confidenciales cuando ya no sean necesarios.
👉 Ejemplo: Los registros de los empleados se archivan durante 5 años después de su despido y luego se eliminan con seguridad.
Más información: Plantillas gratuitas de manuales para empleados en Word y ClickUp
Paso 5: Formar a los empleados y aplicar las políticas
Incluso el mejor flujo de trabajo fracasa si los empleados no lo siguen.
- Imparta sesiones de formación sobre las buenas prácticas en el manejo de documentos.
- Proporcione procedimientos operativos estándar (POE) claros para los flujos de trabajo de documentos.
- Aplique políticas mediante controles del sistema (por ejemplo, seguimiento obligatorio de versiones).
- Actualice periódicamente las políticas para reflejar las necesidades cambiantes de la empresa.
👉 Ejemplo: Una formación a nivel de toda la empresa sobre el cumplimiento del RGPD garantiza que los empleados manejen correctamente los datos de los clientes.
La plantilla de documentos de procesos empresariales de ClickUp está diseñada para ayudarle a crear y gestionar documentos sobre los procesos de su empresa en un solo lugar. Con esta plantilla, podrá:
- Asegúrese de que todos estén en sintonía con páginas con instrucciones actualizadas.
- Organice todos los documentos de procesos de su empresa en un solo lugar.
- Cree plantillas y listas de control para formar a los empleados.
💡Consejo profesional: utilice ClickUp Brain para generar múltiples documentos POE en segundos. Vea nuestro vídeo para saber cómo ⤵️
Paso 6: Supervisar, evaluar y mejorar el flujo de trabajo
Un flujo de trabajo de gestión documental debe evolucionar para seguir siendo eficiente.
- Recopile comentarios de los usuarios para identificar los puntos débiles.
- Realice el seguimiento de los KPI, como el tiempo de recuperación de documentos, la velocidad de aprobación y las tasas de cumplimiento.
- Perfeccione los flujos de trabajo para eliminar pasos innecesarios.
- Adopte nuevas tecnologías (IA para la clasificación de documentos, blockchain para la seguridad).
👉 Ejemplo: una empresa detecta retrasos en la aprobación de contratos y realiza la automatización del proceso de aprobación para mejorar la eficiencia.
💡Consejo profesional: Hay diferentes formas de realizar el seguimiento de tus flujos de trabajo dentro de ClickUp. Por ejemplo, puedes definir KPI y realizar el seguimiento de ellos utilizando los paneles de ClickUp con más de 50 widgets. Céntrate en aspectos específicos para identificar cuellos de botella y realizar ajustes sobre la marcha.
Más información: Plantillas gratuitas de pérdidas y ganancias para simplificar los procesos contables de su empresa.
Buenas prácticas para procesos eficientes de gestión de documentos
Además del proceso de flujo de trabajo de gestión documental descrito anteriormente, aquí tiene algunas buenas prácticas que debe seguir para maximizar la eficiencia:
Estandarice el nombre de los documentos y el control de versiones de versiones.
Los nombres inconsistentes y las versiones de documentos sin seguimiento pueden generar confusión e ineficiencias.
- Cree una convención de nomenclatura: utilice un formato estructurado, por ejemplo, [Departamento]_[Tipo de documento]_[Fecha]_[Versión] (por ejemplo, RRHH_Política de nóminas_2024_v1. 0. PDF).
- Habilite el seguimiento de versiones para evitar información obsoleta; implemente controles de «entrada/salida» en el sistema de gestión documental.
Realice la automatización del envío y la aprobación de documentos.
El manejo manual de documentos ralentiza los flujos de trabajo y aumenta los errores. La automatización ayuda a:
- Asigne revisores y aprobadores basándose en reglas predefinidas.
- Desencadenar notificaciones para aprobaciones pendientes.
- Configure flujos de trabajo condicionales (por ejemplo, las facturas superiores a 10 000 dólares requieren la aprobación del director financiero).
- Realice un seguimiento del progreso para identificar los cuellos de botella.
Por ejemplo, la automatización puede garantizar que una orden de compra (PO) se envíe automáticamente al departamento financiero, luego al jefe del departamento y, finalmente, al director financiero si supera una cantidad determinada.
💡Consejo profesional: con más de 100 automatizaciones ClickUp sin código, puede dejar que la plataforma se encargue de gestionar los documentos y las tareas rutinarias por usted. Usted controla qué es el desencadenante de una automatización y qué sucede después de que se activa, todo a través de una interfaz visual. Puede resultar útil para gestionar las revisiones de documentos y actualizar el estado de las aprobaciones. 😍
Establezca el cumplimiento normativo y las pistas de auditoría.
Mantenga el cumplimiento normativo y esté preparado para las auditorías mediante el seguimiento de todas las acciones relacionadas con los documentos.
- Registre todas las actividades de los usuarios (quién ha accedido, realizado la edición o aprobado documentos).
- Mantenga registros con marca de tiempo para fines legales y de auditoría.
- Garantice el cumplimiento de las normas del sector (ISO 27001, RGPD, SOX).
Utilice un sistema de gestión documental (DMS) centralizado.
El almacenamiento adecuado de los documentos facilita su recuperación y evita la pérdida de datos.
Almacene todos los documentos en un sistema centralizado para simplificar los procedimientos de acceso, recuperación y copia de seguridad. Utilice funciones de búsqueda avanzadas, como la búsqueda de metadatos y de texto completo, para ubicar rápidamente los documentos.
💡Consejo profesional: El hub de documentos es un excelente centro para almacenar todos los documentos relacionados con la empresa. Presenta todos sus documentos a través de tres tarjetas: Recientes, Favoritos y Creados por mí, seguidas de una tabla que muestra todos sus registros. 😎
No descuide la recuperación ante desastres y la planificación de la continuidad del negocio.
Realice copias de seguridad periódicas y disponga de un plan claro para restaurar los documentos en caso de pérdida de datos.
Utilice soluciones de almacenamiento en la nube o copias de seguridad externas para garantizar la continuidad de la empresa durante las interrupciones.
Siguiendo estas buenas prácticas, las organizaciones pueden crear un flujo de trabajo de gestión documental que agilice las operaciones y garantice la seguridad, el cumplimiento normativo y la adaptabilidad a los cambios futuros.
Más información: Plantillas gratuitas de contratos de servicio en Word y ClickUp
5 casos de uso de los flujos de trabajo de gestión documental
A continuación se presentan algunos casos de uso específicos de cada departamento para los flujos de trabajo de gestión documental en una organización:
Recursos humanos (RR. HH.): Flujo de trabajo de incorporación de empleados
📂 Documentos involucrados: cartas de oferta, contratos de trabajo, formularios fiscales, acuses de recibo de pólizas, pruebas de identidad.
🛠 Pasos del flujo de trabajo:
- Envío de documentos: el nuevo empleado envía la carta de oferta firmada y un documento de ID.
- Revisión y aprobación de RR. HH.: RR. HH. verifica los documentos y los envía al departamento de TI y nóminas.
- Configuración de TI: el equipo de TI crea el acceso al sistema y emite los equipos.
- Procesamiento de nóminas: el equipo de nóminas realiza los ajustes salariales.
- Finalización de la incorporación: RR. HH. archiva los documentos para futuras consultas.
Ventaja: garantiza una incorporación fluida, evita la pérdida de documentos y agiliza el proceso de contratación de nuevos empleados.
Finanzas: flujo de trabajo de procesamiento de facturas
📂 Documentos implicados: facturas de proveedores, pedidos de compra, aprobaciones de pagos.
🛠 Pasos del flujo de trabajo:
- Envío de facturas: el proveedor envía la factura por correo electrónico o a través del portal de documentos.
- Validación y cotejo: el departamento financiero verifica los detalles de las facturas con los pedidos.
- Ruta de aprobación: si se ajusta al presupuesto, el jefe de departamento lo aprueba; de lo contrario, se remite al director financiero.
- Procesamiento de pagos: factura aprobada enviada para su procesamiento.
- Archivo y cumplimiento normativo: facturas almacenadas en registros financieros para auditorías.
Ventaja: elimina los pagos duplicados, evita la pérdida de facturas y agiliza las aprobaciones.
Ámbito jurídico: flujo de trabajo de gestión de contratos
📂 Documentos involucrados: acuerdos de confidencialidad, acuerdos de servicio, contratos de asociación.
🛠 Pasos del flujo de trabajo:
- Redacción y revisión: el equipo jurídico redacta el contrato y lo pone a disposición para su revisión.
- Negociación y edición: las partes internas y externas sugieren revisiones.
- Aprobación y firmas: la versión final se envía a las partes interesadas para su aprobación y firma electrónica.
- Almacenamiento y control de acceso: contrato almacenado en un repositorio de documentos con seguridad y restricciones de acceso.
- Renovaciones y comprobaciones de cumplimiento: recordatorios automáticos enviados para renovaciones de contratos.
Ventaja: reduce el tiempo de tramitación de los contratos, garantiza el cumplimiento normativo y evita las ediciones no autorizadas.
Marketing: flujo de trabajo de aprobación de contenido
📂 Documentos involucrados: entradas de blog, comunicados de prensa, publicaciones en redes sociales, creatividades publicitarias.
🛠 Pasos del flujo de trabajo:
- Creación de contenido: el redactor o diseñador redacta el contenido.
- Revisión interna: el responsable de marketing comprueba la coherencia y la precisión de la marca.
- Aprobación final y publicación: la dirección da el visto bueno y se programa la publicación del contenido.
- Almacenamiento y análisis: versiones finales almacenadas para referencia y análisis del rendimiento.
Ventaja: mantiene la coherencia de la marca y agiliza la producción de contenidos.
TI: Flujo de trabajo de solicitudes de cambio
📂 Documentos implicados: solicitudes de servicio de TI, registros de actualizaciones del sistema, registros de aprobación.
🛠Pasos del flujo de trabajo:
- El usuario envía una solicitud de TI: el empleado registra una solicitud de actualización de software o cambio de acceso.
- Revisión de TI y evaluación de riesgos: el equipo de TI evalúa el impacto y los riesgos de seguridad.
- Ruta de aprobación: solicitud elevada a la dirección para su aprobación si es necesario.
- Implementación y pruebas: el departamento de TI ejecuta los cambios y comprueba si hay problemas.
- Documentación y archivo: registros almacenados para el cumplimiento normativo y la resolución de problemas.
Ventaja: mejora la seguridad, garantiza el cumplimiento de las normas de TI y agiliza las aprobaciones.
Más información: Plantillas gratuitas de formularios de solicitud de servicios
Ventajas de utilizar un software de gestión documental
A continuación, se indican algunas razones por las que las organizaciones deberían optar por un software de gestión documental para mejorar sus flujos de trabajo de gestión documental:
- Almacenamiento centralizado: mantiene todos los documentos en una ubicación segura y organizada, lo que reduce la duplicación y la confusión.
- Colaboración mejorada: permite el acceso en tiempo real, el control de versiones y la colaboración fluida entre equipos.
- Flujos de trabajo automatizados: agiliza la aprobación, revisión y uso compartido de documentos con procesos de trabajo automatizados.
- Mayor seguridad y cumplimiento normativo: controla los permisos de acceso, realiza el seguimiento de la actividad de los documentos y garantiza el cumplimiento normativo.
- Recuperación y búsqueda más rápidas: permite realizar búsquedas rápidas con metadatos, etiquetas y OCR para mejorar la eficiencia.
- Reducción de los errores manuales: minimiza los errores humanos mediante la automatización, las plantillas y los flujos de trabajo estructurados.
- Integración con herramientas empresariales: se conecta con sistemas de gestión de proyectos, CRM y otros sistemas de la corporación para lograr un flujo de trabajo fluido.
- Ahorro de costes y espacio: reduce la dependencia del almacenamiento físico y los gastos administrativos.
Más información: El mejor software de gestión documental para probar
Mejore los flujos de trabajo de documentos con ClickUp.
El software de gestión documental que elija debe ayudarle a optimizar sus flujos de trabajo y maximizar la eficiencia.
ClickUp es una plataforma de gestión de tareas y proyectos de primera clase que debería ser su primera opción como herramienta de gestión del flujo de trabajo documental. Estas son solo algunas de las funciones de ClickUp que permiten optimizar los procesos de gestión documental.
Centralice la gestión de documentos con ClickUp Docs.
ClickUp Docs, el paquete de documentación basado en IA, le ayuda a gestionar todas las tareas relacionadas con los documentos en un solo lugar.
Con ClickUp Docs, puede crear, editar, realizar el uso compartido y almacenar todos los documentos relacionados con la empresa, desde bases de conocimiento y wikis hasta contratos y POE.
Utilice las completas opciones de edición y estilo para personalizar sus documentos, añadir marcadores, insertar carpetas anidadas e incrustar tablas para que sus registros sean tan detallados como sea necesario.
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Un flujo de trabajo de gestión documental optimizado gira en torno a la capacidad de búsqueda. Debe poder localizar CUALQUIER documento de su flujo de trabajo en cuestión de segundos para garantizar la eficiencia del proceso.
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Más información: Cómo documentar las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos
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