Las decisiones son una realidad de la vida, ya sea que tenga que decidir qué quiere para cenar, qué candidato contratar para su rol directivo de TI o qué productos lanzar al mercado este año. Todos los días tomamos decisiones que pueden conducir al progreso o tener resultados.
Detrás de esas decisiones hay un complejo proceso de varios pasos.
Aprovechar el control sobre ese proceso potencia su toma de decisiones y conduce a resultados más exitosos. No solo aprenderá a tomar buenas decisiones, sino que también aprenderá de las malas decisiones para no cometer los mismos errores dos veces.
Con esta guía sobre el proceso de toma de decisiones, aprenderá siete pasos fundamentales para tomar mejores decisiones. Abordaremos los diferentes tipos de métodos de toma de decisiones que puede aprovechar en su empresa.
Además, destacaremos plantillas de toma de decisiones para que su equipo desarrolle productos rentables y cumpla las metas de la empresa. 👀
¿Qué es el proceso de toma de decisiones?
El proceso de toma de decisiones es un procedimiento paso a paso diseñado para crear soluciones a los problemas basadas en la recopilación de información, el examen de las distintas opciones y la elección del modo de proceder.
Desde identificar el problema hasta revisar todas las opciones e implementar un plan de acción, el proceso de toma de decisiones en siete pasos es ideal tanto para decisiones empresariales como para elecciones personales más complicadas. 🌻
Tipos de métodos de toma de decisiones
Existen varios tipos de modelos de toma de decisiones eficaces, entre los que se incluyen los racionales, los creativos y los intuitivos, por nombrar algunos. La elección del modelo adecuado depende de su nivel de capacidad para tomar decisiones, del tiempo del que disponga, de la naturaleza de la decisión y de su estrategia general de toma de decisiones.
A continuación, te ofrecemos un breve resumen de los diferentes modelos de toma de decisiones para intentar encontrar posibles soluciones a tus obstáculos. 🤔
Modelo de toma de decisiones racionales
Un modelo de decisión racional e informado se centra en exponer de forma lógica todas las diferentes soluciones alternativas. Es el modelo más popular, pero también puede requerir mucho tiempo en términos de investigación.
Con este modelo, identificarás todas las soluciones posibles y luego analizarás las ventajas y desventajas de cada una para tomar una decisión eficaz. Es el mejor modelo para abordar problemas que tienen un gran impacto en los proyectos o en la empresa en su conjunto, ya que implica un enfoque reflexivo y metódico.
Modelo intuitivo de toma de decisiones
El modelo intuitivo consiste en tomar decisiones basadas en los sentimientos y el instinto. Es ideal en situaciones en las que hay limitaciones de tiempo, ya que permite actuar con rapidez.
Sin embargo, este enfoque es más adecuado para personal con experiencia en la toma de decisiones empresariales que haya gestionado problemas similares anteriormente. Dado que no se trabaja con datos, es necesario tener experiencia previa en el reconocimiento de patrones para aprovecharlo de forma eficaz.
Modelo de decisión basado en el reconocimiento
Este modelo combina los enfoques de los métodos racionales e intuitivos, pero el factor determinante es que solo se evalúa una posible solución, en lugar de todas las alternativas disponibles. Así es como funciona este modelo:
- Identifique el problema.
- Realice el trabajo, visualizando mentalmente los impactos y los resultados.
- Ponga el plan en práctica si el resultado previsto es aceptable.
Una vez más, este modelo de toma de decisiones es más adecuado para expertos y líderes empresariales. Es ideal para situaciones en las que hay presión de tiempo.
Modelo creativo de toma de decisiones
Este enfoque de toma de decisiones combina partes del modelo racional y del modelo intuitivo. Comienza recopilando información sobre el problema y proponiendo posibles soluciones. En lugar de analizar los pros y los contras de cada una, dejas que tu intuición y tu subconsciente tomen el control, lo que te lleva a un curso de acción que luego se pone a prueba.
Esta solución iterativa para la resolución de problemas es ideal para la lluvia de ideas y para los responsables de la toma de decisiones con experiencia, como los emprendedores.
Modelo de toma de decisiones de Vroom-Yetton
El modelo Vroom-Yetton utiliza siete preguntas de sí o no y cinco estilos de toma de decisiones eficaces para guiarle hacia la mejor decisión. Es uno de los modelos más complejos, ya que es necesario utilizar un árbol de decisiones para llegar a la mejor opción en función de cómo responda a las preguntas y qué estilo elija.
Este modelo es ideal para equipos y la toma de decisiones colaborativa. El marco incluye pasos integrados para segmentar el trabajo y asignar responsabilidades en la toma de decisiones.
7 pasos en el proceso de toma de decisiones
¿Está listo para descubrir una mejor manera de tomar decisiones informadas? Siga este modelo de toma de decisiones de siete pasos cuando se enfrente a un dilema difícil. Desde la recopilación de información hasta la evaluación de todas las opciones, tomará decisiones mejor informadas que pueden marcar la diferencia en lo que respecta a sus metas. ✨
1. Identifique la decisión que debe tomar.
Lo primero que debe hacer es determinar qué decisión está tratando de tomar. Quizás tenga un obstáculo en la ejecución del proyecto o tal vez le falten recursos.
Sea lo que sea, debe definir claramente el problema y el alcance del trabajo antes incluso de empezar a pensar en soluciones. Para averiguar qué decisión debe tomar, hágase las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es el problema específico? Ten cuidado de no ser demasiado general o mezclar varios problemas. Identifica exactamente cuál es el problema y qué miembros del equipo se ven directamente afectados.
- ¿Hay alguna meta vinculada a esta decisión? Priorice cualquier problema que esté directamente relacionado con las metas del proyecto. Haga que el problema sea medible para que pueda ver cómo afecta a la meta después de haber tomado una decisión.
- ¿Cómo sabrá si la decisión ha tenido un impacto? Al tomar decisiones, espera obtener resultados. Averigüe cómo evaluará si la decisión que ha tomado es la correcta.
2. Recopile información interna y externa.
Tomar decisiones informadas casi siempre es mejor que tomar una decisión aleatoria. Este paso del proceso de toma de decisiones es fundamental para tu intento correcto.
Empiece por recopilar información relevante a nivel interno. Busque situaciones pasadas en las que su equipo o empresa hayan gestionado un problema similar y hayan encontrado una solución. Revise la documentación del proyecto para recopilar información sobre lo que provocó el problema en cuestión.
Trabaje dentro de su departamento y en departamentos relacionados para recopilar datos históricos sobre problemas similares y las decisiones relacionadas con ellos. Repase sus experiencias anteriores y tome nota de cualquier idea o información relevante.
A continuación, salga de su organización para buscar información disponible. Los estudios de mercado son una forma excelente de ver si los competidores tienen problemas similares. Revise los estudios y considere la posibilidad de trabajar con un consultor si desea obtener más información o conocimientos especializados.
3. Determine las posibles soluciones
Una vez que tenga toda la información necesaria, es el momento de empezar a revisar las opciones disponibles. En la mayoría de los casos, habrá más de una solución posible al problema. Tomar la decisión correcta dependerá de las necesidades de su empresa y del entorno del mercado en un momento dado.
Por ejemplo, supongamos que trabajas como gestor de proyectos de marketing y tu meta para este trimestre es aumentar las conversiones en un 300 %. Tus posibles opciones pueden ser invertir en publicidad de pago, crear nuevo contenido para el blog o llevar a cabo campañas en las redes sociales.
También hay situaciones en las que puede elegir entre varios modelos de toma de decisiones o soluciones diferentes, en lugar de una única línea de actuación. Tenga cuidado con los sesgos, especialmente si ha realizado un trabajo similar en el pasado.
El hecho de que una solución haya funcionado una vez no significa que siempre sea la mejor opción en situaciones similares. ✍️
4. Sopese las pruebas de cada opción.
Ahora que conoce sus opciones, es el momento de empezar a sopesar las pruebas para ver cuál es la mejor línea de actuación. Examine cómo han respondido su empresa o sus competidores a situaciones similares en el pasado.
Haga una lista de los pros y los contras de cada una de las opciones. Considere si alguna de ellas ofrece recompensas adicionales además de resolver el problema en cuestión. Para ello, utilice plantillas y métodos de planificación estratégica, como el análisis DAFO y las matrices de decisión.
5. Tome la decisión final
Ahora es el momento de tomar una decisión definitiva y elegir un curso de acción. Basándose en la información que ha recopilado y en su revisión de todas las opciones, decida cómo desea proceder.
Quizás combine aspectos de varias soluciones diferentes. Quizás elija un enfoque específico para resolver el problema. Considere todas las pruebas, revise las alternativas y elija la mejor solución.
6. Ponga en práctica su decisión
Ha dedicado tiempo y esfuerzo a revisar sus opciones y ha tomado una decisión. A continuación, debe crear un plan y ponerlo en práctica.
Cree un plan de proyecto en el que se indiquen las partes interesadas afectadas y los miembros del equipo que desempeñarán un rol. Aborde la asignación de recursos y planifique el presupuesto para incluir sus nuevas soluciones. Priorice los proyectos y las tareas y destaque cualquier dependencia que pueda afectar al resultado de su curso de acción.
Cree un marco claro de expectativas para todos los miembros del equipo e identifique a los responsables de la toma de decisiones dentro de la fase de acción. Como dijo Chris Small, vicepresidente de Soundstripe: «La comunicación es fácil cuando solo hay un canal entre la decisión y la acción».
Divida las tareas en fases fáciles de gestionar y asegúrese de que todos sepan quién es responsable de cada decisión y acción. ✅
7. Realice una revisión
En el primer paso, estableció métricas y criterios de evaluación para las soluciones al problema. Evalúe si tomó la decisión correcta realizando una revisión del proceso de toma de decisiones.
Aquí tienes algunas preguntas que debes hacerte al final del proceso de toma de decisiones:
- ¿Tomó una buena decisión?
- ¿La decisión tuvo algún impacto negativo?
- ¿Cómo afectó la decisión a las partes interesadas?
- ¿Había una solución mejor?
- ¿Se resolvió el problema?
- ¿En qué aspectos podría haber mejorado el proceso de toma de decisiones?
Actuar es importante, pero dedicar tiempo a revisar tus decisiones es igual de importante. Programa una revisión de la toma de decisiones en el cronograma de tu proyecto para recopilar información sobre lo que ha funcionado y lo que no. Colabora con los miembros del equipo para debatir sus opiniones sobre el proceso y los resultados.
Plantillas para la toma de decisiones para su equipo
¿Está listo para implementar buenos procesos de toma de decisiones? Estas plantillas de toma de decisiones de ClickUp le facilitarán la vida, tanto si es el propietario a cargo de la toma de decisiones empresariales como si es un gestor de proyectos al frente de un equipo estrella. 💪
1. Documento marco para la toma de decisiones
El documento Marco para la toma de decisiones de ClickUp es una forma sencilla de crear un estudio para resolver un problema y elegir la mejor solución.
Rellene los pasos de la plantilla, incluyendo la identificación del problema, las posibles soluciones y el impacto en la empresa. El marco le permite reunir todas sus ideas en un solo lugar, lo que facilita un mejor análisis.
2. Árbol de decisiones
Utiliza el árbol de decisiones de ClickUp para correlacionar las posibles opciones y soluciones en una pizarra visual. Esta plantilla es ideal para equipos que buscan promover debates internos sobre los mejores enfoques.
Los pasos codificados por colores facilitan la identificación de obstáculos y retos a lo largo del proceso. Lo mejor de todo es que la plantilla está diseñada para ser colaborativa, por lo que puede obtener aportaciones de varios miembros del equipo de diferentes departamentos.
3. Registro de decisiones de gestión de proyectos
Con el registro de decisiones de gestión de proyectos de ClickUp, capture y realice un seguimiento de todos los procesos de toma de decisiones en un panel de control fácil de gestionar. Cinco opciones de estado diferentes y tres campos personalizados facilitan la visualización de la fase del proceso en la que se encuentra cada decisión.
Los cuatro tipos de vista le permiten ordenar por Calendario para ver lo que está sucediendo ahora o ver el Tablero de decisiones para obtener una panorámica más amplia.
4. Registro de decisiones
Documente los criterios de decisión, supervise el progreso y evalúe los resultados con el registro de decisiones de ClickUp. Diseñado como una herramienta integral, es ideal para gestionar su proceso de toma de decisiones racionales de principio a fin. Úselo para crear un plan de resolución de problemas dentro de los departamentos, a nivel de la empresa y en proyectos específicos.
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Domina el proceso de toma de decisiones con ClickUp.
Todos los días tomas decisiones, y en la empresa, esto es un componente fundamental para alcanzar las metas. Dedicar tiempo a elegir el enfoque adecuado en función de las necesidades específicas de tu empresa es esencial, tanto si eres responsable de la gestión de proyectos como empresario.
Tanto si está tomando decisiones importantes que afectan a los resultados de la empresa como si busca formas innovadoras de atender a sus clientes, es fundamental reflexionar sobre las decisiones que toma. Actuar de forma precipitada puede llevar a cometer errores, pero los procesos adecuados, como el marco de siete pasos y los métodos anteriores, pueden ayudarle a tomar mejores decisiones.
Prepárese a sí mismo y a su equipo para el éxito y comience a utilizar ClickUp para potenciar sus procesos de toma de decisiones. Desde plantillas que facilitan el registro de decisiones hasta árboles de decisión para correlacionar su proceso de pensamiento, encontrará innumerables formas de tomar decisiones de manera más eficaz. 🙌