Una restricción es una limitación, un conjunto de límites dentro de los cuales hay que trabajar. La mayoría de la gente ve las restricciones como algo negativo, que limita lo que se puede conseguir.
En la gestión de proyectos puede ocurrir lo contrario. Imagina que tuvieras tiempo infinito para desarrollar una función. Nunca la completarías
Sin limitaciones en el alcance del proyecto te empujarán y tirarán de ti en todas direcciones, lo que afectará considerablemente a tu concentración. Sin limitaciones de recursos es posible que sus flujos de trabajo no estén optimizados en términos de eficiencia o productividad.
Las limitaciones de los proyectos hacen posible la eficiencia y la eficacia, ayudando a los equipos a entregar software en pequeños incrementos. Los distintos tipos de restricciones tienen diferentes efectos en los resultados del proyecto. Veámoslas una por una.
Las tres limitaciones de la gestión de proyectos
Un proyecto típico puede enfrentarse a tres tipos de limitaciones: Tiempo, coste y alcance. Es lo que comúnmente se conoce como triple restricción. También se conocen como triángulo de gestión de proyectos, triángulo de hierro o triángulo del proyecto.
Limitación del alcance
El alcance se refiere a las características o funciones de un producto que el equipo ha acordado entregar o a las tareas que el equipo del proyecto ha acordado completar.
Esboza lo que hay que terminar y con qué calidad. El alcance del proyecto también suele determinar el tiempo y el coste.
Un buen alcance del proyecto da a los equipos de desarrollo claridad y libertad para crear software. Uno malo permite que el proyecto se desborde y despista al equipo.
Limitación de costes
La restricción de costes es el presupuesto, que impone límites a los recursos financieros. Puede incluir varias cosas. Por ejemplo, un equipo de desarrollo ágil de software puede tener limitaciones en los siguientes costes del proyecto.
- Salarios del equipo
- Equipos como ordenadores portátiles, servidores, etc.
- Dietas y gastos de viaje
- Cualquier software o herramienta de automatización necesaria para completar el proyecto
Una limitación eficaz de los costes garantiza el retorno de la inversión (ROI) y los resultados de la empresa. Una mala deja a todos desmotivados y limitados.
Limitación de tiempo
Los límites de tiempo aplicables a un proyecto. En otras palabras, los plazos. La limitación temporal se aplica en forma de plazos para cada tarea, hito y para todo el proyecto.
Una limitación temporal razonable permite al equipo construir buenos productos que cumplan todos los criterios de aceptación. Una restricción temporal poco razonable o un plazo ajustado obligarán al equipo a recortar gastos y construir un producto de baja calidad, acumulando deuda técnica.
Hoy nos centraremos en las limitaciones de tiempo, una de las tres que quitan el sueño a los gestores de proyectos. Veremos por qué son importantes y qué puede hacer para evitar que descarrilen su proyecto.
¿Qué son las limitaciones temporales?
Las restricciones temporales son los límites de duración que se te imponen a lo largo del proyecto. Por cuándo debe terminar el proyecto, cuándo debe pasar las funciones a producción, cuántas horas-persona puede dedicar a una función, etc.
Las limitaciones de tiempo suelen visualizarse como un calendario. Por ejemplo, usted programaría un proyecto con plazos para la fase de planificación, desarrollo, pruebas, revisión final, paso a producción y entrega.
Cualquier retraso en una de las fases puede tener un efecto de bola de nieve, haciendo que todo el proyecto se retrase unos días/semanas. Estos retrasos crean limitaciones innecesarias y artificiales en la entrega del proyecto.
Un gestor de proyectos se esfuerza por evitar las limitaciones artificiales que surgen en mitad del proyecto. He aquí algunas formas de hacerlo.
10 estrategias para evitar las limitaciones de tiempo
Evitar las limitaciones de tiempo no es una actividad puntual, sino un proceso continuo. Los equipos de proyecto establecen estructuras y sistemas para evitar crearse presiones. Algunos de los más eficaces utilizan un herramienta de gestión de proyectos como ClickUp. He aquí cómo.
1. Planificar un proyecto
Un plan sólido evita la mitad de las limitaciones. Cree un plan integral de plan del proyecto en el que se describen las tareas, los resultados y los plazos. Utilice el programa ClickUp Vista del Calendario para ver cómo se correlacionan tus tareas.
vista del Calendario de ClickUp para mostrar las subtareas
Presta especial atención a las dependencias. Si tienes una tarea que depende de otra, empujar esta última podría descarrilar la primera. Vista del (diagrama de) Gantt puede ayudar en el seguimiento de tareas superpuestas y dependencias .
Utilice esta fase del proyecto para evaluar los recursos financieros necesarios para completarlo a tiempo.
¿Es la primera vez que planifica un proyecto? He aquí algunas excelentes plantillas de planificación de proyectos para empezar con buen pie.
2. Priorización de tareas
Existe un límite natural a la cantidad de trabajo que puedes tener terminado en un periodo determinado. Priorizar las tareas adecuadas es vital para una gestión eficaz del tiempo.
Si acumulas demasiado, incumplirás los plazos. Si programas demasiado poco, puede que tengas recursos sin utilizar, lo que supone una pérdida de tiempo. Así que prioriza y programa para optimizar los resultados.
Utilice un lista de prioridades para guiar tus decisiones. Pruebe nivelación de recursos asignar más recursos para tareas complejas y permitir que el equipo no se desvíe de su curso.
vista Carga de trabajo de ClickUp para estimar la capacidad disponible y realizar la nivelación de recursos
3. Estimación realista de la duración estimada
El calendario de un proyecto se crea en función del tiempo que los miembros del equipo creen que se necesitará para completar cada tarea. Este proceso, llamado estimación de la duración estimada, es una parte fundamental de la planificación del proyecto gestión de tiempo de proyectos .
Los gestores de proyectos y los miembros de los equipos suelen basar sus previsión de proyectos en los resultados anteriores. Si la conformidad con el RGPD llevó 20 horas la última vez, es probable que ahora lleve lo mismo.
Sin embargo, las estimaciones no son más que conjeturas. Para asegurarte de que tus estimaciones son lo más precisas posible, compáralas con los datos reales. Duración estimada de ClickUp y las funciones de control de tiempo de ClickUp están diseñadas para este fin.
4. Control de tiempo
Registre las horas de cada tarea en el cronograma de su proyecto. Existen varios aplicaciones de gestión del tiempo que te permitirán hacer esto. Control de tiempo de ClickUp está integrado en la plataforma de gestión de proyectos, lo que le permite iniciar y detener un cronómetro o añadir tiempos manuales para cada tarea en la que esté trabajando. Utilice esta información para que sus estimaciones sean más precisas.
control de tiempo nativo en ClickUp
Con el tiempo, su capacidad para estimar y planificar se fortalecerá, reduciendo las limitaciones de tiempo.
Si está formando un nuevo equipo o acaba de adoptar ClickUp, aquí tiene diez consejos plantillas de gestión del tiempo que le ayudarán a aprovechar el control de tiempo para evitar futuras limitaciones.
5. Seguimiento regular del progreso
Si pone en marcha un proyecto y lo deja correr sin supervisión, es probable que se sorprenda cuando las tareas no estén terminadas a tiempo. Por eso, la gestión de los plazos requiere un seguimiento regular.
panorámica del proyecto en ClickUp
Utilice cualquier software gratuito de (diagrama de) Gantt para hacer un seguimiento de si los cronogramas se ajustan a lo planificado. Personalice el Paneles de ClickUp para ver los informes que necesitas para seguir tu progreso. Utiliza los gráficos de avance y retroceso para saber cómo puede ir el proyecto. Identifique los retrasos y tome medidas alternativas.
6. Identificación y mitigación de riesgos
¿Cuál es la probabilidad de que no se cumpla el plazo de reunión? ¿Cuáles son las posibles razones?
Responder a estas dos preguntas le ayudará a identificar los riesgos a los que se enfrenta y a calibrar su impacto en el proyecto. Estos riesgos pueden ser financieros, operativos o incluso de comportamiento. Su impacto puede ser desde un retraso de un par de días hasta la imposibilidad total de entregar el proyecto.
Antes de empezar el proyecto, reúna al equipo para hablar de los riesgos. Identifique y mitigue estos riesgos para asegurarse de que no se agravan sus limitaciones de tiempo.
7. Comunicación optimizada
Lo que los miembros de tu equipo no saben, no pueden hacerlo. Por ejemplo, imagine una situación en la que los criterios de aceptación de una función específica no se comunican con claridad. El desarrollador podría pensar que ha entregado la función, mientras que el analista de calidad podría no estar de acuerdo. Devolverían la función al desarrollador, lo que añadiría un tiempo de reelaboración innecesario.
clickUp Docs para documentar y compartir información importante con el equipo
Evite esto agilizando toda la comunicación del proyecto.
- Documenta las notas de las reuniones, los requisitos y otras conversaciones enDocumentos de ClickUp* Escriba descripciones detalladas para cada función/relato de usuario dentro de la tarea
- Permita que los miembros del equipo aclaren cualquier cosa que necesiten contextualmente en la sección de comentarios de la tarea
- Añada listas de control/elementos de acción para asegurarse de que los criterios de aceptación de cada función están siempre a mano
- Además de las personas que trabajan en las funciones, añada "observadores" a la secciónTareas de ClickUp para que puedan intervenir, si es necesario
8. Gestión ágil de proyectos
A veces, el proyecto no sale según lo planeado. Las partes interesadas de la empresa pueden introducir cambios en los requisitos. Los miembros del equipo pueden caer enfermos y necesitar días libres. Las organizaciones pueden quedarse sin liquidez. Son cosas que pasan. El resultado es que, inevitablemente, el tiempo apremia.
La gestión ágil de proyectos está diseñada precisamente para hacer frente a estas eventualidades. Se espera que los gestores de proyectos ágiles prevean posibles problemas y elaboren planes de contingencia. O, como mínimo, deben alertar a la dirección y gestionar las expectativas.
9. Gestión de reuniones
"Esto podría haber sido un correo electrónico" es un meme de Internet por una buena razón. Una de las mayores pérdidas de tiempo para el equipo de desarrollo son las reuniones, muchas de ellas innecesarias e ineficaces.
Para evitar siempre los imprevistos, gestione mejor las reuniones. Revise su herramientas de gestión del tiempo para comprender cuánto tiempo se dedica a las reuniones. A partir de ahí, optimiza tus procesos.
Celebre reuniones sólo para actividades que requieran un debate activo. Póngales un límite de tiempo e impulse los elementos de acción. Documente las ideas y decisiones clave para no tener que reinventar la rueda en la próxima reunión.
Para todo lo demás, utilice una buena herramienta de colaboración. Los comentarios dentro de las tareas de ClickUp permiten anidar conversaciones. Vista del chat de ClickUp le permite ver todos los mensajes en un solo lugar y tomar medidas desde allí.
vista de chat de ClickUp para todas las conversaciones en un solo lugar
10. Mejora continua
Teams ágiles son grandes en la mejora continua, con buena razón. Un equipo en mejora continua puede ofrecer mayor eficacia y valor a largo plazo. Por ejemplo, has optimizado el proceso de contenedorización para cada función a través de la mejora continua.
A continuación, puede automatizar todo el proceso o parte de él, ahorrando aún más tiempo y esfuerzo. Esta es una forma crucial de evitar las limitaciones de tiempo de forma sostenible.
Conquiste las limitaciones de su proyecto con ClickUp
Las limitaciones son inevitables en todos los proyectos. Incluso podríamos afirmar que son necesarias.
Sin embargo, las limitaciones inesperadas y poco razonables pueden hacer descarrilar el proyecto por completo. Una buena gestión de proyectos debería evitarlo. ClickUp se ha diseñado teniendo esto en cuenta.
Con ClickUp, puede seguir las buenas prácticas para evitar las limitaciones de tiempo. Las tareas de ClickUp, las subtareas y las listas de control garantizan la claridad de los requisitos. Las vistas del Calendario y del (diagrama de) Gantt permiten ver el trabajo en curso a vista de pájaro.
El panel de ClickUp ofrece visibilidad del progreso del proyecto. Con todos los recursos que necesita, está listo para conquistar las limitaciones de su proyecto con ClickUp. Pruebe ClickUp ahora gratis .