En el vertiginoso mundo de los negocios, la gestión eficaz de las reuniones es algo más que una comodidad: es una necesidad.
Tanto si está coordinando con un equipo remoto o programando reuniones entre departamentos, la solución de gestión de reuniones adecuada puede marcar la diferencia. Para ayudarle a encontrar el mejor software de gestión de reuniones para sus necesidades, hemos elaborado una lista de las 25 mejores opciones en 2024.
Desde la asistencia asistida por IA hasta las funciones intuitivas de programación, estas herramientas están diseñadas para optimizar sus reuniones para lograr la máxima productividad y compromiso.
25 Mejores Sistemas de Software de Gestión de Reuniones
Una solución de software de gestión de reuniones es una herramienta digital que permite a individuos y equipos planificar, organizar, llevar a cabo reuniones y registrar resultados.
Estos son algunos de los mejores software de gestión de reuniones disponibles en la actualidad:
1. ClickUp - El mejor para la gestión de reuniones IA
Generación precisa notas de la reunión sin esfuerzo con la tecnología basada en IA de ClickUp
ClickUp es uno de los de mayor valoración software de gestión de reuniones y herramientas de productividad utilizadas por equipos productivos de todo el mundo. Tanto si desea tomar notas de reuniones, gestionar la cadencia de una reunión o definir elementos de acción pendiente, puede hacerlo todo con un solo software: ¡ClickUp! 😄
A continuación le explicamos por qué ClickUp debería ser su #1 elección para el mejor software de gestión de reuniones:
Mejora las reuniones con IA
Las herramientas de IA pueden hacer que las reuniones sean más eficientes. Herramientas de IA para reuniones pueden ahorrar tiempo, energía y dinero, así que merece la pena encontrar la que mejor se adapte a ti. 🤩
ClickUp Brain puede utilizarse para resumir notas de reuniones, crear elementos de acción que puede transformar en tareas en un momento, crear agendas de reuniones y mucho más. Al instante convertir sus notas de reunión en listas de tareas pendientes ahorra tiempo y mantiene altos los niveles de productividad del equipo.
Estas son algunas de las otras funciones de ClickUp:
- *bloc de notas de ClickUp que le permite gestionar en la nube todas sus operaciones de back-end y procesos financieros cruciales.
¿Por qué está en esta Lista?
NetSuite proporciona un flujo fluido de información entre los miembros de equipos remotos y es una suite de gestión empresarial unificada.
NetSuite CRM también permite gestionar las actividades cotidianas desde dispositivos móviles, como el ajuste de recordatorios de calendario para reuniones de equipo, el registro de notas de llamadas, la presentación de hojas de horas, etc.
Pero este software tiene una etiqueta de precio muy alta.
Funciones clave de NetSuite
- Uso compartido de archivadores virtuales y enlazado de documentos importantes
- App, aplicación móvil para tareas de gestión
- Herramienta de análisis y (elaboración de) informes BI
- Gráfico de Gantt para conocer el estado del proyecto en tiempo real
Precios de NetSuite
Netsuite cuesta 499,00 $/mes.
Valoraciones de clientes de NetSuite
- Capterra: 4.1/5 (700+ opiniones)
- G2: 3,9/5 (más de 1200 opiniones)
12. Nextiva - Mejor sistema telefónico en la nube
A través de Nextiva
Nextiva es un sistema de gestión de reuniones que te permite hablar con cualquier persona a través del teléfono, texto, correo electrónico o mensajería instantánea.
Es un gran software de gestión de reuniones en línea con un sistema telefónico en la nube para que los centros de llamadas y los servicios de atención al cliente simplifiquen las comunicaciones de las empresas.
Sin embargo, este software de reservas puede tener fallos, como caída de llamadas, desconexión del teléfono del servicio y pérdida de paquetes de voz.
Funciones clave de Nextiva
- Soporta reuniones de vídeo y audio
- Uso compartido de pantalla y archivos cifrados
- Ofrece streaming en directo y alojamiento de webinars
- Fácil gestión de entradas
Precios de Nextiva
El plan de Nextiva comienza en 30,95 $/usuario al mes.
Valoraciones de los clientes de Nextiva
- Capitur: 4.2/5 (180+ opiniones)
- G2: 4,3/5 (más de 300 opiniones)
13. Odoo - Mejor para discusiones en canales públicos
A través de Odoo
Odoo es otro potente software para reuniones de Tablero que le permite organizar discusiones en todos los niveles de su organización.
Con esta herramienta de gestión de reuniones, puede iniciar debates con canales públicos, gestionar tareas, etc.
En el lado negativo, Odoo no se lleva bien con otro software. Integrarlo con tus apps puede ser una tarea en sí misma.
Funciones clave de Odoo
- Noticias para obtener una visión general de las discusiones
- Ventana emergente para continuar chateando dentro de otros entornos de trabajo
- Grupos privados para invitar a un grupo seleccionado de personas
- Notificaciones personalizadas
Precios de Odoo
Usa cualquier app, aplicación de Odoo gratis/a. Para usar más de una app de este software de gestión de Tableros, tendrás que pagar $5/usuario por mes en adelante.
Valoraciones de los clientes de Odoo
- odoo: Capterra: 4.2/5 (400+ opiniones)
- G2: 4.2/5 (160+ opiniones)
14. Pipedrive - Lo mejor para equipos de ventas
Vis Pipedrive
Pipedrive es un
/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/71914/herramientas-de-reunion-en-linea/ herramienta de reuniones en línea /%href/
que ayuda a ajustar las fases de su equipo de ventas y a centrarse en acciones de ventas como llamadas telefónicas, reuniones, correos electrónicos, etc.
Puede realizar un seguimiento de sus metas de ventas con informes en tiempo real e integra la herramienta con tus aplicaciones favoritas para trabajar como quieras.
Sin embargo, no puedes cambiar rápidamente entre los contactos de una lista. Tienes que volver a la página principal de la lista cada vez.
Es posible que desee buscar en otra parte si desea impulsar sus ventas más rápido. 🏎️
Funciones clave de Pipedrive
- Formularios web y chatbot personalizados
- Seguimiento de llamadas, correos electrónicos e historial de contactos
- Automatización de tareas administrativas repetitivas
- Perspectivas y elaboración de informes para medir el rendimiento de la empresa
Precios de Pipedrive
El plan de precios comienza en 12,50 $/usuario al mes.
Valoraciones de los clientes de Pipedrive
- Capitur: 4.5/5 (2300+ opiniones)
- G2: 4,3/5 (más de 1300 opiniones)
15. Plutio - Lo mejor para el control de tiempo
A través de Plutio
Plutio es un software de reuniones todo en uno para gestionar proyectos, comunicarse con equipos, compartir archivos, etc.
Además de las conferencias, también permite el control de tiempo y dispone de una bandeja de entrada con muchas funciones para mantener las comunicaciones organizadas.
Sin embargo, este software no es muy intuitivo.
Cualquiera que busque a Plutio alternativo ?
Funciones clave de Plutio
- Paneles y portales de clientes personalizables
- Tareas periódicas y recordatorios
- Control de tiempo instantáneo
- Mensajes en tiempo real y correos electrónicos integrados
Precios de Plutio
El plan básico de Plutio cuesta a partir de 15 $/mes.
Valoraciones de los clientes de Plutio
- Capterra: 4.6/5 (130+ opiniones)
- G2: 4,4/5 (30+ opiniones)
16. Scoro - Lo mejor para la gestión del trabajo
A través de Scoro
Scoro es un software de gestión de trabajo integral para el seguimiento de todo, como proyectos, ventas y productividad del equipo.
Se integra con otras aplicaciones de gestión de reuniones como Slack para permitir la colaboración en equipo. También puedes sincronizarlo con tu Calendario para programar reuniones.
Sin embargo, Score no destaca por la personalización de los flujos de trabajo.
Tal vez sea hora de marcarse un buen tanto Scoro alternativa . 👀
Funciones clave de Scoro
- Planificador de arrastrar y soltar (Tablero de tareas Kanban)Calendarios compartidos .
Funciones clave del Zoom
- Videoconferencias y mensajes a través de cualquier dispositivo
- Escalable hasta 50.000 personas en un webinar de vídeo en directo
- Comandos de voz para las salas de Zoom (conferencia virtual)
- Zoom se integra con app populares s como Slack y ClickUp
Precios de Zoom
Zoom tiene un plan gratuito/a. El plan de pago comienza en 14,99 $/usuario al mes.
Valoraciones de los clientes de Zoom
- Capterra: 4.6/5 (9100+ opiniones)
- G2: 4,5/5 (39100+ opiniones)
22. Grano - La mejor para grabar vídeo
A través de Grain Grano transforma las reuniones de vídeo en el activo más valioso de su empresa al permitir a los equipos grabar fácilmente las reuniones, crear resúmenes compartibles y generar conocimientos a partir de todas las conversaciones.
Transcriba reuniones en directo y pregrabadas, recorte y comparta los momentos más importantes y cree una biblioteca compartida para que todo su equipo pueda guardar, buscar y acceder a la información de sus reuniones grabadas, en cualquier momento y lugar.
Las empresas utilizan Grain como fuente de la verdad para aumentar los ingresos con mejores ventas, captar la voz del cliente, contratar mejores talentos y obtener información valiosa para los equipos de productos e investigación.
Funciones clave de Grain
- Clip y uso compartido de información de las reuniones, con sus anotaciones, en tiempo real.
- Busque en las conversaciones utilizando palabras clave.
- Grabe automáticamente sus reuniones, incluso cuando usted no sea el anfitrión.
- Reduzca una reunión de 60 minutos a un resumen en vídeo de 3 minutos que otros puedan ver.
- Cree una videoteca para organizar y descubrir los momentos destacados, las historias y las grabaciones publicadas de su equipo.
Precios de Grain
Grain tiene un plan básico gratuito que permite grabar, guardar y transcribir hasta 5 horas de reuniones en vídeo. El plan de pago comienza en 19 $/usuario al mes y ofrece almacenamiento ilimitado de vídeo, transcripción y otras funciones.
Valoraciones de los clientes de Grain
- ProductHunt: 5/5 (20 opiniones)
- G2: 4.6/5 (4 opiniones)
23. Fellow.app - Lo mejor para notas de reuniones
A través de Fellow.app Fellow.app es el lugar donde los equipos se reúnen para celebrar reuniones de equipo productivas y reuniones individuales significativas, tomar decisiones y rendirse cuentas mutuamente.
Al integrarse en docenas de apps, como Zoom, Slack y Google Calendar, hasta plataformas de RRHH, Fellow reemplaza tu cuaderno de papel con agendas y notas de reuniones colaborativas.
Puedes asignar elementos de acción y solicitar comentarios que resulta de sus reuniones para crear buenos hábitos de reunión.
Funciones clave del Compañero
- Seguimiento de elementos de acción para mantener a su equipo organizado y responsable.
- Construye buenos hábitos de reunión a través de agendas colaborativas y toma de notas en tiempo real.
- Utilice la galería de plantillas de reuniones para todo tipo de reuniones.
- Solicite o recopile comentarios en tiempo real de su equipo.
Precios de Fellow
Fellow es gratuito/a para un máximo de 10 usuarios. El plan Pro cuesta 5 $ al mes por usuario, y también hay disponibles planes con precios personalizados.
Valoraciones de los clientes de Fellow
- Capterra: 4.9/5 (25+ opiniones)
- G2: 4.7/5 (500+ opiniones)
24. Podcastle - Lo mejor para podcasting
Vía Podcastle
Podcastle es una plataforma de creación de audio con una destacada función de entrevista remota en podcast que permite iniciar una reunión con hasta diez participantes y grabar a cada uno de ellos localmente con la máxima calidad de audio.
Lo mejor es que Podcastle cuenta con grabación y edición multipista, lo que significa que si, más adelante, decides editar tu reunión, será súper fácil.
Funciones clave de Podcastle
- Grabación local de alta calidad para tus invitados
- Tecnología basada en la nube
- Grabación y edición multipista
- Interfaz sencilla e intuitiva
Precios de Podcastle
Podcastle tiene un plan gratuito. Los planes de pago empiezan en 14,99 $ al mes.
Valoraciones de los clientes de Podcastle
- Capterra: N/A
- G2: N/A
25. nTask - Lo mejor para priorizar tareas
vía nTask
nTask es una herramienta de gestión de tareas que te ayuda a centrarte en las tareas importantes, priorizarlas y terminar más.
nTask te ayuda con la gestión de reuniones ofreciéndote una visión general de las próximas reuniones y tareas, permitiéndote anticiparte y estar al tanto de todos tus compromisos. También puede establecer recordatorios, asignar tareas a los miembros del equipo o controlar el tiempo con el cronómetro de nTask para que nada se escape.
nTask funciones clave
- Programación de reuniones
- Funciones de grabación y transcripción
- Integraciones para gestionar fácilmente proyectos y colaborar con compañeros de equipo
Precios de nTask
- Premium: 3 $ al mes facturados anualmente
- Business: 8 $ al mes facturados anualmente
- Empresa: Contacte con el equipo
nTask valoraciones de los clientes
- G2: 4,5/5 (más de 17 opiniones)
- Capterra: 4,2/5 (más de 100 opiniones)
Fundamentos de la herramienta de gestión de reuniones
1. ¿Qué es la gestión de reuniones?
La gestión de reuniones consiste en facilitar debates productivos y gestionar el tiempo de todos con eficacia para alcanzar las metas del equipo. Esto incluye gestionar las actividades antes, durante y después de la reunión.
Actualmente, todas las organizaciones pueden celebrar reuniones para planificar o resolver problemas. Del mismo modo, pueden tener una reunión de Tablero para tomar decisiones importantes de la empresa.
Cuando se trata de organizaciones más grandes, la gestión de reuniones es más compleja.
Ahí es donde entra en juego la gestión de reuniones de corporación.
La gestión de reuniones de empresa abarca todas las actividades relacionadas con las reuniones, como el ajuste de la agenda, la planificación del calendario y la elaboración de presupuestos, gestión del trabajo difusión de las actas de las reuniones y elaboración de informes.
Si desea que las reuniones sean productivas, hay algunos pasos básicos que debe seguir.
2. ¿Cuáles son los 6 pasos para una gestión eficaz de las reuniones?
He aquí los seis pasos que debe seguir antes, durante y después de una reunión para una gestión eficaz de la misma:
A. Antes de la reunión
Antes de una reunión, debes tener preparada una Agenda, determinar los asistentes y enviar las invitaciones. He aquí cómo hacerlo:
Paso 1: Planificar el orden del día de la reunión
Una agenda de reunión es una lista de actividades y debates que se tratarán en la reunión. Es el punto de partida y el elemento más crucial de cualquier interacción en equipo.
Los jefes de equipo suelen ser los responsables de programar y ajustar el orden del día de la reunión.
Lo que nos lleva a preguntarnos: ¿cómo se elabora un orden del día para una reunión?
Tanto si se trata de un pequeño o mediano negocio como de una empresa, a continuación le explicamos cómo redactar el orden del día de una reunión:
- Identifique el objetivo de la reunión: tenga una meta clara y alcanzable para mantener la reunión centrada. Por ejemplo, "crear una política de trabajo desde casa" puede ser el orden del día de una reunión de RRHH
- Solicita aportaciones: tu equipo puede sugerir temas de debate. A continuación, puede elegir qué incluir en el orden del día de la reunión. En el caso de la política de trabajo desde casa, podría tratarse de "días en los que se puede trabajar desde casa", "horarios", etc.
- Lista de preguntas: una vez que tengas algunos temas en la mano, haz una lista de las preguntas que van a dar lugar a las discusiones. En el caso de Recursos Humanos, las preguntas sobre el trabajo desde casa podrían ser "¿quién puede acogerse a la política de trabajo desde casa?" o "¿cómo mediremos el tiempo de trabajo?"
- Identifica el propósito de cada tarea: una reunión implica varias tareas como compartir información, buscar aportaciones o tomar decisiones. En el ejemplo de RR.HH., la primera tarea podría ser compartir información sobre una política de trabajo desde casa. El último elemento del orden del día será decidir cómo se aplicará la política de trabajo desde casa
- Crea un presupuesto de tiempo: calcula el tiempo que se dedicará a cada tema o elemento de acción. Para la reunión de RR.HH., puedes acortar la introducción a la política de trabajo desde casa y dedicar más tiempo a solicitar aportaciones. Esto ayudará a mantener la reunión del equipo en el buen camino y dentro del plazo previsto
- Identifica a los líderes por temas: si vas a organizar una reunión de Tablero con varios líderes de reunión, identifica a las personas por sus respectivos temas. En nuestro ejemplo, los responsables de RR.HH. presentarán la política. Pero la decisión la tomarán los CEO y los COO de la empresa.
- Incluya tiempo para la revisión: asigne tiempo en la agenda de la reunión para revisar la información compartida o las decisiones tomadas. Esto ayuda a resumir la reunión y a ajustar el orden del día de la siguiente.
Paso 2: Determinar los asistentes a la reunión
Decide quién debe asistir a la reunión de equipo.
Lo ideal sería limitar el número de participantes en la reunión para mantener el rumbo de los debates.
Por ejemplo, no es necesario que los empleados del departamento de TI asistan a una reunión en la que se debaten las políticas de RR.HH.. Sin embargo, puedes compartir las actas de la reunión con todos para mantenerlos al día.
Paso 3: Definir roles y responsabilidades
Define claramente los roles y menciona si se necesita alguna actualización por parte de los asistentes durante la reunión. De este modo, cada asistente sabrá lo que tiene que hacer.
Paso 4: Crear y enviar la invitación a la reunión
La invitación debe incluir el orden del día, la duración de la reunión, la fecha, la hora y la ubicación. Programe una reunión en una fecha y hora que convenga a todos los asistentes.
Además, si los participantes en la reunión están presentes físicamente, mencione la sala de conferencias.
Si se trata de una evento virtual o un reunión de equipo a distancia añada el enlace a la sala de reuniones y otros datos relevantes.
B. Durante la reunión
Mientras se celebra la reunión, asigne a un anotador para que levante acta de la reunión.
Paso 5: Crear las actas de la reunión y archivarlas
La persona encargada de tomar notas debe empezar a documentar la reunión en cuanto empiece el debate.
Puede tomar notas escritas o utilizar un programa informático de gestión de reuniones de empresa para transcribir los debates y los elementos de acción.
En el acta de la reunión también se indicará el miembro responsable de cada elemento de acción y la fecha límite prevista.
Una vez que todos hayan revisado las actas de la reunión, puedes archivarlas en una carpeta compartida para que todos puedan acceder a ellas en cualquier momento.
C. Después de la reunión
Una vez terminadas las discusiones y tomadas las decisiones, esto es lo que tienes que hacer a continuación:
Paso 6: Programar reuniones de seguimiento
Compruebe si necesita programar una reunión de seguimiento. Esto dependerá exclusivamente de los elementos de acción y de los pasos siguientes que se hayan decidido durante la reunión.
Ahora ya conoces los pasos de la gestión de reuniones. Muy bien
Pero dirigir reuniones a nivel de corporación es un juego de pelota diferente.
3. ¿Cómo celebrar reuniones a nivel de empresa?
La programación de reuniones a nivel de corporación debe ser rentable y productiva con un software de gestión de reuniones
Puede ayudarle a automatizar las actividades previas a las reuniones, gestionar los calendarios, enviar invitaciones, redactar órdenes del día, levantar actas de las reuniones, etc.
Además, puede ayudarle en la gestión del flujo de trabajo.
El software de gestión de reuniones también es vital para las corporaciones, ya que necesitan coordinarse con equipos remotos dispersos por todo el mundo.
Gestionar reuniones de equipo con un software de gestión de reuniones
En el vertiginoso mundo de los negocios de hoy en día, la gestión eficaz de las reuniones es más importante que nunca.
Tanto si dirige un equipo pequeño como una corporación entera, la incorporación de un enfoque estructurado con un software de gestión de reuniones adecuado puede agilizar sus procesos, hacer que las reuniones tengan un mayor propósito e impulsar a su organización hacia un mayor intento correcto. Ponga en práctica estas herramientas y estrategias para que sus reuniones dejen de ser obligaciones que consumen mucho tiempo y se conviertan en potentes catalizadores del crecimiento y la innovación de la empresa.
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