¿Ha pensado alguna vez que gran parte de su jornada laboral consiste en repetir las mismas tareas?
Sea cual sea su sector o posición, es probable que su rutina diaria gire en torno a una serie de tareas periódicas.
Ahora, imagínese documentar estas tareas para garantizar la coherencia y mejorar la productividad a lo largo del tiempo. Ahí es donde la documentación de procesos cambia las reglas del juego.
Un proceso bien documentado actúa como un anteproyecto, guiando a los equipos sobre cómo completar las tareas con eficacia y precisión. Siguiendo procesos a medida, los equipos pueden evitar errores comunes, ahorrar un tiempo valioso y crear planes de contingencia en caso de que la propiedad del proceso cambie de manos.
Además, cuando se dispone de un flujo de trabajo ágil y sin tensiones, es más probable obtener resultados de alta calidad.
En este artículo, le guiaremos a través de los pasos para crear una documentación de procesos clara y fácil de seguir. Además, hemos incluido plantillas que le ayudarán a empezar de inmediato.
¿Qué es la documentación de procesos?
La documentación de procesos es el registro detallado de todos los pasos de una tarea o proceso de empresa específico.
Es una guía útil que deben seguir los miembros del equipo para garantizar que las tareas se terminan correctamente y a tiempo.
Este tipo de documentación incluye todos los pasos, herramientas y procedimientos necesarios para lograr el resultado deseado. Es un requisito previo para la coherencia, el aumento de la productividad y el mantenimiento al día de la base de conocimientos de la organización.
En general, invertir en una documentación exhaustiva de los procesos puede suponer una gran diferencia para su equipo si usted es jefe de equipo, director o simplemente alguien que quiere que las operaciones sean más eficientes.
pero, ¿en qué se diferencia la documentación de procesos del proceso de documentación tradicional que se lleva a cabo en las empresas?
Analicemos las diferencias.
También leer 📖: Cómo redactar la documentación de un proyecto: Ejemplos y plantillas
Diferencia entre la documentación de procesos y la documentación tradicional
Aunque la documentación de procesos y la documentación tradicional puedan parecer similares, en realidad tienen finalidades distintas. He aquí las diferencias clave:
| Aspecto | Documentación de procesos | Documentación tradicional | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Instrucciones matizadas frente a genéricas | Proporciona instrucciones paso a paso para tareas específicas de la empresa, lo que permite comprender en profundidad cada uno de los pasos necesarios para completar estas tareas | Ofrece información general o instrucciones sobre diversos temas | Documentación de procesos | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Formato especializado frente a formato amplio | Incluye diagramas de flujo, listas de control y listas de tareas pendientes paso a paso para ayudar a los miembros del equipo a alcanzar objetivos especializados y específicos de la tarea | Suele incluir manuales, informes o memorandos exhaustivos que proporcionan una orientación más amplia | Información general sobre la empresa | Formato especializado frente a formato amplio | Incluye diagramas de flujo, listas de control y listas de tareas pendientes paso a paso para ayudar a los miembros del equipo a alcanzar objetivos especializados y específicos de la tarea | Suele incluir manuales, informes o memorandos exhaustivos que proporcionan una orientación más amplia | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Actualizaciones periódicas frente a actualizaciones poco frecuentes | Actualizaciones periódicas para reflejar los cambios | Actualizaciones menos frecuentes |
💡 Consejo profesional: Si su documento tiene demasiadas subtareas o procesos, se trata de un documento tradicional, no de un documento de procesos. Como regla general, mantenga el número total de pasos o subtareas a 10-12 o menos para que su documento sea considerado un documento de proceso.
Ventajas de documentar un proceso
Hay muchas buenas razones para documentar los procesos, tanto si es usted un particular como si dirige una empresa. Entre las ventajas clave se incluyen:
- Mayor eficacia: Documentar los procesos mejora la gestión de tareas y elimina redundancias. Proporciona una hoja de ruta clara y ayuda a ahorrar tiempo y recursos
- Mejora de la comunicación: Una documentación clara de los procesos también fomenta una mejor comunicación entre los miembros del equipo. Mantiene a todos en la misma página reduciendo los malentendidos y aumentando el alcance del trabajo colaborativo. Esta claridad es crucial tanto para los equipos pequeños como para las grandes organizaciones que buscan mejorar la eficiencia
- **La documentación de procesos es una valiosa herramienta de formación para los nuevos empleados. Les ayuda a comprender rápidamente sus roles y reduce la curva de aprendizaje. Esto acelera la incorporación y ayuda a los nuevos empleados a ser productivos más rápidamente
- Control de calidad: Contar con procesos documentados facilita que las cosas estén terminadas. Esta coherencia mejora la calidad del trabajo y reduce los errores. Ayuda a mantener un alto nivel tanto en las tareas personales como en las de la empresa
- Mejora continua: La documentación de los procesos garantiza su revisión y mejora periódicas. Mediante el análisis de los procesos documentados, las personas y las empresas pueden identificar áreas de optimización. Esto conduce a la mejora de los procesos, a un mejor rendimiento y a la adaptabilidad en entornos cambiantes
- Retención de conocimientos: Cuando los empleados se marchan, los procesos documentados preservan los conocimientos vitales. Ayuda a mantener el know-how en la empresa y evita la formación de lagunas de conocimiento para la siguiente contratación. Esto contribuye al buen funcionamiento de las operaciones de la empresa y los proyectos personales
- Cumplimiento de la normativa: La documentación de los procesos es esencial para que las empresas cumplan la normativa del sector, ya que garantiza que todo el mundo sigue los protocolos adecuados y evita problemas legales
Consejo profesional: ¿Busca el formato de documentación perfecto para agilizar sus procesos? Explore nuestra Lista de formatos plantillas de documentos de procesos gratuitas/a y encuentre la que mejor se adapte a sus necesidades
Tipos de documentación de procesos
Existen más de 100 tipos de documentos de procesos, desde guías detalladas paso a paso hasta listas de control sencillas, cada una de ellas diseñada para ayudar a los lectores a alcanzar objetivos específicos de forma eficaz.
Es fácil confundirse con tantos tipos de documentos.
Afortunadamente, ClickUp simplifica esta tarea al ser una plataforma global para todas sus necesidades de documentación de procesos: sus sencillas funciones de colaboración y sus montones de plantillas gratuitas le ayudarán a empezar y a mantener el rumbo
Éstos son los 10 tipos de documentación de procesos más utilizados hoy en día en las empresas.
Guías paso a paso
Las guías paso a paso son el formulario más sencillo de documentación de procesos.
Estas guías proporcionan instrucciones claras y secuenciales para completar una tarea. Suelen incluir capturas de pantalla o imágenes para ilustrar cada paso.
En Documentos de ClickUp puede crear y organizar varias guías paso a paso de forma eficaz y sin esfuerzo
Procedimientos operativos estándar (POE)
Los POE son instrucciones escritas detalladas para operaciones rutinarias. Garantizan la coherencia y el cumplimiento en toda la organización. Los POE suelen incluir un título, un objetivo, un ámbito de aplicación y procedimientos paso a paso.
Puede consultar este documento gratuito, gratuito/a Plantilla de POE de ClickUp para estandarizar fácilmente la creación de POE en todo su equipo.
Plantilla de POE de copia de seguridad y recuperación de ClickUps
Nota: La plantilla también utiliza listas de control que ayudan a agilizar los procesos, mejorar el trabajo en equipo y crear coherencia dentro de su organización.
Runbooks
Los Runbooks se utilizan habitualmente en TI para la resolución de problemas y el mantenimiento de sistemas.
Este tipo de documentos proporcionan instrucciones para gestionar situaciones o problemas concretos. Suelen incluir diagramas de flujo y árboles de decisión. Pizarra de ClickUp viene con plantillas gratuitas personalizables para adaptarse incondicionalmente a múltiples procesos complejos en conjunto.
Manuales de instrucciones
Los manuales de instrucciones son guías completas para utilizar productos o sistemas.
Suelen incluir documentación técnica información de seguridad y consejos para la resolución de problemas. Estos manuales pueden ser documentos internos o dirigidos al cliente, pero sus formatos suelen variar en función de los requisitos.
Si no está seguro de qué formato debe utilizar, consulte nuestra lista de formatos plantillas de documentación técnica gratuitas/a y software de documentación técnica y elija según sus preferencias
Listas de control
Las listas de control son herramientas sencillas pero eficaces para garantizar que se han completado todos los pasos. Son ideales para tareas periódicas o procesos con varios pasos.
Un documento de este tipo le permite comprobar cada proceso o subtarea completada dentro de todo el proceso sin perderse ningún detalle crítico.
Compruebe Plantilla de lista de control de proyectos ClickUp para seguir el progreso de las tareas y priorizarlas en función de los plazos o las dependencias.
Plantilla de lista de control de proyectos de ClickUp
Esta plantilla utiliza Estados personalizados, Campos personalizados y Vistas para ayudarle a dividir incluso los proyectos más complicados en pasos sencillos y alcanzables.
Documentación del código
La documentación del código es importante para mantener los proyectos de software organizados y comprensibles. Incluye explicaciones detalladas del código, como:
- Cómo funciona el código
- Por qué se han tomado determinadas decisiones
- Cómo utilizar el código
Esta documentación puede adoptar varios formularios, como comentarios en línea, documentación de la API, archivos README, registros de cambios, etc.
Lea también:
/ref/ https://clickup.com/blog/how-to-write-documentation-for-code// guía de 9 pasos sobre cómo escribir documentación para código (con importancia, beneficios y desafíos) /%href/
Diagramas de flujo y diagramas
Los diagramas de flujo representan visualmente los pasos de un proceso o flujo de toma de decisiones. Utilizan símbolos y flechas para mostrar la secuencia de acciones.
He aquí un ejemplo de cómo podría documentarse el proceso de pedido de Domino's Pizza en un sencillo diagrama de flujo::
Mapas de procesos
Los mapas de procesos proporcionan una visión general de alto nivel de procesos completos.
Muestran cómo interactúan los distintos pasos y departamentos dentro de un flujo de trabajo más amplio. Vistas de tareas de ClickUp presentan muchas opciones de visualización sencilla para estas complejas interacciones de procesos.
Tutoriales en vídeo
Los tutoriales en vídeo proporcionan una guía visual y auditiva de los procesos.
Son especialmente útiles para demostrar software o tareas físicas. Puede integrar ClickUp con YouTube, Vimeo y Loom para incrustar tutoriales directamente en su documentación.
Bases de conocimiento
Las bases de conocimientos son repositorios centralizados de información sobre procesos y procedimientos empresariales comunes. Suelen incluir varios tipos de documentación para facilitar su consulta.
En Plantilla de la base de conocimientos ClickUp ofrece una estructura para que los equipos construyan y gestionen una colección digital de información.
Plantilla de base de conocimientos ClickUp
Con secciones segmentadas para artículos sobre conocimientos prácticos, preguntas frecuentes y recursos útiles, esta plantilla puede servir como una solución fiable para la base de conocimientos de su equipo base de conocimientos interna .
Pasos para una documentación de procesos eficaz
Crear documentación de procesos puede parecer un reto, pero es más fácil si se divide en pasos sencillos, especialmente con la ayuda de ClickUp durante el proceso
Paso 1: Defina sus metas
Empiece por definir lo que quiere conseguir con la documentación de sus procesos.
Saber lo que quiere conseguir le ayudará a limitar sus esfuerzos y a establecer prioridades, ya se trate de mejorar la eficacia o de establecer la conformidad en toda la organización.
En Plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp describe sus procesos de forma clara, fácil de entender y sincronizada con los objetivos de su empresa.
Defina los objetivos de los procesos, cree documentos de procesos y garantice la eficacia de los flujos de trabajo de la empresa con la plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp
Puede utilizar esta plantilla para ajustar objetivos medibles, utilizar la Pizarra ClickUp para averiguar cómo se sincronizan los procesos y supervisar los logros.
Paso 2: Identificar a las partes interesadas
Asegúrese de saber quién participa en el proceso, incluidos los miembros del equipo, los directivos y los expertos en la materia.
Trabajando juntos, puedes asegurarte de que la documentación cubre cada paso en detalle.
ClickUp ofrece funciones de colaboración que ayudan a su equipo a contribuir y revisar los documentos. Algunas de estas funciones son:
- sincronización bidireccional del Calendario
- Invitados
- Menciones
- Permisos
- Quién está en línea
Paso 3: Recopilar información
Reúna toda la información que necesite sobre el proceso, incluidos los pasos, las herramientas y los recursos necesarios.
Hable con los miembros del equipo para obtener información sobre el proceso u obsérvelo en acción para hacerse una idea clara.
En
/ref/ https://clickup.com/features/kanban-board ClickUp vista Tablero Kanban /%href/
facilita la organización y el almacenamiento sistemático de esta información.
Con esta función, puede crear documentos detallados y estructurados a los que siempre podrá acceder fácilmente.
Paso 4: Crear un esquema visual
Una vez que tengas toda la información necesaria, es hora de correlacionar el proceso visualmente.
Crea un organigrama, un diagrama u otra representación visual que muestre claramente cada paso y cómo se conecta.
Este enfoque visual hace que el proceso sea más fácil de entender y le ayuda a detectar las lagunas o ineficiencias que podrían no ser evidentes en un formato basado en texto.
En Paneles de ClickUp obtendrá una solución completa. Desde panorámicas de ventas hasta visualizaciones de CRM y seguimiento de sprints de software, existe una forma de visualizar absolutamente todo para ayudarle a agilizar su proceso.
Paso 5: Escribir instrucciones detalladas
Escriba instrucciones claras, paso a paso, para cada parte del proceso utilizando un lenguaje sencillo para asegurarse de que todo el mundo entiende fácilmente los pasos.
Asegúrese de incluir lo que hay que hacer y lo que hay que evitar.
Aquí es donde Cerebro ClickUp le ayuda. Se trata de una red neuronal de IA única con sólidas capacidades de gestión de proyectos y conocimientos, incluida la mejor de su clase Herramienta de IA para documentación .
Esta y muchas otras Herramientas de escritura de IA pueden ayudarle a generar instrucciones fáciles de seguir, agilizando aún más el proceso de redacción. También le ayudarán a crear una documentación de procesos nítida y concisa.
**Lea también 7 Free IA Prompt Plantillas para ChatGPT
Paso 6: Obtener feedback
Solicite la opinión de las partes interesadas para mejorar la precisión y facilidad de uso del documento. Realice revisiones para detectar lagunas o secciones poco claras. Función de comentarios de ClickUp le permite plantear y responder preguntas, obtener comentarios, dar su aprobación, seguir el progreso y dar formato al contenido utilizando negrita, cursiva, enlaces y adjuntos.
Le permite proporcionar comentarios inmediatos y colaborar con otras personas para asegurarse de que todo está correcto antes de finalizar el documento.
💡 Pro Tip: Revisar un documento de proceso puede ser todo un reto. Se lo hemos puesto fácil en nuestro ' Cómo optimizar el proceso de revisión de la documentación guía.
Paso 7: Hacer accesible la documentación
Compruebe si todos los miembros del equipo pueden acceder fácilmente a la documentación. Guárdela en una ubicación central donde pueda actualizarse con regularidad.
Puede hacerlo en ClickUp Dashboards, que actúa como repositorio centralizado de toda su documentación.
Paso 8: Actualice la documentación con regularidad
Revise y actualice la documentación con regularidad para reflejar cualquier cambio en el proceso. Esto mantiene la información actualizada y relevante.
Puede utilizar Vista del Calendario de ClickUp para esto.
Le permite programar revisiones periódicas, compartirlas y sincronizar futuras actualizaciones con los procesos de su proyecto.
Esto también ayuda a mantener la precisión y eficacia de la documentación de sus procesos a lo largo del tiempo.
Desafíos comunes en la documentación de procesos
Ahora bien, incluso con las mejores intenciones, la documentación de procesos puede encontrarse con algunos baches en el camino. A continuación, le indicamos cómo superar esos obstáculos sin problemas:
Falta de normalización: Los formatos incoherentes pueden crear confusión
establecer directrices claras es crucial para mantener la uniformidad
Proceso lento: Documentar cada paso requiere tiempo y esfuerzo
👍Streamlining the process through IA tools or features can help reduce the burden on your team
Mantener los documentos actualizados: Los documentos desactualizados pueden inducir a error e interrumpir los flujos de trabajo
👍Las revisiones y actualizaciones periódicas son esenciales para garantizar la precisión
Accesibilidad limitada: Si los documentos no son fácilmente accesibles, los miembros del equipo pueden tener dificultades para encontrar la información que necesitan.
👍Centralizar la documentación puede resolver este problema
Dificultad de aplicación: Incluso los procesos bien documentados pueden encontrar resistencia.
👍Una formación y compatibilidad adecuadas pueden facilitar la transición
Plantillas para la documentación de procesos
ClickUp ofrece guías o plantillas gratuitas de documentación de procesos que puede utilizar inmediatamente para sus proyectos diarios, aparte de las que hemos cubierto anteriormente.
Estas plantillas prediseñadas que se pueden personalizar fácilmente para las necesidades específicas de su organización, ofrecen un excelente punto de partida y le ayudan a reducir horas de trabajo.
Aquí tiene dos plantillas de documentación de procesos diseñadas especialmente para principiantes:
La plantilla de documento de procesos de la empresa ClickUp
Mejore la documentación de los procesos empresariales, realice un seguimiento del progreso y mejore la eficacia de los procesos con la plantilla de documentos de procesos de empresa de ClickUp
En Plantilla de documento de procesos de la empresa ClickUp le ayuda a organizar todos los documentos de procesos de su empresa en un solo lugar. También le permite crear plantillas y listas de control para la formación de los empleados y garantiza que todo el mundo pueda acceder a instrucciones actualizadas para los distintos procesos.
Entre las funciones clave se incluyen:
- Estados personalizados para seguir el progreso
- Campos personalizados para categorizar las tareas
- Varias vistas como Lista, (diagrama de) Gantt, y Calendario
- Una matriz de herramientas de gestión de proyectos para un mejor seguimiento
Plantilla de documentación del proyecto ClickUp
Documentación del proyecto ClickUp
En Plantilla de documentación del proyecto ClickUp está diseñada para mantener la documentación del proyecto organizada y accesible. Ayuda a los equipos a documentar los detalles del proyecto desde la planificación hasta la entrega, facilitando la colaboración entre departamentos y partes interesadas.
Entre sus funciones clave se incluyen:
- Estados personalizados para el seguimiento del progreso de los documentos
- Campos personalizados para gestionar los datos del proyecto
- Múltiples vistas para la gestión del flujo de trabajo
- Herramientas de gestión de proyectos como reacciones a comentarios y automatizaciones
También leer: los 10 mejores software de automatización de documentos para usar en 2024
Buenas prácticas para la documentación de procesos
Aunque la documentación de procesos puede resultar desalentadora, especialmente si está empezando, no es tan complicada como parece. Con soluciones inteligentes a su lado, puede ampliar sus flujos de trabajo de documentación de procesos. He aquí algunas buenas prácticas que le ayudarán a conseguirlo.
1. Estandarice su herramienta de documentación de procesos para mantener la coherencia
Utilizar un software o plantilla de documentación de procesos coherente garantiza la uniformidad de toda la documentación. Esto ayuda al equipo de operaciones a evitar pasos innecesarios y a completar tareas fácilmente. Considere la posibilidad de utilizar plantillas de documentación de procesos de ClickUp para empezar con buen pie
2. Utilizar más los elementos visuales para una mejor comprensión
En caso de duda, añada siempre elementos visuales: hacen que el aprendizaje sea más interactivo e impactante. Incorporar a la documentación diagramas de flujo de procesos, mapas de procesos y representaciones visuales ayuda a esbozar con claridad los pasos y límites del proceso.
3. Revise y actualice periódicamente la documentación de los procesos
Para que su documentación de procesos siga siendo relevante, programe una compatibilidad continua y actualizaciones periódicas. Este enfoque ayuda a preservar el conocimiento de la organización y garantiza el cumplimiento de los requisitos normativos. Sobre todo, ayuda a evitar que la información obsoleta interrumpa los flujos de trabajo.
Documente sus procesos correctamente con ClickUp
Una documentación clara y detallada de los procesos puede suponer una gran diferencia para su equipo. Ayuda a facilitar la incorporación, evita lagunas de conocimiento y garantiza el cumplimiento de las normas reglamentarias.
Pero con tantos tipos diferentes de documentación de procesos, ¿por dónde empezar?
Aquí es donde una plantilla prediseñada viene al rescate.
Con las plantillas de documentación de procesos de ClickUp, puede pasar directamente a la acción sin necesidad de ajustar tablas o listas de control. Sólo tiene que añadir la información y colaborar con su equipo en tiempo real.
Así de sencillo.
Tanto si gestiona flujos de trabajo de la empresa como proyectos personales, ClickUp le permite crear, editar, realizar un seguimiento de los cambios y asignar tareas, todo en un mismo lugar.
¿Está listo para agilizar la documentación de sus procesos? Inscríbase en ClickUp ¡hoy mismo!