Ya se trate de comprender los procesos de desarrollo, descifrar cómo se instala un programa informático o averiguar los planes de fabricación de un nuevo producto, la documentación técnica ayuda a la gente a terminar su trabajo.
Pero, ¿cómo asegurarse de que se está elaborando una buena documentación técnica?
Afortunadamente, para eso estamos aquí. 🤩
Aunque la documentación técnica no tiene precisamente una reputación glamurosa o emocionante, eso no significa que no puedas divertirte un poco creándola.
De hecho, la elaboración de documentos técnicos es una excelente oportunidad para ponerte la gorra de pensar creativamente, estrechar lazos con los compañeros y proporcionar información vital a los lectores, lo que añade propósito a tus actividades.
Con esto en mente, vamos a profundizar en la documentación técnica, incluidas sus ventajas y buenas prácticas. También recorreremos el proceso de creación paso a paso para que sepas cómo escribir documentación técnica que brille. ✨
(Bonificación: también desvelaremos un asistente de IA que puede acelerar el proceso)
¿Qué es la documentación técnica?
La documentación técnica es un recurso escrito que expone las funciones y características de un producto o herramienta. Este tipo de redacción técnica puede centrarse en la arquitectura de diseño, los procedimientos operativos estándar (POE), los manuales de instrucciones, los casos de uso o las guías prácticas. 🛠️
La documentación técnica varía mucho en función del tema y del público al que va dirigida. A diferencia de las propuestas de negocio, los planes de empresa o los comunicados de prensa, la documentación técnica se centra en (lo ha adivinado) temas técnicos.
Cree un nuevo documento desde cualquier lugar de su entorno de trabajo de ClickUp
Algunos documentos técnicos están destinados a uso interno para exponer los procesos de desarrollo y las buenas prácticas para desarrollar herramientas y añadir nuevas funciones. Otros redactores técnicos utilizan este tipo de documentación para ayudar al usuario a navegar por nuevos productos y descubrir nuevas formas de utilizarlos.
La mayoría de los desarrolladores y diseñadores crearán docenas de tipos diferentes de documentación técnica a lo largo del ciclo de vida de desarrollo de software (SDLC). En general, este tipo de documentación la escriben los redactores técnicos.
Sin embargo, los ingenieros de software, los expertos en la materia (SME) y los miembros de equipos de productos de software de nivel básico suelen crear documentación técnica como parte de sus listas de tareas pendientes diarias. Tanto si eres un profesional como si acabas de empezar, escribir documentación técnica tiene muchas ventajas.
¿Cuál es la importancia de escribir documentación técnica?
La documentación técnica es una herramienta clave para ayudar a la gente a entender sus productos, servicios y procesos. No sólo ayuda a los usuarios, sino que también le permite formar un equipo mejor y más eficaz. Estas son algunas de las razones por las que la documentación técnica es fundamental para su intento correcto. 💪
Permite tomar mejores decisiones
La documentación técnica ayuda al equipo a entender cómo funciona una herramienta concreta. Cuando llega el momento de añadir nuevas funciones, pueden consultar fácilmente los documentos técnicos internos para ver los procedimientos.
Estos documentos proporcionan una base de datos centralizada de información, lo que garantiza que los desarrolladores no se pierdan buscando entre correos electrónicos o chats para encontrar los detalles que necesitan.
Mejora la experiencia del usuario
Una buena redacción técnica se traduce en documentos informativos que mejoran la experiencia del usuario. Muchos desarrolladores añaden información técnica o documentación del proyecto directamente en la app, aplicación o producto para que los usuarios no tengan que cambiar de pantalla para obtener ayuda.
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Además del contenido técnico escrito, elementos visuales como gráficos, títulos claros e infografías añaden contexto. Esto significa que los usuarios con menos conocimientos técnicos seguirán sacando el máximo partido de sus productos.
Reduce la carga de trabajo de los equipos de soporte al cliente
Con una documentación técnica organizada, bien pensada y bien ejecutada, su equipo de soporte no tendrá la molestia de recibir consultas redundantes de los clientes. Cuando explica información compleja en guías prácticas y preguntas frecuentes, los clientes pueden obtener respuestas a sus preguntas y solucionar problemas sencillos por sí mismos.
Menos errores y mejor formación
Cuando se documentan los procesos técnicos y las funciones, hay menos posibilidades de cometer errores porque se dispone de una única fuente de información. Además, es más fácil formar a usuarios, partes interesadas y miembros del equipo cuando se dispone de una buena documentación técnica.
Eso significa más tiempo para la innovación y la elaboración de nuevas ideas. 💡
Ofrece una forma de almacenar ideas
La documentación técnica crea una hoja de ruta para ideas futuras y también documenta proyectos anteriores en un lugar fácil de encontrar. Puedes consultar fácilmente documentos anteriores para ver en qué se ha trabajado y obtener información para futuras iteraciones.
Personalice fácilmente sus Pizarras añadiendo documentos, tareas, etc
En otras palabras, los documentos técnicos adecuados le ayudan a crear hojas de ruta de productos para visualizar sus ofertas futuras y, al mismo tiempo, comprender la situación actual. Es la herramienta perfecta para establecer procedimientos y, al mismo tiempo, fomentar la innovación y la creatividad.
Aumenta la comunicación
Por naturaleza, la creación de documentación técnica es un esfuerzo de colaboración. Esto significa que fomenta la comunicación y crea conexiones en todo el equipo. Todo el mundo tiene que colaborar para crear un documento informativo y útil, y las diferentes perspectivas aportan mejores ideas. 🤝
Con una documentación interna sólida, los miembros del equipo pueden trabajar por su cuenta de forma más eficaz. Pueden consultar la documentación existente para resolver dudas y acceder a recursos para crear nuevas funciones.
Aumenta la seguridad
La documentación técnica interna sienta las bases para mejorar la seguridad y el cumplimiento de las normativas. En sus documentos, destaque los procedimientos de seguridad y las buenas prácticas para crear nuevas funciones y compartir la documentación con el público.
Los 2 tipos principales de documentación técnica
Existen varios tipos diferentes de escritura técnica y documentación, pero la mayoría se clasifican en dos categorías distintas: documentación de productos o documentación de procesos. 📃
Documentación de productos
La documentación del producto se refiere al producto en sí, incluidas las principales funciones, la funcionalidad y las instrucciones paso a paso sobre cómo utilizarlo. El ejemplo más común de documentación de producto son las guías de experiencia de usuario (UX) sobre cómo utilizar el software o la herramienta específica.
Otro ejemplo de documentación de producto es un manual de reparación que explica cómo solucionar problemas con el propio producto. La categoría puede desglosarse aún más para centrarse en la documentación del producto del sistema, cuyo objetivo es informar a los equipos de desarrollo de productos y fabricantes, y la documentación del usuario para ayudar al cliente a navegar por el producto.
Entre los tipos de documentación técnica de productos se incluyen:
- Diseño UX, incluidas las guías de estilo UX y las personas usuarias
- Fichas de requisitos del producto
- Descripciones de productos
- Documentación de API
- Documentación del código fuente
- Actualizaciones de funciones
- Guías para el usuario final, incluidas preguntas frecuentes, notas de la versión, guías prácticas y tutoriales de formación
- Diseño/arquitectura técnica
- Manuales de usuario como guías prácticas, manuales de instrucciones y manuales de instalación
Documentación de procesos Documentación del proceso es más bien una documentación técnica entre bastidores. El objetivo de estos documentos es exponer o explicar los procesos y procedimientos utilizados para crear productos. Los documentos de proceso incluyen cosas como planes de proyecto, planes de pruebas y guías internas de resolución de problemas. 🎯
El público objetivo de los documentos de proceso son los desarrolladores y diseñadores de productos y software. El objetivo de estos documentos es responder a preguntas habituales, establecer hojas de ruta para la creación de la herramienta y ofrecer aclaraciones.
Algunos ejemplos de documentación de procesos son:
- Calendarios de pruebas
- POE para flujos de trabajo de desarrollo
- Libros blancos y estudios de casos
- Planes de proyecto
- Hojas de ruta de productos
Cómo redactar documentación técnica
¿Listo para redactar mejores documentos técnicos y crear borradores que hagan más eficiente a tu equipo? A continuación le explicamos cómo escribir documentación técnica utilizando software y herramientas de redacción como ClickUp Docs y el asistente de escritura IA de ClickUp. ✍️
1. Analiza y decide quién es tu audiencia para crear contenido objetivo
Antes de empezar a escribir, tienes que saber para quién lo haces. La voz, el tono y el estilo de redacción que utilice serán diferentes si está creando documentación para el público en general o material interno para una base de conocimientos.
Pregúntese quién es su público y cuál es su estilo de aprendizaje. Considere qué tipo de preguntas pueden tener y qué necesitan de su documentación.
Arrastre y suelte figuras en su lienzo, conecte su flujo de trabajo y trabaje con su equipo al mismo tiempo en Pizarra ClickUp Pizarras ClickUp son el lugar donde puedes apuntar ideas y hacer lluvias de ideas. Utiliza la función de arrastrar y soltar y aprovecha las ventajas de colaboración en tiempo real para que todo el equipo pueda intercambiar ideas.
Y lo mejor de todo, crea tareas directamente en el Tablero para que puedas pasar sin problemas al siguiente paso del proceso de documentación técnica. 🌻
2. Investiga temas que atraigan a tus lectores y les den las respuestas que necesitan
Lo siguiente es investigar los temas. Al fin y al cabo, no sabrás cómo crear documentación técnica si no sabes qué es lo que quieres decir.
Piense en la meta de su documentación técnica. A partir de ahí, piense en lo que quiere incluir y en los documentos que ya pueda tener y que le sean útiles.
Si está atascado y necesita ayuda con las ideas, no puede equivocarse con ClickUp AI (Inteligencia Artificial) clickUp IA, el único asistente con IA adaptado a su rol. Con docenas de casos de uso, es el compañero perfecto para generar ideas y proponer temas relevantes.
Automatice la redacción de la documentación con IA, supervise el progreso mediante gráficos y sprints y resuelva rápidamente los errores de codificación con ClickUp
Consiga que todo el equipo participe en la acción y asigne tareas de ClickUp para la lluvia de ideas, la investigación de temas y mucho más. Con más personas encargadas del mismo proyecto, seguro que se cubren todas las necesidades y se crea una documentación que deslumbrará (y ayudará) al público.
3. Elige el mejor tipo de documentación y marco para la información que quieres compartir
Con tu lector en mente, analiza qué tipo de documentación técnica eficaz tiene más sentido. Quizá estés escribiendo un manual de instalación en el que se explica cómo ajustar tu producto. O tal vez estés creando un POE para añadir nuevas funciones o aprovechar una API.
Sea cual sea el documento técnico que estés redactando, utiliza Documentos ClickUp para crear el marco. En estos documentos personalizables puedes colaborar, añadir secciones y tablas, e incrustar enlaces e imágenes con un clic del ratón. 🖱️
Detección y edición colaborativa, adición de comentarios e incrustación de enlaces dentro de ClickUp Docs
Además, incorpora Herramientas de escritura de IA te permiten crear documentos en una fracción del tiempo. Los menús desplegables con sugerencias le ayudan a terminar sus frases, cambiar la combinación de colores, actualizar la tipografía y mucho más.
Las plantillas de ClickUp también le ayudan a empezar a crear un amplio intervalo de documentos técnicos. Recursos como Plantillas de POE , plantillas de portada de informes técnicos y plantillas de informes de incidencias construyen instantáneamente un marco en el que sólo tienes que rellenar tus datos específicos.
4. Crear una estructura de contenido que sea fácil de escanear y organice la información
Ten en cuenta cómo entenderán mejor tus usuarios tus productos o servicios y deja que guíe el diseño de tu documentación técnica.
Por ejemplo, ¿son sus lectores estudiantes visuales? ¿Mejoraría la experiencia del usuario con gráficos, cuadros y otras ayudas visuales? Integraciones de ClickUp con herramientas como Github facilitan la incorporación de elementos visuales como compatibilidad con el contenido escrito directamente desde los espacios de trabajo del software.
Haga que su documento sea fácil de escanear para que los lectores puedan encontrar la información exacta que buscan. Una tabla de contenidos ayuda mucho a establecer la claridad, especialmente cuando se trata de manuales de instrucciones más largos. 👀
Las funciones de reescritura de ClickUp AI le permiten reescribir grandes cantidades de contenido para adaptarlo a su tono de voz específico Software asistente de escritura y herramientas que eliminan las conjeturas a la hora de crear la estructura de un documento desde cero. Soporte ortográfico y gramatical, reescritura de grandes fragmentos de texto y generación automática de titulares y resúmenes basados en indicaciones.
5. Recibe comentarios de compañeros de equipo y grupos de prueba
Una buena documentación técnica empieza con un primer borrador, pero no acaba ahí. Implica varias iteraciones y muchos ajustes.
Programe conversaciones con los miembros del equipo designados para evaluar el progreso e identificar áreas de mejora. Puede que le indiquen ideas o funciones que se le hayan pasado por alto.
Arrastre y suelte Campos personalizados en la vista Formulario para elaborar encuestas completas o recoger opiniones en ClickUp 3.0
Pídales que tomen notas añadir sugerencias y hacer preguntas directamente en el documento. Haz cambios y sigue perfeccionando el contenido hasta que esté perfecto. 🏅
A la hora de la edición, es importante que te revisen tanto la redacción como los aspectos técnicos del documento. Los revisores deben prestar atención a la usabilidad, legibilidad y facilidad de comprensión.
6. Publique el contenido y automatice los elementos de acción para actualizarlo cuando sea necesario
Una vez superada la revisión en profundidad, el contenido está listo para su publicación. La ventaja de utilizar ClickUp Docs es que es fácil de compartir gracias a los permisos personalizables.
Cree permisos de vista limitados para usuarios internos documentación de software o abrirla al acceso público si está elaborando material para el usuario final.
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Programe tareas de revisión como parte de sus flujos de trabajo para actualizar el contenido según sea necesario. Utilice las vistas Cronograma y Calendario para ver cuándo se publicó el contenido y programar las revisiones para garantizar la relevancia y la actualización de la información.
Con ClickUp, puede desencadenar automáticamente una notificación cada vez que se añada una nueva función. Cree al instante una nueva tarea para actualizar su documentación técnica y asígnela al miembro del equipo adecuado.
Es hora de crear una excelente documentación técnica
Una documentación técnica eficaz es un formulario de comunicación que ayuda a sus lectores a comprender mejor sus productos y facilita a los equipos de desarrollo de software la innovación y el diseño.
Si está listo para mejorar sus habilidades de redacción técnica y crear documentación técnica que encantará a sus lectores, inscríbete en ClickUp hoy. 🏆
Desde redactar el contenido real hasta desencadenar tareas y colaborar con colegas, es una herramienta todo en uno que hará que las tareas de redacción técnica (y todo lo demás) parezcan pan comido.