Como gestor de proyectos, usted sabe que cómo se hacen las cosas es tan importante como por qué se hacen y en qué se está trabajando realmente. Ser capaz de realizar un seguimiento de todos los procesos empresariales es clave para mantener al equipo en el buen camino y evitar averías.
El software de documentación de procesos es un complemento crucial de su marco de gestión de proyectos.
Aquí, le mostraremos qué buscar en el software de documentación de procesos empresariales (BPMS) y compartiremos algunas de nuestras herramientas favoritas para hacer el trabajo. 💪
¿Qué debe buscar en un software de documentación de procesos empresariales?
La documentación de procesos sirve como hoja de ruta para sus proyectos. Es una herramienta fundamental que aprovecha para incorporar nuevos empleados, realizar un seguimiento de los grandes proyectos que generan ingresos y proporcionar una visión general de todo en lo que está trabajando la empresa.
Encontrar un buen software de documentación de procesos agiliza este proceso, ahorrándole tiempo y dinero a largo plazo. ✨
Un gran software de documentación de procesos empresariales debería:
- Ofrecer herramientas para recopilar y documentar información sobre los procesos: Las entrevistas, las reuniones y los diarios de campo le permiten conocer la opinión de los miembros clave del equipo que entienden los procesos de los que forman parte. Esta información le ayudará a establecer los procedimientos
- **Destaque los puntos de vista de la organización: Algunos procesos documentados son mejores en determinados aspectos. Buen procesoherramientas de documentación debe tenerherramientas de organización para diversos medios, incluidos artículos, estudios de casos y registros
- Proporcionar integraciones: Si trabajas con más de un software relacionado con la empresa, querrás que trabajen juntos, no unos contra otros. Busque un archivoherramienta de procesos que se integre con otros programas que utilices habitualmente
- Que sea fácil de usar y de compartir: Muchos gestores de proyectos utilizan software de procesos para los nuevos empleados ygestión del flujo de trabajo. Elija uno que pueda compartirse fácilmente con todos los miembros de su equipo y que tenga una interfaz fácil de usar
Personalice fácilmente sus pizarras añadiendo documentos, tareas, etc
Los 10 mejores software de documentación de procesos para 2024
Visualice u organice los procesos detrás de cualquier tarea, proyecto u operación empresarial con el software de documentación de procesos.
Aquí encontrará 10 de las mejores herramientas de documentación de proyectos que puede probar, tanto si busca formas de simplificar la incorporación de empleados como de registrar procedimientos operativos estándar o crear un informe detallado de procesos base de conocimientos . 🛠️
1. ClickUp
ClickUp Docs permite el formato enriquecido y los comandos de barra oblicua en ClickUp Docs comandos de barra oblicua para trabajar más eficientemente
Con ClickUp, documentar procesos y seguimiento de PNT es más fácil que nunca. Con docenas de procesos documentales en plantillas, puede crear fácilmente listas de comprobación para tareas recurrentes, realizar un seguimiento de los pasos del proceso y redactar diagramas de flujo para las distintas partes interesadas.
Utilice los distintos Vistas ClickUp para obtener una representación visual de todas las tareas en curso en la vista Lista o cambie a la vista Tablero para ver más de cerca los segmentos de negocio y proyectos individuales.
Con Plantilla de documento de procesos empresariales de ClickUp esta plantilla le permite introducir detalles de tareas o procedimientos para que los miembros de su equipo sepan cómo funcionan las cosas en su empresa. Utilízala para contratar e incorporar nuevos empleados o para establecer las expectativas de la empresa.
La plantilla incorporada de actas de reuniones de S-Corp y la plantilla de tiempo libre facilitan la gestión de sus empleados, todo con unos pocos clics. ✍️
Las mejores características de ClickUp
- Gracias a la interfaz de usuario fácil de usar y personalizable, puede personalizar la herramienta para satisfacer las necesidades específicas de su empresa
- Cree un wiki de empresa utilizandoDocumentos de ClickUpque puede organizar, conectar a flujos de trabajo y compartir con los usuarios pertinentes
- La colaboración en tiempo real mantiene a todo el mundo al día sobre los proyectos en curso y los procedimientos de los procesos
- Varias vistas y diferentes tipos de documentación, incluyendo herramientas de diagramación, le permiten crear procesos de documentación escritos y visuales
Limitaciones de ClickUp
- La versión gratuita tiene un límite de cinco usuarios, lo que puede suponer un obstáculo si su equipo es numeroso
- Algunos usuarios nuevos consideran que el gran número de funciones puede resultar abrumador al principio, pero el alto nivel de personalización hace que la curva de aprendizaje de este software de documentación merezca la pena
Precios de ClickUp
- **Gratis para siempre
- Ilimitado: 5$/mes por usuario
- Empresas: 12 $/mes por usuario
- Empresas Plus: 19 $/mes por usuario
- Empresas: Consultar precios
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4.7/5 (6.500+ opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (3.500+ opiniones)
2. Integrify
A través de Integrify Integrify ofrece software de automatización de documentos sin necesidad de codificación. El Process Builder cuenta con una interfaz de arrastrar y soltar para crear, colaborar y probar sus procedimientos. Las vistas Foresight y Hindsight ofrecen información sobre las dependencias de las tareas para identificar posibles cuellos de botella.
Las mejores características de Integrify
- Se integra con diversos sistemas empresariales y ofrece funciones de importación y exportación con Excel
- Establece fácilmente recordatorios y notificaciones personalizables para mantener a los miembros del equipo informados y dentro del calendario
- El entorno de código reducido hace que la herramienta sea más accesible para todos los miembros del equipo, no sólo para los que conocen lenguajes de programación
Limitaciones de Integrify
- Existe una versión de prueba gratuita, pero no un plan gratuito
- Algunos usuarios consideran que el software es limitado para equipos grandes y proyectos de gran envergadura
Precios de Integrify
- Basado en suscripción: Precios personalizados para cada presupuesto en función del número de usuarios y descuentos por niveles
Valoraciones y reseñas de Integrify
- G2: 4.4/5 (30+ opiniones)
- Capterra: 4.5/5 (20+ opiniones)
3. SmartDraw
A través de SmartDraw Cree documentación de procesos con los diagramas de SmartDraw, diagramas de flujo de trabajo e informes de organización. Los diagramas basados en tablas y gráficos ofrecen imágenes nítidas de las distintas fases del proceso.
Plantillas como los diagramas de flujo permiten visualizar cualquier proyecto de principio a fin, mientras que los mapas mentales facilitan la obtención de una visión general de la estructura de la organización con sus herramientas de documentación de procesos. 🗂️
Las mejores características de SmartDraw
- Más de 70 plantillas diferentes, incluyendo planos de planta y diagramas de flujo de trabajo para racionalizarmapeo de procesos* Se integra perfectamente con herramientas como Google Docs,Microsoft Officey Jira y Confluence de Atlassian para apoyar el flujo de tu proceso de trabajo
- Importe fácilmente archivos de Visio y Lucidchart para cambiar de herramienta sin grandes quebraderos de cabeza
Limitaciones de SmartDraw
- Algunos usuarios consideraron que la barra lateral de navegación era confusa y que no había suficientes personalizaciones para los equipos más grandes
- Algunos usuarios encontraron fallos en el software, en particular cuando se trata de auto-guardado
Precios de SmartDraw
- Usuario único: 9,95 $/mes
- Usuarios múltiples: 8,25 $/mes para más de 5 usuarios
Valoraciones y reseñas de SmartDraw
- G2: 4.6/5 (230+ opiniones)
- Capterra: 4.1/5 (110+ opiniones)
4. Bit.ai
A través de Bit.ai Bit.ai es una herramienta de colaboración en el lugar de trabajo diseñada para agilizar la documentación de proyectos . Con esta herramienta de documentación de procesos, cree wikis, tutoriales interactivos y portales de clientes. Diseñado para individuos, pequeños equipos y grandes organizaciones, hay una forma de aprovechar este software tanto si trabaja en proyectos pequeños como en proyectos complejos.
Bit.ai mejores características
- Las entradas de procesos son fáciles cuando se utiliza una de sus docenas de plantillas
- El AI Smart Editor limpia tu trabajo y ofrece sugerencias de mejora
- Interrelaciona rápidamente documentos, incrusta enlaces y añade widgets inteligentes para contextualizar
Limitaciones de Bit.ai
- La versión gratuita limita los archivos a 5 MB, lo que puede suponer un reto para los usuarios que deseen utilizar elementos que requieran muchos datos, como vídeos, tablas y otros gráficos
- Algunos usuarios consideran que las opciones de formato y fuente son limitadas, lo que dificulta el cumplimiento de las normas internas de marca
Precios de Bit.ai
- **Gratis
- Pro: 8 $ por miembro al mes
- Empresas: 15 $ por miembro al mes
Valoraciones y reseñas de Bit.ai
- G2: 4/5 (10+ opiniones)
- Capterra: 5/5 (5+ críticas)
5. Pellio
A través de Pellio Con Pellio, cree documentación de procesos de negocio en tres sencillos pasos. Empiece por crear un proceso utilizando el editor de texto enriquecido. Incruste imágenes, vídeos y archivos para apoyar la documentación. A continuación, comparta el flujo de trabajo con los miembros pertinentes del equipo. Por último, asigne tareas y fechas de vencimiento para mantener los proyectos según lo previsto. 🗓️
Las mejores características de Pellio
- Cree tareas paso a paso para cada miembro del equipo y siga su progreso en una interfaz limpia
- El editor de texto enriquecido crea una base de datos de gestión del conocimiento en cuestión de minutos y los cuadros de mando generales le permiten identificar las ineficiencias del proceso
- Asigne distintos niveles de acceso a la documentación en función de las funciones de los miembros del equipo
Limitaciones de Pellio
- El servicio de atención al cliente se limita al correo electrónico, por lo que la obtención de soluciones puede llevar más tiempo que con otras herramientas de software
- La herramienta sólo es compatible con el inglés, lo que supone un reto para las empresas que utilizan otros idiomas con regularidad
Precios de Pellio
- Lite: 15 $/mes
- Inicio: 47 $/mes
- Pro: 97 $/mes
Pellio opiniones y valoraciones
- G2: N/A
- Capterra: N/A
6. Evernote
A través de EvernoteEvernote es una aplicación de trabajo, tareas y calendario que es popular entre los gestores de proyectos y las personas a las que les gusta hackear su productividad. Originalmente una aplicación para tomar notas, ahora es aprovechada por las empresas para gestionar procesos, proyectos y horarios. Añade fácilmente imágenes, audio y archivos PDF y convierte cualquier nota en una tarea para añadirla a tu calendario.
Las mejores funciones de Evernote
- Las integraciones de aplicaciones incluyen Slack, Google Drive, MS Teams, Zapier y más
- Elige entre docenas de plantillas para desarrollar marcos de planificación estratégica o priorizar tareas
- Conecte horarios y notas con la integración de calendario con su software de documentación
- La interfaz de usuario intuitiva facilita el seguimiento de los procesos empresariales
Limitaciones de Evernote
- Algunos usuarios desearían que hubiera más opciones de formato para una mejor organización con esta herramienta de documentación
- Según algunos usuarios, la sincronización es lenta y poco fiable a veces
Precios de Evernote
- **Gratuito
- Personal: 14,99 $/mes
- Profesional: 17,99 $/mes
Valoraciones y reseñas de Evernote
- G2: 4.4/5 (1.900+ opiniones)
- Capterra: 4.4/5 (8.000+ opiniones)
7. Cola alta
A través de Cola alta Utilice Hightail, un gestión de procesos para organizar tareas, asignar seguimientos y controlar los debates sobre el proyecto. Las actualizaciones en directo de los próximos pasos mantienen a todo el mundo informado sobre lo que está ocurriendo ahora y lo que vendrá después. La función de intercambio de archivos permite cargar, enviar y almacenar documentos de la empresa de forma segura. Utiliza la herramienta de colaboración creativa para recopilar y discutir activos visuales. 📊
Hightail mejores características
- La páginasoftware para compartir archivos garantiza que cada miembro del equipo tenga acceso a las herramientas que necesita para gestionar su parte del proyecto
- Las funciones de imagen y contenido visual son ideales si buscas una forma de compartir, aprobar y previsualizar documentación de imagen y vídeo
- Las integraciones con Adobe y Zapier hacen que la creación de contenido visual sea más rápida y la programación más eficiente
Limitaciones de Hightail
- Las funciones de gestión de proyectos solo están disponibles en los planes Teams y Business
- Algunos usuarios experimentaron fallos al compartir archivos o imágenes
Precios de Hightail
- Lite: Gratis
- Pro: 12 $/mes
- Equipos: 24 $/mes
- Empresas: 36 $/mes
Valoraciones y reseñas de Hightail
- G2:4,2 /5 (más de 680 opiniones)
- Capterra:4.4 /5 (280+ opiniones)
8. ProcessMaker
A través de ProcessMaker Automatice los flujos de trabajo utilizando ProcessMaker, un reingeniería de procesos empresariales diseñada para agilizar incluso los proyectos más complejos. El software de bajo código le permite arrastrar y soltar tareas en el Modelador de procesos para crear mapas mentales visuales y diagramas de lluvia de ideas. Utilice el Generador de formularios para capturar datos y comentarios de los miembros del equipo y aproveche las vistas del cuadro de mando para obtener información sobre lo que está ocurriendo en toda la empresa.
ProcessMaker mejores características
- Conéctese a aplicaciones de terceros, como Salsforce y Oracle, con la API
- Utilice la tecnología de automatización para agilizar los flujos de trabajo y dedicar menos tiempo a tareas inútiles
- Escanee y almacene archivos para conservar versiones digitales de toda su documentación empresarial
Limitaciones de ProcessMaker
- Una curva de aprendizaje más pronunciada significa que se necesita más tiempo para entender la plataforma en un primer momento, a veces retrasando los proyectos si usted necesita saltar de inmediato
- Algunos usuarios consideran que la interfaz no es tan elegante como les gustaría o que requiere más programación de la esperada
Precios de ProcessMaker
- Estándar: 1.495 $/mes por usuario
- Empresa: 2.479 $/mes por usuario
- Personalizado: Para banca, enseñanza superior y soluciones integradas
Valoraciones y reseñas de ProcessMaker
- G2: 4.3/5 (270+ opiniones)
- Capterra:4,5 /5 (170+ opiniones)
9. Documento360
A través de Documento360 Con Document360, cree una base de conocimientos de la empresa para compartirla internamente con los empleados o externamente con los clientes. Para la documentación de procesos, cree directrices técnicas y procedimientos normalizados de trabajo, como manuales para empleados y marcos de marketing. Redacte documentos de sistemas, tutoriales y guías de referencia para que los empleados los utilicen como apoyo en su trabajo. 🌻
Document360 mejores características
- El equipo de Document360 se encarga de la migración desde otros sistemas de base de conocimientos por usted. Eso significa que no tiene que preocuparse por dedicar tiempo a realizar la transición
- Elija entre docenas de plantillas para crear repositorios de conocimientos y guías
- La interfaz intuitiva hace que sea fácil de usar, incluso para los recién contratados
Limitaciones de Document360
- Ahora mismo, sólo una persona puede editar un documento a la vez, lo que limita la funcionalidad a la hora de colaborar en equipo
- Algunas personas consideran que el panel de análisis no es tan robusto como el de la competencia
Precios de Document360
- **Gratuito
- **Estándar 149 $ por proyecto y mes
- Profesional: 299 $ por proyecto al mes
- Empresarial: 399 $ por proyecto al mes
- Empresa: 599 $ por proyecto y mes
Valoraciones y reseñas de Document360
- G2: 4.7/5 (340+ opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (160+ reseñas)
10. Gluu
A través de Gluu ¿Busca formas de crear guías interactivas y bases de conocimientos que sus empleados realmente disfruten utilizando? Recurra a Gluu para desarrollar documentos visuales y colaborativos para sus procesos empresariales. El diseñador de procesos integrado elimina las conjeturas para trazar procesos, asignar tareas y crear un calendario con facilidad.
Las mejores características de Gluu
- La arquitectura de procesos de Gluu identifica los procesos duplicados para agilizar los flujos de trabajo
- Asigna control y autoridad a distintos miembros del equipo para delegar la gestión y la supervisión
- Los cambios generan notificaciones inmediatas, manteniendo a todos los miembros del equipo al día e informados
Limitaciones de Gluu
- El software está pensado para agilizar los procesos internos, pero algunos usuarios desearían que también permitiera compartir externamente las bases de conocimiento diseñadas para los clientes
- Las vistas de filtro no se guardan, por lo que hay que volver a introducirlas cada vez que se sale y se vuelve a abrir un documento
Precios de Gluu
- Básico: 12 $/mes
- Pro: 25 $/mes
- Empresa: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas sobre Gluu
- G2: N/A
- Capterra: 4.6/5 (20+ opiniones)
Cree documentación de procesos de forma más eficaz
ClickUp es el sueño de cualquier gestor de proyectos. Con cientos de plantillas para elegir, puede crear documentación más rápida para todos sus procesos. Desde manuales para empleados y listas de control de incorporación hasta procedimientos presupuestarios para proyectos y calendarios para hitos, encontrará lo que necesita para empezar a crear.
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