Para muchas empresas medianas y corporaciones, la gestión de documentos puede parecer una batalla interminable. Las frustraciones son muy reales: la tediosa introducción de datos, los problemas de control de versiones y las montañas de datos que se acumulan.
He visto de primera mano cómo estos retos provocan costosos errores, retrasos y riesgos de incumplimiento normativo. Decidido a encontrar una solución mejor, me propuse explorar el potencial transformador del software de gestión documental empresarial (EDM).
Las soluciones de gestión documental no solo organizan los archivos, sino que optimizan los flujos de trabajo, mejoran la seguridad y facilitan la colaboración en tiempo real.
Tras realizar rigurosas pruebas junto con el equipo de ClickUp, hemos seleccionado las 10 mejores herramientas de gestión documental para corporaciones que pueden aportar orden y eficiencia al caos documental. En esta publicación, analizaremos cada una de ellas en detalle.
¿Qué debe buscar en un software de gestión documental de corporación?
Según mi experiencia, hay siete funciones clave que pueden marcar una diferencia real en su proceso de gestión documental.
Esto es en lo que debe centrarse:
- Medidas de seguridad robustas: proteja los documentos confidenciales con cifrado avanzado, autenticación multifactorial y control de acceso basado en roles. Busque herramientas de flujo de trabajo que cumplan con las normativas pertinentes, como el RGPD o la HIPAA.
- Colaboración fluida: garantice la edición de documentos, los comentarios y el uso compartido de archivos en tiempo real, tanto si su equipo trabaja in situ como a distancia. Opte por un software que se integre con herramientas como Slack o Microsoft Teams para facilitar la colaboración en equipo.
- Flujos de trabajo automatizados: ahorre tiempo automatizando tareas como la recuperación, aprobación, distribución y archivo de documentos. La automatización eficaz de los flujos de trabajo reduce la carga de trabajo manual y optimiza la gestión de los procesos empresariales.
- Interfaz intuitiva: elija un software que sea fácil de navegar. Busque funciones de arrastrar y soltar, paneles personalizables y diseños sencillos para simplificar la documentación de los proyectos y acelerar la adopción por parte del equipo.
- Control de versiones: opte por un software de gestión documental de corporación que le permita acceder a los documentos, restaurar sus versiones anteriores y realizar el seguimiento de los cambios con un solo clic. Es esencial para la seguridad de los documentos, las pistas de auditoría y la gestión precisa de los registros.
- Búsqueda avanzada: localice documentos digitales con funciones como filtros, etiquetado de metadatos y búsqueda de texto completo. Garantiza una rápida recuperación de documentos, tanto si necesita documentos legales como archivos específicos, utilizando palabras clave, etiquetas o campos personalizados.
- Escalabilidad: asegúrese de que el software de gestión documental de la corporación pueda crecer al ritmo de su empresa. Debe tener compatibilidad con más usuarios, un mayor almacenamiento de documentos e integraciones adicionales sin problemas.
💡 Consejo profesional: ¿Quiere mejorar la colaboración del equipo con un software de gestión documental empresarial?
A continuación le explicamos cómo hacerlo:
- Centralice el almacenamiento de datos para reducir la duplicación de archivos y la confusión 🗂️.
- Automatice el control de versiones para que todos estén en sintonía 🕒
- Establezca permisos de usuario para garantizar la seguridad y el acceso adecuado 🔒
- Intégralos con las herramientas de tu equipo para crear un flujo de trabajo fluido 🚀.
Los 10 mejores programas de gestión documental para corporaciones
El crecimiento de las medianas y corporaciones ha provocado un aumento de la demanda de soluciones eficientes para la gestión de documentos.
🚀 Datos contrastados: El mercado global de sistemas de gestión documental se disparará de 7160 millones de dólares en 2024 a 24 910 millones de dólares en 2032, lo que refleja una sólida tasa de crecimiento del 16,9 %.
Pero, ¿qué está impulsando esta rápida expansión?
Los sistemas de gestión documental de la corporación han evolucionado desde los simples archivadores electrónicos. Hoy en día, son plataformas dinámicas que ofrecen un acceso fluido a los documentos, una sólida seguridad de los datos y funciones especializadas para satisfacer las necesidades empresariales actuales.
Por eso, después de probar innumerables soluciones, he seleccionado cuidadosamente las 10 mejores opciones de software de gestión documental que realmente aportan un valor excepcional a las corporaciones.
Veámoslos uno por uno:
1. ClickUp (el mejor para una gestión de proyectos y una colaboración documental fluidas)
Después de explorar múltiples sistemas de gestión de documentos de corporación, puedo afirmar con total seguridad que ClickUp es único en su género.
Antes de que mi equipo se pasara a ClickUp, teníamos problemas con los documentos en papel y los flujos de trabajo caóticos. Pero ClickUp perfeccionó nuestros procesos y eliminó el caos digital en varias herramientas.
Es uno de los mejores programas de colaboración documental que he utilizado.
ClickUp Docs es el núcleo de la capacidad documental de ClickUp. Me encanta su capacidad para crear documentos vivos a los que mi equipo puede acceder, editar y enriquecer en tiempo real.
La interconexión perfecta entre tareas y documentos supone un gran cambio. Mantiene conectados los archivos y las acciones relacionados, por lo que no tenemos que estar saltando constantemente de una herramienta a otra para encontrar lo que necesitamos: todo está en un solo lugar.
¿Y la función de historial de versiones? Es un salvavidas. Si se pierden ediciones cruciales durante la revisión de un documento, le permite restaurar el contenido original con un solo clic.
Pero eso es solo el principio; ClickUp va más allá. Es una plataforma que se adapta y se adapta a su empresa, aportando claridad al caos. Esto es lo que ofrece esta herramienta:
Diga sí a la inteligencia documental basada en IA
ClickUp destaca cuando se combina Docs con ClickUp Brain, que incorpora inteligencia artificial a la gestión de documentos. El procesamiento del lenguaje natural convierte los documentos largos en información clara y útil, lo que permite a los equipos mantenerse organizados y listos para actuar.
¿Lo mejor de todo? Con ClickUp Brain, mi equipo ya no tiene que rebuscar entre montones de información. Es una herramienta muy potente que genera contenido y ofrece sugerencias de tareas inteligentes para convertir los documentos estáticos en una parte dinámica de su sistema.
Optimice los flujos de trabajo con una potente automatización
Antes, gestionar varios proyectos significaba cambiar constantemente de pestaña y lidiar con diferentes contextos. Ahora utilizo ClickUp Automations para automatizar tareas repetitivas, configurar desencadenantes y personalizar flujos de trabajo.
Con un solo clic, mi equipo obtiene una vista general de todos nuestros documentos, con actualizaciones del progreso y posibles obstáculos señalados por la IA. También lo utilizo para asignar tareas y establecer fechas límite, lo que garantiza que los procesos rutinarios se ejecuten sin intervención manual.
Las mejores funciones de ClickUp
- Mantenga el flujo de comunicación: utilice ClickUp Assign Comments para delegar tareas o ClickUp Chat para debates rápidos en equipo.
- Organice los documentos con tareas anidadas y enlazadas para obtener una visibilidad completa.
- Localice cualquier documento rápidamente con la búsqueda conectada.
- Aporte coherencia a los flujos de trabajo con plantillas de documentación de procesos predefinidas.
- Proporcione comentarios precisos directamente en los documentos, lo que hace que las revisiones sean más eficientes y prácticas.
- Garantice el cumplimiento normativo y la seguridad con sólidos controles de acceso a los documentos.
- Aumente la productividad integrando ClickUp con herramientas como Google Drive, Dropbox, Zoom, etc., manteniendo todo centralizado.
Limitaciones de ClickUp
- La aplicación móvil carece de algunas funciones disponibles en la versión de escritorio, lo que limita su usabilidad sobre la marcha.
- Debido a sus amplias funciones, es posible que al principio a los usuarios les resulte difícil navegar por ClickUp.
Precios de ClickUp
- Free Forever
- Ilimitado: 7 $ al mes por usuario.
- Empresa: 12 $ al mes por usuario
- Enterprise: Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
- ClickUp Brain: añádalo a cualquier plan de pago por 7 $ al mes por miembro.
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 9000 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4000 opiniones)
2. M-Files (el mejor para la gestión inteligente de la información)
El siguiente en mi lista de los mejores sistemas de gestión documental para corporaciones es M-Files. Se trata de una solución única basada en IA que reinventa la forma de organizar y acceder a los documentos.
En lugar de las estructuras de carpetas tradicionales, utiliza un enfoque basado en metadatos, lo que le permite encontrar documentos almacenados en función de «qué» son y no de «dónde» se encuentran. Esta configuración intuitiva agiliza la búsqueda de documentos y mejora la gestión de la información.
También aprecio sus flujos de trabajo automatizados, que agilizan las aprobaciones, el cumplimiento normativo y los ciclos de vida de los documentos, al tiempo que mantienen a todos al día con las últimas versiones.
Las mejores funciones de M-Files
- Reduzca los errores y el trabajo repetido proporcionando un control de acceso sencillo a los documentos relevantes.
- Mejore la experiencia del usuario optimizando la recuperación de documentos y reduciendo la frustración.
- Habilite el teletrabajo permitiendo el acceso a documentos electrónicos desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar.
- Mejore los sistemas CRM y ERP con una integración de documentos precisa y basada en metadatos.
Limitaciones de M-Files
- La configuración inicial y la personalización pueden requerir mucho tiempo y experiencia.
- El etiquetado de metadatos requiere actualizaciones constantes para mantener la precisión.
Precios de M-Files
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de M-Files
- G2: 4,3/5 (más de 140 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (más de 180 opiniones)
3. DocuWare (el mejor para digitalizar documentos en papel y archivos físicos)
DocuWare le ayuda a realizar una transición fluida de los procesos en papel a un sistema de gestión de documentos electrónicos basado en la nube. ¿Qué lo hace único? La indexación inteligente de documentos, que permite buscar y acceder a la información fácilmente en cuestión de segundos, ideal para equipos híbridos o remotos.
Lo que más me impresiona es la potente automatización de los flujos de trabajo, que se encarga de todo, desde las aprobaciones hasta las notificaciones y el archivo, para que las operaciones se desarrollen sin errores. Además, las funciones avanzadas de cumplimiento normativo protegen los datos confidenciales y cumplen los requisitos reglamentarios.
Las mejores funciones de DocuWare
- Optimice procesos repetitivos como la entrada de datos, el control de versiones, las aprobaciones y los recordatorios.
- Organice documentos digitales de cualquier fuente de datos y extraiga datos críticos.
- Utilice flujos de trabajo personalizables para garantizar la aprobación y el archivo fluidos de los documentos.
Limitaciones de DocuWare
- La pronunciada curva de aprendizaje puede resultar abrumadora para los equipos sin conocimientos técnicos.
- Opciones de personalización limitadas para personalizar la experiencia del usuario.
Precios de DocuWare
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de DocuWare
- G2: 4,4/5 (más de 230 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 90 opiniones)
4. PandaDoc (el mejor para gestionar contratos de venta y firmas electrónicas)
Aunque PandaDoc no es un sistema tradicional de gestión documental de corporación, se ha ganado un lugar en esta lista por su eficiencia. Si su objetivo es crear, firmar, enviar y realizar el seguimiento de propuestas, presupuestos o contratos, PandaDoc es un impresionante software para el uso compartido de archivos.
Me gusta especialmente la amplia biblioteca de plantillas de documentos, que agiliza el proceso de redacción. Además, la función de análisis integrada le permite ver cuándo los clientes abren un documento y realizar el seguimiento de cómo interactúan con él, lo cual es crucial en las negociaciones.
¿Su función más destacada? Su funcionalidad de firma electrónica segura elimina la necesidad de herramientas de terceros, lo que permite mantener todo optimizado.
Las mejores funciones de PandaDoc
- Colabore de forma eficiente con comentarios en los documentos y edición en tiempo real.
- Personalice la imagen de marca para crear materiales coherentes y profesionales dirigidos a los clientes.
- Incorpore pasarelas de pago de confianza para que los clientes puedan realizar pagos rápidos y seguros.
Limitaciones de PandaDoc
- Dirigido principalmente a equipos de ventas, con un enfoque específico en contratos y documentos relacionados.
- El acceso a algunas funciones avanzadas tiene un límite en los planes de precios de nivel superior.
Precios de PandaDoc
- Starter: 35 $ al mes por usuario
- Empresa: 65 $ al mes por usuario.
- Corporación: precios personalizados
Valoraciones y reseñas de PandaDoc
- G2: 4,7/5 (más de 2000 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 1000 opiniones)
5. Microsoft SharePoint (el mejor para la colaboración y el control de documentos en toda la corporación)
Si su organización ha invertido en el ecosistema de Microsoft, SharePoint ofrece un sólido sistema de gestión de documentos de corporación. Destaca en el acceso a documentos, el control de versiones y la coautoría en tiempo real a través de Microsoft 365.
Lo que más me llamó la atención fue su biblioteca de documentos organizada con gestión de metadatos y la posibilidad de crear sitios dinámicos para equipos. Sus funciones de intranet personalizables permiten una colaboración segura y eficiente, lo que lo convierte en mucho más que una solución de almacenamiento.
Las mejores funciones de Microsoft SharePoint
- Centralice el almacenamiento de documentos con la sincronización automática entre las aplicaciones de Microsoft 365.
- Mejore la clasificación y la búsqueda de documentos con etiquetas de metadatos y propiedades personalizadas.
- Optimice los procesos de aprobación y la gestión de contenidos mediante la configuración de flujos de trabajo automatizados.
Limitaciones de Microsoft SharePoint
- Las amplias funciones de la plataforma pueden resultar complejas para los nuevos usuarios, por lo que requieren asistencia informática especializada para su configuración y mantenimiento.
- Las tarifas de licencia son más elevadas, especialmente cuando se amplía a múltiples usuarios.
Precios de Microsoft SharePoint
- Plan 1 de SharePoint: 5 $ al mes por usuario.
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $ por usuario al mes.
Valoraciones y reseñas de Microsoft SharePoint
- G2: 4,0/5 (más de 8000 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (más de 5000 opiniones)
➡️ Más información: Las 15 mejores herramientas de software para la gestión del conocimiento
6. OpenText Content Suite (el mejor para la gestión integral de contenidos empresariales)
OpenText Content Suite es una excelente solución si su organización maneja grandes volúmenes de contenido y se enfrenta a estrictos requisitos normativos.
Diseñado para el ciclo de vida completo del contenido, proporciona una plataforma unificada para gestionar diversos documentos electrónicos, desde correos electrónicos hasta redes sociales y contenido web. Lo que más aprecio es cómo se integra a la perfección con sistemas de corporaciones como SAP y Microsoft.
Su sólida automatización de tareas permite a las organizaciones planificar y optimizar los procesos. Las herramientas avanzadas facilitan el cumplimiento de las normativas del sector, ya que admiten desde políticas de retención de datos hasta registros de auditoría.
Las mejores funciones de OpenText Content Suite
- Consolide las fuentes de contenido en un único sistema, gestionando tanto datos estructurados como no estructurados.
- Automatice el cumplimiento normativo y la seguridad de los datos para lograr una gobernanza sólida.
- Utilice el análisis de IA para obtener información y mejorar la toma de decisiones.
Limitaciones de OpenText Content Suite
- El proceso de configuración requiere importantes recursos informáticos y personalización, lo que puede resultar complejo y llevar mucho tiempo.
- Algunos usuarios señalan que la interfaz carece del atractivo moderno de las soluciones más recientes.
Precios de OpenText Content Suite
- Precios personalizados
Reseñas y valoraciones de OpenText Content Suite
- G2: No hay suficientes reseñas.
- Capterra: N/A
7. DocuSign (el mejor para transacciones digitales seguras y firmas electrónicas)
La oferta CLM (gestión del ciclo de vida de los contratos) de DocuSign ha evolucionado hasta convertirse en un sólido sistema de gestión de documentos de la corporación, especialmente para sectores con un gran volumen de contratos.
Gestiona todo el ciclo de vida de los acuerdos, desde la redacción hasta el envío y la firma seguros de documentos electrónicos. Las funciones de gestión de plantillas y biblioteca de cláusulas agilizan los flujos de trabajo legales y mantienen la coherencia.
Aprecio especialmente la compatibilidad con la firma móvil para cerrar acuerdos sobre la marcha, que agiliza la aprobación de contratos y garantiza el cumplimiento normativo a nivel mundial. Reduce significativamente los tiempos de respuesta y elimina la necesidad de almacenamiento físico o documentos en papel.
Las mejores funciones de DocuSign
- Envíe y firme acuerdos con seguridad utilizando firmas electrónicas legalmente vinculantes.
- Mantenga el cumplimiento de las normas de seguridad globales, como eIDAS y ESIGN.
- Mejore la precisión de los documentos utilizando plantillas y herramientas de colaboración en tiempo real.
- Disfrute de una marca personalizada y una firma receptiva para una mejor experiencia de usuario.
Limitaciones de DocuSign
- Es más adecuado para la firma que para la gestión electrónica completa de documentos, lo que puede establecer un límite para los usuarios que buscan soluciones integrales.
- Las funciones avanzadas solo están disponibles en los planes de precios más altos, lo que limita la funcionalidad para los usuarios de los planes más económicos.
Precios de DocuSign
- Personal: 15 $ al mes
- Estándar: 45 $ al mes por usuario
- Business Pro: 65 $ al mes por usuario
- Soluciones avanzadas: precios personalizados.
Valoraciones y reseñas de DocuSign
- G2: 4,5/5 (más de 2000 opiniones)
- Capterra: 4,8/5 (más de 8000 opiniones)
8. Jotform Enterprise (el mejor para la creación de formularios personalizados y la recopilación de datos)
Según mi experiencia, Jotform Enterprise funciona bien para empresas que dependen de la recopilación de datos para generar documentos legales, contratos e informes financieros. Su automatización sin código facilita la creación de flujos de trabajo y la automatización de las aprobaciones de documentos sin necesidad de conocimientos técnicos.
Los estrictos protocolos de seguridad de la plataforma, incluidas las normativas HIPAA y SOC 2, proporcionan tranquilidad a la hora de manejar datos confidenciales. Sin embargo, su enfoque centrado en formularios puede no tener compatibilidad con las necesidades de almacenamiento de documentos o gestión de metadatos sin integraciones de terceros.
Las mejores funciones de Jotform Enterprise
- Automatice flujos de trabajo complejos con formularios personalizados y lógica condicional.
- Genere documentos directamente a partir del envío de formularios para reducir la entrada manual de datos.
- Garantice el cumplimiento de las estrictas políticas de seguridad.
Limitaciones de Jotform Enterprise
- La interfaz móvil puede resultar difícil de usar para tareas detalladas.
- Las funciones de colaboración son limitadas en comparación con los sistemas tradicionales de gestión documental de la corporación.
Precios de Jotform Enterprise
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Jotform Enterprise
- G2: 4,7/5 (más de 3300 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 2000 opiniones)
➡️ Más información: Las 10 mejores herramientas de software de CRM para marketing
9. Notion (el mejor para la gestión flexible de documentos de corporación al estilo wiki)
Si busca flexibilidad, Notion ofrece un entorno de trabajo de gestión de contenidos empresariales todo en uno que integra notas, tareas, bases de datos y wikis. Me ha resultado muy útil para organizar los conocimientos del equipo y optimizar la colaboración.
Su interfaz de arrastrar y soltar permite una personalización intuitiva, tanto si maneja documentos de empresas como proyectos personales. Además, con sus sólidas capacidades de búsqueda e integración, esta herramienta garantiza que su equipo siempre tenga la información correcta al alcance de la mano.
Las mejores funciones de Notion
- Cree, almacene y gestione documentos en un único entorno de trabajo unificado.
- Colabora en tiempo real con tu equipo en documentos compartidos.
- Conecte documentos a la perfección, enlazando planes de proyectos y hojas de ruta para obtener un mejor contexto.
- Mejora la seguridad de los documentos con permisos granulares y controles de acceso.
Limitaciones de Notion
- Puede resultar abrumador para los nuevos usuarios, ya que la multitud de funciones y opciones de personalización puede suponer una curva de aprendizaje pronunciada.
- Algunos usuarios pueden considerar que carece de funciones avanzadas de gestión documental en comparación con plataformas especializadas.
Precios de Notion
- Free
- Además: 12 $ al mes por usuario.
- Empresa: 18 $ al mes por usuario.
- Enterprise: Precios personalizados
- Añada Notion IA a cualquier plan por 10 $ al mes por miembro.
Valoraciones y reseñas de Notion
- G2: 4,7/5 (más de 5500 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 2000 opiniones)
10. Pneumatic (el mejor para la gestión de flujos de trabajo y la optimización de procesos)
El último de mi lista es Pneumatic, una herramienta centrada en la automatización de los procesos empresariales y la gestión de los flujos de trabajo. Ayuda a mejorar las operaciones al permitirle crear plantillas de flujo de trabajo personalizables, realizar el seguimiento del progreso y realizar ajustes basados en datos.
Aunque puede que no sea un sistema de gestión documental completo, Pneumatic lo complementa garantizando que las tareas se ejecuten sin problemas en toda su organización.
Las mejores funciones de Pneumatic
- Cree y perfeccione plantillas de flujo de trabajo con el generador de plantillas para mantener los procesos actualizados.
- Ejecute múltiples flujos de trabajo desde una sola plantilla y clone los existentes para optimizar la configuración.
- Supervise el progreso a través del panel para identificar cuellos de botella, asignar tareas y establecer prioridades.
Limitaciones neumáticas
- La herramienta se centra principalmente en la gestión del flujo de trabajo, lo que puede establecer un límite en su eficacia para necesidades de almacenamiento de documentos más amplias.
- Los usuarios pueden enfrentarse a problemas de integración con los sistemas de gestión documental existentes, lo que da lugar a ineficiencias.
Precios neumáticos
- Autoservicio: 99 $ al mes.
- Turnkey: 5900 $ al año
- Corporación: precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Pneumatic
- G2: No hay suficientes reseñas.
- Capterra: 4,5/5 (más de 30 opiniones)
💡 Consejo profesional: ¿Tiene que gestionar contenidos en constante cambio, documentos confidenciales o archivos que requieren una revisión detallada? El software de comparación de documentos le ofrece la precisión que necesita, detectando incluso las modificaciones más pequeñas y garantizando que ninguna actualización importante pase desapercibida.
Con ellos, podrá:
- Identifique las discrepancias al instante para detectar los errores antes de que se agraven 🔍
- Mantenga un registro de auditoría claro y un control de versiones que realice el seguimiento de todos los cambios para la revisión normativa 📜.
- Proteja los datos confidenciales verificando las ediciones y marcando las modificaciones no autorizadas 🔒.
- Acelere los procesos de revisión con comparaciones automatizadas, reduciendo las cargas de trabajo manuales ⚡
Optimice los sistemas de gestión documental de su corporación con ClickUp
Ahí lo tiene: los 10 mejores sistemas de gestión documental de corporación para transformar la forma en que gestiona los documentos de su empresa. Tanto si su objetivo es mejorar la colaboración, garantizar el cumplimiento normativo o eliminar el caos de los documentos físicos, aquí encontrará la solución adecuada.
Si busca una solución potente y completa, ¡no busque más allá de ClickUp! Su perfecta integración de funciones de gestión de proyectos, almacenamiento centralizado, automatización de flujos de trabajo y colaboración en documentos en tiempo real ha transformado mi trabajo.
Lo que lo hace único es su capacidad para conectar la estrategia de gestión documental de su empresa con su ecosistema de trabajo más amplio. Vincule los documentos a tareas, proyectos y metas, asegurándose de que su equipo siempre disponga del contexto necesario para trabajar.
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