Para muchas medianas y grandes empresas, la gestión de documentos puede parecer una ardua e interminable batalla. Las frustraciones son demasiado reales: tediosa entrada de datos, problemas de control de versiones y montañas de datos que se acumulan.
He visto de primera mano cómo estos retos conducen a costosos errores, retrasos y riesgos de cumplimiento. Decidido a encontrar una solución mejor, me propuse explorar el potencial transformador del software de gestión de documentos de empresa (EDM).
Las soluciones de gestión documental no se limitan a organizar archivos: optimizan los flujos de trabajo, mejoran la seguridad y facilitan la colaboración en tiempo real.
Tras realizar rigurosas pruebas con el equipo de ClickUp, hemos seleccionado las 10 mejores herramientas de gestión de documentos empresariales que pueden poner orden y eficacia en el caos documental. En este artículo, analizaremos cada una de ellas en detalle.
¿Qué debe buscar en un software de gestión de documentos para empresas?
Según mi experiencia, siete funciones clave pueden marcar una verdadera diferencia en su proceso de gestión de documentos.
A continuación le indicamos en qué debe fijarse:
- Medidas de seguridad sólidas: Proteja los documentos confidenciales con cifrado avanzado, autenticación multifactor y control de acceso basado en roles. Busque herramientas de flujo de trabajo que cumplan con las regulaciones pertinentes como GDPR o HIPAA
- Colaboración sin fisuras: Garantice la edición de documentos en tiempo real, la realización de comentarios y el uso compartido de archivos, tanto si su equipo está in situ como si trabaja a distancia. Opte por un software que se integre con herramientas como Slack o Microsoft Teams para permitir la colaboración en equipo sin esfuerzo
- Flujos de trabajo automatizados: Ahorre tiempo automatizando tareas como la recuperación, aprobación, enrutamiento y archivo de documentos. La automatización eficaz del flujo de trabajo reduce la carga de trabajo manual y agiliza la gestión de los procesos de la empresa
- Interfaz intuitiva: Elija un software por el que sea fácil navegar. Busque funciones de arrastrar y soltar, paneles personalizables y diseños sencillos para simplificardocumentación del proyecto y acelerar la adopción por parte de los equipos
- Control de versiones: Opta por un software de gestión de documentos Enterprise que te permita acceder a los documentos, restaurar sus versiones anteriores y realizar un seguimiento de los cambios con un solo clic. Es esencial para la seguridad de los documentos, las pistas de auditoría y la gestión precisa de los registros
- Búsqueda avanzada: Localice documentos digitales con funciones como filtros, etiquetado de metadatos y búsqueda de texto completo. Garantiza una rápida recuperación de documentos, tanto si necesita documentos legales como archivos específicos, mediante palabras clave, etiquetas o campos personalizados
- Escalabilidad: Asegúrese de que el software de gestión de documentos para empresas puede crecer con su empresa. Debe ser compatible con más usuarios, mayor almacenamiento de documentos e integraciones adicionales sin problemas
💡 Pro Tip: Buscando impulsar la colaboración en equipo con el software de gestión documental para empresas?
He aquí cómo conseguirlo:
- Centralizar el almacenamiento de datos para reducir la duplicación de archivos y la confusión 🗂️
- Automatizar el control de versiones para mantener a todos en la misma página 🕒
- Establece permisos de usuario para garantizar la seguridad y el acceso adecuado 🔒
- Intégralo con herramientas de equipo para crear un flujo de trabajo fluido 🚀
Los 10 mejores software de gestión de documentos para empresas
El crecimiento de las medianas y grandes empresas ha llevado a una creciente demanda de soluciones eficientes de gestión de documentos.
🚀 Fact Check: El mercado mundial de sistemas de gestión de documentos está llamado a dispararse desde.. 7.160 millones de dólares en 2024 a 24.910 millones de dólares en 2032 lo que refleja una sólida tasa de crecimiento del 16,9%.
Pero, ¿qué está impulsando esta rápida expansión?
Los sistemas de gestión de documentos de empresa han evolucionado desde un archivador electrónico básico. En la actualidad, son plataformas dinámicas que ofrecen un acceso fluido a los documentos, una seguridad de datos robusta y funciones especializadas para satisfacer las necesidades de las empresas modernas.
Por eso, tras probar innumerables soluciones, he seleccionado las 10 mejores software de gestión documental opciones que realmente aportan un valor excepcional a las corporaciones empresariales.
Explorémoslas una a una:
1. ClickUp (el mejor para la gestión de proyectos y la colaboración documental sin fisuras)
impulse la colaboración en equipo en ClickUp Docs: asigne tareas, comparta opiniones y mantenga la calidad de los documentos
Después de explorar varios sistemas de gestión de documentos para empresas, puedo afirmar con seguridad que ClickUp está en su propia liga.
Antes de que mi equipo se pasara a ClickUp, luchábamos con documentos en papel y flujos de trabajo caóticos. Pero ClickUp perfeccionó nuestros procesos y eliminó el caos digital en varias herramientas.
Es uno de los mejor software de colaboración documental Que he utilizado. Documentos de ClickUp es el núcleo de la destreza documental de ClickUp. Me encanta su capacidad para crear documentos vivos a los que mi equipo puede acceder, editar y enriquecer en tiempo real.
La perfecta interconexión de tareas y documentos cambia las reglas del juego. Mantiene conectados los archivos y las acciones relacionados, de modo que no tenemos que saltar constantemente de una herramienta a otra para encontrar lo que necesitamos: todo está en el mismo sitio".
¿Y la función de historial de versiones? Nos salva la vida. Si se pierden ediciones cruciales durante la revisión de un documento, te permite restaurar el contenido original con un solo clic.
Pero eso es sólo el principio; ClickUp va más allá. Es una plataforma que se adapta y escala con su empresa, aportando claridad al caos. Esto es lo que aporta esta herramienta a la tabla:
Diga sí a la inteligencia documental impulsada por IA
convierta documentos estáticos, como informes de proyectos, en hubs de conocimiento con ClickUp Brain
ClickUp brilla cuando se combinan documentos con Cerebro ClickUp -inyecta inteligencia basada en IA a la gestión de documentos. El procesamiento del lenguaje natural convierte documentos extensos en información precisa y práctica que mantiene a los equipos organizados y listos para actuar.
¿Y lo mejor? Con ClickUp Brain, mi equipo ya no tiene que rebuscar entre montones de información. Es una herramienta que genera contenido y ofrece sugerencias de tareas inteligentes para convertir los documentos estáticos en una parte dinámica de su sistema.
Optimice los flujos de trabajo con una potente automatización
asigne tareas, ajuste estados y actualice documentos automáticamente mediante las automatizaciones de ClickUp
Antes, gestionar varios proyectos significaba cambiar de pestaña sin parar y hacer malabarismos de contexto. Ahora, utilizo Automatizaciones de ClickUp para automatizar tareas repetitivas, establecer desencadenantes y personalizar flujos de trabajo.
Con un solo clic, mi equipo obtiene una vista de pájaro de todos nuestros documentos, completa con actualizaciones de progreso y posibles obstáculos marcados por la IA. También lo utilizo para asignar tareas y fijar fechas límite, garantizando que los procesos rutinarios se ejecuten sin intervención manual.
Las mejores funciones de ClickUp
- Mantén el flujo de la comunicaciónClickUp Asignar comentarios para delegar tareas oClickUp Chatear para discusiones rápidas en equipo
- Organice los documentos con anidamiento y tareas enlazadas para una visibilidad completa
- Localice rápidamente cualquier documento con la Búsqueda conectada
- Aporte coherencia a los flujos de trabajo con funciones predefinidasplantillas de documentación de procesos* Proporcione información precisa directamente sobre los documentos, haciendo que las revisiones sean más eficientes y procesables
- Garantice el cumplimiento normativo y la seguridad con sólidos controles de acceso a los documentos
- Aumente la productividad integrando ClickUp con herramientas como Google Drive, Dropbox, Zoom, etc., manteniendo todo centralizado
Limitaciones de ClickUp
- La app para móviles carece de algunas funciones disponibles en la versión de escritorio, lo que limita su uso sobre la marcha
- Debido a sus amplias funciones, los usuarios pueden encontrar inicialmente ClickUp difícil de navegar
Precios de ClickUp
- Free Forever (Gratis para siempre)
- Ilimitado: 7 $/mes por usuario
- Business: 12 $/mes por usuario
- Empresa: Contactar para precios
- ClickUp Brain: Añadir a cualquier plan de pago por $7 por miembro al mes
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4.7/5 (9,000+ opiniones)
- Capterra: 4.6/5 (4000+ opiniones)
2. M-Files (Mejor para la gestión inteligente de la información)
/%img/ Archivos M El siguiente en mi lista de los mejores sistemas de gestión de documentos para corporaciones es M-Files. Se trata de una solución única basada en IA que reimagina la organización y el acceso a los documentos.
En lugar de las estructuras de carpetas tradicionales, utiliza un enfoque basado en metadatos, que permite encontrar los documentos almacenados en función de "qué" y no de "dónde" se encuentran. Esta configuración intuitiva acelera los tiempos de búsqueda de documentos y mejora la gestión de la información.
También aprecio sus flujos de trabajo automatizados que agilizan las aprobaciones, el cumplimiento y los ciclos de vida de los documentos, al tiempo que mantienen a todo el mundo actualizado con las últimas versiones.
Las mejores funciones de M-Files
- Reducir los errores y la repetición de tareas facilitando el control del acceso a los documentos pertinentes
- Mejore la experiencia del usuario agilizando la recuperación de documentos y reduciendo la frustración
- Permitir el trabajo a distancia mediante el acceso a documentos electrónicos desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar
- Mejore los sistemas CRM y ERP con una integración de documentos precisa y basada en metadatos
Limitaciones de los archivos M
- La configuración y personalización iniciales pueden requerir un tiempo y unos conocimientos considerables
- El etiquetado de metadatos requiere actualizaciones constantes para mantener la precisión
Precios de los archivos M
- **Precios personalizados
Precios y valoraciones de los expedientes M
- G2: 4.3/5 (140+ opiniones)
- Capterra: 4.3/5 (180+ opiniones)
3. DocuWare (El mejor para digitalizar documentos en papel y archivos físicos)
/%img/ DocuWare DocuWare le ayuda a pasar sin problemas de los procesos basados en papel a un sistema de gestión electrónica de documentos basado en la nube. ¿Qué es único? Indice inteligente de documentos que facilita la búsqueda y el acceso a la información en cuestión de segundos, ideal para equipos híbridos o remotos.
Lo que más me impresiona es la potente automatización del flujo de trabajo, que gestiona todo, desde las aprobaciones hasta las notificaciones y el archivado, para mantener las operaciones libres de errores. Además, las funciones avanzadas de cumplimiento de normativas protegen los datos confidenciales y cumplen los requisitos normativos.
Las mejores funciones de DocuWare
- Agilice los procesos repetitivos, como la entrada de datos, el control de versiones, las aprobaciones y los recordatorios
- Organice documentos digitales de cualquier fuente y extraiga datos críticos
- Utilice flujos de trabajo personalizables para garantizar la aprobación y el archivo de documentos sin problemas
Limitaciones de DocuWare
- La pronunciada curva de aprendizaje puede resultar abrumadora para equipos sin conocimientos técnicos
- Opciones de personalización limitadas para personalizar la experiencia del usuario
Precios de DocuWare
- **Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de DocuWare
- G2: 4,4/5 (230+revisiones)
- Capterra: 4.6/5 (90+respuestas)
4. PandaDoc (Lo mejor para gestionar contratos de ventas y firmas electrónicas)
vía PandaDoc Aunque PandaDoc no es un sistema tradicional de gestión de documentos para corporaciones, se ha ganado su puesto en esta lista por su eficacia. Si su objetivo es crear, firmar, enviar y realizar el seguimiento de propuestas, presupuestos o contratos, PandaDoc es una solución impresionante software de uso compartido de archivos .
Me gusta especialmente la amplia biblioteca de plantillas de documentos, que agiliza el proceso de redacción. Además, la función de análisis integrada permite ver cuándo los clientes abren un documento y hacer un seguimiento de cómo interactúan con él, algo crucial en las negociaciones.
¿La función más destacada? Su función de firma electrónica segura, que elimina la necesidad de utilizar herramientas de terceros para simplificarlo todo.
Las mejores funciones de PandaDoc
- Colabora eficazmente con comentarios en los documentos y edición en tiempo real
- Personalice la marca para obtener materiales coherentes y profesionales de cara al cliente
- Incorpore pasarelas de pago de confianza para realizar pagos rápidos y seguros
Limitaciones de PandaDoc
- Dirigido principalmente a equipos de ventas, con especial atención a los contratos y documentos relacionados
- El acceso a algunas funciones avanzadas está limitado a los planes de precios superiores
Precios de PandaDoc
- Para principiantes: 35 $/mes por usuario
- Business: 65 $/mes por usuario
- Empresa: Precios personalizados
PandaDoc valoraciones y comentarios
- G2: 4.7/5 (2,000+ opiniones)
- Capterra: 4.5/5 (1,000+ opiniones)
5. Microsoft SharePoint (El mejor para la colaboración en toda la corporación y el control de documentos)
vía Microsoft SharePoint Si su organización ha invertido en el ecosistema de Microsoft, SharePoint ofrece un sólido sistema de gestión de documentos empresariales. Brilla en el acceso a documentos, control de versiones y co-autoría en tiempo real a través de Microsoft 365.
Lo que lo hizo destacar para mí son sus bibliotecas de documentos organizadas con gestión de metadatos y la capacidad de crear sitios de equipo dinámicos. Sus funciones de intranet personalizables permiten una colaboración segura y eficiente, por lo que es mucho más que una solución de almacenamiento.
Las mejores funciones de Microsoft SharePoint
- Centralice el almacenamiento de documentos con sincronización automática en todas las apps de Microsoft 365
- Mejore la clasificación de documentos y la capacidad de búsqueda con etiquetas de metadatos y propiedades personalizadas
- Agilice los procesos de aprobación y la gestión de contenidos mediante el ajuste de flujos de trabajo automatizados
Limitaciones de Microsoft SharePoint
- Las amplias funciones de la plataforma pueden resultar complejas para los nuevos usuarios, por lo que se requiere compatibilidad informática exclusiva para la configuración y el mantenimiento
- Los costes de licencia son más elevados, especialmente cuando se amplía a varios usuarios
Precios de Microsoft SharePoint
- Plan SharePoint 1: 5 $/usuario al mes
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $ usuario/mes
Valoraciones y reseñas de Microsoft SharePoint
- G2: 4,0/5 (más de 8.000 opiniones)
- Capterra: 4.3/5 (5,000+ opiniones)
➡️ Más información: 15 mejores herramientas de software de gestión del conocimiento
6. OpenText Content Suite (La mejor para la gestión integral de contenidos empresariales)
/%img/ Suite de contenidos OpenText OpenText Content Suite es una gran solución si su organización maneja grandes volúmenes de contenido y se enfrenta a estrictos requisitos normativos.
Creada para el ciclo de vida integral de los contenidos, proporciona una plataforma unificada para gestionar diversos documentos electrónicos, desde correos electrónicos hasta redes sociales y contenidos web. Lo que más aprecio es su perfecta integración con sistemas de corporación como SAP y Microsoft.
Su sólida automatización de tareas permite a las organizaciones correlacionar y optimizar los procesos. Las herramientas avanzadas facilitan la compatibilidad con el sector, desde las políticas de retención de datos hasta los registros de auditoría.
Las mejores funciones de OpenText Content Suite
- Consolida las fuentes de contenido en un único sistema, gestionando tanto los datos estructurados como los no estructurados
- Automatice el cumplimiento y la seguridad de los datos para una gobernanza sólida
- Utilizar análisis de IA para obtener información y mejorar la toma de decisiones
Limitaciones de OpenText Content Suite
- El proceso de configuración requiere importantes recursos de TI y personalización, lo que puede llevar mucho tiempo y resultar complejo
- Algunos usuarios afirman que la interfaz carece del atractivo moderno de las soluciones más recientes
Precios de OpenText Content Suite
- **Precios personalizados
OpenText Content Suite opiniones y valoraciones
- G2: No hay suficientes opiniones
- Capterra: N/A
7. DocuSign (Mejor para transacciones digitales seguras y firmas electrónicas)
/%img/ Docusign La oferta CLM (Contract Lifecycle Management) de DocuSign ha evolucionado hasta convertirse en un sólido sistema de gestión de documentos para corporaciones, especialmente para sectores con gran volumen de contratos.
Gestiona todo el ciclo de vida del acuerdo, desde la redacción hasta el envío y la firma seguros de documentos electrónicos. Las funciones de gestión de plantillas y biblioteca de cláusulas agilizan los flujos de trabajo jurídicos y mantienen la coherencia.
Aprecio especialmente su compatibilidad con la firma móvil para cerrar acuerdos sobre la marcha, acelerar la aprobación de contratos y garantizar el cumplimiento de la normativa mundial. Reduce significativamente los plazos de entrega y elimina la necesidad de almacenamiento físico o de documentos en papel.
Las mejores funciones de DocuSign
- Envíe y firme acuerdos de forma segura con firmas electrónicas legalmente vinculantes
- Cumpla las normas de seguridad internacionales, como eIDAS y ESIGN
- Mejore la precisión de los documentos mediante plantillas y herramientas de colaboración en tiempo real
- Disfrute de marcas personalizadas y firma responsiva para una mejor experiencia del usuario
Limitaciones de DocuSign
- Es más adecuado para la firma que para la gestión completa de documentos electrónicos, lo que puede limitar a los usuarios que buscan soluciones completas
- Sólo se puede acceder a funciones avanzadas con los niveles de precios más altos, lo que restringe las funciones para los usuarios de planes inferiores
Precios de DocuSign
- Personal: 15 $/mes
- Estándar: 45 $/mes por usuario
- Business Pro: 65 $/mes por usuario
- Soluciones avanzadas: Precios personalizados
Valoraciones y críticas de DocuSign
- G2: 4,5/5 (más de 2.000 opiniones)
- Capterra: 4.8/5 (8,000+ opiniones)
8. Jotform Enterprise (El mejor para la creación de formularios personalizados y la recopilación de datos)
vía Jotform Enterprise Según mi experiencia, Jotform Enterprise funciona bien para empresas que dependen de la recopilación de datos para generar documentos legales, contratos e informes financieros. Su automatización sin código facilita la creación de flujos de trabajo y la aprobación automática de documentos sin necesidad de conocimientos técnicos.
Los estrictos protocolos de seguridad de la plataforma, incluidas las normativas HIPAA y SOC 2, proporcionan tranquilidad a la hora de manejar datos confidenciales. Sin embargo, su enfoque centrado en el formulario puede no ser compatible con las necesidades de almacenamiento de documentos o gestión de metadatos sin integraciones de terceros
Las mejores funciones de Jotform Enterprise
- Automatización de flujos de trabajo complejos con formularios personalizados y lógica condicional
- Genere documentos directamente a partir de los envíos de formularios para reducir la entrada manual de datos
- Garantice el cumplimiento de las estrictas políticas de seguridad
Limitaciones de Jotform Enterprise
- La interfaz móvil puede ser difícil de usar para tareas detalladas
- Las funciones de colaboración son limitadas en comparación con los sistemas tradicionales de gestión de documentos de empresa
Precios de Jotform Enterprise
- **Precios personalizados
Valoraciones y comentarios de Jotform Enterprise
- G2: 4,7/5 (3.300+respuestas)
- Capterra: 4.7/5 (2000+reviews)
➡️ Más información:
Las 10 mejores herramientas de software de marketing CRM
9. Notion (la mejor para la gestión flexible de documentos de empresa al estilo wiki)
vía notion_ Si buscas flexibilidad, Notion te ofrece un entorno de trabajo de gestión de contenidos empresariales todo en uno que integra notas, tareas, bases de datos y wikis. Me ha parecido inestimable para organizar los conocimientos del equipo y agilizar la colaboración.
Su interfaz de arrastrar y soltar permite una personalización intuitiva, tanto si gestionas documentos de empresa como proyectos personales. Además, gracias a sus potentes funciones de búsqueda e integración, esta herramienta garantiza que tu equipo siempre tenga la información correcta al alcance de la mano.
Las mejores funciones de Notion
- Cree, almacene y gestione documentos en un único entorno de trabajo unificado
- Colabora en tiempo real con tu equipo en documentos compartidos
- Conecte documentos a la perfección, enlazando planes de proyecto y hojas de ruta para mejorar el contexto
- Mejore la seguridad de los documentos con permisos granulares y controles de acceso
Limitaciones de Notion
- Puede resultar abrumador para los nuevos usuarios, ya que la multitud de funciones y opciones de personalización pueden dar lugar a una curva de aprendizaje pronunciada
- Algunos usuarios pueden encontrar que carece de funciones avanzadas de gestión de documentos en comparación con las plataformas dedicadas
Precios de Notion
- Gratuito
- Más: 12 $/mes por usuario
- Empresa: 18 $/mes por usuario
- Empresa: Precios personalizados
- Añada Notion IA a cualquier plan por 10 $ por miembro/mes
Valoraciones y reseñas de Notion
- G2: 4.7/5 (5,500+ opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (2,000+ opiniones)
10. Neumática (Lo mejor para la gestión del flujo de trabajo y la optimización de procesos)
/%img/ neumática La última de mi lista es Pneumatic, una herramienta centrada en automatizar procesos de empresa y gestionar flujos de trabajo. Ayuda a mejorar las operaciones permitiéndole crear plantillas de flujos de trabajo personalizables, hacer un seguimiento del progreso y realizar ajustes basados en datos.
Aunque no sea un sistema completo de gestión de documentos, Pneumatic lo complementa garantizando que las tareas se desarrollen sin problemas en toda la organización.
Las mejores funciones de Pneumatic
- Cree y perfeccione plantillas de flujo de trabajo mediante el generador de plantillas para mantener los procesos actualizados
- Ejecute varios flujos de trabajo a partir de una sola plantilla y clone los existentes para agilizar la configuración
- Supervise el progreso a través del panel para identificar cuellos de botella, asignar tareas y establecer prioridades
Limitaciones neumáticas
- La herramienta se centra principalmente en la gestión de flujos de trabajo, lo que puede limitar su eficacia para las necesidades de almacenamiento de documentos en general
- Los usuarios pueden tener problemas de integración con los sistemas de gestión de documentos existentes, lo que puede generar ineficiencias
Precios neumáticos
- Autoservicio: 99 $/mes
- Llave en mano: 5.900 $/año
- Empresa: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas neumáticas
- G2: No hay suficientes opiniones
- Capterra: 4.5/5 (30+reviews)
💡 Pro Tip: ¿Manejar contenido en constante cambio, documentos sensibles o archivos que requieren una revisión detallada? Software de comparación de documentos le ofrece la precisión que necesita, detectando incluso las ediciones más pequeñas y garantizando que ninguna actualización crítica pase desapercibida.
Con él, podrá:
- Identificar discrepancias al instante para detectar errores antes de que se agraven 🔍
- Mantener una pista de auditoría clara y un control de versiones que haga un seguimiento de todos los cambios para su revisión reglamentaria 📜
- Proteja los datos confidenciales verificando las ediciones y señalando las modificaciones no autorizadas 🔒
- Acelerar los procesos de revisión con comparaciones automatizadas, reduciendo la carga de trabajo manual ⚡
Optimice sus sistemas de gestión de documentos de empresa con ClickUp
Aquí lo tiene: los 10 mejores sistemas de gestión de documentos empresariales para transformar la forma en que gestiona los documentos de su empresa. Tanto si su objetivo es mejorar la colaboración, garantizar el cumplimiento normativo o eliminar el caos de los documentos físicos, aquí encontrará la solución adecuada.
Si busca una solución potente y completa, ClickUp es lo que necesita Su perfecta integración de funciones de gestión de proyectos, almacenamiento centralizado, automatización del flujo de trabajo y colaboración documental en tiempo real ha transformado mi trabajo.
Lo que lo hace único es su capacidad para conectar la estrategia de gestión de documentos de su corporación con su ecosistema de trabajo más amplio. Vincule documentos a tareas, proyectos y metas, asegurándose de que su equipo siempre tenga el contexto para trabajar.
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