Las 10 mejores herramientas de software de colaboración documental en 2024

¿Está buscando el software de colaboración documental perfecto?

Como gestor de contenidos, encontrar el mejor software de colaboración documental ha sido vital para mejorar mi flujo de trabajo. Con el adecuado, mi equipo ha podido trabajar de forma productiva y colaborar en tiempo real, fomentando la creatividad y la innovación. Pero con tantas herramientas de colaboración documental disponibles hoy en día, ha sido todo un reto decidir cuál era la más adecuada para las necesidades de mi equipo.

Para facilitar la vida a todos los gestores de contenidos, hemos decidido desgranar todo lo que necesita saber sobre el software de colaboración documental. También destacaremos las 10 mejores herramientas de colaboración documental para facilitarle el proceso de toma de decisiones.

¿Qué es el software de colaboración documental?

El software de colaboración documental proporciona a los equipos la plataforma adecuada para colaborar eficazmente .

Tanto si se trata de un documento de Google, como de un PDF, una hoja de cálculo o cualquier otra cosa, puedes confiar en las herramientas de colaboración documental para ayudarte a ti y a tu equipo a darle sentido a todo.

Crear un entorno de trabajo colaborativo tiene muchas ventajas. La colaboración documental puede ayudar a los equipos a mejorar la toma de decisiones, la alineación del equipo y aumentar la confianza de las partes interesadas.

10 mejores software de colaboración documental en 2024

1. ClickUp - El mejor para documentos colaborativos

Pruebe ClickUp Docs

ClickUp Docs para documentar y compartir información importante con el equipo

ClickUp es una sólida herramienta de colaboración documental que agiliza la comunicación entre equipos, la gestión de proyectos y el uso compartido de información. Permite a los usuarios crear, editar y compartir documentos en tiempo real, fomentando una colaboración fluida.

Con funciones como tareas, comentarios e historial de versiones, garantiza la transparencia y la rendición de cuentas. Sus capacidades de integración con otras apps y herramientas mejoran su función, convirtiéndola en una solución todo en uno para una gestión eficiente colaboración en equipo .

Funciones clave de ClickUp Documentos de ClickUp son una solución integrada de colaboración documental para su equipo. A continuación le mostramos lo que puede conseguir con ClickUp Docs:

• Cerebro ClickUp están disponibles gratis, gratuito/a. Para una mayor funcionalidad, los planes de pago empiezan en 6 $/usuario al mes.

Valoraciones de los usuarios de Documentos de Google

• G2: 4,7/5 (más de 5.000 opiniones)
• Capterra: 4,7/5 (más de 22.000 opiniones)

Consulta nuestra página web ***Comparación entre Google Docs y Confluence* !

4. Microsoft OneDrive - Lo mejor para los usuarios de Microsoft

A través de Microsoft OneDrive OneDrive es una app de almacenamiento en la nube de Microsoft que permite a los equipos colaborar almacenando y compartiendo archivos en la nube.

Pero, ¿esta herramienta realmente llevará a su equipo al intento correcto? Veámoslo:

Funciones clave de Microsoft OneDrive

• Espacio de almacenamiento en la nube para uso compartido de archivos
• El control de versiones ayuda a tu equipo a gestionar la redacción y las revisiones
• Notificaciones de comentarios para alertas en tiempo real
• Función de gestión de permisos
• Funciones de revisión de documentos y recopilación de comentarios

Profesionales de Microsoft OneDrive

• Fácil incorporación
• Ofrece 5 GB de espacio gratuito/a de almacenamiento de archivos y los equipos pueden ganar más espacio a través del incentivo por recomendación
• Compatible con dispositivos iOS, Chromium, Android y Mac
• Se integra con otras apps de Microsoft Office como Microsoft Teams

Contras de Microsoft OneDrive

• Dificultad con la revisión, edición y uso compartido de documentos fuera de Microsoft365
• No incorpora la función de Bloc de notas
• Preocupación por la privacidad, ya que analiza los archivos almacenados en busca de "contenido inapropiado"

Precios de Microsoft OneDrive

Los planes de equipo para esta herramienta de colaboración documental empiezan en 5 $/usuario al mes.

Valoraciones de los usuarios de Microsoft OneDrive

• G2: 4.2/5 (7000+ opiniones)
• Capterra: 4.4/5 (8000+ opiniones)

5. Dropbox Paper - Lo mejor para listas de tareas pendientes colaborativas

A través de Dropbox Dropbox Paper es una herramienta de colaboración en línea que fomenta la colaboración en equipo mediante el uso compartido de archivos.

Pero, ¿hay alguna razón por la que hayamos dejado este software de colaboración al final de nuestra lista?

Veámoslo.

Dropbox Paper funciones clave

• Listas de tareas pendientes con fechas límite para ayudar a tu equipo con el plan
• Cronogramas conhitos del proyecto correlacionar cada paso de un proyecto
• La integración de medios enriquecidos le permite crear documentos dinámicos
• La función de toma de notas ofrece a su equipo un espacio de planificación personal
• Las @menciones de equipo aumentan la visibilidad de los comentarios para la colaboración

Ventajas de Dropbox Paper

• Puedes acercar y alejar las líneas de tiempo para ver los planes semanales y anuales
• La herramienta de cronogramas es personalizable, lo que ayuda a mejorar la organización del equipo
• Herramienta adecuada para redactores que necesitancolaboración de contenidos* Ofrece plantillas para ayudarle a empezar rápidamente

Contras de Dropbox Paper

• No dispone de modo offline
• Crea un nuevo archivo cada vez que varios usuarios están viendo un archivo y alguien guarda los cambios
• Opciones de formato limitadas

Precios de Dropbox Paper

Esta herramienta de colaboración documental tiene un plan gratuito con planes de pago a partir de 15 $/usuario al mes.

Valoraciones de los usuarios de Dropbox Paper

• G2: 4.1/5 (4400+ opiniones)
• Capterra: 4,4/5 (más de 100 opiniones)

Check out these Alternativas al papel dropbox !

6. ONLYOFFICE - El mejor documento colaborativo de código abierto

A través de ONLYOFFICEONLYOFFICE es una oficina colaborativa de código abierto que viene en todas las formas y tamaños: en las instalaciones y en la nube, como un espacio de trabajo de pila completa o como ONLYOFFICE Docs, escritorio y editores móviles separados, para empresas de cualquier escala y para uso personal.

Funciones clave de ONLYOFFICE

• Editores colaborativos para documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones
• Posibilidad de crear formularios PDF en línea
• Seguimiento de cambios, menciones, historial de versiones, comparación de documentos
• Chat de documentos integrado, plugins de Telegram y Jitsi
• Permisos avanzados de uso compartido (comentarios, revisiones, rellenado de formularios, filtros personalizados) y acceso a enlaces externos
• Salas privadas para colaborar en documentos cifrados de extremo a extremo
• Gestión de documentos junto con proyectos, correo electrónico, CRM, calendario

Ventajas de ONLYOFFICE

• Máxima compatibilidad de MS Office con las versiones en la nube y autoalojadas
• Funciones avanzadas de seguridad e integración de servicios de terceros
• Plan personal gratuito, así como aplicaciones de escritorio y para móviles
• Código abierto

ONLYOFFICE contras

• En caso de que prefiera trabajar con formatos ODF, estos archivos se convierten a OOXML

ONLYOFFICE precios

La versión en nube de ONLYOFFICE Workspace es gratuita/a para equipos pequeños con hasta 5 usuarios. El plan Business cuesta a partir de 4$ por usuario/mes.

Valoraciones de los usuarios de ONLYOFFICE

• G2: 4.3/5 (30+ opiniones)
• Capterra: 4.5/5 (300+ opiniones)

7. Document360 - La mejor para la gestión del conocimiento

A través de Documento360 Document360 es una herramienta de gestión del conocimiento que permite a los equipos crear, modificar y publicar bases de conocimiento de autoservicio. Esta plataforma es ideal para empresas que necesitan documentar procesos y productos para sus clientes o para uso interno.

Funciones clave de Document360

• Colaboración fluida en tiempo real: Varios miembros del equipo pueden contribuir, editar y revisar documentos simultáneamente.
• Análisis avanzados: Permite comprender qué artículos son los más vistos, ayudando a identificar lagunas en la documentación.
• Control de versiones y reversión: Los equipos pueden hacer un seguimiento de los cambios, comparar versiones y volver a un estado anterior cuando sea necesario.
• Integraciones: Con herramientas populares como Google Analytics, Intercom y Disqus.

Ventajas de Document360

• API para la extensibilidad
• Las funciones de control de acceso permiten a las organizaciones gestionar los permisos, garantizando que las personas adecuadas tengan los niveles de acceso apropiados

Contras de Document360

• Requiere cierta configuración para aprovechar al máximo sus funciones.
• No dispone de modo offline paraeditar documentos lo que podría ser una desventaja para equipos con miembros remotos que tengan conexiones (a internet) inestables.

Precios de Document360

• Inicio: $119/mes (si se factura mensualmente)
• Business: 299 $/mes (si se factura mensualmente)
• Empresa: 599 $/mes (si se factura mensualmente)

Valoraciones de los usuarios de Document360

• G2: 4,7/5 (más de 200 opiniones)
• Capterra: 4,7/5 (más de 11 opiniones)

8. Notion - Lo mejor para wikis

A través de Notion Notion combina varias funcionalidades como notas, tareas, wikis y bases de datos en una herramienta versátil. Este entorno de trabajo todo en uno te permite escribir, planificar y organizarte junto a tu equipo.

Notion IA puede añadirse a cualquier plan Notion. Es una IA herramienta de escritura que integra varias herramientas de IA para ayudarle a mejorar la productividad y el plazo de entrega de los proyectos.

Funciones clave de Notion

• Plantillas personalizables: Para todo tipo de contenidos, como hojas de ruta, especificaciones de diseño, etc.
• Entornos de trabajo colaborativos: Permite a los equipos trabajar en la misma página al mismo tiempo, comentar y añadir aportaciones.
• Flexibilidad: Notion puede ser lo que quieras: desde un Tablero de gestión de proyectos hasta una base de datos completa.
• Integración: Con más de 50 herramientas como Slack, Google Drive y similares.

Ventajas de Notion

• Obtén información y resúmenes generados a través de la función de autorrelleno que escanea muchos documentos
• Accede a tu panel desde cualquier lugar, ya que la herramienta está disponible en línea en cualquier dispositivo de tu elección

Contras de Notion

• El amplio intervalo de posibilidades puede resultar abrumador para los nuevos usuarios.
• Falta de integración con el calendario tradicional y el correo electrónico.

Precios de Notion

• Gratuito
• Plus: 10 $/mes por usuario
• Business: 18 $/mes por usuario
• Enterprise: Precios personalizados
• Añada Notion IA a cualquier plan de pago por $8 por miembro/mes, facturación anual. 10 $ por miembro/mes para facturación mensual y planes Free.

Valoraciones de los usuarios de Notion

• G2: 4.7/5 (5000+ opiniones)
• Capterra: No hay suficientes opiniones

9. Microsoft Word - El mejor para el seguimiento de los cambios en los documentos

vía Microsoft Como parte del paquete Microsoft Office, Microsoft Word se utiliza ampliamente para crear material escrito. Ofrece grandes funciones para la colaboración en documentos, facilitando el uso compartido, la colaboración y el seguimiento de los cambios en los documentos de Word.

Funciones clave de Microsoft Word

• Colaboración en tiempo real: Las personas pueden colaborar eficazmente trabajando simultáneamente en el mismo documento.
• Comentarios y revisión: Las funciones permiten a los miembros del equipo añadir notas, hacer revisiones y resaltar texto.
• Integración: Con otras aplicaciones de Microsoft Office como Excel, PowerPoint y OneDrive.
• Accesibilidad: Accede a los documentos en cualquier momento y lugar desde cualquier dispositivo con conexión (a internet).

Ventajas de Microsoft Word

• Funciones que facilitan la colaboración, como el seguimiento de cambios, los comentarios y la coautoría en tiempo real
• Protege tus documentos con contraseñas para que no tengas que preocuparte por accesos no autorizados

Contras de Microsoft Word

• Difícil de manejar si un gran número de personas están editando el documento al mismo tiempo.
• Capacidades de colaboración limitadas para ediciones complejas.

Precios de Microsoft Word

• Versión gratuita/a de periodo limitado
• Licencias personalizadas para particulares y empresas

Valoraciones de los usuarios de Microsoft Word

• G2: 4.7/5 (1700+ opiniones)
• Capterra: 4.7/5 (2000+ opiniones)

10. Zoho WorkDrive - Lo mejor para la gestión de documentos

A través de Zoho WorkDrive Zoho WorkDrive es un espacio de trabajo en equipo en línea diseñado para la gestión de documentos y la colaboración. Proporciona un espacio seguro para que los equipos almacenen, compartan y gestionen archivos sin esfuerzo.

Funciones clave de Zoho WorkDrive

• Carpetas de equipo: Crea carpetas para equipos específicos para organizar su trabajo y colaborar.
• Paquete ofimático Zoho incorporado: Permite crear y editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
• Acceso basado en roles: Garantiza que las personas adecuadas tengan el acceso adecuado a los documentos.
• Integración: Con otras apps de Zoho y aplicaciones de terceros.

Ventajas de Zoho WorkDrive

• Las aplicaciones para Android e iOS facilitan el trabajo desde cualquier lugar
• Permisos granulares para controlar el acceso de los usuarios al contenido

Contras de Zoho WorkDrive

• La interfaz no es tan fácil de usar en comparación con otras herramientas de colaboración de documentos.
• Compatibilidad limitada con formatos de archivo para la previsualización de archivos.

Precios de Zoho WorkDrive

• Free versión: gratuito/a
• Estándar: 4$/mes por usuario
• Versión Premium: 6,40 $/mes por usuario

Valoraciones de los usuarios de Zoho WorkDrive

• G2: 4.4/5 (más de 200 opiniones)
• Capterra: 4.5/5 (170+ opiniones)

¿Qué buscar en un software de colaboración documental?

Además de la función de edición en tiempo real, aquí tiene siete funciones esenciales que debe tener su software de colaboración documental:

1. Autoguardado

La mayoría de las apps de gestión de proyectos tienen una función de autoguardado que garantiza que los equipos no pierdan información importante. Además, no tendrás que guardar manualmente el documento cada vez que hagas una edición. Después de todo, ¡todos sabemos lo olvidadizos que podemos llegar a ser!

2. Control de versiones

El control de versiones es una función de colaboración en documentos que permite a los miembros del equipo volver a versiones anteriores del documento. Garantiza que tu equipo no pierda información importante, especialmente durante la colaboración en línea.

3. Seguimiento de ediciones

Este es bastante obvio 😉

Una herramienta de colaboración debería, literalmente, permitirte a ti y a tu equipo hacer un seguimiento de cualquier cambio o edición que se haya realizado en el documento, junto con quién lo ha hecho.

4. Múltiples formatos

Tu software de colaboración documental debe ser compatible con diferentes formatos de archivo para garantizar que no estás limitado a un solo tipo de documento. Imagínate tener que colaborar siempre con hojas de cálculo, ¡qué horror!

5. Comentarios

Comentar es una función de la herramienta de colaboración que te permite a ti y a los miembros de tu equipo hacer preguntas y proporcionar comentarios sin alterar el documento. También puedes utilizar los comentarios para asignarte tareas fácilmente.

6. Compatible con dispositivos móviles

La accesibilidad móvil es una función integral de cualquier app de colaboración. Garantiza que los miembros del equipo tengan acceso a la información que necesitan herramienta de colaboración en línea para teletrabajo .

¡Imagínate no poder contactar con los compañeros durante una emergencia laboral! 😧

7. Amplio espacio de almacenamiento

La colaboración documental implica a varias personas y documentos, así que, por supuesto, la herramienta de colaboración que elijas tiene que tener mucho espacio de almacenamiento.

necesitas almacenar todas esas grandes ideas en algún sitio, ¿verdad?

Ventajas del uso de herramientas de colaboración documental

Una excelente herramienta de colaboración documental ayuda a los equipos a comunicarse y trabajar juntos en un espacio de trabajo centralizado. También anima a los equipos a compartir más ideas y, a su vez, a crear un mejor entorno de trabajo.

Estas son algunas de las ventajas que ofrecen las mejores herramientas de colaboración documental:

1. Ahorra tiempo

El software de colaboración documental te ayuda a ir por delante eliminando las tareas administrativas que tanto tiempo te consumen. Puedes buscar fácilmente los documentos pertinentes sin ahogarte en papeleo #Por fin

2. Mejora la comunicación

¿Alguna vez has recibido un correo electrónico con una larga lista de CC?

y pensaste: "Eh, otra persona dará su opinión"

La realidad es que probablemente todos piensen lo mismo y nadie acabe respondiendo al correo electrónico.

Pero, ¿qué es un equipo sin comunicación entre equipos?

Con el software de colaboración en documentos, todos los miembros del equipo pueden ver los comentarios en tiempo real y, una vez que una persona añade un comentario, es probable que los demás miembros del equipo sigan su ejemplo.

¿Buscas otras formas de motivar a tu equipo? Lee nuestra Lista de citas inspiradoras !

3. Acceso remoto

Las herramientas de colaboración permiten equipo virtual los miembros acceden a archivos, medios y documentos a través de su dispositivo móvil en cualquier momento y lugar. Algo así como un departamento virtual para la colaboración a distancia.

¿Tienes problemas para trabajar desde casa? No te preocupes,_ aquí tienes algunos consejos prácticos para trabajar desde casa .

Empezar a colaborar en documentos

El software de colaboración documental ofrece a su equipo una plataforma para un mayor compromiso y comunicación.

Claro, usted podría seguir con largas cadenas de correo electrónico, altos costos de administrador y los miembros del equipo no comprometidos, pero ambos sabemos que realmente no es ideal 🙅

Con funciones que van desde colaboración en tiempo real a la mensajería instantánea, el software de colaboración documental proporciona a los equipos y gestores de proyectos todo lo que necesitan para la colaboración en equipo.

Y mientras que Documentos de Google y Dropbox Paper son excelentes herramientas gratuitas de colaboración de documentos, ClickUp ofrece colaboración avanzada de documentos de equipo y innovadora gestión de tareas funciones que cambian completamente las reglas del juego.

¿A qué estás esperando? Consigue ClickUp gratis, gratuito/a ¡y empieza a colaborar con tu equipo hoy mismo!