Tienes una fecha límite y tu equipo está luchando por terminar un documento. Alguien realiza la edición en la versión equivocada y otra persona deja comentarios en un borrador obsoleto. Ahora te ves obligado a arreglar un lío que no debería existir.
Esta pesadilla es demasiado real si trabajas en un equipo grande.
Una colaboración desorganizada ralentiza a los equipos, provoca errores costosos y hace que las tareas sencillas resulten tediosas. Una buena herramienta de colaboración en documentos facilita la creación, edición y gestión de archivos. Pero con tantas opciones disponibles, encontrar la adecuada puede ser todo un reto.
Para ahorrarle tiempo, hemos recopilado las mejores herramientas de colaboración en documentos para que los equipos trabajen juntos sin problemas.
El mejor software de colaboración en documentos de un vistazo
Estas son las mejores herramientas para crear, editar y perfeccionar documentos junto con su equipo:
| Herramienta | Funciones principales | Lo mejor para | Precios |
|---|---|---|---|
| ClickUp | : edición en tiempo real con páginas anidadas y formato enriquecido; generación de documentos con tecnología de IA con ClickUp Brain; plantillas y automatizaciones personalizables; conversión de documentos en tareas y flujos de trabajo. | Ideal para particulares, equipos pequeños, medianas empresas y corporaciones que buscan una gestión integral de la documentación y los flujos de trabajo integrados en los proyectos. | Plan Free disponible; personalizaciones disponibles para corporaciones. |
| Documentos de Google | – Edición en tiempo real – Lienzo inteligente con chips y plantillas – Ayuda de IA con Gemini para resúmenes y revisiones | Ideal para personas y equipos pequeños y de tamaño mediano que necesitan una colaboración rápida en documentos basada en el navegador. | Plan Free disponible; planes de pago a partir de 8,40 $/usuario/mes; personalizaciones disponibles para corporaciones. |
| Notion | : entorno de trabajo basado en bloques para documentos, wikis y bases de datos; edición y uso compartido en tiempo real; herramientas de flujo de trabajo basadas en IA e integraciones de terceros. | Ideal para pequeñas y medianas empresas de tamaño pequeño a mediano y usuarios avanzados de documentación flexible, wikis y bases de datos ligeras. | Plan Free disponible; planes de pago a partir de 12 $/usuario/mes; personalizaciones disponibles para corporaciones. |
| Dropbox Paper | – Incorporación de multimedia desde herramientas como Figma, SoundCloud y Pinterest – Asignación de tareas en línea – Modo de presentación de documentos a pantalla completa | Ideal para equipos creativos que necesitan un espacio ligero y rico en medios para colaborar y generar ideas. | Gratis con una cuenta de Dropbox; los planes de pago de Dropbox empiezan en 11,99 $ al mes; personalizaciones disponibles para empresas. |
| Confluence | – Estructuras de páginas anidadas y espacios dedicados – Comentarios en línea, tareas e integración con Jira – Macros y plantillas dinámicas | Ideal para grandes organizaciones que necesitan documentación estructurada y gestión del conocimiento vinculadas a los flujos de trabajo de desarrollo. | Plan Free disponible; planes de pago a partir de 6,40 $/usuario/mes; personalizaciones disponibles para corporaciones. |
| Microsoft OneDrive y Word | – Edición en tiempo real en Office y control de versiones – Integración profunda con la suite Microsoft 365 – Almacenamiento seguro en la nube con Personal Vault | Ideal para equipos que ya forman parte del ecosistema de Microsoft, para una colaboración fluida dentro de Word y OneDrive. | Los planes de pago comienzan en 5 $/usuario/mes (facturados anualmente). |
| Evernote | – Recortes web y elementos incrustados – Búsqueda inteligente y anotaciones en PDF – Cuadernos anidados para la organización | Ideal para particulares y autónomos que necesitan tomar notas personales de forma estructurada y colaborar de forma sencilla. | Plan Free disponible; planes de pago a partir de 14,99 $ al mes. |
| Slack | – Debates sobre documentos en hilos – Uso compartido de archivos en tiempo real e integraciones con Documentos de Google, OneDrive, etc. – Automatizaciones del flujo de trabajo y búsqueda avanzada | Ideal para equipos centrados en la comunicación que necesitan comentarios y aprobaciones rápidas de documentos. | Plan Free disponible; planes de pago a partir de 8,75 $/usuario/mes; personalizaciones disponibles para corporaciones. |
| Zoho Writer | – Asistente de IA para refinar la gramática y el tono – Combinar datos CRM en tiempo real – Formularios rellenables y permisos de edición a nivel de sección | Ideal para equipos que priorizan la nube y ya utilizan Zoho Suite. | Los planes de pago empiezan en 2,50 $ al mes. |
| Coda | – Combina texto, tablas y bases de datos. – Automatización interactiva con botones y fórmulas. – Generación de contenido mediante IA y análisis de datos. | Ideal para equipos de tamaño mediano y departamentos con gran volumen de datos que necesitan documentos y aplicaciones en un solo entorno de trabajo. | Plan Free disponible; planes de pago a partir de 12 $/usuario/mes; personalizaciones disponibles para corporaciones. |
| Slite | : búsqueda de conocimientos basada en IA y indicaciones de documentación; registros de decisiones y hilos de discusión; estructura clara para una colaboración remota organizada. | Ideal para equipos remotos e híbridos que desean crear una base de conocimientos centralizada e intuitiva. | Los planes de pago comienzan en 10 $/usuario/mes; personalizaciones disponibles para corporaciones. |
¿Qué debe buscar en un software de colaboración en documentos?
A nadie le gusta trabajar de forma aislada. Los sistemas desconectados ralentizan el trabajo de los equipos. Una colaboración ineficaz hace que el 60 % del tiempo de las personas se pierda en buscar el contexto y los resultados relevantes. El software de colaboración de documentos adecuado puede optimizar los flujos de trabajo, mejorar el control de versiones y aumentar la productividad.
Esto es lo que hay que tener en cuenta a la hora de elegir la mejor herramienta para una colaboración fluida y en tiempo real entre múltiples usuarios y proyectos.
- Colaboración en tiempo real: elige un software que ofrezca compatibilidad con la edición de documentos en directo y colaborativa con los miembros del equipo, incluso cuando estén desconectados.
- Control de versiones: Asegúrate de que todos puedan acceder a versiones anteriores, realizar un seguimiento completo de los cambios y restaurar documentos sin problemas cuando sea necesario.
- Integración de la gestión de tareas: seleccione una herramienta que le permita convertir las discusiones en acciones. La capacidad de asignar tareas, dejar comentarios y supervisar el progreso sin esfuerzo desde sus documentos puede reducir en horas su carga de trabajo cada mes.
- Funciones de seguridad: Priorice los controles de acceso robustos, el cifrado de datos y las medidas de protección integrales para salvaguardar los datos sensibles y confidenciales.
- Facilidad de uso: busca una interfaz de usuario intuitiva, plantillas personalizables y fácil accesibilidad para que la herramienta no resulte complicada de usar.
- Integración con otras herramientas: Asegúrate de que sea compatible con tus plataformas de gestión de proyectos, canales de comunicación y aplicaciones de terceros para una colaboración más fluida.
📚 Lea también: Optimización del flujo de trabajo de gestión de documentos: buenas prácticas para aumentar la eficacia.
El mejor software de colaboración en documentos
Ahora que comprendemos el software de colaboración en documentos y los factores clave para la selección, estas son algunas de las mejores opciones disponibles en la actualidad:
1. ClickUp (el mejor para la documentación integrada en proyectos y la gestión del flujo de trabajo)
A medida que los equipos crecen, la gestión de documentos, aprobaciones y flujos de trabajo se vuelve más compleja. Una herramienta de colaboración en documentos debe hacer algo más que almacenar archivos: debe simplificar el trabajo en equipo, mantener el contenido organizado y eliminar el caos del control de versiones. Eso es todo lo que hace una herramienta como ClickUp.
ClickUp es la aplicación integral para el trabajo que combina la gestión de proyectos, la gestión del conocimiento y el chat, todo ello impulsado por la IA, que le ayuda a trabajar de forma más rápida e inteligente. Aporta el poder de la IA a la creación de documentos, la automatización del flujo de trabajo y la colaboración en equipo en tiempo real dentro de una sola plataforma.
Gracias a ClickUp Docs, los equipos pueden redactar documentos, realizar su edición simultáneamente con otros y dejar comentarios útiles sin tener que manejar múltiples versiones del mismo documento ni buscar entre comentarios dispersos. Sus documentos se clasifican de forma ordenada con carpetas, etiquetas y controles de permisos, lo que garantiza que las personas adecuadas tengan acceso en el momento oportuno.
Pero, ¿por qué quedarse ahí? ClickUp lleva la colaboración en documentos un paso más allá con su motor de IA integrado, ClickUp Brain. Conecta tus notas, tareas y conversaciones, lo que te ofrece una forma estructurada y eficiente de crear y gestionar documentos.
Además, genera automáticamente resúmenes de documentos largos y complejos y extrae información clave de tus wikis en cuestión de segundos. Los equipos pueden redactar informes detallados y realizar la edición del contenido generado con un asistente de escritura con IA que se adapta a sus necesidades.
Gracias a la posibilidad de adaptar el contenido a la guía de estilo de su marca, todos los documentos mantendrán la coherencia con la voz y el tono de su empresa.
¿Necesita informes de progreso sobre las tareas de su equipo? ClickUp Brain genera actualizaciones diarias y semanales, lo que ayuda a los equipos a realizar el seguimiento de los proyectos e identificar los cuellos de botella. Transforma la forma en que los equipos gestionan la documentación.
¿Sigue realizando un seguimiento manual de las aprobaciones, las actualizaciones y los plazos? ClickUp Automatizaciones puede encargarse de ello por usted, desencadenando tareas basadas en las actualizaciones de los documentos, configurando aprobaciones automáticas y manteniendo los proyectos en marcha con información basada en IA.
Se acabó comprobar manualmente las actualizaciones. Configura una automatización para que te avise cuando se realicen cambios, manteniendo a tu equipo alineado. La plataforma es tu campo de juego mientras automatizas los flujos de trabajo de documentos con las más de 100 automatizaciones de ClickUp.
Con la búsqueda conectada de ClickUp, puede localizar cualquier documento, tarea o recurso en cuestión de segundos. Utilice un sencillo comando para encontrar al instante lo que necesita, reduciendo el tiempo dedicado a buscar entre los archivos.
¿Quiere empezar a trabajar rápidamente con la documentación de proyectos? Aproveche la amplia biblioteca de plantillas personalizables de ClickUp. Elija entre múltiples documentos hechos a medida para su caso de uso, incluyendo documentación de procesos y plantillas wiki. Garantice la coherencia en todos sus informes, POE y bases de conocimientos: sáltese la configuración y céntrese en la ejecución.
👀 ¿Sabías que...? Un estudio reveló que los equipos que utilizan herramientas de colaboración en documentos basadas en IA, como ClickUp, reducen el tiempo de creación de contenido en un 40 %, lo que disminuye los errores y mejora la eficiencia.
Las mejores funciones de ClickUp
- Crea y personaliza documentos con páginas anidadas, formato enriquecido, incrustaciones multimedia y plantillas para crear wikis, hojas de ruta y bases de conocimientos internas sin esfuerzo.
- Convierte el texto de tus documentos de ClickUp en tareas de ClickUp y realiza el seguimiento del progreso fácilmente.
- Vincule documentos a flujos de trabajo para obtener actualizaciones fluidas de los proyectos.
- Activa el modo de enfoque de página en ClickUp Docs para eliminar distracciones mientras escribes.
📮ClickUp Insight: El 37 % de nuestros encuestados utiliza la IA para la creación de contenidos, incluyendo la redacción, la edición y los correos electrónicos. Sin embargo, este proceso suele implicar cambiar entre diferentes herramientas, como una herramienta de generación de contenidos y su entorno de trabajo. Con ClickUp, obtienes asistencia para la redacción basada en IA en todo el entorno de trabajo, incluyendo correos electrónicos, comentarios, chats, documentos y mucho más, todo ello manteniendo el contexto de todo tu entorno de trabajo.
Limitaciones de ClickUp
- Los usuarios novatos pueden experimentar una ligera curva de aprendizaje.
Precios de ClickUp
Valoraciones y opiniones sobre ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 10 000 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4400 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre ClickUp?
Una reseña de TrustRadius dice:
Esta es la ventaja especial de ClickUp: ofrece la mayoría de las herramientas necesarias para organizar los proyectos en un solo lugar. No solo permite la gestión y la asignación, sino que también ofrece otras herramientas en el mismo entorno, como Documentos, donde se pueden tomar notas y elaborar informes, y la integración con el Calendario y el correo electrónico, todo en un solo lugar. No es necesario utilizar programas externos o diferentes aplicaciones para cada función.
Esta es la ventaja especial de ClickUp: ofrece la mayoría de las herramientas necesarias para organizar los proyectos en un solo lugar. No solo permite la gestión y la asignación, sino que también ofrece otras herramientas en el mismo entorno, como Documentos, donde se pueden tomar notas y elaborar informes, y la integración con el Calendario y el correo electrónico, todo en un solo lugar. No es necesario utilizar programas externos o diferentes aplicaciones para cada función.
2. Documentos de Google (el mejor para la colaboración en documentos en tiempo real)
Para muchos, el camino hacia una mejor gestión de documentos suele comenzar con Documentos de Google. Tanto si estás realizando la edición del contenido con tu equipo como si estás añadiendo cambios de última hora antes de enviar el documento, este mantiene a todos en la misma página (literalmente).
El modo sin páginas de Docs elimina los molestos saltos de página para ofrecer un flujo ininterrumpido, mientras que los chips inteligentes te permiten etiquetar personas, vincular archivos e incluso añadir eventos a tus documentos.
Y si te quedas atascado, la asistencia de IA de Gemini puede ayudarte a organizar tus ideas, modificar la redacción o resumir los puntos clave.
Los mejores elementos de los Documentos de Google
- Genere documentos profesionales y estructurados con la ayuda de la IA de Gemini.
- Inserte correos electrónicos con formato, notas de reuniones y rastreadores de revisión utilizando herramientas de lienzo inteligente de Canva.
- Organice proyectos complejos con pestañas de documentos para agrupar contenido relacionado.
Limitaciones de los Documentos de Google
- Requiere acceso a Internet para funciones clave como la colaboración en tiempo real, la asistencia Gemini con tecnología de IA y los chips inteligentes.
Precios de Documentos de Google
- Free Forever
- Google Workspace Business Starter: 8,40 $ al mes por usuario.
- Google Workspace Business Standard: 16,80 $ al mes por usuario.
- Google Workspace Business Plus: 26,40 $ al mes por usuario.
- Google Workspace Enterprise: precios personalizados.
Valoraciones y reseñas de Documentos de Google
- G2: No hay suficientes reseñas.
- Capterra: 4,7/5 (más de 28 000 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre los Documentos de Google?
Una reseña de Capterra dice:
Últimamente utilizo más Documentos de Google, ya que permiten un uso compartido de archivos con varias personas al mismo tiempo, lo que permite que un mayor número de personas trabajen simultáneamente en el archivo, lo que a su vez facilita el trabajo en equipo y aumenta nuestra productividad de forma exponencial.
Últimamente utilizo más Documentos de Google, ya que permiten el uso compartido de archivos con varias personas al mismo tiempo, lo que permite que un mayor número de personas trabajen simultáneamente en el archivo, lo que a su vez facilita el esfuerzo en equipo y aumenta nuestra productividad de forma exponencial.
💡 Consejo profesional: Escriba «@» en Documentos de Google para insertar al instante correos electrónicos con formato, invitaciones de calendario, rastreadores de revisiones, notas de reuniones y mucho más. ¡No es necesario formatear manualmente!
3. Notion (el mejor para un entorno de trabajo todo en uno y para tomar notas)
¿Necesitas un entorno de trabajo flexible para gestionar tus documentos? La configuración basada en bloques de Notion te ofrece un mayor control sobre tu contenido, permitiéndote mezclar y combinar la ubicación del texto, las imágenes, las bases de datos y los elementos incrustados como si se tratara de un juego de Lego digital.
Cada elemento de un documento de Notion es un bloque móvil, por lo que puedes reorganizar, reestructurar y perfeccionar tu contenido sin esfuerzo. Todo se puede ajustar, tanto si estás creando un hub de conocimientos, realizando el seguimiento de proyectos o intercambiando ideas.
Con Notion, también puedes interconectar páginas, transformando notas inconexas en un sistema dinámico que crece con tu flujo de trabajo.
Las mejores funciones de Notion
- Crea documentos estructurados, wikis y páginas de proyectos en una sola plataforma.
- Colabora con tus compañeros de equipo mediante entornos de trabajo compartidos, edición en tiempo real y comentarios.
- Automatice los flujos de trabajo con herramientas basadas en IA para reducir las tareas manuales.
- Integre con Google Drive, Slack y Trello para una mejor conexión.
Limitaciones de Notion
- La plataforma puede resultar compleja para los principiantes.
- La experiencia de la aplicación móvil es limitada.
Precios de Notion
- Free
- Además: 12 $ al mes por usuario.
- Empresa: 18 $ al mes por usuario
- Corporación: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Notion
- G2: 4,7/5 (más de 6000 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 2400 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Notion?
Un usuario de Reddit comparte:
Considero que Notion es la mejor opción cuando se utiliza como un sistema wiki/de gestión de información para almacenar información estructurada a largo plazo, específicamente para el arquetipo de toma de notas del arquitecto. Algunos ejemplos de uso son las revisiones diarias/semanales, el wiki de vida (aficiones, metas, etc.), la planificación/visión general de proyectos (no la gestión de proyectos), etc.
Considero que Notion es la mejor opción cuando se utiliza como sistema wiki/de gestión de información para almacenar información estructurada a largo plazo, concretamente para el arquetipo de toma de notas del arquitecto. Algunos ejemplos de uso son las revisiones diarias/semanales, el wiki de vida (aficiones, metas, etc.), la planificación/panorámica de proyectos (no la gestión de proyectos), etc.
4. Dropbox Paper (ideal para equipos creativos y colaboración con gran cantidad de archivos multimedia)
Dropbox Paper es como una pizarra digital combinada con un cuaderno, diseñada para equipos que desean crear, revisar y organizar ideas en un solo lugar. Mantiene todo (texto, medios y archivos) ordenado y accesible, con colaboración en tiempo real para que nadie se quede fuera del circuito.
Además, cuenta con el respaldo del almacenamiento en la nube de Dropbox, lo que significa que puedes acceder a tu trabajo desde cualquier lugar. Ya sea para intercambiar ideas, planificar sprints o redactar contenido para redes sociales, ofrece un espacio flexible para la colaboración sin necesidad de utilizar múltiples herramientas.
Las mejores funciones de Dropbox Paper
- Incruste e interactúe con Figma, SoundCloud, Pinterest y otros formatos multimedia sin salir del documento.
- Convierte al instante cualquier documento en una presentación a pantalla completa con formato automático.
- Etiqueta a tus compañeros de equipo en línea para asignarles tareas específicas directamente dentro de un documento.
Limitaciones de Dropbox Paper
- No hay una estructura de carpetas específica para organizar los documentos; todo se queda en un único feed.
- Carece de funciones avanzadas de gestión de tareas.
Precios de Dropbox Paper
Dropbox Paper se incluye de forma gratuita con todas las cuentas de Dropbox. Estos son los planes de precios de Dropbox:
- Básico: Gratis
- Plus (para uso personal): 11,99 $ al mes.
- Profesional: 19,99 $ al mes (un usuario)
- Estándar: 18 $ al mes por usuario
- Avanzado: 30 $ al mes por usuario
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Dropbox Paper
- G2: 4,1/5 (más de 4500 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 240 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Dropbox Paper?
Una reseña de G2 cita:
La edición colaborativa en tiempo real y la integración con otras herramientas de Dropbox Paper lo convierten en una plataforma eficiente. Es fácil de implementar con Slack y otros servicios. Lo hemos estado utilizando para todos nuestros PRD y para crear documentos técnicos.
La edición colaborativa en tiempo real y la integración con otras herramientas de Dropbox Paper lo convierten en una plataforma muy eficiente. Es fácil de implementar con Slack y otros servicios. Lo hemos estado utilizando para todos nuestros PRD y para crear documentos técnicos.
5. Confluence (el mejor para la gestión del conocimiento de la corporación)
¿Quieres un entorno de trabajo en el que las notas de los proyectos, los resúmenes de las reuniones y los documentos no estén dispersos? Aunque personalmente recomendamos ClickUp, para algunos equipos, Confluence puede ser la respuesta.
Organiza todo con un sistema de páginas anidadas, lo que mantiene la información estructurada y fácil de encontrar. La oferta de Confluence, Blueprints, ofrece plantillas para tareas como notas de reuniones y retrospectivas, lo que reduce el trabajo repetitivo.
Gracias a la edición en tiempo real, los comentarios y las integraciones, los equipos pueden colaborar sin perder de vista las actualizaciones. Es un lugar centralizado para capturar ideas, documentar el trabajo y mantener los proyectos en marcha.
Las mejores funciones de Confluence
- Organice el conocimiento con estructuras de páginas anidadas y espacios dedicados.
- Colabora mediante comentarios en línea, reacciones en la página y asignación de tareas.
- Vincula documentos con sprints, tickets e informes a través de la integración con Jira.
- Automatice los flujos de trabajo con reglas que actúan como desencadenantes para activar actualizaciones y notificaciones.
- Personalice la documentación con macros, tablas dinámicas y gráficos.
Limitaciones de Confluence
- Puede resultar abrumador para equipos pequeños o necesidades de documentación sencillas.
- Las funciones avanzadas requieren un plan de pago.
Precios de Confluence
- Básico: Gratis, gratuito/a
- Estándar: Hasta 6,40 $ por usuario al mes.
- Premium: Hasta 12,30 $/usuario al mes
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Confluence.
- G2: 4,1/5 (más de 3700 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 3500 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Confluence?
Un usuario de Capterra comparte:
Llevo más de cinco años utilizando Confluence y me resulta muy útil para la documentación y la colaboración.
Llevo más de cinco años utilizando Confluence y me resulta muy útil para la documentación y la colaboración.
📚 Lea también: El mejor software de intranet para conectar equipos de forma segura en términos de seguridad
6. Microsoft OneDrive y Word (lo mejor para los usuarios del ecosistema de Microsoft)
Microsoft OneDrive y Word funcionan juntos como una potente suite de colaboración de documentos al combinar el almacenamiento en la nube con la edición en tiempo real y el control de versiones.
Los documentos se almacenan en OneDrive, por lo que se puede acceder a ellos desde cualquier lugar y cualquier dispositivo. Puede realizar el uso compartido de documentos de Word con personas específicas o generar un enlace con acceso de vista/edición. OneDrive realiza el seguimiento de los cambios, lo que le permite ver y restaurar versiones anteriores de un documento.
Trabaje en un documento desde Word en la web, el escritorio o el móvil: todo permanece sincronizado. Microsoft OneDrive también se integra con aplicaciones de Office como Word, Excel y PowerPoint.
Las mejores funciones de Microsoft OneDrive y Word.
- Realiza la edición de archivos de Word, Excel y PowerPoint en tiempo real.
- Proteja los archivos confidenciales con la verificación en dos pasos de Personal Vault.
- Escanee y digitalice documentos en el móvil.
- Sincroniza archivos entre dispositivos y accede a ellos sin conexión.
Limitaciones de Microsoft OneDrive y Word
- Requiere una suscripción a Microsoft 365 para disfrutar de todas las funciones.
- El uso compartido de archivos fuera del ecosistema de Microsoft es complicado.
Precios de Microsoft OneDrive y Word
- OneDrive para empresas: 5 $ al mes por usuario, facturado anualmente.
- Microsoft 365 Business Basic: 6 $ al mes por usuario, facturado anualmente.
- Microsoft 365 Business Standard: 12,60 $ al mes por usuario, facturado anualmente.
Valoraciones y reseñas de Microsoft OneDrive y Word.
- G2: 4,3/5 (más de 9600 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 12 000 opiniones)
🧠 Dato curioso: la función «Control de cambios» de Microsoft Word debutó en Word 97, revolucionando la forma en que los equipos revisaban y realizaban la edición de documentos digitalmente. Antes de eso, la gente solía marcar manualmente las copias impresas con bolígrafos rojos.
7. Evernote (el mejor para la organización personal y la toma de notas)
¿Buscas una herramienta que agilice la toma de notas y la organización de proyectos? Evernote hace mucho más que almacenar tus notas: te ayuda a estructurar ideas, colaborar y estar al día con tus tareas.
La función de vinculación de notas de Evernote te permite conectar notas relacionadas, creando un centro de conocimiento personal. Con el reconocimiento de escritura a mano, la herramienta extrae texto de notas y imágenes garabateadas, lo que permite buscar incluso en documentos escaneados.
Las mejores funciones de Evernote
- Recorta y guarda páginas web completas con enlaces e imágenes incrustados.
- Organice sus notas con cuadernos anidados, etiquetas y búsqueda inteligente.
- Colabora mediante el uso compartido de notas y la asignación de tareas dentro de los cuadernos.
- Anote PDF e imágenes directamente en sus notas.
Limitaciones de Evernote
- El plan Free tiene funciones limitadas y sincronización de dispositivos.
Precios de Evernote
- Free Forever
- Personal: 14,99 $ al mes.
- Profesional: 17,99 $ al mes.
Valoraciones y reseñas de Evernote
- G2: 4,4/5 (más de 2000 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 8200 opiniones)
8. Slack (el mejor para la colaboración en documentos centrada en la comunicación)
Mantener a tu equipo alineado puede ser complicado, pero Slack pretende facilitarte la tarea. Se trata de un hub de colaboración en equipo diseñado para una comunicación rápida y organizada, que cuenta con canales específicos para agilizar las conversaciones por proyecto, departamento o tema.
Slack permite la colaboración en documentos al permitir a los usuarios compartir archivos directamente en canales o mensajes directos, donde los compañeros de equipo pueden debatir y aportar comentarios en contexto. Se integra con herramientas como Google Drive, OneDrive y Notion, lo que permite a los usuarios previsualizar, comentar y actualizar documentos sin salir de Slack.
Las conversaciones encadenadas y las reacciones con emojis facilitan el seguimiento de los comentarios y las decisiones relacionadas con documentos específicos.
Las mejores funciones de Slack
- Gestiona múltiples entornos de trabajo con Enterprise Grid.
- Encuentre mensajes, archivos y enlaces con la búsqueda avanzada.
- Automatice recordatorios, aprobaciones y actualizaciones con flujos de trabajo personalizados.
- Centralice la comunicación del equipo con hilos, menciones y mensajes directos.
Limitaciones de Slack
- No es ideal para la colaboración en documentos largos.
- La versión gratuita tiene un historial de mensajes con límite.
Precios de Slack
- Free Forever
- Pro: 8,75 $ al mes por usuario.
- Business Plus: 15 $ al mes por usuario
- Enterprise Grid: Precio personalizado
Valoraciones y reseñas de Slack
- G2: 4,5/5 (más de 34 100 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 23 000 opiniones)
📮ClickUp Insight: Los equipos con bajo rendimiento son cuatro veces más propensos a utilizar más de 15 herramientas, mientras que los equipos con alto rendimiento mantienen su eficiencia limitando su conjunto de herramientas a nueve plataformas o menos. Pero, ¿qué tal si utilizas una sola plataforma?
Como aplicación integral para el trabajo, ClickUp reúne tus tareas, proyectos, documentos, wikis, chats y llamadas en una única plataforma, con flujos de trabajo basados en IA. ¿Listo para trabajar de forma más inteligente? ClickUp funciona para todos los equipos, hace que el trabajo sea visible y te permite centrarte en lo que importa, mientras que la IA se encarga del resto.
9. Zoho Writer (el mejor para la creación de documentos basados en la nube)
Las grandes ideas necesitan espacio para crecer, y Zoho Writer se lo proporciona. Este procesador de textos basado en la nube ofrece una interfaz limpia y ofrece compatibilidad con la colaboración en tiempo real.
Los equipos pueden realizar la edición de documentos juntos, dejar comentarios y realizar el seguimiento del historial de versiones sin complicaciones. Se integra con otras aplicaciones de Zoho, lo que lo hace útil para aquellos que ya utilizan la suite Zoho.
Con edición sin conexión, plantillas de documentos y permisos personalizables, Zoho Writer equilibra la simplicidad con la funcionalidad, proporcionando a los equipos las herramientas de colaboración que necesitan para trabajar juntos de manera eficiente.
Las mejores funciones de Zoho Writer
- Comprueba la gramática y el tono con las sugerencias automatizadas del asistente de IA Zia.
- Resumir, reescribir y ajustar el texto con las herramientas de edición integradas.
- Convierte documentos en formularios rellenables con recopilación automática de datos.
- Incorpore datos CRM en tiempo real a los documentos para obtener actualizaciones en tiempo real y mayor precisión.
- Restringe las ediciones a secciones específicas mientras mantienes otras abiertas.
Limitaciones de Zoho Writer
- Altamente optimizado para el ecosistema Zoho; integraciones externas con límite.
- Las funciones avanzadas de automatización requieren tiempo para realizar los ajustes y familiarizarse con ellas.
Precios de Zoho Writer
- Starter: 2,50 $ al mes para hasta 3 usuarios, facturado anualmente.
- Equipo: 4,50 $ al mes para hasta 3 usuarios, facturado anualmente.
- Empresa: 9 $ al mes para hasta 3 usuarios, facturado anualmente.
Valoraciones y reseñas de Zoho Writer
- G2: 4,4/5 (más de 100 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 40 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Zoho Writer?
Un usuario de Reddit elogia Zoho Suite frente a Google Workspace:
He utilizado Zoho Writer, que tiene plantillas de documentos rellenables y plantillas firmables integradas, y se integra perfectamente con Zoho Sign (que funciona a la perfección) y también con DocuSign o Adobe Sign.
He utilizado Zoho Writer, que tiene plantillas de documentos rellenables y plantillas firmables integradas, y se integra perfectamente con Zoho Sign (que funciona a la perfección) y también con DocuSign o Adobe Sign.
10. Coda (el mejor para combinar documentos con potentes bases de datos)
Coda combina documentos, hojas de cálculo y bases de datos en un solo software. Es un entorno de trabajo flexible donde los equipos pueden escribir, realizar el seguimiento de las tareas y gestionar datos sin tener que utilizar múltiples herramientas. Desde simples documentos hasta botones, fórmulas y tablas interactivas en su página, Coda lo gestiona todo.
Las mejores funciones de Coda
- Combina texto, tablas y bases de datos para crear documentos interactivos.
- Automatice tareas con botones, fórmulas e integraciones.
- Sincroniza los rastreadores en tiempo real para sustituir las hojas de cálculo estáticas.
- Genere contenido, resumir información y analice datos con IA.
- Inicie proyectos utilizando plantillas para productos, marketing y recursos humanos.
Limitaciones de Coda
- Una curva de aprendizaje más pronunciada en comparación con los editores de documentos básicos.
- Las funciones avanzadas de IA y automatización solo están disponibles en los planes de pago.
Precios de Coda
- Básico: Gratis
- Pro: 12 $/usuario al mes
- Equipo: 36 $/usuario al mes
- Enterprise: precios personalizados
Valoraciones y opiniones sobre Coda
- G2: 4,7/5 (más de 460 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 90 opiniones)
11. Slite (el mejor para la documentación de equipos remotos)
Una base de conocimientos debe simplificar sus flujos de trabajo, no complicar la forma en que gestiona la información. Slite ayuda a los equipos a documentar, encontrar y compartir información sin añadir más desorden. Diseñado para el teletrabajo e híbrido, proporciona un espacio estructurado pero flexible para mantener todo organizado.
Los miembros del equipo pueden crear, realizar edición y buscar documentos fácilmente, lo que garantiza que la información importante esté siempre accesible. Con herramientas colaborativas y una navegación intuitiva, Slite facilita la coordinación.
Las mejores funciones de Slite
- Obtenga respuestas instantáneas de la documentación del equipo con la función Ask.
- Organice y acceda a los registros de decisiones dentro de Discussions.
- Identifique las lagunas no documentadas y proporcione indicaciones a los equipos para que las aborden con IA.
Limitaciones de Slite
- Funcionalidad offline con límite, que requiere acceso constante a Internet.
- Centrado en la documentación estructurada; menos ideal para tomar notas de forma libre.
Precios de Slite
- Estándar: 10 $/usuario al mes
- Premium: 15 $/usuario al mes
- Corporación: precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Slite.
- G2: 4,6/5 (260 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 40 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Slite?
Un usuario de Capterra dice:
Es una buena herramienta para que los equipos creen una base de conocimientos, así como un lugar único donde guardar todas las notas y documentos de planificación.
Es una buena herramienta para que los equipos creen una base de conocimientos, así como un lugar único donde guardar todas las notas y documentos de planificación.
Documenta tu camino hacia el éxito con ClickUp.
Cuando se maneja un proyecto de alto riesgo, lo último que se necesita es una falta de comunicación que lo desvíe de su curso. La herramienta de colaboración de documentos adecuada mantiene todo alineado, lo que hace que el trabajo en equipo sea más fluido y esté más conectado.
ClickUp destaca por su gestión del flujo de trabajo integrada en los proyectos y sus funciones de colaboración en tiempo real dentro de ClickUp Docs. Cubre una amplia gama de necesidades empresariales, desde la automatización y el almacenamiento en la nube hasta la documentación estructurada y basada en IA.
¿Está listo para mejorar la productividad de su equipo con el mejor software de colaboración en documentos? ¡Regístrese ahora para obtener una cuenta gratuita de ClickUp!