Como gestor de proyectos, es probable que dedique una parte importante de su semana laboral al trabajo administrativo, que consiste en gestionar el papeleo y organizar la información. Este trabajo administrativo puede consumir un tiempo valioso que podría dedicarse a tareas de mayor valor.
El software de gestión documental está diseñado para aliviar la carga del trabajo manual mediante la organización y categorización de archivos, la asignación de permisos de acceso y la creación de flujos de trabajo para aprobaciones y revisiones.
En esta guía, profundizaremos en los mejores programas de gestión documental y en cómo aprovecharlos como ubicación centralizada para el uso compartido de documentos y la colaboración.
¿Qué debe buscar en un software de gestión documental (DMS)?
A la hora de buscar un sistema de gestión documental, es fundamental dar prioridad a las medidas de seguridad de primer nivel para proteger la información confidencial, evitar violaciones de datos y cumplir con las normativas de protección de datos. Funciones clave como:
- Controles de acceso
- Cifrado
- Copia de seguridad y recuperación de datos
- Permisos
- Funciones de búsqueda
- Acceso a la nube
La colaboración también es una función imprescindible en su sistema de gestión documental. Usted quiere que su equipo pueda colaborar en documentos en tiempo real, asignar tareas, dejar comentarios y realizar el uso compartido de archivos de forma segura. Y, por supuesto, ¡necesita poder encontrar contenido sin tener que introducir demasiadas indicaciones!
Por último, la integración con otras herramientas de gestión de proyectos, como la gestión de tareas y el seguimiento de proyectos, ayudará a su equipo a optimizar los flujos de trabajo interfuncionales. Esta integración fomenta la colaboración, el intercambio de conocimientos y mejora la toma de decisiones.
Los 10 mejores programas de gestión documental
1. ClickUp
ClickUp es una plataforma de productividad todo en uno diseñada para equipos de todos los tamaños con el fin de crear atractivos documentos, wikis y otros archivos, que se pueden conectar a los flujos de trabajo para ejecutar ideas con su equipo.
Con opciones de personalización completas, ClickUp ofrece una experiencia flexible para ayudar a gestionar las cargas de trabajo, realizar el seguimiento del progreso y mantenerse conectado desde cualquier lugar. La colaboración es el núcleo de todas las funciones, con numerosas herramientas diseñadas para mantener a los equipos multifuncionales actualizados y alineados.
Además, ClickUp se integra con más de 1000 herramientas de trabajo, lo que permite a los equipos sincronizar todo su trabajo y optimizar los procesos interfuncionales en una única plataforma.
Las mejores funciones de ClickUp
- Un Centro de ayuda en línea detallado, seminarios web y soporte para ayudarle a sacar el máximo partido a la plataforma.
- Una función dinámica de metas para alinear al equipo con los OKR y realizar el seguimiento del progreso de múltiples maneras.
- Comentarios asignados y encadenados en cualquier documento, tarea o pizarra de ClickUp.
- Pizarras colaborativas para desarrollar ideas en tiempo real junto con el equipo.
- (Elaboración de) informes y paneles para obtener una panorámica instantánea de su trabajo.
- Un completo plan Free Forever y opciones asequibles en todos los planes de precios.
- Asignación de tareas a múltiples personas asignadas para una transparencia total en todo el progreso.
- Más de 15 vistas personalizables para gestionar tareas desde todos los ángulos.
- Interfaz de usuario fácil de usar con modo en línea y sin conexión.
- Más de 50 automatizaciones para optimizar cualquier flujo de trabajo de proyectos.
- Estados de tareas personalizados para las necesidades de su proyecto.
- Una amplia biblioteca de plantillas para cada caso de uso, desde la toma de notas hasta los resúmenes de proyectos.
Limitaciones de ClickUp
- Su amplio conjunto de funciones puede suponer una curva de aprendizaje para algunos usuarios.
- No todas las vistas están disponibles en la app móvil, por el momento.
Precios de ClickUp
- plan Free Forever
- Plan Unlimited: 5 $ por usuario al mes.
- Plan Business: 12 $ por usuario al mes.
- Plan Business Plus: 19 $ por usuario al mes.
- Plan Enterprise: póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 6500 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 3500 opiniones)
2. Revver
Revver, anteriormente Rubex, es un sistema de gestión de documentos en línea diseñado para ayudar a las empresas a organizar, almacenar y realizar el uso compartido de documentos de forma segura. Revver Docs está integrado con aplicaciones populares de almacenamiento en la nube, como Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive.
La plataforma también ofrece una serie de funciones, como control de versiones de archivos, capacidades de búsqueda de documentos y control de acceso seguro, de modo que solo los usuarios autorizados puedan ver o realizar ediciones en información confidencial.
Las mejores funciones de Revver
- Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para archivar automáticamente los documentos en su ubicación predefinida.
- Búsqueda avanzada para identificar carpetas en las que faltan documentos esenciales.
- Control de autenticación multifactorial para acceder a los documentos.
- Firma electrónica dedicada para sustituir los documentos en papel.
- Visor de documentos con doble pantalla
Limitaciones de Revver
- Carece de herramientas de gestión de tareas en comparación con otros sistemas de gestión documental.
- Se requiere una cuenta para acceder al Centro de ayuda de Revver.
Precios de Revver
- Póngase en contacto con Revver para obtener más información sobre los precios.
Valoraciones y reseñas de Revver
- G2: 4,3/5 (más de 330 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 880 opiniones)
3. Connecteam
Connecteam es un software de gestión de equipos y compromiso de los empleados. Su función de documentos facilita la colaboración de los equipos en documentos, formularios y encuestas.
Tener todos los archivos de los empleados, certificados y documentos comerciales en un solo lugar puede suponer un gran cambio para los departamentos de RR. HH. y los gerentes. Un sistema centralizado puede mejorar la eficiencia y la productividad al permitir un fácil acceso a los documentos, eliminar la necesidad de almacenamiento físico y reducir el riesgo de pérdida o extravío de archivos. Con una solución digital, el personal de RR. HH. puede buscar, recuperar y realizar el uso compartido de documentos fácilmente con sus compañeros, ¡incluso si trabajan en teletrabajo!
Las mejores funciones de Connecteam
- Función de acciones rápidas para realizar acciones rápidas que afectan a todos los documentos.
- Permisos para vista, carga, aprobación/rechazo y edición de documentos.
- Paquetes de documentos (carpetas) para asignar a usuarios individuales o grupos inteligentes.
- Cursos para crear procesos específicos que deben seguir los empleados.
- Fechas de caducidad por documento o tipo de entrada
Limitaciones de Connecteam
- Funciones de colaboración en tiempo real con límites.
- Carece de capacidades de automatización de flujos de trabajo.
Precios de Connecteam
- Pequeñas empresas: gratis para hasta 10 usuarios.
- Básico: 29 $ al mes para los primeros 30 usuarios.
- Avanzado: 49 $ al mes para los primeros 30 usuarios.
- Experto: 99 $ al mes para los primeros 30 usuarios.
Valoraciones y reseñas de Connecteam
- G2: 4,3/5 (más de 30 opiniones)
- Capterra: 4,8/5 (más de 260 opiniones)
4. Confluence
Confluence es un sistema de espacio de trabajo en equipo con funciones de software de gestión de documentos para crear, compartir, organizar y debatir el trabajo con equipos de cualquier tamaño. Ayuda a las personas de una organización a colaborar en proyectos de forma más eficaz y eficiente, ya que les permite almacenar y compartir su trabajo en una ubicación centralizada.
Con Confluence, los equipos pueden crear y compartir ideas, realizar la edición de documentos de forma colaborativa en tiempo real, realizar el seguimiento del progreso de los proyectos, mantener a todos informados de los cambios mediante notificaciones y mucho más. Además, potentes funciones como la elaboración de informes, los paneles y la integración con otras herramientas ayudan a los equipos a estar al día de sus proyectos.
¡Compare Confluence con Documentos de Google!
Las mejores funciones de Confluence
- Feed personalizado para mostrar los espacios que una persona ha visitado recientemente, los borradores de páginas en curso y la actividad de las páginas.
- Edición en tiempo real con un equipo remoto o empleados remotos.
- Integraciones con Box, Dropbox y Google Drive.
- Rótulos de página para acelerar la búsqueda de contenido.
- Función de importación de documentos de Word
Limitaciones de Confluence
- Los equipos que no se dedican al desarrollo de software encontrarán esta herramienta difícil de aprender.
- Diseñado y con un precio adecuado para la colaboración a nivel de corporación (echa un vistazo a estas alternativas a Confluence ).
Precios de Confluence
- Gratis: para 10 usuarios (solo suscripción mensual)
- Estándar: 5,75 $ por usuario (estimado)
- Premium: 11 $ por usuario (estimado)
- Corporación: póngase en contacto con Confluence para obtener más información.
Valoraciones y reseñas de Confluence
- G2: 4,1/5 (más de 3000 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 2000 opiniones)
¡Compare Confluence con Notion!
5. DocuPhase
DocuPhase es una solución de gestión documental que ayuda a las organizaciones a controlar sus procesos basados en papel. Proporciona una plataforma para capturar y gestionar documentos, optimizar los procesos de flujo de trabajo y mejorar la colaboración. Con DocuPhase, los usuarios pueden almacenar, gestionar y acceder de forma segura a todo tipo de documentos desde cualquier parte del mundo a través de la nube o de instalaciones locales.
La plataforma incluye un conjunto de funciones como captura e índice de documentos, capacidades de búsqueda, enrutamiento y aprobación de documentos, herramientas de colaboración en línea, registros de auditoría y control de versiones.
Las mejores funciones de DocuPhase
- Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para leer e interpretar datos específicos.
- Permisos personalizados para diferentes tipos de procesos empresariales.
- Etiquetas preestablecidas automáticas y términos de índice para los archivos entrantes.
- Funciones de búsqueda avanzadas para encontrar la información exacta.
- Integraciones con NetSuite, Dynamics, Sage y más.
Limitaciones de DocuPhase
- Opciones limitadas de formación para aprender y adoptar el software.
- Orientado a la automatización de la contabilidad.
Precios de DocuPhase
- Póngase en contacto con DocuPhase para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de DocuPhase
- G2: 4,2/5 (más de 15 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 70 opiniones)
6. Bloomfire
Bloomfire es un software para el uso compartido de conocimientos que ayuda a aumentar la colaboración y la productividad dentro de un equipo. Ofrece a los usuarios la posibilidad de almacenar y compartir información, documentos, vídeos, imágenes y otros contenidos de forma segura en una plataforma organizada. Se puede utilizar como wiki interno, intranet o incluso como plataforma de aprendizaje electrónico.
La plataforma facilita la búsqueda y la gestión de contenidos, lo que permite a los equipos trabajar juntos de forma más eficiente. También ofrece potentes funciones de búsqueda, para que los usuarios puedan acceder rápidamente a la información que necesitan.
Las mejores funciones de Bloomfire
- Editor de texto enriquecido con gráficos, imágenes, audio y vídeo.
- Opciones de marcar para revisión e importación/exportación masiva.
- Bucles de retroalimentación para respaldar los procesos empresariales
- Etiquetas generadas por IA para un mejor almacenamiento de documentos.
- Contenido de preguntas y respuestas con función de búsqueda
Limitaciones de Bloomfire
- Falta de integraciones en comparación con otras soluciones de gestión documental.
- Falta de funciones de colaboración
Precios de Bloomfire
- Bloomfire tiene un precio inicial de 25 $ por usuario al mes, escalable según el volumen y el modelo.
Valoraciones y reseñas de Bloomfire
- G2: 4,6/5 (más de 460 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (más de 200 opiniones)
7. SharePoint
Sharepoint es un sistema de gestión de documentos empresarial que ayuda a los equipos a compartir y gestionar contenidos dentro del ecosistema de Microsoft Office. Proporciona un espacio centralizado para que los equipos almacenen, organicen y compartan documentos, datos y recursos desde cualquier dispositivo. Sharepoint también cuenta con potentes funciones, como herramientas de colaboración que permiten a los equipos trabajar juntos en tiempo real y capacidades de control de versiones para realizar el seguimiento de los cambios en el contenido.
La plataforma también ofrece numerosas funciones de seguridad para garantizar la protección de los datos, como permisos basados en roles y capacidades de auditoría. Con esta potente plataforma, los equipos pueden optimizar su flujo de trabajo, aumentar la eficiencia organizativa y crear un entorno más colaborativo.
Las mejores funciones de SharePoint
- Retenciones in situ para preservar de forma programada el contenido y evitar que se elimine o se realice edición.
- Bibliotecas de documentos con versiones y control de acceso.
- Visualización y edición sin conexión en Mac o PC.
- 1 TB de almacenamiento en OneDrive por usuario.
- Colaboración en tiempo real
Limitaciones de SharePoint
- Requiere la compra de software adicional de Microsoft para aprovechar al máximo el potencial de Sharepoint.
- No es intuitivo con software que no sea de Microsoft.
Precios de SharePoint
- Plan 1 de SharePoint Online: 5 $ por usuario al mes, suscripción anual.
- Plan 2 de SharePoint Online: 10 $ por usuario al mes, suscripción anual.
- Office 365 E3: 23 $ por usuario al mes, suscripción anual.
Valoraciones y reseñas de SharePoint
- G2: 4/5 (más de 8200 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (más de 4900 opiniones)
¡Echa un vistazo a estas alternativas a SharePoint!
8. Notion
Notion es un entorno de trabajo todo en uno para la gestión de documentos y la colaboración en equipo. Sirve como herramienta de base de datos para que los equipos creen, almacenen, organicen y realicen el uso compartido de documentos en una ubicación centralizada.
Los equipos pueden crear capítulos y subsecciones para organizar documentos, configurar plantillas personalizadas para acceder rápidamente al contenido de uso frecuente, añadir etiquetas y comentarios para realizar el seguimiento de la información importante, y asignar tareas y fechas límite para la gestión colaborativa de proyectos.
Las mejores funciones de Notion
- Historial de versiones que le permite volver a versiones anteriores de un documento.
- Integración perfecta con servicios de almacenamiento en la nube para facilitar la transferencia de datos.
- Edición colaborativa con compatibilidad para múltiples usuarios en un solo documento.
- Control de acceso con permisos granulares para archivos y páginas.
- Acceso móvil para abrir y enviar archivos sobre la marcha.
Limitaciones de Notion
- El alto grado de flexibilidad también puede suponer un reto a la hora de saber por dónde empezar o cómo organizar la información de forma eficaz (consulte las alternativas a Notion ).
- Acceso limitado a controles avanzados, a menos que tenga el plan Enterprise.
Precios de Notion
- Versión gratuita
- Estándar: 8 $ por usuario al mes.
- Premium: 15 $ por usuario al mes.
- Enterprise: póngase en contacto con Notion para obtener más información.
Valoraciones y reseñas de Notion
- G2: 4,7/5 (más de 1700 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 1400 opiniones)
9. Box
Box es un software de gestión documental y un servicio para compartir archivos. Ofrece soluciones de seguridad de almacenamiento, colaboración y comunicación para ayudar a las organizaciones a almacenar, compartir y gestionar sus documentos, hojas de cálculo y otros archivos digitales en la nube. Con Box, los usuarios pueden acceder a sus archivos almacenados desde cualquier dispositivo y compartirlos fácilmente con compañeros de trabajo o socios externos.
La plataforma también ofrece funciones como el control de versiones para realizar el seguimiento de los cambios en los documentos a lo largo del tiempo, el cifrado para mayor seguridad de la información confidencial y controles de permisos granulares para decidir quién tiene acceso a qué datos. Además, Box ofrece funciones de nivel empresarial, como la integración con los sistemas informáticos y las políticas de seguridad existentes, la personalización de la marca y la experiencia del usuario, y potentes capacidades de análisis.
Las mejores funciones de Box
- Protección nativa contra fugas de datos y detección de amenazas cibernéticas gracias a herramientas avanzadas de aprendizaje automático.
- Integración con aplicaciones de trabajo populares como ClickUp, Microsoft Teams y Oracle NetSuite.
- Uso compartido de archivos con un solo clic para enviar archivos grandes con facilidad.
- Box Notes para crear planes y calendarios de proyectos.
- Box Sign para firmas electrónicas ilimitadas.
Limitaciones de Box
- Intentar abrir varios archivos PDF desde la interfaz de búsqueda de Box Drive puede provocar un error.
- El cifrado con clave privada es una función de pago.
Precios de Box
- Póngase en contacto con Box para obtener más información.
Valoraciones y reseñas de Box
- G2: 4,2/5 (más de 4800 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 5000 opiniones)
10. Brandfolder
Brandfolder es una plataforma de gestión de activos digitales en línea que permite a las empresas almacenar, organizar, realizar el uso compartido y el seguimiento de sus activos de marca. La plataforma sirve como hub centralizado para gestionar todos los materiales de marca de una empresa, incluyendo imágenes, logotipos, vídeos, documentos, material de marketing, presentaciones y mucho más.
Con la interfaz intuitiva de Brandfolder, los usuarios pueden acceder, gestionar, realizar el uso compartido y el seguimiento de todos los activos de su marca de forma rápida y sencilla en un solo lugar. Además, las potentes herramientas de Brandfolder facilitan el control del uso y la distribución de los activos, para que la imagen de marca de su empresa sea coherente en todos los canales.
Las mejores funciones de Brandfolder
- Ajustes de activos públicos y privados para documentos importantes.
- Gestión de usuarios con acceso rápido a información sobre los usuarios.
- Compatibilidad con múltiples formatos de archivo para la creación de documentos.
- Funcionalidad de carga de archivos para invitados externos.
- Cargas masivas con acciones de arrastrar y soltar.
Limitaciones de Brandfolder
- El envío de varios documentos para su aprobación no es una función compatible.
- Carece de capacidades de personalización en los planes que no son para corporaciones.
Precios de Brandfolder
- Póngase en contacto con Brandfolder para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Brandfolder
- G2: 4,5/5 (más de 1100 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 430 opiniones)
La herramienta definitiva para la gestión colaborativa de documentos: ClickUp Docs
ClickUp es la opción ideal para equipos que buscan un sistema integral de gestión de documentos para administrar todo tipo de contenido interno y dirigido a los clientes.
La versatilidad de la plataforma se extiende a su amplia gama de herramientas de gestión de proyectos y colaboración, lo que la convierte en una solución integral para equipos que buscan optimizar su flujo de trabajo. ¡Empiece hoy mismo a utilizar el entorno de trabajo de ClickUp!