Como gestor de proyectos, es probable que dedique una parte importante de su semana laboral a gestionar el papeleo y organizar la información. Este trabajo administrativo puede quitarle un tiempo valioso que podría dedicar a tareas de gran valor.
El software de gestión de documentos está diseñado para aliviar el trabajo manual organizando y clasificando archivos, asignando permisos de acceso y creando flujos de trabajo para aprobaciones y revisiones.
En esta guía, nos sumergiremos en el software de gestión de documentos más importante y en cómo aprovecharlo como ubicación centralizada para el uso compartido de documentos y la colaboración
¿Qué debe buscar en un software de gestión documental (DMS)?
A la hora de buscar un sistema de gestión documental, es esencial dar prioridad a las medidas de seguridad de primer nivel para salvaguardar la información confidencial, evitar las filtraciones de datos y cumplir la normativa de protección de datos. Funciones clave como:
- Controles de acceso
- Cifrado
- Copia de seguridad y recuperación de datos
- Permisos
- Funciones de búsqueda
- Acceso a la nube
La colaboración también es una función imprescindible en tu sistema de gestión documental. Quiere que su equipo sea capaz de colaborar en documentos en tiempo real asignar tareas, dejar comentarios y compartir archivos de forma segura. Y, por supuesto, ¡necesitas poder encontrar contenidos sin teclear demasiadas indicaciones!
Y por último, la integración con otros herramientas de gestión de proyectos como gestión de tareas y seguimiento de proyectos ayudará a su equipo a agilizar flujos de trabajo interfuncionales . Esta integración promueve la colaboración, el uso compartido del conocimiento y mejora la toma de decisiones.
Los 10 mejores software de gestión documental en 2024
1. ClickUp
Con la ayuda de ClickUp Docs, puede mostrar los requisitos de sus productos utilizando una vista Lista integrada
ClickUp es una plataforma de productividad todo en uno diseñada para que equipos de todos los tamaños puedan crear documentos atractivos, wikis y otros documentos, que pueden conectarse a flujos de trabajo para ejecutar ideas con su equipo
Con completas opciones de personalización, ClickUp ofrece una experiencia flexible para ayudar a gestionar las cargas de trabajo, realizar un seguimiento del progreso y mantenerse conectado desde cualquier lugar. La colaboración está en el centro de cada función, con numerosas herramientas diseñadas para mantener actualizados y alineados a los equipos multifuncionales.
Además, ClickUp se integra con más de 1.000 herramientas de trabajo, lo que permite a los equipos sincronizar todo su trabajo y agilizar los procesos interfuncionales en una única plataforma
Las mejores funciones de ClickUp
- Una detallada herramienta en líneaCentro de ayuda,seminarios web, y compatibilidad para ayudarle a utilizar la plataforma al máximo
- Una dinámicaMetas función para alinear al equipo con los OKR y realizar un seguimiento del progreso de múltiples formas
- Comentarios asignados e hilos en cualquier archivoDocumento ClickUptarea o /ref/ https://clickup.com/features/whiteboards Pizarra /%href/
- Pizarras colaborativas para desarrollar ideas en tiempo real junto al equipo
- Elaboración de informesPaneles de control para obtener al instante una panorámica de alto nivel de tu trabajo
- Un rico plan Free Forever y opciones asequibles en todos los casosplan de precios* Múltiples personas asignadas de tareas para una transparencia total en todos los progresos
- Más de15 vistas personalizables para gestionar las tareas desde todos los ángulos
- Interfaz de usuario fácil de usar con funciones en línea ymodo offline* 50+Automatizaciones para agilizar el flujo de trabajo de cualquier proyecto
- Estados de tareas personalizados para las necesidades de su proyecto
Una amplia gama deBiblioteca de plantillas para todos los casos de uso, desde la toma de notas hastaresúmenes de proyectos
límites de ClickUp
- Su amplio conjunto de funciones puede suponer una curva de aprendizaje para algunos usuarios
- No todas las vistas están disponibles en la app para móviles
Precios de ClickUp
- Plan Free Forever: gratis, gratuito/a
- Plan Unlimited: 5 $ por usuario y mes
- Plan Business: 12 $ por usuario y mes
- Plan Business Plus: 19 $ por usuario al mes
Plan Enterprise: Contacto para precios
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4.7/5 (6.500+ opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (3.500+ opiniones)
2. Revver
vía Revver Revver, anteriormente Rubex, es un sistema de gestión de documentos en línea diseñado para ayudar a las empresas a organizar, almacenar y compartir documentos de forma segura. Revver Docs está integrado con aplicaciones populares de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive.
La plataforma también ofrece una serie de funciones, como control de versiones de archivos, capacidades de búsqueda de documentos y control de acceso seguro para que sólo los usuarios autorizados puedan ver o editar información confidencial.
Revver mejores funciones
- Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) aarchivar documentos automáticamente en su ubicación predefinida
- Búsqueda avanzada para identificar las carpetas en las que faltan documentos esenciales
- Control de autenticación multifactor para acceder a los documentos
- Firma electrónica dedicada para sustituir los documentos en papel
- Visor de documentos de doble pantalla
Limitaciones de Revver
- Carece de herramientas de gestión de tareas en comparación con otros sistemas de gestión de documentos
- Se necesita una cuenta para acceder al Centro de ayuda de Revver
Precios de Revver
- Póngase en contacto con Revver para conocer los precios
Valoraciones y reseñas de Revver
- G2: 4.3/5 (330+ opiniones)
- Capterra: 4.4/5 (880+ críticas)
3. Connecteam
a través de Connecteam Connecteam es una plataforma de gestión de equipos software. Su función de documentos facilita a los equipos la colaboración en documentos, formularios y encuestas.
Disponer de todos los expedientes de los empleados, certificados y documentos de empresa en un solo lugar puede suponer un cambio radical para los departamentos de RR.HH. y los directivos. Un sistema centralizado puede mejorar la eficacia y la productividad al facilitar el acceso a los documentos, eliminar la necesidad de almacenamiento físico y reducir el riesgo de pérdida o extravío de archivos. Con una solución digital, el personal de RR.HH. puede buscar, recuperar y compartir documentos fácilmente con sus colegas, incluso si trabajan a distancia
Connecteam mejores funciones
- Función de acciones rápidas para tomar medidas rápidas que afectan a todos los documentos
- Permisos de sólo vista, carga, aprobación/rechazo y edición de documentos
- Paquetes de documentos (carpetas) para asignar a usuarios individuales o grupos inteligentes
- Cursos para crear procesos específicos para los empleados
- Fechas de caducidad por documento o tipo de entrada
Limitaciones de Connecteam
- Funciones limitadas de colaboración en tiempo real
- Carece de capacidades de automatización del flujo de trabajo
Precios de Connecteam
- Pequeña Empresa: Free para hasta 10 usuarios
- Básico: 29 $ al mes para los 30 primeros usuarios
- Avanzado: 49 $ al mes para los 30 primeros usuarios
- Experto: 99 $ al mes para los 30 primeros usuarios
Valoraciones y reseñas de Connecteam
- G2: 4.3/5 (30+ opiniones)
- Capterra: 4.8/5 (260+ opiniones)
4. Confluencia
vía Confluencia Confluence es un sistema de espacio de trabajo en equipo con funciones de software de gestión de documentos para crear, compartir, organizar y discutir el trabajo con equipos de cualquier tamaño. Ayuda a las personas de una organización a colaborar en proyectos de forma más eficaz y eficiente permitiéndoles almacenar y compartir su trabajo en una ubicación central.
Con Confluence, los equipos pueden crear y compartir ideas, editar documentos en tiempo real, seguir el progreso de los proyectos, mantener a todo el mundo informado de los cambios mediante notificaciones y mucho más. Además, potentes funciones como la elaboración de informes, los paneles de control y la integración con otras herramientas ayudan a los equipos a mantener el control de sus proyectos Comparar Confluence y Google Docs !
Las mejores funciones de Confluence
- Feed personalizado para mostrar los espacios que una persona ha visitado recientemente, los borradores de páginas en curso y la actividad de la página
- Edición en tiempo real con un equipo o empleados remotos
- Integración con Box, Dropbox y Google Drive
- Rótulos de página para agilizar la búsqueda de contenidos
- Función de importación de documentos de Word
Limitaciones de Confluence
- A los equipos que no desarrollen software les resultará difícil aprender a utilizar la herramienta
- Diseñada y valorada para la colaboración a nivel corporativo /ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/6092/alternativas-de-confluencia/ Alternativas a Confluence /%href/ )
Precios de Confluence
- Gratis: Para 10 usuarios (sólo suscripción mensual)
- Estándar: 5,75 $ por usuario (estimado)
- Premium: 11 $ por usuario (estimado)
- Empresa: Póngase en contacto con Confluence para obtener más información
Valoraciones y reseñas de Confluence
- G2: 4.1/5 (3.000+ opiniones)
- Capterra: 4.4/5 (2.000+ opiniones) Comparar Confluence con Notion !
5. DocuPhase
vía DocuPhase DocuPhase es una solución de gestión documental que ayuda a las organizaciones a tomar el control de sus procesos basados en papel . Proporciona una plataforma para capturar y gestionar documentos, agilizar los procesos de flujo de trabajo y mejorar la colaboración. Con DocuPhase, los usuarios pueden almacenar, gestionar y acceder de forma segura a todo tipo de documentos desde cualquier lugar del mundo a través de instalaciones en la nube o locales.
La plataforma viene con un conjunto de funciones como captura e índice de documentos, capacidades de búsqueda, enrutamiento y aprobación de documentos, herramientas de colaboración en línea, registros de auditoría y control de versiones
Las mejores funciones de DocuPhase
- Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para leer e interpretar datos especificados
- Permisos personalizados para distintos tipos de procesos de empresa
- Etiqueta automática preestablecida y términos de indexación para los archivos entrantes
- Funciones de búsqueda avanzada para encontrar la información exacta
- Integraciones con NetSuite, Dynamics, Sage, etc
Limitaciones de DocuPhase
- Limitadas opciones de formación para aprender y adoptar el software
- Orientado a la automatización de la contabilidad
Precios de DocuPhase
- Póngase en contacto con DocuPhase para conocer los precios
Valoraciones y reseñas de DocuPhase
- G2: 4.2/5 (15+ opiniones)
- Capterra: 4.5/5 (70+ opiniones)
6. Bloomfire
vía bloomfire Bloomfire es una software de uso compartido de conocimientos que ayuda a aumentar la colaboración y la productividad dentro de un equipo. Ofrece a los usuarios la posibilidad de almacenar y compartir información, documentos, vídeos, imágenes y otros contenidos de forma segura en una plataforma organizada. Puede utilizarse como wiki interno, intranet o incluso una plataforma de e-learning.
La plataforma facilita la búsqueda y gestión de contenidos para que los equipos puedan trabajar juntos de forma más eficaz. También ofrece potentes funciones de búsqueda, para que los usuarios puedan acceder rápidamente a la información que necesitan.
Las mejores funciones de Bloomfire
- Editor de texto enriquecido con funciones de gráficos, imágenes, audio y vídeo
- Opciones de marcado para revisión e importación/exportación masiva
- Feedback Loops para compatibilidad con procesos de empresa
- Etiquetas generadas por IA para un mejor almacenamiento de los documentos
- Contenido de preguntas y respuestas que permite búsquedas
Límites de Bloomfire
- Falta de integraciones en comparación con otras soluciones de gestión de documentos
- Falta de funciones de colaboración
Precios de Bloomfire
- Bloomfire cuesta a partir de 25 dólares al mes por usuario, en función del volumen y el modelo
Valoraciones y reseñas de Bloomfire
- G2: 4.6/5 (460+ opiniones)
- Capterra: 4.3/5 (más de 200 críticas)
7. SharePoint
vía SharePoint Sharepoint es un sistema de gestión de documentos corporativos que ayuda a los equipos a compartir y gestionar contenidos dentro de la empresa Microsoft Office ecosistema. Proporciona un espacio centralizado para que los equipos almacenen, organicen y compartan documentos, datos y recursos desde cualquier dispositivo. Sharepoint también cuenta con potentes funciones como herramientas de colaboración que permiten a los equipos trabajar juntos en tiempo real y funciones de control de versiones para realizar un seguimiento de los cambios en el contenido.
La plataforma también proporciona numerosas funciones de seguridad para ayudar a garantizar la seguridad de los datos, como permisos basados en roles y funciones de auditoría. Con esta potente plataforma, los equipos pueden agilizar su flujo de trabajo, aumentar la eficacia organizativa y crear un entorno más colaborativo.
Las mejores funciones de SharePoint
- In-Place Holds para preservar programáticamente el contenido de la eliminación o edición
- Bibliotecas de documentos con control de versiones y acceso
- Visualización y edición sin conexión en Mac o PC
- 1 TB de almacenamiento OneDrive por usuario
- Colaboración en tiempo real
Límites de SharePoint
- Requiere la compra de software adicional de Microsoft para utilizar Sharepoint en todo su potencial
- No es intuitivo con software que no sea de Microsoft
Precios de SharePoint
- Plan 1 de SharePoint Online: 5 $ por usuario y mes, suscripción anual
- Plan 2 de SharePoint Online: 10 $ por usuario al mes, suscripción anual
- Office 365 E3: 23 $ por usuario al mes, suscripción anual
Valoraciones y reseñas sobre SharePoint
- G2: 4/5 (8.200+ opiniones)
- Capterra: 4.3/5 (4.900+ opiniones)
Check out these Alternativas a SharePoint !
8. Notion
vía Notion Notion es un espacio de trabajo todo en uno para la gestión de documentos y la colaboración en equipo. Sirve como herramienta de base de datos para que los equipos creen, almacenen, organicen y compartan documentos en una ubicación centralizada.
Teams pueden crear capítulos y subsecciones para organizar los documentos, configurar plantillas personalizadas para acceder rápidamente al contenido de uso frecuente, añadir etiquetas y comentarios para realizar un seguimiento de la información importante, y asignar tareas y fechas límite para la gestión de proyectos de colaboración.
Notion mejores funciones
- Historial de versiones que permite volver a versiones anteriores de un documento
- Perfecta integración con servicios de almacenamiento en la nube para facilitar la transferencia de datos
- Edición colaborativa que da compatibilidad a varios usuarios en un mismo documento
- Control de acceso con permisos granulares para archivos y páginas
- Acceso móvil para abrir y enviar archivos sobre la marcha
Límites de Notion
- Un alto grado de flexibilidad también puede suponer un reto a la hora de saber por dónde empezar o cómo organizar la información de forma eficaz (echa un vistazo a /ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/6754//nociones-alternativas// Alternativas a Notion /%href/ )
- Acceso limitado a los controles avanzados a menos que esté en el plan Enterprise
Precios de Notion
- Versión gratuita
- Estándar: 8 $ por usuario y mes
- Premium: 15 $ por usuario al mes
- Empresa: Póngase en contacto con Notion para más detalles
Valoraciones y reseñas de Notion
- G2: 4.7/5 (1.700+ opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (1.400+ reseñas)
9. Box
vía Box Box es un software de gestión de documentos y un servicio de uso compartido de archivos. Proporciona soluciones seguras de almacenamiento, colaboración y comunicación para ayudar a las organizaciones a almacenar, compartir y gestionar sus documentos, hojas de cálculo y otros archivos digitales en la nube. Con Box, los usuarios pueden acceder a sus archivos almacenados desde cualquier dispositivo y compartirlos fácilmente con colegas o socios externos.
La plataforma también ofrece funciones como el control de versiones para realizar un seguimiento de los cambios en los documentos a lo largo del tiempo, el cifrado para una mayor seguridad de la información confidencial y controles de permisos granulares para decidir quién tiene acceso a qué datos. Además, Box ofrece funciones de nivel empresarial como la integración con los sistemas informáticos y las políticas de seguridad existentes, la personalización de la marca y la experiencia del usuario, y potentes funciones de análisis.
Las mejores funciones de Box
- Protección nativa contra fugas de datos y detección de ciberamenazas mediante herramientas avanzadas de aprendizaje automático
- Integración con aplicaciones de trabajo populares como ClickUp, Microsoft Teams y Oracle NetSuite
- Uso compartido de archivos con un solo clic para enviar archivos de gran tamaño con facilidad
- Box Notes para crear planes y calendarios de proyectos
- Box Sign para firmas electrónicas ilimitadas
Límites de Box
- Al intentar abrir varios archivos PDF desde la interfaz de búsqueda de Box Drive, puede producirse un error
- El cifrado de clave privada es una función de pago
Precios de Box
- Para más información, póngase en contacto con Box
Valoraciones y reseñas de Box
- G2: 4.2/5 (4.800+ opiniones)
- Capterra: 4.4/5 (5.000+ reseñas)
10. Carpeta de marca
vía Carpeta de marca Brandfolder es una plataforma en línea de gestión de activos digitales para que las empresas almacenen, organicen, compartan y hagan un seguimiento de sus activos de marca. La plataforma sirve como hub centralizado para gestionar todo el material de marca de una empresa, incluidas imágenes, logotipos, vídeos, documentos, material de marketing, presentaciones, etc.
Gracias a la intuitiva interfaz de Brandfolder, los usuarios pueden acceder, gestionar, compartir y realizar el seguimiento de todos sus activos de marca en un único lugar de forma rápida y sencilla. Además, las potentes herramientas de Brandfolder facilitan el control del uso y la distribución de los activos para que la marca de su empresa se mantenga coherente en todos los canales
Mejores funciones de Brandfolder
- Ajustes de activos públicos y privados para documentos importantes
- Gestión de usuarios con acceso rápido a información sobre los usuarios
- Soporte de múltiples formatos de archivo para la creación de documentos
- Función de carga de invitados para socios externos
- Cargas masivas con acciones de arrastrar y soltar
Limitaciones de las carpetas de marca
- El envío de varios documentos para su aprobación no es una función compatible
- Carece de funciones de personalización en los planes no corporativos
Precios de Brandfolder
- Póngase en contacto con Brandfolder para conocer los precios
Valoraciones y reseñas de Brandfolder
- G2: 4.5/5 (1.100+ opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (430+ opiniones)
La herramienta definitiva para la gestión colaborativa de documentos: ClickUp Docs
ClickUp es la opción ideal para equipos que buscan un sistema de gestión documental completo para gestionar todo tipo de contenido interno y de cara al cliente.
La versatilidad de la plataforma se extiende a su amplia matriz de herramientas de gestión de proyectos y colaboración, lo que la convierte en una solución todo en uno para equipos que buscan optimizar su flujo de trabajo. Iniciar un entorno de trabajo de ClickUp hoy mismo