Las 7 ventajas clave de los equipos virtuales (2025)

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¿Estás listo para conocer las ventajas de los equipos virtuales?

No es ningún secreto que gestionar equipos virtuales es la nueva norma.

Con la pandemia de COVID-19 interrumpiendo las actividades empresariales, la mayoría de los equipos se han visto obligados a trabajar a distancia.

¡Hemos descubierto que gestionar un equipo virtual global tiene sus propias ventajas!

Repasaremos las ventajas de los equipos virtuales e incluso destacaremos algunas soluciones sencillas para algunos de los retos más comunes a los que se enfrentan los equipos remotos.

¿Qué es un equipo virtual?

Un equipo virtual es un equipo que... (redoble de tambores)... ¡trabaja a distancia!

Pero, en serio, ¿qué es?

Se trata de un grupo de personas cualificadas que realizan el trabajo a distancia y colaboran en línea.

¿En qué se diferencian de los equipos normales?

Los equipos virtuales y los equipos habituales que trabajan en la oficina no difieren demasiado.

¡Puedes tener equipos virtuales Agile, Scrum y Kanban!

Siguen siendo las mismas personas con talento que pueden realizar la mayoría de las mismas actividades que hacían en la oficina. La única diferencia es que ya no están físicamente presentes en el mismo lugar de trabajo.

¿Qué pueden hacer los equipos virtuales?

Los equipos virtuales pueden hacer la mayoría de las cosas que hacen los equipos que trabajan en la oficina con el mismo nivel de eficiencia.

Y aunque eso cubre la mayoría de los aspectos, no lo es todo.

Las 7 ventajas de los equipos virtuales

¿Cuáles son las ventajas y los retos de los equipos virtuales?

1. Puedes ahorrar mucho dinero.

Dado que los equipos remotos trabajan desde sus propias ubicaciones, son responsables de:

Pero espera, ¡las empresas no son las únicas que ahorran costes!

Los trabajadores de teletrabajo también ahorran mucho dinero, ya que no tienen que gastar en desplazamientos diarios ni en otros gastos relacionados con el trabajo, como trajes nuevos o comidas en la cafetería.

2. Tu equipo tendrá un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

A nadie le gusta desplazarse diariamente al trabajo y estar encerrado en la oficina todo el día.

Especialmente si este tipo es tu jefe.

¿Por qué perder todo ese tiempo y energía desplazándote al trabajo cuando podrías empezar a trabajar nada más levantarte?

De esta manera, tus empleados podrán mantener un equilibrio más saludable entre su vida laboral y personal, lo que les hará más felices. Y cuando sean más felices, estarán más satisfechos con su trabajo.

3. Tu equipo será más productivo

¿Los empleados virtuales pueden tener una mayor productividad que el personal de oficina?

Imposible, ¿verdad?

Después de todo, podrían estar ocupados viendo maratones de reposiciones de The Office en casa en lugar de trabajar!

Recuerda que los empleados remotos pueden elegir cuándo pueden trabajar.

¿Por qué verse obligado a realizar el trabajo de 9 a 5 cuando tu productividad es mayor en otros momentos del día?

¡El teletrabajo permite a tus empleados trabajar cuando pueden concentrarse mejor para terminar el trabajo más rápidamente!

¿El resultado?

¡Aumentará la productividad!

¿Y sabes lo que eso significa?

Un resultado final más saludable para tu empresa. ¡Los equipos virtuales ofrecen realmente muchas ventajas!

4. Puedes acceder a una reserva de talento global.

Quieres llevar tus ideas al mundo.

Pero, ¿tienes suficiente mundo en tu equipo?

Si su empresa está creciendo rápidamente y apuntando alto, necesitará contar con todo tipo de personas.

Pero cuando trabajas fuera de una oficina física, tienes un problema.

¡Solo puedes contratar talento en la misma ciudad que tú!

Esto significa que podrías verte obligado a conformarte con quien esté disponible en lugar de encontrar a la persona perfecta para tu equipo virtual.

Sin embargo, no te enfrentarás a este problema con los equipos virtuales globales.

Como tus empleados trabajan de forma remota, ¡puedes contratarlos desde cualquier lugar del mundo!

¡Podrás acceder a una bolsa de talento global y filtrar entre miles de candidatos para encontrar al que mejor se adapte a tus necesidades!

5. Puedes ser un proveedor de soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Crear un equipo virtual te permite contratar una plantilla más diversa .

Ahora que tus empleados remotos están distribuidos por todo el mundo y trabajan en diferentes zonas horarias, ¡también puedes atender a clientes de diferentes zonas horarias!

Tu equipo virtual en Australia puede tomar el relevo una vez que tu equipo en Inglaterra termine su jornada laboral. De esta manera, tu empresa podrá ofrecer soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin sobrecargar de trabajo a nadie.

Además, como tendrás empleados remotos en todo el mundo, las diferencias culturales no serán un problema, ya que contarás con personas que realmente entienden a tus clientes internacionales.

6. Se puede ampliar fácilmente

¡Para crecer necesitas más talento!

Si tienes un equipo presencial, necesitas alquilar espacio de oficina adicional, amueblarlo, invertir en ordenadores, herramientas y tecnología adicional, etc.

Esto no solo es costoso, sino que también requiere mucho tiempo.

Afortunadamente, los equipos virtuales eficaces te ayudan a evitar esos escollos mientras sigues ampliando tu plantilla.

Todo lo que necesitas es un proceso de incorporación optimizado, el software adecuado para el teletrabajo y ¡listo!

De esta manera, podrás crecer rápidamente, dejando a tu competencia sintiéndose como Kevin:

7. Tu comunicación será más transparente

Las discusiones informales pueden ser especialmente problemáticas en la gestión de proyectos Agile y Scrum, donde los requisitos del proyecto pueden cambiar semanalmente.

Sin embargo, los equipos virtuales exitosos no se enfrentan a este problema.

¿Por qué?

Porque establecer canales de comunicación comunes es una parte fundamental del trabajo en equipo virtual. Recuerda que ya no puedes simplemente acercarte a alguien y pedirle información actualizada.

Por eso tu equipo necesita establecer un canal de comunicación común en el que todas las actualizaciones estén siempre disponibles para todos, de modo que todos reciban toda la información y nadie de tu sala de equipo virtual se quede fuera.

Las tres desventajas de los equipos virtuales y cómo solucionarlas (con soluciones)

Los equipos virtuales ofrecen numerosas ventajas, pero no son perfectos: tienen sus pros y sus contras.

¡El lugar de trabajo actual puede responder fácilmente a todos estos retos de los equipos virtuales!

Solo necesitas las herramientas adecuadas.

A continuación, se detallan las tres desventajas clave de los equipos virtuales y cómo solucionarlas:

Reto n.º 1: la coordinación a distancia puede resultar difícil

La comunicación virtual no es algo nuevo en el mundo.

Pero hay un problema con eso.

Tu equipo virtual tendrá que estar conectado todo el día, gestionando un sinfín de mensajes. Y cuando los equipos dispersos tienen que coordinarse a través de múltiples aplicaciones de comunicación, esto es lo que va a pasar:

Dado que todos tus mensajes estarán dispersos en múltiples aplicaciones y herramientas, los comentarios se perderán entre la multitud.

Sin la comunicación cara a cara para llenar los vacíos, vas a tener un montón de mensajes sin responder, sin abrir y sin atender que van a frenar tu progreso.

¡A menos que utilices ClickUp!

ClickUp es la herramienta de gestión de proyectos remotos líder en el mundo, utilizada por equipos virtuales en empresas que van desde startups hasta gigantes como Google, Netflix y Airbnb. ¡Tiene todas las funciones que necesitas para que tu equipo virtual trabaje en sintonía!

Solución ClickUp: ¡Disfruta de una plataforma de comunicación unificada para todos tus mensajes!

No hay nada malo en comunicarse de forma virtual.

El problema es encontrar la forma adecuada para hacerlo y utilizar las herramientas adecuadas.

El mayor problema al que se enfrenta un equipo virtual es registrar sus conversaciones sobre proyectos específicos.

Como tus conversaciones pueden estar repartidas entre el correo electrónico, Slack y las videoconferencias, ¡entenderlo todo te volverá loco!

ClickUp tiene una solución que mantendrá tu cabeza (y tus pies) a salvo.

Cada tarea de ClickUp incluye una sección de comentarios dedicada para una comunicación eficaz.

Puedes utilizarlo para:

Pero espera, ¿no es posible que tu equipo virtual se vea sobrecargado con estos comentarios y, en ocasiones, los pase por alto?

¡Así es!

Por eso ClickUp tiene una función de comentarios asignados que te permite asignar instantáneamente un comentario a un miembro del personal que debe tomar medidas al respecto. Se le notificará y aparecerá incluso en su bandeja de tareas.

De esta manera, ¡ya no tendrás que preocuparte nunca más por los comentarios urgentes que quedan sin respuesta!

ClickUp puede incluso integrarse con aplicaciones como Slack y Zoom para garantizar que todas las comunicaciones relacionadas con tu proyecto permanezcan unificadas. De esta manera, puedes realizar rápidamente una reunión virtual de Scrum a través de Zoom sin salir de ClickUp.

Reto n.º 2: el seguimiento del progreso puede resultar complicado

¿Recuerdas cuando los gerentes podían simplemente acercarse al escritorio de un miembro del equipo para hacerle una pregunta?

Sí, no puedes hacer eso con un equipo virtual.

Pero sin reuniones presenciales y las herramientas adecuadas, no hay forma fácil de seguir el progreso de tu proyecto sin tirarte de los pelos. Nadie quiere reuniones innecesarias, pero la comunicación y las herramientas adecuadas son la clave para el éxito del proyecto.

Por supuesto, podrías comunicarte sin cesar con tu equipo virtual pidiéndoles actualizaciones cada segundo, pero eso les hará sentirse como Andy aquí:

Soluciones virtuales de ClickUp:

No te preocupes, no tendrás que enviar mensajes constantemente a tu equipo para registrar el progreso del proyecto.

ClickUp te ofrece múltiples funciones para simplificar la gestión de proyectos, ¡y ninguna de ellas implica molestar a tu equipo cada cinco minutos!

A. Utiliza gráficos detallados para realizar un seguimiento instantáneo del progreso del proyecto.

ClickUp incluye potentes gráficos de Gantt que te permiten obtener una visión general rápida y detallada del progreso de tu proyecto. ¡Solo tienes que echar un vistazo rápido a tu gráfico de Gantt para saber cómo va tu proyecto e identificar cualquier posible problema!

Sin embargo, los diagramas de Gantt no son la única función de elaboración de informes de proyectos virtuales que obtienes con las herramientas de ClickUp.

También obtendrás estos potentes gráficos, que son especialmente útiles para los equipos ágiles:

¡Esos gráficos superan en número a las bromas que Jim le gastó a Dwight!

B. Utiliza estados personalizados para identificar fácilmente el estado de un proyecto.

ClickUp también incluye estados personalizados para ayudarte a saber al instante en qué fase se encuentra cada proyecto. Como estos estados son personalizables, ¡puedes configurarlos como quieras!

«En curso», «Problemas detectados», «Eso es lo que ella dijo»: ¡tú decides!

De esta manera, solo tendrás que mirar el estado de un proyecto para saber al instante en qué punto se encuentra.

Además, si no te gusta la interfaz del tablero Kanban y prefieres ver tus tareas en una lista, ¡solo tienes que cambiar a la vista Lista!

Reto n.º 3: Problemas con la supervisión de la productividad de los empleados

¿Te preocupa que tu equipo virtual pueda estar navegando por las redes sociales durante el trabajo?

¿O acaso tienes pesadillas con trabajadores remotos durmiendo la siesta en horario laboral?

No estás solo.

Eso es lo que más temen la mayoría de los empleadores cuando se trata de gestionar equipos remotos.

¿Y quién puede culparlos?

Después de todo, el entorno virtual está lleno de distracciones. Desde compras imprevistas hasta nuevos especiales de Netflix cada día, ¡tu equipo remoto puede distraerse con cualquier cosa!

Soluciones ClickUp

No te preocupes.

El hecho de que tu equipo trabaje de forma virtual no significa que no puedas asegurarte de que trabajen de forma productiva.

Así es como ClickUp ayuda con la gestión de equipos:

A. Utiliza la vista Equipo para obtener una vista general de alto nivel de todo lo que está sucediendo.

La vista Equipo de ClickUp es perfecta para los jefes de equipo, ya que ordena las tareas según las personas asignadas. De esta manera, puedes hacer un balance rápido de las tareas de todos y reasignarlas según corresponda.

B. Profundiza en las tareas de cada miembro del equipo con Perfiles y Pulso.

Con los perfiles de ClickUp, puedes profundizar en lo que cada miembro del equipo virtual tiene entre manos. ¡Puedes ver en qué han trabajado, en qué están trabajando actualmente y en qué tienen previsto trabajar!

ClickUp también cuenta con una nueva función virtual llamada Pulso, perfecta para gestionar a tu personal remoto.

Pulso utiliza el aprendizaje automático para generar informes de actividad automáticos que destacan en qué se centra más tu equipo virtual en este momento.

Puedes utilizarlo para comprobar:

C. Controla el uso del tiempo con las extensiones de Chrome y las integraciones de aplicaciones.

Tu equipo puede utilizar la extensión de Chrome de ClickUp para realizar el seguimiento del tiempo de trabajo virtual. De esta manera, tendrás una mejor idea de cuánto tiempo llevan los proyectos y en qué aspectos tu equipo se está quedando atrás.

Sin embargo, si ya utilizas un cronómetro como Time Doctor, ClickUp puede integrarse con él para ayudarte a registrar de forma remota cuánto tiempo te llevan tus proyectos.

Si quieres más ideas, puedes consultar nuestra lista de las mejores extensiones de Chrome.

D. Evalúa el rendimiento del equipo con informes virtuales detallados.

ClickUp puede generar un montón de informes detallados sobre el lugar de trabajo para ayudarte a tener una mejor idea del rendimiento de tu equipo virtual.

Accede a informes que tratan temas como:

¡Seguro que a Dwight le hubiera encantado tener esta información sobre sus compañeros de trabajo cuando trabajaba en Dunder-Mifflin!

Conclusión

Aunque la pandemia de COVID-19 ha obligado a las empresas a trabajar a distancia, está claro que las empresas seguirán contando con equipos globales mucho después de que la pandemia haya terminado.

Y ya no se trata de «si» te adaptarás a esta nueva realidad, sino de «cómo» lo harás.

Por supuesto, hay ventajas y desventajas en la gestión de un equipo virtual, ¡pero las ventajas que disfrutarás superan con creces los inconvenientes!

¡Y no es que esos inconvenientes sean imposibles de solucionar!

Con las herramientas y la tecnología adecuadas, superar esos retos se convierte en un juego de niños.

Solo tienes que echar un vistazo a ClickUp:

Ya sea para ayudarte a:

¡ClickUp puede gestionar todo!

Y dado que ningún equipo virtual puede funcionar sin la herramienta de proyectos remota adecuada, ¿por qué no te registras hoy mismo en ClickUp?

Te garantizamos que tu equipo remoto quedará así: