¿Listo para conocer las ventajas de los equipos virtuales?
No es ningún secreto que gestionar equipos virtuales es la nueva norma.
Con la pandemia de COVID-19 perturbando las actividades de las empresas, la mayoría de los equipos se han visto obligados a trabajar a distancia.
Hemos descubierto que la gestión de un equipo virtual global tiene sus propias ventajas
Repasaremos las ventajas de los equipos virtuales e incluso destacaremos algunas soluciones sencillas a algunos de los retos habituales de los equipos remotos
¿Qué es un equipo virtual?
Un equipo virtual es un equipo que... (redoble de tambores)... ¡trabaja a distancia!
Pero en serio, ¿qué es?
Es un grupo de personas cualificadas que trabajan a distancia y colaboran en línea.
¿En qué se diferencian de los equipos normales?
Los Teams virtuales y los equipos normales de oficina no difieren demasiado.
Puede tener equipos virtuales Ágil , Scrum y Kanban ¡equipos!
Siguen siendo las mismas personas con talento que pueden realizar la mayoría de las mismas actividades que realizaban en la oficina. La única diferencia es que ya no están físicamente presentes en el mismo lugar de trabajo.
¿Qué pueden hacer los equipos virtuales?
Los equipos virtuales pueden hacer la mayoría de las cosas que hacen los equipos de la oficina con el mismo nivel de eficacia.
Y aunque eso cubre la mayoría de las cosas, no lo es todo
Las 7 ventajas de los equipos virtuales
¿Cuáles son las ventajas y los retos de los equipos virtuales?
1. Se puede ahorrar mucho dinero
Como equipos remotos trabajan desde sus propias ubicaciones, son responsables de su:
- Entorno de trabajo
- Equipo
- Servicios
**Pero las empresas no son las únicas que ahorran costes
Los trabajadores a distancia también ahorran mucho dinero, ya que no tienen que gastar en sus desplazamientos diarios ni en otros gastos relacionados con el trabajo, como trajes nuevos y comidas en cafeterías.
2. Tu equipo tendrá un mejor equilibrio entre la vida laboral y la personal
A nadie le gustan los desplazamientos diarios y estar encerrado en la oficina todo el día.
Especialmente si este tipo es tu jefe.
¿Por qué perder todo ese tiempo y energía llegando al trabajo cuando podrías trabajar nada más levantarte?
De este modo, tus empleados podrán mantener un equilibrio más saludable entre su vida laboral y personal, lo que les hará más felices.
Y cuando sean más felices, serán
más satisfechos
**con su trabajo
3. Tu equipo será más productivo
_Los empleados virtuales pueden ser más productivos que el personal de la oficina...*
Ni hablar, ¿verdad?
después de todo, podrían estar ocupados viendo reposiciones de The Office en casa en lugar de trabajar
Recuerda, los empleados que trabajan a distancia pueden elegir cuándo pueden trabajar.
¿Por qué verse obligado a trabajar de 9 a 5 cuando se es más productivo a otras horas del día?
Trabajar a distancia permite a tus empleados trabajar cuando pueden concentrarse mejor para terminar el trabajo más rápido
¿El resultado?
Aumentará la productividad
¿Y sabes lo que eso significa?
Una cuenta de resultados más saludable para su empresa. Los equipos virtuales tienen muchas ventajas
4. Puede acceder a una reserva global de talento
Quieres llevar tus ideas a todo el mundo.
pero, ¿tiene suficientes personas de todo el mundo en su equipo?
Si tu empresa está creciendo rápido y apunta alto, necesitarás a todo tipo de personas a bordo.
Pero cuando trabajas fuera de una oficina física, tienes un problema.
Sólo puedes contratar a gente con talento en tu misma ciudad
Esto significa que podrías verte obligado a conformarte con quien esté disponible en lugar de encontrar a la persona perfecta para tu equipo virtual.
Sin embargo, no tendrás este problema con los equipos virtuales globales.
Como sus empleados trabajan a distancia, ¡puede contratarlos desde cualquier lugar del mundo!
Puede acceder a una reserva mundial de talentos y filtrar entre toneladas de candidatos para encontrar al que mejor se adapte a sus necesidades
5. Soporte 24×7
Crear un equipo virtual le permite contratar una plantilla más diversa.
Como sus empleados remotos están ahora distribuidos por todo el mundo y trabajan en distintas zonas horarias, ¡también puede atender a clientes y usuarios en distintas zonas horarias!
Su equipo virtual de Australia puede tomar el relevo cuando su equipo de Inglaterra deje de trabajar. De este modo, su empresa podrá ofrecer compatibilidad 24×7 sin sobrecargar de trabajo a nadie
Además, como tendrá empleados remotos en todo el mundo, las diferencias culturales no serán un problema, ya que contará con personas que comprenden de verdad a sus clientes internacionales.
6. Puede ampliar fácilmente
Para crecer necesitas más talento
Si tienes un equipo in situ, necesitas alquilar más espacio de oficinas, amueblarlo, invertir en ordenadores, herramientas y tecnología adicional, etc.
Esto no sólo es costoso, sino que además lleva mucho tiempo
Por suerte, los equipos virtuales eficaces le ayudan a evitar esos escollos mientras sigue aumentando su plantilla.
Todo lo que necesita es un proceso de incorporación ágil, la software adecuado de teletrabajo y ¡listo!
De esta forma, podrás crecer rápidamente, dejando a tu competencia como Kevin:
7. Su comunicación será más transparente
Las discusiones informales pueden ser especialmente problemáticas en Ágil y Scrum gestión de proyectos
- donde requisitos del proyecto pueden cambiar semanalmente.
Sin embargo, los equipos virtuales de éxito no se enfrentan a este problema.
¿Por qué?
Porque el establecimiento de canales de comunicación es una parte esencial del trabajo en equipo virtual. Recuerda que ya no puedes acercarte a alguien y pedirle información actualizada.
Por eso tu equipo debe establecer un canal de comunicación común en el que todas las actualizaciones estén siempre disponibles para todos, de modo que todos reciban toda la información y nadie de tu sala de equipo virtual se quede fuera
Las 3 desventajas de los equipos virtuales y cómo solucionarlas (con soluciones)
Los equipos virtuales tienen montones de ventajas, pero no son perfectos: tienen pros y contras.
El lugar de trabajo actual puede responder fácilmente a todas estas retos de los equipos virtuales ¡!
**Sólo necesitas las herramientas adecuadas
Aquí tienes un desglose de las 3 desventajas clave de los equipos virtuales y cómo solucionarlas:
- La coordinación a distancia puede ser difícil
- Elaboración de informes de progreso puede resultar difícil
- Problemas para controlar la productividad
Reto nº 1: La coordinación a distancia puede resultar difícil
La comunicación virtual no es algo nuevo en el mundo.
Pero tiene un problema.
Tu equipo virtual va a tener que estar conectado todo el día, lidiando con un mar de mensajes. Y cuando equipos dispersos tienen que coordinarse a través de múltiples aplicaciones de comunicación, esto es lo que va a pasar:
Dado que todos tus mensajes van a estar dispersos por múltiples aplicaciones y herramientas, los comentarios se van a escapar por las rendijas.
Sin una comunicación cara a cara que cubra las lagunas, tendrás una enorme acumulación de mensajes sin responder, sin abrir y desatendidos que frenarán tu progreso
¡A menos que utilice ClickUp!
ClickUp
es el líder mundial
herramienta de gestión de proyectos a distancia
que utilizan equipos virtuales de empresas que van desde startups hasta gigantes como Google, Netflix y Airbnb. Tiene todas las funciones que necesitas para que tu equipo virtual trabaje en la misma página
Solución ClickUp: Disponga de una plataforma de comunicación unificada para todos sus mensajes
Comunicarse virtualmente no tiene nada de malo.
El problema es encontrar la forma correcta de hacerlo y utilizar las herramientas adecuadas.
El mayor problema al que se enfrenta un equipo virtual es registrar sus conversaciones sobre proyectos específicos.
Dado que las conversaciones pueden estar repartidas por correo electrónico, Slack y videoconferencia si no lo entiendes, ¡te volverás loco!
ClickUp tiene una solución que mantendrá tu cabeza (y tus pies) a salvo.
Cada tarea de ClickUp viene con un dedicado sección de comentarios para una comunicación eficaz.
Puede utilizarla para:
- Compartir mensajes y actualizaciones sobre el proyecto
- Compartir archivos y documentos relevantes
- Etiquetar a un compañero de equipo
- Y mucho más
pero espere, ¿no es **todavía _posible que su equipo virtual se sature con estos comentarios y los pase por alto a veces?
Pues sí
Por eso ClickUp cuenta con un comentarios asignados esta función te permite asignar instantáneamente un comentario a un miembro del personal que deba realizar una acción al respecto. Recibirán una notificación e incluso aparecerá en su bandeja de tareas.
De este modo, no tendrás que preocuparte nunca más de que un comentario urgente quede sin respuesta
ClickUp puede incluso integrarse con aplicaciones comoSlack y Zoom para que toda la comunicación relacionada con su proyecto permanezca unificada. De este modo, podrá llevar a cabo rápidamente un Reunión de Scrum ¡a través de Zoom sin salir de ClickUp!
Reto #2: El seguimiento del progreso puede ser un reto
¿Recuerdas cuando los jefes podían acercarse a la mesa de un miembro del equipo para hacerle una pregunta?
Sí, eso no se puede hacer con un equipo virtual.
Pero sin reuniones cara a cara y sin las herramientas adecuadas, no hay forma fácil de seguir el progreso de tu proyecto sin arrancarte los pelos Nadie quiere reuniones innecesarias, pero la comunicación y las herramientas correctas son las claves del intento correcto del proyecto
Claro que podrías comunicarte sin parar con tu equipo virtual pidiéndoles actualizaciones cada segundo, pero eso les hará sentirse como Andy aquí:
Soluciones Virtuales ClickUp:
No se preocupe, no tendrá que seguir enviando mensajes a su equipo incesantemente para registrar el progreso del proyecto.
ClickUp le ofrece múltiples funciones para simplificar la gestión de tareas de proyectos, ¡y ninguna de ellas implica molestar a su equipo cada cinco minutos!
A. Utilice gráficos detallados para seguir al instante el progreso del proyecto
ClickUp incluye potentes funciones de (diagramas de) Gantt para obtener una visión rápida y detallada del progreso de su proyecto. Basta con echar un vistazo al gráfico de Gantt para saber cómo va el proyecto e identificar posibles problemas
Sin embargo, los (diagramas de) Gantt no son los únicos gráficos virtuales que existen elaboración de informes sobre proyectos función que se obtiene con las herramientas ClickUp.
También obtendrá estos potentes gráficos que son especialmente útiles para Equipos ágiles :
- Gráficos desplegables : para el seguimiento del trabajo restante
- Gráficos de avance : para ver lo que has conseguido hasta ahora
- Diagramas de flujo acumulativo : para hacer un seguimiento de la completada del proyecto
- Gráficos de velocidad : para estimar la tasa media de finalización de tareas
¡Esos gráficos superan en número a las bromas que Jim le hizo a Dwight!
B. Utilice estados personalizados para identificar fácilmente el estado de un proyecto
ClickUp también incluye estados personalizados para ayudarle a saber al instante en qué fase se encuentra cada proyecto. Como estos estados son personalizables, ¡pueden ser lo que quieras!
en curso", "Problemas encontrados", "Eso es lo que ella dijo"... ¡tú decides!
De este modo, basta con mirar el estado de un proyecto para saber al instante en qué punto se encuentra.
Por otra parte, si no eres un fan de la Tablero Kanban y desea ver sus tareas en una lista, simplemente cambie a la interfaz Vista Lista ¡!
Desafío #3: Problemas con el seguimiento de la productividad de los empleados
¿Le preocupa que su equipo virtual esté navegando por las redes sociales mientras trabaja?
¿O tiene pesadillas con _trabajadores a distancia saltándose en horas de trabajo?
No estás solo.
Eso es lo que temen la mayoría de los empresarios cuando se trata de gestionar equipos remotos.
¿Y puede culparles?
Después de todo, el entorno virtual está lleno de distracciones. Desde hacer la compra sin programar hasta ver nuevos especiales de Netflix cada día: ¡tu equipo remoto puede distraerse con cualquier cosa!
Soluciones ClickUp
No se preocupe.
El hecho de que su equipo trabaje virtualmente no significa que no pueda asegurarse de que trabajan de forma productiva.
ClickUp le ayuda en la gestión de equipos:
A. Utilice la vista Box para obtener una visión general de alto nivel de todo lo que está sucediendo
ClickUp's Vista Equipo es la vista perfecta para los jefes de equipo, ya que clasifica las tareas en función de las personas asignadas. De este modo, puedes hacer rápidamente balance de las tareas de cada uno y reasignarlas en consecuencia.
B. Profundice en las tareas de cada miembro del equipo con Perfiles y Pulso
Con ClickUp Perfiles en la sección Perfiles de los miembros de equipos virtuales, puedes ver lo que cada miembro del equipo virtual tiene entre manos. Puedes ver en qué han trabajado, en qué están trabajando y qué tienen programado
ClickUp también tiene un nuevo equipo virtual Pulso función perfecta para gestionar su personal remoto.
Pulso utiliza el aprendizaje automático para generar informes automáticos de actividad y destacar en qué está más centrado su equipo virtual en este momento.
Puedes utilizarlo para comprobar:
- Quién está conectado y desconectado
- Las tareas recientes en las que cada compañero de equipo ha estado más activo
- Quién está trabajando activamente en algo para colaborar en tiempo real
- Los niveles de actividad de tu equipo a lo largo del día
C. Supervisar el uso del tiempo con extensiones de Chrome e integraciones de apps
Su equipo puede utilizar ClickUp's Extensión para Chrome para hacer un seguimiento del tiempo de trabajo virtual. De este modo, tendrás una mejor idea de cuánto tiempo llevan los proyectos y de dónde se está quedando atrás tu equipo.
Sin embargo, si ya utiliza un cronómetro como Time Doctor clickUp puede integrarse con él para ayudarle a registrar a distancia el tiempo que tardan sus proyectos
Para obtener más ideas, puede consultar nuestro lista de las mejores extensiones de Chrome .
D. Evaluar el rendimiento del equipo con informes virtuales detallados
ClickUp puede generar toneladas de informes detallados sobre el lugar de trabajo informes para ayudarle a hacerse una mejor idea del rendimiento de su equipo virtual.
Acceda a informes que cubren aspectos como:
- Quién ha trabajado más
- Quién tiene más tareas incompletas
- Cuánto tiempo dedicó su equipo a las tareas, ¡y mucho más!
Seguro que a Dwight le hubiera encantado conocer a sus compañeros de trabajo cuando trabajaba en Dunder-Mifflin
Conclusion
Aunque la pandemia de COVID-19 ha obligado a las empresas a trabajar a distancia ahora, está claro que las empresas van a seguir contando con equipos globales mucho después de que la pandemia haya terminado.
Y ya no es cuestión de "si", sino de "cómo" se adaptarán a esta nueva realidad.
Por supuesto, dirigir un equipo virtual tiene sus ventajas y sus inconvenientes, pero las ventajas que obtendrá superan con creces a los inconvenientes
Y no es que esos inconvenientes sean imposibles de abordar
Con las herramientas y la tecnología adecuadas, superar esos retos es pan comido.
basta con echar un vistazo a ClickUp:_
Tanto si le ayuda
- Comunicarse eficazmente con comentarios
- Siga el progreso del proyecto con gráficos detallados
- Gestiona tu equipo virtual con la vista Equipo y perfiles
- Mantenga pestañas sobre el rendimiento de su equipo virtual con informes
¡ClickUp puede gestionarlo todo!
Y puesto que ningún equipo virtual puede funcionar sin la herramienta de proyectos a distancia adecuada, ¿por qué no registrarse en ClickUp hoy mismo ?
Te garantizamos que tu equipo a distancia tendrá este aspecto:
