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¿Quieres entender qué es un equipo ágil y aprender cómo convertirte en uno?
Con miles de empresas adoptando el enfoque ágil para sus proyectos, se está convirtiendo rápidamente en el método de gestión preferido para aumentar la productividad.
Pero, ¿qué es un equipo ágil? ¿Y cómo puede tu equipo convertirse en uno?
Aquí tienes todo lo que necesitas saber.
Empecemos.
¿Qué es un equipo ágil?
Un equipo ágil es un equipo de proyecto especializado creado para hacer frente a las necesidades de la gestión de proyectos ágil.
Sin embargo, antes de entrar en detalles sobre la estructura de un equipo ágil, es fundamental comprender qué es la gestión de proyectos ágil:
¿Qué es la gestión ágil de proyectos?
La gestión ágil de proyectos es un método moderno de gestión de proyectos que divide un proyecto completo en ciclos de desarrollo más pequeños. Al dividir tu proyecto en ciclos más pequeños, podrás incorporar continuamente los comentarios de los clientes y ofrecerles un producto final con el que estén satisfechos.
Estos ciclos, o «sprints», se asignan a diferentes equipos de proyecto ágiles e independientes de tu empresa para aumentar la velocidad y la eficiencia.
Basado en el Manifiesto Ágil, este proceso de gestión da prioridad al desarrollo basado en pruebas en respuesta a los comentarios de los clientes.
¿Cómo ayudan estos sprints?
Con estos sprints, puedes dividir tu proyecto para incorporar los comentarios de los clientes en todos los niveles.
Por ejemplo, si estás trabajando en una app, puedes desarrollar una función durante cada sprint. Una vez completada cada función (sprint), puedes pedir a tus clientes que la prueben y te den su opinión sobre lo que les gusta y lo que no.
Después de incorporar sus comentarios, ¡podrás pasar al siguiente conjunto de funciones (sprint)!
¿Cómo te puede ayudar esto?
Como no estás suponiendo lo que quiere el cliente, puedes ofrecerle un producto final que realmente se ha creado con sus aportaciones.
La estructura de un equipo ágil
Los equipos ágiles suelen ser equipos pequeños y de alto rendimiento, formados por entre 5 y 11 miembros con habilidades complementarias. A diferencia de otros equipos de proyecto, los equipos de proyecto ágiles deben ser muy adaptables y autosuficientes.
¿Por qué?
¡Porque tienen que hacer frente a las cambiantes demandas de los clientes en cada fase del proyecto!
Para lograr esa dinámica de equipo, suelen estar estructurados de la siguiente manera:
A. Propietario del producto
El propietario del producto es el enlace entre el cliente y el equipo. Supervisará toda la operación y recopilará los comentarios de los clientes. Transmitirá las demandas de los clientes al equipo del proyecto y se asegurará de que el equipo se mantenga centrado en esas demandas.
B. Gestor de proyectos de gestión de proyectos
El gestor de proyectos se encarga de que los miembros del equipo rindan cuentas y les ayuda cuando es necesario. Los gestores obtienen los comentarios de los clientes del propietario del producto y guían al equipo a lo largo del sprint.
C. Miembros del equipo
Los miembros del equipo son los que trabajan en el proyecto. Aunque en su mayoría son autosuficientes, el gestor del proyecto puede orientarlos para que se centren en sus tareas y actividades.
D. Partes interesadas en el proyecto
Aunque no participen necesariamente en el desarrollo del proyecto, las partes interesadas del proyecto tienen una conexión con él.
Entre las partes interesadas se incluyen miembros con diferentes conjuntos de habilidades, como gestores de proyectos sénior, especialistas en marketing y miembros del equipo de soporte, cuyas aportaciones dirigen el proyecto en la dirección correcta.
Una nota sobre el equipo Scrum
Recuerda que la gestión de proyectos ágil es un estilo de gestión amplio que tiene muchas variaciones.
De entre todas estas variantes, el enfoque Scrum es uno de los métodos ágiles más populares. A diferencia de otras variantes de Agile, Scrum tiene una estructura de equipo muy específica.
A continuación, analizamos más detenidamente el proceso Scrum y la formación de equipos:
- El proceso Scrum: al igual que el proceso ágil, Scrum divide un proyecto grande en partes de tamaño más pequeño que los equipos del proyecto (equipos Scrum) gestionan una por una.
- El equipo Scrum: el equipo Scrum perfecto suele ser un equipo pequeño de 5-6 miembros. El gestor de proyectos se convierte en el «Scrum Master» y se encarga de las reuniones diarias de Scrum para mantener a los miembros del equipo al día.
¿En qué se diferencia un equipo ágil de otros equipos?
Las actividades tradicionales de los equipos de proyecto son muy rígidas y estructuradas.
Por lo general, en estos sistemas participan departamentos enteros, lo que puede prolongar la duración de un proyecto a más de tres o cuatro meses.
Así es como Agile mejora estos métodos tradicionales:
A. Mejor equipado para gestionar las necesidades cambiantes de los clientes
Los proyectos tradicionales no suelen incorporar los comentarios de los clientes hasta que el producto ya está completado y lanzado.
Si bien esto permite a los equipos trabajar sin interrupciones, podría dar lugar a que los clientes reciban un producto que no satisfaga sus necesidades.
Dado que el proceso de desarrollo ágil ofrece a tus clientes amplias oportunidades para dar su opinión, es fácil adaptar el producto final a sus necesidades. No estás creando un producto con lo que crees que quieren, ¡sino que realmente los estás involucrando!
Los equipos tradicionales no tienen la capacidad de realizar cambios frecuentes en el producto.
Pero los equipos ágiles son, bueno, ¡ágiles! Están estructurados para adaptarse rápidamente a los cambios de dirección en función de los comentarios de los clientes.
B. Mayor responsabilidad
Uno de los principales problemas de la gestión de proyectos tradicional es la falta de responsabilidad. Cuando se trata de proyectos grandes terminados por grupos grandes de personas, es fácil que los empleados no sepan cuál es su rol exacto o qué se espera de ellos.
Sin embargo, con las prácticas ágiles, todos saben exactamente qué tareas tienen pendientes.
¿Por qué?
- Como el equipo es tan pequeño, es fácil para todos saber exactamente qué se les ha asignado.
- Con un gestor de proyectos (o Scrum master) y un propietario del producto supervisando las tareas, pueden obtener rápidamente comentarios sobre su trabajo.
Además, dado que los entregables ágiles pueden cambiar constantemente en plazos tan cortos, ¡todos TIENEN que estar al tanto de todo para poder terminar las cosas a tiempo!
¿Cómo puede un equipo ágil aumentar tu productividad?
Los equipos ágiles son equipos pequeños y autosuficientes, en los que se valora la contribución de cada miembro. Dado que la estructura de los equipos ágiles permite plazos de entrega rápidos, es más fácil ajustarse al presupuesto.
Aunque el enfoque ágil solía tener un límite en el desarrollo de software, ya no es así.
El desarrollo ágil de software no es la única forma de beneficiarse de este enfoque.
¡Agile puede ayudar a cualquier equipo!
A continuación te explicamos cómo:
1. Tiempos de respuesta más rápidos
Al dividir tus proyectos en partes más pequeñas y manejables, resultan más fáciles de abordar.
Además, dado que los métodos ágiles están diseñados para hacer frente a las exigencias cambiantes de los proyectos, los comentarios no ralentizan la entrega ágil de la misma manera que afectan a los proyectos tradicionales.
2. Rentabilidad de los equipos ágiles
Dado que la estructura de los equipos ágiles permite plazos de entrega rápidos, es más fácil ajustarse al presupuesto.
Piénsalo.
Dado que tienes las habilidades necesarias para hacer frente a las demandas cambiantes, los aumentos de alcance no afectarán a los resultados de un equipo ágil de la misma manera que afectan a un equipo tradicional.
3. Mejor moral de los empleados
Dado que los equipos ágiles son pequeños y autosuficientes, se valora la contribución de cada uno de sus miembros. Todos, desde los miembros del equipo ágil hasta las partes interesadas, tienen un rol fundamental que desempeñar, lo que puede aumentar su sensación de logro.
Además, dado que los gestores de proyectos solo deben guiar al equipo en la dirección correcta, es el equipo el que debe encargarse de llevar a cabo las tareas. Esto aumentará su confianza en sí mismos, lo que mejorará su moral en general.
4. Entregar proyectos de alta calidad que satisfagan las necesidades de los clientes
La prueba definitiva de la productividad es un producto final que encanta a los clientes.
Dado que tus equipos de alto rendimiento reciben constantemente comentarios de los clientes sobre todas sus versiones de sprint, podrás ofrecer a tus clientes un producto final que satisfaga sus necesidades.
¡Mide la productividad de tu equipo ágil con estas 12 métricas ágiles! 💜
Cómo convertirse en un equipo ágil
Un estudio de caso reciente realizado por ClickUp reveló que el 51 % de los trabajadores estadounidenses sienten que pierden al menos una hora al día por ser ineficientes en el trabajo.
Si sigues estas buenas prácticas ágiles, podrás crear equipos de alto rendimiento diseñados para realizar el trabajo de forma rápida y eficiente.
A continuación, te ofrecemos una guía sobre cómo convertirte en un equipo ágil:
1. Presentar la metodología y las reglas
Antes de que tu equipo se convierta en un equipo ágil, es necesario que comprenda en qué consisten las prácticas ágiles, ¿verdad?
Explica la metodología y los roles del equipo y repasa por qué estás cambiando a este método de gestión. Describe sus ventajas y en qué se diferencia de lo que ya estaban haciendo.
Aclarar esto desde el principio facilitará la adopción de la mentalidad ágil por parte de tu equipo.
2. Planifica tu primer mes
Una vez que les hayas explicado el proceso ágil, podrás empezar a crear un entorno ágil.
El primer paso es seleccionar un proyecto, crear tu lista de tareas pendientes y dividirla en sprints (tu lista de tareas pendientes es el conjunto de elementos en los que trabajarás en un proyecto). Además, revisa cuántos equipos de sprint tendrás y en qué trabajará cada uno.
Es esencial incluir a tu equipo en este proceso de planificación del sprint y recabar sus opiniones.
¿Por qué?
Al involucrarlos aquí, los estás familiarizando con la idea de asumir más responsabilidad para terminar las cosas por sí mismos.
3. Decide los roles del equipo
A continuación, decide los roles de los miembros de tu equipo de sprint.
Es fundamental realizar primero la selección del propietario del producto y luego la gestión de proyectos para cada sprint. Por lo general, el propietario del producto debe ser alguien familiarizado con la metodología ágil y con experiencia en el trato con los clientes y en la transmisión de comentarios.
Tus gestores de la gestión de proyectos pueden ser empleados con experiencia a los que te gustaría convertir en gestores o Scrum Masters con el tiempo.
Sin embargo, eso no significa que tu equipo de proyecto ágil deba carecer de experiencia.
Recuerda que los miembros de tu equipo de sprint deben ser autosuficientes y tener habilidades complementarias.
Por eso es una buena idea realizar un proyecto de prueba para ayudar a todos a adoptar la mentalidad ágil en un entorno ágil sin riesgos. Esto reforzará su confianza y les ayudará a comprender mejor sus roles en el equipo, al tiempo que se enfrentan a las necesidades de la gestión de proyectos ágiles .
4. Celebra reuniones periódicas
Una parte esencial de la creación de un entorno ágil es celebrar reuniones periódicas.
Esto mantiene a todos informados sobre el proceso de desarrollo y hace que todos se sientan responsables.
La gestión ágil suele tener dos tipos diferentes de reuniones regulares del equipo:
- Reuniones diarias: Son reuniones diarias para repasar lo que hiciste ayer, lo que vas a intentar hacer hoy y en qué necesitas ayuda. Es un buen momento para evaluar cómo van las cosas y crear dinámica de equipo.
- Retrospectivas de sprint: son reuniones de revisión que se celebran después de completar un sprint. En ellas se repasa cómo ha ido el sprint, qué ha salido mal, qué te ha gustado y mucho más. Es una forma excelente de obtener los datos que necesitas para abordar nuevas historias de usuario (sprints) en el futuro.
5. Utiliza un software de gestión de proyectos basado en Agile
Si quieres implementar todos estos pasos, necesitarás el software de gestión de proyectos adecuado. Te ayudará a centralizar todos tus procesos ágiles para mantenerte al tanto de todo fácilmente.
Una buena herramienta de gestión de proyectos ágil te ayudará a:
- Desarrolla y mantén tu backlog de productos.
- Planifica y realiza el seguimiento de tus sprints.
- Comunícate con tu equipo
De esta manera, no tendrás ningún problema para implementar el método ágil en todos tus proyectos.
Cómo gestionar un equipo ágil con ClickUp: la plataforma de gestión de proyectos ágil n.º 1.
No se puede gestionar un equipo ágil sin la herramienta ágil adecuada, ¿verdad?
¡Por eso ClickUp se creó para la gestión ágil de proyectos!
ClickUp es la herramienta gratuita de gestión de proyectos mejor valorada del mundo. La utilizan tanto particulares como grandes empresas y pequeñas empresas, y cuenta con un montón de funciones para mantener tus proyectos ágiles por el buen camino.
Usar ClickUp es muy fácil y te ayudará a convertirte en un equipo ágil en muy poco tiempo.
Así es como ClickUp ayuda a tu equipo ágil:
1. Adáptate a diferentes preferencias de gestión con múltiples vistas
Un entorno ágil ideal es altamente adaptable a los cambios.
¡Por eso tu herramienta de gestión ágil también debe reflejarlo!
Por suerte, eso es exactamente lo que obtienes con ClickUp.
En lugar de utilizar una herramienta de gestión rígida que te obliga a adaptarte a su interfaz, ClickUp te ofrece múltiples vistas para que te adaptes a tu equipo.
Así es como se ven estas vistas:
1) Vistas de tareas requeridas
ClickUp tiene dos vistas de tareas obligatorias que se adaptan a diferentes enfoques de gestión de proyectos:
A. Vista Tablero
La vista Tablero de ClickUp es ideal para los fans del enfoque ágil Kanban. Te ayuda a mover tareas rápidamente para seguir los principios del desarrollo ágil. ¡Solo necesitas echar un vistazo rápido para determinar en qué fases se encuentran tus proyectos y moverlos al instante!
B. Vista Lista
Es una opción ideal para los gestores de proyectos que gestionan su trabajo con listas de tareas pendientes al estilo GTD. Aquí, las tareas de los miembros de tu equipo se enumeran en una sencilla lista de control. A medida que avanzas, puedes marcar tus tareas y pasar al siguiente sprint.
ClickUp
2) Vista Equipo
La vista Equipo es la vista perfecta para cualquier equipo ágil. Es una visión general de alto nivel de todas las tareas que tu equipo tiene actualmente en curso.
Cómo utilizar esta vista para equipos ágiles
Los gestores de proyectos pueden utilizarlo para obtener una panorámica general de alto nivel de todo lo que está sucediendo. Dado que las tareas del sprint se clasifican por la persona asignada, los gestores de proyectos pueden averiguar inmediatamente en qué está trabajando cada miembro del equipo y realizar los cambios necesarios.
3) Vista de calendario del Calendario
La vista Calendario de ClickUp ayuda a los gestores de proyectos a planificar y gestionar rápidamente su calendario de trabajo. Puedes consultar todas tus próximas tareas y prepararte rápidamente para ellas.
Uso de esta vista con equipos ágiles:
Puedes utilizar esta vista para planificar sprints y mantenerte al día con tus próximas tareas. Incluso puedes utilizarla para identificar cuándo podrás añadir elementos de tu backlog.
Dado que el desarrollo ágil se basa en el cambio y la adaptación, un gestor de proyectos puede incluso alternar entre vistas de calendario.
Los gestores de proyectos pueden ver su calendario como:
- Días: para ver las tareas del proyecto programadas para una fecha determinada.
- 4 días: para ver las tareas programadas durante un periodo de cuatro días consecutivos.
- Semana: para consultar tu calendario semanal de sprints.
- Mensual: para revisar la hoja de ruta de tu proyecto para el próximo mes.
4) Modo «yo»
El modo «Yo» de ClickUp solo resaltará los comentarios, las subtareas y las listas de tareas que se te hayan asignado. Esto minimizará las distracciones y te ayudará a concentrarte mejor en tus tareas.
2. Realiza el seguimiento de tus sprints ágiles con listas de sprints
Si quieres gestionar los sprints de forma eficaz, necesitarás crear listas de sprints, ¿verdad?
Así es como se hace en ClickUp:
Con ClickUp, puedes realizar un seguimiento de todos tus proyectos, tareas y subtareas con listas de control. De esta manera, puedes crear listas de sprints que desglosen los entregables para un tramo. Simplemente marca los elementos de estas listas a medida que avanzas hacia el siguiente sprint.
Puedes planificar fácilmente tus sprints e incluso añadir puntos scrum a cada una de estas listas para abordar fácilmente el backlog de tu producto.
Los gestores de equipos ágiles también pueden utilizar estas listas de control como referencia en sus reuniones scrum con sus equipos de desarrollo.
¡Aquí te explicamos cómo configurar un flujo de trabajo ágil!
3. Realiza un seguimiento visual de tus proyectos con paneles ágiles
Cuando se siguen prácticas ágiles, es importante realizar un seguimiento visual de todos los datos. Esto facilita la evaluación rápida de los resultados y la toma de medidas al respecto.
Así es como se hace en ClickUp:
Los paneles de ClickUp son ideales para obtener una visión general de alto nivel de las actividades de tu equipo ágil. Puedes añadir tus listas de sprints y tareas a estos paneles para ver el progreso de las cosas.
A continuación, te ofrecemos una descripción detallada de los diferentes aspectos del seguimiento que puedes realizar:
A. Gráficos de velocidad
Con el gráfico de velocidad de ClickUp, puedes determinar rápidamente la tasa de finalización de tus tareas. Desglosa tus tareas en intervalos semanales o quincenales y muestra aquí su velocidad media.
ClickUp también agrupa automáticamente los datos de tu lista de sprints para que sea más fácil añadirlos a tus gráficos.
B. Gráficos de burndown
Con los gráficos de burndown de ClickUp, puedes ver el rendimiento de tu equipo en comparación con una línea de objetivo. De esta forma, puedes ver fácilmente cuánto trabajo queda pendiente.
Esto es lo que destaca un gráfico de burndown:
- Progreso objetivo: el ritmo ideal para completar las tareas necesario para cumplir con tus plazos.
- Progreso previsto: tu tasa de tendencia actual basada en las tareas completadas hasta el momento.
- Activo: El número real de tareas completadas actualmente.
C. Gráficos de burnup
Los gráficos de burnup te muestran lo que ha sido completado en comparación con el alcance restante.
De esta manera, podrás hacer balance de lo que has logrado hasta ahora y motivar a tu equipo para alcanzar la meta.
D. Gráficos de flujo acumulativo
Con el diagrama de flujo acumulativo de ClickUp, puedes visualizar y realizar un seguimiento del progreso del proyecto a lo largo del tiempo. Como tus tareas están codificadas por colores según su estado, puedes determinar rápidamente dónde se encuentran y identificar inmediatamente los cuellos de botella.
4. Mantén tu proyecto ágil en marcha con comentarios asignados
La entrega ágil consiste en ser rápido y eficiente, ¿verdad?
Pero, ¿qué pasa si tu equipo tarda demasiado en actuar según tus comentarios?
¿Cómo realizarás el seguimiento de tus proyectos?
Así es como puedes usar ClickUp para evitar que esto suceda:
El software de gestión de proyectos te permite convertir instantáneamente un comentario en una tarea y asignarla a un miembro del equipo. Se le notificará y aparecerá en su bandeja de tareas para que pueda empezar a trabajar de inmediato.
Una vez que hayan terminado, pueden marcar el comentario como resuelto para eliminar cualquier seguimiento innecesario.
5. Facilita la colaboración en los proyectos con secciones de comentarios
La colaboración activa del equipo es uno de los elementos más importantes de cualquier software de gestión de proyectos ágil. Tu equipo necesita utilizarlo rápidamente para comunicar las actualizaciones del proyecto y colaborar en el proceso de desarrollo.
A continuación te explicamos cómo implementarlo utilizando ClickUp:
Cada tarea tiene su propia sección de comentarios para ayudar a tu equipo a intercambiar archivos e ideas. Incluso pueden etiquetar a personas y compartir actualizaciones del proyecto para mantenerlo en marcha.
El software de gestión de proyectos también se puede integrar con un montón de herramientas de comunicación, como Slack y Skype, para garantizar que la comunicación eficiente del proyecto esté siempre a solo un clic de distancia.
6. Gestiona las diferentes fases de los proyectos ágiles con estados personalizados
La belleza de los métodos ágiles es que se pueden aplicar a un montón de ámbitos diferentes.
No importa si se trata del equipo de ventas, marketing o embudos de desarrollo de sitios web o software: ¡puedes aplicar Agile a todo!
Pero el hecho de que puedas utilizar la misma metodología para diferentes proyectos no significa que estos sean idénticos.
Cada proyecto tiene sus propias fases y requisitos específicos. Nuestra herramienta ágil debe ser capaz de hacer frente a estas variaciones.
Cómo te ayuda ClickUp con esto:
Las herramientas tradicionales de gestión de proyectos suelen ofrecer un conjunto estándar de estados de proyecto. Sin embargo, ClickUp te permite personalizarlos.
De esta forma, no te verás limitado por un conjunto de estados predefinidos que no reflejan con precisión las fases de tu proyecto.
¿Por qué sería eso un problema?
¡Imagina utilizar el mismo conjunto de estados tanto para las entradas de tu blog como para tus proyectos de desarrollo de software!
Sin embargo, con los estados personalizables de ClickUp, eso no es un problema.
Puedes ser tan creativo y detallista como quieras: «Revisión editorial», «Pruebas beta», «Wireframing», «Control de calidad»... ¡Tú decides!
Sin embargo, esas no son todas las funciones de ClickUp.
Esta herramienta de gestión de proyectos también te ofrece funciones útiles como:
- Prioridades: para ayudar a tu equipo a abordar primero las tareas y subtareas más importantes.
- Dependencias: para intentar realizar tus tareas en el orden correcto.
- Diagramas de Gantt: para trazar fácilmente el progreso de tu proyecto.
- Documentación: para crear documentación completa para tu empresa y tus proyectos.
- Informes detallados y análisis: para obtener un desglose exhaustivo del rendimiento de tu equipo y tu empresa.
- Un cronómetro nativo: para una gestión eficiente del tiempo
- Potentes aplicaciones móviles para iOS y Android: para ayudarte a estar al tanto de tus proyectos incluso cuando estás fuera de la oficina.
- Plantillas: utiliza las plantillas ágiles de ClickUp para gestionar tu equipo ágil.
Conclusión
Convertirse en un equipo ágil es una de las formas más fáciles de aumentar tu productividad, reducir los tiempos de respuesta y comprender mejor a los clientes.
Si estás pensando en adoptar la metodología ágil, ¿por qué no pruebas un software de gestión de proyectos como ClickUp?
¡Tiene todo lo que necesitas para gestionar tu equipo ágil y tus proyectos sin esfuerzo! ¡Regístrate hoy mismo en ClickUp!