Es fácil sentirse abrumado por un proyecto enorme. A medida que se acumulan las tareas, los equipos pueden perder la concentración, ralentizar el ritmo y ver cómo disminuye la calidad del trabajo.
Pero hay una solución popular: el 94 % de las 127 empresas encuestadas por Boston Consulting Group a nivel mundial han adoptado la metodología ágil.
Con el marco Scrum de Agile, los proyectos masivos se convierten en sprints más pequeños, lo que mantiene a los equipos enfocados y el progreso constante. Cada sprint es un paso adelante que te acerca a tu meta.
Pero, ¿cómo decides en qué trabajar en cada sprint? Entra en el sprint backlog, tu plan de juego para convertir el caos en claridad.
En esta entrada del blog, exploraremos los sprints: qué son, por qué son importantes y cómo crear y gestionar uno con ClickUp.
⏰Resumen de 60 segundos
Puedes crear un sprint backlog siguiendo estos pasos:
- Organiza tu backlog de producto: Prioriza las tareas en función de su valor e importancia para el sprint
- Establece una meta clara para el sprint y céntrate en las prioridades: Define un objetivo claro y selecciona las tareas que contribuyen a alcanzarlo
- Conozca la capacidad de su equipo: evalúe los recursos disponibles de su equipo y la cantidad de trabajo que pueden manejar
- Divida las tareas grandes en pasos pequeños y manejables: Divida las tareas grandes en partes más pequeñas y viables para facilitar su gestión
- Crea tu panel de control de sprints: Configura una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp para realizar un seguimiento de las tareas, el progreso y el rendimiento del equipo
- Finaliza el plan y coordina a tu equipo: Revisa y confirma el plan con tu equipo y asegúrate de que todos sepan qué hacer
¿Qué es un sprint backlog?
Un sprint backlog es una simple lista de tareas que tu equipo Scrum planea terminar durante un sprint, que suele durar entre 2 y 4 semanas. También representa lo que los desarrolladores planean lograr durante el sprint.
Es como una lista de tareas pendientes para el sprint, dividida en planes claros y viables y pasos manejables.
Por ejemplo, si estás trabajando en una app móvil, los elementos de tu sprint backlog podrían incluir:
- Diseña la pantalla de perfil del usuario (8 horas)
- Añadir la función de inicio de sesión (16 horas)
- Configurar una base de datos para los datos de los usuarios (12 horas)
- Escribir pruebas para funciones de inicio de sesión (6 horas)
Cada tarea se estima y prioriza para que tu equipo pueda mantenerse centrado y realizar un seguimiento del progreso fácilmente.
➡️ Lea también: ¿Cómo pueden las técnicas Scrum mejorar la entrega de proyectos?
Comprender el sprint backlog
Un sprint backlog proporciona claridad, propiedad y responsabilidad para que todos sepan en qué están trabajando y cómo contribuye a la meta del sprint.
Pero lo que hace único al sprint backlog es su flexibilidad. Mientras que la meta del sprint permanece fija, el backlog puede adaptarse a los comentarios y a las prioridades cambiantes, lo que requiere que tu equipo se mantenga enfocado, colaborativo y en el camino correcto para entregar los resultados deseados.
Componentes de un sprint backlog
Para saber cómo funciona, debes comprender las diferentes partes de un sprint backlog. Estas incluyen:
- Meta del sprint: El componente más importante de tu sprint, la meta es una declaración clara de lo que quieres lograr. Por ejemplo: «Crear un sistema de inicio de sesión seguro que permita a los usuarios crear cuentas e iniciar sesión fácilmente»
- Historias de usuario: Son descripciones sencillas de funciones escritas desde el punto de vista del usuario y extraídas del backlog del producto. Suelen seguir este formato: «Como [usuario], quiero [función] para [beneficio]»
- Tareas y subtareas: Desglosan cada historia de usuario en pasos claros y manejables. Por ejemplo, «Implementar la autenticación de usuarios» puede incluir la creación de una base de datos de usuarios, el diseño de un formulario de inicio de sesión, el cifrado de contraseñas y la gestión de sesiones
- Gráfico de burndown: El gráfico muestra cuánto trabajo queda en comparación con el tiempo restante en el sprint. Te ayuda a ver si vas por buen camino para terminar todo a tiempo y te da una advertencia temprana para ajustar si las cosas no van según lo plan
- Personas asignadas: Cada tarea debe tener un propietario claro responsable de completarla. Asignar tareas a personas específicas evita confusiones, previene la duplicación del trabajo y garantiza la responsabilidad
- Duración estimada: Ya se mida en horas o en puntos de historia, ayuda a evitar el exceso de compromiso y a que los sprints sean realistas. Por ejemplo, la autenticación de usuarios puede llevar 4 horas para la configuración de la base de datos, 6 horas para el diseño del formulario, 8 horas para la lógica del backend y 4 horas para las pruebas
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Relación entre el sprint backlog y el product backlog
El backlog del producto es como la lista maestra de tareas pendientes de tu proyecto. Incluye todo lo que tu producto puede necesitar: nuevas funciones, correcciones de errores y mejoras. Esta lista cambia constantemente a medida que cambian las necesidades del mercado y se reciben los comentarios de los clientes. El propietario del producto la actualiza y prioriza constantemente para mantener los elementos más críticos en la parte superior.
El sprint backlog representa tareas más específicas. Durante las reuniones de planificación del sprint, el propietario del producto te ayuda a seleccionar los elementos de alta prioridad del backlog del producto que se pueden completar en un sprint (normalmente dos semanas). Es como comprar ingredientes específicos para cocinar una comida: solo se toma lo necesario para cumplir con el sprint o la meta en particular.
Así es como funciona:
- El equipo selecciona las tareas de mayor prioridad (historias de usuario) del backlog del producto
- Se dividen en tareas más pequeñas
- El equipo se compromete a terminar estas tareas durante el sprint
- Las tareas se añaden al sprint backlog
A continuación, el equipo revisa el sprint backlog, centrándose en los problemas y perfeccionando los detalles sobre la marcha.
🧠 Dato curioso: aunque el propietario del producto te ayuda a determinar los elementos del backlog del producto, en última instancia, el equipo de desarrollo es el propietario del sprint backlog y decide cómo dividir el trabajo en tareas y subtareas.
El rol de un sprint backlog en Scrum
Un sprint backlog es el plan paso a paso que mantiene a todo tu equipo Scrum organizado y enfocado. Guía a tu equipo durante las próximas semanas, ayudando a todos a trabajar juntos hacia la meta del sprint.
Por ejemplo, si estás creando una app de comercio electrónico, el backlog del producto podría incluir una tarea importante como «Habilitar pagos seguros para los usuarios». Durante el proceso de planificación del sprint, el equipo de producto la divide en tareas más pequeñas para el sprint backlog, como configurar una pasarela de pago, diseñar el flujo de pago, validar tarjetas de crédito y gestionar los errores de pago.
Este plan detallado hace que el trabajo sea claro y manejable. Cada día, los miembros del equipo saben lo que hay que hacer y pueden elegir las tareas que se ajustan a sus habilidades. Durante las reuniones diarias, el equipo utiliza el sprint backlog para compartir los progresos y discutir los problemas.
El sprint backlog también te ayuda a detectar problemas de forma temprana. A medida que se actualizan las tareas, es fácil ver si el sprint se está retrasando. Si es necesario, el equipo puede ajustarse rápidamente para mantener el rumbo.
Cómo crear un sprint backlog
El sprint backlog se crea durante la sesión de planificación del sprint. Veamos los pasos para hacerlo:
1. Organiza tu backlog de productos
El backlog del producto es la columna vertebral de tu proyecto, ya que enumera todo lo que tu equipo podría necesitar para crear, corregir o mejorar. Organizar la visión del producto te ayuda a:
- Identifique las tareas de alta prioridad o los elementos del backlog del producto (PBIs) que se alinean con las metas de su proyecto o las necesidades actuales del mercado
- Comprenda el valor, la complejidad y las conexiones (a internet) de cada tarea
- Identifica tareas o problemas que pueden dar forma a una meta de sprint significativa
- Elimine o posponga las tareas que ya no sean relevantes
Por ejemplo, si estás trabajando en una plataforma de comercio electrónico y ves tareas como «Añadir pago rápido», «Guardar formas de pago» y «Optimizar la validación del carrito», las agrupas en una sola meta y mejoras el proceso de pago.
Estas conexiones crean un enfoque claro para tu sprint y facilitan el ajuste de metas significativas.
💡 Consejo profesional: Utiliza la plantilla de sprints y backlogs de ClickUp para gestionar el backlog de tu producto y la planificación de sprints en un solo lugar. Además de los estados personalizados y los campos personalizados, esta plantilla también incluye vistas listas para usar, como listas, tableros y chats, para mantener tus equipos y proyectos en orden.
👀 ¿Sabías que...? Los profesionales del marketing que adoptaron Agile informaron de mejoras significativas: el 63 % encontró más fácil gestionar las prioridades cambiantes, obtener una mejor visibilidad del estado de los proyectos y aumentar la moral y la productividad del equipo.
2. Establece una meta clara para el sprint y céntrate en las prioridades
Las metas claras del sprint le dan a tu equipo dirección y propósito. Sin ellas, es fácil quedarse estancado en tareas individuales y perder de vista el panorama general.
Todo objetivo de sprint bien estructurado debe:
- Céntrate en lo que más importa, lo que significa que solo seleccionas aquellas tareas que abordan directamente el problema
- No pierda de vista el panorama general y tenga en cuenta lo que aporta más valor, como aumentar los ingresos o la satisfacción del cliente
- Evita distracciones indicando claramente lo que no se incluye en el sprint, como actualizaciones de la interfaz de usuario que no están relacionadas
- Defina los resultados finales; por ejemplo, aumentar el equipo de ventas en un 30 %
Continuemos con nuestro ejemplo de comercio electrónico. Si el 40 % de los clientes abandonan sus carritos durante el proceso de pago y esto le está costando dinero a su empresa, una buena meta de sprint podría ser:
Mejore el proceso de pago y reduzca el abandono del carrito añadiendo funciones importantes que los clientes desean.
Tus tareas para la meta del sprint podrían incluir añadir el pago con un solo clic para los clientes que vuelven y permitir a los usuarios guardar sus formas de pago. Fíjate en cómo cada tarea está directamente relacionada con la meta, lo que mantiene a tu equipo centrado y evita el trabajo no relacionado.
ClickUp Sprints te permite establecer la duración de los sprints, gestionar tu backlog y supervisar el progreso del equipo, al tiempo que mantienes la flexibilidad de tu flujo de trabajo. Por ejemplo, con la plantilla ClickUp Sprints , puedes lograr el éxito de tus proyectos gracias a tres capacidades clave:
- Obtenga una vista completa que permite a los equipos ver cada detalle del progreso de su proyecto
- Asigne tareas de manera eficiente, realice un seguimiento del progreso y supervise los plazos críticos con estados personalizados y campos personalizados
- Maximice la alineación del equipo asegurándose de que todos tengan una visibilidad clara y comprendan los objetivos del proyecto
3. Conoce la capacidad de tu equipo
Una vez que tengas tu meta de sprint y la lista de tareas, es hora de comprender si tu equipo puede manejar todo ese trabajo.
Revisa el rendimiento de tu equipo durante los últimos tres o cuatro sprints para ver cuánto trabajo suelen completar. Si planificas una carga de trabajo para 15 personas con solo cinco personas en tu equipo, es probable que surjan problemas y que todo el mundo se vea desbordado.
A continuación, tenga en cuenta todos los factores que podrían afectar a la disponibilidad de su equipo: vacaciones, días festivos, eventos de la empresa, sesiones de formación e incluso bajas por enfermedad imprevistas basadas en tendencias anteriores.
Piénsalo de esta manera: un equipo de desarrollo de seis personas suele gestionar 45 puntos de historia por sprint. (Los puntos de historia son unidades que miden el esfuerzo necesario para realizar las tareas en función de su complejidad y tiempo. )
Para el próximo sprint, un desarrollador está de vacaciones durante una semana; hay un taller de la empresa de dos días, dos miembros del equipo están de guardia y hay dos días festivos.
Después de considerar estos factores, como un 25 % menos de capacidad por las vacaciones, un 20 % por el taller y los días festivos, y un 15 % por las tareas de soporte, la capacidad realista del equipo se reduce a entre 18 y 20 puntos de historia para este sprint.
4. Divida las tareas grandes en pasos pequeños y manejables
El siguiente paso es dividir las tareas de alta prioridad en subtareas más pequeñas y manejables para facilitar su estimación y ejecución.
En nuestro ejemplo de comercio electrónico, la función de pago con un solo clic se puede dividir en tareas de backend y frontend.
- Backend: Crea un almacenamiento seguro de tokens, valida la autenticación de los usuarios y crea los puntos finales de la API
- Frontend: Diseña el botón de pago, configura las pantallas de intento correcto/incorrecto y desarrolla los componentes de la interfaz de usuario
Puedes dividir cada una de estas tareas en subtareas más pequeñas. Por ejemplo, el almacenamiento de tokens requiere crear un esquema de base de datos, escribir la lógica de cifrado e implementar el servicio de almacenamiento.
También debemos tener en cuenta las dependencias. El equipo de desarrollo frontend no puede implementar completamente el botón de pago hasta que la API backend esté lista, pero mientras tanto puede trabajar en maquetas de la interfaz de usuario.
➡️ Leer también: Cómo gestionar los artefactos de Agile Scrum: definición e importancia
5. Crea tu panel de sprints
Después de dividir las tareas en pasos más pequeños, el siguiente paso es realizar un seguimiento claro del progreso de tu sprint.
Un panel de sprint es el centro de control de tu equipo, que muestra las tareas, la carga de trabajo y los progresos en tiempo real. Ayuda a detectar problemas de forma temprana y mantiene a todos centrados en la meta del sprint.
Ahora es el momento de crear un panel de sprint. Contamos con una potente herramienta de productividad en nuestro arsenal, que también funciona como una sólida herramienta de gestión de sprints.
Crear un sprint en los paneles de ClickUp te dará una imagen en tiempo real del progreso de tu equipo. El panel muestra las tareas y subtareas que puedes organizar con las tareas de ClickUp.
Añade duraciones estimadas, establece fechas límite, marca prioridades e incluye estados personalizados y descripciones detalladas en cada tarea. A continuación, solo tienes que seleccionar uno o varios miembros del equipo y asignárselas.
Pero no te preocupes, con ClickUp es muy fácil. Mira aquí. 👇🏼
Para medir el esfuerzo de tu equipo, utiliza el sistema de puntos de sprint de ClickUp para asignar puntos a las tareas, realizar un seguimiento de la capacidad total y recibir alertas si se superan los límites.
ClickUp también ofrece automatizaciones de sprints para gestionar todas las tareas manuales y repetitivas. Por ejemplo, puede mover automáticamente las tareas al siguiente sprint si no se terminan a tiempo.
Todo lo que tienes que hacer es establecer reglas, como notificar al equipo de control de calidad cuando una tarea pasa a revisión o marcar una tarea principal como terminada cuando todas las subtareas estén completadas. También puedes mover automáticamente las tareas sobrantes al próximo sprint.
Crear un sprint lleva tiempo, pero ¿qué pasa si tienes un calendario apretado? Aprovecha las plantillas totalmente personalizables de planificación de sprints y backlog de productos de ClickUp para acelerar tu proceso
➡️ Lea también: Cómo crear un panel ágil para su equipo de software
💡Consejo profesional: Descomponga los elementos del backlog del producto (PBI) en tareas más pequeñas y manejables que se puedan completar en menos de un día. Esto permite a los equipos realizar un seguimiento más preciso del progreso e identificar rápidamente posibles retrasos.
6. Finaliza el plan y alinea a tu equipo
El último paso es reunir a tu equipo para revisar el backlog final, aclarar responsabilidades y diferencias clave, y confirmar la meta del sprint. Este es el momento de abordar cualquier inquietud, detectar posibles obstáculos y discutir los riesgos que podrían ralentizar el proceso.
Este es también el momento de compartir el plan del sprint con las partes interesadas, explicando las tareas elegidas, los resultados esperados y cualquier compensación realizada. La idea es ser sincero sobre la carga de trabajo de tu equipo y cómo encaja en el sprint planificado.
Aquí es donde entra en juego ClickUp para equipos de software. Durante el ciclo del sprint, te permite realizar controles periódicos (como reuniones diarias) con una panorámica detallada del proyecto para realizar un seguimiento del progreso y abordar los retos. Aunque el backlog debería permanecer prácticamente igual, prepárate para realizar ajustes si es necesario.
📮ClickUp Insight: Alrededor del 41 % de los profesionales prefieren la mensajería instantánea para la comunicación en equipo. Aunque ofrece intercambios rápidos y eficientes, los mensajes suelen distribuirse en múltiples canales, hilos o mensajes directos, lo que dificulta la recuperación de la información más adelante.
Con una solución integrada como ClickUp Chat, tus hilos de chat se correlacionan con proyectos y tareas específicos, lo que mantiene tus conversaciones en contexto y fácilmente disponibles para una gestión sencilla de los sprints.
Buenas prácticas para utilizar un sprint backlog
Como Scrum Master, crear un sprint backlog bien gestionado requiere una planificación cuidadosa. A continuación, te presentamos algunas buenas prácticas para asegurarte de que todo va según lo previsto:
- Mantén la flexibilidad y la concentración manteniendo el sprint backlog abierto a cambios sin perder de vista la meta del sprint. Realiza solo los ajustes necesarios y asegúrate de que no afecten a la confirmación del equipo
- Perfecciona el sprint backlog con regularidad programando revisiones semanales y preparando los elementos del sprint backlog con tu equipo. Si es necesario, aclara las tareas y ajusta las estimaciones para mantener el rumbo
- Establece criterios de aceptación claros para cada tarea. Las condiciones claras para la finalización evitarán que se cuelen trabajos adicionales
- Realice un seguimiento diario del progreso mediante reuniones informativas y herramientas visuales para supervisar el progreso. La comunicación abierta sobre el estado de las tareas, los obstáculos y las dependencias ayuda al equipo a realizar ajustes rápidos
- Prioriza las tareas en función de las dependencias para que las más importantes que afectan a otras se terminen primero. Asegúrate de que tu equipo conoce las dependencias, ayudándoles a planificar en consecuencia y evitar retrasos
- Mantén la documentación actualizada manteniendo registros claros de los detalles técnicos, las opciones de diseño y cualquier contexto crítico para que los miembros del equipo puedan trabajar de forma independiente y consultarla para futuros sprints
💡Consejo profesional: Utiliza técnicas de priorización como Weighted Shortest Job First (WSJF) y el método MoSCoW para secuenciar el trabajo. Céntrate en las tareas que aportan más valor a la empresa y que están alineadas con la meta del sprint.
Desafíos en la gestión del sprint backlog y cómo superarlos
Como puedes ver, gestionar un sprint backlog no es nada fácil. A continuación, te presentamos algunos retos comunes a los que se enfrentan los equipos durante el Scrum diario y cómo superarlos:
- Los cambios inesperados y la ampliación del alcance son comunes a mitad de un sprint. Gestiónelos con un proceso transparente, comunique su impacto y acepte solo los cambios urgentes alineados con la meta del sprint
- Las estimaciones inexactas y la sobrecarga se producen cuando los equipos juzgan mal la complejidad de las tareas. Evítelo utilizando datos de sprints anteriores, desglosando las tareas y dejando tiempo de margen para imprevistos
- *las tareas vagas y las metas poco claras crean confusión y retrasos. Evítelo refinando el backlog, definiendo descripciones claras de las tareas y criterios de aceptación, y resolviendo las incertidumbres técnicas antes del sprint
- Las dependencias ocultas y los retrasos en el flujo de trabajo pueden interrumpir el progreso. Planifique correlacionando las dependencias, utilizando herramientas de gestión de proyectos para visualizarlas y organizando el trabajo en el orden correcto
- Los recursos y la disponibilidad limitados pueden ralentizar el progreso. Planifique de forma realista, forme a los miembros del equipo en diferentes tareas y prepare copias de seguridad para las tareas críticas a fin de mantener el impulso
💡Consejo profesional: Crea mecanismos formales como comentarios de las partes interesadas, encuestas y sesiones dedicadas a comentarios para mejorar la planificación del sprint backlog y, en última instancia, ofrecer productos más valiosos.
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El proceso de planificación de sprints se basa en metas claras, una visión general del producto y una comprensión de lo que todo tu equipo Scrum puede lograr en cada sprint ágil. Pero no es un proceso único para todos, sino que debe adaptarse a medida que avanza el sprint, dando a tu equipo espacio para crecer y mejorar.
Además, un sprint backlog por sí solo no garantiza el éxito. También necesitas las herramientas adecuadas para gestionarlo todo, y ahí es donde entra en juego ClickUp.
Ya sea con potentes funciones de gestión de proyectos y tareas, vistas intuitivas o gráficos detallados del progreso, ClickUp hace que la gestión de proyectos ágil sea fácil, eficiente y exitosa.
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