Es fácil sentirse abrumado por un proyecto de gran envergadura. A medida que las tareas se acumulan, los equipos pueden perder la concentración, ralentizarse y ver cómo disminuye la calidad de su trabajo.
Pero existe una solución popular: el 94 % de las 127 empresas encuestadas por Boston Consulting Group a nivel mundial han adoptado la metodología ágil.
Con el marco Scrum de Agile, los proyectos de gran tamaño se convierten en sprints más manejables, lo que permite a los equipos mantenerse centrados y lograr un progreso constante. Cada sprint es un peldaño que te acerca a tu meta.
Pero, ¿cómo decides en qué trabajar en cada sprint? Entra en el backlog del sprint, tu plan de juego para convertir el caos en claridad.
En esta entrada del blog, exploraremos los sprint backlogs: qué son, por qué son importantes y cómo crear y gestionar uno utilizando ClickUp.
⏰Resumen de 60 segundos
Puedes crear un sprint backlog siguiendo estos pasos:
- Organiza tu backlog de producto: prioriza las tareas en función de su valor e importancia para el sprint.
- Establece una meta clara para el sprint y céntrate en las prioridades: define una meta clara y selecciona las tareas que contribuyan a alcanzarla.
- Conoce la capacidad de tu equipo: evalúa los recursos disponibles de tu equipo y la cantidad de trabajo que pueden manejar.
- Divide las tareas grandes en pasos pequeños y manejables: divide las tareas grandes en partes más pequeñas y factibles para facilitar su gestión.
- Crea tu panel de control de sprint: configura una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp para realizar un seguimiento de las tareas, el progreso y el rendimiento del equipo.
- Finaliza el plan y coordina a tu equipo: Revisa y confirma el plan con tu equipo y asegúrate de que todos sepan qué hacer.
¿Qué es un sprint backlog?
Un sprint backlog es una simple lista de tareas que tu equipo Scrum planea completar durante un sprint, que suele durar entre 2 y 4 semanas. También representa lo que los desarrolladores planean lograr durante el sprint.
Es como una lista de tareas pendientes para el sprint, dividida en planes claros y viables y pasos manejables.
Por ejemplo, si estás trabajando en una aplicación móvil, tus elementos del sprint backlog podrían incluir:
- Diseña la pantalla del perfil del usuario (8 horas)
- Añadir la función de inicio de sesión (16 horas)
- Configurar una base de datos para los datos de los usuarios (12 horas)
- Escribe pruebas para las funciones de inicio de sesión (6 horas)
Cada tarea se estima y prioriza para que tu equipo pueda mantenerse centrado y realizar el seguimiento del progreso fácilmente.
➡️ Lea también: ¿Cómo pueden las técnicas Scrum mejorar la entrega de proyectos?
Comprender el sprint backlog
Un sprint backlog proporciona claridad, propiedad y rendición de cuentas para que todos sepan en qué están trabajando y cómo contribuye a la meta del sprint.
Pero lo que hace que un sprint backlog sea único es su flexibilidad. Mientras que la meta del sprint permanece fija, el backlog puede adaptarse a los comentarios y a los cambios en las prioridades, lo que requiere que tu equipo se mantenga centrado, colaborativo y en el buen camino para obtener los resultados deseados.
Componentes de un sprint backlog
Para saber cómo funciona, debes comprender las diferentes partes de un sprint backlog. Estas incluyen:
- Meta del sprint: El componente más importante de tu sprint, la meta es una declaración clara de lo que quieres lograr. Por ejemplo: «Crear un sistema de inicio de sesión seguro que permita a los usuarios crear cuentas e iniciar sesión fácilmente».
- Historias de usuario: Son descripciones sencillas de las funciones escritas desde el punto de vista del usuario y extraídas del backlog del producto. Suelen seguir este formato: «Como [usuario], quiero [función] para que [beneficio]».
- Tareas y subtareas: desglosan cada historia de usuario en pasos claros y manejables. Por ejemplo, «Implementar la autenticación de usuarios» puede incluir la creación de una base de datos de usuarios, el diseño de un formulario de inicio de sesión, el cifrado de contraseñas y la gestión de sesiones.
- Gráfico de burndown: El gráfico muestra cuánto trabajo queda en comparación con el tiempo restante en el sprint. Te ayuda a ver si vas por buen camino para terminar todo a tiempo y te da una advertencia con antelación para que puedas hacer ajustes si las cosas no salen según el plan.
- Personas asignadas: cada tarea debe tener un responsable claro encargado de completarla. Asignar tareas a personas específicas evita confusiones, previene la duplicación de trabajo y garantiza la rendición de cuentas.
- Duración estimada: ya sea que se midan en horas o en puntos de historia, estas duraciones estimadas ayudan a evitar compromisos excesivos y mantienen los sprints realistas. Por ejemplo, la autenticación de usuarios puede llevar 4 horas para la configuración de la base de datos, 6 horas para el diseño del formulario, 8 horas para la lógica del backend y 4 horas para las pruebas.
👀 ¿Sabías que...? La adopción de Agile entre los desarrolladores ha aumentado drásticamente en los últimos años, pasando del 37 % al 86 %.
Relación entre el sprint backlog y el product backlog
El backlog del producto es como la lista maestra de tareas pendientes de tu proyecto. Incluye todo lo que tu producto pueda necesitar: nuevas funciones, correcciones de errores y mejoras. Esta lista cambia constantemente a medida que cambian las necesidades del mercado y se reciben los comentarios de los clientes. El propietario del producto la actualiza y prioriza constantemente para mantener los elementos más críticos en la parte superior.
El backlog del sprint representa tareas más específicas. Durante las reuniones de planificación del sprint, el propietario del producto te ayuda a seleccionar elementos de alta prioridad del product backlog que se pueden completar en un sprint (normalmente dos semanas). Es como comprar ingredientes específicos para cocinar una comida: se toma solo lo necesario para cumplir con el sprint o la meta concreta.
Así es como funciona el trabajo:
- El equipo selecciona las tareas de máxima prioridad (historias de usuario) del backlog del producto.
- Estos se dividen en tareas más pequeñas.
- El equipo confirma que completará estas tareas durante el sprint.
- Las tareas se añaden al sprint backlog.
A continuación, el equipo revisa el sprint backlog, centrándose en los problemas y perfeccionando los aspectos a medida que avanza.
🧠 Dato curioso: aunque el propietario del producto te ayuda a determinar los elementos del backlog del producto, en última instancia, el equipo de desarrollo es el propietario del sprint backlog y decide cómo dividir el trabajo en tareas y subtareas.
El rol de un sprint backlog en Scrum
Un sprint backlog es el plan paso a paso que mantiene a todo tu equipo Scrum organizado y enfocado. Guía a tu equipo durante las próximas semanas, ayudando a todos a trabajar juntos para alcanzar la meta del sprint.
Por ejemplo, si estás creando una aplicación de comercio electrónico, el backlog del producto podría incluir una tarea importante como «Habilitar pagos seguros para los usuarios». Durante el proceso de planificación del sprint, el equipo de producto la divide en tareas más pequeñas para el backlog del sprint, como configurar una pasarela de pago, diseñar el flujo de pago, validar tarjetas de crédito y gestionar los errores de pago.
Este plan detallado hace que el trabajo sea claro y manejable. Cada día, los miembros del equipo saben lo que hay que hacer y pueden elegir las tareas que se ajustan a sus habilidades. Durante las reuniones diarias, el equipo utiliza el sprint backlog para compartir el progreso y discutir los problemas.
El sprint backlog también te ayuda a detectar problemas de forma temprana. A medida que se actualizan las tareas, es fácil ver si el sprint se está retrasando. Si es necesario, el equipo puede adaptarse rápidamente para mantener el rumbo.
Cómo crear un sprint backlog
El sprint backlog se crea durante la sesión de planificación del sprint. Veamos los pasos pendientes para hacerlo:
1. Organiza tu backlog de producto
El backlog del producto es la columna vertebral de tu proyecto, ya que enumera todo lo que tu equipo podría necesitar para crear, corregir o mejorar. Organizar la visión del producto te ayuda a:
- Identifica las tareas de alta prioridad o los elementos del backlog del producto (PBI) que se alinean con las metas de tu proyecto o las necesidades actuales del mercado.
- Comprende el valor, la complejidad y las conexiones con otras tareas de cada tarea.
- Identifica tareas o problemas que puedan dar forma a una meta de sprint significativa.
- Elimina o pospone las tareas que ya no sean relevantes.
Por ejemplo, si estás trabajando en una plataforma de comercio electrónico y ves tareas como «Añadir pago rápido», «Guardar formas de pago» y «Optimizar la validación del carrito», las agrupas en una única meta y mejoras el proceso de pago.
Estas conexiones crean un enfoque claro para tu sprint y facilitan el establecimiento de metas significativas.
💡 Consejo profesional: utiliza la plantilla de backlogs y sprints de ClickUp para gestionar el backlog de tu producto y la planificación de sprints en un solo lugar. Además de estados y campos personalizados, esta plantilla también incluye vistas listas para usar, como listas, tableros y chats, para mantener tus equipos y proyectos en orden.
👀 ¿Sabías que...? Los profesionales del marketing que adoptaron Agile informaron de mejoras significativas; el 63 % encontró más fácil gestionar los cambios de prioridades, obtener una mejor visibilidad del estado de los proyectos y aumentar la moral y la productividad del equipo.
2. Establece una meta clara para el sprint y céntrate en las prioridades.
Unas metas de sprint claras proporcionan a tu equipo una dirección y un propósito. Sin ellas, es fácil quedarse atascado en tareas individuales y perder de vista el panorama general.
Toda meta de sprint bien estructurada debe:
- Céntrate en lo que más importa, es decir, elige solo aquellas tareas que aborden directamente el problema.
- Ten en cuenta el panorama general y piensa en lo que aporta más valor, como aumentar los ingresos o la satisfacción del cliente.
- Evita distracciones indicando claramente lo que no se incluye en el sprint, como actualizaciones de la interfaz de usuario que no estén relacionadas.
- Define los resultados finales; por ejemplo, aumentar las ventas en un 30 %.
Continuemos con nuestro ejemplo de comercio electrónico. Si el 40 % de los clientes abandonan sus carritos durante el proceso de pago y eso le está costando dinero a su empresa, una buena meta de sprint podría ser:
Mejora el proceso de pago y reduce el abandono del carrito añadiendo funciones importantes que los clientes desean.
Tus tareas para la meta del sprint pueden incluir añadir el pago con un solo clic para los clientes habituales y permitir a los usuarios guardar sus formas de pago. Fíjate en cómo cada tarea está directamente relacionada con la meta, lo que mantiene a tu equipo centrado y evita trabajos no relacionados.
ClickUp Sprints te permite establecer la duración de los sprints, gestionar tu backlog y supervisar el progreso del equipo, al tiempo que mantienes la flexibilidad de tu flujo de trabajo. Por ejemplo, con la plantilla ClickUp Sprints , puedes lograr el éxito del proyecto gracias a tres capacidades clave:
- Obtén una vista completa que permita a los equipos ver cada detalle del progreso de su proyecto.
- Asigna tareas de forma eficiente, realiza el seguimiento del progreso y supervisa los plazos críticos con estados personalizados y Campos personalizados.
- Maximiza la alineación del equipo asegurándote de que todos tengan una visibilidad y comprensión claras de los objetivos del proyecto.
3. Conoce la capacidad de tu equipo
Una vez que tengas tu meta de sprint y tu lista de tareas, es hora de comprender si tu equipo puede manejar todo ese trabajo.
Revisa el rendimiento de tu equipo durante los últimos tres o cuatro sprints para ver cuánto trabajo suelen completar. Si planificas una carga de trabajo para 15 personas con solo cinco miembros en tu equipo, es probable que surjan problemas y que todos se sientan abrumados.
A continuación, tenga en cuenta todos los factores que podrían afectar a la disponibilidad de su equipo: vacaciones, días festivos, eventos de la empresa, sesiones de formación e incluso bajas por enfermedad inesperadas, basándose en tendencias pasadas.
Piénsalo de esta manera: un equipo de desarrollo de seis personas suele gestionar 45 puntos de historia por sprint. (Los puntos de historia son unidades que miden el esfuerzo necesario para realizar tareas en función de su complejidad y tiempo. )
Para el próximo sprint, un desarrollador estará de vacaciones durante una semana; hay un taller de la empresa de dos días, dos miembros del equipo están de guardia y hay dos días festivos.
Tras tener en cuenta estos factores, como un 25 % menos de capacidad por las vacaciones, un 20 % por el taller y los días festivos, y un 15 % por las tareas de soporte, la capacidad real del equipo se reduce a unos 18-20 puntos de historia para este sprint.
4. Divida las tareas grandes en pasos pequeños y manejables.
El siguiente paso es dividir las tareas de alta prioridad en subtareas más pequeñas y manejables para facilitar su estimación y ejecución.
En nuestro ejemplo de comercio electrónico, la función de pago con un solo clic se puede dividir en tareas de backend y frontend.
- Backend: crea un almacenamiento seguro de tokens, valida la autenticación de usuarios y crea los puntos finales de la API.
- Frontend: Diseña el botón de pago, configura pantallas de éxito/fracaso y desarrolla componentes de interfaz de usuario.
Puedes dividir cada una de estas tareas en subtareas más pequeñas. Por ejemplo, el almacenamiento de tokens requiere crear un esquema de base de datos, escribir la lógica de cifrado e implementar el servicio de almacenamiento.
También debemos tener en cuenta las dependencias. El equipo de desarrollo frontend no puede implementar completamente el botón de pago hasta que la API backend esté lista, pero mientras tanto puede trabajar en maquetas de la interfaz de usuario.
5. Crea tu panel de control de sprint
Después de dividir las tareas en pasos más pequeños, el siguiente paso es realizar un seguimiento claro del progreso de tu sprint.
El panel de control del sprint es el centro de mando de tu equipo, ya que muestra las tareas, la carga de trabajo y el progreso en tiempo real. Ayuda a detectar problemas de forma temprana y mantiene a todo el mundo centrado en la meta del sprint.
Ahora es el momento de crear un panel de control de sprint. Contamos con una potente herramienta de productividad en nuestro arsenal, que también funciona como una sólida herramienta de gestión de sprints.
Crear un sprint en los paneles de ClickUp te proporcionará una imagen en tiempo real del progreso de tu equipo. El panel muestra las tareas y subtareas que puedes organizar con las tareas de ClickUp.
Añade duraciones estimadas, establece fechas límite, marca prioridades e incluye estados personalizados y descripciones detalladas para cada tarea. A continuación, solo tienes que seleccionar a uno o varios miembros del equipo y asignárselas.
Pero no te preocupes, con ClickUp es muy fácil. Mira aquí. 👇🏼
Para medir el esfuerzo de tu equipo, utiliza el sistema de puntos de sprint de ClickUp para asignar puntos a las tareas, realizar el seguimiento de la capacidad total y recibir alertas si se superan los límites.
ClickUp también ofrece automatizaciones de sprint para gestionar todas las tareas manuales y repetitivas. Por ejemplo, puede mover automáticamente las tareas al siguiente sprint si no se han completado a tiempo.
Todo lo que tienes que hacer es establecer reglas, como notificar al departamento de control de calidad cuando una tarea pasa a revisión o marcar una tarea principal como terminada cuando todas las subtareas estén completadas. También puedes mover automáticamente las tareas sobrantes al próximo sprint.
Crear un sprint lleva tiempo, pero ¿qué pasa si tienes un calendario apretado? Aprovecha las plantillas totalmente personalizables de planificación de sprints y backlog de productos de ClickUp para acelerar tu proceso.
➡️ Lea también: Cómo crear un panel ágil para su equipo de software
💡Consejo profesional: Descomponga los elementos del backlog del producto (PBI) en tareas más pequeñas y manejables que se puedan completar en menos de un día. Esto permite a los equipos realizar un seguimiento más preciso del progreso e identificar rápidamente posibles retrasos.
6. Finaliza el plan y coordina a tu equipo
El último paso es reunir a tu equipo para revisar el backlog final, aclarar responsabilidades y diferencias clave, y confirmar la meta del sprint. Este es el momento de abordar cualquier inquietud, detectar posibles obstáculos y discutir los riesgos que podrían ralentizar el proceso.
Este es también el momento de compartir el plan del sprint con las partes interesadas, explicando las tareas elegidas, los resultados esperados y cualquier compensación realizada. La idea es ser sincero sobre la carga de trabajo de tu equipo y cómo encaja en el sprint planificado.
Aquí es donde entra en juego ClickUp para equipos de software. Durante el ciclo de sprint, te permite realizar revisiones periódicas (como reuniones diarias) con una descripción detallada del proyecto para realizar el seguimiento del progreso y abordar los retos. Aunque el backlog debería permanecer prácticamente igual, prepárate para realizar ajustes si es necesario.
📮ClickUp Insight: Alrededor del 41 % de los profesionales prefieren la mensajería instantánea para la comunicación en equipo. Aunque ofrece intercambios rápidos y eficientes, los mensajes suelen distribuirse en múltiples canales, hilos o mensajes directos, lo que dificulta la recuperación de la información posteriormente.
Con una solución integrada como ClickUp Chat, tus hilos de chat se correlacionan con proyectos y tareas específicos, lo que mantiene tus conversaciones en contexto y fácilmente disponibles para una gestión sencilla del sprint.
Buenas prácticas para utilizar un sprint backlog
Como Scrum Master, crear un backlog de sprint bien gestionado requiere una planificación cuidadosa. A continuación te ofrecemos algunas buenas prácticas para asegurarte de que todo vaya según lo previsto:
- Mantén la flexibilidad, pero sin perder el enfoque, dejando el backlog del sprint abierto a cambios y sin perder de vista la meta del sprint. Realiza solo los ajustes necesarios y asegúrate de que no afecten al compromiso del equipo.
- Perfecciona el backlog del sprint con regularidad programando revisiones semanales y preparando los elementos del backlog del sprint con tu equipo. Si es necesario, aclara las tareas y ajusta las estimaciones para mantener el rumbo.
- Establece criterios de aceptación claros para cada tarea. Unas condiciones claras para la finalización evitarán que se cuelen trabajos adicionales.
- Realiza un seguimiento diario del progreso mediante reuniones diarias y el uso de herramientas visuales para supervisar el avance. La comunicación abierta sobre el estado de las tareas, los obstáculos y las dependencias ayuda al equipo a realizar ajustes rápidos.
- Prioriza las tareas en función de las dependencias, de modo que las más importantes que afectan a otras estén terminadas primero. Asegúrate de que tu equipo sea consciente de las dependencias, ayudándoles a planificar en consecuencia y evitar retrasos.
- Mantén la documentación actualizada conservando registros claros de los detalles técnicos, las decisiones de diseño y cualquier contexto crítico, de modo que los miembros del equipo puedan trabajar de forma independiente y consultarla para futuros sprints.
💡Consejo profesional: Utiliza técnicas de priorización como Weighted Shortest Job First (WSJF) y el método MoSCoW para secuenciar el trabajo. Céntrate en las tareas que aportan más valor empresarial y se alinean con la meta del sprint.
Retos en la gestión del backlog del sprint y cómo superarlos
Como puedes ver, gestionar un sprint backlog no es nada fácil. A continuación, te presentamos algunos retos comunes a los que se enfrentan los equipos durante el Scrum diario y cómo superarlos:
- Los cambios inesperados y las desviaciones del alcance son comunes a mitad del sprint. Gestiónalos con un proceso transparente, comunica su impacto y acepta solo los cambios urgentes que estén alineados con la meta del sprint.
- Las estimaciones inexactas y la sobrecarga se producen cuando los equipos juzgan erróneamente la complejidad de las tareas. Evítalo utilizando datos de sprints anteriores, desglosando las tareas y dejando un margen de tiempo para imprevistos.
- Las tareas vagas y las metas poco claras crean confusión y retrasos. Evítalo perfeccionando el backlog, definiendo descripciones claras de las tareas y criterios de aceptación, y resolviendo las incertidumbres técnicas antes del sprint.
- Las dependencias ocultas y los retrasos en el flujo de trabajo pueden interrumpir el progreso. Planifica trazando un mapa de las dependencias, utilizando herramientas de gestión de proyectos para visualizarlas y organizando el trabajo en el orden correcto.
- Los recursos y la disponibilidad limitados pueden ralentizar el progreso. Planifica de forma realista, forma a los miembros del equipo en diferentes tareas y prepara copias de seguridad para las tareas críticas a fin de mantener el impulso.
💡Consejo profesional: Crea mecanismos formales, como comentarios de las partes interesadas, encuestas y sesiones de comentarios específicas, para mejorar la planificación del backlog del sprint y, en última instancia, ofrecer productos más valiosos.
Crea y gestiona tus sprints backlogs con ClickUp para alcanzar el máximo éxito.
El proceso de planificación del sprint se basa en metas claras, una visión general del producto y una comprensión de lo que todo tu equipo Scrum puede lograr en cada sprint ágil. Pero no es un proceso único para todos, sino que debe adaptarse a medida que avanza el sprint, dando a tu equipo espacio para crecer y mejorar.
Además, un sprint backlog por sí solo no garantiza el éxito. También necesitas las herramientas adecuadas para gestionarlo todo, y ahí es donde entra en juego ClickUp.
Ya sea con potentes funciones de gestión de proyectos y tareas, vistas intuitivas o gráficos detallados del progreso, ClickUp hace que la gestión de proyectos ágiles sea fácil, eficiente y exitosa.
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