¿Está pensando en adoptar un scrum ¿proceso de reunión?
Pero tal vez no esté seguro de cuál es la mejor manera de organizar una.
En Informe sobre el estado de la agilidad en Digital.ai descubrió que el 81% de los técnicos afirman que su organización sigue algún tipo de scrum. Y con un Informe de Broadcom que muestra que los equipos de Full Scrum obtienen una valoración de calidad un 250% mejor que los equipos que no hacen ninguna estimación, es obvio por qué está entre los más populares prácticas ágiles .
Así que, si estás intentando subirte al tren de scrum, no te culpamos. Esto es lo que necesita saber para empezar.
¿Qué son las reuniones Scrum?
Las reuniones de Scrum mantienen a las partes interesadas, la gestión y los Teams alineados a través de una comunicación concisa y rápida planificación estratégica -todo ello en un esfuerzo por que los proyectos sigan avanzando. Existen cinco tipos de reuniones de scrum:
- Scrum diario / (resumen) StandUp
- Planificación de sprints
- Refinamiento de la cartera de productos
- Revisión de sprints
- Retrospectivas de sprints
Te darás cuenta de que cada reunión tiene su propósito justo en el nombre. Sprint planning es para planificar sprints. Las retrospectivas son retrospectivas.
Es intencionado.
Porque las reuniones de scrum son un poco anti-reuniones. No son sesiones para ponerse al día, tormentas de ideas o largas conferencias del CEO. No son interrupciones innecesarias de su trabajo.
Se trata de un proceso táctico, programado en el momento adecuado y diseñado para mantener a los equipos en la misma página y evitar problemas de comunicación (todo ello para garantizar que los proyectos no sufran cuellos de botella innecesarios).
¿QUÉ ES SCRUM? Scrum es un gestión ágil de proyectos que se basa en metas claras, colaboración, responsabilidad y aportación de valor incremental. Descompone los proyectos grandes y complejos en partes más manejables y crea la flexibilidad que los equipos necesitan para pivotar cuando las cosas cambian a mitad de proyecto. El término procede de los scrummages de rugby: jugadas en las que el equipo se reúne en torno a sí, con la cabeza gacha, para hacerse con el balón.
¿Quién debe asistir a las reuniones de scrum?
La mayoría de las reuniones de Scrum son para el equipo de desarrollo, el Scrum master y el propietario del producto, aunque hay algunas excepciones. Su propietario del producto, por ejemplo, puede no asistir a sus retrospectivas. Y las partes interesadas adicionales pueden unirse a usted para la reunión de revisión Scrum.
Lo ideal es que todo el equipo Scrum esté formado por 10 miembros o menos. Si su equipo Scrum es más grande, el liderazgo a menudo los dividirá en grupos más pequeños que trabajen hacia una meta compartida.
Las 5 reuniones de Scrum que necesita conocer
1. Reuniones diarias de scrum
Uno de los tipos más populares de reuniones de scrum -según el informe State of Agile anteriormente mencionado- es el standup diario, también conocido a veces como reunión de scrum diaria. Debería ser un vistazo relámpago a las metas, el progreso y los problemas potenciales. Cada persona de la sala debe ser capaz de responder a tres preguntas:
- ¿Qué pudiste conseguir ayer?
- ¿Qué planeas hacer hoy?
- ¿Hay algún obstáculo en tu horizonte?
El término StandUp surgió porque este tipo de reuniones de scrum están pensadas para ser breves, por lo que muchos equipos las llevaban a cabo de pie -los que podían- para evitar que nadie se pusiera demasiado cómodo. Ahora que muchos equipos trabajan a distancia, es menos probable que se pongan de pie, pero la meta de la reunión debe seguir siendo mantener las cosas lo más condensadas posible.
2. Sprints plan scrum
La meta de su Planificación de sprints es identificar qué se quiere conseguir en el siguiente sprint y cómo se va a conseguir. Esta reunión de planificación del sprint suele durar aproximadamente una hora por cada semana del próximo sprint (por ejemplo, si el sprint es de dos semanas, la reunión dura dos horas o menos).
Dicho esto, hay maneras de acortarlas, como una buena planificación previa y Las herramientas adecuadas de seguimiento de sprints . Estos Tipos de reuniones ayudan a dividir los problemas en secciones más digeribles, lo que hace que la vista Lista de ClickUp sea tan versátil.
Cree sprints de una semana a un mes de duración con el enfoque ágil en ClickUp
3. Refinamiento de la cartera de productos
Entre el backlog del sprint y las reuniones de refinamiento, pida a su equipo scrum que eche un vistazo al backlog del sprint, añada detalles y tome nota de las prioridades y dependencias. De los distintos tipos de reuniones scrum, ésta depende de la organización del equipo.
De lo contrario, si no mantiene organizado el backlog del sprint, los propietarios del producto y el scrum master no tendrán mucho que utilizar para planificar el siguiente sprint.
Obtenga una vista completa de sus backlogs y sprints en la vista Tablero de ClickUp
4. Revisión de sprints
Al final de cada sprint, llega el momento de que los equipos presenten el trabajo al propietario del producto (y, en ocasiones, a otras partes interesadas).
La meta: retroalimentación.
Piensa en esta reunión tanto como una demostración como una oportunidad para que las partes interesadas hagan preguntas y ofrezcan su opinión. Estos comentarios se añaden a la lista de tareas pendientes para tenerlos en cuenta en el futuro.
5. Retrospectiva del sprint
La otra reunión de fin de sprint que scrum recomienda es la retrospectiva. Pero esta vez las partes interesadas no suelen estar en la sala.
Son los propios equipos los que analizan lo que ha ido bien, lo que no ha ido bien, lo que han aprendido y cómo deberían cambiar las cosas en los próximos sprints.
También recomendamos las retrospectivas al final de proyectos de mayor envergadura, y esas retrospectivas deberían incluir un intervalo más amplio de participantes. La dirección, el departamento de marketing y otras partes interesadas pueden unirse para evaluar la contribución de cada equipo a la comunicación, la coordinación y el GTM.
Échales un vistazo *Plantillas retrospectivas de impresión* !
**NO SE SALTE LA RETROSPECTIVA Los estudios demuestran que el rendimiento de los equipos aumenta un 20% cuando se realizan retrospectivas eficaces.
Los beneficios de las reuniones Scrum
1. Hacer proyectos complicados más manejable
Las reuniones Scrum son todo acerca de dos cosas: la comunicación y la estrategia. No importa el tipo de reunión, el objetivo debe ser siempre conseguir que todos estén en la misma página sobre las metas, el estado y los problemas que necesitan solución.
Esa comunicación abierta es lo que mantiene a los equipos en constante movimiento hacia adelante (manteniendo su velocidad alta) hacia metas compartidas.
Sin los puntos de contacto estratégicos que aportan las reuniones de scrum, es mucho más fácil que su equipo Scrum gestión de proyectos descarrilarse. Peor aún, una vez que un equipo o un miembro del equipo se ha descarrilado sin reuniones de control, puede llegar muy lejos por el camino equivocado, perdiendo tiempo y dinero y sesgando las estadísticas de velocidad para la próxima reunión de planificación del sprint.
2. Los resultados son siempre prioritarios
Estos puntos de contacto estratégicos deben recordar siempre a los equipos en qué están trabajando. Por muy metidos que estemos en un proyecto, ese recordatorio es lo que nos hace avanzar hacia los resultados que perseguimos.
3. Mayor satisfacción del cliente
Mejores resultados, entregas más rápidas y equipos más satisfechos se traducen, en última instancia, en una mejor experiencia del cliente y una mayor valoración de su satisfacción. Mantener la coherencia es clave para que los clientes estén satisfechos, ya que al mismo tiempo genera más confianza.
4. Costes más bajos
Cada tipo de reunión de scrum tiene un beneficio económico para la empresa: Las retrospectivas hacen que los equipos sean más productivos a lo largo del tiempo. Las reuniones de revisión nos ayudan a incorporar el feedback rápidamente.
Los (resúmenes) StandUp diarios mantienen los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto (o al menos nos permiten saber cuándo las cosas van mal para que podamos arreglarlas lo antes posible). Y las Reunión de planificación del sprint vincula todo lo que hacemos a las metas de la empresa con ventajas financieras reales.
5. Permanezca conectado
El sexto principio del manifiesto ágil es que las reuniones cara a cara son la mejor forma de comunicar información a equipos ágiles . Por eso estas reuniones son tan importantes para las organizaciones ágiles.
Y con un 52% de empleados que dicen sentirse desconectados de sus equipos en algún momento del año pasado, es hora de volver a las reuniones de scrum estratégicas y bien dirigidas que mantienen a los equipos alineados en todo, desde el backlog hasta los sprints y las tareas diarias.
Cómo organizar una reunión Scrum eficaz
Entonces, ¿cómo asegurarse de que sus reuniones de scrum alcanzan sus metas? He aquí cuatro consejos de los expertos:
1. Ajuste los horarios y cúmplalos
Las reuniones de Scrum son importantes. Alinean los equipos en what necesita ser terminado, by who, y when. Permiten que todo el mundo se conecte y colabore de forma regular. Y dan prioridad a la estrategia.
Pero siguen siendo reuniones y todavía hay trabajo pendiente. Así que manténgalas el tiempo suficiente para que sean efectivas y lo suficientemente cortas para mantener la atención.
En otras palabras: si dices que la reunión durará una hora, cíñete a una hora o menos.
2. Empieza por la prioridad uno
Si hay algo con lo que quiere que los equipos salgan de la reunión, ¿qué es? Sea cual sea su respuesta, debe empezar y terminar por esa cosa. No dejes que la sobrecarga de información desplace tus prioridades.
¿Y SI HAY MÁS DE UNA PRIORIDAD? Lo entendemos. En las organizaciones complejas, hay muchos elementos luchando por ese lugar de máxima prioridad. Pero la verdad es que... si quiere equipos productivos, no puede darles listas de prioridades desordenadas y esperar que todo esté terminado. Corresponde a los gestores de proyectos y a la dirección reunirse y ordenar las prioridades antes de que lleguen a los equipos.
3. Dé opciones a los equipos... pero no demasiadas
¿Necesitas que el equipo tome decisiones durante tu reunión de scrum? Deles opciones... pero no demasiadas. Los estudios sugieren que demasiadas opciones pueden ser paralizantes . Por eso los líderes deben trabajar para afinar las opciones del equipo antes de llevar las grandes decisiones a la reunión.
4. Utilizar las herramientas adecuadas Tableros Scrum planificación de sprints,
(diagramas de) Gantt herramientas de seguimiento... Las reuniones de Scrum son más eficientes con herramientas que te ayudan a realizar un seguimiento y compartir información en tiempo real. Desde Trello a ClickUp (por supuesto), tienes un montón de opciones para mantener a los equipos en la misma página y presentar la información de una manera útil y visualmente interesante.
Utilice la vista Diagrama de Gantt en ClickUp para programar tareas, mantenerse al día con el progreso del proyecto, gestionar los plazos y manejar los cuellos de botella.
LIBERE A SUS EQUIPOS PARA QUE PUEDAN CENTRARSE EN EL TRABAJO Una gran herramienta no sólo le ayuda a mantenerse al día con su equipo día a día... también puede acortar sustancialmente sus reuniones, liberando a todo el mundo para centrarse en el trabajo que tienen entre manos. Como Alaina Maracotta de Vida Health dice de ClickUp: "Ha sido fenomenal ver cuánto tiempo hemos ahorrado en reuniones desde que pasamos a ClickUp. Lo que antes nos llevaba tres horas a la semana para planificar eventos y actualizaciones, ahora nos lleva poco más de una hora. Los equipos implicados tienen ahora más tiempo para centrarse en prioridades de marketing más importantes."
Cómo empezar con las reuniones Scrum
Ya sabe qué son las reuniones Scrum, cómo funcionan y qué buenas prácticas debe tener en cuenta..
Ahora bien, si todavía no está en pleno Scrum, ¿cómo se llega allí?
La respuesta, como con la mayoría de los grandes cambios dentro de una empresa, por lo general requiere un mindset, proceso, y tool cambios.
1. Obtener los equipos a bordo
Sin la plena participación de sus equipos, estas reuniones no serán todo lo eficaces que podrían ser. Por eso necesita que se impliquen. Explique a sus equipos cómo les ayudará esta nueva estructura: acortando las reuniones, liberando su tiempo creativo, etc.
**Cuanto mejor vea la gente la meta final (para sí mismos, para sus equipos y para la empresa), más probabilidades habrá de que se impliquen en cualquier cambio, scrum incluido
Almacene y clasifique cuidadosamente metas similares en carpetas de metas en ClickUp
2. Realice los cambios necesarios en los procesos
Analice los procesos actuales de su empresa teniendo en cuenta scrum. ¿Qué necesita cambiar? ¿Necesitan los equipos actualizar su progreso en sus herramientas antes de la reunión? ¿Debería el liderazgo prepararse para las reuniones de una nueva manera?
¿Deben los jefes de proyecto y el scrum master limpiar el backlog antes de la reunión? Cuanto más clara y rápidamente comunique los cambios necesarios en los procesos, más fácil resultará la transición a scrum.
Esto también permite que todo el equipo de scrum se mueva con rapidez, lo que demostrará a los equipos que las promesas que hizo (sobre la liberación de tiempo y creatividad, por ejemplo) son válidas.
3. Elija herramientas que le den compatibilidad
¿Sus herramientas actuales son compatibles con su nueva forma de trabajar o le están frenando? En lugar de empezar con las herramientas y tratar de encajar en ellas sus nuevos procesos, empiece por pensar en lo que necesita que hagan las herramientas para apoyarle y, a continuación, elija Herramientas scrum en función de esos criterios.
Entendemos que los cambios de herramientas pueden parecer una gran petición, pero también sabemos que sin las herramientas adecuadas, los cambios bien intencionados hacia prácticas ágiles pueden quedarse estancados. Así que prioriza tus necesidades y no caigas en la falacia del coste hundido y te quedes con herramientas antiguas que ya no son útiles.
¿QUÉ ES LA FALACIA DEL COSTE IRRECUPERABLE? La falacia del coste irrecuperable nos dice que los seres humanos son más propensos a tomar malas decisiones una vez que ya han "asumido los costes" de esas decisiones. Por eso la gente mantiene relaciones que ya no le sirven ("pero si ya he invertido dos años en esto") o sigue invirtiendo dinero en proyectos que han descarrilado ("pero si ya nos hemos gastado 100.000 dólares en esta función"). También puede hacer que sigas utilizando herramientas poco útiles porque "ya te has gastado el dinero"
Los expertos dicen que, a la hora de tomar decisiones, hay que ignorar los costes irrecuperables y centrarse en los costes futuros. ¿Le costará más o menos mañana si se deshace de la herramienta antigua y elige la que mejor se adapta a su empresa?
Prácticas plantillas de reuniones Scrum
Según una reciente encuesta a clientes, las plantillas de ClickUp se encuentran entre las tres funciones más valiosas que ofrecemos. Francamente, no nos sorprende. Contar con una buena plantilla te quita presión.
Usted sabe exactamente qué información necesita y cómo presentarla, sin necesidad de investigar a fondo las buenas prácticas. Aquí tiene dos Plantillas de scrum a Poner en marcha su nueva consulta :
1. Plantilla de reunión de ClickUp Scrum
La plantilla ClickUp Scrum Meeting facilita la comunicación entre equipos y la visibilidad de los proyectos
Diseñada para agilizar sus StandUp diarios, Plantilla de reunión Scrum de ClickUp ayuda a los equipos a centrarse en lo que está terminado, lo que queda por hacer y los posibles obstáculos que se vislumbran en el horizonte. Descargar esta plantilla
2. Plantilla ClickUp para la gestión ágil de Scrum
Cree un backlog detallado con esta sencilla plantilla de Agile Scrum y comience de inmediato
Ideal para usar en reuniones de planificación de sprints, retrospectivas, poda de backlogs y más. Plantilla de gestión ágil de Scrum de ClickUp también incluye un documento de "cómo empezar" que ayudará al scrum master a personalizar sus reuniones. Ningún miembro del equipo debe quedarse al margen Descargar esta plantilla
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Tanto si es un principiante como un experimentado maestro de scrum, ClickUp tiene montones de plantillas y funciones ágiles que le ayudarán a que sus reuniones de scrum se desarrollen sin problemas. Y nuestro plan Free Forever es (lo ha adivinado) gratuito/a para siempre. Pruébelo hoy mismo .