La guía definitiva para las reuniones de Scrum

¿Está pensando en adoptar un proceso de reuniones Scrum?

Pero quizá no esté seguro de cuál es la mejor manera de llevarla a cabo.

El informe State of Agile de Digital.ai reveló que el 81 % de los profesionales tecnológicos afirman que su organización sigue algún tipo de scrum. Y con un informe de Broadcom que muestra que los equipos que utilizan Full Scrum obtienen una valoración de calidad un 250 % mejor que los equipos que no realizan estimaciones, es obvio por qué se encuentra entre las prácticas ágiles más populares.

Por lo tanto, si está intentando subirse al tren de Scrum, no le culpamos. Esto es lo que necesita saber para empezar.

¿Qué son las reuniones Scrum?

Las reuniones Scrum mantienen a las partes interesadas, la dirección y los equipos alineados mediante una comunicación concisa y una planificación estratégica ágil, todo ello como esfuerzo para que los proyectos sigan avanzando. Hay cinco tipos de reuniones Scrum:

Verás que cada reunión tiene su propósito justo en el nombre. La planificación del sprint es para planificar el sprint. Las retrospectivas son retrospectivas.

Es intencionado.

Porque las reuniones Scrum son un poco como lo contrario a una reunión. No son sesiones para ponerse al día, lluvias de ideas o largas charlas del director general. No son interrupciones innecesarias en tu trabajo con el producto.

Este proceso es táctico, se programa en los momentos adecuados y está diseñado para mantener a los equipos en sintonía y evitar problemas de comunicación (todo ello con el fin de garantizar que los proyectos no se encuentren con obstáculos innecesarios).

¿QUÉ ES SCRUM? Scrum es un marco de gestión de proyectos ágil que se basa en metas claras, colaboración, responsabilidad y entrega de valor incremental. Divide los proyectos grandes y complejos en partes más manejables y crea la flexibilidad que los equipos necesitan para adaptarse cuando las cosas cambian a mitad del proyecto. El término proviene de las melés del rugby: jugadas en las que el equipo se reúne rápidamente, con la cabeza gacha, para conseguir el balón.

¿Quién debe asistir a las reuniones Scrum?

La mayoría de las reuniones Scrum son para el equipo de desarrollo, el Scrum Master y el propietario del producto, aunque hay algunas excepciones. Por ejemplo, es posible que el propietario del producto no asista a las retrospectivas. Y es posible que otras partes interesadas se unan a la reunión de revisión Scrum.

Lo ideal es que todo tu equipo Scrum tenga 10 miembros o menos. Si tu equipo Scrum es más grande, los líderes suelen dividirlo en grupos más pequeños que trabajan para alcanzar una meta común.

Las 5 reuniones Scrum que debes conocer

1. Reuniones diarias de Scrum

Uno de los tipos más populares de reuniones scrum, según el informe State of Agile Report mencionado anteriormente, es la reunión diaria, también conocida como reunión scrum diaria. Debe ser un repaso rápido de las metas, el progreso y los posibles problemas. Todas las personas presentes en la sala deben ser capaces de responder a tres preguntas:

El término «standup» (puesta al día de pie) surgió porque este tipo de reuniones Scrum deben ser breves, por lo que muchos equipos las realizaban de pie, aquellos que podían, para evitar que nadie se sintiera demasiado cómodo. Ahora que muchos equipos trabajan a distancia, es menos probable que nos pongamos de pie, pero la meta de la reunión sigue siendo que sea lo más concisa posible.

2. Planificación de sprints Scrum

La meta de su reunión de planificación del sprint es identificar qué quiere lograr en el próximo sprint y cómo lo logrará. Esta reunión de planificación del sprint suele durar aproximadamente una hora por cada semana del próximo sprint (por ejemplo, si su sprint es de dos semanas, la reunión durará dos horas o menos).

Dicho esto, hay formas de acortarlas, como una buena planificación previa y las herramientas adecuadas para el seguimiento de sprints. Este tipo de reuniones ayudan a dividir los problemas en secciones más digeribles, lo que hace que la vista Lista de ClickUp sea tan versátil.

3. Refinamiento del backlog del producto

Entre las reuniones de sprint backlog y refinamiento, pida a su equipo Scrum que revise el sprint backlog, añada detalles y anote las prioridades y dependencias. De los diferentes tipos de reuniones Scrum, esta depende de la organización del equipo.

De lo contrario, si no mantienes organizado el sprint backlog, los propietarios de productos y el scrum master no tendrán mucho con qué planear el próximo sprint.

4. Revisión del sprint

Al final de cada sprint, llega el momento de que los equipos presenten el trabajo al propietario del producto (y, en ocasiones, a otras partes interesadas).

La meta: feedback.

Considere esta reunión como una demostración y una oportunidad para que las partes interesadas hagan preguntas y ofrezcan comentarios. Esos comentarios se añaden al backlog para su futura consideración.

5. Retrospectiva del sprint

La otra reunión al final del sprint que recomienda Scrum es la retrospectiva. Pero en esta ocasión, los interesados no suelen estar presentes en la sala.

Se trata simplemente de que los propios equipos analicen lo que ha ido bien, lo que no ha ido bien, lo que han aprendido y cómo deberían cambiar las cosas en los próximos sprints.

También recomendamos realizar retrospectivas al final de los proyectos a gran escala, y que en ellas participe un mayor número de personas. Los responsables de liderazgo, marketing y otras partes interesadas pueden unirse para evaluar la contribución de cada equipo a la comunicación, la coordinación y la comercialización.

¡Echa un vistazo a estas plantillas para retrospectivas de sprint!

NO SE SALTE LA RETROSPECTIVALas investigaciones demuestran que el rendimiento del equipo aumenta nada menos que un 20 % cuando se incorporan retrospectivas eficaces.

Las ventajas de las reuniones Scrum

1. Haga que los proyectos complicados sean más manejables

Las reuniones Scrum se centran en dos aspectos: la comunicación y la estrategia. Independientemente del tipo de reunión, el objetivo siempre debe ser que todos estén en sintonía en cuanto a las metas, el estado y los problemas que hay que resolver.

Esa comunicación abierta es lo que mantiene a los equipos avanzando constantemente (manteniendo su velocidad alta) hacia metas comunes.

Sin los puntos de contacto estratégicos que proporcionan las reuniones Scrum, es mucho más fácil que la gestión de proyectos Scrum se descarrile. Peor aún, una vez que un equipo o un miembro del equipo se ha descarrilado sin reuniones para hacer un seguimiento, pueden llegar muy lejos por el camino equivocado, desperdiciando tiempo y dinero y sesgando las estadísticas de velocidad para la próxima reunión de planificación del sprint.

2. Los resultados son siempre lo más importante

Estos puntos de contacto estratégicos deben recordar siempre a los equipos hacia dónde se dirigen. Por muy enredados que estemos en un proyecto, ese recordatorio es lo que nos mantiene con los pies en la tierra y nos impulsa hacia los resultados que buscamos.

3. Mayor satisfacción del cliente

Mejores resultados, entregas más rápidas y equipos más satisfechos se traducen, en última instancia, en mejores experiencias para los clientes y mayores valoraciones de satisfacción. Mantener la coherencia es clave para que los clientes estén satisfechos, ya que al mismo tiempo se genera más confianza.

4. ¡Reduzca los costes!

Cada tipo de reunión Scrum tiene un beneficio financiero para la empresa: las retrospectivas hacen que los equipos sean más productivos con el tiempo. Las reuniones de revisión nos ayudan a incorporar rápidamente los comentarios recibidos.

Las reuniones diarias permiten que los proyectos se mantengan dentro del plazo y del presupuesto (o, al menos, nos permiten saber cuándo las cosas no van bien para poder solucionarlas lo antes posible). Y la reunión de planificación del sprint vincula todo lo que hacemos con las metas empresariales con ventajas financieras reales.

5. Manténgase conectado

El sexto principio del manifiesto ágil es que las reuniones presenciales son la mejor forma de comunicar información a los equipos ágiles. Por eso estas reuniones son tan importantes para las organizaciones ágiles.

Y dado que el 52 % de los empleados afirma haberse sentido desconectado de sus equipos en algún momento del último año, es hora de volver a las reuniones Scrum estratégicas y bien organizadas que mantienen a los equipos alineados en todo, desde el backlog hasta los sprints y las tareas diarias.

Cómo llevar a cabo una reunión Scrum eficaz

Entonces, ¿cómo se asegura de que sus reuniones Scrum alcancen sus metas? Aquí tiene cuatro consejos de los expertos:

1. Establezca horarios y cúmplalos

Las reuniones Scrum son importantes. Permiten a los equipos ponerse de acuerdo sobre qué hay que hacer, quién debe hacerlo y cuándo. Permiten que todos se conecten y colaboren de forma regular. Y dan prioridad a la estrategia.

Pero siguen siendo reuniones y aún hay trabajo pendiente. Por lo tanto, haz que sean lo suficientemente largas como para que sean efectivas y lo suficientemente cortas como para mantener la atención.

En otras palabras: si dices que la reunión durará una hora, cíñete a una hora o menos.

2. Comience con la prioridad número uno

Si hay algo que quieres que los equipos se lleven consigo después de la reunión, ¿qué es? Sea cual sea tu respuesta, eso es con lo que debes empezar y terminar. No dejes que la sobrecarga de información desplace tus prioridades.

¿QUÉ PASA SI HAY MÁS DE UNA PRIORIDAD NÚMERO UNO? Lo entendemos. En organizaciones complejas, hay muchos elementos que compiten por ese puesto de máxima prioridad. Pero la verdad es que, si quieres equipos productivos, no puedes darles listas de prioridades sin ordenar y esperar que todo esté terminado. Depende de los gestores de proyectos y los líderes reunirse y ordenar las prioridades antes de transmitirlas a los equipos.

3. Ofrezca opciones a los equipos... pero no demasiadas.

¿Necesita que el equipo tome decisiones durante su reunión Scrum? Ofrézcales opciones, pero no demasiadas. Los estudios sugieren que un exceso de opciones puede resultar paralizante. Por eso, los líderes deben trabajar para perfeccionar las opciones del equipo antes de llevar las decisiones importantes a la reunión.

4. Utilice las herramientas adecuadas

Tableros Scrum, planificación de sprints, diagramas de Gantt, herramientas de seguimiento... Las reuniones Scrum son más eficientes con herramientas que te ayudan a realizar el seguimiento y compartir la información en tiempo real. Desde Trello hasta ClickUp (por supuesto), tienes muchas opciones para mantener a los equipos en sintonía y presentar la información de una manera útil y visualmente interesante.

LIBERA A TUS EQUIPOS PARA QUE SE CONCENTREN EN EL TRABAJOUna buena herramienta no solo te ayuda a mantenerte al día con tu equipo en el día a día, sino que también puede acortar considerablemente tus reuniones, lo que libera a todos para que se concentren en el trabajo que tienen entre manos. Como dice Alaina Maracotta, de Vida Health, sobre ClickUp: «Ha sido fenomenal ver cuánto tiempo hemos ahorrado en reuniones desde que nos pasamos a ClickUp. Lo que antes nos llevaba tres horas a la semana para planificar eventos y actualizaciones, ahora nos lleva poco más de una hora. Los equipos implicados ahora tienen más tiempo para centrarse en prioridades de marketing más importantes».

Introducción a las reuniones Scrum

Así, comprenderá qué son las reuniones Scrum, cómo funcionan y cuáles son las buenas prácticas que debe tener en cuenta...

Ahora bien, si aún no utiliza Scrum al completo, ¿cómo puede llegar a hacerlo?

La respuesta, como ocurre con la mayoría de los grandes cambios dentro de una empresa, suele requerir cambios en la mentalidad, los procesos y las herramientas.

1. Consigue la participación de los equipos

Sin la participación plena de sus equipos, estas reuniones no serán tan eficaces como podrían ser. Por eso es necesario contar con su apoyo. Explique a sus equipos cómo les ayudará esta nueva estructura: acortando las reuniones, liberando tiempo para la creatividad, etc.

Cuanto mejor puedan ver las personas la meta final (para ellos mismos, sus equipos y la empresa), más probable será que se comprometan al máximo con cualquier cambio, incluido Scrum.

2. Realice los cambios necesarios en el proceso

Analice los procesos actuales de su empresa teniendo en cuenta Scrum. ¿Qué hay que cambiar? ¿Los equipos deben actualizar su progreso en sus herramientas antes de la reunión? ¿Debería el equipo directivo prepararse para las reuniones de una forma nueva?

¿Deben los gestores de proyectos y el scrum master limpiar el backlog antes de la reunión? Cuanto más claro y pronto comunique cualquier cambio necesario en el proceso, más fácil será el cambio a scrum.

Esto también permite que todo su equipo Scrum avance rápidamente, lo que demostrará a los equipos que las promesas que hizo (por ejemplo, sobre liberar tiempo y creatividad) se cumplen.

3. Elige herramientas que te brinden compatibilidad

¿Sus herramientas actuales respaldan sus nuevas formas de trabajar o le están frenando? En lugar de empezar por las herramientas e intentar encajar sus nuevos procesos en ellas, empiece por pensar en lo que necesita que hagan las herramientas para ayudarle y, a continuación, elija las herramientas Scrum basándose en esos criterios.

Entendemos que los cambios de herramientas pueden parecer una tarea difícil, pero también sabemos que sin las herramientas adecuadas, los cambios bienintencionados hacia prácticas ágiles pueden quedarse estancados. Por lo tanto, priorice sus necesidades y no caiga en la falacia del coste hundido y se quede con herramientas antiguas que ya no son útiles.

ESPERA... ¿QUÉ ES LA FALACIA DEL COSTE HUNDIDO? La falacia del coste hundido nos dice que los seres humanos son más propensos a tomar malas decisiones una vez que ya han «hundido costes» en esas decisiones. Es por eso que las personas permanecen en relaciones que ya no les sirven («¡pero ya he invertido dos años en esto!») o siguen invirtiendo dinero en proyectos que claramente se han descarrilado («¡pero ya hemos gastado 100 000 dólares en esta función!»). También puede hacer que sigas utilizando herramientas inútiles porque «ya has gastado el dinero». Los expertos dicen que, a la hora de tomar decisiones, hay que ignorar los costes irrecuperables y centrarse en los costes futuros. ¿Te costará más o menos mañana si abandonas la herramienta antigua y eliges la que mejor se adapta a tu empresa?

Prácticas plantillas para reuniones Scrum

Según una encuesta reciente a nuestros clientes, las plantillas de ClickUp se encuentran entre las tres funciones más valiosas que ofrecemos. Sinceramente, no nos sorprende. Contar con una buena plantilla alivia la presión.

Sabes exactamente qué información necesitas y cómo presentarla, sin necesidad de investigar en profundidad las buenas prácticas. Aquí tienes dos plantillas Scrum para poner en marcha tu nueva práctica:

1. Plantilla de reunión Scrum de ClickUp

Diseñada para optimizar sus reuniones diarias, la plantilla de reunión Scrum de ClickUp ayuda a los equipos a centrarse en lo terminado, lo pendiente y los posibles obstáculos que se avecinan.

2. Plantilla de gestión ágil Scrum de ClickUp

Ideal para reuniones de planificación de sprints, retrospectivas, poda de backlog y mucho más. La plantilla de gestión ágil Scrum de ClickUp también incluye un documento de «cómo empezar» que ayudará al scrum master a personalizar sus reuniones. ¡Ningún miembro del equipo debe quedarse al margen!

Empieza con ClickUp

Si está listo para empezar, nosotros le ayudaremos.

Tanto si eres un principiante como un scrum master experimentado, ClickUp tiene un montón de plantillas y funciones ágiles para ayudarte a que tus reuniones Scrum se desarrollen sin problemas. Y nuestro plan Free Forever es (lo has adivinado) gratuito para siempre. Pruébalos hoy mismo.