Los directivos manejan mucho.
Desde la presión del liderazgo para cumplir metas y objetivos hasta la tutoría de su equipo, equilibrar las distintas expectativas puede ser todo un reto. Y como líder, las reuniones periódicas son necesarias para ayudarle a delegar tareas y obtener información actualizada sobre el estado de las mismas, estrategias de lluvia de ideas etc.
Cualquier reunión, sea del tipo que sea, necesita un propósito, una meta, un caso de uso y un orden del día claros. La creación de una agenda, el ajuste de las expectativas y el seguimiento de la conversación son pasos importantes para garantizar que la reunión siga por buen camino y sea productiva.
Así que si quiere convertirse en un líder de equipo más fuerte y acabar para siempre con las reuniones inútiles, este blog es para usted. Le presentamos nueve tipos de reuniones que debe conocer y cómo llevarlas a cabo correctamente.
Además, hemos incluido algunas plantillas gratuitas que le ayudarán a sacar el máximo partido de su próxima reunión
Elementos de la reunión a tener en cuenta antes de elegir el tipo de reunión
Conocer los tipos de reuniones que puede organizar un directivo le ayudará a preparar a su equipo para el intento correcto. Eficaz gestión de reuniones puede ayudar a aumentar el compromiso y la colaboración en todo el equipo.
En lugar de ser una actividad recurrente y agotadora, una reunión eficaz puede ser una oportunidad única para reunir ideas, hacer aportaciones, fomentar el crecimiento profesional y avanzar en los objetivos de la organización.
Antes de elegir el tipo de reunión adecuado para su equipo, asegúrese de tener en cuenta los siguientes elementos:
1. Finalidad: ¿Cuál es la meta de la reunión?
2. Participantes: ¿Quién debe asistir y quién dirigirá la reunión?
3. Agenda: ¿Qué temas deben tratarse y en qué orden?
4. Resultados: ¿Qué espera conseguir al final de la reunión?
5. Periodicidad: ¿Con qué frecuencia debería celebrarse la reunión?
Una vez considerados estos elementos, es hora de elegir el tipo de reunión que mejor se adapte a las necesidades de su equipo.
ahora vamos a ver qué tipos de reuniones hay que conocer y cómo organizarlas correctamente con las herramientas y técnicas adecuadas
9 de los tipos de reuniones más comunes
Aquí tienes nueve tipos de reuniones, consejos para llevarlas a cabo con éxito y plantillas gratuitas, listas para usar, que te ayudarán a empezar
1. Reuniones de incorporación
Las reuniones de incorporación son la primera reunión entre los empleados y sus jefes una vez que se incorporan a la organización. Este tipo de reunión inicial significa el comienzo de su formación y es necesaria, ya que el periodo de incorporación del empleado sienta las bases para el intento correcto de un nuevo miembro del equipo, ya que es su primera inmersión en los procesos y sistemas de la empresa.
Estas reuniones deben servir para que los directivos conozcan a sus empleados y establezcan relaciones. Hacer preguntas para romper el hielo, como cuáles son tus aficiones, cuál es tu plato favorito, u otras preguntas interpersonales, como qué prefieres que te digan o qué te motiva, son buenas prácticas para estas reuniones.
En las reuniones de incorporación también se debe exponer el programa de formación y los recursos pertinentes, quiénes son los miembros del equipo y una lista de control de los siguientes aspectos elementos de acción para completar en su primera semana. Pruebe Lista de control de incorporación de empleados de ClickUp para dar compatibilidad a los nuevos empleados y ayudarles a adaptarse a sus nuevos flujos de trabajo.
Agilice la incorporación de nuevos empleados con esta plantilla en ClickUp Documentos. Incluye detalles para el primer día, la primera semana y los primeros 90 días de incorporación Descargar plantilla de lista de control de incorporación de empleados
2. Reuniones individuales
A reunión individual es una reunión entre dos personas, generalmente un directivo y su subordinado directo. Es una de las formas más eficaces de que los directivos establezcan relaciones y confianza con sus subordinados directos.
Existen varios tipos de reuniones individuales el tipo de reunión individual que organice reflejará el contenido de la Agenda. Por ejemplo, la primera reunión individual que un directivo tiene con un subordinado directo será muy diferente de una reunión quincenal.
En Fellow, los directivos mantienen reuniones individuales con sus subordinados directos para conocerlos mejor y tomarles el pulso. Formulan preguntas que fomentan la relación y, al mismo tiempo, establecen expectativas y elementos de acción para ayudar al empleado a alcanzar el intento correcto.
Los temas se orientan a comprobar el progreso de los proyectos y los bloqueos actuales, al tiempo que se mantienen conversaciones sobre el desarrollo de la carrera profesional. Independientemente del tipo de entrevista cadencia de reuniones la reunión debe incluir siempre lo siguiente:
- Preguntas para mejorar la comunicación y comprobar el bienestar y la vida personal de cada uno
- Un debate sobre elementos específicos o esenciales de la empresa
- Borradas claras de los elementos de acción y los pasos siguientes de la reunión
La importancia de una reunión individual radica en su poder para fomentar la confianza y un vínculo significativo entre un empleado y su jefe. Un componente importante para garantizar la eficacia de este tipo de reuniones es pedir a su subordinado directo que se encargue de la preparación de la agenda de la reunión.
Utilizar un herramienta para reuniones individuales para documentar la conversación y dar indicaciones es también una estrategia útil para aumentar la eficacia de la reunión. También puede aprovechar Plantilla de reuniones 1:1 de ClickUp para facilitar una reunión organizada que genere confianza y compenetración.
La plantilla 1:1 de ClickUp incluye páginas prediseñadas para los roles de los empleados, las expectativas y las agendas de reuniones recurrentes para cada miembro del equipo. Cree páginas anidadas dentro de cada página para una mayor organización Descargar la plantilla de reunión 1-1
3. Reuniones de control
Las reuniones de control -también denominadas reuniones de actualización de estado- son debates en los que los equipos colaboran y comparten los progresos realizados en un tema o proyecto concreto. El objetivo es garantizar la alineación del equipo y el proyecto, al tiempo que se plantean los bloqueos que impiden el progreso.
Aunque las reuniones de check-in o de actualización de estado no siempre son las favoritas del equipo, son un mecanismo valioso para resolver problemas y mantenerse al día sobre el progreso de un proyecto.
La duración de una reunión de control puede variar en función del estado y el tamaño del proyecto. El equipo de ventas suele celebrar breves reuniones diarias de puesta al día para comprobar el progreso de los acuerdos y las actualizaciones, que duran entre 10 y 15 minutos.
Otra alternativa sería una reunión de control de la dirección durante una crisis, en la que cada departamento comparte información actualizada. También es posible celebrar reuniones más largas de control del proyecto, en las que hay que discutir las actualizaciones y revisar los elementos de acción anteriores y los progresos realizados.
Las reuniones de control pueden tener un tono informal o formal, según el contexto y el lugar de trabajo. En definitiva, un intento correcto de check-in debe promover la comunicación abierta entre los miembros del equipo y mantener informados a todos los implicados.
Esto puede facilitarse mediante una mesa redonda de actualizaciones en la que cada miembro del equipo debe añadir puntos de discusión relacionados con sus proyectos. También permite abordar cualquier bloqueo para que el equipo pueda actuar con rapidez y en consecuencia.
Para ayudarle a organizar una reunión productiva, asegúrese de tener preparada una lista de preguntas de control para su equipo. También puedes ajustarlo para que tenga un intento correcto creando un bucle de retroalimentación para capturar actualizaciones, preocupaciones y otras notas importantes.
Una forma de hacerlo es crear un documento de reunión pendiente que tu equipo pueda rellenar antes de la reunión Utiliza el Plantilla de reunión diaria de Standup de ClickUp y personalícela para adaptarla a las necesidades de su equipo.
El objetivo de la reunión diaria de StandUp es ayudar a la coordinación del equipo. Este rápido bucle de retroalimentación ayuda a los equipos a alinearse y mantener el rumbo, de forma similar a una reunión de fútbol. Si surge un problema, puede abordarlo rápidamente y mantener los proyectos en marcha Descargar plantilla de reunión diaria StandUp Bonus: **Plantillas de Agenda de Conferencias !
4. Reuniones de intercambio de ideas
Una reunión de brainstorming es aquella en la que un equipo se reúne para generar ideas sobre un tema concreto. Las sesiones de brainstorming pueden tener lugar de forma sincrónica o asincrónica. En una contexto asíncrono tendrá que asegurarse de que comunicación en equipo y de colaboración están a disposición de los participantes en la reunión.
¡Un intento correcto de lluvia de ideas será emocionante! Todos se reúnen para poner en marcha su creatividad y generar ideas. El cielo debe ser el límite, y no hay ideas malas.
Las sugerencias generadas pueden ser muy sencillas, pero también complejas, y es importante insistir, como organizador de la reunión, en que no hay malas ideas. Se espera que todos los asistentes a la reunión participen en la conversación, por lo que debe asegurarse de que el formato de su reunión se adapta a los asistentes extrovertidos e introvertidos.
Las reuniones de brainstorming son sesiones divertidas y atractivas, pero pueden resultar mentalmente agotadoras para el equipo, sobre todo cuando no existe un sistema de seguimiento de las ideas. Puede resultar beneficioso programar una reunión de seguimiento para concretar y destilar ideas específicas más adelante, con el fin de maximizar la eficacia.
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5. Reuniones de todo el personal
Una reunión para todos implica que todos los niveles de la organización se unirán a la reunión, incluidos los colaboradores individuales, los jefes de equipo, los jefes de departamento y los ejecutivos de la c-suite. La meta es sincronizar a toda la empresa con las actualizaciones pertinentes, como las específicas de cada departamento o los cambios en las políticas de la empresa.
Cada empresa tiene una cadencia y unos temas de conversación diferentes para sus reuniones. Por lo general, el director general o el jefe de la empresa organizan una reunión eficaz en la que los temas de debate incluyen información actualizada sobre la dirección o los departamentos, presentaciones de nuevos empleados etc.
En la
/ref/ https://fellow.app/supermanagers/matt-martin-clockwise-leading-in-a-volatile-economy-how-to-create-sustainable-work/ Podcast de Supermanagers /%href/
matt Martin, Consejero Delegado de Clockwise, explicó que la reunión de todos los empleados incluye muchos aspectos diferentes, como actualizaciones de los departamentos, presentaciones y un punto de debate en el que se comparten los momentos divertidos de la semana. Estas reuniones suelen durar una hora.
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6. Reuniones para la toma de decisiones
Una reunión de toma de decisiones es cuando un equipo se reúne para formalizar una decisión e iterar los siguientes pasos. Por lo general, estas reuniones se utilizarán para la toma de decisiones importantes que requieran una confirmación y, potencialmente, una nueva dirección.
Estas reuniones son habituales en los distintos equipos: las reuniones de Tablero o de proyecto pueden incluir la toma de decisiones. Las decisiones importantes deben documentarse en herramienta de actas de reunión para que el equipo pueda recordar los motivos de la decisión.
Entre las preguntas a las que hay que responder durante estas reuniones se incluyen:
- Dadas nuestras circunstancias y recursos actuales, ¿cuál es la mejor opción para seguir adelante?
- ¿Quién es responsable de los siguientes pasos? ¿Por qué?
Por ejemplo, podría celebrarse una reunión de toma de decisiones con un responsable de marketing en redes sociales y un coordinador de marketing en redes sociales para cambiar la dirección de una campaña de marketing que no ha tenido éxito. Si el equipo necesita evaluar si enfocan una campaña desde la perspectiva y el tono adecuados, podrían reunirse para evaluar el compromiso y la resultados de conversión y elegir una nueva dirección.
Durante la reunión, harán una lista de las razones por las que necesitan cambiar el enfoque y documentarán por qué la nueva dirección parece beneficiosa. Por tanto, este tipo de reunión tiene por objeto decidir y documentar una decisión para hacer avanzar un proyecto o iniciativa.
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7. Reuniones de resolución de problemas
Las reuniones de resolución de problemas suelen celebrarse entre alguien que se enfrenta a un reto y un directivo o líder. Dependiendo de la naturaleza del problema, esta reunión puede incluir a un representante de diferentes departamentos, como un representante de RR.HH. o del equipo jurídico. La meta de una reunión de resolución de problemas es encontrar una solución a un obstáculo o explorar las posibilidades del siguiente paso.
Las reuniones de resolución de problemas pueden beneficiar a cualquier empleado, independientemente de la naturaleza del problema. Durante estas reuniones, primero hay que analizar una situación y sus causas, evaluar qué dirección tomar y, a continuación, crear un plan de acción para resolver el problema.
Tenga en cuenta que cada paso debe documentarse en su notas de la reunión y compartidas con las personas implicadas en la conversación.
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8. Reuniones trimestrales de planificación Planificación trimestral es la aplicación estratégica de un plan anual dividido en cuatro trimestres. Cada trimestre se fija una meta revisada para los tres meses siguientes. Estas metas actualizadas pueden comunicarse en una reunión de planificación trimestral en la que se debaten los planes estratégicos y se celebran los logros de los últimos 90 días.
Estas reuniones son una oportunidad para presionar, dar o recibir comentarios y aptos para los meses siguientes. Cada sesión de planificación trimestral debe incluir también tiempo para reflexionar sobre los últimos 90 días, revisar las tareas completadas y en curso, y prepararse para lo que vendrá en el trimestre siguiente.
La meta de la reunión es ayudar a ajustar a su equipo para que tenga éxito en la consecución de sus metas a corto plazo y las metas a largo plazo de la empresa. 💪
La clave de una reunión de planificación trimestral eficaz es la organización. Los temas de conversación deben estar claros y se deben asignar las metas que saldrán de la reunión. Además, resurgir aprendizajes de trimestres pasados durante la conversación de planificación ayuda a considerar qué metas son apropiadas y relevantes.
No olvide hacer un seguimiento de sus metas en Metas de ClickUp para asegurarse de que dispone de cronogramas claros y objetivos mensurables.
Manténgase en el buen camino para alcanzar sus objetivos con cronogramas claros, metas cuantificables y seguimiento automático del progreso
9. Reuniones del Tablero
Una reunión del Tablero es una reunión formal con todo el Consejo de Administración de una organización determinada. Estas reuniones formales se celebran a distintos intervalos, como trimestral o anualmente, para tratar problemas recurrentes y significativos, como cuestiones de política, elaboración de informes legales o de KPI (Indicadores Clave de Rendimiento), o asuntos varios.
El presidente de un Tablero, también conocido como el líder de la reunión, preside la reunión. Y más concretamente, la meta de una reunión de Tablero es ajustar la política y la estrategia, revisar los planes estratégicos y llegar a un acuerdo sobre un problema determinado.
Durante esta reunión se levanta acta de la reunión para formar un documento legal que luego se publicará de conformidad con el funcionamiento del consejo. La publicación de las actas de la reunión es fundamental, ya que se trata de una estrategia de comunicación entre la organización, el Tablero y diversas partes interesadas externas.
Este Tablero Agenda de la reunión La plantilla sirve de esquema para centrarse en los problemas clave y abordarlos con rapidez, así como para asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo en lo que hay que terminar Descargar Plantilla de Agenda de Reunión de Tablero
Haga que sus reuniones sean más productivas con una Agenda y las herramientas adecuadas
Hay muchos tipos distintos de reuniones con propósitos diferentes. Saber qué reunión debe utilizarse en cada circunstancia puede ser todo un reto para los directivos.
Si se aplican estrategias eficaces de gestión de reuniones y se aprovechan las
herramientas de reunión en línea
como
ClickUp
para ayudarle a gestionar su trabajo, horarios, equipo, etc., puede evitar reuniones improductivas y empezar a organizar sesiones de colaboración que aporten energía y
motive a su equipo
para alcanzar sus metas.
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