Los gerentes tienen mucho que hacer.
Desde la presión del liderazgo para cumplir con los objetivos y metas hasta la tutoría de su equipo, equilibrar las diferentes expectativas puede ser una tarea difícil. Y, como líder, es necesario organizar reuniones para ayudarle a delegar tareas, obtener actualizaciones de estado, intercambiar ideas sobre estrategias, etc.
Cualquier reunión, independientemente del tipo, necesita un propósito, una meta, un caso de uso y una agenda claros. Crear una agenda, establecer expectativas y llevar a cabo el seguimiento de la conversación son pasos importantes para garantizar que la reunión se mantenga encaminada y sea productiva.
Si quieres convertirte en un líder de equipo más fuerte y acabar con las reuniones inútiles de una vez por todas, este blog es para ti. Hemos resumido nueve tipos de reuniones que debes conocer y cómo llevarlas a cabo correctamente.
Como bonus, hemos incluido algunas plantillas gratuitas para ayudarte a sacar el máximo partido a tu próxima reunión.
Elementos que hay que tener en cuenta antes de elegir el tipo de reunión
Conocer los tipos de reuniones que puede organizar un gerente le ayudará a preparar a su equipo para el éxito. Una gestión eficaz de las reuniones puede ayudar a aumentar el compromiso y la colaboración en todo el equipo.
En lugar de ser una actividad recurrente y agotadora, una reunión eficaz puede ser una oportunidad única para recopilar ideas, aportar opiniones, fomentar el crecimiento profesional y avanzar en los objetivos de la organización.
Antes de elegir el tipo de reunión adecuado para su equipo, asegúrese de tener en cuenta estos elementos:
1. Meta: ¿Cuál es la meta de la reunión? 2. Participantes: ¿Quién debe asistir y quién dirigirá la reunión? 3. Agenda: ¿Qué temas deben debatirse y en qué orden? 4. Resultado: ¿Qué espera conseguir al final de la reunión? 5. Frecuencia: ¿Con qué frecuencia debe celebrarse la reunión?
Una vez que haya considerado estos elementos, es el momento de elegir el mejor tipo de reunión para las necesidades de su equipo.
Ahora, profundicemos en los tipos de reuniones que necesita conocer y cómo llevarlas a cabo correctamente con las herramientas y técnicas adecuadas.
Los 9 tipos de reuniones más comunes
Aquí tienes nueve tipos de reuniones, consejos para llevarlas a cabo con éxito y plantillas gratuitas listas para usar que te ayudarán a empezar.
1. Reuniones de incorporación
Las reuniones de incorporación son las primeras reuniones entre los empleados y sus gerentes una vez que se incorporan a la organización. Este tipo de reunión inicial marca el comienzo de su formación y es necesaria, ya que el período de incorporación del empleado sienta las bases para el éxito de un nuevo miembro del equipo, ya que es su primera inmersión profunda en los procesos y sistemas de la empresa.
Estas reuniones deben ayudar a los gerentes a conocer a sus empleados y establecer relaciones. Hacer preguntas para romper el hielo, como cuáles son sus aficiones, cuál es su plato favorito u otras preguntas interpersonales, como cómo prefiere recibir comentarios o qué le motiva, son las buenas prácticas para estas reuniones.
Las reuniones de incorporación también deben describir su programa de formación y los recursos pertinentes, quiénes son los miembros de su equipo y una lista de tareas pendientes que deben completar durante su primera semana. Pruebe la lista de control de incorporación de empleados de ClickUp para apoyar a sus nuevos empleados y ayudarles a adaptarse a sus nuevos flujos de trabajo.
2. Reuniones individuales
Una reunión individual es aquella en la que participan dos personas, generalmente un gerente y su subordinado directo. Son una de las formas más eficaces que tienen los gerentes para establecer relaciones y generar confianza con sus subordinados directos.
Hay varios tipos de reuniones individuales, y el tipo de reunión individual que organices reflejará el contenido de la agenda. Por ejemplo, la primera reunión individual que un gerente tiene con un subordinado directo será muy diferente de una reunión individual quincenal.
En Fellow, los gerentes mantienen reuniones individuales con sus subordinados directos para conocerlos mejor y evaluar cómo les va. Les hacen preguntas para establecer una buena relación, al tiempo que fijan expectativas y medidas a tomar para ayudar al empleado a alcanzar el éxito.
Los temas se orientan hacia la comprobación del progreso del proyecto y los obstáculos actuales, al tiempo que se mantienen conversaciones para el desarrollo profesional. Independientemente de la cadencia de las reuniones individuales, estas siempre deben incluir lo siguiente:
- Preguntas para establecer una buena relación y comprobar el bienestar y la vida personal de los demás.
- Un debate sobre elementos empresariales específicos o esenciales.
- Elementos de acción claros y próximos pasos al salir de la reunión.
La importancia de una reunión individual radica en su capacidad para fomentar la confianza y un vínculo significativo entre un empleado y su gerente. Un componente importante para garantizar la eficacia de este tipo de reuniones es pedir a su subordinado directo que se encargue de preparar el orden del día de la reunión.
El uso de una herramienta de reuniones individuales para documentar la conversación y proporcionar indicaciones también es una estrategia útil para aumentar la eficacia de la reunión. También puede aprovechar la plantilla de reuniones 1:1 de ClickUp para facilitar una reunión organizada que genere confianza y buena relación.
3. Reuniones de seguimiento
Las reuniones de seguimiento, también conocidas como reuniones de actualización de estado, son debates en los que los equipos colaboran y comparten los avances sobre un tema o proyecto específico. El objetivo es garantizar la coordinación del equipo y el proyecto, al tiempo que se identifican los obstáculos que impiden el progreso.
Aunque las reuniones de control o de actualización de estado no siempre son las favoritas del equipo, son un mecanismo valioso para resolver problemas y mantenerse al día sobre el progreso de un proyecto.
La duración de una reunión de seguimiento puede variar en función del estado y el tamaño del proyecto. El equipo de ventas suele celebrar reuniones diarias breves, de entre 10 y 15 minutos de duración, para comprobar el progreso de los acuerdos y las novedades.
Otra alternativa sería una reunión de liderazgo durante una crisis en la que cada departamento comparta las últimas novedades. También es posible celebrar reuniones de proyecto más largas, en las que se debatan las últimas novedades y se revisen los elementos realizados y el progreso alcanzado.
Las reuniones de seguimiento pueden tener un tono informal o formal, dependiendo del contexto y de su lugar de trabajo. En definitiva, un seguimiento exitoso debe promover líneas de comunicación abiertas entre cada miembro del equipo y mantener a todos involucrados en el proceso.
Esto se puede facilitar mediante una mesa redonda de actualizaciones en la que cada miembro del equipo debe añadir puntos de debate relacionados con sus proyectos. También le permite abordar cualquier obstáculo para que el equipo pueda actuar con rapidez y de forma adecuada.
Para ayudarte a llevar a cabo una reunión productiva, asegúrate de estar preparado con una lista de preguntas para hacer a tu equipo. También puedes prepararlos para el éxito creando un ciclo de retroalimentación para recopilar actualizaciones, inquietudes y otras notas importantes.
Una forma de hacerlo es crear un documento de reunión de pie que tu equipo pueda rellenar antes de la reunión. Utiliza la plantilla de reunión diaria de pie de ClickUp y personalízala para adaptarla a las necesidades de tu equipo.
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4. Reuniones de lluvia de ideas
Una reunión de lluvia de ideas es aquella en la que un equipo se reúne para generar ideas sobre un tema específico. Las sesiones de lluvia de ideas pueden ser sincrónicas o asincrónicas. En un contexto asincrónico, deberá asegurarse de que los participantes en la reunión dispongan de herramientas de comunicación y colaboración a distancia.
¡Una lluvia de ideas exitosa será emocionante! Todos se reúnen para dar rienda suelta a su creatividad y generar ideas. El cielo es el límite y no hay ideas malas.
Las sugerencias generadas pueden ser muy sencillas, pero también pueden ser complejas, y es importante destacar, como organizador de la reunión, que no hay ideas malas. Se espera que todos los asistentes a la reunión participen en la conversación, por lo que debe asegurarse de que el formato de la reunión se adapte tanto a los asistentes extrovertidos como a los introvertidos.
Las reuniones de lluvia de ideas son sesiones divertidas y atractivas, pero pueden resultar agotadoras mentalmente para el equipo, especialmente cuando no existe un sistema para llevar a cabo el seguimiento de las ideas. Puede ser beneficioso programar una reunión de seguimiento para reducir y sintetizar ideas específicas más adelante y maximizar así la eficiencia.
Prueba la función de mapa mental de ClickUp para capturar ideas y organizar tus sesiones de brainstorming.
5. Reuniones con todo el personal
Una reunión general implica que todos los niveles de la organización participarán en la reunión, incluidos los colaboradores individuales, los jefes de equipo, los jefes de departamento y los ejecutivos de alto nivel. El objetivo es sincronizar a toda la empresa con las actualizaciones pertinentes, como las actualizaciones específicas de cada departamento o los cambios en las políticas de la empresa.
Cada empresa tiene un ritmo y unos temas de debate diferentes para sus reuniones generales. Por lo general, las reuniones generales eficaces las dirige el director general o el líder de la empresa, y los temas de debate incluyen novedades sobre el liderazgo o los departamentos, presentaciones de nuevos empleados y mucho más.
En el podcast Supermanagers, Matt Martin, director ejecutivo de Clockwise, compartió que sus reuniones generales incluyen muchos aspectos diferentes, como actualizaciones de los departamentos, presentaciones y un punto de debate en el que se comparten momentos divertidos de la semana. Estas reuniones suelen durar una hora.
Pruebe la plantilla de reunión general de ClickUp para celebrar una reunión general semanal atractiva y organizada.
6. Reuniones para la toma de decisiones
Una reunión para la toma de decisiones es aquella en la que un equipo se reúne para formalizar una decisión y repetir los siguientes pasos. Estas reuniones se suelen utilizar para la toma de decisiones importantes que requieren un compromiso y, potencialmente, una nueva dirección.
Estas reuniones son habituales en diferentes equipos: las reuniones de la junta directiva o las reuniones de proyectos pueden incluir la toma de decisiones. Las decisiones importantes deben documentarse en la herramienta de actas de reuniones para que el equipo pueda recordar los motivos que las justifican.
Las preguntas que deben responderse durante estas reuniones incluyen:
- Dadas nuestras circunstancias y recursos actuales, ¿cuál es la mejor opción para seguir adelante?
- ¿Quién es responsable de los siguientes pasos? ¿Por qué?
Por ejemplo, se podría celebrar una reunión para la toma de decisiones con el director de marketing en redes sociales y el coordinador de marketing en redes sociales con el fin de cambiar el rumbo de una campaña de marketing que no ha tenido éxito. Si el equipo necesita evaluar si aborda una campaña desde la perspectiva y el tono adecuados, podría reunirse para evaluar los resultados de participación y conversión y elegir una nueva dirección.
Durante la reunión, enumerarán las razones por las que necesitan cambiar el enfoque y documentarán por qué la nueva dirección parece beneficiosa. Por lo tanto, este tipo de reunión tiene como objetivo decidir y documentar una decisión para hacer avanzar un proyecto o iniciativa.
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7. Reuniones para la resolución de problemas
Las reuniones para la resolución de problemas suelen celebrarse entre la persona que se enfrenta a un reto y un gerente o líder. Dependiendo de la naturaleza del problema, esta reunión puede incluir a un representante de diferentes departamentos, como un representante de RR. HH. o del equipo jurídico. El objetivo de una reunión para la resolución de problemas es encontrar una solución a un obstáculo o explorar las posibilidades para dar el siguiente paso.
Las reuniones para la resolución de problemas pueden beneficiar a cualquier empleado, independientemente de la naturaleza del problema. Durante estas reuniones, primero debe analizar la situación y sus causas, evaluar qué dirección tomar y, a continuación, crear un plan de acción para resolver el problema.
Recuerde que cada paso debe quedar documentado en las notas de la reunión y tener un uso compartido con las personas que participan en la conversación.
8. Reuniones trimestrales de planificación
La planificación trimestral es la implementación estratégica de un plan anual dividido en cuatro trimestres. Cada trimestre, se establece una meta revisada para los tres meses siguientes. Estas metas actualizadas pueden comunicarse en una reunión de planificación trimestral en la que se debaten los planes estratégicos y se celebran los logros de los últimos 90 días.
Estas reuniones son una oportunidad para presionar, dar o recibir comentarios y prepararse para los meses siguientes. Cada sesión de planificación trimestral también debe incluir tiempo para reflexionar sobre los últimos 90 días, revisar las tareas completadas y en curso, y prepararse para lo que vendrá en el próximo trimestre.
El objetivo de la reunión es ayudar a tu equipo a alcanzar sus metas a corto plazo y las metas a largo plazo de la empresa. 💪
La clave para una reunión de planificación trimestral eficaz es la organización. Los puntos de debate deben ser claros y deben asignarse las metas que se persiguen con la reunión. Además, recuperar los aprendizajes de trimestres anteriores durante la conversación de planificación ayuda a considerar qué metas son apropiadas y relevantes.
No olvides realizar el seguimiento de tus metas en ClickUp Goals para asegurarte de tener cronogramas claros y objetivos cuantificables.
9. Reuniones de la junta directiva
Una reunión de la junta directiva es una reunión formal con todos los miembros de la junta directiva de una organización determinada. Estas reuniones formales se celebran a intervalos variables, por ejemplo, trimestral o anualmente, para debatir problemas recurrentes e importantes, como cuestiones normativas, asuntos legales o la elaboración de informes de KPI, o problemas diversos.
El presidente de la junta, también conocido como líder de la reunión, preside la reunión. Más concretamente, la meta de una reunión de la junta es establecer políticas y estrategias, revisar los planes estratégicos y llegar a un acuerdo sobre un problema determinado.
Durante esta reunión, se levantan actas que constituyen un documento legal que posteriormente se publicará de conformidad con las operaciones de la junta. La publicación de las actas de la reunión es fundamental, ya que se trata de una estrategia de comunicación entre la organización, la junta y diversas partes interesadas externas.
Haga que sus reuniones sean más productivas con una Agenda y las herramientas adecuadas.
Existen muchos tipos diferentes de reuniones con distintos propósitos. Saber qué reunión se debe utilizar en cada circunstancia puede resultar complicado para los directivos.
Al implementar estrategias eficaces de gestión de reuniones y aprovechar las herramientas adecuadas para reuniones en línea, como ClickUp, que le ayudarán a gestionar su trabajo, sus horarios, su equipo y mucho más, podrá evitar reuniones improductivas y empezar a organizar sesiones colaborativas que den energía y motiven a su equipo para alcanzar sus metas.
Escritor invitado:
Fellow.app es la aplicación de gestión de reuniones mejor valorada que ayuda a los gerentes y a sus equipos a crear hábitos de reunión eficaces mediante agendas colaborativas, seguimiento de acciones y una biblioteca de plantillas de reuniones aprobadas por expertos.