Las reuniones de todos los empleados son una forma inteligente de compartir información rápidamente con todas las personas y departamentos de la empresa. Pero estas reuniones tienen muchos asistentes, lo que significa que pueden descarrilarse rápidamente sin un plan sólido.
Tanto si asisten a la reunión cinco personas como 500, lo mejor es crear un plan para que la reunión sea lo más productiva posible.
Utilice esta guía paso a paso para planificar reuniones a cuatro manos significativas y atractivas para su equipo, además de obtener algunas plantillas gratuitas para maximizar sus esfuerzos. ¡Vamos allá! 🙌
¿Qué es una reunión general?
Una reunión general es un encuentro virtual o presencial en el que participan todos los empleados y directivos de su empresa. Desde la cúpula directiva hasta las abejas obreras más jóvenes, esta reunión incluye a casi todas las personas de su empresa organigrama. Las reuniones plenarias difieren de las reuniones ordinarias de equipo porque incluyen a varios departamentos y partes interesadas. El número de asistentes también supone una gran diferencia. En lugar de unos pocos asistentes, en una sola reunión hay decenas y decenas de personas.
Como planificador de la reunión, tendrá un rol más moderador:
- Invitar a todos los asistentes pertinentes
- Elaborar el orden del día de la reunión de todos los asistentes
- Mantener el ritmo de la reunión
Es posible que en su empresa se celebren reuniones periódicas, como las reuniones municipales de Google o celebrarlas cuando sea necesario, cuando ocurra algo grande o emocionante.
En la mayoría de los casos, las empresas utilizan las reuniones para todos para crear una cultura empresarial, compartir noticias interesantes o unir a toda la empresa. La meta no es sólo compartir información, sino animar al equipo. 🏋️
Cómo planificar y celebrar reuniones atractivas para todo el personal
Las reuniones internas son una oportunidad mágica para la transparencia y la conexión, pero los asistentes caerán rápidamente en el aburrimiento si la reunión no es lo suficientemente atractiva. Siga estos pasos para planificar una reunión a cuatro bandas que sea divertida e informativa a partes iguales. 🤩
1. Crea un plan de comunicación para toda la empresa
Antes de hacer nada, revisa tu plan de comunicación. Esto va más allá de sus metas de comunicación para una única reunión de todos los mandos. Un plan de comunicación es su estrategia para construir una cultura corporativa sólida como una roca a través de una comunicación eficaz. Puede parecer un paso más, pero el diseño de un plan de comunicación interna reduce su enfoque y le da algunas indicaciones muy necesarias sobre cómo interactuar con su equipo. Plantilla de plan de comunicación de ClickUp animará a los empleados a hablar y compartir información importante.
Utilice las numerosas herramientas de formato de ClickUp para crear visuales del plan y organizar la información rápidamente
Su plan de comunicación debe incluir objetivos y resultados clave (OKR) . Trabaje en sentido inverso a partir de estas metas para diseñar reuniones más reflexivas en toda la empresa.
Por ejemplo, si su meta es mejorar el compromiso de los empleados en un 10% antes del cuarto trimestre, tendrá que planificar una reunión de todos los empleados que resulte atractiva y a la que la gente no se limite a asistir pasivamente.
Sigue tus metas hasta los KPI más esenciales y obtén automáticamente vistas detalladas de tu progreso
En lugar de presentar reuniones anodinas, al estilo de las cabezas parlantes, puedes incluir búsquedas del tesoro para el equipo, una suelta de globos o la visita a Zoom de una llama vestida con sombreros ridículos. 🎈
Si comprende primero sus metas, diseñará reuniones para todos los empleados que funcionen con el plan de comunicación de su empresa en lugar de contra él.
2. Decide el formato de la reunión
Recuerde que se trata de un tipo diferente de reunión . Las reuniones de todos los interlocutores no son lo mismo que las reuniones individuales: hay mucha gente en esta convocatoria, así que hay que aprovechar al máximo cada segundo.
Antes de invitar a todo el mundo, organice la reunión de forma que la información sea fácil de consumir. Por ejemplo:
- Empezar con rompehielos o trivialidades divertidas con los miembros de su equipo para establecer un tono positivo al inicio de la reunión
- Compartir información actualizada de toda la empresa en un estilo de ayuntamiento, lo que permite a su equipo de liderazgo para compartir actualizaciones rápidas para conseguir que todo el mundo en la misma página
- Incorporar sesiones de "pregúntame lo que quieras" (AMA) con los altos directivos y dar la palabra a los empleados
- Realización de preguntas y respuestas en tiempo real
Si trabajas en una organización híbrida, piensa en cómo ofrecer a los trabajadores remotos una experiencia lo más equitativa posible para mejorar la cultura inclusiva de tu empresa. Por ejemplo, si los asistentes presenciales reciben regalos divertidos de la empresa, envíelos a los asistentes remotos con antelación para que no se queden fuera.
3. Reúna opiniones y ponga a los directivos en la misma página
Personalice su encuesta con la plantilla de formulario de opinión de empleados de ClickUp y utilice esta vista Tablero para obtener funciones sencillas de arrastrar y soltar
Todo el equipo participará en esta llamada, por lo que siempre es una buena idea recabar la opinión de los demás antes de crear una agenda. Es posible que piense que el equipo quiere centrarse en cosas divertidas como aniversarios de trabajo o felicitaciones, pero tal vez en realidad quieren tener una conversación sincera con el director general.
Dedica tiempo a recopilar preguntas para las sesiones de preguntas y respuestas o las reuniones en el ayuntamiento, crea preguntas originales para romper el hielo y recaba ideas para las reuniones de todo el equipo.
En lugar de pedir a todo el mundo que responda a un hilo de correo electrónico con ideas para reuniones, crea una encuesta y envíala a toda la empresa. Por ejemplo, puede personalizar Plantilla de formulario de opinión de empleados de ClickUp para llevar un seguimiento de las ideas.
No todas las ideas resultarán ganadoras, pero seguro que encontrarás ideas nuevas e interesantes si las intercambias con otros equipos, sobre todo cuando se trata de debatir asuntos de la empresa.
4. Crear una Agenda eficaz
Por muy divertidas que sean las reuniones de todos los equipos, necesitan una estructura. De lo contrario, corres el riesgo de desviarte del tema y dedicar el valioso tiempo de la empresa a asuntos menos importantes.
Se trata de una oportunidad para poner al día a todos sobre la marcha general de la empresa, así que elabore un orden del día centrado y atractivo. Dependiendo de su empresa, algunas de las buenas prácticas a seguir serían asignar tiempo para..:
- Presentaciones de los nuevos empleados a todos los miembros del equipo
- Comentarios del Director General y actualizaciones de la empresa sobre proyectos clave
- Breves actualizaciones de cada departamento y cómo encaja en la misión de la empresa
- Reconocimiento a los empleados para fomentar una cultura empresarial saludable de reconocimiento del equipo
- Preguntas y respuestas abiertas para que los miembros del equipo discutan las novedades de la empresa con la dirección ejecutiva
ClickUp Docs permite un formato enriquecido y comandos de barra inclinada para trabajar de forma más eficiente
En su Agenda, anote cuánto tiempo planea dedicar a cada ponente o tema. Si tu empresa tiene fama de pasarse de la hora (algo bastante habitual), asigna a alguien para que controle el tiempo.
Esta persona se encargará de que la reunión avance y haya tiempo suficiente para tratar todos los temas. ⏳
Por supuesto, si siempre te quedas sin tiempo en las reuniones, tendrás que alargar la reunión o eliminar algún tema del orden del día para la próxima vez.
5. Utilice una plantilla de orden del día para reuniones a cuatro manos
Mejore la eficacia de la reunión planificando con la plantilla de agenda de reuniones de liderazgo de ClickUp
No está seguro de qué incluir en su todo a mano agenda de la reunión ? Nosotros te ayudamos. Es fácil elaborar un orden del día eficaz con la ayuda de una plantilla. Plantilla de agenda de reuniones de liderazgo de ClickUp incluye secciones para:
- Destacar los logros
- Revisión de métricas
- Ajuste de futuros hitos
- Actualizaciones del personal
Incluso incluye un formato ya preparado y gráficos atractivos. De este modo, dedicará menos tiempo a dar formato a los documentos y concentrará su energía en el meollo de la reunión.
6. Programar la reunión de todos los equipos
Agenda en mano, es hora de invitar a todos a la reunión.
Para equipos nacionales o multinacionales, ten en cuenta las zonas horarias antes de programar una reunión. Sus empleados en China probablemente no querrán recibir una llamada a las 11 de la noche, así que intente encontrar una hora que funcione para la mayoría de la empresa.
No obstante, programar una reunión de todos los empleados no es tarea fácil, así que si necesita ayuda para planificar el evento y compartir el orden del día, utilice Plantilla de ClickUp para reuniones de todos los participantes para acelerar las cosas.
Gestione fácilmente la logística, el tiempo y el plan de su próxima reunión de empresa con la plantilla de ClickUp para reuniones de todos los participantes
Es probable que también tenga elementos de acción antes, durante y después de una reunión general. Herramientas como ClickUp mejoran el proceso de la reunión general, desde el plan hasta la ejecución.
Utilice las tareas de ClickUp para recordatorios:
- Programar reuniones con el equipo
- Asignar tareas pendientes después de la reunión
- Realizar seguimientos posteriores a las reuniones
Utilice ClickUp para convertir las agendas de las reuniones en tareas procesables con un solo clic y etiquete a cualquier persona de su organización para facilitar la colaboración entre departamentos.
7. Utilice IA para resumir todas las notas de la reunión de manos
Genere notas de reunión precisas sin esfuerzo con la tecnología basada en IA de ClickUp Cerebro ClickUp está integrado en ClickUp Docs para que puedas escribir notas rápidamente y resumir las notas después de una reunión. Con IA puedes mejorar la productividad de las reuniones de varias maneras:
- Crea actas de reuniones: En lugar de pelearte por anotar cada palabra durante las reuniones, deja que la IA te ayude. ClickUpLa IA puede ayudar a redactar actas claras y estructuradas que capturen la esencia de la discusión, asegurando que nada importante se escape
- Resumir las notas de la reunión: Después de una larga reunión, es posible que acabe con páginas y páginas de notas. ClickUp Brain puede condensar esta información en resúmenes concisos en sus documentos, lo que facilita la revisión y el uso compartido de los puntos principales
8. Seguimiento después de la reunión
No deje que su reunión "todo a una" muera una vez finalizado el evento. El seguimiento es tan importante como programar la reunión. Así se cierra el círculo y el equipo se responsabiliza de los elementos de acción.
Después de la reunión, es posible que necesite..:
- Compartir con el equipo las notas y conclusiones de la reunión
- Asignar elementos de acción de seguimiento a determinados departamentos o miembros del equipo
- Preguntar a los jefes de equipo qué opinan de la reunión
Agilice las solicitudes internas para que los equipos de diseño o TI recopilen la información exacta que necesitan en sus Formularios
Aunque probablemente espera recibir comentarios positivos sobre su reunión, es importante tener en cuenta las críticas constructivas. Solo así conseguirás que tus futuras reuniones sean más atractivas y eficaces. 🏆
Buenas prácticas para la celebración de reuniones internas
Sea transparente
La comunicación transparente es clave para el intento correcto de una reunión general. Los empleados aprecian la honestidad y la franqueza de sus líderes. Comparta las actualizaciones de la empresa, las noticias, las nuevas iniciativas, los retos y los intentos correctos durante la reunión. Esto no sólo fomenta una cultura de confianza, sino que mantiene a todos los miembros informados y activamente implicados en la empresa.
Proporcione retroalimentación
Las reuniones de todo el personal son una excelente oportunidad para proporcionar información a todo el equipo. Reconozca y aplauda los logros, haga hincapié en los progresos y reconozca positivamente las áreas que necesitan mejoras. Esto ayuda a mantener la motivación entre los empleados y promueve una cultura de aprendizaje y crecimiento continuos.
Organice sesiones de preguntas y respuestas o charlas al aire libre
Incorporar sesiones de preguntas y respuestas o charlas al aire libre a las reuniones de todo el personal es una forma estupenda de fomentar el compromiso. Invite a preguntas y debates a todos los niveles de la organización. Su equipo directivo podría responder a las preguntas o participar en una charla informal, fomentando un ambiente relajado y de conversación. Este segmento interactivo ofrece a los empleados una oportunidad única de expresar sus ideas, aclaraciones y opiniones.
Proporcione elementos visuales
Los elementos visuales atraen a la audiencia y facilitan la digestión de la información. Incluir diagramas, gráficos, presentaciones de diapositivas o vídeos en apoyo de sus temas aumenta la claridad y la comprensión. Una representación visual puede explicar información compleja con mayor rapidez y mantener a la audiencia centrada e interesada.
Celebre los intentos correctos
Aproveche la reunión para celebrar los intentos correctos, ya sean grandes o pequeños. Reconocer los logros individuales o de equipo eleva la moral y la motivación.
Fomentar la participación
Anime a todos los miembros del equipo a participar activamente en la reunión. Cuanto más participen, más comprometidos estarán.
Ventajas de celebrar una reunión para todo el equipo
Planificar una reunión general no es tarea fácil. Hay que hacer malabarismos con múltiples invitaciones en el calendario y con las preguntas de muchos asistentes. La alta dirección también estará allí, así que ya sabes, sin presiones. 👀
Planificar una reunión de todos los equipos requiere algo de trabajo previo, pero todo ese trabajo dará sus frutos. Este tipo de reuniones benefician a todo, desde tu cultura corporativa hasta la calidad de tus proyectos.
Refuerzan la cultura de la empresa
Las reuniones a cuatro bandas eficaces ofrecen a su equipo más oportunidades de conectar entre sí de forma positiva fuera de sus responsabilidades normales de trabajo. Estas conexiones adicionales entre equipos fomentan un sentido de comunidad que es esencial para la construcción de la cultura. 🌻
En lugar de enfrentar al equipo de contabilidad con el de marketing, todo el mundo existe bajo la misma tira de la empresa. Incluso puedes incluir algunos ejercicios de creación de equipos para ayudar a los empleados a entablar amistad con otros equipos. ¿A que es bonito?
Además, las reuniones para todos orientan a los nuevos empleados sobre su forma de hacer las cosas. Si acaba de contratar a un puñado de jóvenes trabajadores, las reuniones para todos los empleados son una forma rápida de integrar a los nuevos en la cultura de su empresa.
Aumenta la moral del equipo
¿Con qué frecuencia ve a todos sus compañeros de trabajo en un mismo lugar? Tanto si trabajas en persona como en un equipo a distancia, reunir a toda la pandilla es probablemente una repetición poco frecuente.
Estar todos juntos te da la oportunidad de presumir de los logros de tus empleados, lo que hace maravillas para la moral del equipo. Cuando planifiques reuniones de todo el equipo, asegúrate de celebrarlo:
- Hitos del trabajo
- Aniversarios
- Personas que van más allá
Cuando los empleados se reúnen con los miembros de su equipo, el reconocimiento y las felicitaciones de toda la empresa contribuyen en gran medida a elevar la moral. De hecho, un encuesta reciente de Bonusly una plataforma de recompensas para empleados, casi la mitad de los encuestados dejaron un trabajo en el que no se sentían valorados. Sólo asegúrate de que repartes los elogios de forma equitativa para que todo el mundo tenga su momento de protagonismo. 🤩
Resuelve grandes problemas
A pesar de sus esfuerzos, es probable que su empresa tenga silos entre los departamentos. Pero ya sabe lo que dice el refrán: dos cabezas piensan mejor que una. Si un departamento está dándole vueltas a un problema, puede encontrar la respuesta en otro departamento.
Las reuniones periódicas del personal con toda la organización conectan a personas que normalmente no trabajan juntas. Puede que el departamento de marketing no sepa cómo hacer que el sitio web haga lo que ellos quieren que haga, pero una conversación rápida con los informáticos puede resolver el problema en cuestión de segundos. ⚒️
Reunir a la gente es bueno, sobre todo cuando todos tienen experiencias y talentos diferentes. En la medida de lo posible, diseña reuniones en las que todos los participantes de los distintos departamentos interactúen entre sí. Nunca se sabe adónde conducirán sus conversaciones espontáneas.
Utilice Plantilla de informe de la matriz de comunicación de ClickUp para obtener una panorámica completa de qué equipos están conectados y trabajan juntos, de modo que pueda maximizar cada colaboración.
Mantenga al día a los miembros del equipo sobre tareas, responsabilidades, plazos y mucho más con la plantilla de informe de la matriz de comunicación de ClickUp
Obtener la aceptación del proyecto
Las reuniones a puerta cerrada transmiten a su equipo una sensación de calidez, pero también tienen una finalidad relacionada con el trabajo. La aceptación es un ingrediente esencial para gestión de proyectos si estás intentando convencer a tu equipo (y a tu jefe) de una nueva iniciativa, este es el momento de ganarte la confianza de todos los miembros del equipo.
Si se ha decidido por una nueva y audaz dirección, las reuniones plenarias son el momento de compartir las razones del cambio, por qué es positivo y qué deben esperar los empleados en el futuro.
La meta es apaciguar los temores del equipo y, al mismo tiempo, impulsar la alineación con las metas de la empresa en reuniones eficaces. ✨
Soporte la comunicación abierta y la compatibilidad
Nada ocurre en el vacío en una empresa. Es necesario fomentar la colaboración en equipo no sólo en su departamento, sino en toda la empresa. Comunicación abierta es la mejor manera de generar confianza y animar a tus empleados a abrirse más.
Utilice las Pizarras ClickUp para asignar tareas, etiquetar a las personas asignadas y todo lo necesario para poner en marcha su próxima colaboración
Aproveche esta oportunidad para compartir con franqueza:
- Novedades de la empresa
- Novedades del equipo
- Noticias de la empresa
Cuando eres abierto y honesto con tu gente, ellos serán abiertos y honestos contigo a cambio. En lugar de aislar la información en un solo departamento o entre directivos, las reuniones de todos los empleados comparten la información con toda la empresa en un foro que fomenta la transparencia.
Consejos para reuniones "todo a una mano" en equipos virtuales
Aunque los principios básicos de las reuniones "todo a una mano" permanecen inalterados en un entorno virtual, la organización de una reunión virtual "todo a una mano" requiere algunos ajustes. A continuación se ofrecen algunos consejos rápidos para garantizar que en la reunión "todo a una mano" participen eficazmente los equipos virtuales:
- Elija el momento adecuadoSoftware para conferencias telefónicas: Seleccione uno fiableplataforma de reunión virtual que sea compatible con el tamaño de su equipo y se integre bien con otras herramientas que utilice. Asegúrate de que tenga funciones como el uso compartido de pantallas, salas de reuniones y la posibilidad de grabar la reunión para quienes no puedan asistir en directo.
- Pruebas previas a la reunión: Realice una prueba con su equipo de TI para solucionar posibles problemas técnicos. Asegurarse de que los elementos visuales y de audio funcionan a la perfección hará que la reunión se centre en el contenido y no en las dificultades técnicas.
- **Las reuniones virtuales pueden convertirse rápidamente en experiencias pasivas para los asistentes. Incorpore elementos interactivos como encuestas, sesiones de preguntas y respuestas y debates en grupos reducidos para mantener el interés de su equipo. Considere la posibilidad de utilizar herramientas de participación que se integren con su plataforma de reuniones.
- Visuales y presentaciones: Utilice elementos visuales y diapositivas concisas para aclarar sus puntos y mantener la atención de su audiencia. Una presentación bien diseñada puede mejorar significativamente el impacto de la reuniónexperiencia de una reunión virtual.
- Agenda clara y gestión del tiempo: Dado que las reuniones virtuales pueden poner a prueba la capacidad de atención de los asistentes, mantén una agenda apretada y deja tiempo para los descansos, sobre todo si la reunión es larga. Comparta la Agenda de antemano para ayudar a los asistentes a prepararse.
- Fomente la participación: Deje claro que las aportaciones de todos los miembros del equipo son valiosas. Fomente las preguntas y los comentarios del equipo para propiciar un diálogo bidireccional que garantice que todos se sientan escuchados y valorados.
- Seguimiento: Después de la reunión, comparta un resumen del debate,elementos de accióny la grabación con tu equipo. De este modo, no sólo se refuerza el contenido de la reunión, sino que se mantiene a todo el mundo al tanto de los pasos siguientes, especialmente a quienes no pudieron asistir a la reunión en directo.
Adaptando su enfoque al formato virtual, puede mantener la eficacia de sus reuniones "todo en uno", manteniendo a su equipo conectado, informado y motivado, estén donde estén.
Planifique mejores reuniones de toda la empresa en menos tiempo
Las reuniones de todo el personal ofrecen una oportunidad excepcional para que todo el mundo se reúna en el mismo lugar y a la misma hora. Pero el gran número de asistentes hace que el proceso de planificarlas parezca desalentador.
Afortunadamente, con el enfoque adecuado, podrá planificar una reunión para todos los miembros de la empresa que hará las delicias de su equipo.
Cualquiera puede programar una reunión, y utilizar un herramienta de seguimiento de las actas de las reuniones pero hay que ser un verdadero profesional para planificar una reunión excelente. Acelera el proceso de planificación y no dejes ningún cabo suelto con el sistema adecuado.
ClickUp proporciona plantillas de agendas para reuniones a cuatro manos, flujos de trabajo listos para usar, tareas y otras herramientas para simplificar su jornada laboral.
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