Parece que fue ayer cuando bromeábamos sobre combinar nuestros pantalones de chándal con camisas de botones para la empresa All Hands. Pero eso fue cuando reuniones virtuales ¡fueron la excepción!
Desde entonces hemos asistido a más debates en línea, happy hours, baby showers y sesiones de intercambio de ideas de las que podemos contar, hasta el punto de que las reuniones virtuales son la nueva norma.
Sobre todo en ajustes profesionales, la mayoría de las reuniones se celebran en línea, a menos que la invitación indique lo contrario. Y con esta nueva norma viene un código de conducta virtual para garantizar que todos los participantes se sientan escuchados, comprometidos y puedan participar adecuadamente en conversaciones significativas.
No importa lo cómodo e informal que se sienta su equipo durante las reuniones habituales reuniones de revisión de sprint la etiqueta en las reuniones virtuales es vital para aumentar la productividad, dar lo mejor de uno mismo y establecer relaciones profesionales.
Siga leyendo mientras nos sumergimos en las reglas fundamentales de los modales en las reuniones modernas, incluyendo qué es la etiqueta en las reuniones virtuales, sus beneficios y 10 reglas esenciales para cualquier ajuste profesional en línea.
¿Qué es la etiqueta en las reuniones virtuales?
La etiqueta en las reuniones virtuales marca la barra de cómo los equipos y los líderes deben comportarse y tratar a los demás durante las reuniones en línea. Piense en ello como un conjunto estandarizado de directrices para mantener la profesionalidad en todos los ámbitos. 🫱🏼🫲🏾
Si una empresa quiere que todos sus empleados sigan un protocolo específico a la hora de conectarse con otros departamentos, liderando reuniones de lanzamiento de proyectos o asistir a ajustes formales, sugerimos proporcionar un recurso que documente exactamente lo que se espera. En este caso, puede vincular el protocolo de las reuniones en línea a las normas de etiqueta de su empresa valores fundamentales metas o filosofías. 🎯
Y si su empresa no tiene sus expectativas fácilmente accesibles, ¡no hay problema! Cualquiera de los siguientes consejos es una buena regla para causar una impresión positiva y duradera en cualquier persona con la que te reúnas. Pero hablaremos de ello más adelante. ⬇️
Tenga en cuenta que el respeto mutuo y la etiqueta empresarial en general no son nada nuevo Pero hay algunas diferencias importantes entre las reuniones virtuales y las presenciales que debes tener en cuenta para mantenerte en el buen camino, puntual e informado.
¿Por qué es importante la etiqueta en las reuniones virtuales?
La etiqueta de las reuniones virtuales ajusta las tono de la reunión y fomenta sólidas relaciones de trabajo manteniendo un grado constante de profesionalidad.
Es fácil perder valiosos minutos o incluso horas de tu semana ante una reunión "que podría haber sido por correo electrónico", en la que algunos miembros del equipo se proyectan astralmente en el espacio mientras otros guían la discusión fuera de tema.
El tiempo que pasas esperando a que los demás se unan, entablen conversación o se pongan al día sobre temas de conversación perdidos realmente suma. Y por muy agradable que sea ver a los miembros de nuestro equipo a través de la pantalla, hay formas más intencionadas de pasar el tiempo.
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Además de su calendario diario, mantener un protocolo adecuado para las reuniones virtuales tiene otras ventajas importantes, empezando por el respeto a sus compañeros.
Casi todos los aspectos de la etiqueta en las reuniones de empresa están relacionados con el simple hecho de estar preparado.
Dedicar tiempo, reflexión y esfuerzo a una reunión antes de que se celebre demuestra a su equipo, líderes y clientes potenciales que les respeta. Además, hace que tus reuniones se desarrollen sin problemas al ajustar y guiar la conversación para mejorar la colaboración general, la productividad y la comunicación del equipo ✅
Un protocolo de reuniones virtuales bien pensado deja tiempo suficiente para escuchar, pensar y responder a los demás. Esto no sólo establece la confianza entre los asistentes, sino que prepara a todos para el intento correcto, haciéndoles saber lo que pueden esperar de ti y lo que tú esperas de ellos a cambio.
10 reglas de etiqueta para reuniones virtuales
Aunque crea que, en general, cumple las normas de etiqueta en las reuniones virtuales, los pequeños detalles marcan la diferencia.
A la hora de la verdad, la persona que aplica ese 1% de esfuerzo adicional a ese reunión diaria de scrum siempre será el que deje un impacto duradero. Ser puntual, educado y atento no basta para demostrar a tus compañeros y organizadores exactamente cuánto trabajo o conocimientos has invertido en una reunión.
Pero no te preocupes Le ofrecemos 10 reglas de etiqueta para reuniones virtuales en cualquier ajuste de empresa en línea. Considere estas reglas como su etiqueta personal POE si tienes alguna duda, compártelas con el equipo o compara tu conducta actual con ellas para ver dónde sobresalen tus esfuerzos y dónde podrían mejorarse.
Además, le esperan montones de recursos, plantillas y consejos que le proporcionarán aún más compatibilidad mientras domina esta nueva habilidad, justo a tiempo para su próxima reunión Reunión ágil . 😎
1. Conozca su plataforma de reuniones
Del mismo modo que visitas las aulas antes del primer día de clase o localizas la sala de conferencias cuando visitas una nueva oficina, es importante que conozcas el software de videoconferencia que utilizas para las reuniones virtuales.
Si eres el anfitrión de la reunión, conviértete en un experto en tu plataforma de reuniones virtuales y confía en tu uso del software. Si utilizas una herramienta con la que la gente no está familiarizada, prepárate para responder rápidamente a las preguntas y ayudarles a centrarse en la reunión no teniendo que centrarse en la experiencia técnica.
Y ya que hablamos de este tema... si te toca elegir la plataforma de reunión, elige una que la gente haya utilizado antes o que se adapte rápidamente, como Zoom, Microsoft Teams o Google Meet.
Otra parte importante de conocer tu plataforma de reuniones virtuales es conocer sus funciones. Si su reunión requiere la posibilidad de crear salas de descanso, pantalla compartida o colaboración en un recurso compartido, asegúrese de que la plataforma lo compatibiliza.
Utilizar una plataforma dinámica software de gestión de reuniones como ClickUp es una forma estupenda de asegurarse de que su experiencia al utilizar herramientas de videoconferencia como Zoom sea fluida y productiva en todo momento.
Inicie y únase a reuniones directamente desde sus tareas con la integración de Zoom de ClickUp Integración de Zoom en ClickUp le ayuda a comandar mejor su espacio de reunión virtual, a seguir su agenda y a dirigir los debates sin tener que salir de su ordenador Entorno de trabajo .
Inicie reuniones de Zoom, vea la grabación más tarde o revise el resumen de la reunión, todo ello desde su espacio de trabajo Tarea de ClickUp ¡! Y si su reunión ya está en curso, ClickUp publicará automáticamente un comentario con el enlace para que todos los participantes se unan lo antes posible.
2. Ven preparado con la agenda de la reunión
Ya lo hemos mencionado antes y no nos cansaremos de repetirlo: ¡prepárese, prepárese, prepárese!
Tenga un plan para la reunión antes de que empiece y cree un orden del día para que el debate tenga una dirección clara de principio a fin. Para reuniones de equipo virtuales de primera categoría, comparta su agenda de la reunión con los participantes mucho antes de la reunión para que tengan tiempo de revisarlo, saber qué esperar y añadir lo que sea necesario.
Si hay material que los asistentes deban leer o al que deban responder con antelación para poder participar en el debate, trate la agenda como un conjunto de instrucciones y dé a los asistentes el tiempo y los recursos necesarios para prepararse.
La mejor manera de asegurarse de que está preparado para cualquier reunión es con una plantilla de agenda de reuniones personalizable que cubra todas sus necesidades. La amplia biblioteca de plantillas de ClickUp está repleta de recursos gratuitos/a para todos los usos, ¡incluido éste!
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Prepárese con una Agenda específica para su situación utilizando esta plantilla Plantilla de reunión para todos por ClickUp o la Plantilla de informes de comités comunicar objetivos claros.
Ambas plantillas promueven la transparencia en su equipo u organización y alinean a los miembros en metas u objetivos clave utilizando funciones como Documentos de ClickUp , estados personalizados y múltiples vistas de proyectos para establecer claridad y fomentar la colaboración.
ClickUp Docs permite formato enriquecido y comandos de barra inclinada para trabajar con más eficacia
¿Otra forma de preparar la reunión? Saber lo que hay en tu pantalla antes de compartirlo. Tener 1.000 pestañas abiertas no da buena imagen. Y aunque no sería la primera vez que alguien comparte accidentalmente información confidencial de la empresa, una conversación privada en Slack o su lista de reproducción de Spotify Wrapped, no querrás que te ocurra a ti.
3. Sé respetuoso con el tiempo de los demás
En primer lugar, sé puntual. ⏱
Como anfitrión de una reunión, nunca es de buena etiqueta en una reunión virtual hacer esperar a tu equipo y menos aún a clientes potenciales.
Pero la misma regla se aplica a los asistentes a la reunión: ¡no hagas esperar a tu anfitrión! Lo más probable es que el anfitrión sea uno de tus compañeros de equipo, un miembro de otro departamento o un directivo. Es probable que trabajes con ellos a diario o incluso que tengas una relación de amistad. Trátalos con el respeto que todos nos merecemos presentándote listo para empezar la reunión a la hora prevista.
Si eres de los que a veces tienen problemas con la gestión diaria del tiempo, utiliza ClickUp para establecer un recordatorio ¡! Tu futuro yo te agradecerá el aviso. 🙌🏼
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Además, todos tenemos agendas muy apretadas, pero recursos como este interactivo Plantilla de horarios de equipos de ClickUp se asegurará de que todos los miembros estén al tanto de cuándo y qué reuniones deben esperar en las próximas semanas. Como líder, también verá cómo su itinerario de tu equipo se está llenando para que puedas tomar decisiones estratégicas sobre el mejor uso de su tiempo
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4. Vestirse para el intento correcto
Puede que nos burlemos de la combinación de pantalón de chándal y camisa de botones, pero deberías seguirla en todas las reuniones virtuales.
Tanto en la oficina como en Internet, vestirse adecuadamente es muy importante. La etiqueta adecuada sugiere que lleves a tu videoconferencia lo que llevarías a un entorno de trabajo en persona. Pero la buena noticia es que hay cierto margen de maniobra en las reuniones virtuales, ya que la pantalla se recorta muy por encima de la cintura, lo que significa que puedes llevar esas Uggs
Además de estar guapo, el vestuario de las reuniones virtuales debe estar en consonancia con el tono de la reunión. Evita las joyas que distraigan la atención, los estampados que no se vean bien en vídeo o las camisetas gráficas que los demás no entiendan.
5. Evite las distracciones
Evitar las distracciones incluye evitar el impulso de realizar varias tareas a la vez. Si su anfitrión preparó y compartió la agenda con antelación, puede dar por sentado que cada tema de conversación es intencionado y pertinente para la conversación. Antes de la reunión, recuerda..
- Guardar el teléfono
- Apagar la televisión o la música
- Silencia las notificaciones
- Cerrada las pestañas adicionales
Y, por favor, por el amor de todas las cosas buenas y productivas, no comas durante la llamada.
Los ambientes caóticos son otro de los factores que suelen acabar con la concentración durante las reuniones virtuales. Si estás en una cafetería, tienes a los niños o compartes oficina con tu compañero, elige un fondo alternativo o utiliza un efecto de desenfoque para mantenerte a ti y a los demás asistentes a la reunión concentrados en la sesión.
Busca algo limpio, minimalista y neutro. Así podrás centrarte en encontrar el lugar de tu casa con la mejor iluminación en lugar de la pared más estética.
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6. Saber cuándo hablar y cuándo escuchar
Los oyentes activos no sólo dan a cada persona la oportunidad de hablar, sino que demuestran que te importa lo que tienen que decir.
El anfitrión de la reunión y los participantes deben encontrar el equilibrio entre hablar, escuchar y hacer preguntas para entender a alguien, no para derribarlo. Esto ayudará a todos los participantes a sacar más provecho de la conversación, promoviendo una mentalidad abierta y una comunicación abierta
He aquí otras formas de incorporar el protocolo de las reuniones virtuales a tu estilo de debate:
- Hable con confianza, pero sea conciso
- Evite repetirse o insistir demasiado
- Mantén el micrófono en silencio a menos que te digan lo contrario o estés hablando
- Deja las preguntas para el final del debate, a menos que el anfitrión las pida
Otro problema que todos nos hemos encontrado durante las reuniones virtuales es el temido desfase de audio. 🙄
No importa lo potente que sea el wifi, a veces la conexión (a internet) se corta durante las reuniones virtuales Para evitar hablar por encima de alguien o interrumpir el flujo de la conversación, utiliza la función de mano alzada de tu plataforma si es posible, o expresa tu interés por hablar en el chat. 🙋🏼♀️
7. Reduzca al mínimo la toma de notas
Aunque tus intenciones sean las correctas, evita tomar notas detalladas de la reunión a menos que te lo indiquen. En lugar de eso, cíñete a los puntos clave de la conversación y revisa el acta de la reunión más adelante por si hubiera alguna laguna evidente en tus notas.
Una de las principales ventajas de las reuniones virtuales es la posibilidad de grabar toda la reunión o crear un resumen de la misma. Las pausas frecuentes en la conversación interrumpen el flujo de información, ralentizan la agenda y hacen perder un tiempo precioso.
Como anfitrión de la reunión, designe a un miembro de su equipo para que seguimiento de las actas de la reunión y avise a los participantes de que se distribuirán en cuanto termine la reunión. Esto te ayudará a ti y a los asistentes a manteneros presentes y evitará que tengas que repetirte
Escriba de forma rápida, colaborativa y notas de reunión compartibles y actas en ClickUp Docs
Las actas de reunión resumen el marco y los puntos clave de las reuniones importantes. Se comparten con todas las personas implicadas y permiten tener siempre presente el progreso para ejecutar las acciones de seguimiento y los elementos de acción con mayor rapidez.
Recursos como éste Plantilla del acta de la reunión del Consejo de Administración y el Plantilla de actas de reunión de ClickUp haga que este proceso sea más organizado y eficiente con páginas personalizables y preconstruidas para gestionar equipos, notas y detalles en un documento colaborativo de ClickUp
Cree actas de reunión rápidas, detalladas y eficaces con la plantilla de actas de reunión de ClickUp Descargue la plantilla de actas de reunión de ClickUp ¿Quieres saber más sobre cómo las actas pueden mejorar tu productividad en las reuniones? Consulte esta guía práctica para redactar actas de reunión eficaces ¡Cada vez!
8. ¿Reunión larga? Programa descansos
Si sabe que la reunión va a ser muy larga, programe en el orden del día una pausa rápida.
Deja que tus compañeros y tú os toméis un momento para alejaros de la pantalla, tomar un tentempié o estiraros un poco. No entorpecerá la conversación, sino que la mejorará Los descansos breves ayudarán a todos a mantener el buen humor sin tener que luchar contra el cansancio o los dolores de cabeza.
No tienen por qué ser largas, sólo tienes que ajustar tu cronómetro en ClickUp durante cinco minutos y abre ese refresco porque te lo mereces.
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Y si en la reunión a la que asiste no se indica si se ofrecerán descansos, deje un rápido "¡brb!" en el chat si necesita un respiro, así de sencillo. 💬
9. Deja espacio para preguntas
Incorpore al orden del día la parte de la reunión dedicada a las preguntas y respuestas para que sus compañeros dispongan del tiempo necesario para preparar mentalmente las preguntas, expresar sus opiniones u ofrecer sugerencias.
...Si te has tomado a pecho todas estas normas de etiqueta para reuniones virtuales, probablemente acabas de terminar una conversación interesante y enriquecedora: espera que la gente tenga algo que decir al respecto. 🙂 ...Si te has tomado a pecho todas estas normas de etiqueta para reuniones virtuales, probablemente acabas de terminar una conversación interesante y enriquecedora: espera que la gente tenga algo que decir al respecto
Consejo profesional: anima a los participantes en la reunión a que te hagan llegar sus preguntas, ideas o comentarios incluso después de que la reunión haya llegado a su fin.
10. Haz un comentario final
¿Conoces esa sensación de pánico antes de hacer una foto que te hace soltar "qué hago con las manos"? Pues cortar una reunión virtual sin un comentario de cierre es el equivalente profesional a eso.
Antes de que tus compañeros se den por vencidos, repasa brevemente los próximos pasos, cómo y cuándo harás el seguimiento, los posibles resultados y el cronograma para el futuro.
Consejo profesional: ClickUp puede ayudarte a delegar elementos de acción desde documentos, Pizarras , comentarios y mucho más, para que puedas ponerte manos a la obra con estas tareas sin perder un segundo Gira el texto, grabaciones de pantalla y objetos en tareas conectadas directamente a sus flujos de trabajo para aumentar la eficacia y mantener el impulso de la reunión.
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A continuación, y sobre todo, ¡agradezca a su equipo el tiempo que le ha dedicado! Todos habéis hecho un gran trabajo hoy. 👏
Preguntas frecuentes y consejos de etiqueta para reuniones virtuales
¿Qué hay que hacer y qué no hay que hacer en las reuniones virtuales?
Las reuniones virtuales suelen tener expectativas de participación diferentes a las de las reuniones presenciales. Para asegurarse de que todo el mundo se mantiene en el buen camino y contribuye a la conversación, aquí tiene algunas pautas de etiqueta que debe seguir:
Pendientes
- **Conéctese a la reunión virtual unos minutos antes para permitir la configuración técnica necesaria.
- **Preste atención al orador como si estuviera en una reunión cara a cara.
- **Silencie el micrófono cuando no esté hablando para reducir el ruido de fondo.
- Utiliza el vídeo siempre que sea posible. Ayuda a crear una interacción más personal.
- **Presente en una sala tranquila y bien iluminada. Un entorno despejado y sin distracciones ayuda a todos a mantener la concentración.
- **Si vas a hacer una presentación, asegúrate de que todo el material está listo antes de que empiece la reunión.
Qué no hacer
- **Es una falta de respeto y puede hacer que te pierdas información importante.
- No interrumpas. Deja que los demás terminen sus ideas antes de que tú empieces a hablar.
- No coma durante la reunión. Puede distraer y ser poco profesional.
- **Asegúrate de antemano de que la conexión (a internet), el micrófono y la cámara funcionan correctamente.
- **Si tienes que abandonar la reunión antes de tiempo, informa al anfitrión con antelación.
¿Cómo se hace una reunión virtual?
Una reunión virtual es una forma estupenda de establecer una buena relación con tus colegas, aunque trabajes a distancia. Aquí tienes algunos consejos para que tus reuniones virtuales sean un intento correcto:
- **Empieza cada conversación presentándote y preguntando a la otra persona cómo le va.
- **Intenta mantener la conversación centrada y evita desviarte del tema.
- **Escuche con atención y preste atención a los comentarios de la otra persona.
- Asegúrate de que sabes utilizar la tecnología para que todos puedan comunicarse en tiempo real sin interrupciones ni dificultades técnicas.
- Ten en cuenta el lenguaje corporal: aunque no os veáis, el lenguaje corporal es importante. Asegúrate de mantener una buena postura y presta atención a las expresiones faciales.
- Termina la conversación educadamente agradeciendo a la otra persona su tiempo y expresando tu intención de volver a conectar en el futuro.
¿Cómo tener una buena etiqueta en las reuniones virtuales como participante?
Los participantes en reuniones tienen un rol importante a la hora de garantizar que las reuniones virtuales sean un intento correcto. He aquí algunos consejos para que los participantes en reuniones virtuales se comporten correctamente:
- **Lea todo el material que se haya enviado antes de la reunión y venga preparado con preguntas o comentarios.
- **No tenga miedo de hablar y compartir sus ideas sobre el tema tratado.
- **Manténgase concentrado. Evite hacer varias cosas a la vez, ya que puede distraer a todos los participantes.
- Sé respetuoso. Escucha atentamente y sé cortés con los demás participantes en el debate.
- Comparte tu pantalla. Si tienes materiales que necesitan ser compartidos, asegúrate de compartir tu pantalla con todos para que puedan seguirte.
- **Asegúrate de que todos los participantes saben utilizar la tecnología antes de que empiece la reunión.
- Mantente centrado en la tarea y no tengas miedo de reconducir la conversación si empieza a desviarse demasiado del tema que se está tratando.
Las reuniones virtuales modernas empiezan en ClickUp
Independientemente de lo formales o frecuentes que sean sus reuniones, estas 10 reglas de etiqueta para reuniones virtuales le permitirán transmitir el mensaje adecuado. Su esfuerzo se notará en todos los participantes, y tanto si es usted el invitado como el anfitrión, el tiempo que ha dedicado a su profesionalidad será apreciado y correspondido con creces
Todo por el simple hecho de ser respetuoso con tus compañeros. 💜 Apóyate en el ClickUp accesibles en este blog para mejorar su productividad general y establecer las normas de etiqueta para reuniones virtuales que usted y el equipo deben mantener en todo momento.
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