Hoy en día, las reuniones virtuales son tan habituales y aceptadas como lo era hace una década trabajar en la oficina cinco días a la semana.
Dado que el 28 % de los empleados trabaja desde casa al menos parte del tiempo, el teletrabajo se ha convertido en una parte indispensable de la vida laboral. Con él llegan las reuniones en línea y esa curiosa mezcla entre lo formal y lo informal, con la que muchos tienen dificultades.
Pero este tipo de comunicación conlleva la necesidad de un código de conducta virtual. ¿Cómo se garantiza que todos los participantes en la llamada se sientan escuchados, involucrados y capaces de participar en conversaciones significativas?
La etiqueta en las reuniones virtuales ayuda a los equipos a aumentar la productividad, dar lo mejor de sí mismos y establecer relaciones profesionales.
Sigue leyendo mientras exploramos las reglas fundamentales de los modales en las reuniones modernas, incluyendo qué es la etiqueta en las reuniones virtuales, sus ventajas y diez reglas esenciales para cualquier entorno profesional en línea.
¿Qué es el protocolo de las reuniones virtuales?
La etiqueta de las reuniones virtuales establece el listón de cómo deben comportarse los equipos y los líderes y tratar a los demás durante las reuniones en línea. Piensa en ello como un conjunto estandarizado de directrices para mantener la profesionalidad en todos los ámbitos. 🫱🏼🫲🏾
Se espera que demuestres buenos modales en las reuniones en línea cuando te conectes con otros departamentos mediante una videollamada, dirijas reuniones de lanzamiento de proyectos o realices una lluvia de ideas con tu equipo. La etiqueta de las reuniones a distancia de una organización está ligada a sus valores fundamentales, su filosofía y sus metas. 🎯
Aunque algunos aspectos pueden ser específicos de cada organización, hay ciertas reglas comunes para las reuniones virtuales que pueden ayudarte a causar una impresión positiva y duradera en cualquier persona con la que te reúnas. ⬇️
Ten en cuenta que el respeto mutuo y la etiqueta empresarial general no son nada nuevo. Sin embargo, existen algunas diferencias importantes entre las reuniones virtuales y las presenciales que debes tener en cuenta para mantener el rumbo, la puntualidad y estar bien informado.
10 reglas de etiqueta para reuniones virtuales
Aunque creas que, en general, sigues correctamente la etiqueta de las reuniones virtuales, los pequeños detalles marcan la diferencia. Por eso hemos recopilado estas reglas de etiqueta para reuniones virtuales, aplicables a cualquier entorno empresarial online.
Compártelas con tu equipo para que todos juntos podáis elevar el nivel de vuestras reuniones online.
Además, te esperan un montón de recursos, plantillas y consejos para brindarte aún más soporte mientras dominas esta nueva habilidad. 😎
1. Conoce tu plataforma de reuniones
En primer lugar, es importante conocer el software de videoconferencia que utilizas para las reuniones virtuales.
Si eres el anfitrión de la reunión, familiarízate con la plataforma de reuniones virtuales con antelación para sentirte seguro al utilizar el software. Si utilizas una herramienta con la que los participantes no están familiarizados, prepárate para responder rápidamente a sus preguntas y ayudarles a centrarse en la reunión, evitando que tengan que preocuparse por los aspectos técnicos.
Ya que estamos con el tema… si vas a elegir la plataforma para la reunión, opta por una que la gente probablemente haya usado antes o que adopte rápidamente. Podrían ser herramientas de videoconferencia como Zoom, Microsoft Teams o Google Meet, o una plataforma integrada como ClickUp que combine chat, gestión del trabajo y gestión de proyectos.
💡Consejo profesional: Inicia una reunión de Zoom desde una tarea de ClickUp gracias a la integración de Zoom con ClickUp. Dirige las conversaciones sin tener que salir de tu entorno de trabajo, mientras ClickUp notifica automáticamente a todos los participantes para que se unan lo antes posible.
Asegúrate de que la plataforma tenga compatibilidad para crear salas de trabajo en grupo, realizar el uso compartido de pantallas o colaborar en un recurso compartido si tu reunión lo requiere.
El uso de un software dinámico de gestión de reuniones como ClickUp es una forma estupenda de garantizar una experiencia fluida y de alta productividad en todo momento.
2. Acude a la reunión con la Agenda preparada
No nos cansaremos de repetirlo: ¡prepárate, prepárate, prepárate!
Ten un plan para la reunión antes de que comience y elabora una agenda para que el debate tenga una dirección clara de principio a fin. Para que las reuniones virtuales de equipo sean de primera categoría, comparte la agenda con los participantes con suficiente antelación para que tengan tiempo de revisarla, sepan qué esperar y puedan añadir cualquier punto necesario.
Si hay algún material que los asistentes deban leer o al que deban responder con antelación para poder participar en el debate, compártelo también. Trata el orden del día de tu reunión en línea como un conjunto de instrucciones y concede a los asistentes el tiempo y los recursos necesarios para prepararse.
La mejor manera de prepararse para una reunión virtual es con una plantilla de orden del día personalizable que cubra todas tus necesidades. La amplia biblioteca de plantillas de ClickUp está repleta de recursos gratis para cada caso de uso, ¡incluido este!
Utiliza esta plantilla de reunión general de ClickUp o la plantilla de informe del comité para comunicar objetivos claros.
Ambas plantillas fomentan la transparencia en tu equipo u organización y ayudan a los miembros a ponerse de acuerdo sobre los objetivos o metas clave de la reunión.
3. Respetad el tiempo de los demás
En primer lugar, sé puntual. ⏱
Como anfitrión de la reunión, nunca es de buena etiqueta hacer esperar a tu equipo o a tus clientes potenciales.
Pero la misma regla se aplica a los asistentes a la reunión: ¡no hagas esperar al anfitrión! La probabilidad es que tu anfitrión sea uno de tus compañeros de equipo, un miembro de otro departamento o un responsable. Probablemente trabajes con ellos a diario o incluso tengas una relación de amistad con ellos. Trátalos con el respeto que todos merecemos presentándote listo para comenzar la reunión a la hora planificada.
Si eres de los que a veces tienen dificultades para gestionar el tiempo en el día a día, ¡usa ClickUp para configurar un recordatorio! Tu yo futuro te agradecerá el aviso. 🙌🏼
Además, todos tenemos agendas muy apretadas, pero recursos como esta plantilla interactiva de calendario de equipo de ClickUp garantizarán que todos los miembros estén al tanto de cuándo y qué reuniones les esperan en las próximas semanas.
📮ClickUp Insight: Los datos de nuestra encuesta sobre la eficacia de las reuniones muestran que el 25 % de las reuniones cuenta con una media de 8 o más participantes. También hemos descubierto que una reunión dura, de media, unos 51 minutos. Estas reuniones numerosas pueden suponer, a nivel organizativo, un mínimo de entre 6 y 8 horas de tiempo dedicado a reuniones cada semana. ¿Y si pudieras reducirlo? ¡ClickUp transforma la forma en que los equipos se comunican! En lugar de reuniones interminables, colabora directamente en las tareas utilizando comentarios, adjuntos, notas de voz, vídeos y mucho más, todo en un solo lugar. 💫 Resultados reales: ¡Los equipos globales de STANLEY Security ya han ahorrado más de 8 horas semanales en reuniones y actualizaciones gracias a nuestra aplicación todo en uno para el trabajo!
4. Vístete para triunfar
Ya sea en la oficina o en línea, vestirse adecuadamente es muy importante. La etiqueta adecuada sugiere que te vistas para una videoconferencia igual que lo harías para un entorno de trabajo presencial.
Pero la buena noticia es que hay cierto margen de maniobra en las reuniones virtuales, ya que la pantalla se recorta bastante por encima de la cintura, lo que significa que, sí, ¡puedes llevar esas botas Ugg!
Más allá de simplemente tener buen aspecto, tu vestuario para las reuniones virtuales debe estar en consonancia con el tono de la propia reunión. Evita las joyas que distraigan, los estampados que no se vean bien en vídeo o las camisetas con motivos gráficos que los demás puedan no entender.
5. Evita las distracciones
Mantén la atención en la reunión en curso y evita la tentación de hacer varias cosas a la vez. Antes de la reunión, recuerda:
- Guarda el móvil
- Apaga la televisión o la música
- Silencia todas las notificaciones
- Cierra las pestañas que no necesites
Y, por favor, por el amor de todo lo bueno y productivo, no comas durante la llamada.
¿Vas a compartir tu pantalla? Asegúrate de saber qué hay en ella antes de compartirla. Tener 1000 pestañas abiertas no da buena impresión. Aunque no sería la primera vez que alguien comparte accidentalmente información confidencial de la empresa, una conversación privada de Slack o su lista de reproducción de Spotify, seguro que no quieres que te pase a ti.
Los fondos caóticos son otro factor habitual que dificulta la concentración durante las reuniones virtuales. Si estás en una cafetería, tienes a los niños a tu cargo durante el día o hay un uso compartido de espacio de oficina con tu pareja, elige un fondo alternativo o utiliza un efecto de desenfoque para que tanto tú como el resto de participantes en la reunión podáis concentraros en la sesión.
Busca algo limpio, minimalista y neutro. Así podrás centrarte en encontrar el lugar de tu casa con la mejor iluminación, en lugar de la pared más bonita.
¡Pero no hace falta que te pases horas buscando en Internet uno de esos fondos perfectos!
Haz clic en las imágenes de abajo para guardar estos fondos gratuitos y evita que otras personas que pasen por detrás de ti te distraigan durante tu importante presentación. 📩
6. Saber cuándo hablar y cuándo escuchar
La escucha activa da a cada persona la oportunidad de hablar y demuestra que te importa lo que tienen que decir.
El anfitrión de la reunión y los participantes deben encontrar el equilibrio entre hablar, escuchar y hacer preguntas para comprender a los demás, y no para menospreciarlos. ¡Una mentalidad abierta y una comunicación fluida ayudarán a todos los participantes a sacar más provecho de la conversación!
Aquí tienes algunos consejos más sobre el protocolo de las reuniones virtuales relacionados con cómo hablar durante las llamadas:
- Habla con confianza, pero sé conciso
- Evita repetirte o insistir demasiado en un punto
- Mantén el micrófono en silencio a menos que estés hablando
- Guarda las preguntas para el final del debate, a menos que el moderador te invite a formularlas.
Otro problema con el que todos nos hemos topado durante las reuniones virtuales es el temido retraso en el audio. 🙄
Por muy buena que sea tu conexión wifi, ¡a veces se cae durante las reuniones online! Para evitar hablar al mismo tiempo que otra persona o interrumpir el flujo de la conversación, utiliza la función de levantar la mano de tu plataforma, si es posible, o expresa tu interés en intervenir en el chat. 🙋🏼♀️
7. Reduce al mínimo la toma de notas
Aunque tus intenciones sean buenas, evita tomar notas detalladas de la reunión a menos que se te indique hacerlo. En su lugar, céntrate en los puntos clave de la conversación y revisa el acta de la reunión más tarde si hay lagunas evidentes en tus notas.
Una de las principales ventajas de las reuniones virtuales es la posibilidad de grabarlas íntegramente o de crear un resumen de la reunión. Aprovecha estas funciones para que la reunión en sí sea lo más eficaz posible: las pausas frecuentes en la conversación interrumpen el flujo de información, ralentizan el desarrollo de la agenda y hacen perder un tiempo precioso.
Como anfitrión de la reunión, designa a un miembro de tu equipo para que se encargue del seguimiento de la redacción del acta de la reunión y informa a los participantes de que la distribución se realizará inmediatamente después de que finalice la reunión. ¡Esto os ayudará a ti y a los asistentes a mantener la atención y evitará que tengas que repetir lo mismo una y otra vez!
💡Consejo profesional: Con ClickUp Docs, los participantes pueden tomar notas de forma colaborativa y convertirlas en acciones con un solo clic gracias a la función integrada de creación de tareas.
Las actas de las reuniones resumen el marco y las conclusiones clave de las reuniones importantes. Se comparten con todos los participantes y permiten tener siempre presente el progreso realizado para llevar a cabo los seguimientos y los elementos necesarios con mayor rapidez.
Recursos como nuestra plantilla de actas de reuniones de la junta directiva y la plantilla de actas de reuniones de ClickUp hacen que este proceso sea más organizado y eficiente, con páginas personalizables y prediseñadas para gestionar equipos, notas y detalles en un documento colaborativo de ClickUp.
¿Quieres obtener más información sobre cómo las actas pueden mejorar tu productividad en las reuniones? Echa un vistazo a esta guía práctica para redactar actas de reuniones eficaces en todo momento!
💡Consejo profesional: Ahorra un tiempo valioso después de la reunión utilizando ClickUp Brain para resumir tus notas de la reunión y crear tareas y subtareas en ClickUp. Si has grabado la reunión, ¡Brain también puede transcribir y traducir la grabación por ti!
8. ¿Una reunión larga? Programa descansos
Si sabes que la reunión va a ser larga, programa un breve descanso en la Agenda.
Tómate un momento, junto con tus compañeros, para alejarte de la pantalla, tomar un tentempié o estirarte un poco. No entorpecerá la conversación, ¡al contrario, la mejorará enormemente! Los breves descansos ayudarán a que todos mantengan el buen humor sin tener que lidiar con el cansancio o los dolores de cabeza.
No tiene por qué ser largo, solo pon el cronómetro en ClickUp para cinco minutos y ábrete ese refresco porque te lo mereces.
Y si en la reunión a la que asistes no se indica si habrá descansos, deja un rápido «¡vuelvo enseguida!» en el chat si necesitas un respiro, así de sencillo. 💬
9. Deja espacio para preguntas
Incluye la sección de preguntas y respuestas en la Agenda de la reunión para que tus compañeros tengan tiempo suficiente para preparar mentalmente sus preguntas, expresar sus opiniones u ofrecer sugerencias.
Si te has tomado en serio todas estas reglas de etiqueta para reuniones virtuales, probablemente acabas de terminar una conversación intensa y interesante; espera que la gente tenga algo que decir al respecto. 🙂
💡Consejo profesional: Anima a los participantes de la reunión a que te hagan llegar sus preguntas, ideas o comentarios incluso después de que la reunión haya sido cerrada.
10. Haz un comentario de cierre
Termina tu reunión virtual con buen pie dedicando un par de minutos a cerrarla adecuadamente.
Antes de que tus compañeros se desconecten, repasa brevemente los próximos pasos, cómo y cuándo harás el seguimiento, los resultados esperados y el cronograma de trabajo a partir de ahora.
💡Consejo profesional: ClickUp te ayuda a delegar tareas a partir de documentos, pizarras, comentarios y mucho más, ¡para que puedas ponerte manos a la obra sin perder ni un segundo! Convierte texto, grabaciones de pantalla y objetos en tareas vinculadas directamente a tus flujos de trabajo para aumentar la eficiencia y mantener el ritmo de la reunión.
Y luego, lo más importante, ¡dale las gracias a tu equipo por su tiempo! Todos habéis hecho un gran trabajo hoy. 👏
¿Por qué es importante la etiqueta en las reuniones virtuales?
La etiqueta en las reuniones virtuales establece un tono profesional para las reuniones a distancia y fomenta relaciones laborales sólidas. A continuación, se exponen algunas razones por las que es fundamental seguir las normas de las reuniones virtuales:
- Seguir una etiqueta adecuada demuestra profesionalidad, lo que ayuda a generar confianza y credibilidad entre compañeros, clientes o partes interesadas.
- Dedicar tiempo, reflexión y esfuerzo a una reunión antes de que tenga lugar demuestra a tu equipo, a los líderes y a los clientes potenciales que los respetas. Además, garantiza que tus reuniones se desarrollen sin problemas al preparar y dirigir la conversación.
- Las reuniones virtuales suelen contar con participantes de diferentes ubicaciones y zonas horarias. Seguir una etiqueta adecuada, como llegar a tiempo, silenciar el micrófono cuando no se habla y ceñirse al tema, minimiza las distracciones y mantiene la reunión centrada y eficiente
- Seguir las buenas prácticas en las reuniones virtuales —como dejar hablar a los demás, evitar las interrupciones y ser consciente de las sensibilidades culturales— fomenta un ambiente de respeto mutuo y colaboración
- Una etiqueta adecuada, como utilizar un audio y un vídeo nítidos, mantener el contacto visual (a través de la cámara) y participar activamente, garantiza que la comunicación sea eficaz y que todos puedan seguirla sin confusiones.
- Ser organizado, evitar la multitarea y respetar la agenda de las reuniones ayuda a los participantes a mantenerse concentrados. Esto reduce la frustración y el estrés, especialmente en reuniones consecutivas.
Sin estas normas de participación, es fácil perder valiosos minutos o incluso horas de tu semana en una reunión que «podría haberse resuelto con un correo electrónico». Y por muy agradable que sea ver a los miembros de nuestro equipo en la pantalla, hay formas más productivas de emplear nuestro tiempo. ⏳
Un protocolo bien pensado para las reuniones virtuales deja tiempo suficiente para escuchar, pensar y responder a los demás. Esto no solo genera confianza entre los asistentes, sino que prepara a todos para el éxito al hacerles saber qué pueden esperar de ti y qué esperas tú de ellos a cambio.
Preguntas frecuentes y consejos sobre el protocolo de las reuniones virtuales
¿Qué se debe y qué no se debe hacer en las reuniones virtuales?
Las reuniones virtuales suelen tener expectativas de participación diferentes a las de las reuniones presenciales. Para garantizar que todos se mantengan centrados y contribuyan a la conversación, aquí tienes algunas pautas de etiqueta que debes seguir:
Pendientes
- Sé puntual. Conectarte a la reunión virtual unos minutos antes te permite realizar cualquier configuración técnica necesaria.
- Mantén la concentración. Presta atención a quien habla como si estuvieras en una reunión presencial.
- Silencia el micrófono cuando no estés hablando. Esto ayuda a reducir cualquier ruido de fondo.
- Utiliza el vídeo siempre que sea posible. Ayuda a crear una interacción más personal.
- Participa desde una sala tranquila y bien iluminada. Un entorno despejado y sin distracciones ayuda a que todos mantengan la concentración.
- Prepárate con antelación. Si vas a hacer una presentación, asegúrate de que todos tus materiales estén listos antes de que comience la reunión.
Lo que no se debe hacer
- No hagas varias cosas a la vez. Es una falta de respeto y puede hacer que te pierdas información importante.
- No interrumpas. Deja que los demás terminen de expresar sus ideas antes de empezar a hablar.
- No comas durante la reunión. Puede distraer y dar una imagen poco profesional.
- No olvides comprobar tu equipo. Asegúrate de que tu conexión a internet, el micrófono y la cámara funcionan correctamente antes de empezar.
- No te marches de forma abrupta. Si necesitas marcharte antes de que termine la reunión, avisa al anfitrión con antelación.
¿Cómo se lleva a cabo una reunión virtual para presentarse?
Una reunión virtual para conocerse es una forma estupenda de establecer una buena relación con tus compañeros, incluso cuando se trabaja a distancia. A continuación te ofrecemos algunos consejos para que tus reuniones virtuales para conocerse sean un éxito:
- Saluda a las personas individualmente. Empieza cada conversación presentándote y preguntando a la otra persona cómo está.
- Sé breve y conciso. Intenta que la conversación se centre en el tema y evita desviarte del tema.
- Sé un oyente activo. Escucha con atención y presta atención a los comentarios de la otra persona.
- Asegúrate de saber cómo utilizar la tecnología para que todos puedan comunicarse en tiempo real sin interrupciones ni dificultades técnicas.
- Presta atención al lenguaje corporal. Aunque solo podáis veros la cara, el lenguaje corporal sigue siendo importante. Mantén una buena postura y sé consciente de tus expresiones faciales.
- Despídete educadamente agradeciendo a la otra persona por su tiempo y expresando tu intención de volver a establecer una conexión con ella en el futuro.
¿Cómo mantener una buena etiqueta en las reuniones virtuales como participante?
Los participantes en las reuniones desempeñan un rol importante a la hora de garantizar el éxito de las reuniones virtuales. A continuación, te ofrecemos algunos consejos sobre el protocolo adecuado para las videoconferencias como participante:
- Prepárate. Lee cualquier material que se haya enviado antes de la reunión y acude preparado con preguntas o comentarios.
- Participa en el debate. No tengas miedo de intervenir y compartir tus opiniones sobre el tema que se está tratando.
- Mantén la concentración. Evita hacer varias cosas a la vez, ya que puede distraer a todos los participantes.
- Sé respetuoso. Escucha con atención y sé cortés con los demás participantes en el debate.
- Comparte tu pantalla. Si tienes materiales que debas compartir, asegúrate de compartir tu pantalla con todos para que puedan seguir la reunión.
- Utilice la tecnología de forma adecuada. Asegúrese de que todos los participantes sepan cómo utilizar la tecnología antes de que comience la reunión.
- Mantén la atención en el tema y no tengas miedo de volver a encauzar la conversación si empieza a desviarse demasiado del tema que se está tratando.
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