El trabajo a distancia e híbrido está aquí para quedarse.
Y con este modelo de trabajo, mantener a los equipos conectados e informados en todo momento puede ser difícil (añádele las diferentes zonas horarias para complicar aún más las cosas). 👀
Así que, en un esfuerzo por mantener la alineación con nuestros equipos, hemos recurrido a reuniones programadas para repasar actualizaciones, revisar elementos de acción la lista continúa. Pero el tiempo es oro.
Esto es especialmente cierto cuando se trabaja en un entorno laboral de ritmo rápido, ya que tendrá que asegurarse de que está sacando el máximo provecho de sus reuniones.
Es entonces cuando conocer el propósito de la reunión, tener un agenda de la reunión y programar la cadencia de reuniones adecuada puede suponer una diferencia significativa para su equipo.
En este artículo, aprenderás qué es la cadencia de una reunión, con qué frecuencia programar reuniones y las herramientas de gestión de reuniones que puedes utilizar para mantener tus reuniones al mínimo y a tus equipos remotos actualizados en todo momento.
También hemos añadido algunos consejos y sugerencias para ayudarle a determinar qué funciona mejor para su equipo, junto con plantillas de reuniones para estructurar sus convocatorias y hacerlas lo más productivas posible.
¿Qué es la cadencia de una reunión?
Una cadencia de reunión se refiere simplemente a la frecuencia con la que se celebra una reunión.
Por ejemplo, si usted y un subordinado directo se reúnen todos los viernes por la mañana, se trata de una cadencia de reunión semanal. Si usted tiene una solicitud para reunirse cada dos meses, esa es una cadencia bimensual.
Para los equipos remotos, esto puede ser más difícil de manejar. El reto para todas las empresas es la frecuencia con la que deben celebrarse las reuniones. En una fuerza de trabajo cada vez más distribuida, las llamadas cara a cara a través de Zoom parecen haber sustituido a muchas reuniones en persona y, a veces, se convierten en la única interacción que tendrás con tu equipo.
Y aunque a todos nos encanta echar un vistazo a la mascota de alguien en el fondo de una llamada, éstas pueden en realidad entorpecer la felicidad y productividad de los empleados ya que pueden ser perturbadoras si demasiadas reuniones acaparan su jornada.
Entonces, ¿cómo equilibrar su agenda y encontrar la cadencia de reuniones adecuada para sus equipos remotos?
Averigüémoslo.
Cómo elegir la cadencia de reuniones adecuada
La cadencia de reuniones adecuada será diferente para cada empresa y sus necesidades. Algunos equipos necesitarán más o menos frecuencia de reuniones en función de sus roles, proyectos y el tipo de reunión.
Dependiendo del tipo de reunión, las cadencias de reunión más comunes son:
- Reuniones diarias
- Reuniones semanales
- Reuniones quincenales de equipo
- Reuniones mensuales
- Reuniones trimestrales
Aparte de ajustar la cadencia de las reuniones y de tipo de reunión también tendrá que determinar qué reuniones pueden terminarse de forma asíncrona o síncrona. ¿Puede comunicar las actualizaciones a través de un app de mensajería para empresas o dentro de una herramienta de gestión de proyectos con funciones de Mensajes?
En cualquier caso, su meta es mantener a sus equipos actualizados y en el buen camino para alcanzar sus metas, y dejar suficiente libertad para que todos puedan trabajar de forma asíncrona y de forma autónoma sin añadir demasiado reuniones a su horario de trabajo .
Reuniones asíncronas frente a síncronas
Una vez que haya determinado que tiene una cadencia semanal para un proyecto y otra cadencia semanal para una reunión de todo el personal, eso no significa que tengan que tener el mismo formato.
El primer paso para determinar el formato de la reunión es decidir si se trata de buscar información o de dar información. Esto es muy importante a la hora de determinar la mejor manera de registrarse.
las reuniones de *búsqueda de información pueden clasificarse en cualquiera de las siguientes categorías:
- Areunión inicialpara un nuevo proyecto
- Reunión de un equipo de proyecto para debatir los pasos siguientes
- Reunión de gestión para comprobar el funcionamiento de los equipos
- Auno a uno con un subordinado directo para revisar metas y tareas
Por lo general, este tipo de reuniones son estupendas si se celebran en persona o si se trata de una rápida puesta al día virtual a través de una reunión virtual llamada de videoconferencia como Zoom.
He aquí algunos ejemplos de reuniones informativas:
- Un StandUp diario
- Actualización de un proyecto
- Un informe anual de la empresa
Establecer el ritmo de reuniones de equipo adecuado para su empresa, junto con el formato de reunión adecuado, reducirá las reuniones de escaso valor y permitirá que todos se centren en ser productivos y estar contentos de trabajar.
A continuación te presentamos algunos tipos y ritmos de reuniones que debes tener en cuenta, junto con plantillas que te ayudarán a que tus reuniones sean productivas para todos los asistentes.
Plantillas de cadencia de reuniones
1. Reuniones diarias
Las (resumen) StandUp meetings diarias son reuniones informales que se celebran a diario. Son necesarias y útiles para los equipos, como los de ingeniería y desarrollo, para garantizar la alineación, compartir hallazgos y ayudar a identificar bloqueos.
Aunque las reuniones diarias pueden parecer una buena forma de mantenerse al día de los progresos y cambios diarios, pueden ser contraproducentes y perjudiciales si no se gestionan adecuadamente.
Así que, para sacar el máximo partido de la reunión diaria y garantizar una sesión productiva, lo mejor es acudir a la reunión preparado con una agenda y un documento con una plantilla que los miembros del equipo puedan consultar fácilmente en cualquier momento y rellenar antes de la reunión.
CONSEJO PROFESIONAL PARA REUNIONES DIARIAS Consejo: Crea el tuyo propio o utiliza este Plantilla de reunión diaria de StandUp por ClickUp para ofrecerle a usted y a sus equipos un sistema organizado, estructurado y repetible para capturar y ver las actualizaciones diarias.
Esta plantilla está disponible en Pizarras ClickUp y personalizadas de cualquier forma para dar compatibilidad a sus flujos de trabajo exclusivos. También guarda sus aportaciones y las refleja en tiempo real, y como está integrada en ClickUp, su equipo puede insertar enlaces a tareas y conectar este documento con su trabajo.
El objetivo de la reunión diaria de StandUp es ayudar a la coordinación del equipo. Este rápido bucle de retroalimentación ayuda a los equipos a alinearse y mantener el rumbo, algo similar a un huddle en el fútbol. Si surge un problema, puede abordarlo rápidamente y mantener los proyectos en marcha
2. Reuniones semanales
Hay varios tipos de reuniones que se pueden programar semanalmente. Una de las reuniones más importantes en esta cadencia son las reuniones individuales.
Las reuniones individuales ofrecen a los directivos y líderes la oportunidad de reunirse individualmente con sus subordinados directos o colegas. Proporcionan el tiempo necesario para conectar y establecer una buena relación entre ellos, y garantizan que los empleados reciban la compatibilidad que necesitan para tener éxito en sus roles.
Estas reuniones son también una buena oportunidad para alinearse con las metas, tomar el pulso a la carga de trabajo y proporcionar información para garantizar que se cumplen las expectativas.
**CONSEJO PROFESIONAL PARA LAS REUNIONES SEMANALES Haga que sus reuniones semanales sean productivas y estandarice sus reuniones semanales individuales utilizando el método Plantilla de reunión individual de ClickUp .
Esta plantilla puede aplicarse a Documentos de ClickUp donde puede anotar detalles importantes como prioridades, elementos de acción y mucho más. Guarde todas sus notas de reunión en un solo lugar añadiendo una nueva página dentro del mismo documento. También tiene la opción de compartir este documento con otras personas o mantenerlo privado para garantizar un espacio seguro para sus empleados.
La plantilla 1:1 de ClickUp incluye páginas prediseñadas para los roles de los empleados, las expectativas y las agendas de reuniones recurrentes para cada miembro del equipo. Cree páginas anidadas dentro de cada página para una mayor organización
3. Reuniones mensuales
Las reuniones mensuales recurrentes son importantes como reuniones de control con su equipo. Durante estas reuniones, puede obtener información actualizada sobre las metas mensuales, revisar el progreso para asegurarse de que su equipo está en camino de alcanzar sus metas trimestrales, e identificar los cuellos de botella y los bloqueadores para preparar a su equipo para el éxito en los próximos meses.
Un ejemplo de reunión que puede programarse mensualmente son las reuniones de equipos de proyecto, en las que los equipos de proyecto y las partes interesadas se reúnen para debatir el estado de sus proyectos actuales.
**CONSEJO PROFESIONAL PARA REUNIONES MENSUALES Ofrezca tanto a los equipos como a las partes interesadas una representación visual fácil de entender de su proyecto resumen del proyecto utilizando el Plantilla de informe de estado del proyecto por ClickUp .
Esta plantilla está disponible en las Pizarras de ClickUp, donde su equipo puede colaborar, añadir actualizaciones, realizar cambios y mucho más de forma simultánea o asíncrona. Utilice esta plantilla para mantener a todas las partes interesadas al día sobre el desarrollo, evitar problemas antes de que se produzcan y garantizar que el proyecto se completará en el plazo previsto.
Crear un informe detallado y fácil de seguir informe sobre el estado del proyecto en Pizarras ClickUp
4. Reuniones trimestrales
Las reuniones trimestrales son ideales para compartir las actualizaciones de los proyectos, debatir los resultados del último trimestre, celebrar las victorias y preparar el trimestre siguiente con su equipo o con toda la organización. Si se terminan correctamente, estas reuniones pueden ayudar a levantar el ánimo de su equipo, mejorar la alineación interfuncional y mantener a todo el mundo en el buen camino para alcanzar sus metas.
Hay muchos usos para las reuniones trimestrales, pero algunos de los más comunes son las reuniones de planificación, las reuniones del Tablero y las reuniones de todos los equipos.
CONSEJO PROFESIONAL PARA REUNIONES TRIMESTRALES Consejo: Planifique fácilmente su próxima reunión trimestral de toda la empresa y delegue trabajo con la herramienta Plantilla de reunión para todos los empleados de ClickUp .
Esta plantilla proporciona estatutos personalizados preestablecidos, Campos personalizados y múltiples vistas para ofrecerle una visión general estructurada y detallada de sus tareas y garantizarle que cubrir todos los anuncios importantes . Utilice la plantilla tal cual o personalícela para adaptarla a sus necesidades. También incluye una Guía de introducción que le ayudará a sacar el máximo partido de esta plantilla.
Gestione fácilmente la logística, el tiempo y la planificación de su próxima reunión de empresa con la plantilla Reunión de todas las manos Plantilla de ClickUp
Cómo planificar una reunión Cadencia
La clave para que las reuniones sean productivas es, en primer lugar, asegurarse de que son necesarias. He aquí algunas preguntas que usted o su equipo deben hacerse antes de ajustar una reunión.
1. ¿Cuál es la meta de esta reunión?
¿Es meta de la reunión ofrecer nueva información a los actores clave, o es simplemente para que la gente ponga al día al equipo?
Esta es siempre una buena primera pregunta que hacerse al ajustar una nueva cadencia.
He aquí algunos ejemplos de cómo esta pregunta puede determinar la frecuencia con la que se programa una reunión:
Nuevo proyecto
- Propósito de la reunión: Nueva iniciativa de marketing
- Cadencia de la reunión: Revisiones semanales para un informe de estado y próximos pasos
Puesta al día
- Propósito de la reunión: Actualizaciones periódicas con el director o el jefe de equipo
- Cadencia de la reunión: Puesta al día diaria para ver en qué está trabajando cada uno
Actualización de proyectos
- Propósito de la reunión: Actualizar el estado del proyecto
- Cadencia de la reunión: Check-in diario o check-in semanal, dependiendo de la alta prioridad
2. ¿Puede celebrarse esta reunión de forma asíncrona?
Si se trata de un check-in rápido o de una actualización, piense en la información que necesita y en el tiempo que lleva hacerlo. Y eso es más que el tiempo asignado.
Hay que tener en cuenta las idas y venidas para programar la reunión, los preparativos que hay que hacer antes de la reunión y la reunión en sí: todo ello suma tiempo.
Un equipo remoto o distribuido puede utilizar otras herramientas de comunicación para compatibilidad con la comunicación asíncrona.
Algunas reuniones por naturaleza, como los grandes proyectos y las decisiones empresariales importantes, requieren que las distintas partes interesadas sopesen en tiempo real, lo que siempre es más fácil de hacer en persona o en una llamada de Zoom.
Pero para reuniones motivadas principalmente por actualizaciones, reservar tiempo para un check-in en persona es innecesario. De hecho, son más adecuadas para hacerse de forma asíncrona y, en ese caso, pueden terminarse con más frecuencia.
3. ¿Se trata de una tarea urgente o de alta prioridad?
Algunos proyectos tendrán prioridad sobre otros con plazos muy ajustados. Sólo los jefes de equipo sabrán cuáles son estos proyectos y podrán determinar con qué frecuencia deben realizarse estas comprobaciones.
Si la tarea es urgente, determine la mejor manera de comunicarse con su equipo, ya sea mediante una llamada de Zoom, una grabación en vídeo o anotando las prioridades dentro de la tarea.
4. ¿Este tipo de reuniones sobrepasan regularmente el tiempo asignado?
Las reuniones que se acortan con frecuencia pueden ser un motivo para programarlas para que sean más frecuentes en lugar de más largas, pero todo depende de cada equipo. Para otros, sentarse en reuniones durante más de una hora puede no ser tan productivo. En este caso, unas reuniones más cortas y con una cadencia más regular podrían ayudar a cubrir más terreno y a mantener las conversaciones centradas. Uso de ClickUp como herramienta software de actas de reuniones puede ayudarle a seguir el orden del día.
5. ¿Se acaban los elementos pendientes en este tipo de reuniones?
Por otro lado, si estás haciendo una llamada de control diaria en la que no hay mucho que decir, considera la posibilidad de consolidarlas en una semanal y trasladar esas actualizaciones diarias a llamadas asíncronas en lugar de en persona o en conferencia.
Cómo optimizar la cadencia de reuniones de su equipo
Los entornos de trabajo remotos e híbridos pueden ser un poco complicados cuando se trata de la colaboración en equipo.
Mantenga a sus equipos conectados sin importar en qué parte del mundo se encuentren proporcionándoles una herramienta de gestión de proyectos con funciones de colaboración en equipo como ClickUp .
ClickUp es una solución integral de gestión de proyectos y herramienta de productividad creada pensando en los equipos. En el fondo es una herramienta de gestión de proyectos que le permite a usted, a su equipo y a toda la organización planificar sus prioridades, simplificar su flujo de trabajo y seguir su progreso y sus cronogramas, todo en un solo lugar.
En cuanto a colaboración en equipo te ofrece cientos de funciones, como Docs y Pizarra de colaboración, donde los equipos pueden intercambiar ideas, documentar estrategias y mucho más. Agilice la comunicación con el vista de chatear integrada para dar a su equipo un espacio designado para chatear sobre proyectos, preguntas y actualizaciones.
Y acceda fácilmente a sus correos electrónicos y mantenga sus conversaciones en un solo lugar con la función Función de correo electrónico en ClickUp que le permite enviar y recibir correos electrónicos sin salir de ClickUp. 🔥
También ofrece una función de función de comentarios que permite a su equipo comentar dentro de tareas, documentos y adjuntos para Revisión y asignarlo a una persona específica, haciendo más fácil que nunca colaborar entre sí, trabajar de forma asíncrona y proporcionar comentarios, sin tener que programar una reunión. ☝️
Intercambie comentarios en tiempo real, adjunte archivos y agilice la comunicación con la vista de chat integrada en ClickUp
Y si usted es un estudiante visual o tiene miembros del equipo que son, sólo tiene que utilizar Clip , el grabador de pantalla in-app de ClickUp con ClickUp, para grabar vídeos de alta calidad y enviarlos a tu equipo con un comentario. Esto resulta especialmente útil a la hora de explicar temas complejos cuando necesitas mostrar un tutorial paso a paso, o presentar una actualización con elementos visuales.
Utiliza esta función para eliminar la necesidad de saltar a otra reunión o de crear largos hilos de correo electrónico, algo que todos los miembros de tu equipo pueden (y sabrán) apreciar. 👌
Comparta grabaciones de pantalla para transmitir su mensaje con precisión sin necesidad de una cadena de correo electrónico o una reunión en persona con Clip by ClickUp
Y si tiene que programar una reunión a distancia, no se preocupe. ClickUp puede ayudarle a estar preparado, a mantener la productividad de su reunión y a aprovechar al máximo el tiempo con su equipo.
¿Cómo? Siga estos pasos:
- Agenda de la reunión: Cree una agenda de reuniones estructurada por su cuenta o utilice las plantillas de reuniones prediseñadas de ClickUp y personalícelas según sus necesidades
- Cree la vista que desee: Acuda a su reunión preparado y listo para presentar. Construya unacronograma del proyecto en Cronograma o enVista del (diagrama de) Gantt, correlacionar estrategias en Pizarras o Documentos, crear unpanel personalizado para reunir toda la información importante y obtener informes en una sola vista, y mucho más
- Tareas periódicas y fechas límite: Configure una tarea en ClickUp específicamente para la reunión o establézcala como untarea periódica para recordarle a usted y a los asistentes cuándo es la próxima reunión. También puede consultar sus tareas y su calendario en la secciónVista del Calendario4. Identifique e invite a sus asistentes: Añadir una o varias personas asignadas a la tarea para notificar quién participa en la reunión
- Comparta su tarea, la agenda de la reunión y otros elementos visuales: Adjunte la agenda de su reunión, vistas de trabajo y más a la tarea dentro de los comentarios o descripción de la tarea, y compártala con su equipo, persona específica o grupo de personas
- Conecta ClickUp a Zoom: Integrar Zoom a ClickUp para acceder a la app de Zoom dentro de ClickUp en cualquier momento, y utilizar la opción de pantalla compartida en Zoom para presentar la agenda de su reunión, cronogramas, informes en paneles en ClickUp, etc
- Tenga una llamada productiva y tome notas: Entre en la llamada, tomenotas de la reunióny lista elementos de acción en ClickUp Docs, Pizarras, Bloc de notas o dentro de una tarea
Ésta es sólo una forma de utilizar ClickUp para mejorar sus reuniones. Conozca todas las funciones de ClickUp para saber cómo puede aprovechar al máximo la plataforma para dar compatibilidad a todas sus necesidades de empresa, proyecto y comunicación.
Inicie y únase a reuniones directamente desde sus tareas con la integración de Zoom de ClickUp
Mejore la cadencia de sus reuniones con ClickUp
La clave para que las reuniones y los días de trabajo sean productivos es encontrar una cadencia de reuniones eficaz para usted y su equipo y, a continuación, utilizar ClickUp para gestionar sus proyectos, mejorar la comunicación del equipo y realizar un seguimiento de las metas y el progreso.
Y como la plataforma es totalmente personalizable y ofrece cientos de funciones para la gestión de proyectos y la colaboración en equipo, puede configurar ClickUp de cualquier forma que sea compatible con su flujo de trabajo y mejore la comunicación entre funciones.
Utilice ClickUp como software de gestión de reuniones y sus funciones de colaboración para comunicar actualizaciones, comentarios, preguntas y mucho más, con el fin de eliminar reuniones innecesarias de su apretada agenda y ofrecer a sus equipos una línea de comunicación abierta, independientemente de la zona horaria o de dónde y cuándo trabajen. 🌎
También se integra con más de 1.000 herramientas de trabajo, incluidas aplicaciones de videoconferencia, Slack y mucho más, para ayudarte a agilizar la comunicación de tu equipo y reunir todo tu trabajo en un solo lugar.
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