En pocas palabras: toma de notas hace que cualquier reunión de intercambio de ideas, proceso o proyecto sea mejor para todos.
Es un potente motor para construir una cultura del trabajo productiva para el futuro. Pero los humanos no somos máquinas, así que necesitamos los sistemas adecuados para recordar y rememorar la información que hemos escuchado.
¿Sabías que tu memoria empieza a fallar en las primeras 24 horas de haber aprendido algo? Esto se llama curva del olvido . Mide lo rápido que olvidamos la información con el paso del tiempo si no intentamos retenerla.
No sólo depende de nuestra fuerza de la memoria para retener la información de las reuniones, sino el enfoque para captar y comunicar la información a nosotros mismos y a los demás.
En esta guía, te damos las plantillas, herramientas y consejos para transformar tu reunión virtual y en persona productividad para que te sientas seguro de tu sistema de toma de notas
Tipos de notas para reuniones
Al igual que existen distintos tipos de reuniones, también hay distintos tipos de notas de reunión. En esta sección encontrarás una guía completa que te ayudará a encontrar el método que mejor se adapte a tu estilo de tomar notas.
Notas Cornell: Se trata de un formato sistemático para condensar y organizar las notas, facilitando su revisión. La página se divide en tres partes: pistas (preguntas o puntos principales a la izquierda), notas (información detallada de la reunión a la derecha) y un resumen al final.
Notas en cuadrantes: Este método consiste en dividir la página en cuadrantes (o casillas) como importante, menos importante, delegar y aplazar. Cada cuadrante se utiliza para distintos tipos de notas, lo que permite asignar prioridades para la ejecución del seguimiento.
Notas sobre mapas mentales: Si prefieres la representación visual, el método de los mapas mentales puede ser el tuyo. Empiece por el tema central y cree ramas para los distintos temas, llenando cada rama con notas relevantes. Perfecto para sesiones de brainstorming.
Esquema: Este método parte de los temas principales y va desgranando los detalles de forma ordenada. Es ideal para documentar las actas porque los puntos principales de la Agenda ya están desglosados.
Gráficos: Este método de divide y vencerás es útil para registrar varios tipos específicos de información. Crea un gráfico y rellena sus casillas con los puntos tratados durante la reunión.
Notas con frases: Este método sencillo consiste simplemente en anotar cada punto en forma de frase breve a medida que surge durante la reunión, sin ningún formato adicional.
Cada uno de estos métodos ofrece una ventaja diferente. Todos son compatibles con ClickUp Docs, por lo que puede elegir el que mejor se adapte a su estilo y a las necesidades de la reunión. Tanto si se trata de la estructura orgánica de las notas de mapas mentales como del enfoque orientado a tareas de las notas de elementos de acción, existe un método que le ayudará a maximizar su productividad durante y después de cada reunión.
Elementos clave para incluir en las notas de las reuniones
Una nota de reunión bien estructurada y detallada es un activo esencial para la productividad de la empresa. Le ayuda a mantener un registro de las ideas, acciones y decisiones tomadas durante la reunión. He aquí algunos elementos clave que debe incluir en sus notas de reunión:
Detalles de la reunión: Incluya la fecha, la hora de inicio y fin y la ubicación (física o virtual) de la reunión.
Lista de asistentes: Documente todos los asistentes y sus roles como referencia. Mencione si alguien estuvo ausente o si hubo invitados especiales.
Agenda de la reunión: Lista de los temas previstos para la reunión. Esto ajusta la estructura de tus notas y te ayuda a repasar los principales puntos de discusión en un orden lógico.
Puntos de debate: Constituye la mayor parte de las notas. Asegúrate de recoger los principales argumentos, opiniones, ideas y preguntas que surgieron en relación con cada elemento de la Agenda.
Decisiones tomadas: Documenta las decisiones clave. ¿Quién las tomó? ¿Qué alternativas se consideraron? Mencione la justificación de la decisión para futuras referencias.
Elementos de acción: Anota quién es responsable de qué (tareas o seguimiento) tras la reunión. Debe indicarse a quién se asigna cada acción, en qué consiste y la fecha límite, si se ha fijado.
Pasos siguientes y fechas límite: Indica qué hay que hacer a continuación, quién es el responsable y cuándo debe estar completado. Esto garantiza que todo el mundo es consciente de sus responsabilidades de cara al futuro.
Preguntas y respuestas: Documenta todas las preguntas que surjan y las respuestas a las mismas. Si la respuesta no está disponible, anota quién la encontrará y cuándo.
Hechos y estadísticas importantes: Anote los números, datos, hechos o estadísticas importantes que se citaron. Estos datos pueden ser útiles como referencia en el futuro o cuando se trabaje en tareas y proyectos relacionados.
Anexos: Si durante la reunión se compartió o debatió algún documento, inclúyelo o enlaza con él en tus notas.
Al incorporar estos elementos clave a las notas de la reunión, creará un registro exhaustivo que aclarará las acciones de seguimiento, reforzará la responsabilidad y servirá como valioso recurso para quienes no asistieron a la reunión, al tiempo que mejorará la productividad y la comunicación de su equipo.
Cómo tomar las mejores notas de reunión (6 estrategias clave)
Antes de la reunión
Consejo 1: Comparta las responsabilidades de la agenda de la reunión 
En Reclaim.ai's
Informe sobre las tendencias de la productividad se descubrió que los profesionales dedican una media de 21,5 horas a reuniones, ¡más de la mitad de una semana laboral normal!
Las reuniones productivas son esenciales para el intento correcto de una empresa sana y en crecimiento. Como jefe de equipo, gestor de proyectos o ejecutivo, su tarea consiste en fomentar procesos y actividades para que todos los empleados dispongan de los siguientes elementos herramientas para reuniones y recursos para tener el trabajo terminado.
Utilizar un Plantilla de itinerario **Planifique su próxima reunión
Permita que los asistentes a su reunión contribuyan al orden del día de la reunión. Con ello conseguirá dos cosas importantes:
- Sus asistentes tendrán una buena idea de lacadencia de la reunión y de cómo emplearán su tiempo
- Tus notas serán más ricas en información y autoridad porque los diferentes puntos de vista, la experiencia en la materia y los conocimientos están organizados en un solo lugar
Consejo 2: Utiliza la agenda de la reunión para tomar notas
Tu agenda de la reunión es el mejor entorno para tomar notas de la reunión porque ya tienes todos los temas, puntos clave, preguntas y metas en un solo lugar. Sobre todo cuando eres el moderador de la reunión y tomas notas, es un un reto compaginar ambas actividades .
La Agenda te ayuda a pasar de un tema a otro mientras controlas el progreso de la reunión. Si se producen demasiadas conversaciones paralelas y los asistentes a la reunión se salen del tema, puedes reconducir a todos por el buen camino. Si te estás retrasando, puedes saltarte o acelerar los temas menos importantes.
Y lo que es más importante, debes evitarte los problemas (y el estrés innecesario) de **ir de un lado a otro entre la Agenda de la reunión y una página en blanco para notas.
Si tienes la responsabilidad de tomar actas de reunión -notas y decisiones tomadas en reuniones formales que requieren la aprobación de la alta dirección- consulte nuestras diversas plantillas gratuitas/a de notas de reunión:
- Plantilla de actas de reuniones de construcción
- Plantilla de acta de reunión de la APA
- Plantilla de acta de reunión de ventas
- Plantillas de notas de publicación
- Plantilla del acta de la reunión del Comité de Seguridad
- Plantilla de acta de reunión de accionistas
- Plantillas de reuniones individuales
- Plantilla de actas de reunión
- Software para reuniones individuales
Capture las actas de la reunión en un formato estructurado con la plantilla de actas de reunión de ClickUp
Durante la reunión
Consejo 3: Filtre la información más importante
En algún lugar entre los ums y los likes, hay detalles importantes a los que prestar atención cuando una persona habla en un flujo de conciencia. Pero con un poco de contexto, confianza y creatividad, serás un mago de la toma de notas en cualquier reunión .
Esto es lo que parece:
Escucha las pistas e indicios que te da el orador para el contexto
La regla general es estar preparado para todo. Pero presta atención al énfasis que se pone en lo que se dice, a las preguntas que se hacen y a las explicaciones que se comparten y que afectarán al proyecto/tarea/meta.
Ten confianza y pide al orador que aclare lo que está diciendo
Resumir un punto y no escuchar los detalles clave del siguiente es algo que todos experimentamos al tomar notas Si estás perdido en lo que dice el orador, lo más probable es que los demás asistentes también lo estén Lo último que quieres hacer es compartir información errónea. Las notas de la reunión servirán de referencia más adelante, así que necesitas la verdad y nada más que la verdad (Los miembros de tu equipo te lo agradecerán)
Ponte creativo y observa a los que te rodean
¿Hay alguien en tu lugar de trabajo que consiga siempre la máxima productividad en las reuniones? ¿Quién consigue que las notas de las reuniones y las conversaciones se desarrollen sin esfuerzo? Saca una página de su libro y observa cómo consigue que los asistentes se impliquen y se sientan motivados. La calidad de sus reuniones se traduce en notas claras que inspiran la acción.
Si no hay ninguna persona que le venga a la mente, ¡nosotros le ayudamos! En ClickUp, nos obsesiona centrarnos en la eficacia y el rendimiento.
Descargar la guía de documentos de ClickUp
La clave del intento correcto de productividad de nuestras reuniones es organizarse para la acción. Nuestro Documentos de ClickUp están siempre movilizados para que los equipos de cualquier zona horaria obtengan la información que necesitan de inmediato.
He aquí un vistazo a las cuatro secciones estándar de nuestras notas de reunión: Elementos de acción, Recursos necesarios, Seguimiento y Resumen de la conversación.
Escribir notas de reunión en ClickUp Docs
Consejo 4: Etiqueta a los miembros del equipo en el documento para su seguimiento
Trabajar con equipos multifuncionales y multizona horaria requiere una rendición de cuentas ayuda mano. La gente salta de una reunión a otra y puede olvidarse de completar sus elementos de acción o seguimiento.
¿Recuerdas la curva del olvido?
Los equipos de ClickUp utilizan regularmente las funciones de @menciones y comentarios dentro de Docs para realizar el seguimiento, actualizar y colaborar en el trabajo. Esto es perfecto para mantener juntas nuestras conversaciones paralelas relacionadas y los pensamientos de "¡me acabo de acordar!".
Cuando las personas son etiquetadas en un comentario, verán sus nombres resaltados en sus notificaciones.
Identifique las llamadas de atención y los elementos de acción importantes mientras explora sus notificaciones
Después de la reunión
Consejo 5: Mantenga el impulso con un resumen de la reunión
Aborde este consejo pensando que nadie tiene tiempo de leer las notas de la reunión. Especialmente si la dirección necesita un estado rápido o un resumen de lo que ha sucedido, querrá ofrecer este breve resumen en una ubicación sin fricciones.
Cada reunión debe tener una tarea periódica dedicada a unir a los miembros del equipo pertinentes, documentos e incluso otras tareas de reuniones pasadas, presentes y futuras.
Cómo funciona: Publica un resumen de los puntos clave de la tarea junto con las notas de la reunión enlazadas. Te ahorrarás a ti mismo y a los demás tiempo en el futuro buscando información. Esto conecta todo el trabajo en un espacio de trabajo central y fuera de bandejas de entrada.
Si siente curiosidad por ClickUp y desea empezar con la organización básica, cree tareas para organizar todas las notas de sus reuniones- inicio de proyectos ceremonias ágiles y incorporación de nuevos empleados -empezar con el Plantilla de reunión ¡!
Descargar plantilla de carpeta de reuniones
La creación de este recurso es también una valiosa herramienta para que los jefes de equipo controlen el número y la calidad de las reuniones en las que todos participan
Cree una Lista ClickUp para centralizar las reuniones recurrentes para que todos puedan verlas
Consejo 5: Utilice la IA para resumir, parafrasear y dar formato a las notas
En un mundo digitalizado, la inteligencia artificial (IA) juega un rol importante en la optimización de la productividad. Esto es especialmente relevante cuando se trata de notas de reuniones. En lugar de resumir, parafrasear y dar formato al contenido manualmente, ahora puedes utilizar las capacidades de la IA para realizar estas tareas con rapidez y precisión. Cerebro ClickUp clickUp Brain, una herramienta basada en IA, ha demostrado ser revolucionaria en este sentido. ClickUp Brain se ha diseñado para ayudarle a navegar con mayor eficacia por sus grandes volúmenes de datos de reuniones. Puede leer notas de reuniones, extraer puntos clave y ofrecer resúmenes concisos. Sacar conclusiones rápidas de largas discusiones es más fácil, lo que le ahorra un tiempo valioso para otras tareas importantes.
Genere notas de reunión precisas sin esfuerzo con ClickUp Brain
Parafrasear ya no es una tarea que requiera una carga cognitiva considerable. Con ClickUp Brain, la reescritura de ideas con palabras diferentes se automatiza para evitar cualquier instancia de plagio y garantizar una representación única del pensamiento.
Más allá de resumir y parafrasear, el formato de las notas es crucial para mejorar la legibilidad y facilitar la consulta rápida. ClickUp Brain le ayuda a estructurar sus notas de forma clara con encabezados, viñetas y varios estilos de texto para resaltar la información clave.
Con ClickUp Brain, puede generar automáticamente información a partir de las notas de sus reuniones, capturando toda la matriz de pensamientos, ideas, decisiones y elementos de acción en un formato fácilmente digerible. No sólo aumenta su productividad durante la reunión, sino que también garantiza un seguimiento eficaz, ya que proporciona de inmediato los puntos más importantes y las acciones necesarias.
Aproveche el poder de la IA en la toma de notas con ClickUp Brain y transforme sus reuniones rutinarias en caldos de cultivo estratégicos para la inteligencia procesable.
¿Quién se beneficia de tomar notas en las reuniones?
- Contratistas: Las notas de las reuniones son esenciales para que los contratistas realicen un seguimiento de las decisiones que se tomaron o de los cambios que deben implementarse. Tomar notas durante una reunión les permite mantenerse organizados y asegurarse de que tienen los detalles correctos de la discusión.
- Empresas de construcción
- Constructores de Inicio
- Contratistas y constructores
- Paisajistas
- Empresas corporativas: Tomar notas de las reuniones permite a las empresas corporativas hacer un seguimiento de las conversaciones y decisiones importantes que se tomaron. Esto ayuda a garantizar que todos los participantes en la reunión están en la misma página y que todos los miembros del equipo están al tanto de cualquier cambio o actualización.
- Equipos corporativos
- Analistas de empresa
- Soporte al cliente
- Reuniones con clientes
- Conferencias telefónicas
Consejo extra: Captura instantánea de notas breves de reuniones
¿Tiene tu Google Drive este aspecto?
Ejemplo de hacer las cosas de la manera difícil en Google Drive
Nos pasa a los mejores
A veces querrás apuntar notas rápidas sólo para tus ojos o volcar pensamientos mientras estás en una llamada telefónica o en una reunión de Zoom. El problema es que resulta casi imposible encontrar esa información que sabes que has registrado.
Para estos casos, no utilice un documento de Google. En su lugar, utiliza el Bloc de notas de ClickUp, el compañero digital de bolsillo perfecto para tomar notas .
Cree tareas desde el Bloc de notas de ClickUp
Más información sobre el Bloc de notas
Acceda al Bloc de notas desde su navegador o dispositivo móvil para crear un repositorio de pensamientos, listas de control y tareas casi listas en un solo lugar El Bloc de notas ClickUp también incluye:
- /Comandos de barra inclinada: Dé formato a sus notas con encabezados, fuentes en negrita, listas y mucho más
- Arrastrar y soltar: Añade imágenes, gifs, vídeos y otros archivos directamente a tus notas
- Búsqueda: Busca en tus notas por las palabras clave que aparecen en el título o en la descripción de una nota
- Archivar/Desarchivar: Archiva o desarchiva tus notas
- Convertir: Convierte tus notas en tareas o documentos
Una última consideración para las mejores experiencias con notas de reuniones: Tus estrategias y preferencias a la hora de tomar notas evolucionarán con el tiempo. Cuando busques la herramienta perfecta para tomar notas, prioriza la personalización y la flexibilidad.
La herramienta que elijas debe ahorrarte tiempo, no gastar tu energía. Gastar tu energía en cosas como el mantenimiento de notas te aleja del trabajo moviendo la aguja en tus tareas y proyectos.
Sabemos que te encantará el Bloc de notas y documentos de ClickUp para crear tu mejor sistema de toma de notas hasta la fecha. Si necesitas resolver algún problema de productividad en las reuniones, ponte en contacto con nosotros Regístrate en ClickUp hoy mismo !