Hoy en día, las reuniones virtuales son tan comunes y aceptables como lo era hace una década trabajar desde la oficina cinco días a la semana.
Con un 28 % de los empleados trabajando desde casa al menos parte del tiempo, el teletrabajo se ha convertido en una parte importante de la vida laboral. Con él llegan las reuniones online y la curiosa mezcla entre lo formal y lo informal, con la que muchos tienen dificultades.
Pero este tipo de comunicación requiere un código de conducta virtual. ¿Cómo se puede garantizar que todos los participantes en la llamada se sientan escuchados, involucrados y capaces de participar en conversaciones significativas?
El protocolo para reuniones virtuales ayuda a los equipos a aumentar la productividad, dar lo mejor de sí mismos y establecer relaciones profesionales.
Siga leyendo mientras exploramos las reglas fundamentales de los modales modernos en las reuniones, incluyendo qué es el protocolo para reuniones virtuales, sus ventajas y diez reglas esenciales para cualquier entorno profesional en línea.
¿Qué es el protocolo para reuniones virtuales?
El protocolo para reuniones virtuales establece las normas de conducta que deben seguir los equipos y los líderes durante las reuniones en línea. Piensa en ello como un conjunto de directrices estandarizadas para mantener la profesionalidad en todos los ámbitos. 🫱🏼🫲🏾
Se espera que mantengas una buena etiqueta en las reuniones en línea cuando te conectes con otros departamentos en una videollamada, dirijas reuniones de inicio de proyectos o intercambies ideas con tu equipo. La etiqueta de las reuniones remotas de una organización está relacionada con sus valores fundamentales, filosofías y metas. 🎯
Aunque algunos aspectos pueden ser específicos de cada organización, hay algunas reglas comunes para las reuniones virtuales que pueden ayudarte a causar una impresión duradera y positiva en cualquiera con quien te reúnas. ⬇️
¡Recuerde que el respeto mutuo y la etiqueta empresarial general no son nada nuevo! Sin embargo, existen algunas diferencias importantes entre las reuniones virtuales y las presenciales que debe tener en cuenta para mantenerse al día, llegar a tiempo y estar informado.
10 reglas de etiqueta para reuniones virtuales
Aunque creas que, en general, sigues las normas de etiqueta adecuadas en las reuniones virtuales, los pequeños detalles marcan la diferencia. Por eso hemos recopilado estas normas de etiqueta para reuniones virtuales en cualquier entorno de empresa online.
Compártelas con tu equipo para que todos juntos podáis elevar el nivel de vuestras reuniones online.
Además, te esperan un montón de recursos, plantillas y consejos para brindarte aún más soporte en tu proceso de dominio de esta nueva habilidad. 😎
1. Conoce tu plataforma de reuniones
En primer lugar, es importante conocer el software de vídeo conferencia que se utiliza para las reuniones virtuales.
Si eres el anfitrión de la reunión, familiarízate con la plataforma de reuniones virtuales con antelación para sentirte seguro al utilizar el software. Si utilizas una herramienta con la que los participantes no están familiarizados, prepárate para responder rápidamente a sus preguntas y ayúdales a centrarse en la reunión, sin tener que preocuparse por los aspectos técnicos.
Ya que estamos con el tema... si tienes que elegir una plataforma para reuniones, elige una que la gente haya utilizado antes o que pueda adoptar rápidamente. Puede ser una herramienta de videoconferencia como Zoom, Microsoft Teams o Google Meet, o una plataforma integrada como ClickUp, que combina chat, gestión del trabajo y gestión de proyectos.
💡Consejo profesional: Inicie una reunión de Zoom desde una tarea de ClickUp con la integración de Zoom en ClickUp. Dirija los debates sin tener que salir de su entorno de trabajo de ClickUp, mientras ClickUp notifica automáticamente a todos los participantes para que se unan lo antes posible.
Asegúrate de que la plataforma tenga compatibilidad para crear salas de descanso, realizar el uso compartido de pantallas o colaborar en un recurso compartido si tu reunión lo requiere.
El uso de un software dinámico de gestión de reuniones como ClickUp es una forma estupenda de garantizar una experiencia fluida y de alta productividad en todo momento.
2. Prepárese con una agenda para la reunión
No nos cansaremos de repetirlo: ¡prepárate, prepárate y prepárate!
Prepare un plan para la reunión antes de que comience y cree una agenda para que el debate tenga una dirección clara de principio a fin. Para que las reuniones virtuales del equipo sean de primera categoría, comparta la agenda de la reunión con los participantes con suficiente antelación para que tengan tiempo de revisarla, sepan qué esperar y añadan cualquier cosa que sea necesaria.
Si hay algún material que los asistentes deban leer o responder con antelación para poder participar en el debate, compártalo también. Trate la agenda de la reunión online como un conjunto de instrucciones y proporcione a los asistentes el tiempo y los recursos necesarios para prepararse.
La mejor manera de prepararse para una reunión virtual es con una plantilla de agenda de reuniones personalizable que cubra todas sus necesidades. La amplia biblioteca de plantillas de ClickUp está llena de recursos gratis para cada caso de uso, ¡incluido este!
Utiliza esta plantilla para reuniones generales de ClickUp o la plantilla para informes de comités para comunicar objetivos claros.
Ambas plantillas promueven la transparencia en tu equipo u organización y alinean a los miembros con los objetivos o metas clave de tu reunión.
3. Sea respetuoso con el tiempo de los demás.
En primer lugar, sea puntual. ⏱
Como anfitrión de una reunión, nunca es bueno hacer esperar a tu equipo o a tus clientes potenciales.
Pero la misma regla se aplica a los asistentes a la reunión: ¡no hagan esperar al anfitrión! Es muy probable que el anfitrión sea uno de sus compañeros de equipo, un miembro de otro departamento o un gerente. Probablemente trabajen con ellos a diario o incluso tengan una relación de amistad. Trátenlos con el respeto que todos merecemos y preséntense listos para comenzar la reunión a la hora planificada.
Si a veces te cuesta gestionar tu tiempo diario, ¡utiliza ClickUp para configurar un recordatorio! Tu yo futuro te lo agradecerá. 🙌🏼
Además, todos tenemos agendas muy apretadas, pero recursos como esta plantilla interactiva de ClickUp para la programación de equipos garantizarán que todos los miembros estén al tanto de cuándo y qué reuniones se celebrarán en las próximas semanas.
📮ClickUp Insight: Los datos de nuestra encuesta sobre la eficacia de las reuniones muestran que el 25 % de las reuniones cuentan con una media de 8 o más participantes. También hemos descubierto que una reunión dura una media de 51 minutos. Estas grandes reuniones pueden suponer al menos entre 6 y 8 horas de tiempo colectivo dedicado a reuniones a nivel organizativo cada semana. ¿Y si pudieras reducirlo? ¡ClickUp transforma la forma en que los equipos se comunican! En lugar de largas reuniones, colabora directamente en las tareas utilizando comentarios, adjuntos, notas de voz, vídeos y mucho más, todo en un solo lugar. 💫 Resultados reales: ¡Los equipos globales de STANLEY Security ya han ahorrado más de 8 horas semanales en reuniones y actualizaciones con nuestra aplicación para todo el trabajo!
4. Vístete para el éxito
Ya sea en la oficina o en línea, vestirse adecuadamente es muy importante. La etiqueta adecuada sugiere que se vista para la videoconferencia como lo haría para un entorno de trabajo presencial.
Pero la buena noticia es que hay cierto margen de maniobra con las reuniones virtuales, ya que la pantalla se recorta muy por encima de la cintura, lo que significa que, sí, ¡puedes llevar esas botas Ugg!
Más allá de simplemente verse bien, tu vestuario para reuniones virtuales debe estar en consonancia con el tono de la reunión en sí. Evita las joyas que distraigan, los estampados que no se vean bien en vídeo o las camisetas con dibujos que otros puedan no entender.
5. Evita las distracciones
Mantén la concentración en la reunión en curso y evita la tentación de realizar varias tareas a la vez. Antes de la reunión, recuerda:
- Guarda tu teléfono
- Apaga la televisión o la música.
- Silenciar todas las notificaciones
- Cierra las pestañas adicionales.
Y, por favor, por el amor de Dios y de la productividad, no comas durante la llamada.
¿Realizas el uso compartido de tu pantalla? Antes de hacerlo, comprueba lo que hay en ella. Tener 1000 pestañas abiertas no da buena impresión. Aunque no sería la primera vez que alguien comparte accidentalmente información confidencial de la empresa, una conversación privada de Slack o su lista de reproducción de Spotify, no querrás que te pase a ti.
Los fondos caóticos son otro factor común que distrae la atención durante las reuniones virtuales. Si estás en una cafetería, tienes a los niños a tu cargo durante el día o hay un uso compartido de espacio de oficina con tu pareja, elige un fondo alternativo o utiliza un efecto de desenfoque para que tanto tú como el resto de asistentes a la reunión podáis concentraros en la sesión.
Busca algo limpio, minimalista y neutro. Así podrás centrarte en encontrar el lugar de tu casa con la mejor iluminación en lugar de la pared más estética.
¡Pero no hace falta que busques en Internet uno de esos fondos perfectos!
Haga clic en las imágenes a continuación para guardar estos fondos gratuitos y evitar la distracción de otras personas que pasan por detrás durante su gran presentación. 📩
6. Sepa cuándo hablar y cuándo escuchar
La escucha activa da a cada persona la oportunidad de hablar y demuestra que te importa lo que tienen que decir.
El anfitrión de la reunión y los participantes deben encontrar el equilibrio entre hablar, escuchar y hacer preguntas para comprender a los demás, sin menospreciarlos. ¡Una mentalidad abierta y una comunicación fluida ayudarán a todos los participantes a sacar más provecho de la conversación!
A continuación, se incluyen algunos consejos más sobre el protocolo en reuniones virtuales relacionados con hablar durante las llamadas:
- Habla con confianza, pero sé conciso.
- Evita repetirte o insistir demasiado en un punto.
- Mantenga el micrófono silenciado a menos que esté hablando.
- Guarda las preguntas para el final del debate, a menos que el anfitrión pida que se hagan durante la reunión.
Otro problema con el que todos nos hemos encontrado durante las reuniones virtuales es el temido retraso en el audio. 🙄
Por muy potente que sea tu wifi, ¡la conexión sigue cayéndose a veces durante las reuniones online! Para evitar interrumpir a alguien o interrumpir el flujo de la conversación, utiliza la función de levantar la mano en tu plataforma, si es posible, o expresa tu interés en intervenir en el chat. 🙋🏼♀️
7. Tome notas solo lo estrictamente necesario.
Aunque tus intenciones sean buenas, evita tomar notas detalladas de la reunión a menos que se te indique hacerlo. En su lugar, céntrate en los puntos clave de la conversación y revisa las actas de la reunión más tarde si hay alguna laguna evidente en tus notas.
Una de las principales ventajas de las reuniones virtuales es la posibilidad de grabar toda la reunión o crear un resumen de la misma. Aproveche estas funciones para que la reunión sea lo más eficaz posible: las pausas frecuentes en la conversación interrumpen el flujo de información, ralentizan el orden del día y hacen perder un tiempo precioso.
Como anfitrión de la reunión, designe a un miembro de su equipo para que lleve a cabo el seguimiento de la reunión y informe a los participantes de que la distribución se realizará inmediatamente después de que finalice la reunión. Esto le ayudará a usted y a los asistentes a mantenerse atentos y le evitará tener que repetir lo mismo varias veces.
💡Consejo profesional: Con ClickUp Docs, los participantes pueden tomar notas de forma colaborativa y convertirlas en acciones con un solo clic gracias a la creación de tareas integrada.
Las actas de las reuniones resumen el marco y los puntos clave de las reuniones importantes. Se comparten con todos los participantes y permiten tener siempre presente el progreso para ejecutar más rápidamente las acciones de seguimiento y los elementos a tomar.
Recursos como nuestra plantilla para actas de reuniones de la junta directiva y la plantilla para actas de reuniones de ClickUp hacen que este proceso sea más organizado y eficiente, con páginas personalizables y predefinidas para gestionar equipos, notas y detalles en un documento colaborativo de ClickUp.
¿Quieres obtener más información sobre cómo las actas pueden mejorar tu productividad en las reuniones? Echa un vistazo a esta guía práctica para redactar actas de reuniones eficaces en todo momento.
💡Consejo profesional: Ahorra un tiempo valioso después de la reunión utilizando ClickUp Brain para resumir las notas de la reunión y crear tareas y subtareas en ClickUp. Si has grabado la reunión, Brain también puede transcribir y traducir la grabación por ti.
8. ¿Reunión larga? Programa descansos.
Si sabe que la reunión va a ser larga, programe un breve descanso en la Agenda.
Permítete a ti mismo y a tus compañeros tomarse un momento para alejarse de la pantalla, tomar un refrigerio o estirarse. No obstaculizará la conversación, ¡la mejorará enormemente! Los breves descansos ayudarán a todos a mantener el buen humor sin tener que luchar contra el cansancio o los dolores de cabeza.
No tiene por qué ser larga, solo tienes que poner el cronómetro en ClickUp durante cinco minutos y abrir ese refresco, porque te lo mereces.
Y si la reunión a la que asistes no indica si habrá descansos, simplemente escribe «¡Vuelvo enseguida!» en el chat si necesitas un respiro, así de sencillo. 💬
9. Deja espacio para preguntas
Incluya la sección de preguntas y respuestas en la agenda de la reunión para que sus compañeros tengan tiempo suficiente para preparar mentalmente sus preguntas, expresar sus opiniones u ofrecer sugerencias.
Si ha tomado en serio todas estas reglas de etiqueta para reuniones virtuales, probablemente acaba de terminar una conversación intensa y interesante, así que espere que la gente tenga algo que decir al respecto. 🙂
💡Consejo profesional: Anime a los participantes en la reunión a plantear preguntas, ideas o comentarios incluso después de que la reunión haya sido cerrada.
10. Haga un comentario final
Termine su reunión virtual con buen pie dedicando unos minutos a cerrarla adecuadamente.
Antes de que tus compañeros se desconecten, repasa brevemente los siguientes pasos inmediatos, cómo y cuándo harás el seguimiento, los resultados esperados y el cronograma de trabajo.
💡Consejo profesional: ClickUp puede ayudarte a delegar tareas desde documentos, pizarras, comentarios y mucho más, para que puedas ponerte manos a la obra con estas tareas sin perder el ritmo. Convierte el texto, las grabaciones de pantalla y los objetos en tareas conectadas directamente a tus flujos de trabajo para aumentar la eficiencia y mantener el impulso de la reunión.
Y, lo más importante, ¡agradece a tu equipo por su tiempo! Todos han hecho un gran trabajo hoy. 👏
¿Por qué es importante la etiqueta en las reuniones virtuales?
El protocolo para reuniones virtuales establece un tono profesional para las reuniones a distancia y fomenta relaciones laborales sólidas. A continuación se indican algunas razones por las que es esencial seguir las reglas de las reuniones virtuales:
- Seguir el protocolo adecuado demuestra profesionalidad, lo que ayuda a generar confianza y credibilidad entre compañeros, clientes o partes interesadas.
- Dedicar tiempo, reflexión y esfuerzo a una reunión antes de que tenga lugar demuestra a tu equipo, a tus líderes y a tus clientes potenciales que los respetas. Además, garantiza que tus reuniones se desarrollen sin problemas, ya que permite ajustar y orientar la conversación.
- Las reuniones virtuales suelen contar con participantes de diferentes ubicaciones y zonas horarias. Un protocolo adecuado, como llegar a tiempo, silenciar el micrófono cuando no se está hablando y ceñirse al tema, minimiza las distracciones y mantiene la reunión centrada y eficiente.
- Seguir las buenas prácticas en las reuniones virtuales, como dejar hablar a los demás, evitar interrupciones y ser consciente de las sensibilidades culturales, fomenta un entorno de respeto mutuo y colaboración.
- Un protocolo adecuado, como utilizar un audio y un vídeo nítidos, mantener el contacto visual (a través de la cámara) y participar activamente, garantiza que la comunicación sea eficaz y que todos puedan seguirla sin confusión.
- Ser organizado, evitar la multitarea y respetar las agendas de las reuniones ayuda a los participantes a mantenerse concentrados. Esto reduce la frustración y el estrés, especialmente en reuniones consecutivas.
Sin estas reglas de participación, es fácil perder valiosos minutos o incluso horas de tu semana en una reunión que «podría haberse resuelto con un correo electrónico». Y, por muy agradable que sea ver a los miembros de nuestro equipo en la pantalla, hay formas más productivas de emplear nuestro tiempo. ⏳
Un protocolo de reuniones virtuales bien pensado deja mucho tiempo para escuchar, pensar y responder a los demás. Esto no solo establece la confianza entre los asistentes, sino que prepara a todos para el éxito al hacerles saber lo que pueden esperar de usted y lo que usted espera de ellos a cambio.
Preguntas frecuentes y consejos sobre etiqueta en reuniones virtuales
¿Qué se debe y qué no se debe hacer en las reuniones virtuales?
Las reuniones virtuales suelen tener expectativas de participación diferentes a las de las reuniones presenciales. Para garantizar que todos se mantengan centrados y contribuyan a la conversación, aquí hay algunas pautas de etiqueta que se deben seguir:
Pendientes
- Sé puntual. Iniciar sesión en la reunión virtual unos minutos antes permite realizar cualquier configuración técnica necesaria.
- Mantén la concentración. Presta atención al orador como si estuvieras en una reunión presencial.
- Silencia el micrófono cuando no estés hablando. Esto ayuda a reducir cualquier ruido de fondo.
- Utilice el vídeo siempre que sea posible. Ayuda a crear una interacción más personal.
- Realícelas en una sala tranquila y bien iluminada. Un entorno claro y sin distracciones ayuda a todos a mantenerse concentrados.
- Prepárese con antelación. Si va a realizar una presentación, asegúrese de que todo el material esté listo antes de que comience la reunión.
Qué no se debe hacer
- No realice múltiples tareas. Es una falta de respeto y puede hacer que se pierda información importante.
- No interrumpas. Deja que los demás terminen de expresar sus ideas antes de empezar a hablar.
- No coma durante la reunión. Puede distraer y resultar poco profesional.
- No olvides comprobar tu equipo técnico. Asegúrate de que tu conexión a internet, el micrófono y la cámara funcionan correctamente antes de empezar.
- No se marche de forma abrupta. Si necesita abandonar la reunión antes de tiempo, informe al anfitrión con antelación.
¿Cómo se lleva a cabo una reunión virtual para presentarse?
Una reunión virtual es una forma estupenda de establecer una buena relación con tus compañeros, incluso cuando se trabaja a distancia. A continuación te ofrecemos algunos consejos para que tus reuniones virtuales sean todo un éxito:
- Saluda a las personas individualmente. Comienza cada conversación presentándote y preguntando a la otra persona cómo está.
- Sé breve y conciso. Intenta que la conversación se centre en el tema y evita desviarte del tema.
- Sé un oyente activo. Escucha con atención y presta atención a los comentarios de la otra persona.
- Asegúrate de saber cómo utilizar la tecnología para que todos puedan comunicarse en tiempo real sin interrupciones ni dificultades técnicas.
- Presta atención al lenguaje corporal. Aunque solo podáis veros las caras, el lenguaje corporal sigue siendo importante. Mantén una buena postura y sé consciente de tus expresiones faciales.
- Finalice la conversación de forma educada agradeciendo a la otra persona su tiempo y expresando su intención de volver a establecer una conexión en el futuro.
¿Cómo mantener una buena etiqueta en las reuniones virtuales como participante?
Los participantes en las reuniones desempeñan un rol importante a la hora de garantizar el éxito de las reuniones virtuales. A continuación se ofrecen algunos consejos para una buena etiqueta en las videoconferencias como participante:
- Prepárese. Lea todos los materiales que se hayan enviado antes de la reunión y acuda preparado con preguntas o comentarios.
- Participa en el debate. No tengas miedo de expresarte y compartir tus opiniones sobre el tema que se está tratando.
- Mantén la concentración. Evita realizar varias tareas a la vez, ya que puede distraer a todos los participantes.
- Sea respetuoso. Escuche con atención y sea cortés con los demás participantes en el debate.
- Comparte tu pantalla. Si tienes materiales que deben compartirse, asegúrate de compartir tu pantalla con todos para que puedan seguirte.
- Utilice la tecnología de forma adecuada. Asegúrese de que todos los participantes sepan cómo utilizar la tecnología antes de que comience la reunión.
- Manténgase centrado en la tarea y no tema volver a encauzar la conversación si esta se desvía demasiado del tema que se está tratando.
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