¿Alguna vez te has sentido atascado tomando notas en una reunión mientras se te escapan ideas brillantes? ¡Pues no eres el único!
De media, las personas hablan entre 110 y 150 palabras por minuto. En cambio, solo pueden escribir entre 20 y 45 palabras por minuto a mano.
A menos que seas un experto en taquigrafía, te verás atrapado en un juego perpetuo de intentar ponerte al día. Durante esta lucha, también te perderás las nuevas ideas que se intercambian, lo que te hará sentir excluido, confundido y abrumado.
Pero, ¿y si hubiera una forma de tomar notas precisas de las reuniones sin todas estas molestias?
¿Hemos captado tu atención? Entonces, te presentamos el asistente de reuniones con IA, una herramienta que realiza la automatización inteligente de la toma de notas mientras participas en reuniones.
Aquí tienes todo lo que debes saber sobre cómo utilizar la IA para tomar notas en las reuniones.
Ventajas de utilizar la IA para tomar notas en reuniones
⭐ Plantilla destacada
¿Notas de reuniones desordenadas? Prueba la plantilla gratuita de actas de reuniones de ClickUp para mantener todo claro y organizado.
Ahora que ya comprende el rol de las herramientas de IA en la toma de notas, repasemos rápidamente las ventajas de las notas de reuniones con IA:
- Mayor productividad: el software de toma de notas con IA te libera de la carga que supone tomar notas manualmente. Como resultado, puedes intercambiar ideas libremente, compartir conocimientos y participar activamente en los debates, mientras que el tomador de notas con IA captura cada detalle. Esto se traduce en un aumento de la productividad general durante las reuniones.
- Mayor precisión y exhaustividad: la transcripción basada en IA convierte meticulosamente cada fragmento de audio de tus aplicaciones de videoconferencia en su equivalente escrito. Al documentar fielmente todo, desde discusiones rápidas hasta jerga técnica, resulta más fácil confiar en la precisión y exhaustividad de las notas generadas por IA.
- Mejora de la colaboración: dado que todos los participantes en la reunión tienen acceso a la misma información, estas notas les permiten estar en sintonía. Este entendimiento compartido allana el camino para un trabajo colaborativo con metas claras, transparentes e inequívocas.
- Resultados prácticos: las herramientas de IA del software para actas de reuniones detectan y resaltan automáticamente las tareas y decisiones cruciales dentro de las notas. Al destacar estos elementos, te facilitan la asignación de tareas de forma rápida y eficiente. Además, tener claras las expectativas, los cronogramas, etc., hace que sea más fácil garantizar resultados positivos.
- Mejora en la toma de decisiones: el asistente de reuniones con IA puede extraer información clave de la reunión, generar resúmenes y también trazar un plan de acción para el futuro. Esto facilita la toma de decisiones y, al mismo tiempo, sirve como punto de referencia para identificar temas recurrentes o áreas de interés.
- Gestión del conocimiento más precisa: las notas de las reuniones son un registro de todas tus reuniones. Con las herramientas de IA, puedes documentar, almacenar y organizar esta base de conocimientos para facilitar el acceso y la consulta futura. También permite buscar en estas reservas de datos, para que puedas localizar rápidamente la información de reuniones anteriores.
- Crecimiento continuo: con la creciente popularidad de las herramientas de IA para tomar notas en reuniones, también puedes estar seguro de una mejora continua. Dado que la tecnología es de naturaleza iterativa, cada versión del tomador de notas de reuniones es más refinada y se adapta aún mejor a tus necesidades. Como resultado, puedes esperar un valor añadido del asistente de IA durante las reuniones.
- Un paso hacia la inclusión: empodera a equipos diversos rompiendo barreras con las notas de reuniones basadas en IA. Ya sea traduciendo las agendas de las reuniones de un idioma a otro o proporcionando subtítulos en tiempo real para facilitar la participación de personas con discapacidad auditiva, un asistente de reuniones basado en IA te acerca a tu meta de crear un lugar de trabajo inclusivo y accesible.
Consejo profesional de ClickUp: La accesibilidad ya no es una función deseable, sino fundamental para el éxito de la organización. Desde impulsar la innovación y aumentar el alcance en el mercado hasta mantener el cumplimiento normativo, tiene un gran impacto.
Leer también: El compromiso de ClickUp con la accesibilidad
Métodos de toma de notas de reuniones con IA
Los métodos manuales para tomar notas requieren mucho tiempo y recursos. En este contexto, la IA transforma la toma de notas de una tarea mundana a una ventaja estratégica.
Aquí tienes algunos métodos para probar la IA en la toma de notas durante las reuniones:
Reconocimiento automático de voz (ASR): la base de las notas de reuniones generadas por IA
En el corazón de cualquier tomador de notas con IA se encuentra el reconocimiento automático de voz (ASR), también conocido como Speech-to-Text (STT).
Esta tecnología aprovecha la inteligencia artificial (IA) o el aprendizaje automático (ML) para convertir las palabras habladas en texto preciso y legible. Tiene la capacidad de seguir el ritmo incluso de las conversaciones más rápidas. Esta transcripción en tiempo real y escalable garantiza que puedas capturar cada pequeño detalle de la conversación a medida que se desarrolla.
¿Sabías que...?
¡El ASR es tres veces más rápido que escribir! Puedes dedicar el tiempo que ahorras a tareas complejas o de gran valor, ¡o a ver vídeos de gatos en Internet, si lo prefieres!
Transcripción, resumen y mucho más
Si bien el objetivo principal de las herramientas para tomar notas en reuniones es transcribir las reuniones en tiempo real, las herramientas de IA como ClickUp AI Notetaker añaden más valor a esta tarea. A continuación te explicamos cómo:
- Distingue fácilmente entre los distintos participantes de la reunión, ya que reconoce a los diferentes interlocutores; saber quién ha dicho qué facilita la atribución clara de las ideas y elimina la confusión.
- Mide la eficiencia de las reuniones analizando las lagunas de conocimiento, descubriendo áreas de mejora, reduciendo el exceso de conversaciones o repeticiones, y mucho más.
- Busca transcripciones por palabras clave y nombres de los ponentes, lo que te permitirá encontrar información de forma rápida y sencilla.
- Captura la esencia de una reunión con solo unos clics. Las herramientas de IA te ahorran tiempo y esfuerzo al generar automáticamente resúmenes detallados y conclusiones clave de los puntos de discusión y las decisiones más importantes.
- Identifica los elementos a realizar para no volver a perderte nunca más un seguimiento. Las notas de reuniones generadas por IA capturan y resaltan las decisiones, tareas y acciones cruciales.
- Mejora la accesibilidad y el uso compartido de conocimientos entre equipos multilingües con herramientas de escritura con IA como ClickUp Brain, que generan notas de reuniones en varios idiomas.
Casos de uso de la IA en las notas de reuniones
Genera materiales previos a la reunión
Ejemplos de indicaciones:
- Basándote en las notas de reuniones anteriores sobre <TEMA/proyecto>, identifica los puntos clave del debate, las preguntas pendientes y los posibles elementos del orden del día.
- Genera un borrador de la agenda de la reunión basándote en los temas recurrentes relacionados con <TEMA/proyecto>.
- Estoy trabajando en una presentación de ventas para <PRODUCTO/servicio> para un
. ¿Qué debe contener la presentación de ventas?
¿Tienes una reunión programada con poca antelación? Trabaja de forma inteligente y aprovecha los asistentes de IA para generar materiales previos a la reunión, como agendas, puntos de debate, presentaciones de diapositivas, etc.
Las herramientas de IA analizarán las notas de reuniones anteriores e identificarán las áreas de interés, los temas recurrentes, las preguntas pendientes y todos los detalles que llevaron a esta reunión. Con estos datos, pondrán en marcha la preparación de la reunión generando y realizando el uso compartido de materiales relevantes previos a la misma. Esto garantiza que todos los participantes lleguen informados y listos para sumergirse en los temas principales. Esta estrategia ahorra tiempo y fomenta debates centrados, lo que da lugar a reuniones muy eficientes y productivas.
Tengo reuniones quincenales con mi supervisora y utilizamos ClickUp para nuestra agenda. Me siento más en control porque todas mis solicitudes de eventos y presentaciones se encuentran aquí, junto con un indicador de estado actualizado que ella puede consultar.
Tengo reuniones quincenales con mi supervisora y utilizamos ClickUp para nuestra agenda. Me siento más en control porque todas mis solicitudes de eventos y presentaciones se encuentran aquí, junto con un indicador de estado actualizado que ella puede consultar.
Lea también: Cómo utilizar ClickUp Brain para generar notas de reuniones
Transcripción en directo y toma de notas
La transcripción y la toma de notas en tiempo real son las principales ventajas de un asistente de reuniones con IA. Las herramientas de toma de notas capturan todas las discusiones y los puntos de debate de una reunión con gran detalle, independientemente del número de participantes. Esta cualidad es especialmente importante en reuniones dinámicas, debates a gran escala y conferencias telefónicas, ya que te permitirá saber con claridad quién dijo qué y cuándo.
Céntrate en la reunión, no en tomar notas. El tomador de notas con IA de ClickUp transcribe automáticamente las conversaciones en tiempo real.
También ayuda a los participantes a superar los retos relacionados con el idioma y los acentos, que de otro modo les harían perder detalles o malinterpretar la información.
El software de transcripción con IA reconoce la voz de cada orador, atribuye sus ideas en las notas, traduce en tiempo real y genera documentación clara y precisa de la reunión. Ya hemos hablado de su impacto en la inclusividad y la accesibilidad, por lo que es una opción fácil y accesible si desea aprovechar las herramientas de IA para reuniones.
Resuma las actas de las reuniones o los puntos clave
No pierdas el tiempo extrayendo los puntos clave de largas discusiones. En su lugar, obtén resúmenes automáticos de las reuniones que capturan lo esencial de toda la conversación con herramientas como ClickUp AI Notetaker.
Estas herramientas de IA para tomar notas en reuniones extraen información clave para desarrollar una panorámica concisa de los puntos más importantes de la reunión. Esto permite que todos los participantes estén en sintonía sin tener que revisar largas páginas de transcripciones. También comparten marcas de tiempo de estos puntos clave para que siempre puedas volver a las grabaciones de la reunión o a los archivos de audio y deliberar sobre la conversación.
Estas actas actúan como un registro fiable, ofreciendo una panorámica de todas las reuniones celebradas.
Despierta tu creatividad
Ejemplos de indicaciones:
- Hemos discutido el proceso paso a paso de <PROYECTO/tema>. Convierte esto en un diagrama de flujo.
- ¿Cuáles son algunos de los retos y obstáculos que se han destacado en la reunión? ¿Cuáles son algunas posibles soluciones para ellos?
Encontrarás plataformas para reuniones que aprovechan la tecnología de IA para potenciar el pensamiento visual. Convierten las palabras habladas o los archivos de audio en diagramas conceptuales y mapas mentales. Esta visualización da rienda suelta a la exploración creativa y a las sesiones de lluvia de ideas colaborativas desde múltiples perspectivas y conocimientos.
Con estas herramientas, los equipos distribuidos pueden conectar ideas de forma visual, identificar relaciones y fomentar la innovación mientras trabajan juntos en la resolución de problemas. Además de ilustrar estos conceptos, la plataforma de reuniones también los documentará y almacenará en una ubicación centralizada para que todos los participantes puedan acceder a ellos de forma rápida y sencilla.
Por último, ¿la función de pizarra? Me encanta. Esta herramienta se utilizaba a menudo durante las reuniones de equipo para intercambiar ideas o profundizar en determinadas iniciativas.
Por último, ¿la función de pizarra? Me encanta. Esta herramienta se utilizaba a menudo durante las reuniones de equipo para intercambiar ideas o profundizar en determinadas iniciativas.
Revisa y realiza la edición de los informes posteriores a las reuniones
Ejemplos de indicaciones:
- Genera un informe detallado de la reunión con identificación de los participantes.
- Verifica la exactitud de las ideas discutidas en esta reunión.
Además de los resúmenes y las actas de reuniones generados por IA, algunas aplicaciones de toma de notas con IA también pueden generar informes completos posteriores a las reuniones. Estos capturan la esencia de la reunión, con los puntos de discusión, la duración de la reunión, las marcas de tiempo, los perfiles de los participantes, etc., que puedes revisar incluso después de que la reunión haya concluido.
Además, hay varias formas de aprovechar la información o aplicar los conocimientos de cada revisión. Por ejemplo, puede identificar a las personas específicas que defendieron o promovieron una idea entre varios oradores, pedirles aclaraciones, darles crédito y asignarles la propiedad de las tareas asociadas.
Con el tomador de notas con IA de ClickUp, obtendrás transcripciones que se pueden buscar. Solo tienes que pedirle a ClickUp Brain que busque la información, la decisión o el dato relevante que necesitas.
Evalúa la eficiencia de las reuniones
Ejemplos de indicaciones:
- Revisa el flujo de la conversación e identifica las secciones con repeticiones frecuentes.
- ¿Cómo podríamos haber acortado la duración de esta reunión?
- Crea una agenda para la próxima reunión y comparte ideas sobre cómo podemos llevarla a cabo de manera más eficiente.
Las herramientas de IA entrenadas en el análisis de conversaciones pueden capturar información valiosa más allá de las palabras pronunciadas. Cuentan con funciones avanzadas para analizar conversaciones de voz y resaltar la dinámica de las reuniones. Al capturar métricas como la distribución del tiempo de habla, las secciones de puntos repetitivos, las áreas de desinterés y el exceso de conversación, puedes identificar áreas de mejora en la estructura actual de tus reuniones.
De este modo, podrás planificar intervenciones, como mejorar la planificación de la Agenda de las reuniones, equilibrar la participación, etc., para optimizar las reuniones futuras y aumentar la concentración y la eficiencia.
Personaliza el plan de acción de la reunión
Ejemplos de indicaciones:
- ¿Qué tareas se me han asignado durante esta reunión? Añádelas a mi lista de tareas.
- Prepara un plan de acción con tareas priorizadas y plazos basados en los elementos de acción de esta reunión.
- Sincroniza mi Google Calendar con las tareas identificadas en estas notas de reunión.
Las soluciones de IA para tomar notas en reuniones también pueden convertir listas de tareas pendientes o puntos de acción en hojas de ruta personalizadas. Para facilitar esto, pueden analizar notas de reuniones anteriores, perfiles individuales, calendarios personales, horarios, etc., para localizar temas recurrentes, tu rol en estas reuniones, próximos plazos, etc.
A continuación, basándose en esa información, generan planes personalizados que priorizan tareas, asignan roles y responsabilidades y definen plazos. Esta transición fluida de la plataforma de reuniones a las notas y a la gestión de tareas facilita el seguimiento y lo hace más cómodo. Esto ayuda a los participantes en la reunión a mantenerse centrados en las tareas más importantes y contribuir de forma significativa al éxito general del equipo.
Retos del uso de la IA para tomar notas en reuniones
Pérdida de matices del lenguaje natural: Las herramientas de IA han avanzado mucho en la transcripción de palabras habladas a texto. Sin embargo, a veces pueden tener dificultades para captar los matices del lenguaje humano, como el humor, el sarcasmo o las referencias culturales. Esto puede llevar al riesgo de que se pierda o se malinterprete información importante.
Dependencia de la calidad del audio: La eficacia de la IA depende en gran medida de la claridad del audio de entrada. La presencia de voces superpuestas, ruidos de fondo fuertes o una mala calidad de audio puede afectar a la calidad y precisión generales de las transcripciones.
Información no verbal limitada: una parte importante de la comunicación humana reside en las señales no verbales, como las expresiones faciales, los gestos y el Tono de voz. Estas proporcionan un contexto valioso durante las conversaciones. Sin embargo, es posible que las herramientas de transcripción de IA no sean capaces de captar e interpretar estas señales no verbales de forma eficaz.
Limitaciones lingüísticas: es posible que las herramientas de transcripción con IA no siempre comprendan o transcriban correctamente varios idiomas o dialectos. Las herramientas modernas están mejorando, pero aún pueden tener dificultades con algunos idiomas o acentos regionales muy marcados. Esto puede reducir la precisión y la exhaustividad de la transcripción.
Dependencia de una conexión a Internet estable: Las herramientas de transcripción con IA suelen requerir una conexión a Internet estable para funcionar con eficacia. Esto podría suponer un problema en zonas con una conectividad a Internet débil.
Cómo incorporar herramientas de IA para tomar notas en reuniones
Hay varias formas de generar notas utilizando un asistente de reuniones con IA. Veamos algunas opciones que puedes considerar. ¡Mira este breve vídeo explicativo y sigue leyendo para explorar las herramientas en profundidad!
Utiliza ASR para transcripciones en directo con IA
Con ASR, puedes configurar la transcripción en tiempo real y realizar la automatización de la toma de notas. Las funciones inteligentes basadas en IA, como ClickUp Brain, hacen mucho más que generar notas. Úsalas para transcribir automáticamente las grabaciones de las reuniones capturadas a través de Clips (más información al respecto más adelante). A continuación, puedes utilizar la transcripción de IA para buscar los puntos más destacados, saltar entre los vídeos utilizando marcas de tiempo y copiar fragmentos.
Utiliza herramientas de IA para tomar notas y revisar las grabaciones.
Mientras que las herramientas ASR generan transcripciones de reuniones en tiempo real, las herramientas de IA con capacidad para tomar notas funcionan con grabaciones de audio.
ClickUp Clips es una forma inteligente de convertir las notas manuales basadas en texto en medios enriquecidos. Así es como puedes utilizarlas en las reuniones:
- Graba la actividad de la pantalla, las ventanas de las aplicaciones o tu escritorio mientras realizas presentaciones, tutoriales en vídeo, demostraciones, etc.
- Rellene automáticamente transcripciones, anotaciones y marcas de tiempo a partir de grabaciones para resaltar los puntos clave de una discusión.
- Comparte vídeos para que los miembros del equipo que no pudieron asistir a la reunión en directo puedan participar de forma asíncrona.
Estas herramientas de IA analizarán los archivos de audio o vídeo para generar notas detalladas. También puedes jugar con sus funciones avanzadas de IA, como la identificación de hablantes, la búsqueda por palabras clave, la generación de marcas de tiempo y el resaltado de momentos clave.
Aprovecha las herramientas para resumir reuniones
En algunos casos, es posible que tengas grabaciones de reuniones que quieras convertir en notas y generar resúmenes concisos a partir de ellas. En otros casos, es posible que ya tengas transcripciones de reuniones y solo desees resumirlas. Con ClickUp Brain, puedes:
- Analiza las conversaciones y destaca automáticamente los elementos de acción. A continuación, convierte estos elementos de discusión en tareas y asígnalas a las partes interesadas para promover la responsabilidad desde el principio.
- Genera resúmenes concisos de largas discusiones o hilos de conversación. Brain elimina el ruido para presentar las decisiones fundamentales de la reunión y los siguientes pasos a seguir, con el fin de facilitar la coordinación del equipo.
- Utiliza la función de resumen para generar una breve descripción general de las decisiones clave, las medidas a tomar y las conclusiones con solo unos clics.
Conéctate con herramientas de gestión de proyectos
Hay dos formas de hacerlo. En primer lugar, puedes seleccionar una herramienta de toma de notas ASR o IA que se integre con las plataformas de gestión de proyectos. En segundo lugar, puedes elegir una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp con capacidades de IA integradas para la toma de notas y la gestión de documentos.
Estas son algunas de las funciones que hacen de ClickUp la mejor solución de software basada en IA para tomar notas en reuniones:
1. Documenti
ClickUp Docs es un hub centralizado para todos tus documentos relacionados con proyectos. Sirve como un espacio colaborativo donde tú y tu equipo pueden:
- Documenta las notas de las reuniones para poder consultarlas fácilmente y organizarlas de forma clara. Puedes realizar la edición de las notas de las reuniones para que sean más fáciles de leer utilizando diversas opciones de formato, como títulos, viñetas y tablas (PD: también puedes utilizar ClickUp Brain en Docs).
- Revisa y contribuye a las notas de las reuniones. Dado que los documentos son colaborativos y se pueden compartir, los participantes pueden dejar comentarios para añadir más contexto e información sobre lo que se ha debatido y corregir cualquier error o malentendido.
- Crea un repositorio centralizado con todas tus notas de reuniones. Comparte las notas con las partes interesadas para garantizar la transparencia, la responsabilidad y el acceso a la información, al tiempo que mantienes a todo el equipo alineado.
2. Pizarras
ClickUp Pizarra es una de las muchas herramientas de colaboración de ClickUp. Ayuda a generar ideas y a hacer lluvias de ideas de forma visual durante las reuniones de las siguientes maneras:
- Traduce ideas y conceptos a formatos visuales como mapas mentales, diagramas de flujo y diagramas que promueven la exploración creativa y la colaboración.
- Visualiza las relaciones y las interdependencias entre tareas o ideas para mantener la atención en el panorama general mientras trabajas en los detalles más minuciosos.
- Incorpora pizarras en el contenido de las reuniones en Docs para disfrutar de una experiencia integrada de lluvia de ideas y desarrollo de proyectos.
3. Plantillas
ClickUp también ofrece una amplia biblioteca de plantillas gratuitas que son 100 % personalizables en función de las necesidades de tu proyecto o flujo de trabajo.
Por ejemplo, la plantilla de actas de reuniones de ClickUp ofrece una estructura bien definida para registrar las actas de las reuniones como un documento en ClickUp. Desde una agenda detallada hasta los cambios en las actas de reuniones anteriores y los anuncios, esta plantilla lo cubre todo.
Del mismo modo, la plantilla personalizable de Docs para las notas de reuniones de ClickUp ofrece orientación. Al establecer directrices y una estructura para tus reuniones, puedes hacer que cada reunión cuente, tanto si las celebras a diario como anualmente.
Dado que tendrás que mantener un registro de todas tus notas de reuniones, también tenemos esta plantilla en ClickUp Meeting Note Style. La plantilla de reuniones captura breves resúmenes de cada reunión en un formato sencillo y crea un repositorio centralizado en el que se pueden realizar búsquedas. Facilita la organización de las notas y permite a los equipos y a las partes interesadas conocer el progreso de forma oportuna.
4. Integraciones
Por si las funciones y capacidades integradas de ClickUp no fueran suficientes, también tienes la opción de integrar ClickUp con tus herramientas, plataformas y sistemas existentes. Por ejemplo,
ClickUp se integra con Google Meet y Microsoft Teams para reuniones de vídeo. Del mismo modo, puedes conectarlo con Fireflies y MeetGeek para transcripciones en directo. Estas integraciones te permiten añadir potentes capacidades de gestión de proyectos a otras herramientas y hacerlas escalables.
Cumpla con las expectativas y supérelas con la IA para tomar notas en reuniones
Ya sea que utilices herramientas de IA para presentaciones y agendas o para generar subtítulos en directo, la IA está ganando terreno en el ámbito de la toma de notas en reuniones. Y lo que es más importante, dibuja un futuro positivo y prometedor para lo que está por venir.
A medida que la tecnología madura, encontrarás asistentes de reuniones con IA más intuitivos, centrados en el valor y prácticos. Las funciones avanzadas, como el análisis de sentimientos, te informarán sobre la moral del equipo, mientras que la traducción en directo conectará geografías. Es solo cuestión de tiempo que se produzca este cambio.
Por lo tanto, aprovechar esta tecnología lo antes posible es una de las mejores formas de adelantarse a los cambios que se avecinan. En lugar de repartir tus inversiones entre una variedad de herramientas, elige una solución única para obtener un mayor retorno de la inversión. En otras palabras, empieza a utilizar ClickUp y deja que la IA transforme las operaciones de tu empresa.
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