Olvídate del bolígrafo y el papel: Cómo utilizar la IA para las notas de las reuniones

¿Alguna vez te has sentido atascado tomando notas de una reunión mientras se te ocurrían ideas brillantes? Pues no es el único

Por término medio, las personas hablan entre 110 y 150 palabras por minuto. En cambio, sólo pueden cronometrar 20-45 palabras por minuto como su velocidad de escritura a mano alzada

A menos que sea un experto en taquigrafía, se verá atrapado en un juego perpetuo de ponerse al día. Durante esta lucha, también te pierdes las nuevas ideas que se intercambian, lo que hace que te sientas excluido, confuso y abrumado.

¿Y si hubiera una forma de tomar notas precisas de las reuniones sin tantas complicaciones?

¿Nos ha llamado la atención? Entonces, saluda al asistente de reuniones de IA, una herramienta que automatiza de forma inteligente la toma de notas mientras participas en reuniones.

Aquí tienes todo lo que debes saber sobre cómo utilizar la IA para las notas de las reuniones.

Entendiendo la IA para la toma de notas

Los métodos manuales de toma de notas requieren mucho tiempo y recursos. En este contexto, la inteligencia artificial (IA) transforma la toma de notas de una tarea mundana a una ventaja estratégica.

He aquí un rápido vistazo a la magia de la IA notas de la reunión :

Reconocimiento Automático del Habla (ASR): La base de las notas de reunión generadas por IA

El reconocimiento automático del habla (ASR, por sus siglas en inglés), también conocido como "conversión del habla al texto" (STT, por sus siglas en inglés), es la base de cualquier tomador de notas con IA.

Esta tecnología aprovecha la inteligencia artificial (IA) o el aprendizaje automático (ML) para convertir las palabras habladas en texto preciso y legible. Tiene capacidad para seguir el ritmo incluso de las conversaciones de voz más rápidas. Esta transcripción en tiempo real y escalable garantiza que pueda captar hasta el más mínimo detalle de la conversación a medida que se desarrolla.

¿Sabías que...?

ASR es tres veces más rápido que escribir a máquina Puede dedicar ese tiempo a tareas complejas o de gran valor, o a ver vídeos de gatos en Internet, si lo prefiere

Transcripción, resumir y más allá

Aunque el objetivo principal de las herramientas para tomar notas de reuniones es transcribirlas en tiempo real, las herramientas de IA añaden más valor a esta tarea. He aquí cómo:

• Distinguir fácilmente entre los distintos participantes en la reunión, ya que reconoce a los diferentes oradores; saber quién dijo qué facilita la atribución clara de ideas y elimina la confusión
• Mida la eficacia de la reunión analizando las lagunas de conocimiento, descubriendo áreas de mejora, frenando el exceso de conversaciones o repeticiones, etc
• Búsqueda de transcripciones por palabras clave y nombres de los oradores, lo que permite buscar información de forma rápida y sencilla
• Capture la esencia de una reunión con sólo unos clics. Las herramientas de IA le ahorran tiempo y esfuerzo al generar automáticamente resúmenes y puntos clave de las reuniones con los puntos de discusión y las decisiones más importantes
• Identifique los elementos de acción para no volver a perderse un seguimiento. Las notas de reunión generadas por IA capturan y destacan decisiones, tareas y acciones cruciales
• Mejore la accesibilidad y el uso compartido de conocimientos entre equipos multilingües conHerramientas de redacción de IA que generan notas de reunión en múltiples idiomas

utilice ClickUp Brain para convertir notas de reuniones en distintos idiomas_

Beneficios del uso de IA para notas de reuniones

Ahora que ya conoce el rol de la Herramientas de IA en la toma de notas repasemos rápidamente las ventajas de las notas de reunión con IA:

• Aumento de la productividad: El software de toma de notas IA le libera de la carga de la toma de notas manual. Como resultado, usted puede intercambiar ideas libremente, compartir puntos de vista y participar activamente en las discusiones mientras la IA que toma las notas captura todos los detalles. Esto se traduce en un aumento de la productividad general durante las reuniones
• Mayor precisión e integridad: La transcripción asistida por IA convierte meticulosamente cada fragmento de sonido de sus aplicaciones de videoconferencia en su equivalente escrito. Con todo fielmente documentado, desde las discusiones rápidas hasta la jerga técnica, resulta más fácil confiar en la precisión e integridad de las notas generadas por IA
• Mejora de la colaboración: Dado que todos los participantes en la reunión tienen acceso a la misma información, estas notas de reunión los ponen en la misma página. Este entendimiento compartido allana el camino para un trabajo colaborativo con metas claras, transparentes y sin ambigüedades

colabore en notas de reuniones y planes de acción con ClickUp Docs_

• Resultados aplicables: Las herramientas de IA ensoftware de actas de reuniones detectan y destacan automáticamente las tareas pendientes y las decisiones cruciales dentro de las notas. Al poner estos elementos de acción en primer plano, te facilitan la asignación de tareas de forma rápida y eficaz. Además, al tener claras las expectativas, los cronogramas, etc., es más fácil garantizar resultados positivos
• Mejora de la toma de decisiones: El asistente de reuniones IA puede extraer información clave de la reunión, generar resúmenes y también planificar acciones futuras. Esto compatibiliza la toma de decisiones con la identificación de temas recurrentes o áreas de interés
• Gestión del conocimiento: Las notas de reunión son un registro de todas sus reuniones. Con las herramientas de IA, puede documentar, almacenar y organizar esta base de conocimientos para facilitar el acceso y las referencias futuras. También hace que estas reservas de datos se puedan buscar, para que pueda localizar rápidamente la información de reuniones anteriores
• Crecimiento continuo: Con las herramientas de IA para la toma de notas de reuniones creciendo en popularidad, también puede estar seguro de la mejora continua. Dado que la tecnología es iterativa por naturaleza, cada versión del tomador de notas para reuniones es más refinada y satisface aún mejor sus necesidades. Como resultado, puede esperar un valor añadido del asistente de IA durante las reuniones
• Un paso hacia la inclusión: Empodere a equipos diversos rompiendo barreras con las notas de reunión de IA. Ya sea traduciendo las agendas de las reuniones de un idioma a otro o proporcionando subtítulos en tiempo real para personas con problemas de audición, un asistente de reuniones con IA le acerca a su meta de un lugar de trabajo inclusivo y accesible

Consejo profesional de ClickUp: La accesibilidad ha dejado de ser una función deseable para convertirse en una misión crítica para el intento correcto de la organización. Desde impulsar la innovación y aumentar el alcance del mercado hasta mantener el cumplimiento, tiene un gran impacto.

**Lea también El compromiso de ClickUp con la accesibilidad

Casos prácticos y aplicaciones de los asistentes de reuniones con IA para la toma de notas

Las numerosas ventajas de utilizar Herramientas de IA para notas de reuniones probablemente te hayan picado las ganas de probarlas. Si es así, aquí tienes algunas formas de utilizar una herramienta de IA para tomar notas:

Generar materiales previos a la reunión

Ejemplo de indicaciones:

• Basándose en las notas de reuniones anteriores sobre <tema/proyecto>, identifique los puntos clave del debate, las preguntas pendientes y los posibles elementos del orden del día
• Elabore un borrador del orden del día de la reunión basándose en los temas recurrentes relacionados con <tema/proyecto>
• Estoy trabajando en una presentación de ventas de <producto/servicio> para . ¿Qué debe contener el equipo de ventas?

Generar agendas previas a reuniones usando ClickUp Brain

¿Tiene una reunión programada con poca antelación? Trabaje de forma inteligente y aproveche los asistentes de IA para generar material previo a la reunión, como órdenes del día, puntos de debate, presentaciones de diapositivas, etc.

Las herramientas de IA analizarán las notas de reuniones anteriores e identificarán las áreas de interés, los temas recurrentes, las preguntas pendientes y todos los detalles que llevaron a esta reunión. Equipadas con estos datos, comenzarán a preparar la reunión generando y compartiendo el material pertinente previo a la reunión. Así se garantiza que todos los participantes en la reunión lleguen informados y preparados para profundizar en los temas principales. Esta estrategia ahorra tiempo y fomenta debates centrados, lo que hace que las reuniones sean eficientes y productivas.

Tengo reuniones quincenales con mi supervisor y utilizamos ClickUp para nuestra Agenda. Me siento más al día porque todas mis solicitudes de eventos y presentaciones están aquí, junto con un indicador de estado actualizado que ella puede consultar.

-Michel Turner, Directora Asociada (Career Communities), Universidad de Miami

Lea también *Cómo utilizar ClickUp Brain para generar notas de reunión*

Transcripción en directo y toma de notas

Ejemplo de indicaciones:

• Activar la transcripción en tiempo real de esta reunión
• Traduzca esta conversación
• Identifique y diferencie a los interlocutores en la transcripción

traduzca su texto a otro idioma en cuestión de segundos con ClickUp Brain_

La transcripción en tiempo real y la toma de notas son las principales propuestas de valor de un asistente de reuniones con IA. Las herramientas de toma de notas capturan todos los debates y temas de discusión de una reunión con todo detalle, independientemente del número de participantes. Esta cualidad es especialmente crucial en reuniones de ritmo rápido, debates a gran escala y conferencias telefónicas, ya que tendrá claro quién dijo qué y cuándo. También ayuda a los participantes a superar los problemas relacionados con el idioma y los acentos, que de otro modo les harían perderse detalles o malinterpretar la información.

El software de transcripción IA reconoce la voz de cada orador, atribuye sus ideas en las notas, traduce en tiempo real y genera documentación clara y precisa de la reunión. Ya hemos hablado de su impacto en la inclusividad y la accesibilidad, por lo que se trata de un fruto fácil y fácil de conseguir si quieres aprovechar Herramientas de IA para reuniones .

Recuperar las actas de la reunión o los puntos clave

Ejemplo de indicaciones:

• Recapitule los puntos clave tratados en la reunión
• Identificar todos los elementos de acción y enumerarlos junto con sus plazos correspondientes
• Elabore un acta concisa de la conversación mantenida en la reunión

resumir notas de reuniones en segundos con ClickUp Brain_

No pierda el tiempo extrayendo puntos clave de largas discusiones. En su lugar, utilice herramientas de IA para generar resúmenes de reuniones que capten el meollo de toda la conversación

Las herramientas de IA para tomar notas de reuniones extraen información clave para elaborar un resumen conciso de los puntos principales de la reunión. De este modo, todos los participantes comparten la misma página sin tener que pasar por largas páginas de transcripciones. También comparten las marcas de tiempo de estos puntos clave para que siempre puedas volver a las grabaciones de la reunión o a los archivos de audio y deliberar sobre la conversación.

Estas actas actúan como un registro creíble, ofreciendo una visión general de todas las reuniones que se hayan celebrado.

Desencadenar una lluvia de ideas creativa

Ejemplo de indicaciones:

• Hemos hablado del proceso paso a paso de <proyecto/tema>. Conviértelo en un diagrama de flujo
• ¿Cuáles son algunos de los retos y obstáculos destacados en la reunión? ¿Cuáles son las posibles soluciones?

convierte tus notas en mapas mentales visuales de ClickUp

Encontrará plataformas de reunión que aprovechan la tecnología de IA para potenciar el pensamiento visual. Convierten archivos de audio o de voz en diagramas conceptuales y mapas mentales. Esta visualización facilita la exploración creativa y las sesiones de burbujas de ideas colaborativas desde múltiples perspectivas y conocimientos.

Con estas herramientas, los equipos distribuidos pueden conectar ideas, identificar relaciones e innovar mientras trabajan juntos en la resolución de problemas. Además de ilustrar estos conceptos, la plataforma de reuniones también los documentará y almacenará en una ubicación centralizada para que todos los participantes puedan acceder a ellos de forma rápida y sencilla.

Por último, ¿la función de Pizarra? Obsesionados. Esta herramienta se utilizaba a menudo durante las reuniones de equipo para aportar ideas o profundizar en determinadas iniciativas.

-Brittney Curtner, Directora de Programas, Universidad Utah Valley

Revisar y editar los informes posteriores a las reuniones

Ejemplo de indicaciones:

• Elaborar un informe detallado de la reunión con la identificación de los oradores
• Comprobar la exactitud de las ideas debatidas en la reunión

Genere, resuma, corrija, mejore y traduzca sus informes, correos electrónicos y chats con el AI Writer for Work de ClickUp Brain

Además de los resúmenes y actas de reunión generados por IA, algunas aplicaciones de IA para tomar notas también pueden generar completos informes posteriores a las reuniones. Éstos capturan la esencia de la reunión, completados con temas de conversación, duración de la reunión, marcas de tiempo, perfiles de los participantes, etc., que puedes revisar incluso después de que la reunión haya finalizado.

Además, hay varias maneras de aprovechar la información o implementar ideas de cada revisión. Por ejemplo, puede identificar a las personas concretas que defendieron una idea entre varios oradores, pedirles aclaraciones, atribuirles créditos y asignarles la propiedad de las tareas asociadas.

Evaluar la eficacia de las reuniones

Ejemplo de indicaciones:

• Revise el flujo de la conversación e identifique las secciones con repeticiones frecuentes
• ¿Cómo podríamos haber acortado la duración de esta reunión?
• Crear una agenda para la próxima reunión y compartir ideas sobre cómo podemos llevarla a cabo de forma más eficiente

Las herramientas de IA entrenadas en el análisis de conversaciones pueden captar información valiosa más allá de la palabra hablada. Cuentan con funciones avanzadas para analizar conversaciones de voz y poner de relieve la dinámica de las reuniones. Al capturar métricas como la distribución del tiempo de uso de la palabra, las secciones de puntos repetitivos, las áreas de falta de compromiso y el exceso de conversaciones, puede identificar áreas de mejora en su estructura de reuniones actual.

En consecuencia, puede planificar intervenciones, como la mejora de la planificación de la agenda de reuniones, el equilibrio de la participación, etc., para optimizar las reuniones futuras con el fin de aumentar la concentración y la eficacia.

Personalizar el plan de acción de la reunión

Indicaciones de ejemplo:

• ¿Cuáles son algunas de las tareas que me han sido asignadas durante esta reunión? Añadirlas a mi lista de tareas
• Preparar un plan de acción con tareas priorizadas y plazos basados en los elementos de acción de esta reunión
• Sincronizar mi Google Calendar con las tareas identificadas en estas notas de reunión

Las soluciones de IA para tomar notas en reuniones también pueden convertir listas de tareas pendientes o puntos de acción en hojas de ruta personalizadas. Para facilitar esta tarea, pueden analizar notas históricas de reuniones, perfiles individuales, calendarios personales, horarios, etc., para localizar temas recurrentes, su rol en estas reuniones, próximos plazos, etc.

A partir de ahí, generan planes personalizados que priorizan tareas, asignan roles y responsabilidades y definen plazos. Esta transición fluida de la plataforma de reuniones a las notas y a la gestión de tareas hace que el seguimiento sea más fácil y cómodo. Esto ayuda a los participantes en la reunión a centrarse en las tareas más importantes y a contribuir de forma significativa al intento correcto del equipo.

Cómo incorporar herramientas de IA a las notas de las reuniones

Hay varias formas de generar notas utilizando un asistente de reuniones con IA. He aquí algunas opciones a tener en cuenta:

Utilizar ASR para transcripciones de IA en directo

Con ASR, puede ajustar la transcripción en tiempo real y automatizar la toma de notas. Funciones inteligentes impulsadas por IA como Cerebro ClickUp pendiente de hacer algo más que generar notas. Utilízalo para transcribir automáticamente grabaciones de reuniones capturadas a través de Clips (más información al respecto más adelante). A continuación, puede utilizar la transcripción de IA para buscar lo más destacado, saltar a través de vídeos utilizando marcas de tiempo y copiar fragmentos

Emplea herramientas de toma de notas de IA para revisar las grabaciones

Mientras que las herramientas ASR generan transcripciones de reuniones en tiempo real, las herramientas de IA con capacidad para tomar notas trabajan con grabaciones de audio.

utilice ClickUp Clips para grabar pantallas y compartir vídeos con los participantes de una reunión_ ClickUp Clips es una forma inteligente de convertir notas manuales basadas en texto en medios enriquecidos. A continuación le mostramos cómo puede utilizarlos en reuniones:

• Capture una grabación de la actividad de la pantalla, de las ventanas de una aplicación o de su escritorio mientras realiza presentaciones, demostraciones en vídeo, demostraciones, etc.
• Añada automáticamente transcripciones, anotaciones y marcas de tiempo a las grabaciones para resaltar los puntos clave de un debate
• Comparta vídeos para la participación asíncrona de los miembros del equipo que no hayan podido asistir a la reunión en directo

Estas herramientas de IA analizarán estos archivos de audio o vídeo para generar notas detalladas. También puede juguetear con sus funciones avanzadas de IA, como la identificación de oradores, la búsqueda basada en palabras clave, la generación de marcas de tiempo y el resaltado de momentos clave.

Aprovecha las herramientas para resumir reuniones

En algunos casos, puede que tengas grabaciones de reuniones que quieras convertir en notas y generar resúmenes concisos a partir de ellas. En otros casos, puede que ya disponga de transcripciones de reuniones y sólo desee resumirlas. Con ClickUp Brain, puede hacerlo:

• Analizar conversaciones y destacar automáticamente elementos de acción. A continuación, convertir estos temas de conversación en tareas y asignarlas a las partes interesadas para promover la rendición de cuentas desde el principio
• Generar resúmenes concisos de largas discusiones o hilos de conversación. Brain elimina el ruido para presentar las decisiones principales de la reunión y los pasos siguientes para facilitar la alineación del equipo

resuma las notas de la reunión con granularidad con ClickUp Brain_

• Utilice la función de resumir para generar un breve resumen de las decisiones clave, los elementos de acción y las conclusiones en unos pocos clics

Conéctese con herramientas de gestión de proyectos

Hay dos formas de hacerlo. En primer lugar, puede seleccionar una herramienta de toma de notas ASR o IA que se integre con las plataformas de gestión de proyectos. En segundo lugar, puede elegir una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp con capacidades de IA integradas para la toma de notas y la gestión de documentos.

Estas son algunas de las funciones que hacen de ClickUp la mejor solución de software con IA para notas de reuniones:

**1. Documentos

documente las notas de la reunión y deje comentarios en ClickUp Docs_ Documentos de ClickUp es un hub centralizado para todos los documentos relacionados con su proyecto. Sirve como un espacio de colaboración donde usted y su equipo pueden:

• Documentar las notas de las reuniones para facilitar su consulta y organizarlas con claridad. Puedes editar las notas de la reunión para hacerlas más escaneables utilizando varias opciones de formato, como títulos, viñetas y tablas (PD: también puedes utilizar ClickUp Brain en Docs)
• Revisar y contribuir a las notas de reunión. Dado que los documentos son colaborativos y compartibles, los participantes pueden dejar comentarios para añadir más contexto y antecedentes a lo que se discutió y para corregir cualquier error o mala interpretación
• Cree un repositorio centralizado de todas sus notas de reunión. Comparta notas entre las partes interesadas en aras de la transparencia, la responsabilidad y el acceso a la información, al tiempo que mantiene alineado a todo el equipo

2. Pizarras Pizarra ClickUp s una de las muchas herramientas de colaboración de ClickUp. Ayuda a realizar lluvias de ideas visuales y a idear durante las reuniones de las siguientes maneras:

• Traducir ideas y conceptos a formatos visuales como mapas mentales, diagramas de flujo y diagramas que correlacionan y promueven la exploración creativa y la colaboración
• Visualizar relaciones e interdependencias entre tareas o ideas para mantener la atención en el panorama general mientras se trabaja en detalles minuciosos
• Integre Pizarras en el contenido de reuniones en Docs para una experiencia integrada de lluvia de ideas y desarrollo de proyectos

construir un ecosistema integrado en las Pizarras ClickUp

3. Plantillas

ClickUp también ofrece una amplia biblioteca de plantillas gratuitas 100% personalizables en función de las necesidades de su proyecto o flujo de trabajo.

Descargar esta plantilla

Documente todo el debate de la reunión con la plantilla de actas de reunión de ClickUp

Por ejemplo, la plantilla Plantilla de actas de reunión de ClickUp ofrece una estructura bien definida para registrar las actas de las reuniones como un documento en ClickUp. Desde una Agenda detallada hasta cambios en las actas de reuniones anteriores o anuncios, esta plantilla lo cubre todo.

Descargar esta plantilla

Dirija las discusiones en equipo con la plantilla de notas para reuniones de ClickUp

Del mismo modo, la plantilla personalizable de Docs para Notas de reunión de ClickUp ofrece orientación. Si establece unas directrices y una estructura para sus reuniones, conseguirá que cada una de ellas cuente, ya sea diaria o anualmente.

Descargar esta plantilla

Lleve un seguimiento de todas sus reuniones con la plantilla ClickUp Meeting Note Style

Como tendrá que llevar un registro de todas las notas de sus reuniones, también tenemos esta plantilla en Estilo de nota de reunión de ClickUp . La plantilla de reuniones captura breves resúmenes de cada reunión en un formato sencillo y crea un repositorio central en el que se pueden realizar búsquedas. Facilita la organización de las notas y, al mismo tiempo, permite actualizar puntualmente el progreso de los equipos y las partes interesadas.

4. Integraciones

sincroniza tus calendarios de Google Calendar con ClickUp para una gestión eficaz de la disponibilidad para las reuniones

Como si las funciones y capacidades arraigadas de ClickUp no fueran suficientes, también tiene la opción de integrar ClickUp con sus herramientas, plataformas y sistemas existentes. Por ejemplo,

ClickUp se integra con Google Meet y Microsoft Teams para reuniones de vídeo. Del mismo modo, puede conectarlo con Fireflies y MeetGeek para transcripciones en directo. Estas integraciones te permiten añadir potentes funciones de gestión de proyectos a otras herramientas y hacerlas escalables.

Cumpla las expectativas y vaya más allá con IA para la toma de notas en reuniones

Tanto si aprovecha Herramientas de IA para presentaciones la IA está ganando terreno en el campo de la toma de notas para reuniones. Y lo que es más importante, dibuja un futuro positivo y prometedor para lo que está por venir.

A medida que la tecnología madure, encontrará asistentes de reuniones IA más intuitivos, centrados en el valor y prácticos. Funciones avanzadas como el análisis de opiniones le informarán sobre la moral del equipo, mientras que la traducción en directo conectará geografías. Es solo cuestión de tiempo que presenciemos este cambio.

Por tanto, aprovechar esta tecnología lo antes posible es una de las mejores formas de adelantarse a la curva inminente. En lugar de repartir sus inversiones entre una gran variedad de herramientas, elija una solución única para obtener un mayor rendimiento de la inversión. En otras palabras, empiece con ClickUp y deje que la IA transforme las operaciones de su empresa. Regístrese gratis, gratuito/a ¡en ClickUp ahora para saber cómo!