Lo más complicado de la aprobación de creatividades es conseguir que las personas adecuadas trabajen con la versión correcta, resolver los comentarios contradictorios y saber cuándo el material está listo para seguir adelante. Las herramientas de comentarios resolvieron el problema de las anotaciones hace años. Lo que sigue fallando es la coordinación.
Y eso se complica rápidamente. Un editor de vídeo necesita notas a nivel de fotograma. Un equipo de embalaje necesita comprobaciones de color y códigos de barras. Un equipo de redes sociales necesita que la aprobación se ajuste al calendario de publicación, mientras que a un equipo de marketing de corporación quizá le preocupe más la recepción, el envío y la elaboración de informes.
Por eso, el software de aprobación de creatividades es una categoría muy amplia. Algunas herramientas son sistemas específicos de revisión. Otras se integran en soluciones de gestión de proyectos, publicación en redes sociales, producción de vídeo o gestión de activos digitales.
Para elaborar esta lista, hemos comparado diez herramientas en función de cómo gestionan el trabajo real de revisión: tipos de activos, control de versiones, distribución a las partes interesadas, nivel de revisión, controles de aprobación, integraciones y qué ocurre una vez que alguien da el visto bueno. El objetivo es ayudarte a elegir la herramienta que se adapte a los puntos débiles de tu proceso de aprobación actual.
Las 10 mejores herramientas de software para la aprobación de creatividades de un vistazo
| Herramienta | Ideal para | Función destacada | Precio de salida* | Dónde se queda corto |
|---|---|---|---|---|
| Ziflow | Revisión de grandes volúmenes de todo tipo de recursos | Revisiones en varias fases, comparación de versiones, pruebas combinadas, filtrado de comentarios e historial de aprobaciones | Gratis; de pago a partir de 199 $ al mes | Excelente para la revisión, pero no está diseñado para gestionar proyectos creativos más amplios |
| Filestage | Mantener separadas las rondas de revisión internas y las de los clientes | Grupos de revisores, revisión por lotes, agentes de revisión, comparación automática de textos y resúmenes de voz | Gratis; de pago a partir de 199 $ al mes | Los límites de los grupos de revisores pueden hacer que las cadenas de aprobación complejas pasen a niveles superiores |
| Frame.io | Reseña en vídeo sobre los flujos de trabajo de Adobe | Comentarios con precisión de fotograma, integración con Premiere y After Effects, «Camera to Cloud», transcripciones y apilamiento de versiones | Gratis; de pago a partir de 15 $ por usuario al mes | Menos adecuado para equipos que trabajan principalmente con DaVinci Resolve o Final Cut Pro |
| ClickUp | Vincular las aprobaciones al trabajo que las rodea | Revisión, comentarios asignados, estados personalizados, automatizaciones, Brain, superagentes y tomador de notas con IA | Gratis; de pago a partir de 7 $ por usuario al mes | Carece de una revisión especializada de los archivos de diseño originales, los sitios web activos, los envases y los trabajos de preimpresión |
| PageProof | Revisión controlada y sujeta a estrictos requisitos de cumplimiento normativo | Smart Check, ColorSep, Smart Compare, roles controlados para los revisores, comentarios invisibles y revisión de prototipos | Precios a partir de 249 $ al mes | La gestión puede resultar más complicada cuando hay muchas pruebas que abarcan distintos clientes y campañas. |
| Approval Studio | Maquetación para impresión y embalaje | Cuatro modos de comparación, separación de colores, escaneo de códigos de barras, extensión de Adobe e historial detallado del proyecto | Precios a partir de 60 $ al mes | La gestión de proyectos se mantiene ágil fuera del proceso de aprobación |
| Planable | Aprobación de contenido en redes sociales | Vistas previas de canales, flujos de aprobación, cuatro vistas de contenido, aprobación masiva, calendario de publicación y herramientas de IA para la redacción | Prueba gratuita; a partir de 33 $ al mes por entorno de trabajo | Los límites de las API de las redes sociales pueden seguir exigiendo pasos manuales para la publicación |
| Air | Aprobaciones que dan lugar a una biblioteca de recursos bien organizada | Metadatos de aprobación a nivel de activo, bibliotecas, búsqueda conversacional, controles de caducidad y IA Canvas | Precios a partir de 900 $ al mes | El proceso de aprobación es más sencillo que el de las plataformas específicas de revisión |
| Adobe Workfront | Operaciones de marketing de corporación | Colas de solicitudes, reglas de enrutamiento, flujos de trabajo de aprobación automatizados, informes de revisión, integraciones con Adobe y asistente de IA | Precios personalizados | Potente, pero conlleva un diseño de flujos de trabajo considerable y una carga administrativa importante para administradores |
| Wrike | Aprobaciones integradas en los flujos de trabajo de los proyectos | Revisión, modo de comparación, opiniones de invitados, flujos de aprobación personalizados, Blueprints, formularios de solicitud y extensión de Adobe | Free; de pago a partir de 10 $ por usuario al mes | El soporte para la revisión varía en función de la procedencia de los archivos adjuntos |
Cómo evaluamos el software en ClickUp
Nuestro equipo editorial sigue un proceso transparente, respaldado por investigaciones y sin sesgos hacia ningún proveedor, por lo que puedes confiar en que nuestras recomendaciones se basan en el valor real de los productos.
Aquí tienes un resumen detallado de cómo evaluamos el software en ClickUp.
¿Qué debes tener en cuenta a la hora de elegir un software de aprobación de creatividades?
Hay seis aspectos fundamentales: los formatos de archivo, el acceso de invitados, la comparación de versiones, las fases del flujo de trabajo, el registro de auditoría y cómo está enlazado con el sistema de seguimiento del trabajo. Todos ellos determinan si una herramienta da la talla cuando se acumulan archivos, partes interesadas y plazos.
- Formatos de archivo: Empieza por lo que tu equipo revisa realmente. Las imágenes y los PDF son fáciles. Los vídeos, el audio, las páginas web en tiempo real, los archivos de Adobe, los diseños de embalaje y las vistas previas en redes sociales reducen rápidamente las opciones. Si trabajas con varios de ellos, comprueba qué se abre de forma nativa y qué hay que convertir primero.
- Acceso para invitados: Los clientes, abogados, proveedores y directivos no deberían necesitar una licencia de pago para aprobar un archivo. Averigua si un invitado puede revisar el documento a través de un enlace, si necesita una cuenta y qué parte del proyecto puede ver.
- Comparación de versiones: una buena herramienta hace que los cambios entre rondas sean evidentes. Busca vistas en paralelo, superposiciones, modos de comparación de diferencias a nivel de píxel o comparación de texto, en función del material creativo que realices.
- Fases del flujo de trabajo: Para algunos equipos, basta con un solo botón de aprobación. Otros necesitan pasar por las fases de «Creativo», «Cliente», «Marca» y «Asuntos jurídicos», algunas en orden y otras simultáneamente. Pregunta cuántas fases hay, si las reglas pueden variar según el proyecto y si una decisión inicia automáticamente el siguiente paso.
- Registro de auditoría: Quieres saber quién ha comentado, quién ha aprobado, qué versión han visto y cuándo. Esto cobra mayor importancia en trabajos sujetos a normativa, en el ámbito del envasado y en los proyectos de clientes, donde es posible que alguien consulte el historial un año después.
- Integraciones: El proceso de aprobación rara vez se lleva a cabo de forma aislada. Comprueba los enlaces con tu herramienta de proyectos, tu DAM, las aplicaciones de Adobe, un programador de redes sociales o el sistema de producción que ya utilizas. Sin ellos, acabas teniendo que copiar manualmente los comentarios y los estados.
A continuación, compara las seis opciones con la estructura de tu equipo. Un equipo interno de cinco personas con un solo responsable no necesita ni de lejos el motor que requiere una marca global para gestionar los materiales creativos a través de agencias, departamentos jurídicos, de cumplimiento normativo y equipos regionales. Empieza por la complejidad con la que cuentas actualmente y, a continuación, elige la solución que mejor se adapte al flujo de trabajo que esperas mantener.
Si quieres hacerte una idea rápida de cómo la IA está cambiando la revisión y el traspaso de los trabajos creativos, este tutorial aborda el aspecto del flujo de trabajo de este mismo problema:
Las 10 mejores herramientas de software para la aprobación de creatividades
Las diez mejores opciones son Ziflow, Filestage, Frame.io, ClickUp, PageProof, Approval Studio, Planable, Air, Adobe Workfront y Wrike. Cada una destaca en un ámbito diferente, desde notas fijadas en un fotograma de vídeo hasta revisiones a mano antes de la impresión o la aprobación que forma parte del plan de campaña. Las entradas que aparecen a continuación abarcan las funciones más destacadas, los precios, las opiniones de usuarios reales y las limitaciones de cada herramienta.
1. Ziflow (ideal para la revisión de grandes volúmenes de todo tipo de recursos)
Ziflow es un sistema de revisión en línea diseñado en torno al proceso de revisión. Sube una imagen, un PDF, un vídeo, un archivo de audio o una página web activa, y los revisores podrán abrirlo en el navegador, dejar comentarios sobre el recurso y marcar el área exacta que hay que modificar. Los comentarios de vídeo y audio se pueden vincular a un momento concreto, mientras que los comentarios se asocian a la versión de revisión en la que se realizaron.
Las fases de revisión controlan quién ve el trabajo y cuándo. Una prueba puede enviarse primero al equipo creativo, pasar al cliente tras la aprobación interna y, a continuación, remitirse al departamento jurídico o de cumplimiento normativo antes de que se dé el visto bueno. Cada fase puede tener sus propios revisores, plazos y reglas de decisión, y Ziflow conserva el historial de aprobaciones junto con el recurso.
Para los equipos que gestionan un gran volumen de pruebas, ese historial facilita el seguimiento de cada ronda. Los revisores pueden ver qué es lo que aún requiere su atención, y los gestores de proyectos pueden comprobar si un recurso está en revisión, aprobado o de vuelta con el equipo creativo.
Funciones destacadas
- Modo de comparación: Coloca dos versiones una al lado de la otra o superpónlas, y la función «Comparación automática» resaltará los píxeles que han cambiado entre una ronda y otra.
- Pruebas combinadas: agrupa todos los elementos de una campaña en una sola prueba para que el revisor dé el visto bueno al conjunto, en lugar de a enlaces separados
- Filtros de comentarios y reacciones: Ordena los comentarios por revisor, fase o rótulo, y deja que el equipo marque una nota con «Me gusta», «Interesante», «Rechazar» o «Verificar».
- Exportación de comentarios: Descarga todos los comentarios y marcas de una prueba en formato PDF para que un diseñador pueda trabajar sin conexión o para crear un archivo que solicite un cliente.
- Review IA: Deja que la IA se encargue de las tareas repetitivas y basadas en reglas para que tus equipos dispongan de más tiempo para el trabajo estratégico (disponible como complemento de pago independiente).
Precios
- Free
- Tarifa estándar: 199 $ al mes, facturados anualmente
- Pro: 329 $ al mes, facturación anual
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones
- G2: 4,5/5 (más de 940 opiniones)
- Capterra: 4,8/5 (más de 400 opiniones)
Un usuario de G2 realizó una mención:
Me gusta que Ziflow organice las diferentes versiones de un mismo vídeo en la misma prueba, lo cual resulta especialmente útil. El envío automatizado, o los flujos de trabajo, me ahorran muchísimo tiempo. No tengo que enviar ningún correo electrónico ni estar pendiente constantemente de mi bandeja de entrada. Una vez que algo se aprueba, se envía automáticamente al siguiente grupo de revisores.
Me gusta que Ziflow organice las diferentes versiones de un mismo vídeo en la misma prueba, lo cual resulta especialmente útil. La automatización del envío, o los flujos de trabajo, me ahorran muchísimo tiempo. No tengo que enviar ningún correo electrónico ni estar pendiente constantemente de mi bandeja de entrada. Una vez que algo se aprueba, se envía automáticamente al siguiente grupo de revisores.
Donde se queda corto: Ziflow se centra exclusivamente en la revisión de maquetaciones. Puede canalizar las revisiones, recopilar comentarios y registrar aprobaciones, pero no es donde los equipos planifican campañas, asignan tareas de producción o gestionan el proyecto creativo en su conjunto. Tendrás que integrarlo con el sistema de gestión de proyectos que tu equipo ya utilice.
Ideal para: agencias, equipos creativos internos y marcas sujetas a regulación que necesitan un registro de aprobación justificable en diversos formatos y para distintos grupos de partes interesadas.
No lo leas si: tu volumen de revisiones es de unos pocos elementos al mes. Lo mismo ocurre si tus pruebas son casi todas páginas web activas, en las que la comparación de versiones es lo que menos ayuda.
2. Filestage (ideal para mantener separadas las rondas de revisión internas y las de los clientes)
Filestage separa las revisiones por destinatarios. Un proyecto es un conjunto de columnas denominadas «grupos de revisores», y cada una de ellas contiene un grupo diferente: el equipo creativo en la primera, el cliente en la segunda y el departamento jurídico en la tercera. Un archivo comienza a la izquierda y se desplaza hacia la derecha a medida que cada grupo da su visto bueno. Los revisores solo ven la columna a la que han sido invitados, por lo que el cliente inicia una ronda limpia, sin ninguna de las idas y venidas internas.
En una columna, el revisor hace clic en el punto exacto al que se refiere y escribe allí. Las anotaciones, los textos resaltados y los archivos de referencia adjuntos se añaden a ese comentario, y cualquier elemento que quede en el vídeo o el audio se marca con una marca de tiempo. Cada revisor finaliza con «Aprobar» o «Solicitar cambios», y el panel indica con colores quién ha tomado una decisión y quién no.
Las automatizaciones activan el siguiente grupo de revisores cuando el anterior da su aprobación. La copia de comentarios se realiza de forma manual y selectiva, a cargo de un miembro del equipo.
Funciones destacadas
- Revisión por lotes: Coloca los archivos en una galería, abre cualquiera de ellos para añadir comentarios y, a continuación, realiza una selección de varios archivos y envía una única decisión para todos ellos.
- Review Agents: Los revisores automatizados publican comentarios como lo haría una persona, comprobando la gramática, los términos prohibidos, los logotipos obligatorios, los códigos de barras, los códigos QR y el cumplimiento de los documentos de referencia que subas.
- Comparación automática de texto: Resalta el texto añadido en la nueva versión y eliminado de la anterior en documentos PDF, DOC, DOCX, PPTX y XLSX.
- Resumen de voz: Graba tus comentarios de voz y Filestage los transcribe y publica un resumen escrito editable a modo de comentario.
Precios
- Free
- Starter: 199 $ al mes, facturación anual
- Plan Empresa: 329 $ al mes, facturado anualmente
- Corporación: Precios personalizados
Valoraciones
- G2: 4,6/5 (más de 240 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 100 opiniones)
Un usuario de G2 comentó:
Filestage ha agilizado considerablemente nuestros procesos de revisión y aprobación con clientes internacionales. Como agencia líder, trabajamos a diario con numerosos clientes de diversos sectores, con diferentes personas de contacto, formatos de archivo e idiomas. Especialmente en este entorno tan complejo, Filestage garantiza una coordinación centralizada y transparente. Resulta especialmente útil que todas las personas implicadas puedan dejar sus comentarios directamente en el recurso correspondiente. Los comentarios, los debates, las aprobaciones y el estado de las versiones se consolidan en un único lugar y son fáciles de seguir para todos. Esto reduce los malentendidos y hace que la coordinación sea mucho más eficiente.
Filestage ha simplificado considerablemente nuestros procesos de revisión y aprobación con clientes internacionales. Como agencia líder, trabajamos a diario con numerosos clientes de diversos sectores, diferentes puntos de contacto, formatos de archivo e idiomas. Especialmente en este entorno tan complejo, Filestage garantiza una coordinación centralizada y transparente. Resulta especialmente útil que todas las personas implicadas puedan dejar sus comentarios directamente en el recurso correspondiente. Los comentarios, los debates, las aprobaciones y el estado de las versiones se consolidan en un único lugar y son fáciles de seguir para todos. Esto reduce los malentendidos y hace que la coordinación sea mucho más eficiente.
Límites: Ten en cuenta el número de usuarios antes de elegir un plan. Los planes «Free» y «Starter» permiten dos grupos de revisores, mientras que el plan «Business» permite tres. Eso significa que una cadena que incluya a los equipos de creatividad, cuentas, clientes, marca y asuntos jurídicos necesitará el plan «Enterprise».
Ideal para: Agencias y equipos de marketing que desean establecer límites claros entre las rondas internas, las de los clientes y las de las partes interesadas.
No leas más si: tu proceso de aprobación depende de que varios grupos de partes interesadas debatan los mismos comentarios en un mismo hilo con uso compartido.
Lee también: Software de colaboración con clientes
3. Frame.io (La mejor opción para la revisión de vídeos dentro de los flujos de trabajo de Adobe)
Frame.io es la plataforma de revisión y colaboración de vídeo basada en la nube de Adobe que lleva la cola de revisión al entorno de edición. A partir de Premiere Pro 25.6, el panel V4 está integrado en la app en lugar de instalarse como una extensión. Un editor navega por los entornos de trabajo y proyectos de Frame.io, importa archivos multimedia originales o proxies, mantiene la estructura de carpetas de Frame.io como carpetas de Premiere y sube la secuencia activa para su revisión sin necesidad de abrir un navegador.
Los comentarios vuelven a aparecer en ese mismo cronograma. Haz clic en una tarjeta de comentario y el indicador de reproducción saltará al fotograma al que pertenece. Activa los marcadores de comentarios y cada nota aparecerá en el cronograma como un marcador. Cambia el corte y el panel te ofrecerá subirlo como una nueva versión, que se colocará debajo de la última.
After Effects cuenta ahora con su propio panel V4, que renderiza composiciones directamente desde la cola de renderizado y desplaza el indicador de reproducción hasta un comentario. En cuanto a la revisión, los clientes abren un enlace compartido sin necesidad de tener una cuenta ni una licencia de pago, dejan comentarios precisos por fotograma o basados en intervalos, y pueden dibujar sobre el fotograma.
Funciones destacadas
- De la cámara a la nube: Las cámaras y grabadoras de RED, Canon, Panasonic, Fujifilm, Teradek, Atomos y Sound Devices suben el material de vídeo durante o justo después de una toma.
- Metadatos y colecciones: más de 30 campos de metadatos integrados organizan los activos por estado, persona asignada, valoración, palabras clave y mucho más; mientras que las colecciones permiten crear vistas de archivos multimedia guardadas y actualizadas automáticamente.
- Transcripción y subtítulos: Transcripciones con función de búsqueda y rótulos de hablantes en 27 idiomas, con exportación a formatos SRT, VTT y TXT.
- Frame.io Drive: Monta un proyecto como un volumen de escritorio y reproduce archivos multimedia por partes desde una caché local, en lugar de descargar archivos completos.
Precios
- Free
- Pro: 15 $ al mes por miembro
- Equipo: 25 $ por miembro al mes
- Corporación: Precios personalizados
Valoraciones
- G2: 4,5/5 (más de 190 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (80 opiniones)
Un usuario de G2 lo describió así:
Como diseñadora gráfica y de interiores, gestiono habitualmente archivos creativos, revisiones, comentarios de los clientes y presentaciones de proyectos, y Frame.io me ha facilitado mucho la colaboración. Lo mejor es lo fácil que resulta gestionar los comentarios y las revisiones en un solo lugar sin tener que lidiar con largas conversaciones por correo electrónico. Me ayuda a mantenerme organizada mientras trabajo en proyectos de diseño, especialmente a la hora del uso compartido de imágenes, ediciones o borradores de presentaciones con clientes y miembros del equipo.
Como diseñadora gráfica y de interiores, suelo gestionar archivos creativos, revisiones, comentarios de los clientes y presentaciones de proyectos, y Frame.io me ha facilitado mucho la colaboración. Lo mejor es lo fácil que resulta gestionar los comentarios y las revisiones en un solo lugar, sin tener que lidiar con largas conversaciones por correo electrónico. Me ayuda a mantenerme organizada mientras trabajo en proyectos de diseño, especialmente a la hora del uso compartido de imágenes, modificaciones o borradores de presentaciones con los clientes y los miembros del equipo.
Donde se queda corto: Frame.io limita estrictamente el número de miembros de pago: cinco en el plan Pro, 15 en el plan Team, y todo número superior a ese requiere una conversación de ventas. Tampoco ofrece una integración nativa con la versión 4 de DaVinci Resolve. Final Cut Pro también ha perdido algunas funciones de la versión 4. Los equipos que realizan la edición fuera de Adobe deberían probar su flujo de trabajo actual antes de pasarse a la versión 4.
Ideal para: Equipos de vídeo y publicaciones que editan en Premiere Pro o After Effects y quieren que las notas de los clientes aparezcan en el cronograma.
No lo leas si: tus editores trabajan principalmente con DaVinci Resolve o Final Cut Pro, y un panel nativo es fundamental para que puedan recibir comentarios.
4. ClickUp (ideal para vincular las aprobaciones al trabajo relacionado con ellas)
ClickUp mantiene la revisión dentro de la tarea a la que corresponde el trabajo. Para empezar, ClickUp Revisión funciona con imágenes, vídeos y archivos PDF adjuntos a esa tarea, por lo que el archivo aparece junto al briefing, el plazo, el estado y todos los comentarios que ya se han recopilado sobre la campaña. Así, nadie tiene que sincronizar después una herramienta de revisión con un gestor de proyectos.
La revisión funciona igual que en cualquier otro sitio. Haz clic en el punto exacto de una imagen o un PDF y escribe; en un vídeo, el comentario se asocia a una marca de tiempo y aparece en la barra de reproducción. Lo que ocurre a continuación es lo que marca la diferencia. Asigna ese comentario a una persona y se convierte en una tarea pendiente, que permanecerá abierta hasta que el propietario la marque como resuelta.
Tú decides cómo organizar el flujo de trabajo en torno a esos comentarios. Los estados personalizados de ClickUp guían una tarea de diseño a través de las fases «Borrador», «Revisión interna», «Revisión del cliente» y «Aprobado». Mientras tanto, los campos personalizados de ClickUp especifican la campaña, el canal y el propietario de la aprobación. Las dependencias coordinan aún más el trabajo pendiente tras la aprobación, y las automatizaciones de ClickUp avanzan al siguiente paso cuando cambia el estado.
A continuación, la capa de IA lo lee todo. ClickUp Brain resume un hilo de revisión extenso, te indica qué se ha decidido y convierte el resto en tareas y subtareas.
Funciones destacadas
- ClickUp Super Agents : compañeros de equipo impulsados por IA a los que puedes asignar tareas, realizar menciones con @ o enviar mensajes privados como a cualquier otro miembro del equipo, y que gestionan por sí mismos los traspasos de revisión de varios pasos en lugar de esperar a que se les proporcione una indicación sobre qué hacer.
- Comentarios asignados de ClickUp : Asigna una nota de revisión a una persona concreta para que quede registrada como un elemento pendiente en la misma tarea, en lugar de perderse en un hilo de correo.
- Tipos de tareas personalizados: Asigna a cada prueba un tipo de tarea propio con sus propios campos, estados y automatizaciones, independiente del funcionamiento habitual del equipo.
- ClickUp AI Notetaker: Deja que grabe la llamada de revisión y genere la transcripción, el resumen y las acciones pendientes, para luego realizar el trabajo directamente a partir de esos elementos.
Precios
Valoraciones
- G2: 4,6/5 (más de 13 800 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4.600 opiniones)
Un usuario de G2 lo describió así:
Yo utilizo ClickUp para gestionar nuestro flujo de trabajo de creación de anuncios y valoro mucho que mantenga todo el proceso de producción publicitaria en un solo espacio. Me gusta cómo organiza las tareas, con opciones claras para las fases de preproducción, producción y aprobación, lo que simplifica mucho las cosas. Las funciones como la gestión de tareas, la búsqueda, las opciones de persona asignada y la capacidad de pasar las tareas sin problemas de la preproducción a la producción aportan mucho valor a mi flujo de trabajo. Facilita nuestro proceso, en el que el redactor redacta la tarea, la envía para su aprobación y, una vez aprobada por el redactor jefe, se nos asigna a los diseñadores. Creamos el anuncio, adjuntamos el archivo y lo enviamos para su aprobación posterior, lo que garantiza que todo el equipo esté sincronizado y que nuestras tareas de marketing se coordinen de forma eficiente.
Yo utilizo ClickUp para gestionar nuestro flujo de trabajo de creación de anuncios y valoro mucho que mantenga todo el proceso de producción publicitaria en un único espacio. Me gusta cómo organiza las tareas, con opciones claras para las fases de preproducción, producción y aprobación, lo que simplifica mucho las cosas. Las funciones como la gestión de tareas, la búsqueda, las opciones de persona asignada y la capacidad de pasar las tareas sin problemas de la preproducción a la producción aportan mucho valor a mi flujo de trabajo. Facilita nuestro proceso, en el que el redactor redacta la tarea, la envía para su aprobación y, una vez aprobada por el redactor jefe, se nos asigna a los diseñadores. Creamos el anuncio, adjuntamos el archivo y lo enviamos para su aprobación posterior, lo que garantiza que todo el equipo esté sincronizado y que nuestras tareas de marketing se coordinen de forma eficiente.
Limitaciones: ClickUp Revisión admite imágenes, vídeos y archivos PDF, pero no ofrece las herramientas de revisión especializadas que se encuentran en el software dedicado a la revisión de pruebas. Los equipos que trabajen con archivos de diseño nativos, páginas web en vivo, diseños de embalaje o revisiones detalladas de preimpresión pueden seguir necesitando una herramienta de revisión más especializada.
Ideal para: Equipos de marketing y creativos que desean que los comentarios, las revisiones, la propiedad y el estado del proyecto estén vinculados a un mismo elemento de trabajo.
No sigas leyendo si: tu proceso de aprobación depende de la revisión por parte de especialistas de archivos de diseño originales, páginas web en línea, embalajes o material gráfico de preimpresión.
5. PageProof (Ideal para revisiones muy controladas y con estrictos requisitos de cumplimiento normativo)
PageProof ofrece a los equipos creativos el kit de revisión que espera una imprenta. Smart Check analiza una prueba de impresión nada más subirla y proporciona un informe sobre sus dimensiones, fuentes, perfil de color y archivos enlazados. Puedes escanear un código de barras o un código QR, comprobar el contraste de un color según las directrices WCAG AA o AAA, realizar una revisión ortográfica o verificar cada hipervínculo. ColorSep va más allá en los trabajos de impresión, ya que permite previsualizar las planchas individuales CMYK y de colores planos, y realiza la elaboración de informes sobre la cobertura de tinta al pasar el cursor por encima.
La autoridad es igual de precisa. Un flujo de trabajo cuenta con cuatro tipos de participantes. Los revisores comentan libremente sin retrasar nada. Los revisores obligatorios retienen la prueba hasta que toman una decisión. Los filtradores la envían más allá o la devuelven al propietario. Los aprobadores cierran el proceso. Si hay varias personas en un mismo rol, tú fijas el umbral: todas ellas, solo una o un número concreto. Un aprobador puede bloquear la prueba al dar su visto bueno, lo que impide que nadie más pueda intervenir durante esa revisión final.
Los comentarios también pueden mantenerse separados. Al activar la opción de «comentarios invisibles para los revisores», un revisor externo solo ve sus propias notas y respuestas, mientras que tu equipo puede leer toda la conversación.
Funciones destacadas
- Comparación inteligente: señala ajustes a nivel de píxel, así como cambios más sutiles en las fuentes, los perfiles de color, los recursos enlazados, los metadatos, la resolución y las credenciales de contenido.
- PI Insights: analiza una prueba estática y sugiere correcciones antes de que nadie la abra, dejando que sean los revisores quienes decidan qué sugerencias son relevantes.
- Comentarios de PI: Publica los hallazgos críticos e importantes en la revisión como comentarios sin marcar, lo que permite a la persona elegir cuáles se convertirán en cambios obligatorios.
- Revisión de prototipos: somete los prototipos de Figma, Sketch y Adobe XD al mismo flujo de trabajo que los diseños gráficos planos
Precios
- Equipo: 249 $ al mes
- Equipo Plus: 499 $ al mes
- Corporación: Precios personalizados
Valoraciones
- G2: 4,8/5 (más de 380 opiniones)
- Capterra: 4,8/5 (más de 50 opiniones)
Un usuario de G2 añadió:
Lo que más me gusta de PageProof es que hace que los comentarios sean muy sencillos y claros. Todo está en un solo sitio, así que no hay confusión con correos electrónicos ni versiones diferentes. Ahorra tiempo y ayuda a los equipos a trabajar mejor juntos.
Lo que más me gusta de PageProof es que hace que los comentarios sean muy sencillos y claros. Todo está en un solo sitio, así que no hay confusión con correos electrónicos ni versiones diferentes. Ahorra tiempo y ayuda a los equipos a trabajar mejor juntos.
Donde se queda corto: PageProof puede resultar más difícil de manejar cuando una agencia tiene que gestionar numerosas pruebas de diferentes clientes y campañas. Las colecciones y las carpetas ayudan a organizar el panel, pero la visibilidad y los permisos siguen funcionando, en gran medida, a nivel de cada prueba individual.
Ideal para: equipos creativos dedicados al embalaje, al marketing regulado y con un gran volumen de material impreso que necesitan una inspección detallada de las maquetaciones junto con un proceso de aprobación estructurado.
No leas más si: tu proceso de revisión se basa principalmente en comentarios digitales sencillos y no necesitas comprobaciones impresas, control de la visibilidad de los revisores ni herramientas de inspección a nivel de producción.
6. Approval Studio (ideal para material gráfico de impresión y embalaje)
Approval Studio es una plataforma de revisión de material gráfico diseñada para detectar los cambios entre versiones. Su herramienta de comparación ofrece cuatro modos distintos: «Side-by-Side», «Fader», «Difference» y «Toggl». El modo «Side-by-Side» coloca las dos versiones una al lado de la otra, permitiendo ampliar y girar ambas a la vez. «Fader» es un control deslizante que se arrastra para alternar entre versiones. «Difference» muestra únicamente lo que ha cambiado, y «Toggl» alterna entre las dos versiones, haciendo que los cambios salten a la vista.
Los equipos de diseño gráfico e impresión sacan el máximo partido a esta herramienta. Aprobar una revisión en este caso significa comprobar que se ha aplicado el único cambio que pediste y que no se han colado otros tres. La herramienta abre docenas de tipos de archivo en el navegador, incluidos archivos AI, PDF, TIFF, PNG y de Office, así como vídeos MP4 con comentarios fijados en un punto concreto del clip.
El historial se mantiene junto al material gráfico. El historial del proyecto registra cada acción, quién la realizó y cuándo, hasta el más mínimo detalle, como cada anotación y cada versión. Un informe en PDF reúne un recurso o todo un proyecto en un único archivo, con miniaturas anotadas, tareas pendientes y todas las aprobaciones o solicitudes de cambio. A continuación, los proyectos se desplazan por un tablero Kanban que tú mismo creas, con hasta diez columnas de ancho.
Funciones destacadas
- Separación de colores: divide el material gráfico en PDF en sus canales CMYK y tintas planas, aísla cualquiera de ellos y activa la simulación de sobreimpresión antes de que el archivo pase a producción
- Escáner de códigos de barras: Resalta un código en el diseño y Approval Studio lo lee; admite 15 tipos, entre ellos UPC, EAN, Código 128, Data Matrix y QR.
- Avisos legales personalizados: Adjunta tu propio texto al botón de aprobación, de modo que la firma incluya la redacción legal que exija la política de tu cliente.
- Extensión de Adobe Creative Cloud: Crea un proyecto, sube archivos con capas y envía tus diseños para su revisión desde Photoshop, Illustrator o InDesign.
Precios
- Lite: 60 $ al mes
- Pro: 160 $ al mes
- Pro XL: 300 $ al mes
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones
- G2: 4,8/5 (más de 40 opiniones)
- Capterra: 4,8/5 (más de 30 opiniones)
Un usuario de G2 dijo:
El hecho de que mis clientes no tengan que crear datos de acceso ni descargar aplicaciones. También puedes hacer clic en el botón de vista previa para ver el archivo y las funciones de anotación tal y como los verán los clientes.
El hecho de que mis clientes no tengan que crear datos de acceso ni descargar aplicaciones. También puedes hacer clic en el botón de vista previa para ver el archivo y las funciones de anotación tal y como los verán los clientes.
Dónde se queda corto: Approval Studio mantiene la gestión de proyectos bastante sencilla. Puedes asignar tareas de revisión, realizar el seguimiento de las fechas límite y los estados, y supervisar el progreso desde el panel, pero no está diseñado para gestionar el funcionamiento creativo más amplio que rodea a esas aprobaciones. Los equipos que necesiten planificación de recursos, dependencias entre campañas o un seguimiento detallado de la producción seguirán necesitando una herramienta de gestión del trabajo independiente.
Ideal para: Equipos de producción de embalajes, rótulos, impresiones y material gráfico que necesitan revisar pequeños cambios visuales antes de que los archivos se envíen a imprenta.
No leas más si: tu proceso de aprobación se centra más en el trabajo con vídeo o en el complejo recorrido por las distintas partes interesadas que en la inspección minuciosa de los diseños gráficos.
7. Planable (la mejor opción para la aprobación de contenido en redes sociales)
Planable es una plataforma de gestión de redes sociales y colaboración diseñada para aprobar contenidos antes de su publicación. Las publicaciones aparecen en diseños que reflejan el canal de destino. Esto significa que un revisor puede evaluar un carrusel de Instagram, una publicación de LinkedIn, un reel de TikTok o un vídeo de YouTube prácticamente en el mismo contexto en el que lo verá el público.
Los entornos de trabajo mantienen a cada cliente o marca por separado, con sus propias páginas conectadas, calendario, campañas y flujo de aprobación. Los equipos también pueden ocultar las publicaciones en curso y los comentarios internos hasta que el contenido esté listo para el cliente. Para las agencias que gestionan varias cuentas, esto proporciona a cada cliente un espacio de revisión independiente sin que se mezclen sus calendarios ni sus conversaciones.
Una vez aprobado el contenido, puede pasar directamente al calendario de publicación para Facebook, Instagram, LinkedIn, X, TikTok, YouTube, Pinterest, Threads y Google Business Profile. Ahí es donde destaca: Planable abarca todo el proceso, desde el borrador hasta la aprobación y la publicación programada, en lugar de dar por finalizado el flujo de trabajo una vez que alguien da luz verde al material creativo.
Funciones destacadas
- Cuatro vistas de contenido: «Feed» muestra las publicaciones en su contexto, «Grid» gestiona la secuencia de Instagram, «Calendario» pone de manifiesto los huecos en la publicación y «Lista» permite realizar acciones masivas en una cola muy concurrida
- Contenido universal: canaliza boletines informativos, entradas de blog, comunicados de prensa, anuncios y resúmenes a través del mismo espacio de aprobación que se utiliza para el trabajo en redes sociales
- Aprobación masiva: aprueba un lote de publicaciones de una sola vez o envía un lote para su aprobación de forma conjunta
- Generación y reescritura de publicaciones mediante IA: Genera o reescribe el texto de las publicaciones directamente en Planable, incluyendo variaciones específicas para cada canal.
Precios
- Prueba gratuita disponible
- Básico: 33 $/entorno de trabajo/mes
- Pro: 49 $ al mes por entorno de trabajo
- Enterprise: precios personalizados
Valoraciones
- G2: 4,6/5 (más de 1.100 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 300 opiniones)
Un usuario de G2 hizo una mención:
Lo que más me gusta de Planable es lo mucho que simplifica la colaboración y las aprobaciones de los clientes. Su interfaz es intuitiva, visualmente clara y fácil de usar tanto para nuestro equipo interno como para nuestros clientes, incluso sin necesidad de una formación exhaustiva. La plataforma se integra perfectamente en nuestro flujo de trabajo en redes sociales, lo que nos permite organizar contenidos, dejar comentarios, solicitar cambios y aprobar publicaciones, todo desde un mismo lugar. Su rendimiento ha sido fiable y nos ayuda a evitar largas cadenas de correos electrónicos, archivos duplicados y confusiones sobre cuál es la última versión de una publicación.
Lo que más me gusta de Planable es lo mucho que simplifica la colaboración y las aprobaciones de los clientes. Su interfaz es intuitiva, visualmente clara y fácil de usar tanto para nuestro equipo interno como para nuestros clientes, incluso sin necesidad de una formación exhaustiva. La plataforma se integra perfectamente en nuestro flujo de trabajo de redes sociales, lo que nos permite organizar contenidos, dejar comentarios, solicitar cambios y aprobar publicaciones, todo en un mismo lugar. Su rendimiento ha sido fiable y nos ayuda a evitar largas cadenas de correos electrónicos, archivos duplicados y confusiones sobre cuál es la última versión de una publicación.
Limitaciones: La publicación sigue dependiendo de lo que cada red social permita a través de su API. Eso significa que algunas funciones nativas no pueden integrarse en Planable. Por ejemplo, las historias de Instagram no pueden incluir encuestas, preguntas, enlaces u otros elementos interactivos mediante la publicación directa. Los equipos que utilicen formatos de publicación nativos avanzados pueden seguir necesitando un último paso manual dentro de la propia aplicación social.
Ideal para: equipos de redes sociales y agencias que desean que la aprobación del cliente esté directamente vinculada al calendario de publicación.
No leas más si: tu trabajo de aprobación de creatividades se centra principalmente en el diseño de envases, vídeos de larga duración o material gráfico de producción, más que en contenidos de marketing listos para su difusión en los canales.
8. Air (ideal para procesos de aprobación que culminan en una biblioteca de recursos bien organizada)
Air es una plataforma de gestión de recursos creativos que mantiene el proceso de aprobación vinculado a la biblioteca de recursos. Los archivos pueden incluir el estado de aprobación, los derechos de uso, las fechas de caducidad, las personas asignadas, las valoraciones y los detalles de la campaña a través de Campos personalizados. De este modo, un equipo puede filtrar los recursos pendientes de aprobación, encontrar todo lo que está autorizado para una campaña o consultar las imágenes con licencia que están a punto de caducar.
Los tableros y las bibliotecas aportan esa estructura a la información. Los equipos pueden utilizar los tableros para campañas activas y las bibliotecas para colecciones más amplias organizadas por marca, mercado o unidad de negocio. Las versiones permanecen agrupadas con el recurso a medida que avanza en el proceso de revisión, mientras que los comentarios y los vídeos de comentarios con marca de tiempo permanecen adjuntos al propio trabajo.
Y una vez que un recurso se aprueba, ese estado pasa a formar parte del funcionamiento de la biblioteca. Los equipos pueden combinar el estado de aprobación con campos como el canal, la campaña o los derechos de uso para crear un conjunto más ordenado de material creativo que esté realmente listo para su uso. Ahí es donde Air se diferencia de las herramientas que dan prioridad a la revisión: la revisión influye directamente en la organización de la biblioteca de recursos.
Funciones destacadas
- Búsqueda conversacional: Describe lo que necesitas en lenguaje sencillo y Air busca colores, objetos, personas, diálogos y similitudes visuales, encontrando recursos que nadie ha etiquetado nunca.
- Caducidad automática de contenidos: aplica reglas de caducidad a los recursos que tienen un límite en el plazo de uso, lo cual resulta útil para fotografías con licencia, contenidos de influencers y derechos de campañas que no pueden mantenerse activos indefinidamente.
- Bibliotecas: Divide el entorno de trabajo en áreas con acceso controlado, cada una con su propio grupo de miembros, roles y niveles de privacidad: público, con solicitud de incorporación o solo por invitación.
- Canva: Arrastra un recurso aprobado a un entorno de trabajo de IA para redimensionarlo de forma inteligente a otros formatos, generar variaciones o cambiar el fondo, sin que el archivo original salga de Air.
Precios
- Free
- Paquete Starter: 25 $ al mes
- Business: 900 $ al mes
- Corporación: Precios personalizados
Valoraciones
- G2: 4,6/5 (más de 800 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 20 opiniones)
Un usuario de G2 lo describió así:
Lo que más me gusta de Air es que es VISUAL. Todo está organizado con un diseño muy limpio que me ayuda a encontrar el contenido que necesito muy rápidamente. También me encanta lo fácil que resulta el uso compartido de enlaces a recursos concretos; últimamente somos un equipo que trabaja principalmente a distancia, así que si tengo algo que compartir para su aprobación, puedo subir un borrador de un vídeo sin preocuparme de que otro miembro del equipo lo encuentre y piense que es la versión definitiva, ya que solo determinados miembros tienen acceso a la carpeta «Borradores».
Lo que más me gusta de Air es que es VISUAL. Todo está organizado con un diseño muy limpio que me ayuda a encontrar el contenido que necesito muy rápidamente. También me encanta lo fácil que es el uso compartido de enlaces a recursos específicos; últimamente somos un equipo que trabaja principalmente a distancia, así que si tengo algo que necesito compartir para su aprobación, puedo subir un borrador de un vídeo sin preocuparme de que otro miembro del equipo lo encuentre y piense que es la versión definitiva, ya que solo determinados miembros tienen acceso a la carpeta «Borradores».
Donde se queda corto: el flujo de aprobación de Air es más sencillo que el de las herramientas especializadas en revisión. Los equipos que necesiten aprobaciones secuenciales, aprobadores obligatorios, reglas complejas o un proceso de distribución con nivel jurídico pueden encontrar que carece de la profundidad que ofrecen Ziflow, PageProof o Workfront.
Ideal para: equipos de marca y de contenido que desean que los creativos aprobados formen parte de una biblioteca de activos regulada y en la que se puedan realizar búsquedas.
No sigas leyendo si: tu principal necesidad es una gestión compleja de los flujos de aprobación, más que organizar, gestionar y reutilizar los recursos una vez aprobados.
Lee también: Software de gestión de activos de marca
9. Adobe Workfront (ideal para operaciones de marketing de corporación)
Adobe Workfront integra la aprobación de contenidos creativos en el flujo de trabajo general: recepción, proyectos, personas, archivos e elaboración de informes. Una solicitud de campaña llega a través de una cola de solicitudes. Un tema de cola la clasifica y un formulario personalizado recoge la información que el equipo necesita conocer. A continuación, las reglas de enrutamiento la envían a una persona, un rol, un equipo o un proyecto. Los grandes equipos de marketing disponen así de una única ventanilla única para el trabajo que, de otro modo, se gestionaría a través del correo electrónico, el chat y las hojas de cálculo.
Los proyectos, las tareas, los problemas, las plantillas, los archivos y las pruebas pueden tener cada uno su propio proceso de aprobación. Una tarea rutinaria puede que solo requiera una decisión. Un archivo creativo se abre en el visor de revisión para realizar anotaciones, comentarios y crear versiones. Unified Approvals devuelve las opciones «Aprobar», «Aprobar con cambios» o «Necesita revisión».
Los flujos de trabajo automatizados se encargan de las cadenas formales. Tú creas fases de revisión que se ejecutan en secuencia o en paralelo. Designa a los revisores, aprobadores y responsables principales de la toma de decisiones en cada una de ellas. Establece un plazo para cada fase y añade dependencias que mantengan una fase en espera hasta que la anterior se haya completado.
Esta solución también se integra en las aplicaciones de Adobe. El complemento de Workfront funciona en Photoshop, InDesign, Illustrator, Premiere Pro y After Effects. Un diseñador puede ver sus tareas, etiquetar a compañeros de equipo en los comentarios, registrar el tiempo dedicado y marcar el trabajo como terminado sin salir de la aplicación.
Funciones destacadas
- Colas de solicitudes y reglas de enrutamiento: Crea flujos de recepción y dirige cada solicitud automáticamente al usuario, rol, equipo o proyecto adecuado.
- Informes de elaboración de informes de aprobación de pruebas: Informes sobre el documento enviado, la persona encargada de la aprobación, la versión de la prueba, el ID de la prueba y la fecha de creación, además de la fecha de la decisión, la fase de aprobación y la plantilla del flujo de trabajo.
- Formularios personalizados en la elaboración de informes: Recopila los datos de la campaña en formularios personalizados y, a continuación, utiliza esos campos en las vistas, los filtros y las agrupaciones de los informes para informar sobre el proceso que has diseñado.
- Asistente de IA de Workfront: resume un proyecto, una tarea o un documento, busca elementos en todo el sistema y elabora fórmulas para campos calculados
Precios
- Precios personalizados
Valoraciones
- G2: 4,1/5 (más de 1.200 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 1.490 opiniones)
Un usuario de G2 hizo una mención:
Lo mejor es, sin duda, la visibilidad que ofrece en los distintos flujos de trabajo. Me encanta poder incorporarme a un proyecto y ver de inmediato el historial completo: quién aprobó qué y cuándo. También es fantástico para la gestión de recursos, ya que ofrece una visión clara de la disponibilidad de mi equipo para que no asumamos más compromisos de los que podemos cumplir. Disponer de un único lugar para la revisión y los comentarios, en lugar de tener que rebuscar en interminables cadenas de correos electrónicos, es una auténtica salvación para mi productividad diaria.
Lo mejor es, sin duda, la visibilidad que ofrece en los distintos flujos de trabajo. Me encanta poder incorporarme a un proyecto y ver al instante el historial completo: quién aprobó qué y cuándo. También es estupendo para la gestión de recursos, ya que ofrece una visión clara de la disponibilidad de mi equipo para que no asumamos más compromisos de los que podemos cumplir. Disponer de un único lugar para las revisiones y los comentarios, en lugar de tener que rebuscar en interminables cadenas de correos electrónicos, es una auténtica salvación para mi productividad diaria.
Donde flaquea: La flexibilidad de Workfront conlleva una carga administrativa considerable. Las colas de solicitudes, las reglas de enrutamiento, los formularios personalizados, los procesos de aprobación, los permisos y la elaboración de informes deben diseñarse y mantenerse en función del flujo de trabajo de la organización.
Ideal para: Grandes organizaciones de marketing que necesitan que las aprobaciones creativas se gestionen mediante el mismo sistema que controla la recepción de trabajos, los recursos, los proyectos y la elaboración de informes.
No sigas leyendo si: quieres una herramienta de revisión que puedas poner en marcha rápidamente sin tener que asignar personal para crear y mantener el flujo de trabajo subyacente.
10. Wrike (ideal para aprobaciones integradas en los flujos de trabajo de los proyectos)
Wrike es una herramienta de gestión del trabajo empresarial que integra el proceso de revisión. Una campaña pasa por los equipos creativos, de marca, jurídicos y regionales, así como por las partes interesadas externas. Los responsables de operaciones supervisan la capacidad, la propiedad y las fechas de entrega en toda la cartera. La aprobación se convierte en un estado más de ese mapa, y el mapa es lo importante.
La revisión abarca además imágenes, archivos PDF, archivos de Office, vídeos y enlaces a sitios web. Los revisores realizan sus anotaciones directamente en el archivo. El modo de comparación abre dos versiones una al lado de la otra, o las superpone en modo «Overlay» para imágenes, PSD, TIFF, SVG, HEIC y PDF. Los revisores invitados reciben un enlace por correo electrónico, ven los archivos que se les han asignado y responden «Aprobar» o «Se requieren cambios» sin necesidad de unirse a tu entorno de trabajo.
Las aprobaciones también forman parte del propio trabajo. Las tareas, las carpetas y los proyectos requieren cada uno una aprobación con personas encargadas de aprobarlas y una fecha límite. Si se vincula uno a un flujo de trabajo personalizado, un cambio de estado activa la aprobación; a continuación, la decisión traslada el elemento al siguiente estado de forma automática.
Los diseñadores también pueden seguir trabajando en Adobe. La extensión de Wrike funciona en Photoshop, Illustrator, InDesign y Premiere Pro. Desde allí, pueden subir una vista previa, publicar una nueva versión, abrir la Revisión, añadir revisores y establecer una fecha límite para la Revisión.
Funciones destacadas
- Formularios de solicitud dinámicos: la ramificación condicional establece la persona asignada, el propietario del proyecto o la carpeta principal en función de las respuestas enviadas, y puede sustituir todo un Blueprint dependiendo del tipo de campaña o la región.
- Flujos de aprobación personalizados: vincula las aprobaciones a un flujo de trabajo personalizado con revisores secuenciales o paralelos, fechas límite y cambios automáticos de estado al aprobar o rechazar.
- Plantillas: plantillas reutilizables de tareas, carpetas y proyectos que un formulario de solicitud puede generar, con sus propios pasos de aprobación incluidos.
- Fundamentos de la IA: resumir un hilo de comentarios, redactar y reescribir actualizaciones, priorizar tu bandeja de entrada en el móvil y generar reglas de automatización a partir de una indicación en lenguaje sencillo
Precios
- Free
- Equipo: 10 $ al mes por usuario
- Empresa: 25 $ por usuario al mes
- Pinnacle y Apex: precios personalizados
Valoraciones
- G2: 4,2/5 (más de 4.500 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 3.000 opiniones)
Un usuario de G2 dijo:
Me encanta utilizar Wrike como herramienta de gestión de proyectos para mi equipo interno de marketing creativo. Me ha salvado la vida a la hora de organizar montones de solicitudes en tickets claros con plazos, briefings y recursos asignados. También me gusta usar la herramienta de aprobación para revisar los activos. La función de cronograma es mi favorita. Es muy fácil crear cronogramas utilizando predecesores y plantillas de diseño.
Me encanta utilizar Wrike como herramienta de gestión de proyectos para mi equipo interno de marketing creativo. Me ha sido de gran ayuda a la hora de organizar un sinfín de solicitudes en tickets claros con plazos, briefings y recursos asignados. También me gusta utilizar la herramienta de aprobación para revisar los activos. La función de cronograma es mi favorita. Es muy fácil crear cronogramas utilizando predecesores y plantillas de proyectos.
Limitaciones: Wrike Revisión es exigente con el origen de los archivos. Las subidas locales, Bynder, MediaValet y SharePoint funcionan para imágenes y archivos PDF, mientras que los adjuntos de Dropbox y Box a menudo no se abren en el visor de revisión.
Ideal para: Equipos de marketing y creativos de grandes corporaciones que desean que las aprobaciones estén vinculadas a la planificación de proyectos, los recursos y la entrega.
No sigas leyendo si: quieres una herramienta específica para la revisión de pruebas sin que incluya funciones de gestión del trabajo de la corporación.
Cómo elegir el software adecuado para la aprobación de creatividades
Empieza por lo que ocurre con el recurso antes y después de que alguien haga clic en Aprobar. Hay dos herramientas que ofrecen comentarios, historial de versiones y aprobación, pero que resuelven problemas muy diferentes.
Esto es lo que debes tener en cuenta:
- Elige la herramienta adecuada para cada tipo de recurso. Los equipos de vídeo necesitan complementos de revisión y edición con precisión de fotograma, por lo que Frame.io es la mejor opción. Los equipos de embalaje e impresión necesitan separaciones de color, comprobaciones de códigos de barras y comparaciones detalladas de versiones, y ahí es donde entran en juego PageProof y Approval Studio. Los equipos de redes sociales deberían echar un vistazo a Planable, donde la publicación aprobada se añade directamente al Calendario.
- Cuenta las personas y las fases de tu proceso. Un simple traspaso de la empresa al cliente requiere mucha menos configuración que pasar por los departamentos de creatividad, marca, asuntos jurídicos y, por último, cumplimiento normativo. Filestage mantiene separados cada uno de estos grupos. Ziflow y PageProof te ofrecen un mayor control sobre las revisiones por fases y las reglas de decisión.
- Decide si la aprobación debe formar parte de la gestión de proyectos. Cuando la revisión es un paso más dentro de un flujo de producción más amplio, ClickUp, Wrike o Adobe Workfront la vinculan a solicitudes, propietarios, plazos y elaboración de informes. Una herramienta específica para la revisión puede permitir realizar mejores anotaciones, aunque seguirás necesitando un segundo sistema para gestionar el trabajo en torno a ella.
- Fíjate en lo que ocurre tras la aprobación. Cuando los recursos finalizados deben incluir derechos de uso, fechas de caducidad, campaña y canal, Air asigna a esos campos un lugar fijo en la biblioteca. Esa es una tarea distinta a mantener un historial de pruebas.
- Comprueba cómo participan los revisores. Algunos equipos necesitan que el cliente solo vea su propia ronda de revisión, que es precisamente el concepto en el que se basa Filestage y lo que permiten los comentarios invisibles de los revisores de PageProof. Otros necesitan que tres departamentos debatan sobre una misma prueba. Aquí es donde los flujos de trabajo por fases de Ziflow encajan mejor. Frame.io y Approval Studio permiten al cliente realizar la revisión a través de un enlace sin necesidad de crear una cuenta.
- Comprueba los límites del plan que realmente comprarías. Filestage permite dos grupos de revisores en el plan Starter y tres en el Business. Wrike reserva la Revisión y varias funciones de aprobación para el plan Business. Frame.io limita el número de miembros de pago a cinco en el plan Pro y a 15 en el Team. Planable cobra por entorno de trabajo y recomienda uno por cliente. Correlaciona primero tu cadena de trabajo y, a continuación, calcula el precio del nivel que la gestiona.
Una buena selección inicial parte de una pregunta: ¿dónde falla actualmente tu proceso de aprobación? Cuando los revisores no pueden examinar el material con suficiente detalle, opta por una revisión exhaustiva. Cuando los comentarios se pierden entre equipos, opta por el enrutamiento y la propiedad. Cuando resulta difícil volver a encontrar el trabajo aprobado, opta por la gestión de activos. Y cuando la revisión funciona bien, pero la campaña en torno a ella se estanca, opta por una plataforma de trabajo que lleve la aprobación al siguiente paso.
¿Por qué el software de aprobación rara vez reduce el número de rondas?
El software de aprobación puede agilizar cada ronda de revisión. Añade comentarios al material, mantiene las versiones agrupadas y muestra quién ha aprobado qué. Sin embargo, el número de rondas sigue dependiendo en gran medida de quién tiene voz y voto, qué se les pide que evalúen y si los comentarios contradictorios se resuelven antes de llegar al equipo creativo.
Esa distinción es importante porque una revisión más rápida no soluciona un proceso de toma de decisiones lento. El informe de Adobe «El estado del marketing en un mundo impulsado por la IA en 2026» realizó una encuesta a 150 líderes y profesionales del marketing de cinco países. El informe reveló que el 84 % de las organizaciones había perdido al menos una oportunidad de marketing en el trimestre anterior porque sus flujos de trabajo no pudieron responder a tiempo. Otro 29 % había perdido seis o más.
Adobe señala directamente los traspasos entre equipos y los retrasos en las aprobaciones como puntos en los que se pierde impulso. Y cuando las organizaciones intentan ampliar el uso de la IA, el 51 % menciona los flujos de trabajo inconsistentes como un obstáculo, por delante de la coordinación centralizada y la formación. El problema no es simplemente la rapidez con la que alguien puede anotar un PDF. Es cómo se traslada el trabajo entre las personas una vez que existen esos comentarios.
Esto también se refleja en la revisión de los trabajos creativos. La comparación de versiones, los comentarios con marca de tiempo y las pruebas en paralelo hacen que los comentarios sean más precisos. No se decide qué parte interesada tiene la última palabra cuando los departamentos jurídico, de marca y creativo no se ponen de acuerdo.
Rachel Krause, directora de formación presencial en Nielsen Norman Group, describe lo que ocurre cuando la propia revisión carece de un enfoque claro:
Cuando las partes interesadas y los miembros del equipo no saben en qué centrarse, te dan todo tipo de comentarios y te obligan a realizar un gran trabajo para reorientar la conversación hacia las metas originales de la revisión.
Cuando las partes interesadas y los miembros del equipo no saben en qué centrarse, te dan todo tipo de comentarios y te obligan a esforzarte por volver a encauzar la conversación hacia las metas originales de la revisión.
La solución empieza antes de que nadie abra la prueba. Indica a los revisores qué tipo de comentarios necesitas: tono de marca, exactitud de los datos, ejecución visual, cumplimiento legal o cualquier otro aspecto. La guía de críticas de Nielsen Norman Group recomienda, de forma similar, vincular los comentarios a una meta, un perfil de usuario, un escenario o un caso de uso compartidos.
A continuación, haz que el proceso de decisión sea explícito. Designa a la persona encargada de la aprobación final, mantén la lista de revisores lo más reducida posible dentro de lo que permita el trabajo y resuelve los comentarios contradictorios antes de devolverlos para su revisión. Haz un seguimiento también del número de rondas por activo tras adoptar una nueva herramienta. Si esa cifra se mantiene estable, es probable que el cuello de botella se encuentre en el propio proceso de aprobación. Un briefing de diseño claro en las primeras fases puede ser más eficaz para resolver ese problema que otra función de marcado en las fases posteriores.
Cómo elegir entre una herramienta de revisión y una plataforma de trabajo
Elige una herramienta de revisión cuando se pasen por alto errores durante la revisión: cambios omitidos, versiones erróneas, autorizaciones no registradas. Elige una plataforma de trabajo cuando los archivos aprobados queden inactivos porque nadie se hace cargo del siguiente paso. Las secciones siguientes ofrecen un enfoque de diagnóstico para cada caso.
Elige una herramienta de revisión cuando a los revisores se les sigan pasando cosas por alto
Se envía un código de barras erróneo, se lleva a imprenta una versión que aún contiene el titular de la ronda anterior, o el departamento jurídico aprueba una declaración reglamentaria sin que nadie deje constancia de la justificación. Ziflow, PageProof y Approval Studio están diseñados precisamente para esto. Auto Compare detecta los píxeles que se han desplazado, ColorSep abre las planchas individuales y un escáner de códigos de barras lee el código antes de que el archivo llegue a la imprenta. Ninguna otra plataforma de trabajo tiene un equivalente.
Elige una plataforma de trabajo para cuando el material esté a la espera entre una ronda y otra.
La prueba en sí estaba bien. Se quedó en la bandeja de entrada de alguien durante días porque nadie era el propietario del siguiente paso, y la campaña se retrasó una semana. ClickUp, Wrike y Adobe Workfront integran la revisión en el propio trabajo, con un propietario, una fecha límite, un estado y tareas dependientes que la desbloquean en cuanto se aprueba.
El diagnóstico sincero: ¿qué anotaste la última vez que se retrasó un lanzamiento?
- Archivos equivocados, cambios que se pasan por alto, comentarios poco claros → compra un servicio de Revisión
- Esperar, insistir, que nadie sepa quién lo tiene → compra la plataforma
Utilizar ambos es una opción viable, aunque conlleva un coste real.
Muchas herramientas de revisión se integran con plataformas de trabajo. Ziflow, por ejemplo, se conecta directamente con ClickUp, Asana y monday.com. Pero eso supone pagar dos suscripciones y mantener la sincronización. Esa inversión merece la pena cuando tus necesidades de revisión son verdaderamente especializadas: embalaje, preimpresión o declaraciones reguladas. Para un equipo de marketing que gestiona imágenes, vídeos y archivos PDF, un único sistema es la mejor opción, y debería ser aquel que gestione el briefing y el plazo de entrega.
La revisión nunca fue el problema
La mayoría de los retrasos en las aprobaciones no tienen nada que ver con el proceso de revisión. Las correcciones estaban claras, el cliente respondió, los cambios eran evidentes. Sin embargo, el archivo se quedó en la bandeja de entrada de alguien durante cuatro días porque nadie se hacía responsable del siguiente paso, y la fecha de lanzamiento se retrasó. Ninguna capacidad adicional de corrección habría podido evitarlo.
ClickUp resuelve este problema manteniendo la revisión dentro de la tarea a la que corresponde el trabajo. La prueba se encuentra junto al briefing, el plazo y la campaña a la que pertenece. Un comentario sobre el archivo se convierte en un elemento asignado con un nombre y una fecha límite, y permanece abierto hasta que esa persona lo resuelva. Además, ClickUp AI lee todo el hilo y te indica qué se ha decidido.
Nadie tiene que ir detrás de nadie, porque la aprobación y el trabajo se realizan en el mismo lugar.
Empieza a utilizar ClickUp de forma gratuita.
Preguntas frecuentes sobre el software de aprobación de creatividades
¿Puede el software de aprobación de creatividades realizar la automatización de las revisiones legales y de cumplimiento normativo?
En parte. El software de aprobación creativa puede enviar automáticamente un archivo al departamento jurídico o de cumplimiento normativo, asignar responsables de aprobación obligatorios, aplicar fases de revisión, establecer plazos, bloquear el siguiente paso hasta que se apruebe y mantener un registro de la decisión. Lo que no puede hacer es sustituir el criterio humano en sí mismo. Una herramienta puede señalar la ausencia de avisos legales, términos prohibidos, problemas con los códigos de barras o infracciones de las normas de marca, pero un abogado o el propietario de cumplimiento normativo sigue teniendo que decidir si es seguro publicar el material. Herramientas como PageProof, Ziflow, Filestage y Adobe Workfront son más eficaces en este aspecto, ya que tienen compatibilidad con fases de revisión estructuradas y roles de aprobación formales.
¿Qué debe incluir un registro de auditoría de la aprobación de creatividades?
Como mínimo, el registro de auditoría debe indicar quién revisó el material, qué versión vio, qué comentarios o cambios realizó, cuál fue su decisión final y cuándo se tomó dicha decisión. Para trabajos regulados o con clientes, busca un historial que también muestre las fases de aprobación, los números de versión, las revisiones reabiertas y cualquier cambio realizado tras la aprobación. La prueba más útil es sencilla: seis meses después, ¿podrías demostrar exactamente qué archivo se aprobó y quién lo hizo? Si la respuesta es no, el registro de actividad no es suficiente.
¿Necesitas tanto un software de aprobación de creatividades como un DAM?
No siempre. El software de aprobación de creatividades gestiona el proceso de revisión activo. Un sistema de gestión de activos digitales (DAM) gestiona la biblioteca una vez finalizado el trabajo. Es posible que necesites ambos cuando los activos aprobados deban poder buscarse por campaña, mercado, derechos de uso, fecha de caducidad o condiciones de licencia. Air es un buen ejemplo de plataforma que acerca ambas funciones. Pero si tus archivos aprobados ya se transfieren sin problemas a un DAM existente, añadir otra biblioteca de activos podría suponer una duplicación del trabajo.
¿Cuánto tiempo se tarda en implementar un software de aprobación de creatividades?
A menudo, una sencilla herramienta de revisión puede ponerse en marcha en cuestión de días si el flujo de trabajo se limita a subir, revisar, corregir y aprobar. Los sistemas empresariales tardan más tiempo porque el software tiene que adaptarse a tus formularios de recepción, fases de aprobación, permisos, integraciones, elaboración de informes y estructura de equipo. La variable más importante es el diseño del proceso. Si nadie se pone de acuerdo sobre quién aprueba qué, qué decisiones bloquean el progreso o cuándo interviene el departamento jurídico en la revisión, la configuración del software llevará más tiempo, ya que estarás definiendo el flujo de trabajo al mismo tiempo que configuras la herramienta.
¿Es el software de aprobación de creatividades lo suficientemente seguro para trabajos confidenciales o previos al lanzamiento?
Puede que sí, pero no des por sentado que todas las plataformas ofrecen los mismos controles. Para campañas aún no publicadas, lanzamientos de productos, contenidos regulados o activos de clientes, comprueba el cifrado, los permisos basados en roles, el SSO, la autenticación de dos factores, los controles de acceso de invitados, los ajustes de retención y los registros de auditoría. Las organizaciones más grandes también pueden necesitar certificaciones como SOC 2 o ISO 27001, junto con opciones de residencia de datos o requisitos de seguridad contractuales. Y presta especial atención a los enlaces para invitados. Un enlace de revisión que sea fácil de abrir para un cliente debe permitirte, aun así, controlar quién puede tener vista, descargar o realizar el uso compartido del recurso.
¿Existe algún software gratuito para la aprobación de creatividades?
Sí. Varias herramientas de esta lista ofrecen un plan gratuito o una forma gratuita de probar el flujo de trabajo. Ziflow y Filestage cuentan con planes gratuitos para configuraciones de revisión más pequeñas. Frame.io ofrece un plan gratuito para equipos de vídeo pequeños, mientras que ClickUp y Wrike incluyen planes gratuitos de gestión del trabajo con una capacidad de aprobación o revisión más limitada. Planable también permite a los equipos probar su flujo de trabajo de aprobación colaborativa antes de pasar a un entorno de trabajo de pago. Los planes gratuitos suelen ser suficientes para probar un proceso de aprobación real. Los límites suelen estar relacionados con el número de usuarios, los grupos de revisores, los proyectos, el almacenamiento, el volumen de revisión o las fases avanzadas del flujo de trabajo. Así que compara el plan gratuito con tu cadena de aprobación real.
¿Puede ClickUp sustituir a una herramienta específica para la revisión de pruebas?
Para muchos equipos de marketing y creativos, sí. ClickUp Revisión permite a los revisores añadir anotaciones a imágenes, vídeos y archivos PDF directamente en los adjuntos de las tareas, asignar comentarios y vincular los comentarios al trabajo al que corresponde el plazo y el estado. Esto puede eliminar la necesidad de una segunda suscripción a un servicio de revisión cuando tu proceso de revisión es bastante sencillo. Sin embargo, no sustituye por completo a sistemas especializados como Ziflow o PageProof cuando se necesitan controles formales de aprobación o rechazo en la propia prueba, roles de revisores en varias fases, comparación nativa de versiones, comprobaciones de empaquetado o herramientas de preimpresión más avanzadas.
¿Qué herramientas de aprobación de creatividades se integran con Adobe Creative Cloud en la nube?
Frame.io ofrece la integración más completa con Premiere Pro. Adobe Workfront se conecta con Photoshop, InDesign, Illustrator, Premiere Pro, After Effects y XD. PageProof también se integra estrechamente con las aplicaciones de Adobe, especialmente con InDesign. Elige en función de si tu equipo se dedica principalmente a la edición de vídeo, a la gestión de flujos de trabajo empresariales o a la revisión de material gráfico.