Imagina que asistes a la tercera reunión con un cliente y te das cuenta de que su proyecto no es en absoluto lo que pensabas que iba a ser.
¿Te ha dejado boquiabierto?
¿Estás gritando por dentro? 😱
Es difícil recuperarse de eso... ¡especialmente si su agencia es conocida por su atención al detalle!
Puede evitar esta situación embarazosa (y potencialmente peligrosa para su carrera) con una reunión inicial del proyecto. Esta reunión inicial es una oportunidad para que todas las partes interesadas se pongan de acuerdo desde el principio del proyecto.
Prepare los proyectos de sus clientes para el éxito aprendiendo los conceptos básicos de las reuniones iniciales en esta guía. Le explicaremos qué es una reunión inicial de un proyecto, cómo llevarla a cabo y algunos recursos que puede utilizar para empezar.
¿Listo? ¡Empecemos con esta guía para reuniones (nunca mejor dicho)!
¿Qué es una reunión inicial de un proyecto?
Una reunión inicial de un proyecto es una reunión con el cliente que se celebra al inicio de cada nuevo proyecto. En la fase de gestión de proyectos, la reunión inicial tiene lugar después de la fase de planificación y marca el inicio de la fase de ejecución.
La meta de esta reunión es poner de acuerdo a todos los miembros del equipo de la agencia y al cliente sobre los detalles cruciales del proyecto. Estos incluyen principalmente:
- Plan del proyecto: una descripción del proyecto, repasando lo que hay que ejecutar y cómo.
- Meta del proyecto: lo que se logrará con el proyecto y que ayudará a su cliente a alcanzar el éxito.
- Entregables : El elemento o conjunto de elementos que su agencia necesita crear y entregar.
- Cronograma: el cronograma del proyecto durante el cual proporcionará los resultados a su cliente.
- Recursos: Cómo va a asignar a los miembros del equipo y las herramientas al proyecto.
Si se trata de un proyecto pequeño, probablemente solo necesitará una reunión inicial. Sin embargo, los proyectos grandes con múltiples fases suelen tener una reunión inicial al comienzo de cada fase.
Un proyecto a largo plazo y continuo también puede requerir múltiples reuniones iniciales para alinear a los miembros del equipo con cualquier nueva dirección proporcionada por el cliente.
¿Quién asiste a una reunión inicial de un proyecto?
Todas las personas involucradas en el proyecto, incluidos los miembros de su equipo y los puntos de contacto de la empresa cliente, deben asistir a la reunión inicial. Por lo general, estas personas son:
- Gestor de proyectos: la persona que coordinará y será responsable del proyecto.
- Jefes de equipo: las personas que dirigirán los equipos que participan en el proyecto.
- Miembros del equipo del proyecto: Las personas de su agencia que trabajarán en la producción y gestión de los entregables.
- Clientes y patrocinadores del proyecto: los puntos de contacto que representan a la empresa que ha subcontratado su proyecto a su agencia.
Además, invite a otras partes interesadas del proyecto, como contratistas individuales y personas de contacto de cualquier agencia asociada.
¿Es necesario celebrar una reunión inicial del proyecto?
¡Por supuesto! Una reunión inicial sincroniza a su agencia y al cliente en todos los aspectos del proyecto en cuestión y le prepara para el éxito del proyecto.
Podría compartir todos los detalles del proyecto con los miembros de su equipo y el cliente a través de un documento centralizado y dar por concluida la reunión. Sin embargo, eso podría dejar ciertos detalles abiertos a interpretación y preguntas importantes sin respuesta.
¿El resultado? Malentendidos y caos interno, lo que en última instancia conduce al fracaso del proyecto.
Una reunión inicial minimiza los malentendidos al permitir que todas las partes interesadas mantengan conversaciones en tiempo real sobre el proyecto. Es una oportunidad para establecer las expectativas sobre el proyecto: qué se entregará, cuándo se entregará y cómo se entregará.
Este intercambio productivo ayuda a que todos los participantes estén en sintonía y evita que surjan más adelante los retos habituales de la gestión de proyectos.
¡Todos salen ganando!
Cómo llevar a cabo una reunión inicial de proyecto sin contratiempos
El éxito de su reunión inicial depende en gran medida de su eficacia, así que asegúrese de que sea un éxito con un plan cuidadoso y un software de gestión de reuniones sólido.
Por suerte para usted, hemos elaborado una lista de pasos que puede seguir para que la agenda de la reunión inicial del proyecto se desarrolle sin ningún problema.
Paso 1: Prepare todo antes de reunir a las partes interesadas.
La preparación es clave para que el inicio del proyecto sea un éxito.
Antes de enviar la invitación, prepárese para su reunión inicial ideal con estos cuatro pasos:
- Crea una lista de invitados: determina qué personas de tu agencia, los clientes y cualquier otra parte interesada clave deben asistir a la reunión. Obtén sus direcciones de correo electrónico si aún no las tienes y asegúrate de que todos tengan acceso a los documentos necesarios.
- Reúna la información esencial: colabore con el cliente y otras partes interesadas para recopilar todos los detalles conocidos del proyecto (objetivo, alcance, resultados esperados y plan de gestión) en un documento de inicio del proyecto. De este modo, no tendrá que cambiar de pestaña durante la reunión.
- Elija a alguien para tomar notas: no olvide asignar a alguien de su equipo la responsabilidad de tomar notas durante la reunión. El uso del Bloc de notas de ClickUp les ayudará a tomar notas durante la reunión. ¡Incluso les permite convertir sus notas en tareas!
- Cree una agenda para la reunión inicial: haga una lista de todos los puntos de debate/temas y asigne tiempo suficiente a cada uno de ellos.
Psst... puedes crear fácilmente agendas de reuniones profesionales con Docs en ClickUp utilizando estas funciones:
- Plantilla: Ahorre tiempo utilizando una de nuestras plantillas profesionales para reuniones iniciales de proyectos y cree la Agenda de su reunión.
- Opciones de edición de texto enriquecido: Añada claridad a su agenda y reduzca los malentendidos formateando sus textos. Ajuste el tamaño de la fuente (pequeño, normal, grande), añada títulos, utilice varios colores de fuente, resalte detalles importantes y mucho más.
- Páginas anidadas: anida varias páginas (como el acta de inicio del proyecto) dentro del documento principal para mantener todo en un solo lugar.
- Vista incrustada: incrusta enlaces interactivos, como vídeos de YouTube, Hojas de cálculo de Google y otros elementos de otras plataformas, en tus documentos.
Una vez que esté listo, use el uso compartido directo para compartir la Agenda o adjúntela a un correo electrónico utilizando la ClickApp Correo electrónico para enviarla a los asistentes.
Paso 2: Da paso a las presentaciones
Ya ha terminado todos los preparativos necesarios. ¡Ahora es el momento de poner en marcha el proyecto y comenzar la reunión!
Comience presentando al equipo a su cliente (y a sus patrocinadores, si los hay), junto con una breve panorámica de las responsabilidades de cada uno. Su cliente también tendrá la oportunidad de presentarse al resto del equipo y explicar su participación en el proyecto.
Considere la posibilidad de incluir una pregunta para romper el hielo y aliviar parte de la ansiedad inicial de la reunión, así como para que todos los participantes se sientan cómodos. Esta divertida pregunta también ayudará a su equipo a establecer una buena relación con el cliente.
Paso 3: Repase el porqué del proyecto.
Un viaje sin un destino claro es una receta para el desastre. Por eso, el siguiente paso es aclarar por qué el cliente está invirtiendo tiempo y recursos en este proyecto.
Pida a su cliente que le comunique las principales metas del proyecto, un componente fundamental del alcance del mismo. Deben comunicarle de forma explícita qué se va a conseguir y cómo les va a ayudar a avanzar.
Anímeles a ser lo más específicos posible mediante el uso compartido de los KPI o puntos de referencia empresariales que ayudarán a definir qué se considera un éxito. Lo último que necesita su equipo son metas vagas que puedan interpretarse de múltiples maneras.
Por ejemplo, una meta bien definida para un proyecto de marketing por correo electrónico podría ser aumentar las conversiones en un 5 % antes de que finalice el primer trimestre.
Parece una meta ambiciosa. Pero es clara (aumentar las conversiones) y muy específica (en un 5 % antes del segundo trimestre).
Nota al margen: Necesitará una forma eficaz de registrar y realizar el seguimiento de sus metas más adelante. Deshágase de sus hojas de cálculo y simplemente introduzca los datos en ClickUp. Este software de gestión de proyectos hace que sea muy sencillo realizar el seguimiento del progreso y alcanzar los objetivos una vez que el proyecto ha comenzado.
¿Cómo puede hacerlo? ¡Con ClickUp Metas!
Puede crear metas que contengan diferentes objetivos, como:
- Números: valores numéricos como aumentos porcentuales.
- Moneda: objetivos monetarios, como un aumento de los beneficios.
- Verdadero/Falso: terminado o no terminado, sí o no.
A medida que complete sus objetivos, ClickUp actualizará automáticamente su porcentaje de progreso. De esta manera, podrá ver lo cerca que está de alcanzar su meta.
Paso 4: Hable sobre los resultados esperados
A estas alturas, todos los participantes comprenden en qué consiste el proyecto y qué metas ayudará a alcanzar. El siguiente paso es definir claramente qué creará y entregará su agencia al cliente para ayudarle a alcanzar el éxito.
Todos los entregables deben estar vinculados al objetivo del proyecto. Si no puede establecer esta conexión, es probable que la tarea quede fuera del alcance del proyecto y no deba tenerse en cuenta.
Sea claro al describir los resultados y obtenga la aprobación explícita del cliente para cada tarea. Volviendo al ejemplo anterior del marketing por correo electrónico, algunos resultados potenciales podrían ser:
- Un desglose completo de la campaña con la secuencia y la frecuencia de los correos electrónicos.
- El contenido de promoción que se utilizará para el uso compartido con los correos electrónicos.
- Informes de rendimiento de campañas
Describir los resultados esperados ayudará a su agencia a evitar prestar un servicio excesivo a sus clientes sin obtener beneficios adicionales. También proporcionará a su equipo claridad sobre lo que deben hacer exactamente para tener éxito.
Recuerde: ¡Es mejor establecer las expectativas ahora que gestionarlas más adelante!
Paso 5: Asigne roles a los miembros de su equipo
Todos los participantes tienen un buen conocimiento del proyecto. Ahora es el momento de repasar quién debe hacer qué.
En otras palabras, es el momento de asignar roles y responsabilidades clave a los miembros del equipo del proyecto.
Es posible que, a estas alturas, algunas o todas las personas de su agencia ya conozcan sus responsabilidades. Sin embargo, resaltarlas durante la reunión inicial del proyecto ayudará a todos (el cliente, sus patrocinadores y su equipo) a comprender quién es responsable de qué y a dirigir sus consultas a las personas cualificadas para responderlas.
Paso 6: Defina el cronograma y los hitos del proyecto
Ya ha cubierto el por qué (propósito/meta), el qué (resultados) y el quién (roles) de su proyecto. Complete el panorama cubriendo también el cuándo, es decir, el cronograma del proyecto.
Comparte cómo piensas planificar los entregables del proyecto en un cronograma con plazos claros y obtén la aprobación de tu cliente.
Esta parte es su oportunidad para rechazar cualquier solicitud poco realista de los clientes en relación con los plazos. Explique sus procesos internos y apóyese en los puntos de referencia del sector en cuanto a plazos de entrega para informarles.
Proporcione también una panorámica de los hitos críticos del proyecto. De este modo, todos los participantes comprenderán cómo van a evaluar el progreso del proyecto durante la fase de ejecución.
Hablando de hitos, puede establecerlos y realizar el seguimiento de ellos en el gráfico de Gantt de ClickUp. Es un gráfico fácil de leer que permite hacer cosas como:
- Cree un cronograma para el proyecto.
- Programar tareas
- Calcule su ruta crítica.
- Gestionar las dependencias
¡Y mucho más!
La vista Cronograma es otra opción para visualizar el cronograma de su proyecto. Piense en ella como un diagrama de Gantt, pero en formato lineal.
Puede crear y reorganizar el cronograma rápidamente utilizando la función de arrastrar y soltar. Lea nuestra comparación entre el diagrama de Gantt y el cronograma para ver en qué se diferencian.
Además, siempre puede establecer fechas límite para las tareas, de modo que las personas asignadas sepan cuándo deben completar su trabajo. Para los eventos importantes de su cronograma, puede crear recordatorios.
Incluso puede delegarlas en otras personas, para que no se olviden de ningún elemento esencial.
Paso 7: Acuerde un plan de comunicación y elaboración de informes con su cliente.
Su cliente quiere saber cómo su agencia le mantendrá informado sobre el progreso y el rendimiento del proyecto. Es fundamental aclarar esto ahora o durante el proceso de incorporación del cliente. Esto implica responder a preguntas como:
- ¿Con qué frecuencia se comunicará el progreso al cliente? ¿Se hará semanalmente, dos veces al mes o una vez al mes?
- ¿Dónde se llevará a cabo la comunicación? ¿Está su cliente dispuesto a unirse a la plataforma que utiliza su agencia?
- ¿Quiénes serán los puntos de contacto que representarán a su agencia? ¿Y por parte del cliente?
Acuerde un plan que funcione mejor para su equipo y su cliente. Con ClickUp, puede utilizar la vista Calendario para programar reuniones periódicas. Los equipos remotos pueden aprovechar nuestra integración con Zoom para unirse cómodamente a las reuniones desde la tarea.
¡Echa un vistazo a estas herramientas de incorporación de clientes!
¿No siempre tiene tiempo para reuniones sincrónicas? ¡No hay problema!
Con Compartir públicamente, puede compartir todas las vistas, incluyendo Calendario, diagrama de Gantt y Lista, como solo lectura con un simple enlace o código incrustado. Sin embargo, siempre puede cambiar los niveles de acceso para que las personas puedan incluso realizar la edición.
De esta manera, aunque no pueda celebrar una reunión, las actualizaciones del proyecto seguirán teniendo visibilidad para todos.
Paso 8: Comience la ronda de preguntas y respuestas.
Asegúrate de dejar tiempo para preguntas.
Esta es una oportunidad para que todos los participantes aclaren todo lo que se discutió durante las reuniones de inicio del proyecto. Anime a todos a que le den importancia, especialmente al cliente.
Una vez que responda a una pregunta, pregunte si eso aclara las cosas. ¡No querrá que nadie salga de la reunión con dudas!
Paso 9: Cree y asigne elementos a los miembros de su equipo.
Antes de dar las gracias a todos por su tiempo y dar por concluida la reunión, realice un recordatorio sobre cuál es la primera tarea de la fase de ejecución. Una vez concluida la reunión, delegue las tareas a los miembros de su equipo en su software de gestión de proyectos para ponerlo todo en marcha.
ClickUp facilita la asignación de cualquier tarea a una sola persona o incluso a varias personas asignadas. ¿Tienes un equipo que necesita trabajar en algo? No hay problema. Solo tienes que asignar tareas a todo el equipo en ClickUp.
Dicho esto, el seguimiento de todos los elementos pendientes puede resultar abrumador para todos los involucrados. Por suerte, las vistas de ClickUp son de gran ayuda.
Le permite visualizar no solo las tareas y proyectos activos, sino también los flujos de trabajo completos.
Seleccione la vista que mejor se adapte a sus necesidades:
- Vistas de tareas principales: una rápida panorámica de las tareas.
- Vistas avanzadas: una vista general más profunda contextualizada con cronogramas, progreso y mucho más.
- Vistas de página: colaboración en tiempo real en Docs que le permite convertir texto en tareas activas.
Ahora solo queda el trabajo pendiente de entregar un proyecto fantástico.
¡Buena suerte!
Lea también: Más de 130 preguntas para reuniones de equipo
5 plantillas para reuniones iniciales de proyectos que le permitirán cubrir todas las bases
Planificar y llevar a cabo una reunión inicial de un proyecto puede parecer agotador, pero no tiene por qué serlo. Hazlo como un profesional (pero con la mitad del esfuerzo) con nuestras plantillas gratuitas para reuniones iniciales de proyectos.
1. Plantilla de reunión inicial de proyecto de ClickUp
Crear una lista de control antes de una reunión de inicio de proyecto externa o interna le permite mantenerse al día y le ayuda a cubrir todos los puntos esenciales de discusión. Pero crearla lleva tiempo.
Por suerte, puede utilizar la plantilla de reunión inicial de proyecto de ClickUp para ponerse en marcha de inmediato.
Incluye una lista de control preelaborada que cubre los puntos importantes que suelen incluirse en una reunión inicial, tales como:
- Delegar tareas esenciales a todos los miembros del equipo y clientes antes de la reunión.
- Presentar a los miembros del equipo al cliente y viceversa.
- Proporcionar una panorámica del proyecto
- Destacar los resultados clave
¡Y mucho más!
Puede personalizar la lista de control en función del flujo que desea que tenga la reunión y de cualquier tema adicional que necesite tratar.
2. Plantilla de actas de reuniones de ClickUp
Seamos sinceros: ¡las aplicaciones de calendario tradicionales son un asco!
No proporcionan suficiente información sobre tus próximas reuniones de un solo vistazo. Tienes que hacer clic en una tarjeta o molestar al organizador de la reunión para obtener más contexto.
La plantilla de actas de reuniones de ClickUp le ofrece una vista general de todas sus próximas reuniones con los participantes. Estos pueden ver todos los detalles importantes de forma muy organizada.
Además, esta plantilla de acta de reunión le permite asignar elementos clave a los miembros del equipo con plazos de entrega.
3. Plantilla de ClickUp para actas de reuniones de gestión de proyectos
Las notas de la reunión inicial deben proporcionar información esencial de forma muy concisa y organizada. Sin embargo, estructurarlas durante la llamada inicial es difícil, especialmente si la persona que toma notas tiene que seguir el ritmo de un presentador rápido.
Utiliza la plantilla de actas de reuniones de gestión de proyectos de ClickUp para superar ese reto. Incluye tablas prediseñadas para anotar tareas, problemas y otra información importante para los elementos de tu agenda. Personalízalas fácilmente para tu reunión inicial.
Además, asigne elementos directamente en sus notas etiquetando a la persona correspondiente, en lugar de crearlos desde cero en otra vista. Si es gestor de proyectos, creemos que le encantará.
¡Echa un vistazo a estas herramientas para redactar actas de reuniones!
4. Plantilla de servicios profesionales de ClickUp
Enhorabuena por el éxito de la reunión inicial del proyecto. Ahora es el momento de llevarlo a cabo hasta el final para asegurarse de que sus clientes no solo estén satisfechos, sino que también colaboren con usted de manera eficiente.
Sin embargo, eso es más fácil decirlo que hacerlo cuando su agencia tiene un montón de proyectos en curso que requieren su atención. Todos esos cambios de contexto al pasar de un cliente a otro sin duda pasan factura, por lo que necesita una vista organizada de sus proyectos.
La plantilla de servicios profesionales de ClickUp te lo pone más fácil con un solo clic. Solo tienes que crear una lista personalizable y organizar todos los componentes del proyecto de tu cliente, al tiempo que realizas el seguimiento de su progreso en tiempo real.
¿Y lo mejor de todo? Es muy fácil reutilizar el formato personalizado para otros clientes.
5. Plantilla de documento de descubrimiento de ClickUp Agency/Cliente
Las reuniones iniciales son esenciales para conocer a sus clientes antes incluso de empezar a discutir los detalles internos de cómo se comunicarán y trabajarán juntos. Por eso es importante registrar todo en su primera llamada, para que tenga mucho con lo que trabajar, ya sea proponer un contrato o proporcionar los siguientes pasos.
El uso de la plantilla de documento de descubrimiento de ClickUp le ayudará a registrar y realizar el seguimiento de todo lo que necesita para iniciar una reunión con un cliente nuevo o potencial. Personalice este documento para incluir los procesos, preguntas y puntos de venta clave más importantes de su agencia para ofrecer a los clientes, de modo que no se sienta perdido cuando le hagan preguntas sobre el retorno de la inversión, los costes o las tasas de éxito.
Este es un documento excelente para una reunión interna de inicio de proyecto o para que lo utilice un gestor de proyectos dedicado.
Comience con ClickUp
No hay garantía de que su proyecto vaya a ir sobre ruedas después de la reunión inicial. Sin embargo, tener un plan aumentará las posibilidades de que la reunión inicial del proyecto sea un éxito y, sin duda, reducirá los malentendidos y los cuellos de botella.
Y con una herramienta para reuniones como ClickUp, ese proceso se convierte en un juego de niños.
Y eso no es todo...
Imagine lo que ClickUp puede hacer por todo su proyecto con sus capacidades de gestión de tareas, flujos de trabajo, recursos, tiempo y documentos. ¡Es la herramienta de gestión de proyectos ideal para las agencias de marketing!
¡Haz que tu reunión inicial del proyecto sea un éxito al obtener ClickUp gratis hoy mismo!