Imagine que asiste a la tercera reunión de clientes para darte cuenta de que su proyecto no es en absoluto lo que pensabas que iba a ser.
¿Se te ha caído la mandíbula?
Estás gritando internamente? 😱
Es difícil recuperarse de eso... ¡especialmente si tu agencia es conocida por su atención al detalle!
Puedes evitar esta situación embarazosa (y potencialmente peligrosa para tu carrera) con una reunión inicial del proyecto. Esta reunión inicial es una oportunidad para que todas las partes interesadas se pongan de acuerdo desde el principio del proyecto.
Prepare sus proyectos para el éxito conociendo los aspectos básicos de las reuniones iniciales en esta guía. Le explicaremos qué es una reunión inicial de proyecto, cómo llevarla a cabo y algunos recursos que puede utilizar para empezar.
¿Listo? Empecemos con esta guía de reuniones
¿Qué es una reunión de lanzamiento de proyecto?
Una reunión de inicio de proyecto es una reunión con el cliente que se celebra al comienzo de cada nuevo proyecto. En la fase de gestión del proyecto el inicio del proyecto tiene lugar después de la fase de planificación y señala el comienzo de la fase de ejecución.
El objetivo de esta reunión es alinear a todos los miembros del equipo de la agencia y al cliente en los detalles cruciales del proyecto. Estos incluyen principalmente:
- Plan del proyecto : Una descripción del proyecto, repasando lo que necesita ser ejecutado y cómo
- Objetivo del proyecto : Lo que el proyecto logrará, lo que ayudará a su cliente a tener éxito
- Entregables : Elemento o conjunto de elementos que su agencia debe crear y entregar
- Calendario : El calendario del proyecto durante el cual proporcionará los entregables a su cliente
- Recursos : Cómo va a asignar los miembros de su equipo de proyecto y las herramientas al proyecto
Si se trata de un proyecto pequeño, probablemente sólo necesitará una reunión inicial. Sin embargo, un proyecto grande con múltiples fases suele tener una reunión de lanzamiento al principio de cada fase.
Un proyecto a largo plazo y en curso también puede requerir varias reuniones iniciales para alinear a los miembros del equipo con las nuevas orientaciones del cliente.
¿Quién asiste a la reunión de lanzamiento de un proyecto?
Todas las personas implicadas en el proyecto, incluidos los miembros de su equipo y los puntos de contacto en la empresa cliente, deben asistir a la reunión inicial. Entre ellos suelen figurar:
- Director del proyecto : La persona que coordinará y dirigirá el proyecto
- Jefes de equipo: Las personas que dirigirán los equipos implicados en el proyecto
- Miembros del equipo del proyecto: Las personas de su agencia que trabajarán en la producción y manejo de los entregables
- Cliente y patrocinadores del proyecto: Los puntos de contacto que representan a la empresa queha externalizado su proyecto a su agencia
Además, invite a cualquier otro partes interesadas en el proyecto como los contratistas individuales y los puntos de contacto de los organismos asociados.
¿Es necesario celebrar una reunión de lanzamiento del proyecto?
Por supuesto Una reunión inicial sincroniza a su agencia y al cliente en todos los aspectos del proyecto en cuestión y le prepara para éxito del proyecto .
Podrías compartir todos los detalles del proyecto con los miembros de tu equipo y con el cliente a través de un documento centralizado y darlo por terminado. Pero eso podría dejar algunos detalles abiertos a la interpretación y preguntas importantes sin respuesta.
¿Cuál sería el resultado? Falta de comunicación y caos interno, lo que llevaría al fracaso del proyecto
Pulse en ClickUp le permite ver a todo su equipo de un vistazo, para que pueda ver quién está en línea y en qué están trabajando
Una reunión inicial minimiza la falta de comunicación al permitir que todas las partes interesadas hablen en tiempo real sobre el proyecto. Es una oportunidad para establecer expectativas sobre el proyecto: qué se entregará, cuándo se entregará y cómo se entregará.
Este intercambio productivo ayuda a poner a todos los participantes de acuerdo y a evitar que se produzcan malentendidos comunes de gestión de proyectos que surjan más adelante.
todos ganamos
Cómo organizar una reunión de lanzamiento del proyecto sin contratiempos
De la eficacia de la reunión de lanzamiento dependen muchas cosas, así que haz que cuente con una planificación minuciosa y una planificación sólida software de gestión de reuniones .
Por suerte para usted, hemos elaborado una lista de pasos que puede seguir para que el orden del día de una reunión de inicio de proyecto se desarrolle como la seda
Paso 1: Prepárate antes de reunir a las partes interesadas
La preparación es la clave del éxito de la puesta en marcha de un proyecto.
Antes de enviar la invitación, prepárate para la reunión inicial ideal con estos cuatro pasos:
- Crea una lista de invitados: Determina las personas de tu agencia, los clientes y cualquier otra parte interesada que deba asistir a la reunión. Consigue sus direcciones de correo electrónico si aún no lo has hecho y asegúrate de que tienen acceso a los documentos necesarios.
- Reúne la información esencial: Colabora con el cliente y otras partes interesadas para recopilar todos los detalles conocidos del proyecto -objetivo, alcance del proyecto, resultados esperados y plan de gestión- en un archivocarta del proyecto. De este modo, no tendrá que cambiar de pestaña durante la reunión.
- Elige a una persona para tomar notas: No olvides asignar a alguien la responsabilidad de anotarnotas de la reunión en tu equipo. UtilizandoBloc de notas en ClickUp les ayuda a eliminaractas de reunión. Incluso les permiteconvertir sus notas en tareas¡!
- Crear una orden del día de la reunión inicial: Haz una lista de todos los temas de debate y dedica tiempo suficiente a cada uno de ellos.
ClickUp Docs permite el formato enriquecido y los comandos de barra oblicua en ClickUp Docs comandos de barra oblicua para trabajar más eficientemente
puede crear fácilmente agendas de reuniones profesionales con Docs en ClickUp utilizando estas funciones:
- Template: Ahorre tiempo utilizando uno de nuestros documentos profesionalesplantillas de inicio de proyecto para crear el orden del día de su reunión
- Opciones de edición de texto: Aporte claridad a su agenda y reduzca los errores de comunicación formateando sus textos. Ajuste el tamaño de la fuente (pequeño, normal, grande), añada títulos, utilice varios colores de fuente, resalte los detalles importantes, ¡y mucho más!
- Páginas anidadas: Anide varias páginas (como la carta del proyecto) dentro del documento principal para tenerlo todo en el mismo sitio
- Vista incrustada: Incrusta en tus documentos enlaces interactivos de otras plataformas, como vídeos de YouTube, hojas de cálculo de Google, etc
Cuando esté listo, comparta la agenda directamente o adjúntela a un correo electrónico con el botón Correo electrónico ClickApp para enviarlo a los asistentes.
Paso 2: Introducir las presentaciones
Ya has hecho todos los preparativos necesarios. Ahora toca ponerse en marcha y comenzar la reunión
Empieza presentando al grupo a tu cliente (y a sus patrocinadores, si los hay), con un breve resumen de las tareas de las que serán responsables. El cliente también tiene la oportunidad de presentarse al resto del equipo y explicar su participación en el proyecto.
Considera la posibilidad de plantear una pregunta para romper el hielo, a fin de aliviar la ansiedad de la reunión desde el principio y hacer que todos los participantes se sientan cómodos. Esta pregunta divertida también ayudará a tu equipo a establecer una buena relación con el cliente.
Paso 3: Repasar el por qué del proyecto
Un viaje sin un destino claro es una receta para el desastre. Por eso, el siguiente paso es aclarar por qué el cliente invierte tiempo y recursos en este proyecto.
Pida a su cliente que le explique los principales objetivos del proyecto, un componente esencial de su estrategia alcance del proyecto . Deben compartir explícitamente lo que lograrán y cómo les ayudará a mover la aguja.
Cree cuadros de mando personalizados en ClickUp para obtener una visión general de alto nivel de todo su trabajo
Pídales que sean lo más específicos posible y que compartan también los indicadores clave de rendimiento (KPI) o los puntos de referencia que les ayudarán a definir cómo será el éxito. Lo último que necesita su equipo son objetivos vagos que puedan interpretarse de múltiples maneras.
Por ejemplo, un objetivo bien definido para un proyecto de marketing por correo electrónico podría ser aumentar las conversiones en un 5% antes del final del primer trimestre.
Parece un objetivo ambicioso. Pero un objetivo claro (aumentar las conversiones) y muy específico (un 5% antes del segundo trimestre)
Nota al margen: Más adelante necesitará una forma eficaz de registrar y realizar un seguimiento de sus objetivos. Deshágase de sus hojas de cálculo e introduzca los datos en ClickUp. Esto software de gestión de proyectos facilita enormemente el seguimiento de los progresos y el cumplimiento de los objetivos una vez iniciado el proyecto.
¿Cómo hacerlo? Con Objetivos ClickUp ¡!
Puede crear Metas que contengan diferentes Objetivos, como:
- Números: valores numéricos como incrementos porcentuales
- Moneda: objetivos monetarios como un aumento de los beneficios
- Verdadero/Falso: hecho o no hecho, sí o no
A medida que complete sus objetivos, ClickUp actualizará automáticamente su porcentaje de progreso. De este modo, podrá ver lo cerca que está de alcanzar su objetivo.
Controle su porcentaje hasta el objetivo con el progreso de sus objetivos completados en objetivos de ClickUp
Paso 4: Hable sobre los resultados esperados
A estas alturas, todos los participantes saben de qué trata el proyecto y qué objetivos ayudará a alcanzar. El siguiente paso consiste en definir claramente lo que su agencia creará y entregará a su cliente para ayudarle a alcanzar el éxito.
Todos los entregables deben estar relacionados con el objetivo del proyecto. Si no puede establecer esta conexión, es probable que la tarea quede fuera del ámbito del proyecto y no deba tenerse en cuenta.
Sea claro al describir los entregables y obtenga la aprobación explícita del cliente para cada tarea. Volviendo a nuestro ejemplo anterior de marketing por correo electrónico, algunos entregables potenciales podrían ser:
- Un desglose completo de la campaña con la secuencia y frecuencia de los correos electrónicos
- La direccióncontenido promocional que se compartirá con los correos electrónicos
- Informes de rendimiento de la campaña
La descripción de los entregables ayudará a su agencia a evitar un exceso de servicios a sus clientes sin beneficios adicionales. Además, su equipo sabrá exactamente lo que tiene que hacer para tener éxito.
recuerda: es mejor establecer las expectativas ahora que gestionarlas después
Paso 5: Asigne funciones a los miembros de su equipo
Todos los participantes conocen bien el proyecto. Ahora es el momento de repasar quién tiene que hacer qué.
En otras palabras, es hora de asignar funciones y responsabilidades clave a las personas del equipo del proyecto.
Es posible que a estas alturas algunas o todas las personas de tu agencia ya conozcan sus responsabilidades. Pero ponerlas de relieve durante la reunión inicial del proyecto ayudará a que todos -el cliente, sus patrocinadores y tu equipo- comprendan quién es responsable de qué, y dirijan sus preguntas a las personas cualificadas para responderlas.
Paso 6: Definir el calendario y los hitos del proyecto
Ya has cubierto el por qué (propósito/objetivo), el qué (entregables) y el quién (funciones) de tu proyecto. Para completar el cuadro, cubre también el cuándo, es decir, el cronograma del proyecto .
Explique cómo planea trazar el resultados del proyecto en un calendario con plazos claros y obtenga la aprobación de su cliente.
Esta es tu oportunidad para rebatir cualquier petición poco realista del cliente en cuanto a plazos. Explícales tus procesos internos y apóyate en las referencias del sector en cuanto a plazos de entrega.
Proporcione una visión general de los hitos del proyecto también. De este modo, todos los participantes sabrán cómo van a medir el progreso del proyecto durante la fase de ejecución.
Hablando de hitos, puede establecerlos y realizar su seguimiento en Diagrama de Gantt de ClickUp . Es un gráfico fácil de leer para hacer cosas como:
- Crear un calendario del proyecto
- Programar tareas
- Calcule suruta crítica* Gestionardependencias Y mucho más
Mostrar relaciones entre tareas y tareas Milestone en la vista Gantt en ClickUp
La vista Línea de tiempo es otra opción para visualizar la línea de tiempo de su proyecto. Considérela como un Diagrama de Gantt sólo que en formato lineal.
Puede construir y reorganizar la línea de tiempo rápidamente utilizando la función de arrastrar y soltar. Lee nuestro Diagrama de Gantt vs. Línea de tiempo para ver en qué se diferencian.
Arrastrar y soltar tareas en la vista de calendario de ClickUp
Además, siempre puede establecer fechas de vencimiento para las tareas para que los Asignados sepan cuándo deben completar su trabajo. Para los eventos importantes en su línea de tiempo, puede crear recordatorios .
Incluso puedes delegarlos en otras personas, para que no olviden una acción esencial.
Paso 7: Acuerde un plan de comunicación e información con su cliente
El cliente quiere saber cómo va a mantenerle informado sobre el progreso y el rendimiento del proyecto. Es fundamental aclarar esto ahora o en el futuro proceso de incorporación del cliente . Esto implica responder a preguntas como
- ¿Con qué frecuencia se comunicarán los progresos al cliente? ¿Se hará semanalmente, dos veces al mes o una vez al mes?
- ¿Dónde tendrá lugar la comunicación? ¿Está dispuesto el cliente a adherirse a una plataforma que utilice su agencia?
- ¿Quiénes serán los puntos de contacto en representación de su agencia? ¿Y el cliente?
Acuerde el plan que mejor se adapte a su equipo y a su cliente. Con ClickUp, puede utilizar Vista de calendario para programar reuniones periódicas. Los equipos remotos pueden aprovechar nuestro Integración con Zoom para unirse cómodamente a las reuniones desde la tarea.
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¿No siempre tiene tiempo para reuniones sincrónicas? No hay problema
Comparta sus resumen de diseño de forma pública o privada a través de un simple enlace en ClickUp Docs
En Compartir públicamente puede compartir todas las vistas, incluyendo Calendario, Gantt y Lista como de sólo lectura con un simple enlace o código incrustado. Sin embargo, siempre puedes cambiar los niveles de acceso para que la gente pueda incluso editarlo.
De esta forma, aunque no puedas celebrar una reunión, actualizaciones del proyecto siguen siendo visibles para todos.
Paso 8: Que empiecen las preguntas y respuestas
Asegúrate de dejar espacio para las preguntas.
Esta es una oportunidad para que todos los participantes aclaren todo lo que se habló durante las reuniones de lanzamiento del proyecto. Insta a todos a que hagan uso de la palabra, especialmente al cliente.
Cuando respondas a una pregunta, pregúntale si te ha quedado claro. No querrás que nadie salga de la reunión con segundas dudas
Paso 9: Crea y asigna elementos de acción a los miembros de tu equipo
Antes de agradecer a todos su tiempo y dar por concluida la reunión, recuérdales la primera tarea de la fase de ejecución. Una vez concluida la reunión delega las acciones a los miembros de tu equipo en tu software de gestión de proyectos para que se pongan manos a la obra.
ClickUp facilita asignar cualquier tarea a una sola persona o incluso a varias. ¿Tienes un equipo que necesita trabajar en algo? No hay problema. Basta con asignar tareas a todo un Equipo en ClickUp.
Dicho esto, hacer un seguimiento de todos los elementos de acción puede resultar abrumador para todos los implicados. Por suerte, vistas en ClickUp realmente ayuda.
Permiten visualizar no sólo las tareas y proyectos activos, sino flujos de trabajo completos.
Selecciona la vista que mejor se adapte a tus necesidades:
- Vistas de tareas principales: Una visión rápida de las tareas
- Vistas avanzadas: Una vista más profunda y de alto nivel contextualizada con líneas de tiempo, progreso, etc
- Vistas de página: Colaboración en tiempo real en Docs que permite convertir texto en tareas activas
Ahora sólo queda ponerse manos a la obra y entregar un proyecto fantástico.
Mucha suerte
5 plantillas de reuniones de lanzamiento de proyectos para cubrir tus bases
Planificar y llevar a cabo una reunión de lanzamiento de un proyecto parece agotador, pero no tiene por qué serlo. Hazlo como un profesional (pero con la mitad de esfuerzo) con nuestras plantillas gratuitas de reuniones de lanzamiento de proyectos
1. Plantilla de reunión de lanzamiento de proyecto de ClickUp
Utilice esta lista de comprobación de inicio de proyecto para asegurarse de que cubre todos y cada uno de los puntos siguientes
La creación de una lista de comprobación antes de una reunión externa o interna de lanzamiento de un proyecto le permite mantener el rumbo y le ayuda a cubrir todos los temas de conversación esenciales. Pero crearla lleva tiempo.
Por suerte, puede utilizar La plantilla de reunión de inicio de proyecto de ClickUp para ponerte manos a la obra.
Incluye una lista de comprobación preelaborada con los temas de conversación más importantes que suelen incluirse en una reunión inicial, como:
- Delegar tareas esenciales a todos los miembros del equipo y a los clientes antes de la reunión
- Presentar los miembros del equipo al cliente y viceversa
- Presentación general del proyecto
- Destacar los principales resultados
Y mucho más
Puede personalizar la lista de comprobación en función de cómo desee que transcurra la reunión y de los temas adicionales que necesite tratar.
Descargar esta plantilla
2. Plantilla de acta de reunión ClickUp
Cree actas de reunión rápidas, detalladas y eficaces con la plantilla de actas de reunión de ClickUp
Admitámoslo: ¡las aplicaciones de calendario tradicionales apestan!
No ofrecen suficiente información sobre las próximas reuniones de un vistazo. Tienes que hacer clic en una tarjeta o avisar al organizador de la reunión para obtener más información. Plantilla de actas de reunión de ClickUp le ofrece una vista de pájaro de todas sus próximas reuniones con los participantes. Podrán ver todos los detalles importantes de forma muy organizada.
Además, esta plantilla de actas de reunión le permite asignar acciones clave a los miembros del equipo con fechas límite.
Descargar esta plantilla
3. Plantilla de acta de reunión de gestión de proyectos ClickUp
Realice un seguimiento de sus notas de reunión y utilice subtareas para resaltar los puntos importantes
Las notas de la reunión inicial deben proporcionar información esencial de forma concisa y organizada. Pero estructurarlas durante la llamada inicial es difícil, sobre todo si quien toma las notas tiene que seguir el ritmo de un presentador rápido
Utiliza Plantilla de actas de reuniones de gestión de proyectos de ClickUp para superar ese reto. Incluye tablas preelaboradas para anotar tareas, problemas y otra información importante de los puntos del orden del día. Personalízalas fácilmente para tu reunión inicial.
Y lo que es más, asigna elementos de acción directamente en tus notas etiquetando a la persona pertinente, en lugar de crearlos en otra vista desde cero. Si eres gestor de proyectos, creemos que te encantará.
Échale un vistazo a esto ***herramientas para actas de reuniones* !
Descargar esta plantilla
4. ClickUp Plantilla de Servicios Profesionales
Colabore con confianza con los clientes y manténgalos contentos con esta plantilla única para equipos de servicios profesionales
Buen trabajo en el arranque de un proyecto. Ahora es el momento de llevarlo a cabo hasta el final para asegurarte de que tus clientes no sólo están contentos, sino que colaboran eficazmente contigo.
Sin embargo, es más fácil decirlo que hacerlo cuando tu agencia tiene un montón de proyectos en curso que necesitan tu atención. Todo eso cambiar de contexto mientras saltas de un cliente a otro ciertamente tiene su peaje - que es la razón por la que necesita una visión organizada de sus proyectos.
El sitio Plantilla de servicios profesionales ClickUp ¡se lo pone fácil con un solo clic! Simplemente cree una lista completa personalizable y organice todos los componentes del proyecto de su cliente mientras sigue su progreso en tiempo real.
¿Y lo mejor? Es muy sencillo reutilizar el formato que personalices también para otros clientes.
Descargar esta plantilla
5. ClickUp Agencia/Cliente Discovery Doc Plantilla
Regístrelo todo en esta detallada plantilla de ClickUp Docs para impresionar a los clientes desde la primera llamada
Las primeras llamadas son esenciales para conocer a sus clientes, antes incluso de empezar a discutir los entresijos de cómo se comunicarán y trabajarán juntos. Por eso es importante registrarlo todo en la primera llamada, de modo que tenga mucho con lo que trabajar, ya sea proponiendo un contrato o indicando los siguientes pasos.
Utilizar el Plantilla de documento de descubrimiento de ClickUp le ayudará a registrar y realizar un seguimiento de todo lo que necesita para iniciar una reunión con un cliente nuevo o potencial. Personaliza este documento para que contenga los procesos, las preguntas y los argumentos de venta más importantes de tu agencia para que los clientes no se pierdan cuando te pregunten sobre el retorno de la inversión, los costes o las tasas de éxito.
Es un documento ideal para una reunión interna de inicio de proyecto o para que lo utilice un gestor de proyectos especializado.
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Arranca con ClickUp
No hay garantías de que su proyecto vaya a ir sobre ruedas después de la reunión inicial. Sin embargo, contar con un plan aumentará las posibilidades de que la reunión inicial del proyecto sea un éxito y reducirá los errores de comunicación y los cuellos de botella.
Y con un herramienta de reuniones como ClickUp ese proceso se convierte en pan comido.
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