Si está cansado de jugar a ser detective con el flujo de trabajo de su equipo, no es el único. Los cuellos de botella y los retrasos no se anuncian, pero causan estragos de todos modos.
Un diagrama de flujo acumulativo (CFD) puede cambiarlo todo. Le ofrece un desglose claro y visual de dónde se acumulan las tareas y cómo avanza el trabajo sin necesidad de hacer conjeturas.
¿Tiene curiosidad por saber cómo este sencillo pero potente gráfico puede mejorar la claridad en los proyectos? Exploremos por qué los CFD son imprescindibles para gestionar los flujos de trabajo.
⏰ Resumen de 60 segundos
- Un diagrama de flujo acumulativo (CFD) es un gráfico visual que realiza el seguimiento del progreso de las tareas a través de fases del flujo de trabajo como «Pendiente», «En curso» y «Terminada».
- El eje X representa el tiempo, mientras que el eje Y muestra el número acumulativo de tareas. Las bandas de colores representan las diferentes fases del flujo de trabajo.
- Las bandas «En curso» cada vez más amplias indican cuellos de botella, mientras que las pendientes «Terminada» constantes muestran un progreso constante.
- Los equipos pueden utilizar los CFD para supervisar la estabilidad del flujo de trabajo, predecir cronogramas y optimizar procesos.
- Herramientas como ClickUp hacen que crear y leer CFD sea sencillo y eficaz.
Comprensión de los diagramas de flujo acumulativo
Un diagrama de flujo acumulativo (CFD) le ofrece una imagen clara de cómo avanza el trabajo a lo largo del proceso. Muestra cuántas tareas hay «pendientes», cuáles están «en curso» y cuáles ya están «terminadas». Es una forma sencilla y eficaz de realizar el seguimiento del progreso, detectar cuellos de botella y garantizar el buen funcionamiento de sus proyectos.
Observar cómo cambian estas capas con el tiempo revela la historia de su flujo de trabajo. Si la banda «En curso» sigue expandiéndose, podría ser una señal de que su equipo está gestionando más de lo que debería. Por otro lado, una banda «Terminada» en constante crecimiento es una señal tranquilizadora de que las tareas se están completando a un ritmo sólido y constante.
➡️ Más información: 10 plantillas de diagramas de flujo gratuitas en Word, Excel y ClickUp
Componentes clave de un diagrama de flujo acumulativo
Cada parte del CFD cuenta una historia específica sobre el progreso de su proyecto, lo que le ayuda a identificar las tareas que fluyen con fluidez y los obstáculos para crear un proceso estable. Profundicemos en cada elemento y en por qué es importante a la hora del seguimiento del progreso del proyecto:
Tiempo (eje X)
El eje horizontal representa el tiempo, a menudo en días, semanas o Sprints. Es donde puedes ver cómo se desarrollan las cosas a lo largo del tiempo. Presta atención a él y empezarás a notar tendencias, detectar patrones y tal vez incluso predecir lo que vendrá después.
Ejemplo: Es posible que notes que el trabajo tiende a acumularse los lunes, ¡un caso clásico de la depresión del lunes! Aquí es donde el software de diseño de flujos de trabajo puede ayudar a suavizar las cosas. Por otro lado, verás que las tareas se aceleran a medida que se acercan los plazos de los Sprints, lo que demuestra que un poco de presión puede ser muy útil para terminar el trabajo.
Elementos de trabajo (eje Y)
El eje vertical registra el recuento acumulativo de elementos de trabajo, como tareas o tickets. Dado que es acumulativo, el gráfico solo aumenta a medida que se introducen nuevas tareas en el sistema, lo que le ofrece una imagen clara de cómo se acumula el trabajo a lo largo del tiempo.
Ejemplo: si tu equipo comienza con 50 tareas en la «Lista de tareas pendientes» y añade 20 más a mitad de semana, el eje vertical mostrará un total de 70 tareas. Esto te ofrece una vista clara de cómo aumenta tu carga de trabajo con el tiempo.
Estados del flujo de trabajo
Cada fase de su flujo de trabajo, como «Atrasado», «En curso», «En pruebas» o «Terminada», tiene su propia banda codificada por colores. Estas bandas se apilan unas sobre otras y su anchura muestra cuántas tareas hay en cada fase.
Una banda estrecha significa que hay menos tareas en esa fase, lo que tiene sentido para algo rápido, como la asignación de tareas. ¿Pero una banda ancha? Eso es una señal de alerta: más tareas podrían significar que las cosas están estancadas o a la espera de aprobaciones. 🚩
Ejemplo: Supongamos que el CFD de un equipo de desarrollo muestra que la banda «Pruebas» se ensancha repentinamente. Eso es una señal de que algo no funciona bien en ese flujo de trabajo. Pero como lo descubre de inmediato, puede aplicar estrategias de optimización del flujo de trabajo para evitar daños mayores.
Línea de rendimiento
La línea de rendimiento, normalmente representada por la banda «Terminada», muestra la rapidez con la que se completan las tareas a lo largo del tiempo. Si la capa «Terminada» tiene una inclinación ascendente constante, significa que todo va bien, con un progreso constante y un flujo de trabajo saludable.
Pero si se estabiliza o apenas se mueve, es una señal de que las cosas podrían no estar funcionando tan bien como deberían.
Ejemplo: Un equipo de marketing puede observar que su línea «Terminada» se mantiene plana durante las revisiones de la campaña, lo que podría ser una señal de que las cosas se están estancando. Esto podría significar que el proceso de revisión se está alargando, lo que les daría una indicación para optimizar sus procesos y agilizar el trabajo.
Ventajas de utilizar CFD para la visualización de datos e información
Los CFD ofrecen una vista clara de su flujo de trabajo, lo que le ayuda a detectar problemas de forma temprana, mantener una mejora continua de los procesos y obtener una idea más precisa de cuándo se completarán las tareas. ¡Y eso es solo el principio!
Veamos cómo los CFD facilitan la gestión de sus proyectos:
✅ Decisiones basadas en datos: respalde sus decisiones con datos concretos, lo que dará lugar a debates más centrados en el equipo.
✅ Cronogramas de entrega precisos: Realice el seguimiento del rendimiento para predecir cuándo el trabajo estará terminado de forma basada en datos.
✅ Distribución de la carga de trabajo: Equilibre la carga de trabajo para agilizar las operaciones analizando si los recursos están sobrecargados o infrautilizados.
✅ Colaboración mejorada: colabore con su equipo y pónganse de acuerdo sobre lo que requiere atención con claridad sobre la situación actual.
✅ Mitigación de riesgos: detecte cuándo una fase concreta se está ralentizando y tome medidas proactivas para que todo siga funcionando sin problemas.
Creación de un diagrama de flujo acumulativo
Un CFD es mucho más que una simple recopilación de datos. Entonces, ¿cómo se crea un CFD sin dejar ningún cabo suelto? Veamos rápidamente cómo hacerlo:
Guía paso a paso para configurar un CFD en Kanban.
A continuación, le mostramos cómo puede crear CFD que guíen las acciones en Kanban:
Paso 1: Realice el seguimiento de los elementos de trabajo
Introduzca todas sus tareas y subtareas en un sistema de gestión de proyectos para mantenerse organizado y eficiente.
Al consolidar todo en una sola plataforma, puede gestionar tareas, realizar el seguimiento del progreso y comunicarse con su equipo sin problemas. Asegúrese de que cada tarea tenga una descripción detallada y esté categorizada según su flujo de trabajo, lo que facilitará el control de las responsabilidades y los plazos.
Paso 2: Defina las fases del flujo de trabajo
Cada tarea pasa por varias fases de proceso a lo largo de su ciclo de vida. Las fases de una tarea en proyectos ágiles pueden ser «pendiente», «en curso», «terminada», «en pruebas», etc.
Paso 3: Registrar datos
Una vez completada la configuración, es el momento de registrar datos con regularidad.
Registre datos en múltiples métricas, como fechas de inicio y finalización, duración estimada, control de tiempo, prioridad, estado de las tareas y mucho más.
Integración de CFD con Azure DevOps Server
Para los equipos que utilizan Azure DevOps, la integración de diagramas de flujo acumulativo es muy sencilla. Le ayuda a realizar el seguimiento del progreso del proyecto y a mejorar la eficiencia con facilidad.
Creemos nuestro primer CFD con Azure DevOps:
Paso 1: Empiece por iniciar sesión en el portal web de Azure. A continuación, seleccione el proyecto al que desea añadir el tablero. Después, haga clic en Tableros y seleccione el equipo adecuado para el tablero.
Ahora, debe seleccionar el nivel de trabajo pendiente para su tablero kanban. El trabajo pendiente es una lista de elementos en los que el equipo debe empezar a trabajar. Es como una reserva de trabajo de la que el equipo puede sacar partido según su capacidad. Seleccione el que mejor se adapte a su proceso de trabajo o metodología.
Los atrasos definidos para cada proceso predeterminado en Azure DevOps son:
- Ágil: historias, funciones y epics
- Básico: Problemas y épicas
- Scrum: elementos pendientes, funciones y épicas.
- Integración del modelo de madurez de capacidades (CMMI): requisitos, funciones y epics.
💡Consejo profesional: Intente minimizar el número de columnas eliminando y conservando las más relevantes para su equipo. Esto mantendrá su entorno de trabajo ordenado.
Paso 2: Ahora añadamos elementos de trabajo. Simplemente haga clic en Nuevo elemento e introduzca el título. Una vez terminado esto, haga clic en Intro. Todos los elementos se pueden añadir de esta manera. Se guardan automáticamente en el sistema.
Si desea añadir usuarios para que colaboren con usted en este tablero, solo tiene que copiar el enlace al tablero y enviárselo.
Paso 3: Una vez que su equipo haya creado y utilizado el tablero durante varias semanas, es el momento de analizar el tablero Kanban. Haga clic en la pestaña Analítica y, a continuación, en Ver informe completo.
Puede pasar el cursor por encima del tablero para ver cuántos elementos de trabajo hay en cada estado.
Consejos para configurar CFD en un panel de control empresarial.
Un CFD es una herramienta fundamental para visualizar el progreso del trabajo. Cuando se configura con un panel de control empresarial, se vuelve aún más potente.
A continuación, le ofrecemos algunos consejos que le ayudarán a configurarlo:
- Objetivos claros: establezca objetivos claros para ayudar a su equipo a centrarse en los datos más importantes.
- Actualizaciones de datos: configure comprobaciones periódicas para garantizar que se actualicen los estados de las tareas. Incluso las discrepancias menores, como dejar tareas completadas marcadas como «En curso», pueden distorsionar el diagrama.
- Métricas y filtros personalizados: haz que tus CFD sean más reveladores configurando filtros para métricas como el tipo de tarea, la prioridad o la persona asignada. Por ejemplo, puedes mostrar CFD separados para tareas de alta prioridad con el fin de realizar un seguimiento independiente del progreso.
- Accesibilidad y colaboración: evite diagramas abrumadores con demasiados puntos de datos o desorden visual. Utilice estos ejemplos de tableros kanban para crear un CFD que todos los miembros de su equipo puedan comprender y utilizar.
➡️ Más información: Creación de un diagrama y un gráfico del flujo de trabajo: guía paso a paso para optimizar los procesos.
Interpretación de diagramas de flujo acumulativo
Los diagramas de flujo acumulativo (CFD) proporcionan una representación visual del progreso de su equipo y del flujo de trabajo general. Cada banda del diagrama de flujo acumulativo muestra una fase diferente del flujo de trabajo, como «Pendiente», «En curso» o «Terminada».
El grosor y el gradiente de estas bandas ofrecen información sobre la distribución de la carga de trabajo y el ritmo de finalización de las tareas.
Los CFD también realizan el seguimiento de la duración del ciclo y del plazo de entrega.
La duración del ciclo muestra cuánto tiempo se tarda en completar las tareas una vez que se inician, mientras que el plazo de entrega mide la duración total desde la creación de la tarea hasta su finalización.
Al supervisar estas métricas, los equipos pueden comparar su rendimiento e identificar las áreas que necesitan mejorar.
Un flujo de trabajo que funciona bien da como resultado bandas paralelas en el CFD, lo que indica transiciones fluidas entre tareas. Si las bandas se vuelven irregulares o una de ellas se engrosa drásticamente, es hora de investigar.
Por ejemplo, un ensanchamiento repentino de la banda «Tareas pendientes» podría significar que su equipo está sobrecargando el trabajo atrasado. Del mismo modo, un cuello de botella en la fase «Revisión» podría indicar retrasos en las aprobaciones o los controles de calidad.
La pendiente de la banda «Terminada» es igualmente reveladora. Una pendiente ascendente pronunciada indica una alta productividad, mientras que una pendiente más plana señala una ralentización. Patrones como estos facilitan la anticipación de problemas y la adaptación en consecuencia.
➡️ Más información: ¿Cómo puede beneficiar una curva en S a su equipo de gestión de proyectos?
Herramientas de diagramas de flujo acumulativo
Para crear sus CFD, necesita una herramienta con funciones sólidas, como actualizaciones en tiempo real, flujos de trabajo personalizables y capacidades de elaboración de informes integradas.
Pero cada herramienta es única en sí misma, así que tenga en cuenta estos factores:
- Tamaño y estructura del equipo: considere el uso de herramientas como Trello para equipos más pequeños, mientras que para proyectos más grandes y complejos opte por plataformas robustas como ClickUp.
- Capacidades de integración: asegúrate de que la herramienta se integra con tus sistemas existentes, como Slack, GitHub o Google Workspace.
- Necesidades de elaboración de informes: priorice las herramientas con opciones de visualización avanzadas, como los paneles de ClickUp, si los análisis y la elaboración de informes detallados son fundamentales para su proyecto.
- Facilidad de uso: elija una herramienta fácil de usar para reducir el tiempo de incorporación y fomentar su adopción por parte del equipo.
ClickUp es la aplicación integral para el trabajo que combina la gestión de proyectos, la gestión del conocimiento y el chat, todo ello impulsado por la inteligencia artificial, que le ayuda a trabajar de forma más rápida e inteligente.
Software de gestión de proyectos ágil ClickUp
El software de gestión de proyectos ágil de ClickUp simplifica el proceso de desarrollo de software con potentes funciones como tableros personalizables, pizarras y vistas de carga de trabajo, lo que le ayuda a identificar cuellos de botella, optimizar los flujos de trabajo y mantener los proyectos por buen camino.
Con esta solución, los equipos pueden:
- Planifique el trabajo con funciones avanzadas para la planificación de sprints, la gestión de backlogs y la elaboración de hojas de ruta, con el fin de garantizar que todo el mundo se centre en el trabajo de mayor valor.
- Realice un seguimiento del progreso y el rendimiento con las más de 15 vistas personalizadas de ClickUp, los paneles personalizables, los widgets de sprint y las plantillas ágiles para supervisar el movimiento de las tareas a lo largo de las distintas fases.
- Mejore la transparencia y la responsabilidad con paneles que realizan el seguimiento del estado del proyecto, el uso de los recursos y el rendimiento del equipo.
Paneles de ClickUp
Con los paneles de ClickUp, puede visualizar y analizar sus diagramas de flujo acumulativo (CFD) sin los dolores de cabeza que suponen los datos dispersos o el seguimiento manual. Reúne todos los datos y métricas del proyecto en un solo lugar, lo que le ofrece una vista clara y en tiempo real de los flujos de trabajo, el estado de las tareas y la capacidad del equipo.
Así es como le ayudan:
- Sin actualizaciones manuales: el panel se sincroniza automáticamente con tus tareas, por lo que no tienes que preocuparte por actualizar manualmente tu CFD.
- Vistas de flujo de trabajo personalizables: puede configurar vistas que se adapten a los procesos únicos de su equipo (tareas pendientes, progreso o tareas terminadas) y eliminar el desorden innecesario.
- Actualizaciones en tiempo real en todos los elementos visuales: a medida que las tareas pasan de «En curso» a «Terminada», su equipo ve el cambio en los gráficos de barras o porcentajes de forma inmediata. ¡Se acabó perseguir las actualizaciones de estado!
¿Qué más? Hay tarjetas de sprint que puede utilizar para medir el progreso actual de su sprint.
La tarjeta de velocidad de sprint mide el trabajo completado por su equipo en cada sprint. Úsela para establecer metas de sprint realistas y mejorar la precisión de la planificación.
La tarjeta de burnup de Sprint ayuda a visualizar la cantidad de trabajo completado en comparación con el trabajo total planificado. Los equipos pueden utilizarla para identificar si están en camino de cumplir los plazos o si necesitan ajustes.
La tarjeta de burndown de sprint muestra el trabajo que se está completando en un sprint. Compara el progreso real con el progreso estimado.
➡️ Más información: Dominar los flujos de trabajo ágiles: técnicas para una gestión de proyectos eficaz
Vista Tablero de ClickUp
La vista Tablero de ClickUp es similar a un tablero Kanban, lo que la hace ideal para crear y analizar CFD. Las tareas pasan por diferentes fases, como «Pendiente», «En curso» y «Cerrada», lo que ofrece una vista dinámica de la distribución del flujo de trabajo.
💡Consejo profesional: ¿Quieres mejorar tus diagramas de flujo de trabajo? Echa un vistazo a estas plantillas de diagramas de flujo de datos para inspirarte.
Pizarras blancas de ClickUp
ClickUp Whiteboards es una solución ideal para equipos que buscan colaborar de forma eficaz. Con esta herramienta, puede intercambiar ideas entre departamentos y equipos en una única pizarra compartida. Puede compartir el enlace para que todos puedan verlo.
Los equipos pueden correlacionar los flujos de trabajo, esbozar las dependencias de las tareas y planificar todo de forma visual. Esto garantiza que todos estén alineados antes de comenzar a trabajar.
Mapas mentales de ClickUp
¿Alguna vez ha sentido que sus ideas están dispersas? ClickUp Mapas mentales le permiten reunirlas y trazar visualmente los flujos de trabajo, como la planificación del lanzamiento de un producto, de modo que cada paso se conecte con las tareas, los plazos y quién hace qué.
Se acabaron los detalles que se pasan por alto, los equipos confundidos y las tareas abrumadoras. Es como convertir esa desordenada lluvia de ideas en un plan de acción claro y viable que todos pueden seguir.
📌Añádalo a sus favoritos: ¿Quiere un marco prediseñado para facilitar la navegación por flujos de trabajo de proyectos complejos? Empiece ahora mismo con plantillas de carriles y mapas de procesos gratis en ClickUp.
Retos de los diagramas de flujo acumulativo
Aunque los CFD son muy útiles para el seguimiento de los flujos de trabajo e identificar cuellos de botella, pueden resultar engañosos si no se realizan los ajustes correctamente.
Estos son algunos de los retos más comunes a los que se puede enfrentar:
🔴 Complejos de interpretar: Los CFD pueden resultar abrumadores para los equipos nuevos. Una lectura errónea de las bandas superpuestas puede llevar a conclusiones equivocadas.
✅ Solución: Utilice un software de gestión de proyectos visual que utilice gráficos, diagramas y tablas para representar los datos y proporcione información más clara.
🔴 Análisis limitado de las causas fundamentales: Aunque los CFD muestran tendencias como el aumento de los retrasos, no explican por qué. Identificar problemas como la escasez de recursos o la desalineación de prioridades requiere una herramienta analítica avanzada.
✅ Solución: Utilice herramientas de gestión de proyectos (como ClickUp) para obtener información más detallada sobre los cuellos de botella, el rendimiento del equipo y la asignación de recursos.
🔴 Desorden en proyectos grandes: Para equipos más grandes, los CFD pueden volverse demasiado complejos y difíciles de interpretar.
✅ Solución: Divida los proyectos complejos en flujos de trabajo más pequeños o concéntrese en un plazo específico para mantener la claridad.
🔴 Dependencia de datos precisos: Los CFD dependen del estado actualizado de las tareas. Los datos inexactos o incoherentes distorsionan la información, lo que puede dar lugar a una gestión inadecuada.
✅ Solución: Reduzca los errores de introducción manual de datos y garantice la precisión de los datos en tiempo real mediante la automatización de las actualizaciones de estado basadas en desencadenantes o acciones específicos.
Cree su diagrama de flujo acumulativo con ClickUp.
Un diagrama de flujo acumulativo (CFD) es más que un simple gráfico: es una potente herramienta visual para optimizar el rendimiento del equipo. Con la configuración adecuada, puede identificar rápidamente los cuellos de botella, mejorar los flujos de trabajo y garantizar la entrega puntual de los proyectos, de forma sistemática.
ClickUp va un paso más allá al hacer que la creación de CFD sea sencilla y eficaz. Miles de equipos confían en ClickUp para optimizar sus procesos, cumplir con los plazos y aumentar la productividad general.
¿Por qué dejar que las ineficiencias le frenen? Dé el primer paso hacia una gestión fluida del flujo de trabajo registrándose hoy mismo en ClickUp gratis.