Si está cansado de jugar al detective con el flujo de trabajo de su equipo, no es el único. Los cuellos de botella y los retrasos no se anuncian, pero causan estragos de todos modos.
Un diagrama de flujo acumulativo (CFD) puede cambiarlo todo. Le ofrece un desglose claro y visual de dónde se acumulan las tareas y cómo avanza el trabajo sin necesidad de hacer conjeturas.
¿Tiene curiosidad por saber cómo este sencillo pero potente gráfico puede mejorar la claridad en los proyectos? Exploremos por qué los CFD son imprescindibles para gestionar los flujos de trabajo.
⏰ Resumen de 60 segundos
- Un diagrama de flujo acumulativo (CFD) es un gráfico visual que realiza un seguimiento del progreso de las tareas a través de las fases del flujo de trabajo, como «Pendiente», «En curso» y «Terminada»
- El eje X representa el tiempo, mientras que el eje Y muestra el número acumulado de tareas. Las bandas de colores representan las diferentes fases del flujo de trabajo
- Las bandas «En curso» cada vez más anchas indican cuellos de botella, mientras que las pendientes «Terminadas» constantes muestran un progreso constante
- Los equipos pueden utilizar los CFD para supervisar la estabilidad del flujo de trabajo, predecir cronogramas y optimizar los procesos
- Herramientas como ClickUp hacen que crear y leer CFD sea sencillo y eficaz
Comprensión de los diagramas de flujo acumulativo
Un diagrama de flujo acumulativo (CFD) le ofrece una imagen clara de cómo avanza el trabajo a lo largo del proceso. Muestra cuántas tareas están pendientes, cuáles están en curso y cuáles ya están terminadas. Es una forma sencilla y eficaz de realizar un seguimiento del progreso, detectar cuellos de botella y garantizar el buen funcionamiento de sus proyectos.
Observar cómo cambian estas capas con el tiempo revela la historia de su flujo de trabajo. Si la banda «En curso» sigue expandiéndose, podría ser una señal de que su equipo está gestionando más de lo que debería. Por otro lado, una banda «Terminada» en constante crecimiento es una señal tranquilizadora de que las tareas se están completando a un ritmo sólido y constante.
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Componentes clave de un diagrama de flujo acumulativo
Cada parte del CFD cuenta una historia específica sobre el progreso de su proyecto, lo que le ayuda a identificar las tareas que fluyen con fluidez y los obstáculos para crear un proceso estable. Profundicemos en cada elemento y por qué es importante a la hora de realizar el seguimiento del progreso del proyecto:
Tiempo (eje X)
El eje horizontal representa el tiempo, a menudo en días, semanas o sprints. Es donde puedes ver cómo se desarrollan las cosas a lo largo del tiempo. Presta atención y empezarás a notar tendencias, detectar patrones y tal vez incluso predecir lo que va a pasar.
Ejemplo: Es posible que notes que el trabajo tiende a acumularse los lunes, ¡un caso clásico de la depresión del lunes! Aquí es donde el software de diseño de flujos de trabajo puede ayudar a suavizar las cosas. Por otro lado, verás que las tareas se aceleran a medida que se acercan los plazos de los sprints, lo que demuestra que un poco de presión puede ser muy útil para terminar las cosas.
Elementos de trabajo (eje Y)
El eje vertical realiza un seguimiento del recuento acumulativo de elementos de trabajo, como tareas o tickets. Dado que es acumulativo, el gráfico solo aumenta a medida que se introducen nuevas tareas en el sistema, lo que le ofrece una imagen clara de cómo se va acumulando el trabajo con el tiempo
Ejemplo: Si tu equipo comienza con 50 tareas en la lista de tareas pendientes y añade 20 más a mitad de semana, el eje vertical mostrará un total de 70 tareas. Esto te ofrece una vista clara de cómo crece tu carga de trabajo con el tiempo.
Estados del flujo de trabajo
Cada fase de su flujo de trabajo, como «Pendiente», «En curso», «En pruebas» o «Terminada», tiene su propia banda codificada por colores. Estas bandas se apilan unas encima de otras y su anchura indica cuántas tareas hay en cada fase.
Una banda estrecha significa que hay menos tareas en esa fase, lo que tiene sentido para algo rápido, como asignar tareas. ¿Pero una banda ancha? Eso es una señal de alerta: más tareas podrían significar que las cosas están estancadas o esperando aprobaciones. 🚩
Ejemplo: Supongamos que el CFD de un equipo de desarrollo muestra que la banda «Pruebas» se ensancha repentinamente. Eso es una señal de que algo no va bien en ese flujo de trabajo. Pero como lo detecta inmediatamente, puede aplicar estrategias de optimización del flujo de trabajo para evitar daños mayores.
Línea de rendimiento
La línea de rendimiento, normalmente representada por la banda «Terminado», muestra la rapidez con la que se completan las tareas a lo largo del tiempo. Si la capa «Terminado» tiene una pendiente ascendente constante, todo va bien, con un progreso constante y un flujo de trabajo saludable.
Pero si se aplana o apenas se mueve, es una señal de que las cosas podrían no estar funcionando tan bien como deberían.
Ejemplo: Un equipo de marketing podría observar que su línea «Terminada» se mantiene plana durante las revisiones de la campaña, lo que podría ser una señal de que las cosas se están estancando. Podría significar que el proceso de revisión se está alargando, lo que les indicaría que deben optimizar sus procesos y agilizar las cosas.
Ventajas de utilizar CFD para la visualización de datos e información
Los CFD ofrecen una vista clara de su flujo de trabajo, lo que le ayuda a detectar problemas de forma temprana, mantener una mejora continua de los procesos y obtener una idea más precisa de cuándo se completarán las tareas. ¡Y eso es solo el principio!
Veamos cómo los CFD facilitan la gestión de sus proyectos:
✅ Decisiones basadas en datos: respalde sus decisiones con datos concretos, lo que dará lugar a debates más centrados en el equipo
✅ Cronogramas de entrega precisos: Realice un seguimiento del rendimiento para predecir cuándo se terminará el trabajo de una manera basada en datos
✅ Distribución de la carga de trabajo: Equilibre la carga de trabajo para agilizar las operaciones analizando si los recursos están sobrecargados o infrautilizados
✅ Colaboración mejorada: colabore con su equipo y pónganse de acuerdo sobre lo que requiere atención con claridad sobre el estado de las cosas
✅ Mitigación de riesgos: detecte cuándo se está ralentizando una fase concreta y tome medidas proactivas para que todo siga avanzando sin problemas
Creación de un diagrama de flujo acumulativo
Un CFD es mucho más que una simple recopilación de datos. Entonces, ¿cómo se crea un CFD sin dejar ningún cabo suelto? Veamos rápidamente cómo hacerlo:
Guía paso a paso para configurar un CFD en Kanban
A continuación, se explica cómo crear CFD que guíen las acciones en Kanban:
Paso 1: Realizar el seguimiento de los elementos de trabajo
Introduzca todas sus tareas y subtareas en un sistema de gestión de proyectos para mantenerse organizado y eficiente.
Al consolidar todo en una sola plataforma, puede gestionar tareas, realizar un seguimiento del progreso y comunicarse con su equipo sin problemas. Asegúrese de que cada tarea tenga una descripción detallada y esté categorizada según su flujo de trabajo, lo que le facilitará el control de las responsabilidades y los plazos.
Paso 2: Definir las fases del flujo de trabajo
Cada tarea pasa por varias fases de proceso a lo largo de su ciclo de vida. Las fases de una tarea en proyectos ágiles pueden ser pendiente, en curso, terminada, en pruebas, etc.
Paso 3: Registrar datos
Una vez completada la configuración, es hora de registrar datos con regularidad.
Registre datos en múltiples métricas, como fechas de inicio y finalización, duraciones estimadas, control de tiempo, prioridad, estado de las tareas y mucho más.
Integración de CFD con Azure DevOps Server
Para los equipos que utilizan Azure DevOps, la integración de diagramas de flujo acumulativo es muy sencilla. Le ayuda a realizar el seguimiento del progreso del proyecto y a mejorar la eficiencia con facilidad.
Creemos nuestro primer CFD con Azure DevOps:
Paso 1: Comience por iniciar sesión en el portal web de Azure. A continuación, seleccione el proyecto al que desea agregar el tablero. Después, haga clic en Tableros y seleccione el equipo correcto para el tablero.
Ahora, debe seleccionar el nivel de trabajo pendiente para su tablero kanban. Los trabajos pendientes son una lista de elementos en los que el equipo debe comenzar a trabajar. Es como una reserva de trabajo de la que el equipo puede extraer según su capacidad. Seleccione el que mejor se adapte a su proceso o metodología de trabajo.
Los trabajos pendientes definidos para cada proceso predeterminado en Azure DevOps son:
- Ágil: historias, funciones y epics
- Básico: Problemas y epics
- Scrum: Elementos pendientes, funciones y epopeyas
- Integración del modelo de madurez de capacidades (CMMI): requisitos, funciones y epics
💡Consejo profesional: Intenta minimizar el número de columnas eliminando y conservando las más relevantes para tu equipo. Así mantendrás tu entorno de trabajo limpio.
Paso 2: Ahora añadamos elementos de trabajo. Simplemente haga clic en Nuevo elemento e introduzca el título. Una vez terminado, haga clic en Intro. Todos los elementos se pueden añadir de esta manera. Se guardan automáticamente en el sistema.
Si desea añadir usuarios para que colaboren con usted en este tablero, simplemente copie el enlace al tablero y envíeselo.
Paso 3: Una vez que tu equipo haya creado el tablero y lo haya utilizado durante varias semanas, es el momento de analizar el tablero Kanban. Haz clic en la pestaña Analítica y, a continuación, en Ver informe completo.
Puede pasar el cursor sobre el tablero para ver cuántos elementos de trabajo hay en cada estado.
Consejos para configurar CFD en un panel de control empresarial
Un CFD es una herramienta vital para visualizar el progreso del trabajo. Cuando se configura con un panel de control empresarial, se vuelve aún más potente.
Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a configurarlo:
- Objetivos claros: establezca objetivos claros para ayudar a su equipo a centrarse en los puntos de datos más importantes
- Actualizaciones de datos: Configure comprobaciones periódicas para garantizar que se actualice el estado de las tareas. Incluso las discrepancias menores, como dejar tareas completadas marcadas como «En curso», pueden distorsionar el diagrama
- Métricas y filtros personalizados: haga que sus CFD sean más reveladores configurando filtros para métricas como el tipo de tarea, la prioridad o la persona asignada. Por ejemplo, puede mostrar CFD separados para tareas de alta prioridad con el fin de realizar un seguimiento independiente de su progreso
- Accesibilidad y colaboración: Evite diagramas abrumadores con demasiados puntos de datos o desorden visual. Utilice estos ejemplos de tableros kanban para crear un CFD que todos los miembros de su equipo puedan comprender y utilizar
➡️ Más información: Creación de un diagrama y un gráfico de flujo de trabajo: guía paso a paso para optimizar los procesos
Interpretación de diagramas de flujo acumulativo
Los diagramas de flujo acumulativo (CFD) proporcionan una representación visual del progreso de su equipo y del flujo de trabajo general. Cada banda del diagrama de flujo acumulativo muestra una fase diferente del flujo de trabajo, como Pendiente, En curso o Terminada.
El grosor y el gradiente de estas bandas ofrecen información sobre la distribución de la carga de trabajo y el ritmo de finalización de las tareas.
Los CFD también realizan un seguimiento de la duración del ciclo y el plazo de entrega.
*la duración del ciclo muestra el tiempo que se tarda en completar las tareas una vez que se inician, mientras que el plazo de entrega mide la duración total desde la creación de la tarea hasta su finalización.
Al supervisar estas métricas, los equipos pueden comparar su rendimiento e identificar las áreas que necesitan mejorar.
Un flujo de trabajo que funciona correctamente da como resultado bandas paralelas en el CFD, lo que indica transiciones fluidas entre tareas. Si las bandas se vuelven irregulares o una se engrosa drásticamente, es hora de investigar.
Por ejemplo, un aumento repentino de la banda «Pendiente» podría significar que su equipo está sobrecargando el trabajo pendiente. Del mismo modo, un cuello de botella en la fase «Revisión» podría indicar retrasos en las aprobaciones o en los controles de calidad.
La pendiente de la banda «Terminado» es igualmente reveladora. Una pendiente ascendente pronunciada indica una alta productividad, mientras que una pendiente más plana indica una ralentización. Patrones como estos facilitan la anticipación de problemas y la adaptación en consecuencia.
➡️ Más información: ¿Cómo puede beneficiar una curva en S a su equipo de gestión de proyectos?
Herramientas de diagramas de flujo acumulativo
Al crear sus CFD, necesita una herramienta con funciones sólidas, como actualizaciones en tiempo real, flujos de trabajo personalizables y capacidades integradas de elaboración de informes.
Sin embargo, cada herramienta es única, por lo que debe tener en cuenta los siguientes factores:
- Tamaño y estructura del equipo: considere el uso de herramientas como Trello para equipos más pequeños y opte por plataformas robustas como ClickUp para proyectos más grandes y complejos.
- Capacidades de integración: asegúrese de que la herramienta se integra con sus sistemas existentes, como Slack, GitHub o Google Workspace
- Necesidades de elaboración de informes: priorice las herramientas con opciones de visualización avanzadas, como los paneles de ClickUp, si el análisis y la elaboración de informes detallados son fundamentales para su proyecto
- Facilidad de uso: elija una herramienta fácil de usar para reducir el tiempo de incorporación y fomentar la adopción por parte del equipo
ClickUp es la app, aplicación, aplicación para el trabajo que combina la gestión de proyectos, la gestión del conocimiento y el chat, todo ello impulsado por IA que te ayuda a trabajar más rápido y de forma más inteligente.
Software de gestión ágil de proyectos ClickUp
El software de gestión ágil de proyectos ClickUp simplifica el proceso de desarrollo de software con potentes funciones como tableros personalizables, pizarras y vistas de carga de trabajo, lo que le ayuda a identificar cuellos de botella, optimizar los flujos de trabajo y mantener los proyectos en marcha.
Con esta solución, los equipos pueden:
- Planifique el trabajo con funciones avanzadas para la planificación de sprints, la gestión de tareas pendientes y la creación de hojas de ruta, con el fin de garantizar que todos se centren en el trabajo de mayor valor
- Realice un seguimiento del progreso y el rendimiento con las más de 15 vistas personalizadas de ClickUp, los paneles personalizables, los widgets de sprint y las plantillas ágiles para supervisar el movimiento de las tareas a lo largo de las fases
- Mejore la transparencia y la responsabilidad con paneles que realizan un seguimiento del estado de los proyectos, el uso de los recursos y el rendimiento del equipo
Paneles de ClickUp
Con los paneles de ClickUp, puedes visualizar y analizar tus diagramas de flujo acumulativo (CFD) sin los dolores de cabeza que causan los datos dispersos o el seguimiento manual. Reúne todos los datos y métricas del proyecto en un solo lugar, lo que te ofrece una vista clara y en tiempo real de los flujos de trabajo, los estados de las tareas y la capacidad del equipo.
Así es como le ayudará:
- Sin actualizaciones manuales: El panel se sincroniza automáticamente con sus tareas, por lo que no tiene que preocuparse de actualizar manualmente su CFD
- Vistas de flujo de trabajo personalizables: Puede configurar vistas que se adapten a los procesos únicos de su equipo (pendientes, en curso o terminadas) y eliminar el desorden innecesario
- Actualizaciones en tiempo real en todos los elementos visuales: A medida que las tareas pasan de «En curso» a «Terminadas», su equipo ve el cambio en gráficos de barras o porcentajes de forma inmediata. ¡Se acabó perseguir las actualizaciones de estado!
¿Qué más? Hay tarjetas de sprint que puede utilizar para medir el progreso actual de su sprint.
La tarjeta Velocidad del sprint mide el trabajo completado por su equipo en cada sprint. Úsela para establecer metas realistas para los sprints y mejorar la precisión de la planificación.
La tarjeta Sprint burnup ayuda a visualizar la cantidad de trabajo completado frente al trabajo total planificado. Los equipos pueden utilizarla para identificar si están en camino de cumplir los plazos o si necesitan ajustes.
La tarjeta de sprint muestra el trabajo que se está completando en un sprint. Compara el progreso real con el progreso estimado.
➡️ Más información: Dominar los flujos de trabajo ágiles: técnicas para una gestión de proyectos eficaz
Vista Tablero de ClickUp
La vista Tablero de ClickUp refleja un tablero Kanban, lo que la hace ideal para crear y analizar CFD. Las tareas pasan por fases como Pendiente, En curso y Cerrada, lo que ofrece una vista dinámica de la distribución del flujo de trabajo.
💡Consejo profesional: ¿Quieres mejorar tus diagramas de flujo de trabajo? Echa un vistazo a estas plantillas de diagramas de flujo de datos para inspirarte.
Pizarras de ClickUp
ClickUp Whiteboards es una solución ideal para equipos que buscan colaborar de forma eficaz. Con esta herramienta, puede intercambiar ideas entre departamentos y equipos en una única pizarra compartida. Puede compartir el enlace para que todos puedan verlo.
Teams puede correlacionar flujos de trabajo, esbozar dependencias de tareas y planificar todo de forma visual. Esto garantiza que todos estén alineados antes de comenzar el trabajo.
Mapas mentales de ClickUp
¿Alguna vez has sentido que tus ideas están por todas partes? Los mapas mentales de ClickUp te permiten reunirlas y correlacionar visualmente los flujos de trabajo, como la planificación del lanzamiento de un producto, de modo que cada paso se conecta con las tareas, los plazos y quién hace qué.
Se acabaron los detalles perdidos, los equipos confusos y las tareas pendientes abrumadoras. Es como convertir esa lluvia de ideas desordenada en un plan de acción claro y viable que todos pueden seguir.
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Desafíos con los diagramas de flujo acumulativo
Aunque los CFD son muy útiles para realizar el seguimiento de los flujos de trabajo e identificar los cuellos de botella, pueden resultar rápidamente engañosos si no se configuran correctamente.
Estos son algunos de los retos más comunes a los que se puede enfrentar:
🔴 Complejos de interpretar: Los CFD pueden resultar abrumadores para los equipos nuevos. Una lectura errónea de las bandas superpuestas puede llevar a conclusiones equivocadas.
✅ Solución: Utilice un software de gestión de proyectos visual que utilice gráficos, diagramas y tablas para representar los datos y proporcione información más clara.
🔴 Análisis limitado de las causas raíz: Aunque los CFD muestran tendencias como el aumento de los trabajos pendientes, no explican el motivo. Identificar problemas como la escasez de recursos o la desalineación de las prioridades requiere una herramienta analítica avanzada.
✅ Solución: Utilice herramientas de gestión de proyectos (como ClickUp) para obtener información más detallada sobre los cuellos de botella, el rendimiento del equipo y la asignación de recursos.
🔴 Desorden en proyectos grandes: Para equipos más grandes, los CFD pueden volverse demasiado complejos y difíciles de interpretar.
✅ Solución: Divida los proyectos complejos en flujos de trabajo más pequeños o concéntrese en un marco temporal específico para mantener la claridad.
🔴 Dependencia de datos precisos: Los CFD dependen de que el estado de las tareas esté actualizado. Los datos inexactos o incoherentes distorsionan la información, lo que puede dar lugar a una gestión deficiente.
✅ Solución: Reduzca los errores de introducción manual de datos y garantice la precisión de los datos en tiempo real mediante la automatización de las actualizaciones de estado basadas en desencadenantes o acciones específicos.
Cree su diagrama de flujo acumulativo con ClickUp
Un diagrama de flujo acumulativo (CFD) es más que un simple gráfico: es una potente herramienta visual para optimizar el rendimiento del equipo. Con la configuración adecuada, puede identificar rápidamente los cuellos de botella, mejorar los flujos de trabajo y garantizar la entrega puntual de los proyectos, de forma coherente.
ClickUp va un paso más allá al hacer que la creación de CFD sea sencilla y eficaz. Miles de equipos confían en ClickUp para optimizar sus procesos, cumplir con los plazos y aumentar la productividad general.
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