"El conocimiento es poder"
Todos hemos oído a alguien decirlo o hemos leído la cita en Internet. Es un tópico, pero por una buena razón.
Las empresas generan a diario una cantidad ingente de datos: vídeos de formación, documentos de la empresa, información de los clientes, artículos del centro de ayuda en línea, por lo que es fundamental mantener esta información organizada y fácilmente disponible.
En la actual economía basada en el conocimiento, entender cómo racionalizar y hacer un buen uso de la información de que se dispone es el verdadero poder.
Sin embargo, las organizaciones a menudo se dejan dinero sobre la mesa al no disponer de las herramientas o procesos adecuados para crear, gestionar y compartir el conocimiento de la organización con sus clientes y empleados.
entre en el software de base de conocimientos
¿Qué es el software de base de conocimientos?
El software de base de conocimientos es una herramienta que reúne todos los conocimientos de su empresa y la información relacionada con los proyectos en un hub centralizado para facilitar su almacenamiento y gestión.
De este modo, todas las partes interesadas pueden acceder y compartir cualquier información que necesiten de forma fácil y cómoda.
Tanto sus empleados como sus clientes pueden utilizar el sistema de gestión del conocimiento . Los nuevos empleados pueden utilizar el repositorio para conocer mejor su organización y sus productos (base de conocimientos interna), mientras que los nuevos clientes pueden utilizarlo para encontrar soluciones rápidas a sus consultas sin tener que llamar al soporte al cliente (base de conocimientos externa).
He aquí un estudio que le dejará boquiabierto:
el 44% de los empleados transfieren conocimientos de forma deficiente o muy deficiente, según Ernst & Young .
Y eso no es lo peor. Los empleados gastan 7-20% de sus horas de trabajo replicando soluciones existentes para otros.
Si nos atenemos a estas estadísticas, está claro que las organizaciones necesitan herramientas que les ayuden a a gestionar mejor su tiempo y los cada vez más numerosos datos, así como eliminar redundancias en los procesos.
Una rápida búsqueda en Google sobre el mejor software de base de conocimientos arrojará decenas, posiblemente cientos de resultados. ¿Cómo determinar cuál es el software de base de conocimientos adecuado para su equipo?
Estamos aquí para ayudarle. Hemos rastreado Internet, le hemos dado la vuelta (¡literalmente!) y hemos seleccionado 10 de las mejores herramientas de base de conocimientos que puede utilizar en 2024.
10 mejores herramientas de software de base de conocimientos en 2024
1. ClickUp
Organiza, colabora, escribe, edita, asigna tareas, comenta y mucho más con ClickUp Docs
Le sorprendería que no nos clasificáramos como el software de base de conocimientos número 1, ¿verdad?
ClickUp es una plataforma de productividad "todo en uno" con todos los elementos esenciales para una empresa o un grupo de empresas equipo remoto necesita almacenar, visualizar y organizar su trabajo.
Es el hub donde los equipos se reúnen para planificar, organizar y colaborar en el trabajo mediante tareas, Documentos de ClickUp , Chatear , Metas , Pizarras y mucho más.
Así que, sí, ClickUp no es sólo un herramienta líder de gestión de proyectos también es una herramienta de base de conocimientos que vale su peso en oro.
Lo mejor es que puedes utilizarla como base de conocimientos interna y externa en la que realizar búsquedas, ¡o para sustituir todas las herramientas de productividad de tu equipo!
Funciones clave de ClickUp
- Almacene sus documentos en el mismo lugar que su trabajo. Como cada uno de estos documentos se almacena junto a sus proyectos correspondientes, todos pueden acceder a ellos fácilmente
- Utiliza ClickUp AI para agilizar la gestión del conocimiento. Con ClickUp Brain, puede optimizar sin esfuerzo su base de conocimientos categorizando, etiquetando y organizando automáticamente la información.
- Enlaza cualquier cosa con la función Relaciones. Enlaza a documentos y tareas desde dentro de otro documento para ayudarte a cruzar referencias en cualquier lugar que las necesites
- **Añade páginas anidadas en los documentos para organizar el contenido. En lugar de meterlo todo en un documento, divídelo en subpáginas más pequeñas anidadas dentro del documento principal
- **Los documentos archivados se ocultan automáticamente, pero se guardan para que puedas encontrarlos más adelante
- Utiliza el formato de texto enriquecido: organiza grandes bloques de texto con formatos como listas contraíbles, fondos de color y columnas
- Personaliza los derechos de acceso a un documento. Mejore las medidas de seguridad protegiendo sus documentos de ediciones no deseadas. Sólo tiene que activar la opción Proteger esta página y añadir contexto para su audiencia
- Pre-construidos**plantillas de base de conocimientos. UsePlantilla de base de conocimientos de ClickUp para empezar.
ClickUp pros
- Flexible y personalizable
- Interfaz de usuario fácil de usar con funciones en línea ymodo fuera de línea* Asigne comentarios dentro de los documentos para asegurarse de que los miembros del equipo no pierden elementos de acción
- Gestione su base de conocimientos conaplicaciones móviles para iOS y Android
- Aplica etiquetas para filtrar y encontrar más rápidamente los documentos que buscas
Se integra con varios programas de terceros comoMicrosoft Teamsjira, Slack, Zoho ymás
ClickUp contras
- Curva de aprendizaje debido al número de funciones disponibles y al nivel de personalización
- No todas las vistas están disponibles en la app, aplicación móvil (¡todavía!)
Precios de ClickUp
- Free Forever: gratis, gratuito/a
- Ilimitado: 7 $ por usuario y mes
- Empresa: 12 $ por usuario al mes
- Empresa: Contactar con ClickUp para precios personalizados
- ClickUp Brain está disponible en todos los planes de pago por 5$ al mes por miembro del entorno de trabajo de ClickUp
Valoraciones de los clientes de ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 4.800 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 3.100 opiniones)
2. Documento360
vía Documento360 Document360 es un potente software de base de conocimientos adecuado para nuevas empresas, equipos en crecimiento y corporaciones empresariales.
Aunque es sencillo e intuitivo para empezar, Document360 ofrece un amplio intervalo de funciones que le permitirán crear una base de conocimientos con sencillos pasos.
En general, si usted puede conseguir su cabeza envuelta alrededor de la etiqueta de precio y no necesita una solución de servicio al cliente, entonces esto sería una gran opción para su equipo.
Funciones clave de Document360
- Elija entre un editor Markdown y un editor WYSIWYG
- Potente función de búsqueda que compara términos con incidencias anteriores para obtener mejores resultados
- Soporte multilingüe para proporcionar información relevante a sus clientes globales
- Configure su base de conocimientos en modo público, privado o mixto
- Personalice las páginas de destino para reflejar las directrices de su marca
Ventajas de Document360
- Interfaz intuitiva y fácil de usar
- Se integra con potentes herramientas de colaboración en equipo como Slack, Microsoft Teams e Intercom
- Funciona tanto para bases de conocimiento internas como externas
- Excelente elaboración de informes y análisis
- Vea el historial entre varias versiones de artículos o retroceda a una versión anterior sin complicaciones
Contras de Document360
- Bastante caro
- Funciones de búsqueda mejorables
Precios de Document360
- Puesta en marcha: 119 $/mes (si se factura mensualmente)
- Business: 299 $/mes (si se factura mensualmente)
- Empresa: 599 $/mes (si se factura mensualmente)
Valoraciones de clientes de Document360
- G2: 4,7/5 (más de 200 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 11 opiniones)
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3. Helpjuice
vía Ayuda Helpjuice es un software gratuito/a de gestión del conocimiento utilizado por miles de empresas para crear y organizar artículos de compatibilidad. Es compatible con las necesidades multilingües de las empresas y viene con una variedad de opciones de (elaboración de) informes y análisis. También es un poco más caro que otras herramientas en este resumen, por lo que es posible que no obtenga un sweet deal con Helpjuice.
Funciones clave de Helpjuice
- Obtén análisis avanzados sobre cada equipo en tu base de conocimientos interna
- Marca los artículos de tu base de conocimientos como quieras
- Contenido interactivo de solución de problemas basado en múltiples preguntas
- Colaboración avanzada en tiempo real, incluida la posibilidad de copiar y pegar desde MS Word
- Integraciones como Slack, Olark y Zapier para conexiones ilimitadas con otras herramientas
Profesionales de Helpjuice
- Potente función de búsqueda similar a la de Google
- Editor fácil de usar con opciones WYSIWYG y markdown
- Se integra con un intervalo de herramientas como Slack, Zapier y Teams
- Funciones de colaboración, incluida una función de comentarios en directo
- Localización/múltiples idiomas
Contras de Helpjuice
- No permite importar documentos Word, PDF, XLS o PPT
- No ofrece multimarca
- No tiene sistema de carpetas ni gestor de archivos para imágenes y otros archivos multimedia
Precios de Helpjuice
- Inicio: 120 $ (hasta 4 usuarios)
- Run-Up: $200 (hasta 16 usuarios)
- Premium Limited: 289 $ (hasta 60 usuarios)
- Premium Unlimited: $499 (usuarios ilimitados)
Valoraciones de los clientes de Helpjuice
- G2: 4,2/5 (9 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 80 opiniones)
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4. Base de conocimientos de ProProfs
vía Base de conocimientos de ProProfs Uno de los mejores software de base de conocimientos que puede tener en sus manos en este momento es ProProfs Knowledge Base.
Aparte del hecho de que es gratis, también es bastante apilado en el departamento de funciones. Además, no necesitas conocimientos de código para utilizar la herramienta. Y sí, hace lo que hacen los profesores de verdad: ¡calificar cosas!
Ah, ¿y he mencionado que ProProfs Knowledge Base viene con más de 40 plantillas diferentes que puedes utilizar a tu conveniencia?
Funciones clave de ProProfs Knowledge Base
- Derechos de acceso personalizables
- Contraseña y controles de privacidad para mantener su contenido seguro
- Cuenta con numerosas integraciones para funciones adicionales
- Información detallada, incluidas puntuaciones de legibilidad del contenido
- Soporte para más de 90 idiomas
ProProfs Base de conocimientos profesionales
- Editor similar a MS Word para ayudarle a escribir y editar el contenido sobre la marcha
- Personalizaciones para adaptar labase de conocimientos o wiki a sus necesidades específicas
- Un sólido sistema de (elaboración de) informes que comparte información útil sobre el rendimiento de los artículos y las actividades de los autores
- Funciona en múltiples dispositivos y navegadores
- Puede ser utilizado tanto por principiantes como por expertos
Contras de ProProfs Knowledge Base
- No es la mejor opción para equipos que buscan opciones de coedición
- La mayoría de las funciones útiles no están disponibles en el plan gratuito/a
- El intervalo completo de funciones requiere más tiempo de aprendizaje
Precios de la base de conocimientos ProProfs
- Gratuito
- Esenciales: $30/autor por mes (facturado anualmente)
- Premium: 40 $/autor al mes (facturación anual)
- Enterprise: Póngase en contacto con ProProfs para precios personalizados
Valoraciones de los clientes de ProProfs Knowledge Base
- G2: 4,6/5 (más de 20 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 20 opiniones)
5. Freshdesk
vía Freshdesk Freshdesk es una herramienta líder de soporte al cliente con una potente función de software de gestión del conocimiento.
Si tiene un equipo grande, puede utilizar los flujos de trabajo de aprobación de la herramienta para crear contenidos de máxima calidad y sin errores.
Sin embargo, dado que Freshdesk está orientado al soporte al cliente, sus funciones de base de conocimientos interna pueden no ser tan útiles.
Entonces, ¿puede esta herramienta realmente insuflar un poco de aire fresco a su base de conocimientos?
Es hora de averiguarlo..
Funciones clave de Freshdesk
- Interfaz fácil de usar
- Capacidades SEO integradas
- Almacenamiento ilimitado, incluso en la versión gratuita/a
- Cree y gestione varias versiones del mismo documento en su base de conocimientos
- Publique contenidos en forma de imágenes, vídeos o cualquier otro formato
Ventajas de Freshdesk
- Robots con IA recomiendan los artículos adecuados para una asistencia rápida
- Un foro comunitario en el que los clientes pueden discutir sus problemas y obtener soluciones instantáneas
- Capacidades multilingües para que pueda atender a una audiencia global
- Widget de ayuda proactiva que muestra automáticamente preguntas frecuentes y formularios de contacto
Contras de Freshdesk
- Las funciones avanzadas como los flujos de trabajo y el control de versiones sólo están disponibles en los planes premium
- Se ofrece como parte de la suite de soporte al cliente, lo que significa que tienes que pagar más, incluso si todo lo que quieres es una solución de gestión del conocimiento
Precios de Freshdesk
- Free (hasta 10 agentes)
- Crecimiento: 15 $/agente al mes (facturación anual)
- Profesional: 49 $/agente al mes (facturación anual)
- Enterprise: 79 $/agente al mes (facturación anual)
Valoraciones de clientes de Freshdesk
- G2: 4,4/5 (más de 2.600 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 2.500 opiniones)
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6. Zendesk
vía Zendesk zendesk Freshdesk
¿Alguien más tiene esa sensación de "el hombre araña se mira en el espejo", o soy sólo yo?
Aparte de eso, Zendesk es un popular software de gestión del conocimiento que existe desde 2007. Con esta herramienta, los clientes pueden resolver cómodamente sus consultas accediendo siempre que quieran a la base de datos de preguntas frecuentes.
Al igual que Freshdesk, Zendesk ofrece su sistema de gestión del conocimiento como parte de su suite de soporte al cliente.
Como es un veterano, puede que no sea tan chic como otras nuevas herramientas de base de conocimientos.
Sin embargo, he aquí algunas funciones clásicas que lo sitúan entre los mejores software de base de conocimientos de la actualidad.
Funciones clave de Zendesk
- Temas personalizables
- Interfaz limpia y fácil de usar
- Traduzca su base de conocimientos a más de 40 idiomas diferentes
- Administre contenido reutilizable y actualícelo en todos los artículos
- Permita que los agentes mantengan actualizado su centro de ayuda con las opciones de publicación en equipo
- Completointegración con la suite Zendesk de herramientas, tales comochat en vivo y help desk (consulteAlternativas a ServiceNow)
Ventajas de Zendesk
- Sugerencias impulsadas por IA para comprobar qué funciona bien y qué no
- Se pueden previsualizar las personalizaciones antes de la publicación final
- Viene con un chatbot incorporado llamado Answer Bot para ayudar a encontrar las respuestas correctas en un chat en vivo
Contras de Zendesk
- Solo puedes crear un centro de ayuda en su plan básico
- No ofrecen una solución de gestión del conocimiento independiente
Precios de Zendesk
- Teams: $49/agente por mes (facturado anualmente)
- Crecimiento: $79/agente por mes (facturado anualmente)
- Profesional: $99/agente por mes (facturado anualmente)
- Enterprise: 150 $/agente al mes (facturación anual)
valoraciones de clientes de Zendesk
- G2: 4.3/5 (más de 5,000 reseñas)
- Capterra: 4.4/5 (más de 3,100 reseñas)
7. Hubspot
vía HubSpot HubSpot es otra herramienta excelente para un sistema de base de conocimientos. Lo bueno de utilizar esta herramienta es que te permite crear una sólida biblioteca de información y artículos del centro de ayuda basados en las preguntas más frecuentes de tus clientes.
Dado que está optimizado para búsquedas avanzadas, Hubspot te ayuda a ti y a tus agentes de compatibilidad a llegar a la respuesta correcta de forma rápida y eficaz.
Funciones clave de HubSpot
- Panel de (elaboración de) informes integrado para medir el impacto de tus páginas
- Múltiples opciones de personalización y branding
- Herramienta CRM que marca automáticamente qué artículos de compatibilidad han sido vistos o abiertos por los clientes
Ventajas de HubSpot
- Potentes integraciones de HubSpot
- Escalable para empresas en crecimiento
- Interfaz intuitiva y fácil de usar
Contras de HubSpot
- La personalización no es tan flexible como otras opciones de esta lista
- Los usuarios han reportado recientemente (elaboración de) informes de instancias de errores y / o bloqueos
- Bastante caro teniendo en cuenta sus funciones limitadas
Precios de HubSpot
- Principiante: $45 al mes (2 usuarios de pago incluidos)
- Profesional: $450 al mes (5 usuarios de pago incluidos)
- Enterprise: 1200$ al mes (10 usuarios de pago incluidos)
valoraciones de clientes HubSpot
- G2: 4.4/5 (1,400+ opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 3.000 opiniones)
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8. Zoho Desk
vía Zoho Desk Zoho Desk es esencialmente una solución de centro de ayuda que también ofrece capacidades de autoservicio. Como uno de los mejores software de base de conocimientos, la herramienta le permite adaptar cada elemento de su centro de ayuda a su gusto utilizando HTML y CSS.
lo mejor
Zoho Desk es compatible con foros y comunidades, dando a su público una plataforma centralizada para compartir ideas y hacer preguntas.
Funciones clave de Zoho Desk
- Aumento de la productividad de los agentes de compatibilidad
- Colaboración en toda la empresa
- Uso de metatítulos y palabras clave para la optimización de motores de búsqueda
- Permitir a los usuarios enviar tickets desde el sistema de base de conocimientos
- Controle el acceso de los usuarios a su centro de ayuda y garantice la máxima seguridad
- Configure un dominio personalizado para su centro de ayuda
- Autosugiera artículos relevantes y ayuda a los agentes a resolver los tickets más rápidamente.
Ventajas de Zoho Desk
- Se integra bien con Jira, Slack, G-Suite, y muchos más
- Las plantillas y diseños predefinidos te permiten personalizar fácilmente tu centro de ayuda
Su asistente impulsado por IA es capaz de detectar sentimientos para ayudar a los agentes con respuestas fáciles y apropiadasgestión de tickets
Contras de Zoho Desk
- Almacenamiento limitado por usuario incluso en el plan premium
- No es ideal para equipos grandes
Precios de Zoho Desk
- Free (para hasta 3 agentes)
- Estándar: $14/agente por mes (facturado anualmente)
- Profesional: $23/agente por mes (facturado anualmente)
- Enterprise: 40 $/agente al mes (facturación anual)
Valoraciones de los clientes de Zoho Desk
- G2: 4.4/5 (4,000+ opiniones)
- Capterra: 4.5/5 (1,700+ opiniones)
9. Confluencia
vía Atlassian Existente como parte de la suite Atlassian de SaaS (Software as a Service), Confluence es una plataforma de gestión del conocimiento muy popular.
Ofrece un entorno de trabajo en equipo a distancia en el que los empleados pueden gestionar información, colaborar en proyectos y mantenerse en contacto con sus compañeros. Los equipos pueden elegir entre las numerosas plantillas disponibles y empezar a crear bases de conocimiento internas de inmediato
Sin embargo, para sacar el máximo partido a Confluence, tendrás que utilizar otras herramientas de la suite; y eso puede ser mucho pedir.
Funciones clave de Confluence
- Sistema de búsqueda avanzada
- Roles y permisos avanzados
- Envío de notificaciones en tiempo real para mantener a los equipos al día
- Categorización de documentos para ayudarle a agrupar documentos relacionados para facilitar el acceso
- Plantillas de buenas prácticas para ayudarle a poner en marcha los procesos de gestión del conocimiento con facilidad
Ventajas de Confluence
- Se integra bien con el resto de herramientas de la suite de Atlassian, como Jira y Trello
- Plan Free para hasta 10 usuarios
Contras de Confluence
- Algunos usuarios informan de problemas con la migración de datos y las copias de seguridad
- Aunque la navegación es flexible, no siempre es intuitiva
- Un gran número de opciones puede resultar abrumador para los nuevos usuarios
Precios de Confluence
- Free (para hasta 10 usuarios)
- Estándar: 5,5 $/usuario al mes
- Premium: 10,50 $/usuario al mes
Valoraciones de los clientes de Confluence
- G2: 4,1/5 (más de 3.400 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 2.300 opiniones)
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10. HappyFox
vía HappyFox HappyFox es un software de base de conocimientos fácil de usar que actúa como plataforma única para todas las solicitudes de sus clientes omnicanal. Puede convertir fácilmente las solicitudes por correo electrónico, teléfono, chat, redes sociales y web en tickets y mantenerlas organizadas en un único lugar.
HappyFox es conocido por su compatibilidad multilingüe que le permite atender a sus clientes de todo el mundo. Los usuarios pueden crear fácilmente artículos de base de compatibilidad en varios idiomas y ofrecer asistencia las 24 horas del día.
Funciones clave de HappyFox
- Cree y gestione cualquier tipo de contenido mediante el sistema de gestión de contenidos integrado
- Mantenga a todos los miembros del equipo informados con notificaciones automatizadas
- Aproveche los chatbots basados en IA para desviar los tickets de compatibilidad
- Organice mejor los tickets con categorías de tickets predefinidas
- Cree respuestas enlatadas para responder a los clientes con un solo clic
Profesionales de HappyFox
- Sugerencias de búsqueda autogeneradas
- Está totalmente optimizado para dispositivos móviles (iOS y Android)
Contras de HappyFox
- Soporte telefónico sólo disponible con el plan Enterprise Plus
- Los planes básicos carecen incluso de compatibilidad con el correo electrónico
Precios de HappyFox
- Poderoso: $26/agente por mes
- **Fantástico:39 $/agente al mes
- Enterprise: 52 $/agente al mes
- Enterprise Plus: 64 $/agente al mes
Valoraciones de los clientes de HappyFox
- G2: 4,5/5 (3 opiniones)
- Capterra: N/A
Cómo elegir las soluciones de software de base de conocimientos adecuadas
Elegir el mejor software de base de conocimientos significa ser inflexible sobre las funciones que desea.
Una herramienta sólida incorpora todas las funciones de una herramienta de base de conocimientos estándar. Pero para que figure en su lista de las 3 mejores, tiene que ir un paso más allá.
Evitar el diseño arcaico, añadir nuevas funciones de vez en cuando y mantener nuestros valores han permitido a ClickUp destacar en un mercado altamente competitivo.
Por ejemplo, cualquier aspirante real a ocupar el puesto número 1 de su lista deberá tener:
- Un editor en línea sencillo para escribir, editar y dar estilo sin complicaciones
- Sistema de control de acceso y gestión de roles
- Bases de conocimientos internas y externas con capacidad de búsqueda
- Un diseño sencillo y muy intuitivo
- Un sólido sistema de (de) elaboración de informes
- Una cómoda app, aplicación móvil
- Integraciones con terceros
- Precios razonables
- Seguridad de los datos
¿Le pedimos demasiado a una sola herramienta de base de conocimientos?
déjese llevar por sus sentidos arácnidos y confíe en la herramienta número 1 de esta lista. Agradézcanoslo después
Tipos de software de gestión del conocimiento
Bases de conocimiento internas
Las bases de conocimientos internas son repositorios de información de la empresa a los que sólo tienen acceso los empleados. Se utilizan para la incorporación de los empleados, la formación y como herramienta de referencia.
Bases de conocimiento externas
Las bases de conocimientos externas se refieren a la base de datos de información de la empresa que está a disposición de los clientes. Al ofrecer una base de conocimientos externa, las empresas pueden reducir los costes del servicio de atención al cliente y mejorar su satisfacción permitiendo a los clientes resolver sus problemas por sí mismos.
Bases de conocimiento públicas
Las bases de conocimiento públicas son sistemas de bases de conocimiento de acceso gratuito/a que no requieren credenciales de inicio de sesión. Son un recurso excelente para las personas que buscan información sobre un tema concreto pero que no son necesariamente clientes o empleados de la empresa.
Lleve su base de conocimientos al siguiente nivel
Su base de conocimientos debería reducir los tiempos de formación, complementar su servicio de atención al cliente y almacenar de forma segura la información de la empresa para su uso futuro.
Y aunque el software de base de conocimientos puede ayudarle a crear el repositorio de sus sueños, no sirve de nada adquirir una herramienta que complique aún más el proceso.
Por eso necesita ClickUp.
Con capacidades organizativas detalladas, funciones de formato de documentos de nivel superior y opciones avanzadas de uso compartido de conocimientos, ClickUp tiene todo lo que necesita para una solución de base de conocimientos. Consiga ClickUp gratis, gratuito/a ¡hoy mismo para alcanzar todas sus metas de gestión de bases de conocimiento!