Cómo crear un flujo de trabajo de documentación de productos

Estás en pleno lanzamiento de un producto y todo va sobre ruedas, hasta que empiezan a llover las preguntas.

Sus redactores técnicos necesitan más claridad sobre los flujos de trabajo de las funciones, su equipo de ventas quiere un documento de habilitación para explicar las ventajas del producto a los clientes y su equipo de marketing ocupa la mayor parte de su tiempo intentando comprender las ofertas y diferenciadores exclusivos del producto.

¿Por qué ha ocurrido esto?

Falta de documentación adecuada sobre el producto

La documentación del producto no es sólo un manual o una guía de instrucciones; es un mapa fácil de usar que guía a cada miembro del equipo a través de su producto, desde las ventas y el marketing hasta el soporte al cliente y los equipos de desarrollo.

Esta guía explora cómo crear documentación de producto que infunda confianza entre las partes interesadas y le dé control en su proceso de gestión de producto.

¿Qué es la documentación del producto?

La documentación del producto hace referencia a los materiales escritos y visuales que describen las funciones, características y uso de un producto.

Se trata de una base de conocimientos interna con guías paso a paso, procedimientos operativos normalizados, consejos para la resolución de problemas, guías de instalación, manuales de API, estrategias de producto, casos de uso y manuales de usuario.

Tipos de documentación de productos

He aquí una sencilla Panorámica de los tipos de documentación de producto que mantienen informados a sus equipos:

1. Documentación de usuario

Diseñado para los usuarios finales del producto, este documento ofrece instrucciones paso a paso para utilizar todas las funciones. Incluye pasos detallados sobre la realización de tareas, la navegación por el producto y la resolución de problemas comunes, con capturas de pantalla, vídeos y preguntas frecuentes para simplificar las operaciones complejas.

2. Base de conocimientos

Esta biblioteca en línea de información de autoservicio incluye artículos, preguntas frecuentes y guías de solución de problemas. Proporciona respuestas de búsqueda a problemas comunes, ayuda a los usuarios a resolver problemas de forma independiente y alivia la carga de trabajo de los equipos de soporte.

3. Kit de desarrollo de software (SDK)

Un SDK ofrece a los desarrolladores los recursos -como herramientas, bibliotecas, API y código de muestra- para crear o mejorar aplicaciones para un producto o plataforma específicos. Incluye instrucciones de integración y entornos de desarrollo, lo que permite a los desarrolladores trabajar de forma eficiente sin empezar desde cero.

Más información: 10 Mejores Programas de Documentación Técnica

4. Documentación de funciones

Explica en profundidad las funciones de un producto, detallando cómo funcionan, cómo utilizarlas y casos de uso específicos. Común en empresas B2B, este documento técnico también destaca las capacidades avanzadas y las opciones de configuración que no son inmediatamente visibles para el usuario medio.

5. Guías de solución de problemas

Esta documentación técnica enumera los errores más comunes, sus causas y soluciones, lo que permite a los equipos de soporte y a los clientes resolver rápidamente los problemas sin escalar a niveles de soporte superiores.

Por ejemplo, si los usuarios de un servicio de almacenamiento en la nube se enfrentan a fallos en la carga de archivos por problemas de permisos, la documentación técnica debe mostrar el mensaje de error, explicar la causa y proporcionar los pasos para ajustar los permisos.

6. Documentación de marketing

La documentación de marketing destaca las funciones, beneficios y ventajas/diferenciadores competitivos de un producto. Incluye folletos, estudios de casos, análisis de la competencia y presentaciones de productos para clientes potenciales y equipos de ventas.

7. Manual de instrucciones

Estas guías detalladas e integrales cubren el montaje, la configuración o el uso de un producto. Proporcionan información exhaustiva, desde la configuración hasta las operaciones avanzadas, y son cruciales para productos complejos, como dispositivos de hardware, electrodomésticos o software complejo.

8. Notas de la versión

Las notas de la versión resumen las nuevas funciones, correcciones de errores, mejoras y actualizaciones de un producto. Las notas de la versión tienen por objeto ayudar a los clientes, administradores y desarrolladores existentes a utilizar las nuevas funciones y a conocer los problemas resueltos.

Buenas prácticas en la documentación de productos

Una documentación deficiente puede suponer un lastre para su producto. A continuación le explicamos cómo conseguir que sea clara, impactante y fácil de usar:

1. Utilice plantillas y formatos estándar

Los jefes de producto estarán de acuerdo en que crear documentos de producto desde cero lleva mucho tiempo.

Los formatos estándar y plantillas de documentación técnica ofrecen una estructura clara, agilizan la creación y el mantenimiento y facilitan el seguimiento de la documentación por parte de los usuarios.

Las ventajas son evidentes:

• Coherencia: Utilizar el mismo formato paranotas de la versión de softwarelas guías de solución de problemas y los manuales de usuario permite a los usuarios encontrar rápidamente la información importante
• Eficacia: Disponer de una plantilla estándar paraescribir documentación técnica aumenta la eficacia al proporcionar una estructura predefinida para varios tipos de documentos
• Escalabilidad: A medida que se añaden nuevas funciones, la documentación puede actualizarse fácilmente utilizando la misma estructura

Por ejemplo Plantilla de documentación del proyecto ClickUp mantiene todos los detalles de su proyecto perfectamente organizados en un lugar centralizado de fácil acceso.

Descargar esta plantilla

Documentación de proyectos de ClickUp

Por ejemplo, si su software incluye un proceso de aprobación único de varios pasos:

• Describa el alcance del proyecto, los objetivos y los cronogramas de finalización: la descripción general del proyecto mediante ClickUp Docs
• Añada una sección dedicada al "flujo de trabajo de aprobación" a su plantilla de documentación
• Supervise el progreso del proyecto mediante la funciónVista del (diagrama de) Gantt y ajuste los cronogramas según sea necesario

Adapte la plantilla a sus necesidades, personalizando títulos, secciones y estilos para reflejar las funciones exclusivas de su producto, manteniendo al mismo tiempo los elementos básicos uniformes en todos los documentos.

Leer más: 10 plantillas de ingeniería para ingenieros de software y de producto

2. Escribir instrucciones claras y concisas

La documentación eficaz de un producto depende de la claridad. Sin ella, los usuarios pueden tener dificultades para entender cómo utilizar el producto, lo que provoca confusión, errores y una menor usabilidad.

Unas instrucciones claras y concisas reducen la necesidad de más compatibilidad, ya que permiten a los usuarios resolver los problemas de forma autónoma.

He aquí cómo hacer que su documentación destaque:

Utilice un lenguaje sencillo: Evite la jerga técnica a menos que sea necesario. Si debe utilizarla, proporcione definiciones claras.

Ejemplo:

Antes: Autenticación mediante el protocolo OAuth2

después:_ Iniciar sesión de forma segura mediante OAuth2

Sea directo: Céntrese en pasos prácticos y elimine palabras o explicaciones innecesarias.

Ejemplo:

antes:_ Se recomienda pulsar el botón "Guardar

después:_ Haga clic en "Guardar

Utiliza la voz activa: Esto hace que las instrucciones sean más directas y fáciles de seguir.

Ejemplo:

Antes: Los ajustes deben ser configurados por el usuario

después:_ Configurar los ajustes

Evite suposiciones: Nunca dé por sentado que los usuarios ya conocen ciertos términos o pasos. Explique los requisitos previos.

Ejemplo:

antes:_ Instale el plugin y proceda

después:_ Descargue el plugin desde [enlazado] y haga clic en 'Instalar'

Además, divide las instrucciones en pequeños pasos. Utilice listas numeradas para las instrucciones secuenciales y viñetas para los detalles o consejos adicionales. Utiliza frases y párrafos cortos, cada uno centrado en una idea principal, para facilitar la lectura y la comprensión.

En el caso de los términos técnicos, incluya un glosario al principio o al final del documento o utilice información sobre herramientas para las definiciones. Ilustre las instrucciones con ejemplos o situaciones que ayuden a los usuarios a entender cómo aplicar los pasos.

💡Consejo profesional: Para simplificar su trabajo, utilice Cerebro ClickUp clickUp Brain /%href/, un escritor IA, para reformular frases complejas en un lenguaje más sencillo y fácil de usar. El corrector ortográfico integrado también corrige en tiempo real las palabras mal escritas, lo que hace que sus instrucciones no contengan errores y sean fáciles de entender, al tiempo que mantiene un contenido de alta calidad.

3. Aproveche las ayudas visuales

Incluya elementos multimedia para desglosar procesos complejos o detalles técnicos en partes más digeribles, lo que facilitará su comprensión.

Las imágenes, las capturas de pantalla, los vídeos y los GIF garantizan la claridad, la comprensión y una mayor retención.

La razón clave para añadir documentación sobre un producto es resolver los problemas de los miembros de su equipo o de los usuarios finales y ayudarles a sacar el máximo partido del software, y eso es lo que hacen las ayudas visuales.

A la hora de crear la documentación del producto, he aquí algunas ayudas visuales para que los equipos técnicos mejoren la claridad.

No olvide incluir texto alternativo o una explicación textual junto a los elementos visuales por motivos de accesibilidad.

💡Consejo profesional: Utilice Pizarras ClickUp para reunir y organizar especificaciones técnicas con su equipo durante el proceso de desarrollo del producto. Redacte y diseñe diseños para interfaces de usuario o secciones de documentación directamente en la Pizarra y colabore con los miembros del equipo en tiempo real, permitiendo que todos aporten ideas, realicen ediciones y proporcionen comentarios al instante.

Intercambie ideas y visualice flujos de trabajo con la Pizarra ClickUp

Los Clips de ClickUp también cambian las reglas del juego. Pero hablaremos de ello más adelante.

Ahora que ya domina las buenas prácticas, es el momento de dar vida a la documentación de su producto con ClickUp.

Cómo crear un flujo de trabajo de documentación de productos con ClickUp Software de gestión de productos de ClickUp está diseñado para agilizar el modo en que un equipo de productos crea, gestiona y actualiza la documentación en el proceso de desarrollo de productos.

A continuación le mostramos cómo puede utilizar ClickUp para crear un buen flujo de trabajo de documentación de productos:

1. Comprender al usuario final

Usted desea crear un documento de producto que realmente ayude al usuario. Empiece por comprender quién utilizará el documento, sus conocimientos técnicos y los dispositivos en los que consumirán este contenido.

Además, extraiga información de las interacciones con los clientes, los análisis de uso del producto y los formularios de opinión para asegurarse de que la documentación del producto se ajusta a los requisitos del público y los satisface.

A continuación, cree esquemas detallados directamente en Documentos de ClickUp para correlacionar el contenido y la estructura de cada tipo de documento. Utilice encabezados para organizar secciones, tablas para estructurar información compleja y listas de control para guías paso a paso.

Cree una completa documentación de producto con las funciones de edición de ClickUp Docs

ClickUp Docs le permite:

• Colaborar fácilmente con comentarios en línea, lo que permite discusiones en equipo directamente dentro del documento
• Realizar un seguimiento de los cambios y volver a versiones anteriores cuando sea necesario
• Enlazar documentos relacionados para mejorar la navegación y el contexto dentro de la documentación del producto

También puede utilizar un archivo plantilla de documento de requisitos del producto (PRD) para definir los requisitos del producto. Este formato estructurado ofrece a los redactores técnicos y desarrolladores una guía clara para crear documentación precisa.

Leer más:

/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/31200/plantillas-de-gestion-de-productos/ 20 plantillas gratuitas de gestión de productos /%href/

2. Asignar roles y responsabilidades

Asigne roles claros para la redacción, revisión y actualización de cada documento para evitar cuellos de botella y promover la rendición de cuentas.

Utilice Tareas de ClickUp para crear tareas para cada sección de documentación y asignarlas a miembros específicos del equipo.

También puede utilizar Campos personalizados de ClickUp para rellenar roles como "Redactor", "Revisor" y "Aprobador" dentro de cada tarea y obtener una visión general de su progreso.

Gestione las asignaciones de tareas para redactar, revisar y aprobar documentos en Tareas de ClickUp

3. Redactar y revisar

Una vez que su redactor técnico comparte el borrador del documento del producto en ClickUp Docs, todas las partes interesadas pertinentes, como el gestor del producto, el responsable de marketing, etc., pueden editarlo, añadir comentarios y asegurarse de que la hoja de ruta del producto tiene todo lo que necesitaría un miembro del equipo o un usuario del producto.

En esta fase, puede utilizar Clips ClickUp para grabar instrucciones y explicar funciones visualmente. Resulta especialmente útil para documentar funcionalidades complejas, ya que Clips permite grabar la pantalla mientras se ofrecen comentarios.

Grabe comentarios de audio y vídeo para el equipo de producto con ClickUp Clips

Utilice Formularios ClickUp para crear formularios con el fin de recoger las opiniones de los miembros del equipo, los usuarios o las partes interesadas. El gestor de productos puede convertir las respuestas en tareas, asignarlas a los equipos pertinentes y realizar un seguimiento del progreso directamente desde ClickUp.

Recopile información en un formato estructurado con los Formularios ClickUp

4. Publicar y distribuir

Una vez revisada y finalizada la documentación, publíquela y distribúyala a todas las partes interesadas, como usuarios, equipos internos o desarrolladores. ClickUp funciona también como un software de base de conocimientos que puede alojar la documentación del producto y hacerla fácilmente accesible a sus clientes/equipos.

Utilice Vista del Calendario de ClickUp para el seguimiento de los plazos y el ajuste de cronogramas claros para la publicación de documentos. Esto garantiza la finalización y distribución a tiempo para mantener a todos informados.

Visualice los plazos de publicación de documentos con la vista Calendario de ClickUp

5. Itere y mejore

La documentación de los productos necesita actualizaciones constantes para seguir siendo relevante. Por lo tanto, actualízala periódicamente en función de los comentarios de los usuarios, los cambios en el producto y las nuevas funciones para que siga siendo válida y precisa.

Para discutir las actualizaciones de la documentación en tiempo real, utilice Chat de ClickUp . Cree canales de chat dedicados a temas o proyectos específicos. Intercambie opiniones, resuelva consultas y coordine actualizaciones de forma eficaz.

Intercambie ideas y discuta las necesidades de revisión rápidamente a través de canales dedicados en el chat de ClickUp

Uso de Correo electrónico en ClickUp también puede enviar correos electrónicos automatizados basados en Campos personalizados, envíos de formularios o eventos de tareas.

Por ejemplo, envíe un correo electrónico cuando una tarea se marque como "En revisión" o cuando el envío de un formulario destaque un problema de alta prioridad. De este modo, su equipo se mantendrá informado de los cambios críticos.

Informe a las partes interesadas sobre las actualizaciones urgentes de la documentación con el correo electrónico en ClickUp

6. Integre ClickUp con su pila tecnológica Integraciones de ClickUp le permiten conectar sin problemas su cuenta de ClickUp con sus herramientas existentes de gestión de proyectos. Esto ayuda a sincronizar las actualizaciones de la documentación con el progreso del desarrollo.

Por ejemplo:

• La integración de GitHub y Jira le permite realizar un seguimiento de la documentación vinculada a cambios específicos en el código o actualizaciones del producto
• Con la integración de Slack, puede compartir actualizaciones o hacer preguntas dentro de su equipo, fomentando una comunicación más rápida sobre las tareas de documentación

7. Automatización de tareas repetitivas

No deje que las tareas rutinarias entorpezcan su proceso de documentación. Utilice Automatizaciones de ClickUp para que todo vaya sobre ruedas automatizando tareas repetitivas, coherentes y organizadas.

Así es como los equipos de producto utilizan ClickUp Automations:

• Asignación automática de tareas de revisión a los miembros del equipo cuando un documento alcanza el estado "Borrador completado"
• Enviar recordatorios de fechas límite para evitar retrasos
• Actualizar automáticamente los estados de las tareas, como pasar un documento a "Revisión final" una vez que se hayan integrado todos los comentarios
• Notifique a su equipo las publicaciones o actualizaciones de documentos, manteniendo a todo el mundo al tanto sin necesidad de seguimientos manuales

Mantenga la coherencia de los procesos de documentación de productos mediante las Automatizaciones de ClickUp

Nuestros ingenieros y gestores de productos estaban empantanados con las actualizaciones manuales de estado entre Jira y otras herramientas. Con ClickUp, hemos recuperado horas de tiempo perdido en tareas duplicadas. Y lo que es mejor, hemos acelerado los lanzamientos de productos al mejorar el traspaso de trabajo entre los departamentos de control de calidad, redacción técnica y marketing.

Nick Foster, Director de gestión de productos de Lulu Press

Mantenimiento y actualización de la documentación del producto

Crear la documentación del producto es sólo la mitad del trabajo. He aquí cómo mantenerla actualizada y pertinente con un mantenimiento continuo:

1. Establezca un calendario de actualización de la documentación

Programe revisiones periódicas de la documentación en torno a lanzamientos de productos, actualizaciones importantes o revisiones trimestrales. Implicar a los equipos de desarrollo y soporte para garantizar que el contenido sea técnicamente preciso y de fácil compatibilidad para el usuario.

2. Garantizar la precisión y la coherencia a lo largo del tiempo

Utilice guías de estilo y plantillas para mantener un tono y un formato coherentes. Revise y actualice periódicamente sus documentos para reflejar cualquier cambio en el producto o en las normas de la empresa.

3. Implicar a equipos interfuncionales

La colaboración entre los jefes de producto, los desarrolladores y el soporte al cliente es esencial. Sus opiniones sobre actualizaciones, comentarios y problemas mantienen la documentación precisa y actualizada.

4. Utilice el control de versiones para la documentación

Utilice control de la versión del documento para ayudarle a supervisar las actualizaciones, volver a versiones anteriores y mantener un historial claro de las modificaciones, especialmente en entornos de colaboración.

Cómo superar los retos de la documentación de productos

Puede que la documentación de su sistema ya esté ajustada, pero aún así pueden surgir problemas. A continuación le indicamos cómo abordarlos y mantener todo en seguimiento:

1. Mantener actualizada la documentación

A medida que los productos evolucionan, también debe hacerlo la documentación. Descuidar las actualizaciones da lugar a información errónea, menor eficacia y errores en el uso o el desarrollo del producto.

Para mantener actualizada la documentación de su producto:

✅ Establezca intervalos regulares para revisar y actualizar la documentación, por ejemplo, después de cada lanzamiento del producto o trimestralmente

✅ Haga un seguimiento de los cambios y actualizaciones para asegurarse de que la documentación refleja la versión más reciente del producto

✅ Establezca recordatorios automatizados o asignaciones de tareas para avisar a los miembros del equipo cuando sea necesario actualizar la documentación

2. Garantizar la precisión

La información incorrecta o desactualizada, como las especificaciones técnicas, conduce a un alto volumen de tickets de compatibilidad, disminución de la confianza y aumento de los costes de compatibilidad.

Para garantizar la precisión de la documentación de sus productos

haga revisar periódicamente la documentación por expertos en la materia y correctores para detectar errores y mantener la precisión

✅ Utilice IA para la documentación para tareas como la redacción de manuales de usuario, POE, actas de reuniones, informes de empresa, propuestas de ventas y material de marketing

✅ Llevar un registro de cambios y actualizaciones para controlar la exactitud de la información a lo largo del tiempo

3. Gestionar grandes volúmenes de documentación

Gestionar grandes volúmenes de documentación puede alterar la coherencia, retrasar el seguimiento de las actualizaciones y desorganizar la organización de los documentos.

Para gestionar grandes volúmenes de documentación de productos:

✅ Utilice formatos estructurados y una categorización clara para facilitar la navegación por grandes volúmenes de documentación

✅ Implantar un sistema de gestión de documentos para almacenar y organizar toda la documentación en un único lugar

✅ Utiliza etiquetas y categorías para clasificar y recuperar documentos fácilmente

4. Abordar necesidades de usuarios y niveles de experiencia variados

Entre los usuarios de un producto hay personas con distintos niveles de experiencia, desde principiantes que necesitan instrucciones paso a paso hasta usuarios avanzados que buscan información técnica detallada. Además, algunos usuarios prefieren instrucciones visuales o basadas en texto.

Para satisfacer las necesidades de una base de usuarios diversa:

cree documentación adaptada a los distintos tipos de usuarios, como principiantes, avanzados y administradores

✅ Utilizar un lenguaje accesible y reducir al mínimo la jerga técnica para que el documento sea comprensible para usuarios con distintos niveles de experiencia

✅ Ofrezca documentación en varios formatos (texto, vídeos, infografía) para atender a las distintas preferencias de aprendizaje

Mejore la documentación de sus productos con ClickUp

La documentación de los productos no es sólo algo que está bien tener, sino que es esencial.

Con las plantillas de ClickUp, las funciones de gestión de tareas, el escritor de IA integrado y las herramientas de automatización, puede crear y mantener de forma eficaz documentos estructurados, impactantes y fáciles de usar.

Desde la organización de guías de usuario detalladas y kits de desarrollo de software hasta la optimización de revisiones colaborativas y la integración de comentarios, el software de gestión de productos de ClickUp garantiza que cada parte de su documentación sea clara, actualizada y útil.

Además, ClickUp ofrece colaboración en tiempo real e integración con otras herramientas, lo que facilita la alineación de la documentación con las actualizaciones de los productos y las necesidades de los usuarios.

Esto libera a sus equipos de soporte y ventas y proporciona a sus usuarios los conocimientos que necesitan para sacar el máximo partido de su producto.

¿Quiere llevar la documentación de sus productos al siguiente nivel? Inscríbase en ClickUp hoy.