En los últimos años, la gestión de recursos humanos ha evolucionado mucho más allá de la contratación y las nóminas. Ahora es un motor estratégico del intento correcto de la organización. Sin embargo, incluso los equipos de RR.HH. con más visión de futuro se enfrentan a un reto importante: gestionar y preservar el conocimiento en una plantilla que cambia rápidamente.
Aunque 75% de las organizaciones reconocen que este aspecto es esencial para el éxito en los próximos 12-18 meses, pero sólo el 9% se siente preparado para abordarlo, una carencia que puede obstaculizar el crecimiento y la eficiencia.
Aquí es donde la gestión del conocimiento de RR.HH. entra en juego. Simplifica la forma en que las organizaciones almacenan, comparten y utilizan sus conocimientos. Este blog explorará la gestión del conocimiento de RR.HH., por qué es importante y cómo implementarla en su organización.
⏰ Resumen de 60 segundos
📌 Importancia del sistema de gestión del conocimiento de RRHH
📈 Aplicaciones de la gestión del conocimiento de los RRHH
🔍 Potenciación de la gestión del conocimiento en la GRH
⚙️ Implementación de la gestión del conocimiento de RR.HH
elegir la solución adecuada
¿Qué es la gestión del conocimiento de RRHH?##
RRHH gestión del conocimiento es el proceso sistemático de recopilación, organización, uso compartido y utilización de la información dentro de los recursos humanos de una organización. Se trata de crear un hub centralizado en el que el equipo de RRHH y los empleados puedan acceder a información precisa y actualizada en cualquier momento.
Esto incluye políticas, procedimientos, registros de empleados, tendencias de la mano de obra y perspectivas de la cultura organizativa.
La gestión del conocimiento en RR.HH. incluye el conocimiento explícito, implícito y tácito. Juntos, estos tres tipos garantizan que la información crítica esté fácilmente disponible para quienes la necesitan. Esto reduce las redundancias, mejora la toma de decisiones y aumenta la eficacia general.
La importancia de la gestión del conocimiento en RR.HH
A informe descubrió que el empleado medio dedica casi cuatro horas diarias a buscar información. El informe afirmaba además que la incapacidad para encontrar información hacía que el 31% de los empleados se sintieran quemados, y el 16% abandonó su empresa.
De estas estadísticas se desprende claramente que no se puede exagerar la importancia de un sistema de gestión del conocimiento de RRHH. Veamos por qué.
Mejorar la productividad y la retención de los empleados Un día en la vida de un director de RRHH consta de muchas responsabilidades, como responder a preguntas sobre retribución, indicadores clave de rendimiento o políticas específicas.
Una buena gestión de base de conocimientos reduce la necesidad de hacer y responder preguntas facilitando el acceso a información precisa. En lugar de preguntar al equipo de RRHH, los empleados encuentran sus respuestas en una base de datos centralizada.
Esto permite a los profesionales de RR.HH. centrarse en un trabajo más significativo. Los empleados también se benefician de la rápida resolución de sus consultas, lo que se traduce en una mayor satisfacción laboral y un aumento de la productividad.
🚀 Mejora de los procesos de contratación e incorporación
La contratación y la incorporación se encuentran entre los procesos que consumen más recursos Procesos de RRHH . La gestión del conocimiento de RRHH crea un punto central para las descripciones de los puestos, los criterios de evaluación y los datos de los candidatos, lo que acelera las decisiones de contratación.
La incorporación de empleados consiste en ofrecer a los nuevos empleados un comienzo sin problemas. En lugar de darles una pila de papeles en su primer día, hay que proporcionarles acceso a una sólida base de datos software de gestión del conocimiento puede hacer maravillas por su experiencia.
Una base de conocimientos bien organizada les permite acceder sin problemas a políticas, guías de formación y recursos adaptados a su rol.
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🚀 Agilizar la formación y el desarrollo
Los programas de formación son más impactantes cuando los recursos relevantes están fácilmente disponibles y se actualizan constantemente. Con la gestión del conocimiento de RRHH, su equipo dispone de una ventanilla única para módulos de formación actualizados, guías paso a paso y vídeos.
Esto significa que los empleados aprenden más rápido y aplican las nuevas habilidades con mayor eficacia. Sin embargo, las ventajas van más allá de la comodidad.
Cuando el aprendizaje es fácil y accesible, todos se benefician: los empleados crecen y su organización se adapta mejor a un mundo cambiante.
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10 herramientas para construir tu pila tecnológica
.
Aplicaciones de la gestión del conocimiento en RRHH
El derecho estrategias de gestión del conocimiento centralizar y agilizar el acceso a políticas, procedimientos y documentos críticos. Desde garantizar procesos más fluidos hasta dotar a los empleados de los conocimientos que necesitan para prosperar, he aquí cómo marca la diferencia:
🌟 Estandarizar los procesos de RR.HH. para mejorar la usabilidad
Los procesos de RRHH, como la incorporación, las revisiones de rendimiento o la administración de beneficios, a menudo varían entre equipos o ubicaciones, creando confusión e ineficiencias. Un sistema centralizado de gestión del conocimiento elimina este problema garantizando que todo el mundo está en la misma página.
Como todo el mundo accede a las mismas políticas y normativas, las posibilidades de malentendidos y falta de comunicación disminuyen automáticamente. Los procesos también se estandarizan independientemente de la ubicación, el departamento y el equipo.
🌟 Mitigación de errores y reducción de esfuerzos redundantes
_¿Cuántas veces usted o su equipo han tenido que rehacer una tarea porque faltaba información o los documentos no estaban actualizados?
Una plataforma de gestión del conocimiento de RRHH como ClickUp elimina estos problemas proporcionando una fuente fiable de la verdad.
Todo en un mismo lugar, desde las listas de control hasta los manuales de formación, reduce considerablemente el riesgo de errores. Además, en lugar de que varios equipos creen el mismo recurso sin saberlo, una base de conocimientos bien organizada evita la duplicación de trabajo.
🌟 Mejora de la experiencia de los empleados y de la toma de decisiones informadas
Los empleados quieren respuestas, y las quieren rápidamente. La gestión del conocimiento de RRHH les facilita la búsqueda de información de forma independiente, incluidas las solicitudes de permisos, el salario y las prestaciones, o con quién ponerse en contacto para obtener compatibilidad.
Así, en lugar de pasar horas cada día buscando información, se centran en terminar sus tareas. El acceso de autoservicio también ahorra tiempo a recursos humanos y empodera a los empleados.
¿Y qué más? La gestión del conocimiento también proporciona a los profesionales de RR.HH. la información que necesitan para tomar mejores decisiones. Cuando los datos y la información son fácilmente accesibles, detectar tendencias o abordar problemas resulta mucho más sencillo.
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Mejorar la gestión del conocimiento en la GRH
Ahora que conoce la importancia y el impacto de la gestión del conocimiento, la siguiente pregunta es cómo mejorar su actual gestión del conocimiento en RRHH.
Echemos un vistazo:
✅ Integración de la captación de conocimientos en la gestión del talento
Cada empleado es un tesoro de habilidades, experiencias y conocimientos. Integrar la captura de conocimientos en la gestión del talento garantiza que esta valiosa información no desaparezca cuando los empleados cambian de rol o abandonan la empresa.
📌 Ejemplo: Las entrevistas de salida y las revisiones de desempeño pueden utilizarse para documentar flujos de trabajo, enfoques únicos o tácticas de resolución de problemas de los que otros en la organización pueden aprender.
Es más Intente captar los roles y responsabilidades de cada empleado de sus jefes. Colocar esta información en la base de conocimientos garantiza que todos conozcan sus obligaciones.
💡 Pro Tip: Optimice su contenido existente en cuanto a gramática, tono y claridad con Cerebro ClickUp . Esta herramienta realiza comprobaciones gramaticales y ortográficas instantáneas y proporciona comentarios para mejorarla. También puede utilizarla para acelerar el proceso de creación de contenidos. Utiliza indicaciones específicas para cada rol para generar documentos esenciales como flujos de trabajo, roles y responsabilidades.
✅ Utilizar la tecnología educativa para el uso compartido de conocimientos
La tecnología educativa, como los sistemas de gestión del aprendizaje y los software de colaboración documental permite a los empleados acceder a recursos, compartir conocimientos y aprender unos de otros.
Estas herramientas dan vida al uso compartido de conocimientos a través de tutoriales en vídeo, foros entre iguales y vías de aprendizaje específicas para cada rol.
📌 Ejemplo: Un LMS basado en la nube permite al equipo de RRHH organizar e impartir programas de formación en todas las ubicaciones, garantizando la coherencia a la vez que se adapta el contenido para los diferentes equipos.
✅ Optimizar las comunicaciones internas para mejorar la colaboración
Mientras optimiza su actual sistema de gestión del conocimiento, defina claramente quién estará a cargo para evitar la falta de comunicación o la duplicación del trabajo.
Una comunicación sólida es la columna vertebral de una gestión eficaz del conocimiento. Para mejorar la colaboración, asegúrese de que el equipo responsable de crear el repositorio dispone de canales claros para intercambiar información.
➡️ Más información: Free Employee Handbook Plantillas en Word y ClickUp
Implementación de la Gestión Activa del Conocimiento de RRHH
¿Listo para poner en marcha la gestión del conocimiento de RR.HH.? Aquí tiene tres sencillos pasos a seguir:
Fase 1: Ideación de estrategias de gestión del conocimiento de RRHH
La primera fase de la gestión del conocimiento implica identificar las necesidades y metas específicas de su organización. Esto le ayudará a comprender el conocimiento que desea capturar, incluyendo documentos de políticas, buenas prácticas o perspectivas específicas de los empleados.
📌 Ejemplo: Si desea incluir la política de permisos, los roles y responsabilidades de las posiciones, las preguntas que los empleados hacen con frecuencia, etc., involucre a los jefes de departamento y a las partes interesadas para identificar los puntos débiles en los procesos existentes y definir los objetivos para la gestión del conocimiento.
Estos pasos garantizan que todos tengan una visión alineada, minimizan los problemas futuros y ajustan las expectativas a la realidad.
💡 Consejo profesional: Utilice una herramienta como Pizarras ClickUp para hacer una lluvia de ideas y decidir qué contendrá tu base de conocimientos. Las Pizarras te permiten colaborar en tiempo real y convertir al instante tus ideas en tareas.
Fase 2: Procesos de creación y publicación
Una vez esbozada la estrategia, el siguiente paso es desarrollar y organizar los conocimientos. Esto implica recopilar información, verificar su exactitud y estructurarla para facilitar el acceso. Su meta debe ser que la información sea fácil de encontrar, comprender y aplicar.
Empiece por clasificar la información. Proporcione una tabla de contenidos, etiquete cada documento o divídalos en secciones.
📌 Ejemplo: Divida el contenido en secciones como 'Políticas de los empleados', 'Recursos de formación' y 'Desarrollo profesional.' Además, descomponga cada sección, como "Políticas de los empleados", para incluir subcategorías como "Políticas de permisos", "Código de conducta" y "Beneficios sanitarios"
Utilice ClickUp para perfeccionar su base de conocimientos con jerarquías multinivel . Crea carpetas, listas, archivos y mucho más para organizar mejor tu información. Utilice etiquetas con códigos de color y rótulos de prioridad para gestionarla mejor.
Una vez terminada, piensa en cómo se presenta la información. El texto por sí solo puede resultar abrumador o árido, así que piensa en diversos formatos. Las guías rápidas, los diagramas de flujo y los tutoriales paso a paso simplifican los temas complejos. Además, añadir vídeos, como un recorrido por el proceso de evaluación del rendimiento, hace que el contenido sea más cercano y atractivo.
Gestión del conocimiento de RR.HH: Búsqueda conectada de ClickUp
Una vez que hayas creado la base, utiliza un Herramienta de gestión de los conocimientos de IA como ClickUp para publicarla. ClickUp le ayuda a crear interfaces intuitivas y es compatible con dispositivos móviles. Su potente Búsqueda conectada esta función permite a sus empleados encontrar rápidamente cualquier archivo y artículo, ya esté almacenado en ClickUp o en una app, aplicación conectada.
Fase 3: Supervisión del rendimiento y actualización de los sistemas de conocimiento
Su base de conocimientos ya está operativa Pero su trabajo no termina aquí.
Supervísela regularmente para evaluar su impacto. Utilice la analítica para hacer un seguimiento de los patrones de uso, incluidos los contenidos más consultados, los lugares en los que los usuarios pasan más tiempo, los artículos con mayor tasa de rebote y los puntos de congestión.
Recopile información de los empleados y los equipos de RR.HH. para detectar carencias o áreas susceptibles de mejora. Basándose en las aportaciones, actualice el sistema para mejorar la experiencia. Incorpore nuevas funciones, perfeccione los contenidos obsoletos y adáptese a los cambios organizativos.
💡 Consejo profesional: Utiliza Formularios ClickUp para recoger las opiniones de sus empleados. Le ayuda a capturar datos relevantes y a convertir las respuestas en tareas rastreables, lo que facilita la mejora de su base de conocimientos.
Elegir la solución adecuada para la gestión del conocimiento de RR.HH
Uno de los principales problemas a los que se enfrentan los empleados a la hora de buscar información es el enorme número de aplicaciones que tienen que consultar. Para hacer frente a este problema, debe elegir una solución de gestión del conocimiento de RR.HH. que centralice los datos y simplifique el acceso.
Estos son los factores clave que hay que tener en cuenta a la hora de seleccionar la herramienta adecuada:
- Interfaz fácil de usar: Elija una solución con un diseño intuitivo para garantizar que los empleados y los equipos de RRHH naveguen y recuperen información fácilmente. Busque plataformas con funciones como menús claros, una sólida función de búsqueda y compatibilidad móvil
- Integración centralizada: La solución adecuada debe combinar múltiples fuentes de datos de RRHH en una plataforma cohesionada. Debe integrarse con herramientas existentes como sistemas de RRHH, software de gestión de proyectos o aplicaciones de comunicación
- Soporte de IA: Seleccione un software de gestión del conocimiento con compatibilidad con IA. La IA ayuda a localizar artículos relevantes dentro de una base, a responder preguntas rápidamente y a crear y formatear mejor el contenido
- Funciones de colaboración: Busque funciones como foros de debate, secciones de comentarios o la posibilidad de compartir recursos fácilmente entre equipos
- Seguridad y cumplimiento de la normativa: Los profesionales de RRHH manejan datos sensibles, por lo que la seguridad no debe ser negociable. Asegúrese de que la plataforma cumple las normas del sector y ofrece funciones como el acceso basado en roles, el cifrado y los registros de auditoría
ClickUp: la clave para una gestión eficaz del conocimiento
ClickUp es the everything app for work que combina la gestión de proyectos, la gestión del conocimiento y el chateo, todo ello impulsado por la IA para que trabajes de forma más rápida e inteligente.
Centraliza los datos, simplifica los flujos de trabajo y fomenta la colaboración, por lo que es ideal para organizaciones centradas en mejorar los procesos de RRHH. Gestión del conocimiento de ClickUp le permite documentar, compartir y responder instantáneamente a cualquier pregunta con iA conectada . Le permite importar los conocimientos organizativos existentes de sus herramientas actuales de forma segura.
Gestión del conocimiento ClickUp
Mantenga el control sobre la información confidencial utilizando los ajustes avanzados de permisos de ClickUp para decidir quién ve o edita recursos específicos.
Los errores nunca son permanentes, gracias al historial de versiones que permite deshacer los cambios cuando sea necesario. Con todo centralizado en el hub de documentos, ClickUp garantiza una sólida gestión del conocimiento.
Utilizamos ClickUp para toda nuestra gestión de proyectos y tareas, así como base de conocimientos. También se ha adoptado para supervisar y actualizar nuestro marco OKR y varios otros casos de uso, incluidos los gráficos de flujo y los formularios y flujos de trabajo de solicitud de vacaciones. Es estupendo poder dar servicio a todo esto con un solo producto, ya que todo se puede interrelacionar muy fácilmente.
Thomas Clifford, Jefe de Producto de TravelLocal
Estas son las funciones específicas de ClickUp para llevar su gestión del conocimiento al siguiente nivel:
Cerebro ClickUp
Gestión del conocimiento en RRHH: ClickUp Brain
Imagine una herramienta que responda a cualquier pregunta relacionada con el trabajo. Eso es lo que hace ClickUp Brain Busca en todo su entorno de trabajo para proporcionar respuestas precisas en cuestión de segundos.
La búsqueda abarca wikis, documentos, clips, tareas, comentarios y aplicaciones conectadas. ¿Y qué más? Los wikis ocupan un lugar más destacado en los resultados de búsqueda, lo que garantiza que la IA sólo devuelva información muy relevante.
También puedes utilizar ClickUp Brain para crear tu base de conocimientos. Escriba artículos ajustando el tono y las indicaciones. Compruebe la gramática y la ortografía del contenido actual y mejórelo para que sea más claro.
Documentos ClickUp
Documentos ClickUp
Documentos de ClickUp es su solución para crear un wiki colaborativo. Es compatible con la colaboración en tiempo real, los comentarios y las etiquetas para garantizar que su equipo contribuye a la vez que construye una base de conocimientos.
Utilice funciones de formato enriquecidas, páginas anidadas y opciones de estilo para crear wikis fácilmente navegables. Añada tablas, marcadores, códigos de color, títulos, bloques de código y tiras.
Incruste medios como imágenes, vídeos, presentaciones y listas de control para que su base de conocimientos sea interactiva y atractiva.
ClickUp ha sido para nosotros la herramienta de gestión de proyectos más sencilla y fácil de configurar. El seguimiento de tareas es muy sencillo y ofrece muchos detalles. Compartir con equipos e invitar a nuevos miembros a colaborar en el Tablero y en la tarea es súper fácil. Usuario G2
Plantillas ClickUp
Gestión del conocimiento en RRHH: Plantilla de base de conocimientos de ClickUp
ClickUp ofrece miles de plantillas, entre ellas algunas para crear una base de conocimientos. Estas plantillas son fácilmente accesibles y editables en Docs.
📌 Ejemplo: Plantilla de la base de conocimientos de ClickUp proporciona un marco para crear y organizar una biblioteca digital de información. Añade artículos de conocimiento, páginas wiki recursos y preguntas frecuentes y ponerlas a disposición de toda la organización para su consulta.
Desafíos y buenas prácticas
Implementar la gestión del conocimiento de RRHH es natural, pero también puede presentar retos. Estos pueden incluir datos fragmentados a través de múltiples plataformas, dificultad para actualizar los recursos y garantizar la accesibilidad de los empleados.
He aquí algunas buenas prácticas a seguir:
- Comenzar con una estrategia clara que alinee las metas de la gestión del conocimiento con las necesidades de la organización
- Utilizar una única plataforma para almacenar y acceder a toda la información de RR.HH
- Programar revisiones periódicas para garantizar que el contenido sigue siendo preciso
- Fomentar la participación del equipo en la actualización y el uso compartido de los conocimientos promoviendo la colaboración
- Implementar permisos avanzados y encriptación para proteger la información confidencial
Simplifique la gestión del conocimiento de RRHH con ClickUp
La gestión del conocimiento de RR.HH. consiste en crear un sistema accesible y colaborativo. Las herramientas adecuadas son esenciales para que los procesos de RR.HH. sean más eficientes y eficaces, desde la centralización de su base de conocimientos hasta la mejora de la colaboración y la simplificación de los flujos de trabajo.
ClickUp ofrece una solución integral para transformar la forma en que los equipos de RR.HH. gestionan y comparten el conocimiento. Con funciones como la edición en tiempo real, el control de versiones, los permisos avanzados y un hub de documentos centralizado, simplifica la organización y el acceso a la información crítica. Regístrate ¡gratis/a hoy mismo!