Con más de ocho mil millones de visitas mensuales y 300.000 colaboradores registrados, Wikipedia es uno de los sitios web más visitados del mundo.
Las páginas wiki son un repositorio de información fácil de crear a través de un sitio web o un recurso en línea que ayuda al uso compartido del conocimiento dentro de la organización.
Crear un wiki es un paso estratégico hacia la construcción de un futuro mejor para su organización. Estás poniendo los ladrillos para centralizar la información de la empresa y construir un espacio de colaboración que crecerá con el tiempo.
Esta colaboración aumenta la productividad de tus empleados porque tienen mejor acceso a la información y la orientación adecuada para navegar por los procesos internos. Sin embargo, crear tu propia wiki requiere tiempo y un proceso bien establecido.
Este blog cubre paso a paso el proceso de creación de un wiki con uno de los mejores software wiki. Antes de llegar a eso, hemos discutido la definición de un wiki, sus tipos, y por qué usted debe crear uno.
¿Qué es una página wiki?
Una página wiki es un hub de una comunidad en línea donde las personas aportan su experiencia, conocimientos e información. Aunque algunas plataformas wiki, como Wikipedia, son de acceso público, las organizaciones utilizan otras para recopilar y gestionar información interna, lo que permite a los equipos compartir conocimientos y trabajar juntos de forma más eficiente.
En un ajuste corporativo, una página wiki es un cerebro colectivo que fomenta la colaboración entre empleados, el aprendizaje entre iguales y centraliza todo el conocimiento dentro de la empresa.
Piense en ella como una herramienta de gestión del trabajo que rompe los silos de información y da acceso a todo el mundo a la información esencial necesaria para realizar su trabajo. Al eliminar el caos de idas y venidas, tu equipo se centra más en lo esencial dentro del cronograma establecido.
Tipos de wikis
Existen dos tipos de wiki: los wikis internos y los externos. Veamos la diferencia entre los dos, ya que cada uno juega un rol diferente en términos de usabilidad.
En función de su meta, elija el tipo adecuado para su empresa.
Wiki interno
Un wiki interno, también llamado wiki privado, es un sitio cerrado para sus empleados, que colaboran en tiempo real para mantener y actualizar la información interna de la empresa. El wiki de tu empresa se convierte en una fuente a la que pueden acudir cuando quieren informarse sobre la normativa, buscar referencias cuando se atascan y obtener conocimientos de expertos.
El wiki interno permite que todos compartan notas y sugerencias y aporten recursos, especialmente para un equipo virtual.
Las organizaciones almacenan datos privados e información sensible sobre la empresa en páginas wiki internas. Aloje el wiki del equipo en su propio servidor o en un servicio de alojamiento de wikis para tener un control total sobre los datos y las páginas personales.
Si buscas seguridad avanzada para proteger tus datos, debes alojar el wiki interno en tu servidor. Necesitas un equipo informático que controle las actualizaciones periódicas y el espacio de almacenamiento en la sintaxis del wiki.
Wiki externo
Los wikis externos también se denominan wikis públicos a los que puede acceder cualquier persona que utilice una conexión (a internet). La página Wikipedia es el mejor ejemplo de wiki externo que acepta contribuciones de millones de usuarios de todo el mundo a sus páginas públicas.
Un wiki de fandom es otro ejemplo de wiki externo; es una comunidad de personas que comparten los mismos intereses y les encanta escribir sobre ello en línea.
Los wikis externos actúan como sitios web de autoservicio para reducir las consultas de los clientes y el tiempo de espera para responder a sus inquietudes.
La idea es crear una wiki que contenga los problemas más comunes con los que se pueden encontrar los clientes y hacerla accesible al público.
Si un cliente se queda atascado, accede a la wiki e intenta resolver el problema por su cuenta. De este modo, el cliente sale ganando, ya que sus problemas se resuelven rápidamente, y su empresa sale ganando, ya que su equipo de soporte se centra en resolver problemas más avanzados.
Los wikis internos y externos ayudan a centralizar los conocimientos sobre los productos y la organización.
Razones para crear una página wiki
Aunque el concepto de wiki es casi tan antiguo como Internet, el uso de páginas wiki para la productividad es relativamente nuevo. He aquí las ventajas de crear un wiki en su organización.
En general, los wikis de empresa se utilizan para dos fines principales:
- Para encontrar información y aprender algo
- Aportar conocimientos y enseñar algo
Profundicemos en este contexto.
Ahorrar tiempo
Wiki significa 'rápido' en hawaiano. De ahí viene el nombre de Wikipedia: una ubicación para acceder rápidamente a la información.
Una página wiki pone al día a tu equipo convirtiéndose en una fuente de conocimientos todo en uno que les ayuda a terminar el trabajo con mayor rapidez. Desde los empleados con experiencia hasta los recién llegados, todos necesitan información rápidamente para realizar su trabajo. Con un wiki de equipo, saben dónde están los datos sin depender de otros equipos, como el departamento de TI.
Pero hay que crear un wiki para dejar de enviarles a un viaje no productivo por el laberinto de la información que les costará un tiempo considerable de sus horas productivas. El resultado es una baja productividad y el agotamiento de los empleados.
Entendamos cómo ayuda un wiki en la incorporación de empleados con un ejemplo.
Jenna se ha incorporado recientemente a su equipo de diseño. En lugar de buscar las directrices de la marca, el tono y las normas de diseño, se dirige a la sección "Guía de estilo" de su wiki. Jenna obtiene acceso instantáneo a las directrices y normas. Lo mismo ocurre cuando quiere saber más sobre las políticas de la empresa y el código de conducta en el lugar de trabajo.
Fomentar la colaboración
Los sitios wiki son excelentes plataformas para fomentar la colaboración entre empleados de distintos equipos. Las organizaciones crean wikis como sistemas de conocimiento que se basan en el trabajo en equipo, las aportaciones y las contribuciones de distintos usuarios.
Piense en los artículos wiki como una plataforma para que los empleados compartan sus ideas y pensamientos, añadan páginas y contenidos, se remitan a las directrices de la comunidad y actualicen el material para que sea relevante en el momento actual.
Esto es especialmente beneficioso para los equipos que trabajan en un ajuste de trabajo a distancia o híbrido. Las distintas zonas horarias dificultan el flujo de información entre equipos que trabajan juntos en un proyecto. Un wiki resuelve este problema convirtiéndose en una fuente común para obtener las últimas actualizaciones del proyecto y evitar retrasos, independientemente de la ubicación de los equipos.
A medida que sus empleados empiecen a ver las ventajas de los sitios wiki, participarán de forma natural en convertirlos en una fuente más sólida de conocimiento institucional.
Lo mejor es que esto no sólo está reservado a sus empleados experimentados; los nuevos miembros del equipo también tienen un podio para compartir y adquirir conocimientos desde el principio.
Organizar el contenido
Puede que los wikis te recuerden a herramientas familiares como las hojas de cálculo. Al fin y al cabo, las hojas de cálculo son conocidas por manejar grandes cantidades de datos.
Sin embargo, hay dos áreas en las que las hojas de cálculo están muy por debajo de los sitios wiki: la colaboración y la organización. Ya hemos explicado la primera; centrémonos en la organización.
Wiki permite a los usuarios añadir etiquetas al contenido y crear categorías con un diseño estructurado. Las etiquetas son herramientas wiki que permiten a los usuarios capturar información más rápidamente. Los miembros de un equipo se etiquetan entre sí para indicarles la fuente y evitar confusiones.
Esta forma de organizar el contenido también es beneficiosa para la incorporación de nuevas partes interesadas (proveedores, vendedores, agencias, etc.).
Tradicionalmente, la incorporación implica un aluvión de intercambios de correo electrónico y documentos dispersos. El sitio web wiki externo permite a las nuevas partes interesadas acceder fácilmente a las directrices de cumplimiento, los protocolos de colaboración y los documentos que necesitan cronogramas del proyecto en diferentes categorías dentro de una misma fuente.
Enlazar información relacionada
Otra característica notable de los sitios wiki es su capacidad de enlace. Un enlace que utiliza código CSS es un hipervínculo a otras páginas relacionadas o a páginas web externas.
Esta función de enlace interno hace que el wiki sea más potente porque permite al usuario entrar en los detalles granulares de un proyecto o de una información sin salir del sitio wiki.
El flujo ininterrumpido de información también facilita el aprendizaje de los nuevos empleados. Permítales explorar todo el wiki a su ritmo, y no tendrán que pasar horas innecesarias buscando conocimientos relevantes en otras páginas y artículos.
Además, un wiki es un sistema de gestión de contenidos de código abierto con funciones de colaboración y permite crear cuentas de usuario individuales con acceso basado en roles.
Revisión de contenidos
Tener tu wiki es un logro importante, pero es sólo la punta del iceberg. Los colaboradores clave siguen editando el contenido de la wiki del equipo para mantenerse al día de las cambiantes exigencias de la empresa.
Sin embargo, es necesario utilizar una de las plataformas wiki más populares y confiar en que herramientas de tratamiento de textos para hacer un seguimiento de las revisiones en línea. Volver al contenido original del wiki sólo es posible si alguien ha mantenido encendido el botón del historial de revisiones mientras editaba.
Un software o plataforma wiki guarda cada versión revisada de los cambios, y los administradores tienen la última palabra para controlar lo que entra en el wiki y lo que no. El mecanismo incorporado facilita el seguimiento de los cambios y de cuándo los hicieron otros usuarios.
¿Cómo crear una página wiki?
Vamos a centrarnos en la creación de páginas wiki utilizando uno de los mejores Software wiki -ClickUp.
ClickUp le ayuda a crear wikis y los conecta con otras tareas de su proyecto. Realice un seguimiento de sus actividades y proporcione a sus empleados la información necesaria para realizar sus tareas desde una única fuente.
Estas son las tres funciones que te ayudarán a crear, escribir y diseñar tu granja y páginas wiki sin que te parezca un calvario.
Documentos de ClickUp
Utilice ClickUp's Docs para crear y conectar hermosas wikis, documentos y mucho más para la ejecución de ideas sin problemas con su equipo Documentos de ClickUp es el lugar donde empezar a crear wikis. Es la columna vertebral de tu nuevo wiki, permitiéndote crear y añadir contenido y editar documentos desde cero. Para estructurar adecuadamente la información, utilice las numerosas opciones de estilo de los documentos, como marcadores, tablas y viñetas.
ClickUp es un software wiki que te permite colaborar con tus colegas en tiempo real. En Colaboración instantánea y en directo te permite supervisar sus cambios mientras los realiza y añadir tus comentarios para compartir tus ideas al instante. Esto permite al editor revisar y reelaborar las ediciones antes de publicar los cambios. Si las revisiones exigen discusiones internas, etiqueta a los miembros del equipo y asígnales tareas desde la wiki para que el trabajo avance rápidamente.
Siéntete libre de incluir archivos multimedia como vídeos explicativos o de instrucciones en los documentos. Añade organigramas, diagramas y otros elementos interactivos para que tu wiki sea visualmente atractiva y fácil de entender.
Además, ClickUp le permite conectar páginas wiki con sus flujos de trabajo existentes. Vincúlese a los documentos existentes, añada widgets dentro de los documentos para asignar tareas y actualice el estado del proyecto para mantener a todo el mundo al tanto del progreso. De este modo, la información y los elementos procesables se reúnen en el mismo lugar.
ClickUp AI
Utilizar la IA asistente de escritura en ClickUp para generar entradas de blog, aportar ideas, redactar correos electrónicos, etc
Crear nuevas páginas desde cero dentro de un wiki puede llevar mucho trabajo incluso a los escritores más experimentados. La herramienta de ClickUp plantillas de redacción de contenidos son útiles para que los colaboradores clave creen una estructura para su contenido. La mejor forma de complementar esto es utilizando el ClickUp AI asistente de escritura.
ClickUp AI es uno de los mejores Herramientas de escritura de IA para escribir, editar y dar formato al contenido de tus granjas y páginas wiki. Si te faltan ideas, ejecuta una indicación y prepara tu primer borrador en segundos. El editor interno le ayuda a cincelar el contenido para hacerlo más nítido y atractivo.
¿Necesita un impulso creativo? ClickUp AI es tu compañero de ideas para que fluya tu creatividad y tus contenidos sean divertidos y atractivos.
Utilice encabezados preestructurados para dar formato a su contenido y ahorrar tiempo. Resuma su contenido notas de reunión y actualizaciones de tareas, y añádalos a su wiki para asegurarse de que no se salta ninguna discusión crítica en su software de gestión del conocimiento .
Plantillas ClickUp
Conecte y use sus datos organizativos en plantillas wiki prediseñadas Plantilla Wiki ClickUp le facilita enormemente el trabajo a la hora de organizar y compartir conocimientos con sus equipos.
En Plantillas de la base de conocimientos vienen con un estilo listo para construir el repositorio. Este diseño responsivo se ve limpio en todos los dispositivos, y las plantillas son accesibles en diferentes aplicaciones.
La plantilla permite a sus empleados encontrar rápidamente respuestas a sus preguntas y navegar a la información deseada sin esfuerzo.
La plantilla permite crear vistas personalizadas como Lista, (diagrama de) Gantt, Calendario y más. Utilice estados personalizados para crear tareas y realizar un seguimiento del progreso de la página wiki. Del mismo modo, añada atributos para gestionar su plataforma wiki y sus páginas y obtener información más precisa.
Crea wikis sin esfuerzo usando ClickUp
La creación de un wiki es un reto y consume mucho tiempo; sin embargo, la construcción de su empresa y páginas wiki es una brisa con el software wiki derecho, como ClickUp.
ClickUp es muy útil, especialmente cuando sus flujos de trabajo y proyectos requieren una gran cantidad de documentos plantillas wiki le permiten crear procesos operativos estándar (POE) detallados, directrices e instrucciones para su equipo. Personalice las plantillas para adaptarlas a las necesidades de su empresa y a sus requisitos de información.
Utilice la plantilla del plan de comunicación de ClickUp para crear una hoja de ruta de procesos que permita una comunicación fluida entre equipos
Por ejemplo, tenga un plantilla de plan de comunicación dentro de sus páginas wiki para la comunicación interna y externa de la organización. Especifique el público objetivo, la forma de comunicar, la frecuencia de la comunicación y la estructura de los mensajes de la plantilla.
Además, cree pizarras blancas y documentos en ClickUp, conéctelos a las tareas del proyecto, organice las piezas organizativas de toda la empresa y permita que todo el mundo colabore. Desde notas de reuniones y especificaciones de requisitos hasta POE: todo se crea en ClickUp Docs en la versión gratuita.
Para el flujo de información en tiempo real, ClickUp se integra con otras herramientas de gestión del trabajo, impulsando la productividad de su equipo y la precisión de los datos.
¿Quiere que su primer wiki sea un gran intento correcto? Regístrate en ClickUp .
Empieza usando las plantillas wiki de ClickUp que están cargadas de funciones.