Crear un wiki es una medida estratégica para construir un futuro mejor para su empresa (organización) y los miembros de su equipo. Está sentando las bases para centralizar la información de la empresa y construir un espacio colaborativo que crecerá con el tiempo.
Esta colaboración mejora la productividad de sus empleados al facilitarles el acceso a la información y ofrecerles una orientación adecuada para navegar por los procesos internos. Sin embargo, crear su propio wiki requiere tiempo y un proceso bien establecido.
Este blog describe el proceso paso a paso para crear una wiki con uno de los mejores programas de wiki. Antes de entrar en materia, hemos hablado de la definición de wiki, sus tipos y por qué debería crear una.
Cómo crear un wiki: pasos y buenas prácticas
¿Qué es un wiki?
Una página wiki es un hub comunitario en línea donde las personas aportan sus conocimientos, ideas e información. Mientras que algunas plataformas wiki, como Wikipedia, son de acceso público, las organizaciones utilizan otras para recopilar y gestionar información interna, lo que permite a los equipos realizar un uso compartido de los conocimientos y trabajar juntos de forma más eficiente.
En un entorno corporativo, una página wiki es un cerebro colectivo que fomenta la colaboración entre los empleados y el aprendizaje entre compañeros, y centraliza todo el conocimiento dentro de la empresa.
Considérelo como una herramienta de gestión del trabajo que rompe los silos de información y da a todos acceso a la información esencial necesaria para realizar su trabajo. Al eliminar el caos de idas y venidas, su equipo se centra más en lo que es esencial dentro del cronograma establecido.
Qué almacenar en un wiki de empresa
Aquí tiene una lista de lo que puede almacenar en un wiki de empresa:
- Políticas y procedimientos de la empresa: el código de conducta, el manual del empleado, los calendarios de vacaciones, las directrices para el teletrabajo, etc.
- Cultura y valores de la empresa: declaraciones de misión y visión, programas de reconocimiento de empleados, iniciativas de diversidad, equidad e inclusión, encuestas de satisfacción de los empleados y formularios de comentarios, etc.
- Materiales de incorporación: gráfico organizacional, recursos de formación específicos para cada rol, introducción a las herramientas y el software de la empresa, preguntas frecuentes para nuevos empleados, tecnología utilizada y cómo utilizarla de forma eficaz.
- Documentación del proyecto: Metas y resultados del proyecto, actualizaciones de estado, informes de progreso y mucho más.
- Información sobre equipos y departamentos: flujos de trabajo y herramientas específicos de cada departamento, listas de contactos, roles y responsabilidades.
- Base de conocimientos interna: documentación técnica, glosario de términos y acrónimos internos, guías prácticas, informes de investigación y análisis de mercado.
- Información sobre productos o servicios: Ofertas de servicios y funciones clave, especificaciones de productos, hojas de ruta, próximas actualizaciones de productos, notas de lanzamiento internas, historias de éxito de clientes, casos prácticos, análisis de la competencia, etc.
- Formación y desarrollo: criterios y plantillas para la evaluación del rendimiento, itinerarios de desarrollo de habilidades, calendarios de formación, recursos de aprendizaje, etc.
- Comunicaciones internas: anuncios y actualizaciones para toda la empresa, boletines internos, actas de reuniones, informes de resultados financieros, calendarios de eventos de la empresa, normas de comunicación.
- Soporte y recursos de TI: procedimientos de acceso al sistema (VPN, configuración del correo electrónico, etc.), protocolos de seguridad y políticas de protección de datos, guías de resolución de problemas.
- Información sobre clientes: políticas y procedimientos de soporte al cliente, procesos de incorporación de clientes, acuerdos de nivel de servicio (SLA).
- Información sobre recursos humanos y nóminas: calendario y procesos de nóminas, inscripción y reclamaciones de prestaciones, procesos de solicitud y aprobación de permisos.
- Aspectos legales y de cumplimiento normativo: normativas del sector y requisitos de cumplimiento normativo, directrices sobre propiedad intelectual (PI), contratos y plantillas legales, acuerdos de confidencialidad y de no divulgación (NDA).
- Planificación de eventos y recursos: Guías de planificación de eventos, contactos y acuerdos con proveedores, comentarios y resultados de eventos anteriores.
Tipos de wikis
Hay dos tipos de wikis: wikis internas y externas. Veamos la diferencia entre ambas, ya que cada una desempeña un rol diferente en términos de usabilidad.
Dependiendo de su meta, elija el tipo adecuado para su empresa.
Wiki interna
Un wiki interno, también llamado wiki privado, es un sitio cerrado para sus empleados que colaboran en tiempo real para mantener y actualizar la información interna de la empresa. El wiki de su empresa se convierte en una fuente de referencia para ellos cuando quieren informarse sobre normativas, consultar referencias cuando se atascan y adquirir conocimientos de expertos.
La wiki interna permite el uso compartido de notas y sugerencias y la aportación de recursos, especialmente para un equipo virtual.
Las organizaciones almacenan datos privados e información confidencial sobre la empresa en páginas wiki internas. Aloje el wiki del equipo en su propio servidor o en un servicio de alojamiento wiki para tener un control total sobre los datos y las páginas personales.
Si busca una seguridad avanzada para proteger sus datos, debe alojar la wiki interna en su servidor. Necesita un equipo de TI que supervise las actualizaciones periódicas y el espacio de almacenamiento en la sintaxis de la wiki.
Wiki externo
Los wikis externos son wikis públicos a los que puede acceder cualquier persona con conexión a internet. Una página de Wikipedia es el mejor ejemplo de un wiki externo que acepta contribuciones de millones de usuarios en todo el mundo.
Una wiki de fandom es otro ejemplo de wiki externa; se trata de una comunidad de personas que comparten los mismos intereses y les encanta escribir sobre ellos en Internet.
Los wikis externos también pueden actuar como sitios web de autoservicio para reducir las consultas de los clientes y el tiempo de espera para responder a sus inquietudes.
La idea es crear un wiki que contenga los problemas más comunes que suelen encontrar los clientes y hacerlo accesible al público.
Si un cliente tiene algún problema, puede acceder al wiki e intentar solucionarlo por su cuenta. Esto beneficia tanto al cliente, ya que sus problemas se resuelven rápidamente, como a su empresa, ya que su equipo de soporte puede centrarse en resolver problemas más complejos.
Los wikis internos y externos ayudan a centralizar el conocimiento sobre sus productos y su organización.
Razones para crear una página wiki
Aunque el concepto de wiki es casi tan antiguo como Internet, el uso de páginas wiki para mejorar la productividad es relativamente nuevo. En términos generales, las wikis de empresa se utilizan con dos fines principales:
- Para encontrar información y aprender algo
- Para aportar conocimientos y enseñar algo
Profundicemos en las ventajas de crear una wiki.
Ahorre tiempo.
Wiki significa «rápido» en hawaiano. Así es como Wikipedia obtuvo su nombre: una ubicación para acceder rápidamente a la información.
Una página wiki permite a su equipo ponerse al día rápidamente, ya que se convierte en una fuente de conocimiento integral que les ayuda a realizar su trabajo más rápido. Desde los empleados con experiencia hasta los recién incorporados, todos necesitan información rápidamente para realizar su trabajo. Con un wiki para el equipo, saben dónde están los datos sin depender de otros equipos, como el departamento de TI.
Pero es necesario crear un wiki para evitar que se pierdan en un laberinto de información que les hará perder un tiempo considerable de sus horas productivas. El resultado es una baja productividad y el agotamiento de los empleados.
Ejemplo: Jenna se ha incorporado recientemente a su equipo de diseño. En lugar de buscar a toda costa las directrices de la marca, el tono y los estándares de diseño, se dirige a la sección «Guía de estilo» de su wiki. Jenna obtiene acceso instantáneo a las directrices y los estándares. Lo mismo ocurre cuando quiere obtener más información sobre las políticas de la empresa y el código de conducta en el lugar de trabajo.
Fomente la colaboración.
Los sitios wiki son plataformas excelentes para fomentar la colaboración entre empleados de diferentes equipos. Las organizaciones crean wikis como sistemas de conocimiento que se basan en el trabajo en equipo, las aportaciones y las contribuciones de diferentes usuarios.
Piense en los artículos wiki como una plataforma para que los empleados compartan sus ideas y opiniones, añadan páginas y contenido, consulten las directrices de la comunidad y actualicen el material para que sea relevante en el momento actual.
Esto es especialmente útil para equipos que trabajan en entornos remotos o híbridos. Las diferentes zonas horarias obstaculizan el flujo de información entre los equipos que trabajan juntos en un proyecto. Una wiki resuelve este problema al convertirse en una fuente común para obtener las últimas actualizaciones del proyecto y evitar retrasos, independientemente de la ubicación de los equipos.
A medida que sus empleados empiecen a ver las ventajas de los sitios wiki, participarán de forma natural en convertirlos en una fuente más sólida de conocimiento institucional.
Lo mejor es que esto no solo está reservado para sus empleados con experiencia; los nuevos miembros del equipo también tienen un podio para un uso compartido y adquisición de conocimientos desde el principio.
Organizar el contenido
Los wikis pueden servir como recordatorios de herramientas familiares como las hojas de cálculo. Después de todo, las hojas de cálculo son conocidas por manejar grandes cantidades de datos.
Sin embargo, hay dos áreas en las que las hojas de cálculo se quedan muy por detrás de los sitios wiki: la colaboración y la organización. Ya hemos explicado la primera; centrémonos ahora en la organización.
La wiki permite a los usuarios añadir etiquetas al contenido y crear categorías con un diseño estructurado. Las etiquetas son herramientas wiki que permiten a los usuarios capturar información más rápidamente. Los miembros del equipo se etiquetan entre sí para indicarles la fuente y evitar confusiones.
Esta forma de organizar el contenido también resulta beneficiosa a la hora de incorporar a nuevos interesados (proveedores, vendedores, agencias, etc.).
Tradicionalmente, la incorporación implica un aluvión de intercambios de correos electrónicos y documentos dispersos. El sitio web externo wiki permite a sus nuevos interesados acceder fácilmente a las directrices de cumplimiento, los protocolos de colaboración y los cronogramas de los proyectos en diferentes categorías dentro de una única fuente.
Enlace información relacionada
Otra característica destacable de los sitios wiki es su capacidad para crear enlaces. Un enlace que utiliza código CSS es un hipervínculo a otras páginas relacionadas o páginas web externas.
Esta función de enlaces internos hace que la wiki sea más potente, ya que permite al usuario acceder a los detalles más específicos de un proyecto o una información sin salir del sitio wiki.
El flujo ininterrumpido de información también lo convierte en una fuente de aprendizaje fácil para sus nuevos empleados. Permítales explorar todo el wiki a su propio ritmo, y no tendrán que pasar horas innecesarias buscando conocimientos relevantes en otras páginas y artículos.
Además, un wiki es un sistema de gestión de contenidos de código abierto con funciones colaborativas que le permite crear cuentas de usuario individuales con acceso basado en roles.
Revisiones de contenido
Tener tu propia wiki es un logro importante, pero solo es la punta del iceberg. Los colaboradores clave siguen realizando ediciones en el contenido de la wiki del equipo para mantenerse al día con las cambiantes demandas de la empresa.
Sin embargo, debe utilizar una de las plataformas wiki más populares y confiar en herramientas de procesamiento de texto para realizar el seguimiento de las revisiones en línea. Solo es posible volver al contenido wiki original si alguien ha mantenido activado el botón del historial de revisiones durante la edición.
Un software o plataforma wiki guarda cada versión revisada de los cambios, y los administradores tienen la última palabra para supervisar lo que se incluye en el wiki y lo que no. El mecanismo integrado facilita el seguimiento de los cambios y de cuándo los han realizado otros usuarios.
Cómo crear una página wiki
Siga estos pasos para crear un wiki eficaz para su empresa. Más adelante, también le mostraremos cómo ClickUp puede ayudarle.
Paso 1: Defina el propósito y el alcance
Determine la meta principal de la wiki. ¿Es para documentación interna, uso compartido de conocimientos, incorporación de nuevos empleados o todo lo anterior? Definir esto le ayudará a dar forma al contenido y la estructura.
Una vez que haya aclarado el propósito, decida qué tipo de información incluirá en el wiki.
Paso 2: Elija la plataforma wiki
Seleccione una plataforma wiki que se adapte a las necesidades de su organización. Algunas opciones populares son:
- ClickUp: ideal para crear wikis colaborativos e interconectados.
- Confluence (de Atlassian): ideal para equipos que utilizan Jira y otras herramientas de Atlassian.
- Google Sites: sencillo y rentable para wikis básicas.
- SharePoint: ideal para equipos que ya utilizan herramientas de Microsoft Office.
- Gitbook: una plataforma ideal para publicar conocimientos técnicos.
- MediaWiki: una plataforma flexible y de código abierto que se utiliza a menudo para wikis de mayor tamaño.
- Helpjuice: Diseñado para almacenar información de servicio al cliente.
Más información: El mejor software wiki interno para empresas
Paso 3: Planifique la estructura
Defina categorías generales para su wiki y divida cada una de ellas en subcategorías o páginas más específicas. Enlázalas todas con una estructura de menú bien organizada para que la wiki sea más accesible.
Por ejemplo, los equipos de RR. HH. pueden decidir dividir un wiki en categorías como «Políticas», «Proyectos especiales», «Programas de incorporación», etc. Dentro de la categoría «Políticas», podrían tener subcategorías como «Políticas de permisos», «Beneficios», «Código de conducta», etc.
Paso 4: Configure los permisos de seguridad y el control de acceso
Defina quién tendrá acceso al wiki y qué nivel de acceso debe tener (por ejemplo, vista, edición o gestión). Decida si el wiki estará abierto a todos los miembros de la empresa o si determinadas páginas deben restringirse a departamentos específicos (por ejemplo, RR. HH. o TI).
En este punto, también debe establecer algunas reglas sobre su uso. Especifique las directrices que desea que sigan los empleados y el proceso para actualizar los wikis existentes.
Paso 5: Rellene el wiki con contenido
Empiece por recopilar todos los documentos, políticas y conocimientos que planea añadir al wiki. Esto puede implicar la colaboración entre departamentos.
Empiece a crear páginas para cada categoría y subcategoría. Intente que la información de cada página sea concisa, clara y relevante. Cuando sea apropiado, enlaze las páginas entre sí para facilitar la navegación.
Paso 6: Añadir funciones de colaboración
Elija una plataforma en la que los miembros del equipo puedan dejar comentarios o hacer preguntas sobre páginas wiki específicas. Esto fomentará la colaboración y permitirá que la wiki evolucione con el tiempo.
También puede realizar el seguimiento de las revisiones para evitar la pérdida de información y permitir una fácil reversión de los cambios.
Paso 7: Comparta la wiki y forme a los miembros del equipo
Una vez que la estructura y el contenido básicos del wiki estén listos, invite a los empleados a acceder al wiki y anímelos a contribuir. Si es necesario, ofrezca formación sobre cómo utilizar el wiki de forma eficaz.
Buenas prácticas para crear y utilizar un wiki
Para sacar el máximo partido a tu wiki, ten en cuenta estas sugerencias:
- Alinee a los miembros del equipo y a sus compañeros de trabajo en el uso del wiki como su base de conocimientos interna.
- Cree plantillas para diferentes tipos de páginas (por ejemplo, documentación de proyectos o manuales para empleados) y defina reglas de formato. Esto garantiza la coherencia en la presentación de la información.
- Optimícelo para facilitar la búsqueda. Utilice palabras clave relevantes y títulos de página claros para que los empleados puedan encontrar fácilmente la información en el wiki. Organice las páginas de forma lógica para que la navegación por el wiki sea intuitiva. Si la plataforma que ha elegido tiene compatibilidad con ello, etiquete las páginas con términos relacionados para mejorar los resultados de búsqueda.
- Designe un equipo o a una persona para que compruebe periódicamente el wiki en busca de información obsoleta y la actualice para garantizar su exactitud.
- Proporcione un mecanismo para que los empleados envíen comentarios o sugieran cambios en las páginas wiki.
- Utilice análisis para realizar un seguimiento de la frecuencia con la que se accede al wiki y qué páginas son las más visitadas. Basándose en los comentarios y los datos de uso, ajuste la estructura, el contenido o los permisos para mejorar la eficacia del wiki.
Cree wikis sin esfuerzo con ClickUp
Ahora que ya sabe cómo crear un wiki, veamos cómo ClickUp facilita la tarea.
Estas son las tres funciones que le ayudarán a crear, escribir y diseñar sus páginas wiki sin que le resulte una tarea ardua.
ClickUp Docs: el mejor software wiki interno para empresas.
ClickUp Docs es el lugar ideal para empezar a crear wikis. Te permite crear y añadir contenido, así como editar documentos desde cero. Para estructurar tu información de forma adecuada, utiliza las numerosas opciones de estilo de los documentos, como marcadores, tablas y viñetas.
El software wiki ClickUp le permite colaborar con sus compañeros en tiempo real. La función de colaboración instantánea y en directo le permite supervisar los cambios que realizan mientras los están haciendo y añadir sus comentarios para compartir sus opiniones al instante. Esto permite al editor revisar y reelaborar las modificaciones antes de publicar los cambios.
Si las revisiones requieren debates internos, etiqueta a los miembros del equipo y asígnales tareas desde el wiki para que el trabajo avance rápidamente. O simplemente inicia un mensaje instantáneo utilizando ClickUp Chat.
No dude en incluir archivos multimedia enriquecidos, como vídeos explicativos o instructivos, en los documentos. Añada diagramas de flujo, diagramas y otros elementos interactivos para que su wiki resulte visualmente atractiva y fácil de entender.
Si está documentando un proceso o compartiendo instrucciones, realice una grabación rápida de pantalla con ClickUp Clips e incruste el vídeo en su wiki.
Además, ClickUp le permite conectar páginas wiki con sus flujos de trabajo existentes. Vuelva a enlazar documentos existentes, añada widgets dentro de los documentos para asignar tareas y actualice el estado del proyecto para mantener a todos informados sobre el progreso. De esta manera, la información y las acciones pendientes se reúnen en un mismo lugar.
ClickUp AI – Creador de wikis con IA
Incluso los escritores más experimentados pueden encontrar difícil crear nuevas páginas desde cero dentro de un wiki. Las plantillas de redacción de contenido de ClickUp ayudan a los colaboradores clave a estructurar su contenido. El mejor complemento para ello es el asistente de redacción ClickUp Brain AI.
El AI Writer de ClickUp es una de las mejores herramientas de escritura con IA para escribir, editar y dar formato al contenido de sus páginas wiki. Si se queda sin ideas, ejecute una indicación y prepare su primer borrador en segundos. El editor interno le ayuda a pulir el contenido para que sea más preciso y atractivo.
¿Necesita un impulso creativo? ClickUp Brain es su socio de lluvia de ideas para que el flujo de su creatividad se mantenga y su contenido sea divertido y acertado.
Utilice encabezados preestructurados para dar formato a su contenido y ahorrar tiempo. Resumir las notas de sus reuniones y las actualizaciones de tareas, y añádalas a su wiki para asegurarse de que no se omita ninguna discusión importante en su software de gestión del conocimiento.
Plantillas de ClickUp
La plantilla wiki de ClickUp le facilita mucho el trabajo al optimizar el proceso de organización y uso compartido de conocimientos con sus equipos.
Las plantillas de bases de conocimientos como esta incluyen estilos predefinidos para crear el repositorio. Este diseño adaptable se ve nítido en todos los dispositivos y se puede acceder a las plantillas desde diferentes aplicaciones.
Utilice estados personalizados para crear tareas y realizar el seguimiento del progreso de la página wiki. Del mismo modo, añada atributos para gestionar su plataforma wiki y sus páginas y obtener información más precisa.
Crear un wiki es complicado y lleva mucho tiempo; sin embargo, crear las páginas de tu empresa y del wiki es muy fácil con el software wiki adecuado, como ClickUp.
ClickUp es muy útil, especialmente cuando sus flujos de trabajo y proyectos requieren mucho papeleo. Las plantillas wiki predefinidas de ClickUp le permiten crear procesos operativos estándar (POE) detallados, directrices e instrucciones para su equipo. Personalice las plantillas para adaptarlas a las necesidades de su empresa y a los requisitos de información.
Por ejemplo, incluya una plantilla de plan de comunicación en las páginas wiki para la comunicación interna y externa dentro de la organización. Especifique el público objetivo, cómo comunicarse, la frecuencia de comunicación y la estructura del mensaje de la plantilla.
Cree hoy mismo su primer wiki con ClickUp.
Con documentos colaborativos, IA integrada, plantillas wiki y pizarras virtuales, ClickUp es la herramienta perfecta para crear wikis personales y de empresa. Pero eso no es todo. Con ClickUp, también puede conectarlos a tareas de proyectos, organizar elementos organizativos de toda la empresa y permitir que todos colaboren.
Para un flujo de información en tiempo real, ClickUp se integra con otras herramientas de gestión del trabajo, lo que aumenta la productividad de su equipo y la precisión de los datos.
¿Quiere que su primera wiki sea un gran éxito? Regístrese en ClickUp.