Puede que el conocimiento sea un activo intangible para su equipo, pero podría decirse que es uno de los activos más importantes de su empresa. Después de todo, si Gina es la única que puede elaborar un informe complejo, ¿qué hará tu equipo si se marcha de repente? 🤷🏽♀️
Una buena gestión del conocimiento dota a su equipo de un marco sólido para sacar esta información de los cerebros, correos electrónicos y chats de su equipo y compartirla con la organización. Sin embargo, la forma de gestionar estos conocimientos marca la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Tanto si es un gestor del conocimiento como un jefe de equipo responsable de gestionar, registrar y acceder a los activos de conocimiento, necesita estrategias eficaces de gestión del conocimiento. En esta guía, explicaremos por qué son importantes estas estrategias y compartiremos 10 de las mejores prácticas de gestión del conocimiento para movilizar la información de su equipo.
¿Qué es la gestión del conocimiento?
La gestión del conocimiento (GC) es un enfoque estructurado para captar, organizar, compartir y utilizar el conocimiento de su organización. Piense en ella como un sistema interno de base de conocimientos que pone la información adecuada a disposición de las personas adecuadas en el momento oportuno.
La gestión del conocimiento no consiste sólo en elaborar POE que nadie volverá a leer. Este enfoque codifica y comparte los conocimientos en un único repositorio. Software de gestión del conocimiento organiza fácilmente conocimientos como
- Procesos de soporte al cliente
- Pasos de incorporación de empleados
- TécnicoDocumentación para TIcomo manuales de usuario o guías de solución de problemas
- Actas de reuniones y (elaboración de) informes
- Registros de comunicación con los clientes
Lo mejor de todo es que la gestión del conocimiento pone esta información al alcance de todo el que la necesite. En lugar de enviar mensajes de Slack de un lado a otro preguntando por determinados archivos o procedimientos, su equipo puede encontrar todo lo que necesita con una simple búsqueda en su herramienta de gestión del conocimiento. Si almacena información confidencial, también puede bloquearla con permisos por niveles.
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Los tipos de conocimiento en su empresa
¿Sabía que existen diferentes tipos de conocimiento organizativo? Puede que no te des cuenta, pero tu equipo tiene muchos recursos de conocimiento a su disposición. Se necesita un poco de esfuerzo, pero su proceso de gestión del conocimiento debería reunir estos tres tipos de información:
- Conocimientos explícitos : Esta información es la más fácil de formalizar y compartir con el equipo. Incluye hojas de datos, manuales, POE, fórmulas y documentos escritos. Es probable que ya tenga conocimientos explícitos documentados en alguna parte
- Conocimiento implícito : Este tipo de información se refiere a las habilidades y conocimientos técnicos de una persona. A diferencia del conocimiento explícito, no puede obtener esta información de un POE. Para ello, hay que entrevistar a los empleados, seguirlos de cerca y correlacionar los procesos
- **Se trata de información personal y específica del contexto. Es más una "corazonada" que un empleado tiene basada en años de experiencia personal. Es difícil de registrar porque los empleados no suelen darse cuenta de que tienen conocimientos tácitos. Puede intentar registrar el conocimiento tácito pidiendo a los empleados que repasen sus procesos de toma de decisiones
El conocimiento explícito es el más fácil de documentar, pero también tiene un valor real registrar el conocimiento tácito e implícito en sus sistemas. Afortunadamente, una plataforma sólida de gestión del conocimiento le guiará a través de un proceso de documentación de los tres tipos de conocimiento.
La importancia de una estrategia eficaz de gestión del conocimiento
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En lugar de cometer los mismos errores una y otra vez, la gestión del conocimiento le ayuda a capitalizar el conocimiento colectivo y aprovechar los nuevos conocimientos para Optimización de procesos . Desde reducir los malentendidos hasta acelerar la formación de los empleados, la gestión del conocimiento tiene mucho que ofrecer.
Ponga sus conocimientos organizativos a buen uso
Cuanto más tiempo lleva un empleado en una organización, más valioso es. A lo largo del tiempo han acumulado conocimientos sobre la empresa que probablemente no estén documentados en ninguna parte, lo que supone un riesgo de perderlos.
La gestión del conocimiento ofrece a los empleados un proceso estructurado para documentar su experiencia y compartirla rápidamente con el equipo. En lugar de dejar que esta información languidezca en un POE en una unidad compartida en algún lugar, su solución de gestión del conocimiento conecta estos datos a sus flujos de trabajo. Es la mejor forma de movilizar el conocimiento en el trabajo diario sin herramientas voluminosas ni procesos adicionales.
Bridge brechas de conocimiento
Nadie lo sabe todo. En lugar de pedir información a seis personas, un empleado puede buscar rápidamente procedimientos en su base de conocimientos. De este modo, el equipo se pone al día más rápidamente y se reducen los correos electrónicos del tipo "¿Ha visto este archivo?".
Superar los silos de información
Es más probable que se produzcan silos de información a medida que su organización agrega más departamentos, equipos y personas a la mezcla. Antes de que se dé cuenta, todos los miembros de su empresa hablan un idioma diferente. Las estrategias de gestión del conocimiento dan a todos acceso a la misma información y los ponen en la misma página.
Crear una cultura del conocimiento
Los equipos con conocimientos son equipos productivos. Seguir estrategias de gestión del conocimiento de eficacia probada crea una cultura en la que los miembros del equipo están encantados de compartir información. Con el tiempo, esto fomenta la colaboración y la confianza, lo que conduce a una mayor innovación y creatividad. 🧠
10 Estrategias de gestión del conocimiento para tu equipo
El conocimiento es un activo enorme, pero no es fácil de gestionar. Siga estas 10 estrategias de gestión del conocimiento para obtener, organizar, gestionar y movilizar el valioso conocimiento de las partes interesadas en un solo lugar.
1. Soporte de una cultura de aprendizaje continuo
Cuanto más aprenda su equipo, más conocimientos tendrá. Por desgracia, es difícil invertir en aprendizaje continuo, sobre todo si su equipo tiene muchos plazos difíciles. Aun así, crear una cultura de aprendizaje es una forma estupenda de mejorar la experiencia de los empleados, subir la moral y fomentar El uso compartido de conocimientos .
Esto no tiene por qué llevar mucho tiempo ni distraer a su equipo de sus obligaciones a tiempo completo. Una sesión de formación mensual, una conferencia anual o un almuerzo de aprendizaje semanal son formas eficaces de compartir conocimientos.
2. Utilizar software de gestión del conocimiento
Una gestión eficaz del conocimiento requiere una base de conocimientos centralizada. Afortunadamente, no tiene que construirla desde cero: el software de gestión del conocimiento hará todo el trabajo por usted.
De hecho, la mayoría de las herramientas automatizan la captura y distribución de conocimientos. La solución adecuada ofrecerá funciones como capacidad de búsqueda, herramientas de colaboración y capacidades de integración, por lo que será muy fácil poner en marcha el uso compartido del conocimiento.
3. Realizar auditorías de conocimientos
No todos los conocimientos son valiosos, por lo que revisar la información de su base de conocimientos es una buena idea. Las auditorías de conocimientos identifican los conocimientos que tiene su equipo, los que faltan y los que ya no son pertinentes. Las auditorías anuales actualizan y perfeccionan continuamente su estrategia de gestión del conocimiento y mantienen su programa de gestión del conocimiento ordenado y procesable. Además, son una buena oportunidad para Mejorar los procesos que están obsoletos o simplemente no son útiles.
4. Fomentar el trabajo en colaboración
Colabore visualmente con los miembros de su equipo en las Pizarras ClickUp para realizar una lluvia de ideas y convertirlas en elementos procesables
Hay un momento y un lugar para que su equipo actúe como Llaneros Solitarios, pero el conocimiento es más procesable cuando se comparte. Herramientas como las intranets, Wikis y las redes sociales internas facilitan la colaboración al facilitar la formulación de preguntas y el uso compartido de la información. Las sesiones de brainstorming en grupo también son estupendas para sintetizar distintas perspectivas y obtener ideas mejores y más sólidas.
5. Crear una documentación clara y prácticas de gestión de contenidos
El software de gestión del conocimiento es necesario, pero también lo son las políticas oficiales que respaldan esta herramienta. Sin políticas claras, es posible que la gestión del conocimiento sea incoherente y que datos cruciales se escapen por las rendijas.
Trabaje con su equipo para crear una documentación compartida y prácticas de gestión de contenidos. Puede que necesites políticas para:
- Gestión y creación de documentos
- Permisos de uso compartido, incluido quién tiene acceso a qué y por qué
- Organización y etiquetado de archivos
- Auditorías del conocimiento
- Archivo de conocimientos
Como siempre, documente estas políticas en su plataforma de gestión del conocimiento para que su equipo pueda acceder a ellas.
**6. Desarrollar procesos de incorporación eficaces
Una incorporación eficaz es una buena práctica de gestión, pero también es una estrategia inteligente de gestión del conocimiento. Un buen proceso de incorporación ayuda a los nuevos empleados a asimilar rápidamente los conocimientos de la organización y a comprender su rol. En lugar de decir a los nuevos empleados que "se las arreglen como puedan", planifique los procesos de incorporación para que todos reciban la misma información en el mismo formato.
7. Apóyese en expertos en la materia (PYME)
Un poco de conocimiento genérico está bien, pero la experiencia vale su peso en oro. Todos los miembros de su equipo son expertos en algo, así que pídales que compartan sus conocimientos con toda la empresa
Pida al departamento de TI que cree buenas prácticas de ciberseguridad o pida a la buena gente del servicio de atención al cliente que le indique qué hacer y qué no hacer en las interacciones con el cliente.
Las PYMES están especializadas en estas áreas y poseen valiosos conocimientos de primera mano que el resto de la empresa podría desconocer. Por ejemplo, puede que sus clientes prefieran ciertas frases: regístrelas en la plataforma de gestión del conocimiento para que todo el mundo esté en la misma página, cortesía de la PYME. 🤝
8. Integrar la gestión del conocimiento en los procesos de la empresa
El conocimiento sin una aplicación no es muy valioso, así que integre su base de conocimientos en sus Procesos de empresa . Por ejemplo, si su equipo de ventas recopila un registro exhaustivo de la relación de un cliente con su empresa, léalo antes de su próxima llamada al cliente. Mejor aún, intégrelo en su Flujos de trabajo de gestión de proyectos para que el equipo revise esta información cada vez.
9. Establecer metas y métricas organizativas claras
Establecimiento de metas cuantificables para tareas y proyectos con progresión automática para alcanzar más eficazmente los objetivos con cronogramas definidos y objetivos cuantificables
Esta estrategia de gestión del conocimiento es imprescindible para cualquier Equipo de proyecto basado en datos . Fije una meta clara para su estrategia de gestión del conocimiento y establezca métricas que respalden esa meta. Tanto si confía en el software de gestión del conocimiento por productividad como por cordura, es importante comprobar sus métricas y ver si la gestión del conocimiento está ayudando -o perjudicando- a su equipo.
La mayoría del software de gestión del conocimiento incluye métricas integradas en la plataforma. Realice un seguimiento de estos indicadores clave de rendimiento (KPI) a lo largo del tiempo para ver cómo va todo:
- Estadísticas de uso
- Índice de creación de contenidos
- Eficacia de las búsquedas
- Retención y satisfacción de los empleados
- Tiempos de respuesta
10. Utilizar IA y aprendizaje automático
El uso de herramientas como ClickUp AI puede facilitar la creación de contenidos y el uso compartido de conocimientos
Le contaremos un pequeño secreto: no es necesario que escriba u organice todos estos conocimientos manualmente. Inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático complementan cualquier gestión del conocimiento ayudando en tareas como:
- Creación de contenidos
- Edición
- Organización
- Análisis de métricas de uso
Incluso si su plataforma de conocimiento no incluye IA, busque automatizaciones desencadenantes. Estas automatizaciones de arrastrar y soltar hacen que sea muy fácil actuar sobre el conocimiento sin perder el tiempo.
Utilizar software de gestión del conocimiento
Las estrategias de gestión del conocimiento sustentan todos los aspectos del proceso de gestión del conocimiento. Sin embargo, todavía necesita una forma de integrar este conocimiento en su flujo de trabajo, que es donde entran en juego herramientas de gestión del conocimiento como ClickUp.
Claro, somos el software de gestión de proyectos favorito del universo, pero también somos un sistema de gestión del conocimiento para crear y gestionar todo tipo de documentos, bases de datos y wikis personalizados. 🙌
Mezcla proyectos con conocimiento organizativo
Utilice las Pizarras de ClickUp para asignar tareas, etiquetar a las personas asignadas y todo lo necesario para poner en marcha su próxima colaboración
La gestión de proyectos es nuestro pan de cada día, pero eso es sólo la punta del iceberg. Los gestores de proyectos confían en ClickUp para añadir comentarios a cualquier tarea o documento, asignar elementos de acción en tiempo real y compartir adjuntos de la base de conocimientos. Correlación de ideas en un Mapa mental, Pizarra, documento o wiki Conéctalo a tus tareas y proyectos con un solo clic.
Colabora en tiempo real
Formatee y colabore fácilmente en documentos junto con el equipo sin solapamientos en ClickUp
¿Por qué pedir a un miembro del equipo que cree una página para su wiki interno cuando puede pedir a todo el equipo que colabore? Documentos de ClickUp soporta colaboración en tiempo real, etiquetas, comentarios y elementos de acción. Incluso puede convertir texto en tareas con un solo clic para movilizar sus conocimientos sin complicaciones.
Por cierto, tampoco tienes que crear estos documentos desde cero. Elige una Plantilla ClickUp añada sus datos y listo. Por ejemplo, la plantilla Plantilla wiki de ClickUp incluye todo lo necesario para crear una página wiki completa con un formato atractivo.
Si necesita más ayuda práctica, consulte ClickUp AI un giro. Acelere sus estrategias de gestión del conocimiento pidiendo al chatbot de IA que resuma Notas de la reunión o tablas de formato.
Seguimiento de métricas de uso en un panel personalizado
Desglose las métricas de uso, las metas, las tareas y los estados de los proyectos en el panel de control altamente personalizable de ClickUp 3.0
¿Tiene curiosidad por saber con qué frecuencia accede su equipo a los activos y documentos? Paneles de ClickUp facilitan la visualización de todas las métricas de gestión de conocimientos a alto nivel. Sólo tiene que elegir las métricas que más le interesen y ClickUp realizará el seguimiento de los datos por usted. Vea qué wikis reciben más visitas, qué empleados contribuyen más a la base de conocimientos y con qué eficacia la base de conocimientos agiliza los flujos de trabajo. Todo es 100% personalizable, así que puedes ajustar el panel a tu gusto.
ClickUp: Su todo en uno Software de base de conocimientos
El conocimiento es un activo intangible pero increíblemente valioso para su empresa. En lugar de dejar que el conocimiento se pierda en el éter, siga estas estrategias de gestión del conocimiento para obtener el control sobre su conocimiento interno.
Las estrategias de gestión del conocimiento son imprescindibles, pero necesita un software de gestión del conocimiento sólido que respalde sus grandes planes. Opte por ClickUp para combinar la gestión de proyectos con la gestión del conocimiento. Nuestra plataforma de trabajo "todo en uno" ahorra a su equipo la molestia de cambiar de una plataforma a otra al reunirlo todo -incluido su conocimiento- en un único lugar. ✨
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