El conocimiento puede ser un activo intangible para tu equipo, pero es posiblemente uno de los activos más importantes de tu empresa. Después de todo, si Gina es la única que puede elaborar un informe complejo, ¿qué hará tu equipo si ella se marcha de repente? 🤷🏽♀️
Una gestión del conocimiento eficaz dota a su equipo de un marco sólido para extraer esta información de las mentes, los correos electrónicos y los chats de su equipo y realizar un uso compartido de ella con la organización. Sin embargo, la forma en que gestione este conocimiento marca la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Tanto si es gestor del conocimiento como si es jefe de equipo responsable de gestionar, registrar y acceder a los activos de conocimiento, necesita contar con estrategias eficaces de gestión del conocimiento. En esta guía, explicaremos por qué estas estrategias son importantes y compartiremos 10 de las mejores prácticas de gestión del conocimiento para movilizar la información de su equipo.
¿Qué es la gestión del conocimiento?
La gestión del conocimiento (KM) es un enfoque estructurado para capturar, organizar, realizar el uso compartido y utilizar el conocimiento de su organización. Piense en ello como una base de conocimientos interna que pone la información adecuada a disposición de las personas adecuadas en el momento adecuado.
La gestión del conocimiento no consiste solo en crear POE que nadie volverá a leer. Este enfoque codifica y realiza el uso compartido del conocimiento en un único repositorio. El software de gestión del conocimiento organiza fácilmente conocimientos como:
- Procesos de soporte al cliente
- Pasos para la incorporación de empleados
- Documentación técnica para TI, como manuales de usuario o guías de resolución de problemas.
- Actas de reuniones e informes
- Registros de comunicación con los clientes
Lo mejor de todo es que la gestión del conocimiento hace que esta información sea accesible para todos los que la necesitan. En lugar de enviar mensajes de Slack solicitando determinados archivos o procedimientos, su equipo puede encontrar todo lo que necesita con una simple búsqueda en su herramienta de gestión del conocimiento. Si almacena información confidencial, también puede bloquearla con permisos por niveles.
Los tipos de conocimiento en su empresa
¿Sabía que existen diferentes tipos de conocimiento organizacional? Quizás no se haya dado cuenta, pero su equipo tiene a su disposición una gran cantidad de recursos de conocimiento. Requiere un poco de esfuerzo, pero su proceso de gestión del conocimiento debe recopilar estos tres tipos de información:
- Conocimiento explícito: Esta información es la más fácil de formalizar y compartir con el equipo. Incluye hojas de datos, manuales, POE, fórmulas y documentos escritos. Probablemente ya tenga el conocimiento explícito documentado en algún lugar.
- Conocimiento implícito: este tipo de información se refiere a las habilidades técnicas y los conocimientos prácticos de una persona. A diferencia del conocimiento explícito, esta información no se puede obtener de un POE. Hay que recabar los conocimientos de los empleados mediante entrevistas, observación y mapeo de procesos.
- Conocimiento tácito: Se trata de información personal y específica del contexto. Es más bien una «corazonada» que tiene un empleado basada en años de experiencia personal. Es difícil de registrar porque los empleados no suelen ser conscientes de que tienen conocimiento tácito. Puede intentar obtener un registro del conocimiento tácito pidiendo a los empleados que expliquen sus procesos de toma de decisiones.
El conocimiento explícito es el más fácil de documentar, pero también tiene un gran valor registrar el conocimiento tácito e implícito en sus sistemas. Afortunadamente, una plataforma sólida de gestión del conocimiento le guiará a través del proceso de documentación de los tres tipos de conocimiento.
La importancia de una estrategia eficaz de gestión del conocimiento
En lugar de cometer los mismos errores una y otra vez, la gestión del conocimiento le ayuda a aprovechar el conocimiento colectivo y a aprovechar los nuevos conocimientos para optimizar los procesos. Desde reducir los malentendidos hasta acelerar la formación de los empleados, hay mucho que apreciar en la gestión del conocimiento.
Aproveche al máximo el conocimiento organizativo.
Cuanto más tiempo lleva un empleado en una organización, más valioso es. Con el tiempo, ha acumulado conocimientos sobre la empresa que probablemente no estén documentados en ningún sitio, lo que le expone al riesgo de perderlos.
La gestión del conocimiento ofrece a los empleados un proceso estructurado para documentar su experiencia y compartirla rápidamente con el equipo. En lugar de permitir que esta información se pierda en un POE en una unidad compartida en algún lugar, su solución de gestión del conocimiento establece la conexión entre estos datos y sus flujos de trabajo. Es la mejor manera de movilizar el conocimiento en su trabajo diario sin herramientas voluminosas ni procesos adicionales.
Salvar las brechas de conocimiento
Nadie lo sabe todo. En lugar de pedir información a seis personas, un empleado puede consultar rápidamente los procedimientos en su base de conocimientos. Este enfoque permite a su equipo ponerse al día más rápidamente y reduce los correos electrónicos del tipo «¿Has visto este archivo?», lo que beneficia a todos.
Superar los silos de información
Los silos de información son más probables a medida que su organización añade más departamentos, equipos y personas a la mezcla. Antes de que se dé cuenta, todos en su empresa hablan un idioma diferente. Las estrategias de gestión del conocimiento permiten que todos tengan acceso a la misma información y estén en sintonía.
Cree una cultura del conocimiento
Los equipos con conocimientos son equipos productivos. Seguir estrategias de gestión del conocimiento probadas crea una cultura en la que los miembros del equipo están encantados de compartir información. Con el tiempo, esto fomenta la colaboración y la confianza, lo que conduce a una mayor innovación y creatividad. 🧠
10 estrategias de gestión del conocimiento para su equipo
El conocimiento es un activo muy valioso, pero no es fácil de gestionar. Siga estas 10 estrategias de gestión del conocimiento para recopilar, organizar, gestionar y movilizar el valioso conocimiento de sus partes interesadas en un solo lugar.
1. Fomente una cultura de aprendizaje continuo
Cuanto más aprenda su equipo, más conocimientos tendrá. Por desgracia, es difícil invertir en el aprendizaje continuo, especialmente si su equipo tiene muchos plazos estrictos. Aun así, crear una cultura de aprendizaje es una forma estupenda de mejorar la experiencia de los empleados, aumentar la moral y fomentar el uso compartido de conocimientos.
Esto no tiene por qué llevar mucho tiempo ni distraer a su equipo de sus tareas habituales. Una sesión de formación mensual, una conferencia anual o un almuerzo semanal con charla formativa son formas eficaces de realizar el uso compartido de conocimientos.
2. Utilice software de gestión del conocimiento
Una gestión eficaz del conocimiento requiere una base de conocimientos centralizada. Afortunadamente, no es necesario crearla desde cero: el software de gestión del conocimiento hará todo el trabajo por usted.
De hecho, la mayoría de las herramientas realizarán la automatización de la captura y distribución del conocimiento. La solución adecuada ofrecerá funciones como la capacidad de búsqueda, herramientas de colaboración y capacidades de integración, lo que facilitará la puesta en marcha del uso compartido de conocimientos.
3. Realice auditorías de conocimiento
No todo el conocimiento es valioso, por lo que es buena idea revisar la información de su base de conocimientos. Las auditorías de conocimientos identifican qué conocimientos tiene su equipo, qué falta y qué ya no es relevante. Las auditorías anuales actualizan y perfeccionan continuamente su estrategia de gestión del conocimiento y mantienen su programa de KM ordenado y viable. Además, son una buena oportunidad para mejorar los procesos que están desactualizados o que simplemente no son útiles.
4. Fomente el trabajo basado en la colaboración
Hay momentos y lugares en los que su equipo puede trabajar de forma independiente, pero el conocimiento es más útil cuando se comparte. Herramientas como intranets, wikis y redes sociales internas facilitan la colaboración al permitir hacer preguntas y compartir información fácilmente. Las sesiones de lluvia de ideas en grupo también son excelentes para sintetizar diferentes perspectivas y obtener ideas mejores y más sólidas.
5. Cree prácticas claras de documentación y gestión de contenidos
El software de gestión del conocimiento es necesario, pero aún así necesita políticas oficiales que respalden esta herramienta. Sin políticas claras, es posible que gestione el conocimiento de forma inconsistente y que se le escapen datos cruciales.
Trabaje con su equipo para crear prácticas compartidas de documentación y gestión de contenidos. Es posible que necesite políticas para:
- Gestión y creación de documentos
- Permisos para el uso compartido, incluyendo quién tiene acceso a qué y por qué.
- Organización y etiquetado de archivos
- Auditorías de conocimiento
- Archivo de conocimientos
Como siempre, documente estas políticas en su plataforma de gestión del conocimiento para que su equipo pueda acceder a ellas.
6. Desarrollar procesos eficaces de incorporación
Una incorporación eficaz es una buena práctica de gestión, pero también es una estrategia inteligente de gestión del conocimiento. Los buenos procesos de incorporación ayudan a los nuevos empleados a absorber rápidamente el conocimiento de la organización y a comprender sus roles. En lugar de decirles a los nuevos empleados que «lo averigüen por sí mismos», cree plantillas para sus procesos de incorporación, de modo que todos los nuevos empleados reciban la misma información en el mismo formato.
7. Recurra a expertos en la materia (SME)
Un poco de conocimiento genérico está bien, pero la experiencia vale su peso en oro. Cada persona de su equipo es experta en algo, así que pídales que compartan esa experiencia con toda la empresa.
Pida al departamento de TI que cree buenas prácticas para la ciberseguridad o pida al personal de atención al cliente que proporcione una lista de lo que se debe y no se debe hacer en las interacciones con los clientes.
Los expertos en la materia se especializan en estas áreas y tienen conocimientos valiosos de primera mano que el resto de la empresa podría desconocer. Por ejemplo, tal vez tus clientes prefieran ciertas frases: anótalo en la plataforma de gestión del conocimiento para que todos estén en sintonía, gracias al experto en la materia. 🤝
8. Integre la gestión del conocimiento en los procesos de la empresa.
El conocimiento sin una aplicación no es muy valioso, así que integra tu base de conocimientos en tus procesos empresariales. Por ejemplo, si tu equipo de ventas recopila un registro exhaustivo de la relación de un cliente con tu empresa, léelo antes de tu próxima llamada al cliente. Mejor aún, intégralo en tus flujos de trabajo de gestión de proyectos para que el equipo revise esta información cada vez.
9. Establezca metas y métricas organizativas claras
Esta estrategia de gestión del conocimiento es imprescindible para cualquier equipo de proyecto basado en datos. Establezca una meta clara para su estrategia de gestión del conocimiento y establezca métricas que respalden esa meta. Tanto si confía en el software de gestión del conocimiento para mejorar la productividad como para mantener la cordura, es importante comprobar sus métricas y ver si la gestión del conocimiento está ayudando o perjudicando a su equipo.
La mayoría de los programas de gestión del conocimiento incluyen métricas integradas en la plataforma. Realice un seguimiento de estos indicadores clave de rendimiento (KPI) a lo largo del tiempo para ver cómo va todo:
- Estadísticas de uso
- Tasa de creación de contenido
- Eficacia en las búsquedas
- Retencion y satisfacción de los empleados
- Tiempos de respuesta
10. Utilice la IA y el aprendizaje automático
Psst, le contaremos un pequeño secreto: no tiene que escribir ni organizar todo este conocimiento manualmente. La IA y el aprendizaje automático complementan cualquier estrategia de gestión del conocimiento, ayudando en tareas como:
- Creación de contenido
- Edición
- Organización
- Análisis de métricas de uso
Incluso si su plataforma de conocimiento no incluye IA, busque automatizaciones basadas en desencadenantes. Estas automatizaciones de arrastrar y soltar facilitan la aplicación del conocimiento sin cometer errores.
Utilice software de gestión del conocimiento
Las estrategias de gestión del conocimiento sustentan todos los aspectos del proceso de gestión del conocimiento. Sin embargo, aún necesita una forma de integrar este conocimiento en su flujo de trabajo, y ahí es donde entran en juego herramientas de gestión del conocimiento como ClickUp.
Por supuesto, somos el software de gestión de proyectos favorito del universo, pero también somos un sistema de gestión del conocimiento para crear y gestionar todo tipo de documentos, bases de datos y wikis personalizados. 🙌
Combine los proyectos con el conocimiento organizativo
La gestión de proyectos es nuestro pan de cada día, pero eso es solo la punta del iceberg. Los gestores de proyectos confían en ClickUp para añadir comentarios a cualquier tarea o documento, asignar acciones en tiempo real y compartir adjuntos de la base de conocimientos. Haga una lluvia de ideas en un mapa mental, una pizarra, un documento o una wiki y conéctelo a sus tareas y proyectos con un solo clic.
Colabora en tiempo real
¿Por qué pedir a un miembro del equipo que cree una página para tu wiki interna cuando puedes pedir a todo el equipo que colabore? ClickUp Docs admite la colaboración en tiempo real, etiquetas, comentarios y elementos de acción. Incluso puedes convertir texto en tareas con un solo clic para movilizar tus conocimientos sin complicaciones.
Por cierto, tampoco tienes que crear estos documentos desde cero. Elige una plantilla de ClickUp, añade tus datos y ya estás listo para empezar. Por ejemplo, la plantilla Wiki de ClickUp incluye todo lo necesario para crear una página wiki completa, con un formato llamativo.
Si necesitas ayuda más práctica, prueba ClickUp AI. Acelera tus estrategias de gestión del conocimiento pidiendo al chatbot con IA que resuma las notas de las reuniones o cree el formato para las tablas.
Realice un seguimiento de las métricas de uso en un panel personalizado.
¿Tienes curiosidad por saber con qué frecuencia tu equipo accede a los activos y documentos? Los paneles de ClickUp te permiten ver fácilmente todas las métricas de gestión del conocimiento a alto nivel. Solo tienes que seleccionar las métricas que más te interesan y el sistema se encargará de realizar el seguimiento de los datos por ti. Vea qué wikis reciben más visitas, qué empleados contribuyen más a la base de conocimientos y con qué eficacia la base de conocimientos agiliza los flujos de trabajo. Todo es 100 % personalizable, por lo que puede ajustar el panel a su gusto.
ClickUp: su software de base de conocimientos todo en uno.
El conocimiento es un activo intangible pero increíblemente valioso para su empresa. En lugar de dejar que el conocimiento se esfume, siga estas estrategias de gestión del conocimiento para controlar el conocimiento interno.
Las estrategias de gestión del conocimiento son imprescindibles, pero aún así necesitas un software de gestión del conocimiento sólido que respalde tus grandes planes. Elige ClickUp para combinar la gestión de proyectos con la gestión del conocimiento. Nuestra plataforma de trabajo todo en uno le ahorra a tu equipo la molestia de cambiar de plataforma, ya que reúne todo, incluido tu conocimiento, en un solo lugar. ✨
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