La idea de introducir mejoras constantes, regulares e incrementales en el trabajo está en todas partes. Toyota introdujo el Kaizen, Motorola creó Six Sigma y Equipos de ingeniería ágiles utilizan la mejora continua.
El tema general es la mejora constante para evitar el estancamiento de la empresa.
Estas mejoras adoptan un sinfín de formularios. Pueden ser tan sencillas como trasladar determinados productos al mostrador de compras por impulso de un supermercado o reorganizar toda la cadena de montaje para reducir los residuos.
En cualquier caso, siempre hay margen de mejora. Se pueden crear eficiencias prestando atención a sus procesos y optimizándolos con regularidad.
Siga leyendo y aprenda a utilizar conceptos y métodos de optimización de procesos para agilizar las operaciones de su empresa.
¿Qué es la optimización de procesos?
La optimización de procesos es la actividad continua de observar, comprender, mejorar, probar y racionalizar los procesos de Business para maximizar los resultados deseados de la empresa, como el rendimiento, la eficiencia, la productividad, la rentabilidad o la reducción de costes/desperdicios.
Tipos de optimización de procesos
En función del proceso, la escala, el impacto, los pasos implicados y las metas de la empresa, existen varios métodos de optimización de procesos. Algunos de los tipos más comunes de optimización de procesos son:
Optimización puntual
Algunas situaciones pueden optimizarse rápidamente, identificando las lagunas y dando pasos inmediatos para solucionarlas. Por ejemplo, si un gestor de proyectos descubre que faltan algunas tareas, puede ajustar una lista de control.
Cree listas de control sencillas a partir de las tareas de su entorno de trabajo para revisar rápidamente las prioridades, los estados y las fechas importantes
Optimización del sistema
Otros necesitan un enfoque más estratégico. Un director de ingeniería que despliega docenas de microservicios en la nube podría querer estudiar todo el proceso detenidamente para comprender los pasos interrelacionados y realizar mejoras holísticas.
Construya su proceso de compatibilidad en la herramienta Mapas mentales de ClickUp para visualizar todo el flujo de trabajo
Optimización Lean
La optimización ajustada, popularizada por la metodología Kaizen, se centra en reducir los residuos. Esto se consigue a menudo con automatización, colaboración y racionalización de los flujos de trabajo .
Las automatizaciones desencadenan automáticamente resultados cuando se produce una acción en ClickUp
Optimización de la minería de procesos
Utilizada en ingeniería y desarrollo de software, utiliza datos y monitorización continua para identificar cuellos de botella e ineficiencias.
Optimización Six Sigma
Suele centrarse en la coherencia, utilizando datos para identificar defectos y variaciones.
Modelización de procesos y simulación
Es uno de los pasos más utilizados en la mayoría de los programas de optimización de procesos y consiste en visualizar y probar activamente varias versiones de mejoras del proceso para identificar la mejor.
Independientemente de su tipo, los pasos fundamentales para diseñar una optimización de procesos eficaz permanecen constantes. De eso hablaremos a continuación.
Técnicas de optimización de procesos
1. Identificar y priorizar los procesos a optimizar
Cada proceso tiene potencial para ser optimizado. Un buen analista de negocio sabrá qué optimizar y cuándo. Como mejor práctica, empiece por plantear las siguientes preguntas a los equipos del proyecto.
- ¿Qué procesos de la empresa tardan demasiado?
- ¿Qué procesos fallan con demasiada frecuencia?
- ¿Dónde se produce el despilfarro?
- ¿Qué equipos esperan información/aprobaciones, etc.?
- ¿Qué procesos no producen resultados que cumplan las normas establecidas en la organización?
Con estas preguntas obtendrá una lista de procesos que deben optimizarse. Una vez que la tenga, empiece a establecer prioridades. Al hacerlo, tenga en cuenta tres factores: esfuerzo necesario, trastornos previstos y resultados potenciales.
Si acaba de empezar a optimizar los procesos de negocio de la empresa, puede dar prioridad a los que requieren un esfuerzo moderado, causan un trastorno mínimo y ofrecen resultados medios o altos.
ClickUp Impact Matriz de esfuerzo
está diseñada para ayudarle a evaluar de forma rápida y precisa el impacto y el coste, de modo que sepa qué procesos deben tener la máxima prioridad.
Esto ayuda a hacer cambios sin alterar el carro de la manzana mientras se demuestran los resultados.
Si dispone de un sistema maduro de optimización del flujo de trabajo en un programa de optimización de flujos de trabajo, puede elegir procesos de empresa que requieran un gran esfuerzo y causen grandes trastornos, pero que ofrezcan grandes resultados. El riesgo de interrupción puede merecer la pena teniendo en cuenta los resultados que se obtendrán.
2. Analizar y correlacionar el proceso actual
Al realizar el paso anterior, es posible que haya entendido lo básico de lo que implica el proceso. Ahora, es el momento de analizarlo más a fondo.
Lista cada paso del proceso con el mayor detalle posible. Habla con los equipos del proyecto. Si colaboran con otros departamentos, habla también con ellos.
Visualice cómo fluyen las tareas en cada fase del proyecto y categorícelas en metas, actividades y elementos de acción con la herramienta Plantilla del Mapa de Procesos de ClickUp Anote todas las deficiencias/ineficiencias de cada paso. Por ejemplo, en un proceso de cuentas por pagar, la carga de facturas en el sistema ERP puede llevar demasiado tiempo, por lo que se presta a la automatización. En el departamento de marketing, es posible que algunos diseños no sean de marca, lo que exigiría mejores medidas de control de calidad.
Pregunte por qué el proceso es como es. A menudo, los equipos de operaciones cambian los procesos existentes sin entender claramente el proceso actual.
Esto puede tener efectos desastrosos en otras partes del proceso o en otros procesos conectados.
Una vez documentado este análisis, correlaciona los procesos visualmente. Incluya procesos relacionados para comprender todo el panorama.
Utilice una (diagrama de) Gantt para extenderlo en el tiempo. Esto nos ayuda a ver estos procesos con claridad y a distribuirlos en varios escenarios.
La vista Diagrama de Gantt en ClickUp le permite programar tareas, mantenerse al día con el progreso del proyecto, gestionar los plazos y manejar los cuellos de botella.
3. Lluvia de ideas para mejorar los procesos de la empresa
Piense en varias mejoras que puede introducir en los procesos de empresa ineficaces. Pida sugerencias al equipo del proyecto: a menudo, son ellos quienes mejor saben lo que necesitan.
Inspírate en otros departamentos que puedan haber resuelto ya este problema. Explore todas las soluciones posibles.
Una solución sólida mapa mental es una forma estupenda de documentar todas estas ideas sin temer una página en blanco o limitaciones de filas y columnas.
Planifique y organice proyectos, ideas o tareas existentes en ClickUp para obtener el esquema visual definitivo
4. Priorice las mejoras
Analice cada una de ellas en detalle una vez que disponga de una lista de posibles optimizaciones del proceso. Identifique las que tengan más probabilidades de resolver el problema y ofrecer el resultado deseado sin salirse de las limitaciones operativas y presupuestarias.
Por ejemplo, si el problema son los retrasos causados por la carga manual de facturas en papel en el ERP, la posible mejora del proceso podría ser:
- Implementar un programa de escaneo impulsado por IA que extraiga automáticamente los datos y actualice el ERP. Esto supone un coste y un esfuerzo elevados con un ROI discutible
- Añadir más personal para hacer elentrada de datos es caro y no se puede ampliar
- Pedir a todos los proveedores que envíen facturas digitales por correo electrónico. Esto supone un coste bajo, un esfuerzo elevado y un ciclo de cambio largo
En función de sus prioridades y limitaciones, elija la solución que más le convenga.
5. Pruebe las mejoras del proceso
Antes de implantar las mejoras en los procesos, pruébelas a pequeña escala. Puede hacerlo aplicando los cambios a un grupo reducido de usuarios o durante un periodo breve.
Supervise la respuesta de los usuarios a las mejoras. Mida los resultados. Recopile información cualitativa y cuantitativa de todas las partes interesadas para asegurarse de que se cumplen sus intenciones.
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6. Implementar y mejorar
Si su prueba tiene éxito, impleméntela para toda la organización mientras se prepara para la gestión del cambio.
- Eduque a todas las partes interesadas sobre los cambios que ha realizado
- Invíteles a hacer preguntas y a responder de forma proactiva
- Establezca un sistema para resolver los problemas que puedan surgir como consecuencia de la optimización del proceso que ha implantado
- Diseñe las métricas y los mecanismos para medir los resultados a escala
Y lo que es más importante, supervise cómo adopta cada usuario el nuevo proceso. Identifique posibles oportunidades para optimizarlo aún más. Mantén tu bandeja de entrada abierta a los comentarios.
Beneficios y retos de la optimización de procesos
La optimización de procesos puede ser una tarea compleja. Implica realizar cambios pequeños pero significativos en los procesos que la gente sigue a diario, a menudo de forma subconsciente. Toda optimización de procesos conlleva cierto grado de perturbación.
La única diferencia entre los intentos correctos y los demás es que los resultados de los primeros superan los efectos de la perturbación. Una buena optimización de procesos puede beneficiarle de alguna de las siguientes maneras.
Beneficios de la optimización de procesos
Un ejemplo de proceso de ventas en una organización
- Minimización de ineficiencias: En la mayoría de los casos, el beneficio más significativo de la optimización de procesos es que elimina ineficiencias. Reduce el tiempo, el esfuerzo manual, la pérdida de rendimiento, etc., para que los equipos puedan hacer más con menos.
- Ahorro de costes: Los procesos optimizados minimizan el despilfarro y evitan pérdidas de productividad como parte del proceso. Esto ahorra costes a la organización. Por ejemplo, si un desarrollador está esperando seis horas a que se aprovisione un entorno en la nube, reducir ese tiempo puede suponer un ahorro en productividad e indemnizaciones.
- Mejora de la calidad: Un proceso sólido es la base de un resultado de buena calidad. La optimización de los procesos garantiza el cumplimiento de todos los procedimientos de calidad, lo que mejora el producto final.
- Fomentar la colaboración: Aunque un proceso suele consistir en una serie de pasos, en muchos intervienen varias personas o equipos que trabajan juntos. Un proceso optimizado requiere un uso compartido de conocimientos y transferencias sin fisuras entre ellos. Optimización continua de procesos lo permite, fomentando una colaboración más estrecha.
- Mitigación de riesgos: El beneficio a menudo ignorado de la optimización de procesos es su capacidad para reducir los riesgos de forma significativa. En los servicios financieros, un proceso bien optimizado puede evitar el fraude. En sanidad, puede salvar vidas. En software, puede minimizar las brechas de seguridad y reforzar la privacidad, la confidencialidad, la seguridad y el cumplimiento de las normativas.
Una intervención operativa que puede aportar beneficios tan excepcionales no está exenta de desafíos. Exploremos lo que probablemente encontrará en su viaje hacia la optimización de procesos y cómo superarlos.
Retos de la optimización de procesos
- Vista limitada del proceso: A menudo, las personas se lanzan a realizar cambios en procesos que consideran ineficaces. Entonces, realizan cambios sin comprender su impacto en las personas, el proceso y los flujos de trabajo conectados. Imaginemos que trasladamos la cafetería a la terraza para ahorrar en iluminación porque no tiene acceso para sillas de ruedas. Estos cambios pueden tener consecuencias contraproducentes.
- Complejidad de los procesos: No todos los procesos son sencillos y secuenciales. Por eso, cambiar un paso puede hacer que el resto de procesos complejos se derrumbe como una pila de tarjetas.
- Resistencia al cambio: Las personas suelen resistirse al cambio, aunque no lo rechacen de plano. Es posible que inconscientemente sigan con el proceso anterior, causando ineficiencias para sí mismos y para los demás.
- ROI insuficiente: La mayoría de los programas de optimización de procesos buscan el retorno de la inversión a través del aumento de las ventas, la productividad, la velocidad, etc. Los procesos de la empresa que no pueden hacer evidentes estos retornos pueden ser ignorados, perdiendo importantes oportunidades.
- Falta de implicación de la dirección: Los cambios pequeños y graduales suelen quedar fuera del radar de la dirección de la empresa. Esto hace que las optimizaciones de procesos sean más difíciles de implantar y aplicar.
Como puede ver, estos retos no están en la optimización de procesos en sí, sino en su aplicación. Con la herramientas de mejora de procesos puede superar estos retos y agilizar las operaciones. He aquí cómo.
Cómo utilizar herramientas para mejorar la optimización de procesos
Vivimos en un mundo sobrecargado de herramientas. Hay docenas de herramientas para la colaboración, gestión de proyectos comunicación, etc. Aproveche la pila de herramientas adecuada para mejorar los resultados de sus esfuerzos de optimización de procesos.
Aumente la productividad con la colaboración gestión de tareas asignando tareas, etiquetando comentarios y compartiendo grabaciones de pantalla en una sola plataforma
Recopilación de datos precisos y pertinentes
La recopilación de datos no es una actividad puntual. Por lo tanto, necesita un enfoque sistemático desde múltiples perspectivas para que su recopilación de datos sea eficaz.
Realice encuestas para conocer las inquietudes del equipo con respecto al proceso que desea optimizar
Utilice un cronómetro para medir cuánto tiempo lleva cada paso del proceso. En ClickUp cronómetro es una excelente herramienta para hacer esto. Puedes iniciar/detener el cronómetro o añadir manualmente el tiempo empleado. Pendiente se puede hacer en cualquier lugar-móvil, navegador o aplicaciones nativas.
Mira los archivos de proyectos completados para saber más sobre cómo se realizan las tareas. Revisa los comentarios y listas de control para analizar los procesos actuales.
Colaborar eficazmente
Ningún proceso puede optimizarse con éxito sin colaboración, ya sea durante la recopilación de datos, la lluvia de ideas, la aplicación del cambio o la medición de resultados. Pendiente de esto con modernas herramientas de colaboración.
Utilizar ClickUp Bloc de notas para tomar notas y compartirlas con el equipo. ¿Y aún más? Utilice el
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para corregirlos y resumirlos también.
Resumir hilos en ClickUp AI
Utilice herramientas como las Pizarras ClickUp para visualizar procesos de empresa. Arrastre y suelte pasos, añada dependencias y hágalo visible para que todos puedan comentarlo. De este modo, se crea una visibilidad integral que pone a todo el mundo en el mismo Tablero
También puedes utilizar ClickUp Mapas mentales para simular posibles mejoras y dejar que los equipos también las anoten.
Debatir ideas. Proponer cambios en un documento, por ejemplo Documentos ClickUp invite a los miembros de su equipo a revisar y comentar el documento. Utilice la función de comentarios para debatir cualquier mejora que sugiera, explorando los pros y los contras de forma asíncrona.
Planifique y presente mejores procesos en sus equipos
Desafíos en torno a la resistencia a el cambio y el liderazgo el cambio puede abordarse con una mejor planificación, presentación y comunicación. Tenemos herramientas para ello
Utilice la ClickUp vista diagrama de Gantt para visualizar el proceso a lo largo del tiempo. Cree vistas del antes y el después para mostrar la diferencia que supone la optimización del proceso. Esto ayudará a los equipos a imaginar las posibles ventajas de aceptar el cambio.
Agilice los procesos de conexión (a internet) con Dependencias de ClickUp . Tareas enlazadas, clientes, pedidos, ofertas, usuarios, informes de errores, documentos, etc. Vea todas las relaciones y dependencias en un solo lugar para tomar las decisiones correctas.
**Uso Automatizaciones ClickUp para hacer el trabajo pendiente. Cambie automáticamente las personas asignadas y las prioridades, y aplique etiquetas para acelerar el programa de optimización de procesos. Desencadene tareas basadas en cualquier acción o condición.
ClickUp es la única plataforma de productividad que reúne todo su trabajo en un solo lugar. Con el poder de varias funciones incorporadas diseñadas para darle el control sobre sus procesos, es el mejor lugar para comenzar su proyecto de optimización de procesos.