Los procesos ineficaces son el talón de Aquiles de una organización. No sólo reducen la productividad de su equipo, sino que también malgastan recursos y provocan cuellos de botella. Con el tiempo, pueden provocar la insatisfacción de los clientes, la pérdida de oportunidades de negocio y el agotamiento de los empleados.
Detectar una ineficiencia es mucho más fácil que esbozar los pasos para solucionarla. Por suerte, no tiene por qué darse cabezazos contra la pared intentando resolverlo todo: ¡las plantillas de mejora de procesos pueden ayudarle! Sus secciones prefabricadas te permiten confeccionar un plan a prueba de balas para introducir cambios que aporten valor a la organización y garanticen una navegación fluida por las aguas empresariales. ⛵
En este artículo, analizaremos las ocho mejores plantillas para organizar y gestionar mejora de procesos .
¿Qué es una plantilla de mejora de procesos?
La mejora de procesos consiste en analizar los procesos de su organización para determinar su eficacia y definir pasos concretos para su optimización. Sin embargo, la elaboración de un plan de mejora de procesos no es un paseo. Es necesario establecer objetivos concretos, asignar recursos recopilar datos y determinar el mejor camino a seguir.
Las plantillas de mejora de procesos (o plantillas de rendimiento de procesos) son atajos que le permitirán llegar antes a la meta. Le ayudan a esbozar cada paso de su plan con gran detalle y garantizan que sus ejercicios de mapeo de procesos sean productivos y estén orientados a los resultados. 💪
Estas plantillas le mantienen en el buen camino y le permiten enfocar el ejercicio de mejora de forma objetiva, documentar cada procedimiento y alinear su plan con los objetivos de la empresa.
Cómo elegir la plantilla de mejora de procesos adecuada
Puede encontrar miles de plantillas de mejora de procesos en Internet. Lamentablemente, no todas ofrecen la misma funcionalidad.
Es posible que desee buscar una plantilla con las siguientes características:
- Personalización: Debe permitirle editar los elementos de diseño para garantizar la alineación con las metodologías, los procedimientos específicos y los objetivos de su empresa. Además, debe permitirle añadir elementos visuales, como gráficos o tablas, para explicar mejor un paso o un punto
- Gestión de datos: La plantilla debe permitirte recopilar, organizar y compartir datos relevantes con facilidad
- Opciones de colaboración: Debe fomentarla colaboración en equipo mediante funciones como la edición en tiempo real,dejar comentariosopizarras digitales *Características de accesibilidad: Deberías poder configurar quién tiene acceso a la plantilla en función de su rol
- Escalabilidad: Debe ser lo suficientemente robusta como para permitir esbozar numerosos planes de mejora de procesos e ideas de diversa complejidad
8 Plantillas de planes de mejora de procesos para aumentar la eficiencia
Hemos revisado docenas de plantillas de mejora de procesos y hemos seleccionado las ocho mejores, que ofrecen facilidad de uso, funcionalidad y personalización. ¡Échales un vistazo y encuentra la tuya! 🤓
1. Plantilla de estructura de desglose del trabajo de mejora de procesos ClickUp
Utilice las categorías de la plantilla de estructura de desglose del trabajo para estar al tanto de las tareas pendientes de mejora de los procesos empresariales
Ser el capitán del barco de la mejora de procesos no es nada fácil. En Plantilla de estructura de desglose del trabajo de mejora de procesos de ClickUp hace que navegar por proyectos complejos y cuellos de botella sea pan comido. 🚢
Con esta plantilla, puedes identificar los puntos débiles de tus procesos, trazar el plan de juego en detalle, asignar tareas y supervisar el progreso con facilidad.
La plantilla ofrece tres vistas que te permiten contemplar tu proyecto desde distintos ángulos y garantizar la máxima transparencia y organización.
Empiece por la vista Actividades, una lista en la que desglosará su ejercicio de mejora de procesos en actividades (tareas) más fáciles de gestionar. Digamos que su objetivo es mejorar el sitio web de su empresa. Creará tareas como "Identificar objetivos", "Actualizar contenidos", "Mejorar el diseño" y "Supervisar el rendimiento"
Cuando cree una tarea, puede proporcionar más detalles utilizando Campos personalizados de ClickUp como la persona asignada, la fecha de inicio y vencimiento, el estado, las partes interesadas clave y la fase del proyecto. El último atributo es el criterio por defecto para agrupar tareas, pero puede cambiarlo pulsando el botón "Agrupar por" en la esquina superior derecha de la pantalla.
La segunda vista que ofrece esta plantilla es la vista Tablero. Esta Tablero Kanban convierte las tareas enumeradas en la vista anterior en tarjetas y las ordena por estado (como No iniciado, En revisión o En curso). Utilice el diseño de arrastrar y soltar de ClickUp para mover las tarjetas y cambiar el estado de las tareas con sólo unos clics.
Por último, dispone de la vista Gantt, un diagrama de Gantt que describe sus tareas en una línea de tiempo que le ayuda a planificar las cargas de trabajo sin solapamientos. Descargar esta plantilla
2. Plantilla de Mapeo de Procesos ClickUp
La plantilla de mapeo de procesos de ClickUp es ideal para estandarizar las operaciones empresariales y mejorar la colaboración en equipo
Si desea que su proyecto de mejora de procesos tenga éxito, debe planificar cada paso con una precisión milimétrica para evitar confusiones y malentendidos. En Plantilla de mapeo de procesos de ClickUp le ayuda a planificar los plazos, calendarios y cargas de trabajo para visualizar cada detalle y preparar a su equipo para el éxito.
A primera vista, esta plantilla de tarea es una simple lista de tareas . Sin embargo, la lista está repleta de funciones avanzadas para dividir incluso los proyectos más difíciles en trozos fáciles de seguir procesos de asignación como un profesional.
La lista de tareas predeterminada consta de 22 subtareas que le ayudarán a identificar el proceso que desea mejorar y a describir detalles como los miembros del equipo implicados, las responsabilidades y los objetivos tipo de mapa de procesos que se va a utilizar. Como ClickUp es conocido por su capacidad de personalización, puede actualizar cada subtarea para asegurarse de que se ajusta a los procedimientos y objetivos de su empresa.
Haga clic en una subtarea para proporcionar más detalles: cree listas de tareas más pequeñas para describir las actividades necesarias para su realización, adjunte archivos con información útil y asigne tareas a miembros específicos del equipo. ClickUp le permite configurar relaciones entre tareas -Aseguran el orden correcto impidiendo que una tarea comience o se complete antes que otra tarea asociada.
La plantilla también le permite realizar un seguimiento del tiempo y establecer fechas de vencimiento para controlar el progreso con facilidad.
Lo mejor de las plantillas de tareas de ClickUp es su versatilidad. Cuando configure una, podrá duplicarla y copiarla en otros proyectos para ahorrar tiempo. Cópiela entera o sólo sus partes específicas. ✨ Descargar esta plantilla
3. Plantilla de auditoría y mejora de procesos ClickUp
Optimice sus procesos empresariales con comprobaciones de calidad, análisis y gestión de cambios mediante la plantilla de auditoría de procesos de ClickUp
Es hora de ponerse el sombrero de detective y revisar a fondo sus procesos Compruebe si algunos podrían beneficiarse de actualizaciones y establezca el plan de mejora con la Plantilla de auditoría y mejora de procesos de ClickUp ¡! 🕵️
La plantilla le permite dar un paso atrás y tener una visión imparcial de sus procedimientos. Analice la eficacia de los procesos para revelar los puntos débiles de la productividad, servicio al cliente y satisfacción del cliente, presupuestación y alineación con la visión de las partes interesadas y, a continuación, esbozar un plan para solucionarlos.
Este completo marco se divide en cuatro secciones:
- Análisis de procesos: Ayuda a identificar los punteros de auditoría, esbozando losdocumentación de procesos y directrices de control
- Análisis CATWOE: Significa cliente, actor, transformación, visión del mundo, propietario y entorno, y permite definir las perspectivas de las partes interesadas y garantizar que los procesos se ajustan a ellas
- Concepción de modelos: Le permite conceptualizar y evaluar sus procesos para identificar lagunas y problemas
- Gestión del cambio: Le ayuda a esbozar los cambios que conducen a la mejora de los procesos
Una vez definidas las tareas en cada una de las cuatro secciones, diríjase a la vista Vista general. Verá todas sus tareas agrupadas por su sección y estado respectivos (como No iniciadas, Por hacer, En curso, En revisión y Completadas).
La vista Tablero es un tablero Kanban que muestra tus tareas como tarjetas y las clasifica por su estado. Mueva las tarjetas con un simple arrastrar y soltar para fácilmente gestionar tus flujos de trabajo . Descargar esta plantilla
4. Plantilla de PNT de Mejora Continua de ClickUp
Agilice la creación de procedimientos operativos normalizados con esta plantilla de ClickUp ya preparada: sólo tiene que introducir sus datos y estará listo para empezar Mejora continua es vital para mantener la máxima productividad y rentabilidad. En Plantilla de PNT de mejora continua de ClickUp le ayuda a documentar cada paso de su plan de mejora de procesos, a asegurarse de que todos los miembros del equipo están al corriente y a supervisar el progreso del plan.
Cabe destacar que se trata de una plantilla Doc. Si no está familiarizado con ClickUp Docs clickUp Docs es una función única que le permite crear, gestionar, almacenar, compartir y trabajar en documentos con su equipo dentro de ClickUp. En ClickUp Docs, puede crear tareas, añadir asignados, añadir listas de tareas pendientes, utilizar ClickUp AI (el asistente de escritura basado en IA de la plataforma), y facilita la gestión de documentos.
Esta plantilla Doc cuenta con cinco secciones que le ayudarán a esbozar los detalles de su plan de mejora de procesos. Las secciones predeterminadas son:
- Propósito: Aquí es donde definirá las principales razones para establecer un plan de mejora de procesos, como garantizar que todos los empleados estén de acuerdo, mejorar la eficacia o reducir el riesgo de malentendidos
- Alcance: Aquí es donde enumerará los aspectos de su plan de mejora de procesos
- Procedimiento: En esta sección se describen los pasos para mejorar los procesos
- Recursos relacionados: Aquí es donde darás respuesta a las posibles preguntas que puedan tener los miembros de tu equipo y adjuntarás recursos valiosos para ayudarles a superar sus tareas
- **Revisión: Aquí es donde mencionará al propietario del PNT y enlazará con el archivo /ref/ https://clickup.com/features/form-view Formulario ClickUp /%href/ para solicitudes de revisión Descargar esta plantilla ### 5. Plantilla ClickUp DMAIC
Diga adiós a los procesos ineficaces con la plantilla DMAIC de ClickUp
Para mejorar un proceso, es necesario Ddefinir los objetivos, Mmedir los KPI, Aanalizar los datos, Imejorar implementando los cambios adecuados y Ccontrolar los resultados. En Plantilla DMAIC de ClickUp le permite hacer precisamente eso y mejorar los procesos ¡sin sudar! 🥵
Esta plantilla se basa en un Pizarra ClickUp -un lienzo digital que te permite visualizar tus ideas, realizar lluvias de ideas con los miembros de tu equipo y desarrollar estrategias. Le ayuda a expresar su lado creativo y a no perder de vista su objetivo: en este caso, identificar los procesos ineficaces y esbozar los pasos necesarios para mejorarlos.
La plantilla consta de cinco secciones en forma de notas adhesivas:
- Definir
- Medir
- Analizar
- Mejorar
- Controlar
La plantilla le indica qué debe incluir en cada sección. Por ejemplo, en la columna Definir, verá el marcador de posición "inserte aquí el problema". Sustitúyalo por un resumen del proceso que desea mejorar y los detalles pertinentes (como qué lo hace ineficaz y la información que lo respalda).
Después de definir el problema en la primera columna, utilice la segunda para esbozar las medidas que pueden ayudarle a medir sus progresos. En la tercera columna, recopilarás y analizarás los datos pertinentes para ver si todo va según lo previsto y si necesitas hacer algunos ajustes.
En la cuarta columna (Mejorar), define soluciones concretas al problema. Por ejemplo, si el proceso ineficaz es la frecuente falta de comunicación entre los miembros del equipo, las posibles soluciones podrían ser utilizar una plataforma de colaboración o establecer una nueva jerarquía y estructura de informes.
En la quinta columna, observa el éxito de la solución aplicada. 😍 Descargar esta plantilla
6. Plantilla de pizarra de procesos PDCA de ClickUp
Utilice esta plantilla visual para dividir las tareas en partes manejables clasificando los elementos en cuatro etapas: Planificar, Hacer, Comprobar y Actuar
Ponga en marcha sus esfuerzos de mejora de procesos con Plantilla de pizarra de procesos PDCA de ClickUp .
PDCA es la abreviatura de planificar-hacer-comprobar-actuar y representa un modelo para implementar cambios haciendo hincapié en la colaboración en equipo y la transparencia. Esta plantilla de pizarra se basa en este modelo y le permite desglosar incluso los proyectos más complejos en actividades fáciles de gestionar divididas en cuatro etapas: Planificar, Hacer, Comprobar y Actuar.
El primer paso para utilizar la plantilla es ir a la vista Lista y crear tareas. Por ejemplo, si el proceso ineficiente en cuestión es un sitio web mal diseñado, puede establecer tareas como "Crear entradas de blog", "Actualizar la interfaz" y "Seguir el rendimiento" Puede añadir asignados, fechas de vencimiento y niveles de prioridad o incorporar otros campos personalizados para proporcionar más detalles de la tarea.
Ahora, vaya a la vista Pizarra y cree una representación visual de las tareas definidas. Para ello, pulse "ClickUp Cards" en la barra de herramientas de la parte izquierda de la pantalla y localice las entradas deseadas.
Por ejemplo, la tarea "Creación de entradas de blog" podría añadirse a la etapa Hacer, mientras que "Seguimiento del rendimiento" podría estar en Comprobar. Descargar esta plantilla
7. Plantilla ClickUp Process FMEA Lean Six Sigma
Detecte riesgos potenciales rápidamente y crear un plan de acción con la Plantilla ClickUp Process FMEA Lean Six Sigma
Identifique los riesgos del proceso y elabore un plan para eliminarlos con la plantilla Plantilla ClickUp Process FMEA Lean Six Sigma ¡!
Antes de entrar en las funcionalidades de la plantilla, es importante tener en cuenta que Process FMEA y Lean Six Sigma son metodologías de mejora de procesos. El AMFE de procesos ( Análisis modal de fallos y efectos ) gira en torno a la evaluación e identificación de fallos potenciales (riesgos) en un proceso, mientras que Lean Six Sigma trata de eliminarlos. Esta plantilla combina ambas metodologías para ayudarle a alcanzar las estrellas de la mejora de procesos e impulsar la eficiencia de su empresa.
No deje que las múltiples vistas le asusten: utilizar y navegar por la plantilla es fácil una vez que las entiende.
La primera vista es la vista Lista de AMFE, donde creará una lista de posibles fallos (problemas) del proceso. La plantilla incluye excelentes ejemplos que le ayudarán a introducir la información correcta. Por ejemplo, tiene una lista de problemas potenciales que podrían producirse al retirar efectivo de un cajero automático, como que la máquina no dispense efectivo o que la pantalla no funcione correctamente. Cada problema se describe detalladamente con columnas como Función, Efectos potenciales del fallo, Gravedad y Probabilidad de ocurrencia.
La vista Cálculo RPN enumera sus tareas y su RPN (número de prioridad de riesgo). Este número se calcula multiplicando la seguridad estimada, la probabilidad de ocurrencia y la probabilidad de detección.
/ref/ https://app.clickup.com/signup?template=t-375114609 Descargar esta plantilla /%href/
Bonus: Check out **Las 10 mejores plantillas Six Sigma para mejorar su juego de mejora de procesos
8. Plantilla de Plan de Mejora de Procesos en Word por ProjectManagementDocs
Utilice la Plantilla Word de Plan de Mejora de Procesos de ProjectManagementDocs para esbozar sus planes y documentar todos los detalles relevantes
Las plantillas con opciones avanzadas y múltiples vistas pueden ofrecer una funcionalidad increíble, pero no son del gusto de todo el mundo. Si lo que quiere es una herramienta sencilla que le ayude a analizar y gestionar procesos la plantilla de plan de mejora de procesos de Word de ProjectManagementDocs puede ser perfecta para usted.
Esta plantilla de Word divide su plan en cuatro secciones:
- Límites del proceso
- Configuración del proceso
- Métricas del proceso
- Objetivos para /ref/ https://clickup.com/blog/performance-improvement-plan-templates/ Mejora del rendimiento /%href/
En la sección Límites del proceso, identifique el inicio y el final del proceso que desea analizar. De esta forma, puede asegurarse de que su trabajo se dirige directamente al proceso sin desperdiciar recursos.
La sección Configuración del proceso le ayuda a representar visualmente el proceso que desea mejorar. Esto le permite localizar las ineficiencias y determinar las mejores formas de gestionarlas.
En Métricas del proceso, puede definir criterios para supervisar el rendimiento y realizar un seguimiento del progreso.
La sección Objetivo de mejora del rendimiento se centra en los objetivos e impulsa la mejora continua. Aquí es donde establecerá métricas cuantificables y realistas que desea alcanzar en el futuro. Descargar esta plantilla
Plantillas de mejora de procesos: Su atajo a la tierra de la eficiencia
Las plantillas enumeradas pueden ayudarle a dar la vuelta a sus procesos y garantizar que sean eficientes y funcionales. Además, las plantillas fomentan la colaboración y permiten que tus compañeros aporten su granito de arena y participen activamente en cada parte del proceso.
Las plantillas ClickUp que ves aquí son sólo un fragmento de la plataforma impresionante biblioteca con más de 1.000 opciones -¡explórelas gratis!