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La cuestión es la siguiente: en ClickUp, somos gente de procesos. ¡Y tú también deberías serlo! ¿Sabes por qué?
Los procesos empresariales bien definidos ayudan a las organizaciones a identificar cómo operan. Y también ayudan a los líderes a comprender cómo dirigir las empresas de manera más eficiente.
Pero la mayor ventaja de los procesos empresariales reside en su capacidad para potenciar los negocios. Al fin y al cabo, ¿qué empresa de éxito tiene un funcionamiento ineficiente? ¡Exacto! Ninguna.
Entonces, lo pendiente es aprender los fundamentos de la gestión de procesos, concretamente la gestión de procesos empresariales (BPM). Y por eso hemos elaborado este artículo para ti.
Aprenderás qué es la gestión de procesos empresariales, por qué es importante y qué implica. Te encantarán las plantillas y los ejemplos que hemos recopilado para ti, así como nuestras sugerencias para optimizar tus procesos empresariales con las herramientas adecuadas.
¡Empecemos ahora mismo para que puedas acelerar tus procesos empresariales lo antes posible!
¿Qué es la gestión de procesos?
La gestión de procesos analiza los procesos existentes dentro de una organización, define y describe otros nuevos, y controla la ejecución tanto de los procesos existentes como de los nuevos para garantizar que se completan según lo descrito.
Y la meta final de todo lo anterior es mejorar, u optimizar, los procesos empresariales. Ahora bien, ¿qué es exactamente un proceso empresarial?
Un proceso empresarial es una secuencia de tareas (o pasos) realizadas por uno o más roles para producir un resultado y, así, alcanzar una meta. Y si, por ejemplo, la meta es alcanzar un hito, entonces un proceso empresarial es una definición de cómo pasar de un hito al siguiente.
Ejemplos de gestión de procesos
Es fácil llegar a la conclusión de que la gestión de procesos empresariales es una expresión del trabajo en equipo, ya que puede involucrar a varias personas. Y es su trabajo conjunto como equipo u organización lo que da vida al proceso empresarial.
Ejemplo de gestión de procesos n.º 1: tramitar un pedido online de donuts
- Un cliente realiza un pedido online de 100 donuts.
- El gerente de la tienda acepta el pedido y el cliente puede comprobar el estado del mismo.
- ¿Hay suficientes donuts listos para empaquetar? Sí: tu personal empaqueta los donuts. No: un empleado hace suficientes donuts para cumplir con el pedido, mientras que otro los prepara.
- Sí: tu personal empaqueta los donuts.
- No: un empleado hace suficientes donuts para cumplir con el pedido, mientras que otro los prepara.
- Un empleado emite un recibo, empaqueta los donuts y actualiza el estado del pedido a «Listo».
- Un empleado entrega las donas empaquetadas al mensajero.
- El mensajero actualiza el estado del pedido a «Entregado».
- Sí: tu personal empaqueta los donuts.
- No: un empleado hace suficientes donuts para cumplir con el pedido, mientras que otro los prepara.
Ejemplo de gestión de procesos n.º 2: Incorporación de un nuevo empleado
- El departamento de RR. HH. recibe la carta de oferta firmada por el candidato.
- El equipo de RR. HH. crea un registro de empleado y lo envía al departamento de TI para la configuración de la cuenta.
- El departamento de TI realiza los ajustes para el correo electrónico, el ordenador y el acceso con contraseña para el nuevo empleado.
- El departamento de RR. HH. programa una reunión de orientación y crea un calendario de formación para el nuevo empleado.
- El nuevo empleado asiste a la orientación y comienza la formación.
- Tras completar la formación, el nuevo empleado comienza a trabajar en las tareas asignadas con la orientación de su responsable.
- El gerente evalúa el progreso del empleado durante sus primeras semanas y proporciona comentarios al departamento de RR. HH.
Ejemplo de gestión de procesos n.º 3: desarrollo de productos
- Un equipo identifica una necesidad del cliente o una brecha en el mercado.
- El equipo lleva a cabo investigaciones para comprender las necesidades/carencias y las posibles soluciones.
- Basándose en la investigación, el equipo crea un plan de desarrollo del producto que incluye cronogramas, roles y recursos necesarios.
- El equipo diseña el producto y crea un prototipo para realizar pruebas.
- El prototipo se prueba con clientes potenciales para recabar opiniones y realizar mejoras.
- El producto final se crea y se lanza al mercado.
- El equipo recopila y analiza datos sobre ventas, comentarios de los clientes y cualquier cambio necesario que deba realizarse para futuras actualizaciones del producto.
Si te preguntas qué falta o qué podría hacerse de otra manera en el proceso, ¡estamos orgullosos de ti! Porque estás sintonizando con el espíritu de la gestión de procesos empresariales.
Bonus: Herramientas de mapeo de procesos
¿Por qué es importante la gestión de procesos empresariales?
Si te tomas en serio la eficiencia en el trabajo, como creemos que es el caso, seguro que te interesa la gestión de procesos empresariales. Así es como alcanzarás tus metas empresariales de forma fluida, más rápida y con menos recursos.
Sin una gestión adecuada de los procesos empresariales, no todo el mundo sabe quién es responsable de cada tarea en un proyecto. Esto se complica aún más cuando se añaden equipos adicionales a la ecuación.
Los equipos necesitan absolutamente visibilidad en todas las fases del proceso cuando hay varios grupos involucrados. Y la gestión de proyectos vincula todas las partes móviles de una organización para aportar valor a las partes interesadas del proyecto y, en última instancia, a la empresa.
Las 5 fases de la gestión de procesos
Los procesos de gestión de procesos que desperdician tiempo o recursos innecesarios son ineficientes. Y debes hacerlos eficientes o eliminarlos.
Pero aquí está el problema: identificar y mejorar los procesos ineficientes es todo un reto. Porque sabes que cuando un proceso se arraiga en una organización, cambiarlo es el desencadenante de la resistencia, por decirlo suavemente. Por desgracia, tienes que mejorar continuamente los procesos de tu empresa de todos modos.
Para ello, sigue el ciclo de vida de la gestión de procesos empresariales:
Fase 1: Planificar
En esta fase, debe comenzar por analizar la estrategia comercial de la empresa. Esa es la dirección que su organización quiere tomar para alcanzar sus metas en el futuro. Y este conocimiento guiará todo el ciclo de vida de la gestión de procesos empresariales: es su piedra angular.
Para poner en marcha un plan de gestión de procesos, primero debe:
- Comprenda las metas, estrategias y objetivos actuales de la empresa.
- Identifica los procesos de negocio existentes dentro de la organización y distingue entre lo que ya se ha analizado, definido y descrito y lo que no.
- Descubra las reglas de negocio que rigen todos esos procesos.
- Descubra si cada proceso tiene puntos débiles, como cuellos de botella, redundancias o un gasto elevado, y dónde se encuentran.
- Determina si cada proceso se ajusta a tus conclusiones del punto n.º 1.
A continuación, dependiendo de la información que le proporcionen estos pasos, tiene varias opciones pendientes. Puede:
- El diseño y los procesos empresariales documentan los procesos existentes identificados.
- Actualiza o completa los procesos que no se ajustan a tus metas, objetivos o estrategia, que no cumplen con reglas comerciales importantes o que contienen debilidades e ineficiencias.
ENJUAGAR Y REPETIR Consejo profesional: Asegúrate de repetir la fase de planificación de procesos al menos una vez al año, ya que pueden surgir nuevos procesos. De esta forma, estarás siempre al día en lo que respecta a tus procesos empresariales.
Fase 2: Modelo
Durante esta fase, debes diseñar y representar los procesos empresariales, teniendo en cuenta que estos coordinan las acciones de diferentes roles, sistemas (no necesariamente siempre tecnológicos), información y objetos (dependiendo de tu empresa).
Y por «diseñar» nos referimos a conceptualizar cada proceso y dibujar literalmente un flujo de trabajo (o un conjunto de flujos de trabajo) para él. Visualmente, se trata de diagramas o organigramas, que se pueden integrar en herramientas avanzadas de gestión de proyectos como ClickUp.
Si lees o escuchas hablar sobre la gestión del flujo de trabajo, es porque los procesos empresariales se representan con flujos de trabajo (a veces, muchos flujos de trabajo). Pero la gestión de procesos empresariales es más que crear y optimizar flujos de trabajo, que es el objetivo principal de la gestión del flujo de trabajo.
Además, ten en cuenta que, a menudo, los profesionales de la gestión de procesos crean diagramas de flujo de trabajo con el Modelo y Notación de Procesos de Negocio (BPMN).
¡Echa un vistazo a nuestra mejor selección de ejemplos de flujos de trabajo !
Fase 3: Ejecutar
Para implementar los procesos de negocio que ha diseñado previamente, debe utilizar una herramienta de BPM. Y aquí están los dos pasos clave que le recomendamos seguir al ejecutar los procesos con la herramienta que elija:
- Prueba cada proceso recién diseñado con unos pocos participantes de un solo equipo o departamento.
- Permita que el resto de su organización adopte el proceso gradualmente.
Este enfoque cauteloso de la ejecución de procesos minimizará el impacto de posibles fallos de diseño.
Fase 4: Supervisar
¿Los procesos empresariales están en marcha? Muy bien. Entonces debe analizarlos para ver cómo funcionan exactamente.
La supervisión de procesos te ayuda a identificar cuellos de botella, tareas repetitivas y otros problemas que debes solucionar. A un nivel más profundo, supervisar un proceso actual significa examinar minuciosamente cada una de sus partes. La automatización de los procesos empresariales elimina el trabajo manual de estas tareas repetitivas.
El objetivo es identificar qué partes funcionan bien y cuáles necesitan mejoras (además del tipo de mejora que necesitan). Analizar el proceso de incorporación de clientes es una forma eficaz de determinar cómo su ejecución podría estar afectando a los niveles de compromiso de los clientes.
Además, es posible que detecte indicios de que algo no funciona bien en el proceso mediante el análisis de los datos del registro de eventos de los sistemas de información involucrados en la incorporación. Se trataría de un enfoque basado en datos para comprender el rendimiento del proceso.
Además, podría permitirte descubrir automáticamente nuevos procesos a partir de los datos analíticos de los procesos. Pero, ¿cómo se analizan realmente los procesos? Con una herramienta de supervisión de procesos empresariales.
Al igual que un informe de análisis de sangre, esta herramienta evalúa la salud de sus procesos. Por ejemplo, puede evaluar la satisfacción del cliente, la duración del ciclo, los ingresos, la productividad y muchas otras métricas.
Sin embargo, al igual que un chequeo médico, debe repetirlo cada pocas semanas o meses. De lo contrario, es posible que solo se dé cuenta de que sus procesos tienen ineficiencias cuando ya sea demasiado tarde para evitar fallos en los procesos (con todos los costes y desventajas asociados).
Asegúrate de utilizar herramientas de automatización de procesos empresariales para reducir el tiempo que dedicas a tu trabajo diario. Todo tu plan de gestión de procesos requiere atención en espacios específicos, algunos más que otros.
Fase 5: Optimizar
La fase de optimización, o fase de control, consiste en ajustar los procesos empresariales que necesitan mejoras. Así es como se mantiene su eficiencia y se alcanzan las metas empresariales de su empresa y su plan general de gestión de procesos.
Algunos ejemplos de optimización de la gestión de procesos podrían ser:
- Elimine tareas o procesos redundantes.
- Realiza la automatización de los flujos de trabajo
- Mejora la comunicación entre los participantes en los procesos con las herramientas empresariales adecuadas.
¡Y no olvides supervisar los procesos que has optimizado! Al fin y al cabo, se trata de un ciclo.
Plantillas de gestión de procesos para empezar ahora mismo
Volvamos a la idea de que se pueden optimizar los procesos empresariales agilizando los flujos de trabajo. Y que los flujos de trabajo se agilizan mediante la automatización.
Las plantillas de gestión de procesos son uno de los pilares de la automatización del flujo de trabajo. Las tres plantillas que se muestran a continuación son las que te recomendamos que consultes cuando te inicies en la gestión del flujo de trabajo.
1. Plantilla de pizarra para procesos PDCA de ClickUp
Si te interesa la gestión de la calidad, ya conoces el ciclo planificar, hacer, verificar y actuar (PDCA), o ciclo de mejora continua. Pero esta plantilla de pizarra PDCA de ClickUp elevará tu plan de gestión de procesos PDCA a otro nivel.
Úsalo para clasificar las tareas en las cuatro fases del ciclo PDCA. Puede parecer una tontería hacerlo con una plantilla en lugar de con lápiz y papel, pero confía en nosotros.
Esta plantilla de pizarra utiliza software de gestión de procesos empresariales y hace mucho más que dividir las tareas en pasos más pequeños. La pizarra PDCA facilita la ejecución de procesos PDCA para una mejor gestión de proyectos.
2. Plantilla de documento de procesos de la empresa ClickUp
Con la plantilla de documento de procesos de ClickUp, documentar los procesos empresariales es mucho más fácil. Utiliza la plantilla para documentar los procedimientos operativos estándar (POE), como los pasos para solicitar tiempo libre para la mejora de procesos.
Porque una cosa es definir las tareas de tu flujo de trabajo y otra muy distinta es saber exactamente qué hay que hacer para completarlas.
Para obtener más información, prueba estas plantillas de documentos de procesos.
3. Plantilla de procesos y procedimientos empresariales de ClickUp
Una vez que tu empresa comience a ejecutar procesos empresariales con el software BPM, utiliza esta plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp para obtener una panorámica de tus procesos internos mediante:
- Obtenga detalles sobre la mejora de los procesos a través de fechas límite, prioridades, índices de finalización y el número de tareas completadas (con los procesos agrupados, por ejemplo, por departamento).
- Las tareas que requieren la creación de documentos y la fase en la que se encuentran dichos documentos.
- Cómo se van a producir los flujos de procesos entre sí a través de un sistema de gestión de proyectos.
Bonus: ¡software POE!
Optimice la gestión de procesos con un software de gestión de procesos empresariales.
Una suite de BPM, compuesta por numerosas opciones de software de BPM, te ayuda a implementar todas las fases de la gestión de procesos empresariales. Así que, antes de continuar, permítenos contarte algunas de las ventajas del BPM y las herramientas de gestión de proyectos (como ClickUp).
- Automatizan los flujos de trabajo: dan vida a todos los procesos empresariales de una empresa y eliminan el trabajo manual y repetitivo con automatizaciones predefinidas y personalizadas.
- Favorecen la colaboración: aclara los procedimientos sin perder el contexto del proceso ni enviar correos electrónicos que se pierden como una aguja en un pajar. Las herramientas de BPM permiten a los miembros del equipo comentar las tareas y adjuntar archivos a ellas. ¡Incluso te permiten convertir los comentarios en tareas!
- Ofrecen informes: proporcionan datos completos sobre los procesos en los que puede confiar para verificar si ha diseñado sus procesos de forma eficaz. Estos informes desglosan el rendimiento de un equipo, lo que le permite comprobar su productividad durante un periodo determinado.
Ventajas de la automatización de los procesos empresariales
Las cinco fases de la gestión de procesos empresariales son pasos necesarios hacia la automatización. Y las herramientas de BPM como ClickUp te ayudan a automatizar tareas y flujos de trabajo, por lo que queremos destacar aquí las ventajas de la automatización de procesos empresariales:
- Eficiencia en tiempo y costes: la automatización de tareas repetitivas ahorra tiempo y dinero, lo que permite a los empleados centrarse en tareas más importantes.
- Mayor coherencia y precisión: la automatización reduce los errores humanos, lo que se traduce en una mayor coherencia y precisión en los procesos. Esto también conduce a una mayor satisfacción del cliente.
- Procesos optimizados: la automatización de los procesos empresariales ayuda a optimizar los procesos, eliminando pasos innecesarios y simplificando los procedimientos.
- Información sobre datos en tiempo real: con la automatización, puede recopilar información sobre datos en tiempo real que le ayudará a tomar decisiones empresariales más informadas.
Por lo general, puedes personalizar los informes con widgets que te informan de las tareas completadas, el número de tareas realizadas, los miembros con tareas pendientes, la duración estimada, el tiempo registrado y muchas otras medidas.
Prueba ClickUp y envíanos un mensaje para decirnos qué te parece. ¡Estamos deseando saber hacia dónde quieres dirigir la gestión de procesos de empresa!