¿Qué es la Gestión de Procesos de Negocio? Estrategias, plantillas y ejemplos

Este es el asunto: En ClickUp somos gente de procesos. Y usted también debería serlo ¿Sabe por qué?

Los procesos de negocio bien definidos ayudan a las empresas a identificar cómo funcionan. Y también ayudan a los líderes a comprender cómo gestionar las empresas con mayor eficacia .

Pero la mayor belleza de los procesos de Business reside en su capacidad para impulsar las empresas. Al fin y al cabo, ¿qué empresa de éxito tiene un funcionamiento ineficaz? Pues sí Ninguna.

Entonces, todo lo que tiene que hacer es aprender las cuerdas de la gestión de procesos - gestión de procesos de negocio (BPM), para ser específicos. Por eso hemos preparado este artículo para usted.

Aprenderá qué es la gestión de procesos de negocio, por qué es importante y qué implica. Y le encantarán las plantillas y ejemplos que hemos recopilado para usted, así como nuestras sugerencias para optimizar sus procesos de empresa con las herramientas adecuadas.

Empecemos ahora mismo para que pueda acelerar los procesos de su empresa lo máximo posible

¿Qué es la gestión por procesos?

La gestión de procesos analiza los procesos existentes en una organización, define y describe los nuevos y controla la ejecución tanto de los procesos existentes como de los nuevos para garantizar que se completan según lo descrito.

Y la meta final de hacer todo lo anterior es mejorar -u optimizar- los procesos de la empresa. Ahora bien, ¿qué es exactamente un proceso de negocio?

Un proceso de negocio es una secuencia de tareas (o pasos) realizadas por uno o más roles para producir un resultado y así alcanzar una meta. Y si, por ejemplo, la meta es alcanzar un hito un proceso de negocio es una definición de cómo llegar de un hito al siguiente.

Ejemplos de gestión de procesos

Se puede concluir fácilmente que la gestión de procesos de negocio es una expresión del trabajo en equipo ya que puede implicar a varias personas. Y es su trabajo conjunto como equipo u organización lo que da vida al proceso de negocio.

Ejemplo de gestión de procesos nº 1: Cumplimentar un pedido en línea de Donuts

1. Un cliente hace un pedido en línea de 100 donuts
2. El gerente de la tienda acepta el pedido y el cliente puede comprobar el estado del mismo
3. ¿Hay suficientes donuts listos para empaquetar?
   • Sí: El personal empaqueta los donuts
   • No: Un empleado prepara suficientes donuts para satisfacer el pedido, mientras otro los prepara
4. Un empleado emite un recibo, empaqueta los donuts y actualiza el estado del pedido a Ready
5. Un empleado entrega los donuts empaquetados al mensajero
6. El mensajero actualiza el estado del pedido a Entregado

Ejemplo de gestión de procesos nº 2: Incorporación de un nuevo empleado

1. RRHH recibe la carta de oferta firmada por el candidato
2. El equipo de RR.HH. crea un registro de empleado y lo envía al departamento de TI para la configuración de la cuenta
3. TI ajusta el correo electrónico, el ordenador y la contraseña del nuevo empleado
4. RR.HH. programa una reunión de orientación y elabora un programa de formación para el nuevo empleado
5. El nuevo empleado asiste a la orientación y comienza la formación
6. Una vez completada la formación, el nuevo empleado empieza a trabajar en las tareas asignadas con la ayuda de su jefe
7. El jefe evalúa el progreso del empleado durante las primeras semanas y envía sus comentarios a Recursos Humanos

Ejemplo de gestión de procesos nº 3: Desarrollo de productos

1. Un equipo identifica una necesidad del cliente o un vacío en el mercado
2. El equipo lleva a cabo una investigación para comprender la necesidad/la carencia y las posibles soluciones
3. Basándose en la investigación, el equipo crea un plan de desarrollo del producto que incluye cronogramas, roles y recursos necesarios
4. El equipo diseña el producto y crea un prototipo para probarlo
5. El prototipo se prueba con clientes potenciales para recabar opiniones e introducir mejoras
6. Se crea el producto final y se lanza al mercado
7. El equipo recopila y analiza datos sobre ventas, opiniones de los clientes y cualquier cambio necesario para futuras actualizaciones del producto.

Si te estás preguntando qué falta o qué podría ir diferente en el proceso, ¡estamos orgullosos de ti! Porque estás sintonizando con el espíritu de la gestión de procesos de empresa.

Bonificación: Herramientas para correlacionar procesos

¿Por qué es importante la gestión de los procesos de empresa?

Si se toma en serio la eficiencia en el trabajo -como creemos que hace-, debe dedicarse a la gestión de procesos empresariales. Así es como alcanzará sus metas empresariales sin problemas, más rápido y con menos recursos.

Sin una gestión de procesos de negocio adecuada, no todo el mundo sabe quién es responsable de qué tareas de un proyecto. Esto sólo se vuelve más difícil cuando se añaden equipos adicionales a la ecuación.

Sprints en ClickUp mantiene a los equipos alineados sobre las hojas de ruta de los productos para una visibilidad completa de quién está haciendo qué

Los equipos necesitan visibilidad absoluta del proceso en todas las fases cuando hay varios grupos implicados. Y la gestión de procesos vincula todas las partes móviles de una organización para ofrecer valor a los clientes partes interesadas del proyecto y, en última instancia, la empresa.

5 fases de la gestión de procesos

Los procesos de gestión de procesos que malgastan tiempo o recursos innecesarios son ineficaces. Y hay que hacerlos eficientes o eliminarlos.

Pero aquí está el truco: Identificar y mejorar los procesos ineficaces es un reto. Porque ya sabe que cuando un proceso se arraiga en una organización, cambiarlo desencadena resistencia, por no decir otra cosa. Por desgracia, de todos modos hay que mejorar continuamente los procesos de la empresa.

Pendiente de ello, siga el ciclo de vida de la gestión de procesos de empresa:

Fase 1: Planificar

En esta fase, debe empezar por analizar la estrategia de negocio de la empresa. Esa es la dirección que su organización quiere tomar para cumplir sus metas en el futuro. Y este conocimiento guiará todo el ciclo de vida de la gestión de procesos de negocio: es su piedra angular.

Para poner en marcha un plan de gestión de procesos, primero es necesario:

1. Comprender las metas de negocio actuales de la empresa,objetivosy estrategia
2. Identificar los procesos de negocio existentes en la empresa y distinguir entre lo que ya ha sido analizado, definido y descrito y lo que no
3. Descubrir las reglas de negocio que rigen todos esos procesos
4. Descubrir si cada proceso tiene puntos débiles, como cuellos de botella, redundancias o un gasto elevado, y dónde los tiene
5. Determine si cada proceso coincide con las conclusiones del punto 1

A continuación, en función de la información que le proporcionen estos pasos, tiene varias opciones para decidir qué hacer a continuación. Puede:

• Diseñar ydocumento de proceso de empresa los procesos existentes identificados
• Actualice o complete los procesos que no se ajusten a sus metas, objetivos o estrategia, omitan reglas de empresa importantes o contengan puntos débiles e ineficiencias

ENJUAGAR Y REPETIR Consejo profesional: Asegúrese de repetir la fase de planificación de procesos al menos una vez al año, ya que pueden surgir nuevos procesos. De este modo, siempre estará al día de los procesos de su empresa.

Fase 2: Modelo

Durante esta fase, debe diseñar y representar los procesos de negocio, teniendo en cuenta que orquestan las acciones de diferentes roles, sistemas (no necesariamente siempre tecnológicos), información y objetos (dependiendo de su empresa).

Y por diseñar nos referimos a conceptualizar cada proceso y dibujar literalmente un flujo de trabajo (o conjunto de flujos de trabajo) para el mismo. Visualmente, se trata de diagramas o flujogramas, que pueden integrarse en sistemas avanzados herramientas de gestión de proyectos ¡como ClickUp!

Ejemplo de flujo de trabajo de campaña de correo electrónico creado con Pizarras ClickUp

Si lee u oye hablar de gestión del flujo de trabajo los procesos de negocio se representan mediante flujos de trabajo (a veces, muchos flujos de trabajo). Pero la gestión de los procesos de empresa va más allá de la creación y optimización de flujos de trabajo, que es el objetivo de la gestión de flujos de trabajo.

Además, tenga en cuenta que a menudo, los profesionales de la gestión de procesos crean diagramas de flujo de trabajo con el Modelo y Notación de Procesos de Negocio (BPMN) .

eche un vistazo a nuestra mejor selección de_ ejemplos de flujo de trabajo !

Fase 3: Ejecutar

Para ejecutar los procesos de empresa que ha diseñado previamente, debe utilizar un Herramienta BPM . Y estos son los dos pasos de oro que te recomendamos seguir a la hora de ejecutar los procesos con la herramienta que elijas:

1. Pruebe cada proceso recién diseñado con algunos participantes de un solo equipo o departamento
2. Permita gradualmente que el resto de la organización adopte el proceso

Este enfoque prudente de la ejecución del proceso minimizará el impacto de los posibles fallos de diseño.

Fase 4: Supervisión

¿Están funcionando los procesos de su empresa? Sí. Entonces debe analizarlos para ver cómo funcionan exactamente.

La supervisión de procesos le ayuda a identificar cuellos de botella, tareas repetitivas y otros problemas que debe solucionar. A un nivel más profundo, supervisar un proceso en curso significa examinar a fondo cada una de sus partes. Automatización de procesos de negocio elimina el trabajo manual de estas tareas repetitivas.

Automatice sus tareas repetitivas en sólo unos clics con uno de los cientos de programas de ClickUp automatización del flujo de trabajo plantillas

La meta es determinar qué partes funcionan bien y cuáles necesitan mejoras (además del tipo de mejora que necesitan). Analizar su cliente o incorporación de clientes es una forma eficaz de determinar cómo su ejecución puede estar afectando a los niveles de compromiso de sus clientes.

Y puede obtener indicios de que algo va mal en el proceso extrayendo datos de registro de eventos de los sistemas de información implicados en la incorporación. Este sería un enfoque basado en datos para comprender el rendimiento del proceso.

Y podría permitirle descubrir automáticamente nuevos procesos a partir de datos de análisis de procesos. Pero, ¿cómo se analizan realmente los procesos? Con una herramienta de supervisión de procesos de empresa.

Al igual que un informe de análisis de sangre, una herramienta de este tipo evalúa la salud de sus procesos. Por ejemplo, puede evaluar la satisfacción del cliente, duración del ciclo ingresos, productividad y muchas otras métricas.

Sin embargo, al igual que un chequeo médico, debe repetirlo cada pocas semanas o meses. De lo contrario, puede que sólo se dé cuenta de que sus procesos tienen ineficiencias hasta que sea demasiado tarde para evitar fallos en los procesos (con todos los costes y desventajas asociados).

Asegúrese automatización de los procesos de la empresa las herramientas de automatización de procesos empresariales se utilizan para reducir el tiempo que se tarda en realizar el trabajo diario. Todo su plan de gestión de procesos necesita atención en espacios específicos, más que en otros.

Fase 5: Optimizar

La fase de optimización -o fase de control- consiste en afinar los procesos de empresa necesarios para mejorarlos. Así es como se mantiene su eficacia y se alcanzan las metas de la empresa y el plan general de gestión de procesos.

Algunos ejemplos de gestión de procesos optimización pueden incluir:

• Eliminar tareas o procesos redundantes
• Automatización de los flujos de trabajo
• Mejorar la comunicación entre los intervinientes en el proceso conherramientas de empresa Y no te olvides de supervisar los procesos que has optimizado Al fin y al cabo, esto es un ciclo.

Plantillas de gestión de procesos para empezar ya

Volvamos a la idea de que se pueden optimizar los procesos de la empresa racionalizando los flujos de trabajo. Y que los flujos de trabajo se optimizan con la automatización.

Pues bien, las plantillas de gestión de procesos son una de las bases de la automatización de los flujos de trabajo. Y las tres plantillas que aparecen a continuación son las que le recomendamos que eche un vistazo cuando se inicie en la gestión de flujos de trabajo.

1. Plantilla de Pizarra de Procesos ClickUp PDCA

Desglose fácilmente todas sus tareas en cuatro fases: Planificar, Hacer, Comprobar y Actuar

Si se dedica a la gestión de la calidad, ya conoce el ciclo planificar, hacer, comprobar y actuar (PDCA) o mejora continua ciclo. Pero este Plantilla de pizarra ClickUp PDCA elevará su plan de gestión de procesos PDCA a otro nivel.

Utilícela para clasificar las tareas en las cuatro fases del ciclo PDCA. Puede parecer una tontería hacerlo con una plantilla en lugar de con papel y lápiz, pero confíe en nosotros.

Esta plantilla de Pizarra utiliza software de gestión de procesos de empresa y hace algo más que dividir las tareas en pasos más pequeños. La Pizarra PDCA es compatible con la ejecución de los procesos PDCA para una mejor gestión de proyectos. Descargar plantilla PDCA

2. Plantilla de documento de procesos de la empresa ClickUp

Utilice este formato de ClickUp Docs para documentar POE, procesos para solicitar tiempo libre, etc

En Plantilla de documento de proceso de ClickUp documentar los procesos de una empresa es ahora mucho más fácil. Utilice la plantilla para documentar procedimientos operativos normalizados (POE) como los pasos para solicitar tiempo libre para mejorar el proceso.

Porque una cosa es definir las tareas de su flujo de trabajo y otra saber exactamente qué hay que hacer para completar la tarea.

Para más información plantillas de documentos de proceso ¡! Descargar plantilla de procesos de empresa

3. Plantilla de Procesos y Procedimientos de Empresa de ClickUp

Destaque las tareas necesarias para crear un documento de procesos vivo

Una vez que su empresa comience a ejecutar los procesos de negocio con el software BPM, utilice este plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp para obtener una panorámica de sus procesos internos:

• La obtención de detalles sobre la mejora de los procesos a través de las fechas límite, las prioridades, las tasas de finalización y el número de tareas completadas (con los procesos agrupados, por ejemplo, por departamentos)
• Las tareas que requieren la creación de documentos y la fase en la que se encuentran dichos documentos
• Cómo van a fluir los procesos entre sí a través de un sistema de gestión de proyectos Descargar plantilla de procesos y procedimientos Bonus: SOP software !

Optimizar la gestión de procesos mediante el software de gestión de procesos de negocio

Una suite BPM -compuesta por muchas opciones de software BPM- le ayudará a implementar todas las fases de la gestión de procesos de empresa. Así que, antes de irnos, permítanos hablarle de algunos puntos fuertes de las herramientas BPM y de gestión de proyectos (como ClickUp).

Visualice tareas, proyectos y flujos de trabajo de la forma que mejor se adapte a usted con las más de 15 vistas personalizables de ClickUp

• Ellas automatizan los flujos de trabajo: Dé vida a todos los procesos de negocio de una empresa y elimine el trabajo manual y repetitivo con automatizaciones predefinidas y personalizadas.
• Soportan la compatibilidad: Aclare los procedimientos sin perder el contexto del proceso ni los correos electrónicos como una aguja en un pajar. Las herramientas BPM permiten a los miembros del equipo comentar las tareas y adjuntar archivos a las mismas. Incluso permiten convertir los comentarios en tareas
• Ofrecen (elaboración de) informes: Proporcionan datos completos sobre los procesos en los que puede confiar para verificar si ha diseñado sus procesos con eficacia. Estos informes desglosan el rendimiento de un equipo, permitiéndole comprobar su productividad durante un periodo determinado.

Ventajas de la Automatización de Procesos de Negocio

Las cinco fases de la gestión de procesos de negocio son pasos necesarios hacia la automatización. Y las herramientas de BPM como ClickUp le ayudan a automatizar tareas y flujos de trabajo, por eso queremos destacar aquí las ventajas de la automatización de procesos de empresa:

• Eficiencia en tiempo y costes: La automatización de tareas repetitivas ahorra tiempo y dinero, lo que permite a los empleados centrarse en tareas más importantes.
• Mayor coherencia y precisión: La automatización reduce los errores humanos, lo que da como resultado una mayor coherencia y precisión en los procesos. Esto también mejora la satisfacción del cliente.
• Procesos racionalizados: La automatización de los procesos de negocio ayuda a agilizar los procesos, eliminando pasos innecesarios y simplificando los procedimientos.
• Información en tiempo real: Con los procesos automatizados, puede recopilar información en tiempo real que le ayudará a tomar decisiones empresariales más informadas.

Y, por lo general, puede personalizar los informes con widgets que le informan de las tareas completadas, el número de tareas en las que se ha trabajado, los miembros con tareas pendientes, las estimaciones de tiempo, el tiempo de seguimiento y muchas otras medidas. Pruebe ClickUp y escríbanos para contarnos qué le parece. Estamos impacientes por saber adónde quiere llegar con la gestión de procesos de empresa