Con una lista interminable de tareas pendientes ante usted, es difícil saber por dónde empezar. Ahí es donde entran en juego los niveles de prioridad de las tareas.
Cuando divides tu carga de trabajo en tareas manejables, basándote en lo que es más importante, puedes centrar tu esfuerzo en lo que realmente importa. Un plan con prioridades significa menos estrés, mayor productividad y una mentalidad de trabajo más feliz. 🧘
Obtenga más información sobre los niveles de prioridad, incluidas las mejores formas de establecerlos para usted y su equipo. A continuación, descubra cinco plantillas de niveles de prioridad que le ayudarán a realizar el trabajo más rápidamente.
¿Qué son los niveles de prioridad?
Los niveles de prioridad le ayudan a estructurar las tareas en función de diversos factores, como los plazos, la importancia, la urgencia y el valor. La escala de prioridades se utiliza normalmente para proyectos específicos, metas o listas de tareas individuales, pero también puede establecerse como una estructura para toda la empresa.
La meta de establecer prioridades es facilitar a los miembros del equipo la distribución de su tiempo y centrarse en las tareas de mayor prioridad. También garantiza que los recursos se asignen adecuadamente a los proyectos y fases de trabajo correctos.
Los equipos de soporte y los departamentos de TI también utilizan niveles de prioridad para gestionar las solicitudes de servicio. Estos niveles ayudan a optimizar la gestión de incidencias, ya que permiten a los empleados trabajar en los problemas más urgentes. Pueden dividir el trabajo en función de la prioridad de la incidencia, el efecto potencial de esta y la satisfacción general del cliente.
Como resultado, los miembros del equipo son más productivos, eficientes y adaptables. Están capacitados para trabajar en las tareas más importantes, escalar los problemas cuando surgen y automatizar el trabajo menos importante. 💪
¿Cuáles son las ventajas de establecer niveles de prioridad para las tareas?
Establecer niveles de prioridad aumenta la eficiencia y el bienestar general de su equipo. Al saber qué trabajo es el más urgente o valioso, su equipo puede supervisar las métricas y alcanzar las metas más rápido que antes.
Gracias a las herramientas de priorización, no se verán atrapados en trabajos aburridos ni se perderán en una interminable lista de tareas pendientes. Estas son las principales ventajas de establecer niveles de prioridad para las tareas de su equipo. ✍️
Mayor productividad
Una mayor eficiencia conduce a un aumento de la productividad. Al establecer niveles de prioridad, los procesos empresariales se desarrollan con fluidez y los equipos pueden planificar los siguientes pasos. Pueden clasificar su trabajo en función de las tareas de mayor prioridad y crear listas de tareas diarias, semanales y mensuales manejables.
Dado que existe un plan sólido basado en prioridades, los miembros del equipo pueden hacer frente a los obstáculos y retos imprevistos a medida que surgen. Pueden planificar soluciones alternativas y ajustar los horarios para adaptarse al problema, en lugar de quedarse estancados.
Mayor eficiencia
Priorice su trabajo basándose en las tareas que tengan mayor impacto o mayor urgencia. Esto conduce naturalmente a una mayor eficiencia, ya que se centra en tareas importantes en lugar de perderse en el ajetreo del trabajo.
Además, los niveles de prioridad y el software de gestión de tareas favorecen una mejor toma de decisiones.
Mejor gestión del tiempo
Con las tareas ordenadas por nivel de prioridad, los equipos pueden gestionar su tiempo de forma más eficiente. En lugar de pasar una o dos horas por la mañana revisando una bandeja de entrada desbordada, comienzan el día trabajando intensamente en una tarea orientada a la meta.
Gracias a los niveles de prioridad, las personas pueden organizar su día en función del trabajo pendiente. Eso significa menos tiempo perdido pensando por dónde empezar. 🤷
Asignación mejorada de recursos
Para los gerentes, existen diferencias clave entre la gestión de proyectos y la gestión de tareas. No basta con gestionar las tareas asignándolas a diferentes miembros del equipo. Cuando se manejan proyectos grandes, también hay que considerar cómo asignar los recursos.
Con los niveles de prioridad, puede ver dónde son más valiosos los recursos. Esto incluye determinar qué fase del proyecto necesita más financiación o recursos externos. Al identificar las necesidades y prioridades, los recursos se asignan y utilizan de forma más eficiente.
Tipos de niveles de prioridad
En lo que respecta a los niveles de prioridad, existen pequeños matices en cuanto al nombre o la categoría. Por lo general, los niveles se dividen en tareas de alta prioridad, prioridad media, prioridad baja y sin prioridad. Esto dependerá en gran medida de su empresa y del proyecto en el que esté trabajando.
| Nivel de prioridad | Descripción | Ejemplos |
| Prioridad urgente | • Trabajo pendiente que debe realizarse de inmediato • Trabajo fundamental para alcanzar una meta • Tareas que pueden descarrilar un proyecto o causar problemas si no se completan | • Redactar un informe para presentar en la reunión con el cliente de mañana. • Reunirse con las partes interesadas para discutir problemas críticos que amenazan el éxito de un proyecto. • Arreglar un error en el sitio web que está provocando que se bloquee. |
| Alta prioridad | • Tareas importantes que son menos urgentes que las tareas urgentes • Tareas que suelen tener más flexibilidad en cuanto a plazos • Trabajos que son menos propensos a descarrilar un proyecto, pero que aún así tienen consecuencias si no se cumplen | • Crear materiales de marketing que se publicarán en una o dos semanas. • La elaboración de informes está pendiente; estos se compartirán en la reunión del mes que viene. • Crear botones CTA para blogs con el fin de impulsar las conversiones. |
| Prioridad normal o Prioridad media | • Trabajo que contribuye a una meta, pero que no tiene un impacto directo. • Tareas que se pueden delegar a otros miembros del equipo, externalizar o automatizar. | • Redactar reseñas semanales del trabajo completado. • Organizar los documentos de la empresa o los manuales del equipo. |
| Baja prioridad o Sin prioridad | • Tareas que no están relacionadas con la meta y son más de naturaleza procedimental. • Trabajo que se puede terminar durante los periodos de inactividad. | • Tareas administrativas, como añadir ideas de proyectos a la lista de tareas pendientes. • Programar tiempo para fomentar la cohesión o jugar con los miembros del equipo. |
Al crear los niveles de prioridad de tus tareas, ten en cuenta el nivel de impacto, urgencia, importancia y valor de cada una de ellas. Las tareas de menor prioridad no serán tan importantes, valiosas o urgentes como otras. El trabajo que requiere un gran esfuerzo puede no ser tan valioso como las tareas que se pueden realizar más rápidamente o con menos recursos.
Seis maneras de establecer niveles de prioridad para su equipo
¿Listo para aprovechar los niveles de prioridad en tu equipo? Aquí te mostraremos diferentes formas de establecer niveles de prioridad para tus compañeros de trabajo. Una vez que hayas terminado, disfrutarás de flujos de trabajo más fluidos, una mayor productividad y empleados más satisfechos. ✨
1. Organice las tareas en función de su impacto y urgencia.
Antes de empezar a priorizar el trabajo, defina qué tareas deben realizarse. Reúna al equipo y piensen juntos qué trabajo hay que realizar para alcanzar sus metas. Desglose estas tareas en tareas manejables diarias, semanales y mensuales. 🎯
Utilice una herramienta de software de gestión de proyectos como ClickUp para crear tareas. Asigne cada tarea de ClickUp a un miembro del equipo y añada plazos. Asegúrese de que los plazos sean realistas y alcanzables. También es una buena idea incorporar un margen de tiempo para permitir flexibilidad en caso de que surjan dificultades.
A continuación, revise cada tarea y determine cuáles son las más importantes. Divida las tareas en grupos según su impacto y nivel de trabajo. Priorice las tareas que requieran menos esfuerzo y tengan mayor impacto.
La función de prioridades de tareas de ClickUp es sencilla y fácil de usar. Hay cuatro indicadores de colores diferentes, para que tu equipo sepa exactamente qué tareas deben ser terminadas primero y cuáles después. Los cuatro indicadores son: Urgente, Alto, Normal y Bajo. 🚩
Cada miembro del equipo puede ordenar su lista de tareas por prioridad o colocar las tareas urgentes en la bandeja de tareas para poder verlas en cualquier momento desde su entorno de trabajo. Los filtros personalizados guardados te permiten ver tu lista de tareas pendientes según su prioridad, mientras que las dependencias resaltan las tareas que bloquean a otras.
2. Utilice un calendario para establecer plazos que mantengan al equipo al día y se adapten a los obstáculos.
Un aspecto clave de la gestión de prioridades es establecer un calendario y plazos. De esta manera, podrás ver qué tareas afectan directamente al cronograma del proyecto, especialmente aquellas que tienen el potencial de descarrilarlo por completo. Tener un calendario que enumere las tareas y sus niveles de prioridad es una forma segura de alcanzar tus metas. 🗓️
La vista de calendario de ClickUp le permite mantenerse al día en un entorno de trabajo visualmente agradable. Gestione fácilmente varios proyectos en una sola vista, gracias a las opciones de codificación por colores personalizadas para cada estado de las tareas.
Configure el calendario con una vista diaria, semanal o mensual y compártalo fácilmente con su equipo. Gestione su trabajo arrastrando y soltando tareas en su lista diaria de tareas pendientes según la prioridad.
La función de sincronización bidireccional te permite ver tus tareas directamente en Google Calendar. Esto facilita la organización de reuniones con clientes para discutir problemas importantes o participar en una llamada de equipo para resolver obstáculos.
3. Establezca bloques de tiempo para dividir su trabajo en partes fácilmente manejables.
En el mundo actual, las distracciones están siempre a la vuelta de la esquina, o en tu escritorio. Es fácil desviarse del camino, desde la tentación de consultar las redes sociales hasta los compañeros de trabajo que se acercan para chatear o los niños que entran y salen de tu oficina en casa. ⌛️
Sea proactivo y evite estas distracciones utilizando el bloqueo de tiempo. Esta técnica divide su día en secciones o «bloques» de tiempo. Cada bloque de tiempo se dedica a un proyecto pendiente o a un grupo de tareas.
De esta manera, podrá concentrarse en el trabajo profundo y terminar las tareas dentro del plazo asignado. Las tareas pendientes o incompletas se añaden al siguiente bloque de tiempo destinado a ese tipo de trabajo.
En ClickUp, crea tareas y asigna niveles de prioridad a cada una de ellas. Rellena detalles como la duración estimada, la fecha límite, la lista de control de tareas y las etiquetas. ✅
A continuación, utilice la vista Lista para crear un bloque de tiempo diario para su trabajo. Añada tareas a diferentes bloques para trabajar por la mañana y por la tarde. Comience el día abriendo esta hoja de bloques de tiempo y completando las tareas más urgentes.
4. Cree flujos de trabajo utilizando mapas mentales que establezcan conexiones entre las tareas y destaquen las dependencias.
Priorizar el trabajo es más que identificar lo que es más importante o valioso para tus metas. Necesitas planificar y establecer conexiones entre las diversas tareas de los distintos equipos. Ahí es donde entran en juego los mapas mentales de ClickUp. 🗺️
Comience por establecer un proyecto o meta principal y añada ramificaciones para las tareas que deben completarse para alcanzar el éxito. Establezca conexiones y relaciones entre las tareas para destacar aquellas que bloquean otras tareas.
Cree tareas al instante y muévalas directamente en el mapa mental sin tener que cambiar de vista. El software de automatización de tareas integrado le permite asignar rápidamente tareas a los miembros del equipo pertinentes y añadir fechas límite.
5. Organice las tareas en un tablero Kanban para visualizar rápidamente su flujo de trabajo.
La gestión de tareas puede resultar confusa e intimidante. Para muchos de nosotros, es difícil ver nuestra matriz de tareas como parte de un panorama más amplio. Los tableros Kanban ayudan a visualizar los flujos de trabajo y los procesos, para que puedas comprender mejor cómo se relacionan las tareas entre sí.
Las vistas del tablero de ClickUp facilitan la visualización del flujo de trabajo, desde las tareas más sencillas hasta las más críticas. Las columnas te permiten organizar grupos de tareas relacionadas, mientras que las tarjetas de tareas individuales proporcionan una visión más detallada del trabajo. 🔍
Divida las tareas en columnas «Pendientes», «Trabajos en curso» y «Terminadas» para ver fácilmente en qué punto se encuentra cada miembro del equipo. Añada indicadores de prioridad al trabajo que debe realizarse rápidamente y destaque los problemas a medida que surjan.
6. Optimice las comunicaciones para establecer expectativas y reserve tiempo para revisiones periódicas de los procesos.
Ya sea para crear acuerdos de nivel de servicio (SLA) para los clientes o planes de comunicación para su equipo interno, es importante transmitir la información esencial. Configure notificaciones en ClickUp para alertar al equipo cuando se modifiquen o añadan prioridades a las tareas.
Programa una tarea para revisar periódicamente los niveles de prioridad. Al fin y al cabo, los plazos, los obstáculos inesperados y los cambios en los requisitos del proyecto pueden afectar a la prioridad de las diferentes tareas.
5 plantillas para establecer niveles de prioridad
Aquí tienes cinco de nuestras plantillas de priorización favoritas para empezar a gestionar mejor tus horarios de trabajo y alcanzar tus metas. 🛠️
1. Plantilla de matriz de prioridades de ClickUp
La plantilla de matriz de prioridades de ClickUp facilita la identificación del trabajo más importante. La matriz cuenta con cuatro bloques codificados por colores según su importancia y urgencia. Reúna al equipo y comenten las tareas del proyecto.
Planifica cada tarea en función de su importancia y nivel de urgencia. Una vez que hayas terminado, asigna indicadores de prioridad a cada tarea según lo acordado. Utiliza filtros y vistas para ver rápidamente el trabajo más urgente de tu lista de tareas pendientes.
2. Plantilla de matriz de priorización de ClickUp
Para obtener niveles de prioridad más detallados, utilice la plantilla de matriz de priorización de ClickUp. Divide las tareas en nueve bloques diferentes. El eje X se refiere al esfuerzo, y divide el trabajo en categorías de bajo, medio y alto. En el eje Y, encontrará un desglose del trabajo en función del impacto.
Con esta matriz, tu equipo obtendrá una vista rápida de las tareas que más influyen en tus metas y cuáles requieren más esfuerzo. De esta forma, podrás ir a por las metas más fáciles, abordando primero el trabajo que requiere menos esfuerzo y tiene mayor impacto. 🍇
3. Plantilla de matriz de prioridades 2×2 de ClickUp
La plantilla de matriz de prioridades 2×2 de ClickUp es otra cuadrícula de cuatro bloques que le ayuda a ver qué trabajo tiene la máxima prioridad. Desglosadas por importancia y prioridad, puede visualizar rápidamente las tareas y mejorar la comunicación en todo el equipo.
Arrastra y suelta tareas en la plantilla y añade Campos personalizados para dividir aún más el trabajo. Utiliza filtros y vistas para acceder a la información que necesitas para priorizar tareas.
4. Plantilla de matriz de prioridades de acciones de ClickUp
La plantilla de matriz de prioridades de acciones de ClickUp te permite evaluar la carga de trabajo de tu equipo y canalizarla en una lista de tareas que aborda primero el trabajo más importante. Empieza por realizar una llamada colaborativa con tu equipo. Enumera todas tus tareas y colócalas en los cuatro bloques según su impacto y esfuerzo.
A continuación, añada indicadores de prioridad a las tareas urgentes o de alta prioridad. Añádalos a su bandeja de tareas para abrir y tener una vista rápida de las tareas de mayor prioridad o valor.
5. Plantilla de gestión de tareas de ClickUp
Utilice la plantilla de gestión de tareas de ClickUp para visualizar los flujos de trabajo y mejorar la colaboración entre los miembros del equipo. La plantilla cuenta con seis vistas para que pueda visualizar el trabajo de la forma que más le convenga.
Añade campos personalizados para ver quién está asignado a la tarea, la duración estimada, los presupuestos y los archivos relevantes. Asigna estados personalizados para realizar el seguimiento del progreso y ver en qué punto del flujo de trabajo se encuentra cada tarea. Las marcas de prioridad te permiten dividir el trabajo en función de su importancia, para que el equipo sepa qué es lo primero que hay que hacer.
Prioriza las tareas de forma eficaz con ClickUp.
Con los niveles de prioridad, su equipo siempre sabrá en qué trabajo centrarse, creará mejores listas de tareas pendientes y se mantendrá al día. Utilice estas plantillas y consejos para asignar niveles de prioridad al trabajo del proyecto y así alcanzar sus metas más rápido y de forma más eficiente que antes. 🙌
Regístrese hoy mismo en ClickUp y comience a crear mejores flujos de trabajo. Con diferentes vistas, indicadores de prioridad y plantillas, dispondrá de las herramientas necesarias para optimizar los procesos de trabajo e identificar dónde deben centrar sus esfuerzos los miembros del equipo.