Con una lista interminable de tareas pendientes, es difícil saber por dónde empezar. Ahí es donde entran en juego los niveles de prioridad de las tareas.
Cuando divides tu carga de trabajo en tareas manejables -basadas en lo que es más importante- puedes poner tus esfuerzos donde más importan. Un plan con prioridades significa menos estrés, mayor productividad y una mentalidad de trabajo más feliz. 🧘
Más información sobre los niveles de prioridad, incluidas las mejores formas de ajustarlos para usted y su equipo. A continuación, descubra cinco plantillas de niveles de prioridad que le ayudarán a terminar el trabajo más rápidamente.
¿Qué son los niveles de prioridad?
Los niveles de prioridad le ayudan a estructurar las tareas en función de diversos factores, como los plazos, la importancia, la urgencia y el valor. La escala de prioridades suele utilizarse para proyectos específicos, metas o tareas individuales listas de tareas pendientes pero también puede establecerse como una estructura para toda la empresa.
La meta de un estado de prioridades es facilitar que los miembros del equipo dividan su tiempo y se centren en las tareas de mayor prioridad. También garantiza que los recursos se asignen adecuadamente a los proyectos y fases de trabajo correctos.
Los equipos de soporte y los departamentos de TI también utilizan los niveles de prioridad para atender las solicitudes de servicio. Ayudan a racionalizar gestión de incidencias permitiendo a los empleados trabajar en los problemas más acuciantes. Pueden dividir el trabajo en función de la prioridad de la incidencia, el efecto potencial de una incidencia y la satisfacción general del cliente.
Como resultado, los miembros del equipo son más productivos, eficientes y adaptables. Están capacitados para trabajar en las tareas más importantes, escalar problemas cuando surgen y automatizar el trabajo menos importante. 💪
¿Cuáles son las ventajas de ajustar los niveles de prioridad de las tareas?
El ajuste de los niveles de prioridad aumenta la eficiencia general y la salud de su equipo. Al saber qué trabajo es el más urgente o valioso, tu equipo puede controlar las métricas y alcanzar las metas más rápido que antes.
Gracias a herramientas de priorización no se estancarán en un trabajo aburrido ni se perderán en una lista montañosa de tareas pendientes. He aquí las principales ventajas de ajustar los niveles de prioridad de las tareas de su equipo. ✍️
Mayor productividad
Una mayor eficiencia conduce a un aumento de la productividad. Al establecer niveles de prioridad, los procesos de la empresa se desarrollan sin problemas y los equipos pueden planificar los pasos siguientes. Pueden clasificar su trabajo en función de las tareas de mayor prioridad y crear listas de tareas pendientes diarias, semanales y mensuales manejables.
Dado que existe un plan sólido basado en prioridades, los miembros del equipo pueden hacer frente a obstáculos y retos imprevistos a medida que surgen. Pueden planificar soluciones alternativas y ajustar los calendarios para adaptarse al problema en lugar de quedarse atascados en el barro.
Mejora de la eficacia
Priorice su trabajo en función de las tareas de mayor impacto o urgencia. Esto conduce naturalmente a una mayor eficiencia, ya que se trabaja en tareas importantes en lugar de perderse en el trabajo ocupado.
Además, los niveles de prioridad y software de gestión de tareas soporte mejor toma de decisiones habilidades.
Ajuste de prioridades en ClickUp para distinguir mejor lo que hay que hacer ahora mismo y lo que puede esperar
Mejor gestión del tiempo
Con las tareas ordenadas por nivel de prioridad, los equipos pueden gestionar su tiempo de forma más eficaz. En lugar de pasar una o dos horas por la mañana enredados en una bandeja de entrada desbordada, empiezan el día trabajando a fondo en una tarea orientada a una meta.
Gracias a los niveles de prioridad, la gente puede configurar su día en torno al trabajo que tiene que terminar. Así se pierde menos tiempo pensando por dónde empezar. 🤷
Asignación de recursos mejorada
Para los directivos, existen diferencias clave entre la gestión de proyectos frente a la gestión de tareas . No basta con gestionar las tareas asignándolas a distintos miembros del equipo. Cuando se gestionan grandes proyectos, también hay que plantearse cómo asignar los recursos.
Con los niveles de prioridad, puede ver dónde son más valiosos los recursos. Eso incluye determinar qué fase del proyecto necesita más financiación o recursos externos. Al determinar las necesidades y prioridades, los recursos se asignan y utilizan con mayor eficacia.
Comprenda de un vistazo quién de su equipo tiene menos o más trabajo del necesario para poder reasignar fácilmente sus recursos
Tipos de niveles de prioridad
Cuando se trata de niveles de prioridad, existen pequeños matices en cuanto al nombre o la categoría. Por lo general, los niveles se dividen en tareas de prioridad alta, prioridad media, prioridad baja y sin prioridad. Y esto dependerá en gran medida de su empresa y del proyecto en el que esté trabajando.
| Nivel de prioridad | Descripción | Ejemplos | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Prioridad urgente - Trabajo que debe realizarse inmediatamente - Trabajo crítico para alcanzar una meta - Tareas que pueden hacer descarrilar un proyecto o causar problemas si no se completan - Redacción de un informe para presentar en la reunión de mañana client meetings - Reunión con las partes interesadas para discutir incidencias críticas que amenazan el éxito de un proyecto - Arreglar un error de la página web que está causando que el sitio se bloquee | - Trabajo que debe realizarse inmediatamente | ||||||||
| Prioridad alta | - Tareas importantes que son menos apremiantes que las urgentes - Tareas que suelen tener más flexibilidad de plazos - Trabajo que tiene menos probabilidades de hacer descarrilar un proyecto, pero que aún así tiene consecuencias si no se cumple | - Creación de materiales de marketing que se publicarán en una semana o dos - Investigación para la elaboración de informes que se compartirán en la reunión del mes que viene - Creación de botones CTA para blogs con el fin de impulsar las conversiones | Prioridad alta | - Reunión con las partes interesadas para discutir problemas críticos que amenazan el éxito del proyecto - Arreglar un fallo en el sitio web que provoca que el sitio se bloquee | |||||
| Prioridad normal o Prioridad media | - Trabajo que contribuye a una meta pero no tiene un impacto directo - Tareas que pueden delegarse a otros miembros del equipo, subcontratarse o automatizarse | - Redactar revisiones semanales para el trabajo completado - Organizar documentos de la empresa o manuales del equipo | Prioridad media | - Trabajo que contribuye a una meta pero no tiene un impacto directo - Tareas que pueden delegarse a otros miembros del equipo, subcontratarse o automatizarse | - Redactar revisiones semanales para el trabajo completado - Organizar documentos de la empresa o manuales del equipo | - Trabajo que contribuye a una meta pero no tiene un impacto directo - Tareas que pueden delegarse a otros miembros del equipo, subcontratarse o automatizarse | - Redactar revisiones semanales para el trabajo completado - Organizar documentos de la empresa o manuales del equipo | - Trabajo que contribuye a una meta pero no tiene un impacto directo - Trabajo que puede delegarse a otros miembros del equipo, subcontratarse o automatizarse | - Redactar revisiones semanales para el trabajo completado - Organizar documentos de la empresa o manuales del equipo |
| Tareas no relacionadas con la meta y de naturaleza más procedimental - Trabajo que puede terminarse durante periodos de inactividad - Tareas de limpieza, como añadir ideas de proyectos a la lista de tareas pendientes - Programar tiempo de juego o de unión con miembros del equipo - Tareas que pueden delegarse a otros miembros del equipo, subcontratarse o automatizarse |
Al establecer los niveles de prioridad de las tareas, tenga en cuenta el nivel de impacto, urgencia, importancia y valor de cada una de ellas. Las tareas de menor prioridad no serán tan importantes, valiosas o urgentes como otras tareas. El trabajo que requiere un gran esfuerzo puede no ser tan valioso como las tareas que se pueden terminar más rápidamente o con menos recursos.
6 Formas de establecer niveles de prioridad para su equipo
¿Listo para aprovechar los niveles de prioridad en tu equipo? Aquí le mostraremos distintas formas de ajustar los niveles de prioridad de sus compañeros. Una vez terminado, tendrás flujos de trabajo más fluidos, mejor productividad y empleados felices. ✨
1. Organice las tareas en función de su impacto y urgencia
Antes de empezar a priorizar el trabajo, establece qué tareas deben estar terminadas. Reúna al equipo y organice una lluvia de ideas sobre el trabajo que debe realizarse para alcanzar sus metas. Divídelas en tareas manejables diarias, semanales y mensuales. 🎯
Utiliza un programa de gestión de proyectos como ClickUp para crear tareas. Asigne cada Tarea de ClickUp a un miembro del equipo y añada plazos. Asegúrate de que los plazos sean realistas y alcanzables. También es una buena idea prever un margen de tiempo que permita flexibilidad en caso de que surjan problemas.
A continuación, revise cada tarea y determine las más importantes. Divida las tareas en grupos en función de su impacto y nivel de trabajo. Dé prioridad a las tareas que requieran menos esfuerzo y tengan mayor impacto. Prioridades de las tareas de ClickUp es sencilla y fácil de usar. Hay cuatro banderas de colores diferentes, para que su equipo sepa exactamente qué tareas deben terminarse primero y cuáles vienen después. Las cuatro banderas incluyen Urgente, Alta, Normal y Baja. 🚩
Cada miembro del equipo puede ordenar su lista de tareas por prioridad o soltar las tareas urgentes en la bandeja de tareas para ver siempre estas tareas en cualquier lugar de su entorno de trabajo. Los filtros guardados personalizados le permiten ver su lista de tareas pendientes en función de la prioridad, mientras que las dependencias resaltan las tareas que bloquean otras.
2. Utilice un calendario para ajustar los plazos y mantener al equipo en el buen camino y adaptarse a los bloqueos
Un aspecto clave de gestión de prioridades es ajustar un calendario y unos plazos. De este modo, puedes ver qué tareas afectan directamente al cronograma del proyecto, especialmente las que tienen el potencial de descarrilarlo todo. Disponer de un calendario en el que se enumeren las tareas y sus niveles de prioridad es una forma segura de cumplir tus metas. 🗓️
Organice proyectos, planifique cronogramas y visualice el trabajo de su equipo en un calendario flexible que mantiene a todos en la misma página Vista del Calendario de ClickUp le mantiene al día en un entorno de trabajo visualmente agradable. Gestione fácilmente varios proyectos en una sola vista, gracias a las opciones personalizadas de codificación por colores para cada estado de tarea.
Configura el calendario como vista diaria, semanal o mensual y compártelo fácilmente con tu equipo. Gestione su trabajo arrastrando y soltando tareas en su lista diaria de tareas pendientes en función del nivel de prioridad.
La función de sincronización bidireccional le permite ver sus tareas directamente en Calendario de Google . Esto facilita la organización de reuniones con clientes para tratar problemas críticos o la llamada a un equipo para resolver bloqueos.
3. Establece bloques de tiempo para dividir tu trabajo en partes fácilmente manejables
En el mundo actual, las distracciones están siempre a la puerta, o sobre la mesa. Es fácil despistarse, desde el ansia por consultar las redes sociales hasta los compañeros de trabajo que se pasan por casa para chatear o los niños que entran y salen de la oficina. ⌛️
Sé proactivo y evita estas distracciones mediante el bloqueo del tiempo. Esta técnica divide el día en secciones o "bloques" de tiempo. Cada trozo de tiempo se dedica a una lista de tareas pendientes de un proyecto específico o a un grupo de tareas.
De este modo, puedes centrarte en el trabajo en profundidad y terminar las cosas en el tiempo asignado. Cualquier tarea pendiente o incompleta se añade al siguiente bloque de tiempo para ese tipo de trabajo.
Mejore la organización de sus tareas añadiendo etiquetas personalizadas y utilizando las opciones de filtrado de ClickUp
En ClickUp, cree tareas y asigne niveles de prioridad a cada una de ellas. Rellene detalles como la duración estimada, fechas límite, listas de control de tareas y etiquetas. ✅
A continuación, utilice la vista Lista para crear un bloque de tiempo diario para su trabajo. Añade tareas a los distintos bloques para trabajar por la mañana y por la tarde. Comience el día abriendo esta hoja de bloque de tiempo y completando sus tareas más urgentes.
4. Cree flujos de trabajo utilizando Mapas mentales que trazan conexiones (a internet) entre las tareas y resaltan las dependencias
Priorizar el trabajo es algo más que identificar lo que es más importante o valioso para tus metas. Es necesario planificar y establecer conexiones entre las distintas tareas de los equipos. Ahí es donde Mapas mentales de ClickUp entra en 🗺️
Empiece por establecer un proyecto o meta principal y añada ramas para las tareas que deben completarse para alcanzar el intento correcto. Dibuja conexiones (a internet) y relaciones entre las tareas para destacar el trabajo que bloquea otras tareas.
Cree tareas de forma instantánea y desplácelas directamente en la pantalla mapa mental sin tener que cambiar de vista. La función software de automatización de tareas le permite autoasignar rápidamente tareas a los miembros pertinentes del equipo y añadir fechas límite.
5. Organice las tareas en un Tablero Kanban para una rápida visualización de su flujo de trabajo Gestión de tareas puede resultar confusa e intimidatoria. A muchos de nosotros nos cuesta ver nuestra matriz de tareas como parte de un conjunto más amplio.
Tableros Kanban ayudan a visualizar los flujos de trabajo y los procesos, para que tengas una mejor visión de cómo están conectadas las tareas. Vistas del Tablero de ClickUp facilitan la visualización del flujo de trabajo, desde las tareas más insignificantes hasta el trabajo crítico. Las columnas permiten organizar grupos de tareas relacionadas, mientras que las tarjetas de tareas individuales ofrecen una visión más profunda del trabajo. 🔍
Divida las tareas en columnas Pendiente, Trabajo en curso y Terminada para ver fácilmente dónde está cada uno en el equipo. Añade indicadores de prioridad al trabajo que necesita avanzar rápidamente y destaca los problemas a medida que surgen.
Agrupe tareas por importancia relativa o niveles de gravedad en un Tablero de ClickUp
6. Racionalice las comunicaciones para ajustar las expectativas y reserve tiempo para revisar periódicamente los procesos
Tanto si crea acuerdos de nivel de servicio (SLA) para clientes como planes de comunicación para su equipo interno, es importante transmitir información vital. Establezca notificaciones en ClickUp para alertar al equipo cuando se cambien o añadan prioridades a las tareas.
Programe una tarea para revisar periódicamente los niveles de prioridad. Al fin y al cabo, los plazos, los obstáculos imprevistos y los cambios de requisitos del proyecto pueden afectar a la prioridad de las distintas tareas.
5 Plantillas para ajustar los niveles de prioridad
Aquí están cinco de nuestros favoritos plantillas de priorización para empezar a gestionar mejor los horarios de trabajo y cumplir tus metas. 🛠️
1. Plantilla de matriz de prioridades ClickUp
Utilice esta plantilla de matriz de prioridades de ClickUp para identificar las tareas críticas trazadas por urgencia, impacto e importancia Plantilla de matriz de prioridades de ClickUp facilita la identificación del trabajo más importante. La matriz presenta cuatro bloques codificados por colores en función de la importancia y la urgencia. Reúna al equipo y analice las tareas del proyecto.
Trace cada tarea en función de su importancia y nivel de urgencia. Una vez terminadas, asigne indicadores de prioridad a cada tarea en función de lo que hayan hablado. Utiliza filtros y vistas para ver rápidamente el trabajo más urgente de tu lista de tareas pendientes.
2. Plantilla de matriz de priorización ClickUp
Utilice la plantilla 3×3 de la matriz de priorización de ClickUp para evaluar las tareas en función de su impacto y nivel de esfuerzo
Para niveles de prioridad más detallados, utilice la plantilla
/ref/ https://clickup.com/templates/prioritization-matrix-t-200532794 Plantilla de matriz de priorización de ClickUp /%href/
. Desglosa las tareas en nueve bloques diferentes. El eje x se refiere al esfuerzo, dividiendo el trabajo en categorías baja, media y alta. En el eje y, encontrarás un desglose del trabajo basado en el impacto.
Con esta matriz, el equipo obtiene una visión rápida de las tareas que más repercuten en las metas y de las que requieren más esfuerzo. De este modo, puedes ir a por la fruta madura abordando primero el trabajo de bajo esfuerzo y alto impacto. 🍇
3. Plantilla ClickUp de matriz de prioridades 2×2
Utilice la Pizarra de Matriz de Prioridades 2×2 para ayudarle a organizar sus tareas en tiempo y forma
En plantilla de matriz de prioridades 2×2 de ClickUp es otra cuadrícula de cuatro bloques que te ayuda a ver qué trabajo tiene mayor prioridad. Desglosado por importancia y prioridad, puede visualizar rápidamente las tareas y mejorar la comunicación en todo el equipo.
Arrastre y suelte las tareas en la plantilla y añada Campos personalizados para desglosar aún más el trabajo. Utilice filtros y vistas para acceder a la información que necesita para priorizar las tareas.
4. Plantilla de matriz de prioridades de acción ClickUp
Obtenga claridad sobre lo que tiene mayor prioridad para avanzar con la plantilla de matriz de prioridades de acción de ClickUp Plantilla de matriz de prioridades de acción de ClickUp le permite evaluar la carga de trabajo de su equipo y canalizarla en una lista de tareas que aborde en primer lugar el trabajo más importante. Empiece por hacer una llamada de colaboración con su equipo. Lista todas las tareas y sitúalas en los cuatro bloques en función de su impacto y esfuerzo.
A continuación, añade indicadores de prioridad a las tareas urgentes o de alta prioridad. Añádalos a la bandeja de tareas para abrir y ver rápidamente las tareas de mayor prioridad o valor.
5. Plantilla de gestión de tareas de ClickUp
Agrupe tareas por niveles de prioridad de incidencia en una Lista de ClickUp
Utilice Plantilla de gestión de tareas de ClickUp para visualizar los flujos de trabajo y mejorar la colaboración en todo el equipo. La plantilla cuenta con seis vistas para que puedas visualizar el trabajo de la forma que más te convenga.
Añada Campos personalizados para ver quién está asignado a la tarea, las duraciones estimadas, los presupuestos y los archivos relevantes. Asigne estados personalizados para realizar un seguimiento del progreso y ver en qué punto del flujo de trabajo se encuentra cada tarea. Los indicadores de prioridad permiten desglosar el trabajo en función de su importancia para que el equipo sepa qué es lo primero.
Priorice Tareas Eficazmente Con ClickUp
Con los niveles de prioridad, su equipo sabrá en todo momento en qué trabajo debe centrarse, creará mejores listas de tareas pendientes y mantendrá el rumbo. Utilice estas plantillas y consejos para asignar niveles de prioridad al trabajo de un proyecto, de modo que pueda cumplir sus metas con mayor rapidez y eficacia que antes. 🙌 Regístrate en ClickUp hoy mismo y empiece a crear mejores flujos de trabajo. Con diferentes vistas, indicadores de prioridad y plantillas, dispondrá de las herramientas necesarias para agilizar los procesos de trabajo e identificar dónde deben asignar sus esfuerzos los miembros del equipo.