Imagina un mundo en el que el tiempo y los recursos fueran ilimitados. Podrías perseguir infinitas posibilidades, abordar proyectos ambiciosos, impulsar la innovación y hacerlo todo sin estrés. 🙌
Por desgracia, las cosas no funcionan así. En un entorno empresarial tan dinámico, siempre hay que lidiar con algún tipo de limitación. Debe aprender a priorizar el trabajo para prosperar a pesar de los constantes contratiempos y obstáculos.
Este artículo tiene como objetivo resumir la información clave sobre la gestión de prioridades. Aprenderá a desarrollar un proceso eficaz de gestión de prioridades y a utilizarlo para aumentar su productividad.
¿Qué es la gestión de prioridades?
La gestión de prioridades o priorización es un método para organizar el trabajo de manera que se aborden primero las tareas más importantes y urgentes. 🥇
Esta práctica consiste en evaluar sus metas y objetivos, utilizar esa información para crear una jerarquía de tareas y decidir cuáles deben completarse de inmediato. Es una habilidad que puede resultar útil tanto en la gestión de proyectos formal como en la vida cotidiana.
Cuando priorizas proyectos y tareas, te preparas para ejecutar el trabajo que tienes por delante de la manera más eficiente. La meta es cumplir con los hitos y plazos de tu proyecto y prepararte para el éxito. 🏆
¿Por qué es importante la gestión de prioridades?
Contar con un proceso de gestión de prioridades permite a los equipos mantenerse centrados en tareas antiguas o nuevas, ajustar los recursos e identificar las principales prioridades en proyectos de gran valor. Otras ventajas importantes son:
- Aprovecha al máximo tu día: como sabes exactamente lo que tienes pendiente cada día, puedes ponerte a trabajar y realizar tareas específicas sin dudarlo para sacar el máximo partido a tus horas de productividad.
- Mejora la calidad del trabajo: en lugar de intentar completar todo con una atención dispersa, su equipo se centra en unas pocas tareas críticas a la vez, lo que reduce los errores y los retrasos.
- Garantiza un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal: priorizar las tareas le da a su equipo más tiempo para el ocio y otras actividades personales.
- Alinea las metas personales, del equipo y de la empresa: es fácil pasar por alto el panorama general cuando estás abrumado por tus propias prioridades mientras las gestionas y las alineas con las metas de la empresa; un proceso sólido de gestión de prioridades evita esas dificultades.
- Reduce el estrés y la ansiedad relacionados con el trabajo: una asignación significativa del trabajo permite a sus empleados abordar sus tareas con más confianza y menos presión.
- Facilita la flexibilidad: con un sistema de priorización adecuado, puede adaptarse a los cambios continuos sin descarrilarse.
- Permite una gestión eficaz de los recursos: saber qué tiene prioridad le permite asignar los recursos limitados de manera más eficiente al delegar tareas en su equipo.
Cómo implementar un sistema de gestión de prioridades para su equipo
Siga estos seis consejos para crear y poner en marcha una estrategia de gestión de prioridades eficaz:
- Defina las metas: estas le servirán como criterios principales para establecer prioridades. Determine las metas a corto, medio y largo plazo para poder elaborar planes detallados que le permitan alcanzarlas todas.
- Empieza con una panorámica: crea una lista maestra de tareas pendientes. A medida que las evalúes y asignes, divide tus listas de tareas pendientes en prioridades mensuales, semanales y diarias.
- Evalúa el coste/esfuerzo y la recompensa: compara el coste o el esfuerzo necesarios para completar las tareas con el valor que aportan. Si es posible, sigue la regla de Pareto: da prioridad al 20 % del trabajo que genera el 80 % del impacto.
- Tenga en cuenta la capacidad y los puntos fuertes del equipo: para asignar el trabajo de forma realista, es necesario identificar la capacidad de cada miembro del equipo, sus hábitos de productividad, la dificultad de las tareas y los niveles de riesgo para gestionar los objetivos de forma eficiente.
- Delegue tareas : reserve las tareas críticas y complejas para los superiores, pero no les cargue con demasiadas responsabilidades. Asigne el trabajo menos impactante a los empleados con menos experiencia y permítales desarrollar sus habilidades, crecer y tener la oportunidad de triunfar en algo nuevo.
- Sea flexible: no basta con crear una jerarquía de tareas y dar por terminado el trabajo. Debe organizar, evaluar y prepararse para adaptarse a los cambios continuos en su proceso.
Hacer todo este trabajo manualmente sería agotador. Por suerte, aplicaciones como ClickUp te ayudan a priorizar tareas y a desarrollar un sistema de gestión de prioridades robusto y flexible. ¡Empieza con la plantilla de matriz de prioridades de ClickUp!
Técnicas y buenas prácticas de gestión de prioridades
A la hora de gestionar las prioridades, utilice diferentes criterios y técnicas de evaluación para ver qué es lo que mejor funciona para su equipo. A continuación, le ofrecemos información sobre las estrategias de priorización más populares:
Lista maestra
La lista maestra no es tanto una técnica de priorización independiente como la base de todas las demás. Antes de establecer prioridades, cree una mega lista de tareas pendientes con todas las tareas que desea realizar. A continuación, puede desglosarla y clasificarla como desee.
Un método habitual es utilizar categorías de periodos de tiempo. Por ejemplo, puede agrupar las tareas en función de cuándo desea completarlas: hoy, esta semana, este mes, etc.
Matriz de priorización de Eisenhower
Aunque él no lo inventó, este método recibió el nombre del expresidente de los Estados Unidos Dwight E. Eisenhower, ya que tenía que tomar muchas decisiones de gran impacto a diario.
La matriz de priorización de Eisenhower compara el coste o el esfuerzo que requiere una tarea con el valor que aporta.
Para aplicar este método, dibuja un cuadrado grande en un papel o en la app que prefieras. Divídelo en cuatro partes a lo largo de dos ejes: urgencia e importancia. Obtendrás cuatro categorías:
- Urgente e importante: Hazlo pendiente ❗
- Urgente y no importante: Prográmelo 📅
- No es urgente, pero es importante: Delégalo 👥
- No es urgente ni importante: Elimínalo ❌
Clasifique las tareas en las categorías más adecuadas y comience a completarlas, empezando por las urgentes e importantes que se encuentran en la esquina superior derecha.
¿No te apetece dibujar? Utiliza la colorida plantilla de matriz de prioridades de ClickUp y empieza a establecer prioridades en cuestión de minutos gratis.
Lista de tareas más importantes (MIT)
Si busca un método sencillo, práctico y fácil de implementar, pruebe la lista MIT. Esta técnica sugiere enumerar entre una y tres tareas esenciales cada día. No debe centrarse en ninguna otra tarea hasta que haya completado las de la lista.
Cuando se sienta abrumado por el trabajo, este método le ayudará a volver a lo básico y salir del atolladero.
Método ABCDE
El método de priorización ABCDE requiere que clasifique las tareas en cinco categorías:
- Tareas esenciales
- Tareas importantes
- Tareas pendientes que serían buenas de realizar
- Tareas que se deben delegar
- Tareas que hay que eliminar
Evalúa y clasifica las tareas en función de la gravedad de las consecuencias que tendría no completarlas. Mantén la lista A breve, con solo una o dos tareas.
Introduzca otro nivel de clasificación enumerando cada una de las tareas. La tarea más importante del día se etiquetará como A1, mientras que las tareas pendientes se marcarán como C1, C2, C3, etc.
Cómase la rana
Este método se inspira en una ingeniosa cita de Mark Twain: «Si tienes que comerte una rana viva, ¡no sirve de nada quedarse sentado mirándola durante mucho tiempo!». 🐸
«Cómete la rana» sugiere que debes realizar primero las tareas que más te cuesta hacer, para que las demás te resulten menos intimidantes. Es útil para aquellas situaciones en las que tienes varias tareas de similar urgencia e importancia y no sabes por cuál empezar.
Regla 1-3-5
Según este método, su lista diaria de tareas pendientes debe contener:
- Una tarea importante 🐘
- Tres tareas medianas 🐅
- Cinco tareas menores 🐁
No dude en modificar los números en función de su capacidad actual y sus preferencias.
El método Warren Buffet
«La diferencia entre las personas exitosas y las personas realmente exitosas es que estas últimas dicen no a casi todo».
Estas son las palabras del exitoso Warren Buffett, quien ideó un modelo de priorización llamado «Las dos listas».
Este método requiere que escribas una lista con tus 25 tareas más importantes y marques con un círculo las 5 más importantes. Debes completar primero las 5 más importantes y, lo que es más importante, ignorar las otras 20 tareas para mantener tu concentración.
Cómo utilizar herramientas para crear un sistema de gestión de prioridades
ClickUp es un software de gestión de proyectos todo en uno que le permite abordar todos los aspectos de la priorización de tareas, desde la lluvia de ideas inicial hasta la ejecución. Con más de 10 esquemas (vistas) y cientos de funciones y opciones de personalización, puede adaptarlo a diversos contextos.
En la siguiente sección, le mostraremos por qué ClickUp es una excelente herramienta de trabajo para establecer prioridades y cómo aprovechar todo su potencial paso a paso. 🔓
1. Establezca y visualice metas de alto nivel.
Antes de abordar las tareas individuales, da un paso atrás y recuerda el panorama general. Eso te ayudará a mantenerte enfocado en tus metas más importantes. 🛣️
Teniendo en cuenta la meta superior, reevalúa la relevancia y el impacto de cada tarea. De esta manera, te asegurarás de invertir tu tiempo y energía en actividades que se ajusten a tu estrategia a largo plazo.
Utilice ClickUp para desarrollar y visualizar estrategias, hojas de ruta y flujos de trabajo. La vista de pizarra de la plataforma proporciona un lienzo en blanco y diversas herramientas para dar vida a sus ideas. Puede empezar desde cero o utilizar una de las muchas plantillas de pizarra predefinidas.
En la vista de pizarra, puede:
- Cree flujos de trabajo para identificar cualquier problema de dependencia o cuello de botella.
- Escriba y realice la edición del texto o asigne comentarios o tareas.
- Añada figuras, notas adhesivas y conectores entre ellas.
- Incruste imágenes, vídeos, tarjetas de sitios web y documentos.
ClickUp también cuenta con la vista Mapa mental, que le permite crear diagramas jerárquicos llamativos. Úsela para definir diferentes niveles de prioridades y relaciones entre tareas.
Elija entre mapas basados en nodos y mapas basados en tareas con tareas interactivas en lugar de nodos.
2. Cree una lista maestra de todas las tareas.
Elabore una lista maestra de tareas para comprender el alcance del trabajo que debe realizar. A continuación, divídala en secciones más manejables, cada una con plazos definidos.
La vista Lista de ClickUp es la herramienta ideal para ello. Le ofrece un resumen de todas las tareas, subtareas y sus dependencias. Reorganizarlas es fácil gracias a la función de arrastrar y soltar. 👆
Las columnas de las listas muestran toda la información que necesita para decidir la importancia de una tarea. Puede personalizarlas, eligiendo entre más de 20 tipos de campos, entre los que se incluyen:
- Menú desplegable
- Valoración
- Casilla de selección
- Rótulo
- Correo electrónico
- Fórmula
- Barra de progreso
Es la vista más flexible de ClickUp, que le permite jugar con diferentes opciones de organización. Una vez que haya terminado de clasificar las tareas, agrúpelas o fíltrelas por prioridad para seleccionar las más urgentes.
Puede utilizar la vista Agile Board para obtener una presentación más simplificada de todas las tareas. Esto le ayudará a poner en marcha su proceso de gestión de prioridades con una vista clara del Tablero.
En la mayoría de las vistas de ClickUp, puede hacer clic en una tarea para abrir la bandeja de tareas, que muestra información y opciones adicionales. Usted y su equipo pueden, entre otras actividades, añadir comentarios, adjuntar archivos y ver el registro de cambios.
Las vistas de Gantt y de cronograma le permiten centrarse en la gestión del tiempo. El cronograma le ofrece una vista general del calendario en una sola línea, mientras que el diagrama de Gantt es bidimensional y le permite entrar en los detalles de los proyectos.
La vista de calendario facilita la programación de eventos como Sprints y reuniones individuales. Solo tienes que arrastrar y soltar las tareas en sus respectivas ranuras y ya está.
3. Evaluar y asignar tareas
Después de considerar la urgencia, el impacto o cualquier otro factor relevante de las tareas, puede añadir la información a las columnas de la vista Lista. Clasifique las tareas, introduzca un sistema de puntuación con fórmulas y calcule los costes.
Para asignar una etiqueta de prioridad a una tarea, haz clic en el icono de la bandera y elige la opción adecuada en el menú desplegable. Los rótulos van desde Baja hasta Urgente y están codificados por colores para facilitar su distinción.
Una vez que haya decidido qué tareas deben realizarse primero, es el momento de delegarlas. ¡Hágalo con facilidad y precisión utilizando la vista Carga de trabajo de ClickUp!
Calcule el nivel de esfuerzo necesario para completar una tarea. Defina y vea la capacidad media de cada miembro del equipo para asegurarse de que siempre tengan algo en qué trabajar, pero sin sobrecargarlos. Al observar los colores, obtendrá información sobre la cantidad de trabajo que tiene cada persona. 🍽️
Una vez que asigne la tarea, se realizará la distribución de manera uniforme a lo largo del cronograma dedicado en función de la fecha límite establecida previamente.
La vista es altamente personalizable. Puede cambiar cualquier cosa, desde los filtros y el cronograma mostrado (día, semana, mes) hasta los elementos individuales y los colores.
4. Realice un seguimiento del progreso y colabore
A medida que complete sus tareas, la barra de progreso de la vista Lista se actualizará para ofrecerle información en tiempo real. Puede cambiar el estado de la tarea y añadir categorías personalizadas para reflejar su flujo de trabajo.
Al introducir la automatización, puede optimizar todo el proceso. Por ejemplo, puede actualizar automáticamente el estado a «Terminada» después de completar todas las subtareas. Otra idea es cambiar el rótulo de prioridad cuando una tarea está vencida.
En ClickUp, puedes hacer mucho más que establecer prioridades. Invita a tu equipo a unirse y utiliza la plataforma como tu hub de planificación y colaboración.
Comuníquese con sus compañeros de equipo a través del chat integrado, discuta asuntos específicos en los comentarios de las tareas y vea el historial de cambios de cada tarea. Usted y su equipo también pueden realizar el seguimiento del tiempo en la aplicación, lo que ayuda enormemente a la asignación de tareas y la facturación.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de prioridades
¿Todavía tiene dudas sobre la priorización? Es posible que encuentre las respuestas a continuación:
¿Cuál es la diferencia entre la gestión de prioridades y la gestión del tiempo?
La gestión del tiempo y la gestión de prioridades son conceptos relacionados con la misma meta: hacer que su trabajo sea más eficiente. Sin embargo, mientras que la priorización se centra en lo que es importante, la gestión del tiempo es un término más amplio que se refiere a cómo se emplea el tiempo disponible. ⌛
Por ejemplo, alguien que gestiona su tiempo asignará franjas horarias a sus tareas. Sin embargo, alguien que establece prioridades realizará una selección de las tareas más importantes y les asignará franjas horarias más amplias.
La gestión de prioridades se basa en la gestión del tiempo. Ambas requieren habilidades como la resolución de problemas y el pensamiento estratégico. La gestión del tiempo incluye otras habilidades secundarias, como la reducción de distracciones y la categorización de tareas.
Ambas habilidades son útiles y aplicables a muchos ámbitos de la vida. La gestión del tiempo puede ser más habitual, pero la priorización es la mejor opción para el trabajo basado en resultados.
¿Cuáles son algunos de los retos más comunes en la gestión de prioridades y cómo puedo superarlos?
A pesar de sus mejores esfuerzos, es probable que la ejecución del proyecto no sea tan fluida como usted desearía. Sin embargo, no todo está perdido. Con el enfoque y las herramientas adecuadas, puede superar la mayoría de los retos y volver rápidamente al buen camino.
A continuación, puede familiarizarse con algunos problemas comunes relacionados con el establecimiento de prioridades y los métodos para resolverlos:
Situaciones sin precedentes y prioridades cambiantes
En primer lugar, debe aceptar que los planes cambiarán inevitablemente y prepararse para adaptarse cuando eso ocurra.
En lugar de planificar solo para el mejor de los casos, debe considerar todos los resultados posibles. Evite establecer plazos estrictos y, en su lugar, proporcione duraciones estimadas, dejando un margen de maniobra.
Recursos limitados y en competencia
A la luz de los cambios en las prioridades, es posible que tenga que revisar sus decisiones de gestión de recursos. Si se encuentra con conflictos, reevalúe los criterios de priorización. Analice las tareas en profundidad e introduzca factores adicionales para diferenciar aún más las tareas con el mismo nivel de importancia.
Es posible que incluso tenga que replantearse todo su sistema de priorización para hacerlo más flexible. Lo ideal sería utilizar una app como ClickUp, que actualiza otras tareas y plazos cuando se realiza un cambio.
Compañeros de equipo que pierden el tiempo en tareas no esenciales.
Muchos problemas pueden resolverse con una comunicación regular y honesta. Establezca expectativas y metas claras desde el principio y asegúrese de que todos estén en sintonía.
Apoye a sus compañeros de equipo y empleados cuando se enfrenten a un problema, especialmente cuando este se encuentre fuera de su campo de especialización o responsabilidad.
Distracciones, procrastinación y retrasos
Seamos sinceros: nadie es 100 % productivo todo el tiempo. Sin embargo, si observa que uno de los empleados tiene dificultades constantes para mantenerse al día, tal vez sea el momento de tomar medidas al respecto.
En lugar de presionarlos o castigarlos, ofréceles ayuda. Proporciónales recursos y formación para fomentar el desarrollo de sus habilidades individuales de gestión del tiempo.
Cambiar entre diferentes tareas
Trabajar simultáneamente en múltiples tareas con diferentes requisitos puede ser problemático. Es estresante, agotador y, a menudo, da como resultado errores y una calidad de trabajo inferior a la media.
En lugar de abrumar a los empleados con diversas tareas, limite su trabajo a un proyecto a la vez. Establezca dependencias entre tareas y rutas críticas para garantizar un trabajo centrado y sin contratiempos. ⛵
Exceso de trabajo y agotamiento
Si eres empleado y te sientes abrumado por el trabajo, no dudes en decir que no. Ignorar las advertencias del agotamiento puede tener graves consecuencias. Antes de que las cosas se te vayan de las manos, comunica tu disponibilidad y tu carga de trabajo máxima diaria a tus superiores para que puedan planificar en consecuencia.
Con una carga de trabajo más realista, podrás centrarte en la calidad en lugar de en la cantidad. También disfrutarás de un horario de trabajo más sostenible, protegerás tu bienestar y contribuirás a una cultura laboral más saludable. 💪
Libere su potencial con la gestión de prioridades.
La gestión de prioridades no es nada fácil, pero es la clave del éxito, tanto si se trata de organizar el trabajo personal como el del equipo. Le puede servir de guía cuando se sienta perdido entre el laberinto de tareas.
Con una herramienta tan útil como ClickUp, podrás alcanzar la productividad en muy poco tiempo! ⏩