Imagina un mundo en el que el tiempo y los recursos fueran ilimitados. Podrías perseguir infinitas posibilidades, abordar proyectos ambiciosos, impulsar la innovación y hacerlo todo sin estrés. 🙌
Por desgracia, las cosas no funcionan así. En un entorno empresarial dinámico, siempre hay que lidiar con algún tipo de limitación. Debe aprender a priorizar el trabajo para prosperar a pesar de los constantes contratiempos y obstáculos.
Este artículo tiene como objetivo resumir la información clave sobre la gestión de prioridades. Aprenderá a desarrollar un proceso eficaz de gestión de prioridades y a utilizarlo para aumentar su productividad.
¿Qué es la gestión de prioridades?
La gestión de prioridades o priorización es un método para organizar el trabajo con el fin de abordar primero las tareas más importantes y urgentes. 🥇
La práctica consiste en evaluar sus metas y objetivos, utilizar esa información para crear una jerarquía de tareas y decidir cuáles deben completarse de inmediato. Es una habilidad que puede ser útil tanto en la gestión formal de proyectos como en la vida cotidiana.
Cuando priorizas proyectos y tareas, te preparas para ejecutar el trabajo que tienes por delante de la manera más eficiente. La meta es cumplir con los hitos y plazos de tu proyecto y prepararte para un intento correcto. 🏆
¿Por qué es importante la gestión de prioridades?
Contar con un proceso de gestión de prioridades permite a los equipos mantenerse centrados en tareas antiguas o nuevas, ajustar los recursos e identificar las principales prioridades en proyectos de alto valor. Otras ventajas importantes son:
- Aprovecha al máximo tu día: como sabes exactamente lo que tienes que hacer cada día, puedes ponerte a trabajar y realizar tareas específicas sin dudarlo para sacar el máximo partido a tus horas productivas
- Mejora la calidad del trabajo: en lugar de intentar completar todo con una atención dispersa, su equipo se centra en unas pocas tareas críticas a la vez, lo que reduce los errores y los retrasos
- Garantiza un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal: priorizar las tareas le da a su equipo más tiempo para el ocio y otras actividades personales
- Alinea las metas personales, del equipo y de la empresa: Es fácil perder de vista el panorama general cuando se está abrumado por las propias prioridades mientras se gestionan y se alinean con los objetivos de la empresa; un proceso sólido de gestión de prioridades evita esas dificultades
- Reduce el estrés y la ansiedad relacionados con el trabajo: una asignación significativa del trabajo permite a sus empleados abordar sus tareas con más confianza y menos presión
- Facilita la flexibilidad: con un sistema de priorización adecuado, puede adaptarse a los cambios continuos sin descarrilarse
- Permite una gestión eficaz de los recursos: saber qué tiene prioridad le permite asignar los recursos limitados de manera más eficiente al delegar tareas entre su equipo
Cómo implementar un sistema de gestión de prioridades para su equipo
Siga estos seis consejos para crear y poner en marcha una estrategia de gestión de prioridades eficaz:
- Defina las metas: estas sirven como criterios principales para establecer prioridades. Determine metas y objetivos a corto, medio y largo plazo para poder elaborar planes detallados que le permitan alcanzarlos todos
- Comience con una panorámica: cree una lista maestra de tareas pendientes. A medida que las evalúe y asigne, divida sus listas de tareas pendientes en prioridades mensuales, semanales y diarias
- Evalúe el costo/esfuerzo y la recompensa: Compare el costo o el esfuerzo necesarios para completar las tareas con el valor que aportan. Si es posible, siga la regla de Pareto: priorice el 20 % del trabajo que genera el 80 % del impacto
- Tenga en cuenta la capacidad y los puntos fuertes del equipo: para asignar el trabajo de forma realista, es necesario identificar la capacidad de cada miembro del equipo, sus hábitos de productividad, la dificultad de las tareas y los niveles de riesgo para gestionar los objetivos de forma eficiente
- Delegue tareas : Reserve las tareas críticas y complejas para los superiores, pero no les cargue con demasiado. Asigne el trabajo menos impactante a los empleados con menos experiencia y permítales desarrollar sus habilidades, crecer y tener la oportunidad de triunfar en algo nuevo
- Sea flexible: No puede crear una jerarquía de tareas y dar por terminado el trabajo. Debe organizar, evaluar y prepararse para adaptarse a los cambios continuos en su proceso
Hacer todo este trabajo manualmente sería agotador. Por suerte, apps como ClickUp te ayudan a priorizar tareas y desarrollar un sistema de gestión de prioridades robusto y flexible. ¡Empieza con la plantilla de matriz de prioridades de ClickUp!
Técnicas y buenas prácticas de gestión de prioridades
Al gestionar las prioridades, utiliza diferentes criterios y técnicas de evaluación para ver qué funciona mejor para tu equipo. Lee a continuación las estrategias de priorización más populares:
Lista maestra
La lista maestra no es tanto una técnica de priorización independiente, sino más bien la base de todas las demás. Antes de priorizar, cree una mega lista de tareas pendientes con todas las tareas que desea realizar. A continuación, puede desglosarla y categorizarla como desee.
Un método común es utilizar categorías de periodos de tiempo. Por ejemplo, puedes agrupar las tareas en función de cuándo quieres completarlas: hoy, esta semana, este mes, etc.
Matriz de priorización de Eisenhower
Aunque no fue él quien lo inventó, este método recibió su nombre en honor al expresidente de los Estados Unidos Dwight E. Eisenhower, ya que tenía que tomar muchas decisiones de gran impacto a diario.
La matriz de priorización de Eisenhower compara el costo o el esfuerzo que requiere una tarea con el valor que aporta.
Para aplicar este método, dibuja un cuadrado grande en un papel o en una app, aplicación, de tu elección. Divídelo en cuatro partes a lo largo de dos ejes: urgencia e importancia. Obtendrás cuatro categorías:
- Urgente e importante: Pendiente ❗
- Urgente y no importante: Prográmelo 📅
- No es urgente, pero es importante: Delégalo 👥
- No urgente y no importante: Elimínalo ❌
Clasifique las tareas en las categorías más adecuadas y comience a completarlas, empezando por las urgentes e importantes, situadas en la esquina superior derecha.
¿No te apetece dibujar? Utiliza la colorida plantilla de matriz de prioridades de ClickUp y empieza a priorizar en cuestión de minutos de forma gratuita
Lista de tareas más importantes (MIT)
Si buscas un método sencillo, práctico y fácil de implementar, prueba la lista MIT. Sugiere hacer una lista de entre una y tres tareas esenciales cada día. No debes centrarte en ninguna otra tarea hasta que hayas completado las de la lista.
Cuando te sientas abrumado por el trabajo, este método te ayudará a volver a lo básico y salir del atolladero.
Método ABCDE
El método de priorización ABCDE requiere que clasifique las tareas en cinco categorías:
- Tareas esenciales
- Tareas importantes
- Tareas pendientes
- Tareas que se deben delegar
- Tareas que hay que eliminar
Evalúa y clasifica las tareas en función de la gravedad de las consecuencias que tendría no completarlas. Mantén la lista A corta, con solo una o dos tareas.
Introduzca otra capa de clasificación enumerando cada una de las tareas. La tarea más importante del día se etiquetará como A1, mientras que las tareas que sería bueno hacer se marcarán como C1, C2, C3, y así sucesivamente.
Cómase la rana
Este método se inspira en una ingeniosa cita de Mark Twain: «Si tienes que comerte una rana viva, no sirve de nada quedarse sentado mirándola durante mucho tiempo». *🐸
Eat the frog sugiere que debes hacer primero las tareas más temidas, para que todas las demás te resulten menos intimidantes. Es útil para aquellas situaciones en las que tienes varias tareas con la misma urgencia e importancia y no sabes por cuál empezar.
regla 1-3-5
Según este método, su lista de tareas pendientes diaria debe contener:
- Una tarea muy importante 🐘
- Tres tareas medias 🐅
- Cinco tareas menores 🐁
Siéntase libre de modificar los números según su capacidad actual y sus preferencias.
El método Warren Buffet
«La diferencia entre las personas exitosas y las personas realmente exitosas es que estas últimas dicen no a casi todo».
Estas son las palabras del exitoso Warren Buffett, quien ideó un modelo de priorización llamado «Las dos listas».
Este método requiere que escribas una lista con tus 25 tareas más importantes y marques con un círculo las 5 más importantes. Debes completar las 5 primeras y, lo que es más importante, ignorar las otras 20 tareas para mantener la concentración.
Cómo utilizar las herramientas para crear un sistema de gestión de prioridades
ClickUp es un software de gestión de proyectos todo en uno que te permite abordar todos los aspectos de la priorización de tareas, desde la lluvia de ideas inicial hasta la ejecución. Con más de 10 esquemas (vistas) y cientos de funciones y opciones de personalización, puedes adaptarlo a diversos contextos.
En la siguiente sección, te mostraremos qué hace que ClickUp sea una excelente herramienta de priorización del trabajo y cómo aprovechar todo su potencial paso a paso. 🔓
1. Establezca y visualice metas de alto nivel
Antes de abordar las tareas individuales, da un paso atrás y recuerda el panorama general. Eso te ayudará a mantenerte en el camino hacia tus metas más importantes. 🛣️
Con la meta más alta en mente, reevalúe la relevancia y el impacto de cada tarea. De esa manera, puede asegurarse de invertir su tiempo y energía en actividades que se alinean con su estrategia a largo plazo.
Utiliza ClickUp para desarrollar y visualizar estrategias, hojas de ruta y flujos de trabajo. La vista Pizarra de la plataforma proporciona un lienzo en blanco y diversas herramientas para dar vida a tus ideas. Puedes empezar desde cero o utilizar una de las muchas plantillas de Pizarra predefinidas.
En la vista Pizarra, puede:
- Cree flujos de trabajo para identificar cualquier problema de dependencia o cuellos de botella
- Escriba y edite textos o asigne comentarios o tareas
- Añada figuras, notas adhesivas y conectores entre ellas
- Incruste imágenes, vídeos, tarjetas de sitios web y documentos
ClickUp también cuenta con la función Vista de mapa mental, que te permite crear diagramas jerárquicos llamativos. Úsala para definir diferentes niveles de prioridades y relaciones entre tareas.
Elija entre mapas basados en nodos y basados en tareas con tareas interactivas en lugar de nodos.
2. Cree una lista maestra de todas las tareas
Compile una lista maestra de tareas para comprender el alcance del trabajo que está realizando. A continuación, comience a dividirlo en secciones más manejables, cada una con plazos definidos.
La vista Lista de ClickUp es la herramienta ideal para ello. Te ofrece un resumen de todas las tareas, subtareas y sus dependencias. Reorganizarlas es muy fácil con la función de arrastrar y soltar. 👆
Las columnas de las listas muestran toda la información que necesita para decidir la importancia de una tarea. Puede personalizarlas, eligiendo entre más de 20 tipos de campos, entre los que se incluyen:
- Desplegable
- Valoración
- Casilla de selección
- Rótulos
- Correo electrónico
- Fórmula
- Barra de progreso
Es la vista más flexible de ClickUp, que te permite jugar con diferentes opciones de organización. Una vez que hayas terminado de ordenar las tareas, agrúpalas o filtrarlas por prioridad para seleccionar las más urgentes.
Puede utilizar la vista Tablero ágil para obtener una presentación más simplificada de todas las tareas. Esto le ayudará a poner en marcha su proceso de gestión de prioridades con una vista Tablero clara.
En la mayoría de las vistas de ClickUp, puedes hacer clic en una tarea para abrir la Bandeja de tareas, que muestra información y opciones adicionales. Tú y tu equipo pueden, entre otras actividades, añadir comentarios, adjuntar archivos y ver el registro de cambios.
Las vistas Gantt y Cronograma le permiten centrarse en la gestión del tiempo. El Cronograma le ofrece una vista panorámica del calendario en una sola línea, mientras que el diagrama de Gantt es bidimensional y le permite entrar en los detalles de los proyectos.
La vista Calendario facilita la programación de eventos como sprints y reuniones individuales. Solo tienes que arrastrar y soltar las tareas en sus respectivas ranuras y ya está.
3. Evalúe y asigne tareas
Después de considerar la urgencia, el impacto o cualquier otro factor relevante de las tareas, puede añadir la información a las columnas de la vista Lista. Clasifique las tareas, introduzca un sistema de puntuación con fórmulas y calcule los costes.
Para asignar una etiqueta de prioridad a una tarea, haz clic en el icono de la bandera y elige la opción adecuada en el menú desplegable. Los rótulos van desde Baja hasta Urgente y están codificados por colores para facilitar su distinción.
Una vez que hayas decidido qué tareas deben realizarse primero, es hora de delegarlas. Hazlo con facilidad y precisión utilizando la vista Carga de trabajo de ClickUp
Estime el nivel de esfuerzo necesario para completar una tarea. Defina y vea la capacidad media de cada miembro del equipo para asegurarse de que siempre tengan trabajo, pero sin sobrecargarlos. Al mirar los colores, obtendrá información sobre la cantidad de trabajo que tiene cada persona. 🍽️
Una vez que asigne la tarea, se distribuirá de manera uniforme en el cronograma dedicado según la fecha límite establecida previamente.
La vista es altamente personalizable. Puede cambiar cualquier cosa, desde los filtros y el cronograma mostrado (día, semana, mes) hasta elementos individuales y colores.
4. Realice un seguimiento del progreso y colabore
A medida que complete sus tareas, la barra de progreso en la vista Lista se actualizará para ofrecerle información en tiempo real. Puede cambiar el estado de la tarea y añadir categorías personalizadas para reflejar su flujo de trabajo.
Al introducir la automatización, puede optimizar todo el proceso. Por ejemplo, puede actualizar automáticamente el estado a «Terminada» después de completar todas las subtareas. Otra idea es cambiar el rótulo de prioridad cuando una tarea está vencida.
En ClickUp, puedes hacer mucho más que priorizar. Invita a tu equipo a unirse y utilizar la plataforma como tu hub de planificación y colaboración.
Comuníquese con sus compañeros de equipo a través del chat integrado, discuta asuntos específicos en los comentarios de las tareas y vea el historial de cambios de cada tarea. Usted y su equipo también pueden realizar un seguimiento del tiempo en la app, lo que ayuda enormemente a la asignación de tareas y la facturación.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de prioridades
¿Todavía tiene preguntas sobre la priorización? Es posible que encuentre las respuestas a continuación:
¿Cuál es la diferencia entre la gestión de prioridades y la gestión del tiempo?
La gestión del tiempo y la gestión de prioridades son conceptos relacionados con el mismo objetivo: hacer que su trabajo sea más eficiente. Sin embargo, mientras que la priorización se centra en lo que es importante, la gestión del tiempo es un término más amplio que se refiere a cómo se emplea el tiempo disponible. ⌛
Por ejemplo, alguien que gestiona su tiempo asignará franjas horarias a sus tareas. Sin embargo, alguien que establece prioridades seleccionará las tareas más importantes y les asignará franjas horarias más largas.
La gestión de prioridades se basa en la gestión del tiempo. Ambas requieren habilidades como la resolución de problemas y el pensamiento estratégico. La gestión del tiempo incluye otras subhabilidades, como la reducción de distracciones y la categorización de tareas.
Ambas habilidades son útiles y aplicables a muchos ámbitos de la vida. La gestión del tiempo puede ser más común, pero la priorización es la mejor opción para el trabajo basado en resultados.
¿Cuáles son algunos de los retos más comunes en la gestión de prioridades y cómo puedo superarlos?
A pesar de sus mejores esfuerzos, es probable que la ejecución del proyecto no sea tan fluida como usted desea. Aún así, no todo está perdido. Con el enfoque y las herramientas adecuadas, puede superar la mayoría de los desafíos y volver rápidamente al buen camino.
A continuación, puede familiarizarse con algunos problemas comunes de priorización y los métodos para resolverlos:
Situaciones sin precedentes y prioridades cambiantes
En primer lugar, debe aceptar que los planes cambiarán inevitablemente y prepararse para adaptarse cuando eso ocurra.
En lugar de planificar solo para el mejor de los casos, tenga en cuenta todos los resultados posibles. Evite establecer plazos estrictos y proporcione duraciones estimadas flexibles, dejando un margen de maniobra.
Recursos limitados y en competencia
A la luz de los cambios en las prioridades, es posible que deba revisar sus opciones de gestión de recursos. Si se encuentra con conflictos, reevalúe los criterios de priorización. Analice las tareas en profundidad e introduzca factores adicionales para diferenciar aún más las tareas con el mismo nivel de importancia.
Es posible que incluso tengas que replantearte todo tu sistema de priorización para hacerlo más flexible. Lo ideal es utilizar una app, aplicación como ClickUp, que actualiza otras tareas y plazos cuando realizas un cambio.
Compañeros de equipo que pierden tiempo en tareas no esenciales
Muchos problemas pueden resolverse con una comunicación regular y honesta. Establezca expectativas y metas claras desde el principio y asegúrese de que todos estén en la misma página.
Ofrece compatibilidad a tus compañeros de equipo y empleados cuando se encuentren con un problema, especialmente cuando esté fuera de su campo de especialización o responsabilidad.
Distracciones, procrastinación y retrasos
Seamos sinceros: nadie es 100 % productivo todo el tiempo. Sin embargo, si observa que uno de los empleados tiene dificultades constantes para mantenerse al día, tal vez sea el momento de tomar medidas.
En lugar de presionarlos o castigarlos, ofrézcales ayuda. Proporcióneles recursos y formación para fomentar el desarrollo de sus habilidades individuales de gestión del tiempo.
Cambiar entre diferentes tareas
Trabajar simultáneamente en varias tareas con diferentes requisitos puede ser problemático. Es estresante, agotador y, a menudo, da como resultado errores y una calidad general del trabajo inferior a la esperada.
En lugar de bombardear a los empleados con diversas tareas, limite su trabajo a un proyecto a la vez. Establezca dependencias entre tareas y rutas críticas para garantizar un trabajo centrado y sin contratiempos. ⛵
El exceso de trabajo y el agotamiento
Si eres empleado y te sientes abrumado por el trabajo, no dudes en decir que no. Ignorar las señales de advertencia del agotamiento puede tener graves consecuencias. Antes de que las cosas se salgan de control, comunica tu disponibilidad y tu carga de trabajo máxima diaria a tus superiores para que puedan planificar en consecuencia.
Con una carga de trabajo más realista, podrás centrarte en la calidad en lugar de en la cantidad. También disfrutarás de un horario de trabajo más sostenible, protegerás tu bienestar y contribuirás a una cultura laboral más saludable. 💪
Libere su potencial con la gestión de prioridades
La gestión de prioridades no es nada fácil, pero es el secreto del éxito, tanto si estás organizando tu trabajo personal como el de tu equipo. Te puede servir de guía cuando te sientas perdido entre el laberinto de tareas.
Con una herramienta tan útil como ClickUp, podrás aumentar tu productividad en muy poco tiempo! ⏩