Imagine un mundo en el que el tiempo y los recursos son ilimitados. Podrías perseguir infinitas posibilidades, abordar proyectos ambiciosos, impulsar la innovación y hacerlo todo sin estrés. 🙌
Por desgracia, las cosas no funcionan así. En un entorno empresarial vertiginoso, siempre te enfrentas a algún tipo de limitación. Hay que aprender a priorizar el trabajo prosperar a pesar de los constantes contratiempos y obstáculos.
Este artículo pretende resumir la información clave sobre la gestión de prioridades. Aprenderá a desarrollar un proceso eficaz de gestión de prioridades y a utilizarlo para aumentar su productividad.
¿Qué es la gestión de prioridades?
La gestión de prioridades o priorización es un método de organización del trabajo para ocuparse primero de las tareas más importantes y urgentes. 🥇
Esta práctica consiste en evaluar metas y objetivos utilizar esa información para crear una jerarquía de tareas y decidir cuáles deben completarse inmediatamente. Es una habilidad que puede ser útil tanto en la gestión formal de proyectos como en la vida cotidiana.
Cuando priorizar proyectos y tareas, te estás preparando para ejecutar el trabajo que tienes por delante de la forma más eficiente. La meta es reunir tus hitos del proyecto y los plazos y ajústate para el intento correcto. 🏆
¿Por qué es importante la gestión de prioridades?
Tener un proceso de gestión de prioridades en su lugar es cómo los equipos se mantienen enfocados en tareas antiguas o nuevas, ajustan los recursos e identifican las principales prioridades a través de proyectos de alto valor. Otros beneficios importantes incluyen:
- Aprovecha al máximo el día: Como sabe exactamente lo que tiene que hacer cada día, puede dedicarse al trabajo y a tareas específicas sin vacilar para sacar el máximo partido a sus horas productivas
- Mejora la calidad del trabajo: En lugar de intentar completarlo todo con una atención dispersa, tu equipo se centra en unas pocas tareas críticas a la vez, reduciendo errores y retrasos
- Garantiza un mejor equilibrio entre trabajo y vida privada: La priorización de tareas permite a su equipo disponer de más tiempo para el ocio y otras actividades personales
- Alinea las metas personales, de equipo y de empresa: Es fácil pasar por alto el panorama general cuando uno está abrumado con sus propias prioridades mientras las gestiona y las alinea con los objetivos de la empresa: un proceso sólido de gestión de prioridades evita esos problemas
- **Reduce el estrés y la ansiedad relacionados con el trabajo: La asignación significativa de trabajo permite a sus empleados abordar sus tareas con más confianza y menos presión
- Facilita la flexibilidad: Con un sistema de priorización adecuado, puede adaptarse a los cambios sin descarrilarse
- Permite una gestión eficaz de los recursos: Saber qué tiene prioridad le permiteasignar recursos limitados más eficazmente al delegar tareas en su equipo
La vista Carga de trabajo de ClickUp ofrece información sobre las métricas de su proyecto para ir un paso por delante
Cómo implantar un sistema de gestión de prioridades para su equipo
Siga estos seis consejos para crear y lanzar con éxito una estrategia de gestión de prioridades:
- Defina las Metas: Son su principal criterio de priorización. Determina metas y objetivos a corto, medio y largo plazo para poder elaborar planes detallados para alcanzarlos todos
- Empieza con una Panorámica: Cree una lista maestra de tareas pendientes. A medida que las evalúe y asigne, divida sus listas de tareas pendientes en prioridades mensuales, semanales y diarias
- Evalúa el coste/esfuerzo y la recompensa: Compare el coste o el esfuerzo necesarios para completar las tareas con el valor que aportan. Si es posible, sigue la regla de Pareto: prioriza el 20% del trabajo que produce un impacto del 80%
- Tenga en cuenta la capacidad y los puntos fuertes del equipo: Para asignar el trabajo de forma realista, hay que identificar la capacidad, los hábitos de productividad, la dificultad de la tarea y los niveles de riesgo de cada miembro del equipo para gestionar eficazmente los objetivos
- Delegue tareas: Reserva las tareas críticas y complejas para los superiores, pero no pongas demasiado sobre sus hombros. Asigne trabajos de menor impacto a empleados con menos experiencia y permítales desarrollar sus habilidades, crecer y tener la oportunidad de triunfar en algo nuevo
- Sé flexible: No se puede crear una jerarquía de tareas y dar por terminado el trabajo. Debe organizarse, evaluar y prepararse para adaptarse a los cambios que se produzcan en su proceso
Ajuste de prioridades en ClickUp para distinguir mejor lo que hay que hacer ahora mismo y lo que puede esperar
Hacer todo este trabajo manualmente sería insoportable. Por suerte, apps como ClickUp te ayudan a priorizar tareas y desarrollar un sistema de gestión de prioridades sólido y flexible.
Cómo ClickUp revoluciona la gestión de prioridades ClickUp es un todo-en-uno
software de gestión de proyectos que le permite abordar todos los aspectos de la priorización de tareas, desde la lluvia de ideas inicial hasta la ejecución. Con más de 10 esquemas (vistas) y cientos de funciones y opciones de personalización, puede adaptarlo a diversos contextos.
En la siguiente sección, le mostraremos lo que hace de ClickUp un trabajo excelente herramienta de priorización y cómo liberar su potencial paso a paso. 🔓
1. Ajuste y visualización de metas de alto nivel
Utilice las Pizarras ClickUp con objetos, tareas, relaciones y stickies para colaborar visualmente con su equipo
Antes de ocuparse de tareas individuales, dé un paso atrás y recuerde el panorama general. Eso le ayudará a mantener el rumbo hacia sus metas más importantes. 🛣️
Con la meta superior en mente, reevalúa la relevancia y el impacto de cada tarea. Así te asegurarás de que inviertes tu tiempo y energía en actividades acordes con tu estrategia a largo plazo.
Utilice ClickUp para desarrollar y visualizar estrategias, hojas de ruta y flujos de trabajo. La plataforma Vista de Pizarra ofrece un lienzo en blanco y varias herramientas para dar vida a tus ideas. Puede empezar desde cero o utilizar una de las muchas plantillas de Pizarra prediseñadas.
En la vista de Pizarra, puedes:
- Crear flujos de trabajo para identificar problemas de dependencia o cuellos de botella
- Escribir y editar texto o asignar comentarios o tareas
- Añadir figuras, notas adhesivas y conectores entre ellas
- Incrustar imágenes, vídeos, tarjetas de sitios web y archivosDocumentos
Planifique y organice proyectos, ideas o tareas existentes en ClickUp para obtener el esquema visual definitivo
ClickUp también dispone de las siguientes funciones Vista Mapa mental que te permite crear atractivos diagramas jerárquicos. Utilícelo para definir diferentes niveles de prioridades y relaciones entre tareas.
Elija entre mapas basados en nodos o en tareas con tareas interactivas en lugar de nodos.
2. Crear una lista maestra de todas las tareas
Manténgase al tanto de todas las tareas y de la información necesaria para completarlas con ClickUp
Elabore una lista maestra de tareas para comprender el alcance del trabajo que tiene entre manos. A continuación, empiece a dividirla en secciones más manejables, cada una con plazos definidos.
La vista Lista de ClickUp es la herramienta ideal para ello. Le ofrece un desglose de todas las tareas, subtareas y sus dependencias. Reorganizarlas es fácil con la función de arrastrar y soltar. 👆
Las columnas de las listas muestran toda la información que necesitas para decidir sobre la importancia de una tarea. Puedes personalizarlas, eligiendo entre más de 20 tipos de campo entre los que se incluyen
- Desplegable
- Valoración
- Casilla de selección
- Rótulo
- Correo electrónico
- Fórmula
- Barra de progreso
Es la vista más flexible de ClickUp, ya que le permite jugar con diferentes opciones de organización. Una vez que haya terminado de ordenar las tareas, agrúpelas o fíltrelas por prioridad para destacar las más urgentes.
Puede utilizar la Tablero Ágil para una presentación más simplificada de todas las tareas. Esto le ayuda a poner en marcha su proceso de gestión de prioridades con una vista Tablero clara.
En la mayoría de las vistas de ClickUp, puede hacer clic en una tarea para abrir la Bandeja de tareas, que revela información y opciones adicionales. Usted y su equipo pueden, entre otras actividades, añadir comentarios, adjuntar archivos y ver el registro de cambios.
Vea varios proyectos en un solo gráfico de Gantt en ClickUp
En Vistas Gantt y Cronograma de (diagrama de) Gantt le permiten centrarse en la gestión del tiempo. La vista cronograma le ofrece una vista de pájaro del calendario en una sola línea, mientras que el (diagrama de) Gantt es bidimensional y le permite entrar en el meollo de los proyectos.
La vista Calendario hace que la programación de eventos como sprints y reuniones individuales un juego de niños. Sólo tienes que arrastrar y soltar las tareas en sus respectivas ranuras, y ya está.
3. Evaluar y asignar tareas
Después de considerar la urgencia de las tareas, su impacto o cualquier otro factor relevante, puede añadir la información a las columnas de la vista Lista. Clasifique las tareas, introduzca un sistema de puntuación con fórmulas y calcule los costes.
Para asignar una etiqueta de prioridad a una tarea, haga clic en el icono de la bandera y elija la opción adecuada en el menú desplegable. Los rótulos van de Bajo a Urgente y están codificados por colores para facilitar la distinción.
Visualice la cantidad de trabajo asignada a individuos y equipos con la vista Carga de trabajo de ClickUp
Una vez que haya decidido qué tareas deben ir primero, es hora de delegarlas. Hágalo con facilidad y precisión utilizando la función ClickUp Vista Carga de trabajo ¡!
Estime el nivel de esfuerzo necesario para completar una tarea. Define y visualiza la capacidad media de cada miembro del equipo para asegurarte de que siempre tienen algo en lo que trabajar pero no están sobrecargados de trabajo. Observando los colores, podrá saber cuánto trabajo tiene cada persona. 🍽️
Una vez asignada la tarea, se distribuirá uniformemente a través del cronograma dedicado en función de su fecha límite previamente ajustada.
La vista es muy personalizable. Puede cambiar cualquier cosa, desde los filtros y el cronograma mostrado (día, semana, mes) hasta los elementos individuales y el color.
4. Seguimiento del progreso y colaboración
A medida que complete sus tareas, la barra de progreso en vista Lista se actualizará para ofrecerle información en tiempo real. Puede cambiar el estado de la tarea y añadir categorías personalizadas para reflejar su flujo de trabajo.
Mediante la introducción de la automatización, puede agilizar todo el proceso. Por ejemplo, puede actualizar automáticamente el estado a "Terminada" después de completar todas las subtareas. Otra idea es cambiar el rótulo de prioridad cuando una tarea está atrasada.
Supervise las actualizaciones de los proyectos, gestione los flujos de trabajo y colabore con el equipo, todo ello desde su entorno de trabajo de ClickUp
En ClickUp, puede hacer mucho más que establecer prioridades. Invite a su equipo a unirse y utilice la plataforma como su hub de planificación y colaboración. Comuníquese con sus compañeros de equipo a través del chat integrado, discutir asuntos específicos en los comentarios de la tarea, y ver el historial de cambios para cada tarea. Usted y su equipo también pueden realizar un seguimiento del tiempo en la aplicación, lo que ayuda enormemente en la asignación de tareas y la facturación.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de prioridades
¿Aún tiene preguntas sobre la priorización? Puede que encuentres las respuestas a continuación:
¿Cuál es la diferencia entre gestión de prioridades y gestión del tiempo? Gestión del tiempo y la gestión de prioridades son conceptos relacionados con la misma meta: hacer que tu trabajo sea más eficiente. Sin embargo, mientras que la priorización se centra en lo que es importante, la gestión del tiempo es un término más amplio que se refiere a cómo empleas tu tiempo disponible. ⌛
Por ejemplo, alguien que gestiona su tiempo asignará franjas horarias a sus tareas. Pero, alguien que está priorizando seleccionará las tareas más significativas y les asignará mayores franjas horarias.
La gestión de prioridades se apoya en la gestión del tiempo. Ambas requieren habilidades como resolución de problemas y el pensamiento estratégico. La gestión del tiempo incluye otras subhabilidades, como la reducción de distracciones y la categorización de tareas.
Ambas habilidades son útiles y aplicables a muchos ámbitos de la vida. La gestión del tiempo puede ser más común, pero la priorización es la mejor opción para el trabajo basado en el rendimiento.
¿Cuáles son algunas de las técnicas de priorización más populares?
A la hora de gestionar prioridades, utilice distintos criterios y técnicas de evaluación para ver qué funciona para su equipo. Lea a continuación las estrategias de priorización más populares:
Lista maestra
La lista maestra no es tanto una técnica de priorización independiente como la base de todas las demás. Antes de priorizar, cree una mega lista de tareas pendientes con todas las tareas que quieres realizar. Luego puedes desglosarla y clasificarla como quieras.
Un método habitual es utilizar categorías por periodo de tiempo. Por ejemplo, puedes agrupar las tareas en función de cuándo quieras completarlas: hoy, esta semana, este mes, etc.
Matriz de priorización de Eisenhower
Ordena fácilmente listas de tareas pesadas con la plantilla Eisenhow e r Plantilla de matriz de ClickUp Aunque no lo inventó él, este método debe su nombre al ex presidente de EE.UU. Dwight E. Eisenhower, ya que tenía que tomar a diario muchas decisiones de gran impacto.
La matriz de priorización de Eisenhower compara el coste o esfuerzo que supone una tarea con el valor que aporta.
Para aplicar este método, dibuja un gran cuadrado en papel o en una app de tu elección. Divídelo en cuatro partes a lo largo de dos ejes: urgencia e importancia. Terminarás con cuatro categorías:
- Urgente e importante: **Pendiente
- Urgente y no importante: Prográmalo 📅
- No urgente pero importante: Delégalo 👥
- No urgente y no importante: Borrarlo ❌
Coloca las tareas en las categorías más adecuadas y empieza a completarlas, empezando por las urgentes e importantes en la esquina superior derecha.
¿No te apetece dibujar? Utiliza el colorido Plantilla de matriz de prioridades de ClickUp y empiece a priorizar en minutos ¡gratis!
Lista de tareas más importantes (MIT)
Si busca un método sencillo, práctico y fácil de aplicar, pruebe la lista MIT. Sugiere hacer una lista de una a tres tareas esenciales cada día. No debes centrarte en ninguna otra tarea hasta que hayas completado las de la lista.
Cuando te veas desbordado por el trabajo, este método te ayudará a volver a lo básico y salir de la rutina.
Método ABCDE
El método de priorización ABCDE requiere que clasifiques las tareas en cinco categorías:
- Tareas esenciales
- Tareas importantes
- Tareas pendientes
- Tareas para delegar
- Tareas que eliminar
Evalúe y clasifique las tareas en función de lo graves que serían las consecuencias de no completarlas. La Lista A debe ser breve, con sólo una o dos tareas.
Introduzca otro nivel de clasificación enumerando cada una de las tareas. La tarea más importante del día se etiquetará como A1, mientras que las tareas pendientes se marcarán como C1, C2, C3, etcétera.
Cómete la rana
Este método se inspira en una ingeniosa cita de Mark Twain: "Si tienes que comerte una rana viva, no merece la pena que te sientes a mirarla durante mucho tiempo" 🐸
Sugiere que hagas primero las tareas más temidas, para que todas las demás resulten menos intimidantes. Es útil para esas situaciones en las que tienes varias tareas de urgencia e importancia similares y no sabes por cuál empezar.
Regla 1-3-5
Según este método, tu lista diaria de tareas pendientes debe contener:
- Una gran tarea 🐘
- Tres tareas medianas 🐅
- Cinco tareas menores 🐁
Siéntase libre de modificar los números en función de su capacidad y preferencia actuales.
El método Warren Buffet
la diferencia entre la gente de éxito y la gente de intento correcto es que la gente de éxito dice no a casi todo"
Estas son las palabras del superéxito Warren Buffett, que ideó un modelo de priorización llamado las Dos Listas.
Este método consiste en escribir la lista de las 25 tareas más importantes y marcar con un círculo las 5 más importantes. Debe completar primero las 5 más importantes y, lo que es más importante, ignorar las otras 20 tareas para mantener la concentración.
¿Cuáles son algunos de los retos habituales de la gestión de prioridades y cómo puedo superarlos?
A pesar de sus esfuerzos, es probable que la ejecución del proyecto no vaya tan bien como desearía. Aun así, no todo está perdido. Con el enfoque y las herramientas adecuadas, puede superar la mayoría de los retos y volver rápidamente al buen camino.
A continuación, puede familiarizarse con algunos problemas habituales de priorización y los métodos para resolverlos:
Situaciones sin precedentes y prioridades cambiantes
En primer lugar, debes aceptar que los planes cambiarán inevitablemente y prepararte para adaptarte cuando eso ocurra.
En lugar de planificar sólo en el mejor de los casos, hay que considerar todos los resultados posibles. Evite ajustar plazos estrictos y proporcione, en su lugar, estimaciones de duración poco precisas que dejen cierto margen de maniobra.
Recursos limitados y en competencia
A la luz de los cambios de prioridad, es posible que tenga que revisar su planificación
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opciones. Si encuentra conflictos, revalúe los criterios de priorización. Analice las tareas en profundidad e introduzca factores adicionales para diferenciar aún más las tareas con el mismo nivel de importancia.
Puede que incluso necesites replantear todo tu sistema de priorización para hacerlo más flexible. Lo ideal sería utilizar una app como ClickUp, que actualiza otras tareas y plazos cuando realizas un cambio.
Compañeros que pierden el tiempo en tareas no esenciales
Muchos problemas pueden solucionarse con una comunicación regular y sincera. Establece expectativas y metas claras desde el principio y asegúrate de que todo el mundo está de acuerdo.
Soporte a sus compañeros y empleados cuando se encuentren con un problema, sobre todo si está fuera de su campo de experiencia o responsabilidad.
Distracciones, dilaciones y retrasos
Seamos sinceros: nadie es productivo al 100% todo el tiempo. Aun así, si observas que uno de los empleados se esfuerza constantemente por mantener el ritmo, puede que haya llegado el momento de tomar medidas al respecto.
En lugar de presionarles o castigarles, ofrézcales ayuda. Proporcióneles recursos y formación para fomentar el desarrollo de sus habilidades individuales de gestión del tiempo.
Cambiar de una tarea a otra
Trabajar simultáneamente en varias tareas con distintos requisitos puede ser problemático. Es estresante, agotador y a menudo da lugar a errores y a un trabajo de mala calidad.
En lugar de bombardear a los empleados con varias tareas, limite su trabajo a un proyecto cada vez. Ajuste las dependencias de las tareas y las rutas críticas para garantizar un trabajo centrado y una navegación fluida. ⛵
Exceso de trabajo y agotamiento
Si eres un empleado y te sientes abrumado por el trabajo, no dudes en decir que no. Ignorar las señales de advertencia del agotamiento puede tener graves consecuencias. Antes de que las cosas se te vayan de las manos, comunica tu disponibilidad y tu carga máxima de trabajo diario a los superiores para que puedan planificar en consecuencia.
Con una carga de trabajo más realista, podrá centrarse en la calidad más que en la cantidad. Además disfrutarás de un horario de trabajo más sostenible proteger tu bienestar y contribuir a una cultura del trabajo más saludable. 💪
Libere su potencial con la gestión de prioridades y ClickUp
La gestión de prioridades no es nada fácil, pero es el secreto del éxito, independientemente de si está organizando el trabajo personal o el de su equipo. Puede orientarle cuando se sienta perdido entre los sinuosos caminos de las tareas.
Con una herramienta tan útil como ClickUp, ¡podrás abrirte camino hacia la productividad en un abrir y cerrar de ojos! ⏩