Ya sea que se reúnas virtualmente o de la manera tradicional, en persona, las reuniones con los clientes son una oportunidad para recopilar información, establecer relaciones comerciales e impresionar a tus clientes. Pero todo, desde la charla trivial previa a la reunión hasta los elementos de la agenda, tiene un gran impacto en el éxito del proyecto y en la opinión que el cliente tiene de ti.
Sin presión.
La primera impresión es importante, por lo que los propietarios, los comerciales y los gestores de éxito de clientes deben organizar reuniones con los clientes eficaces y bien planificadas. Sin embargo, los discursos interminables, las digresiones fuera de tema y los organizadores de reuniones poco preparados hacen que muchas reuniones se descarrilen, por lo que es muy importante planificar mejor las reuniones con los clientes de forma proactiva.
En esta guía, explicaremos cómo debe funcionar una reunión con el cliente y compartiremos las mejores prácticas de los expertos para planificar reuniones exitosas con los clientes.
¿Qué es una reunión con un cliente?
Una reunión eficaz con el cliente conecta al propietario de una empresa o a su equipo con un cliente potencial o un cliente existente. Ambos acuerdan el orden del día y la hora de la reunión y se reúnen para:
- Comparte información
- Alinea los objetivos
- Resuelva los problemas
- Fomente relaciones sólidas
- Prepárese para la próxima reunión con el cliente.
El objetivo final de una reunión con el cliente es satisfacer sus necesidades y expectativas. Se pueden hacer muchas cosas por correo electrónico o mediante software de gestión de proyectos, pero nada es comparable a una reunión cara a cara, o pantalla a pantalla, si se trata de una videoconferencia. 🖥️
Durante una reunión con el cliente, se profundiza en sus metas, retos y objetivos. Esto le facilita adaptar sus servicios a sus necesidades específicas.
Una reunión con un cliente es mucho más que una simple conversación. Es su oportunidad para consolidar relaciones, aumentar la satisfacción del cliente y causar una buena primera impresión a los nuevos clientes.
Tipos de reuniones con clientes
El contenido de una reunión con un cliente depende totalmente de sus servicios y de su relación con el cliente. Comprender los matices de los diferentes tipos de reuniones con clientes le facilitará mucho la gestión de su negocio.
Reunión introductoria
Una reunión introductoria suele ser la primera vez que usted y un cliente potencial se reúnen para hablar de negocios. El objetivo de la agenda de la reunión no es tanto vender como conocerse mutuamente. Una reunión introductoria explora cómo puede usted servir al cliente; en otras palabras, si la relación es adecuada.
No es por estresarte, pero la primera impresión es muy importante en este caso. Los clientes tomarán una decisión basándose en parte en la impresión que les causes tú y tu equipo, por lo que es fundamental causarles una buena impresión.
Reunión del equipo de ventas
Una reunión de ventas se centra en presentar productos o servicios. La mayoría de las veces, se trata de una reunión con un nuevo cliente, pero también es bastante habitual realizar ventas adicionales a un cliente existente.
Las reuniones de ventas giran en torno a las tablas de precios, las demostraciones de productos y cualquier otro aspecto que pueda cerrar el trato. Los representantes de ventas adaptan su enfoque al cliente con el objetivo de convertirlo en cliente.
Sesión estratégica
Las sesiones estratégicas reúnen a todos los miembros del equipo, incluidos los responsables de la toma de decisiones, en una «sala de guerra» para desarrollar ideas innovadoras para el cliente. Se trata de una reunión con el cliente más colaborativa, en la que su equipo intercambia ideas sobre estrategias junto con el cliente.
Aunque debe tener en cuenta los comentarios del cliente, es recomendable preparar algunos puntos de discusión antes de la sesión estratégica. Planificar con antelación ayuda a generar mejores ideas, así que traiga algunas para impresionar al cliente.
Actualización del estado o comprobación
Las reuniones periódicas le brindan la oportunidad de impresionar a los clientes actuales con su arduo trabajo y sus resultados. Utilice datos cuantitativos para mostrarles exactamente cómo sus servicios benefician a las empresas.
Se planificará una reunión eficaz con el cliente durante o después de la llamada para futuras revisiones, con el fin de justificar mejor su salario ante el cliente. También son esenciales para la retención y para forjar relaciones saludables con los clientes.
Si es posible, cree gráficos u otros elementos visuales que muestren el progreso del cliente a lo largo del tiempo.
Reunión de seguimiento
Es posible que programes una reunión de seguimiento con un cliente después de una presentación o un argumento de venta inicial. No debes ser demasiado insistente, pero la meta es responder a las preguntas del cliente y animarle sutilmente a tomar una decisión. Si decide contratarte, tendrás que proporcionarle un plan de seguimiento con los siguientes pasos a seguir.
Incorporación
Las expectativas pueden determinar el éxito o el fracaso de una relación con el cliente. La incorporación no es obligatoria, pero es una buena práctica para la gestión de clientes, ya que enseña al cliente cómo trabajar con usted.
El objetivo de esta reunión es preparar al cliente para el éxito, por lo que puede formarle sobre sus productos o servicios, chatear sobre las estructuras de asistencia y responder a sus preguntas.
Redes de contactos
Este tipo de reunión es menos estructurada y no tiene realmente una Agenda. Las relaciones positivas son importantes en el mundo de las empresas, y relacionarse ocasionalmente con los clientes puede dar lugar a negocios a largo plazo, recomendaciones y fidelización.
En lugar de presentarse con los elementos del orden del día, se centra más en la charla trivial, los intereses comunes o las noticias del sector.
Buenas prácticas para reuniones con clientes
Las reuniones con los clientes no tienen por qué dar miedo. Si sigues estas buenas prácticas, podrás planificar reuniones eficientes y productivas que marcarán la diferencia en tu empresa.
1. Establece objetivos claros
¿Alguna vez ha asistido a una reunión y ha pensado: «Esto podría haberse solucionado con un correo electrónico»? No querrá que sus clientes piensen eso, así que tenga siempre claro el objetivo de la reunión. Incluso si se trata de un seguimiento estándar, debe aportar valor añadido.
Al fin y al cabo, el tiempo es oro, así que solo programa reuniones si hay una necesidad o una meta clara. Siempre puedes enviar un correo electrónico en su lugar. 📧
2. Prepárese a fondo
No hay nada más embarazoso que acudir a una reunión sin estar preparado. Esto puede dañar gravemente la relación con el cliente, por lo que, aunque solo sean cinco minutos, dedique siempre algo de tiempo a planificar cada reunión con el cliente.
Incluso si trabajas con un solo cliente al que conoces como la palma de tu mano, nunca vayas a una reunión sin estar preparado. El contexto es fundamental para planificar reuniones eficaces, así que siempre busca información sobre el cliente:
- Historia contigo
- Modelo de negocio
- Sector
- Metas
También es recomendable revisar las notas de reuniones anteriores y los datos del CRM. Así podrás ver si tu equipo ha tenido algún punto de contacto con el cliente desde la última reunión y buscar posibles problemas antes de unirte a la reunión.
Si su CRM tiene un plan de comunicación para el cliente, léalo antes de asistir a la reunión.
3. Tome notas y utilice una plantilla de agenda para reuniones.
Las notas de las reuniones pueden ser de gran ayuda, pero sabemos lo difícil que es tomar buenas notas mientras se dirige una reunión con un cliente. En su lugar, asigne a una persona para que tome notas en cada reunión con el cliente.
Puede ser un asistente o incluso el gestor de cuentas. Pero siempre es bueno contar con al menos dos empleados en cada reunión, para que uno pueda dirigir la reunión mientras el otro lo documenta todo.
ClickUp Reuniones hace que sea muy fácil tomar notas increíbles a las que podrás volver una y otra vez. Solo tienes que abrir un documento para tomar notas, asignar comentarios y tareas, dar formato con una edición muy completa y minimizar los clics con los comandos de barra inclinada inteligentes. 🛠️
Tampoco es necesario que elabore un orden del día para la reunión desde cero. La plantilla de reuniones de ClickUp realiza el seguimiento de todas las reuniones en múltiples vistas para supervisar el progreso de los clientes, los puntos clave, los estados y mucho más.
4. Gestiona los clientes en un CRM
El software CRM supone un gran ahorro de tiempo. Esta herramienta lleva un control de cada cliente:
- Historial de pedidos
- Comunicaciones
- Metas
Incluso puede añadir notas internas a la cuenta de cada cliente. Por ejemplo, puede añadir una nota sobre la mascota de un cliente o sus últimas vacaciones. Consultar su CRM antes de una reunión con un cliente será un recordatorio de estos pequeños detalles y le ayudará a fomentar mejores relaciones con los clientes.
La desventaja es que la mayoría de los CRM están separados de su trabajo real. ClickUp CRM resuelve ese problema combinando los datos de los clientes con notas de reuniones, tareas, Metas y mucho más. Consulte el historial de ClickUp CRM de un cliente para ver si necesita cambiar su enfoque para una próxima reunión; podría salvar la cuenta.
5. Utiliza herramientas de IA
Crear agendas de reuniones, tomar notas y asignar tareas lleva mucho tiempo. En lugar de intentar hacerlo todo a la vez, organice mejores reuniones con los clientes utilizando herramientas de IA como ClickUp AI.
Solo tienes que decirle a ClickUp AI cuál es tu rol en la empresa y el asistente robotizado se encargará del resto. Introduce las notas de las reuniones para automatizar la asignación de tareas, generar planes de acción basados en los comentarios de los clientes o redactar correos electrónicos bien pensados para los clientes con este asistente de IA que te ahorrará tiempo.
6. Céntrate en las métricas y los resultados
Los clientes quieren sacar partido a su inversión. Como propietario de una empresa o gestor de cuentas, debe demostrar su valía, por lo que es muy importante compartir datos cuantitativos durante las reuniones con los clientes. Se trata de una prueba fehaciente de que sus estrategias están funcionando.
Utiliza ClickUp Metas para crear hitos y métricas para cada cliente. Crea un panel para ver todas sus métricas en un solo lugar o profundiza para ver el rendimiento por proyecto o tarea.
7. Prueba tu tecnología (incluso para las reuniones presenciales)
Si nos dieran un centavo cada vez que participamos en una reunión y alguien dice «No te oigo», seríamos ricos. No se pueden prevenir todos los contratiempos técnicos, pero sin duda se pueden evitar (o solucionar de forma proactiva) probando la tecnología antes de la reunión con el cliente.
Los clientes podrían juzgarte si no sabes cómo activar el micrófono en Zoom, por lo que realizar pruebas previas evita problemas técnicos. 👩🏽💻
Y sí, esto también se aplica a las reuniones presenciales. Si utiliza un teléfono de sala de conferencias, haga una llamada de prueba para asegurarse de que sabe cómo funciona el sistema.
Puede parecer algo básico, pero te sorprendería saber hasta qué punto la tecnología puede obstaculizar la eficacia de las reuniones.
8. Refuerza tus habilidades sociales
El lenguaje corporal y el contacto visual son importantes en cualquier canal de comunicación, ya sea en una reunión presencial o virtual. Sonría con los ojos, adopte un lenguaje corporal abierto (¡no cruce los brazos!) y sea amable.
Un poco de charla trivial y conversación personal también son buenas ideas. No es necesario que la reunión se desvíe del tema, pero dedicar dos minutos a chatear sobre su fin de semana contribuye a la relación con el cliente y genera confianza.
9. Controle el tiempo y respételo
No hay nada peor que una reunión que no termina nunca. Si reservas una hora para la reunión con el cliente, no te pases del tiempo. El tiempo del cliente es valioso y, aunque no lo digan, te garantizamos que no quieren reuniones maratonianas.
Controle cuidadosamente el tiempo durante las llamadas con los clientes. Puede intentar programar reuniones de 30 minutos de forma predeterminada para ahorrar tiempo, o asignar a un miembro del equipo la función de cronometrador para que la reunión se desarrolle según lo previsto.
10. Planifique los elementos a tomar y la próxima reunión.
Una reunión exitosa nunca debe terminar sin establecer los siguientes pasos. Dedique los últimos cinco minutos de la reunión a elaborar una lista de los elementos que se deben tomar, determinar quién se encarga de qué y cuándo debe hacerse. Esto elimina la ambigüedad, de modo que todos salen de la reunión sabiendo qué hacer.
También es buena idea programar la próxima reunión mientras todos están en la llamada. Programar de inmediato evita el intercambio de correos electrónicos y permite anotar la cita lo antes posible.
Ventajas de las reuniones exitosas con los clientes
Sabemos que tienes que hacer malabarismos con mil millones de tareas diferentes. A veces, las reuniones quedan relegadas al final de la lista de prioridades, y lo entendemos. Sin embargo, dedicar tiempo a planear reuniones eficaces con los clientes tiene muchas ventajas.
Forja mejores relaciones
Las relaciones con los clientes tienen similitudes con las relaciones que tienes con tus amigos y familiares. Tratarlos bien y crear una experiencia de cliente excelente forjará vínculos más profundos con el tiempo.
Esto no solo reducirá la pérdida de clientes, sino que las relaciones con los clientes también fomentarán la fidelidad a largo plazo y reducirán los costes de marketing. ¡No es de extrañar que el establecimiento de relaciones sea una buena práctica en la gestión de clientes!
Aumente sus ventas.
¿Quién no quiere ganar más dinero? Las reuniones con clientes eficaces causan una impresión positiva en tus clientes y los animan a seguir contigo. Esto aumenta las posibilidades de que sigan apoyando tu empresa e incluso te recomienden a sus amigos. 🙌
Construya una empresa mejor.
Las reuniones con los clientes son una mina de oro para obtener comentarios. Los clientes tienen mucha información que puedes utilizar para impulsar la innovación, crear nuevos productos y perfeccionar tu empresa.
Satisfaga las necesidades de los clientes con ClickUp.
Una reunión con el cliente exitosa no termina con un adiós, sino que continúa con elementos, comunicación, colaboración y mucho más. Manténgase al tanto de sus reuniones con ClickUp.
Transformamos la forma en que se prepara, lleva a cabo y realiza el seguimiento después de las reuniones para optimizar sus procesos y hacer que cada reunión con el cliente cuente.
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