Las reuniones con clientes, ya sean virtuales o presenciales, son una oportunidad para recabar información, establecer relaciones comerciales y sorprender a sus clientes. Pero todo, desde la charla previa a la reunión hasta el elementos de acción de la Agenda tiene un gran impacto en el intento correcto del proyecto y en la opinión que el cliente tiene de ti.
Sin presiones.
Las primeras impresiones importan, así que los propietarios de empresas, los vendedores y los gestores del éxito de los clientes deben organizar reuniones de clientes ajustadas y eficaces. Pero los discursos prolijos, las salidas de tono y la falta de preparación de los organizadores hacen que muchas reuniones se salgan de madre, y por eso es tan importante planificar mejor las reuniones con clientes de forma proactiva.
En esta guía, explicaremos cómo debe funcionar una reunión con un cliente y compartiremos las buenas prácticas de los expertos para planificarlas con éxito.
¿Qué es una reunión con clientes?
Una reunión de clientes eficaz pone en contacto al propietario o al equipo de una empresa con un posible cliente o con un cliente existente. Ambos acuerdan un orden del día y una hora para la reunión y se reúnen:
- Compartir información
- Alinearse con los objetivos
- Resolver problemas
- Fomentar relaciones sólidas
- Preparar la próxima reunión con el cliente
La meta final de una reunión con un cliente es satisfacer sus necesidades y expectativas. Pendiente del correo electrónico o del software de gestión de proyectos, no hay nada como una reunión cara a cara, o pantalla a pantalla, si la reunión es por videoconferencia. 🖥️
Dentro de una tarea de ClickUp, comparta fácilmente su pantalla y grábela para comunicarse con otros usuarios más rápidamente sin tener que recurrir a otras herramientas de grabación de pantalla
Durante una reunión con un cliente, profundice en sus metas, retos y objetivos. De este modo, le resultará más fácil adaptar sus servicios a sus necesidades exactas.
Una reunión con un cliente es mucho más que una simple conversación. Es su oportunidad de consolidar relaciones, aumentar la satisfacción del cliente y causar una buena primera impresión a los nuevos clientes.
Tipos de reuniones con clientes
El contenido de una reunión con clientes depende totalmente de sus servicios y de su relación con el cliente. Comprender los matices de los distintos tipos de reuniones con clientes le facilitará mucho las cosas.
Reunión introductoria
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Una reunión de presentación suele ser la primera vez que usted y un cliente potencial se reúnen para hablar de negocios. El objetivo de la agenda de la reunión no consiste tanto en hacer una venta agresiva como en conocerse mutuamente. En una reunión introductoria se explora cómo se puede servir al cliente, es decir, si la relación encaja.
No quiero estresarte, pero la primera impresión es muy importante. Los clientes tomarán una decisión basándose en parte en lo que piensan de ti y de tu equipo, así que tienes que sorprenderles.
Reunión de equipo de ventas
Una reunión de ventas se centra en la presentación de productos o servicios. La mayoría de las veces, la reunión es con un cliente nuevo, pero también es bastante habitual hacer una venta adicional a un cliente existente.
Las reuniones de ventas giran en torno a tablas de precios, demostraciones de productos y cualquier otra cosa que sirva para cerrar el trato. Los representantes de ventas adaptan su enfoque al cliente con la meta de convertirlo en cliente.
Sesión de estrategia
Las sesiones de estrategia reúnen a todos los miembros del equipo, incluidos los responsables de la toma de decisiones, en una "sala de guerra" para desarrollar ideas innovadoras para el cliente. Se trata de una reunión más colaborativa con el cliente, en la que el equipo elabora estrategias junto con el cliente.
Intercambie ideas, elabore estrategias o correlacione flujos de trabajo con las pizarras ClickUp de colaboración visual
Aunque debe trabajar con los comentarios del cliente, preparar algunos temas de conversación antes de la sesión de estrategia sigue siendo una buena idea. Un poco de planificación por adelantado conduce a mejores ideas, así que lleve algunas ideas a la tabla para sorprender al cliente.
Actualización del estado o check-in
Las revisiones periódicas te dan la oportunidad de deslumbrar a tus clientes con tu trabajo y tus resultados. Utiliza datos cuantitativos para mostrarles exactamente cómo tus servicios benefician a su empresa.
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Una reunión con el cliente eficaz se planificará durante o después de la llamada para futuras comprobaciones con el fin de justificar mejor su sueldo ante el cliente. También son esenciales para la retención y para forjar relaciones sanas con los clientes.
Si es posible, cree gráficos u otros elementos visuales que muestren el progreso del cliente a lo largo del tiempo.
Reunión de seguimiento
Puede programar una reunión de seguimiento con un cliente después de una presentación inicial de ventas. No hay que ser demasiado insistente, pero la meta es responder a las preguntas del cliente y, al mismo tiempo, animarle suavemente a tomar una decisión. Si deciden contratarte, tendrás que proporcionarles un plan de seguimiento con los siguientes pasos.
Onboarding
Las expectativas pueden hacer o deshacer una relación con el cliente. El proceso de incorporación no es obligatorio, pero es un paso importante gestión de clientes mejor práctica porque enseña al cliente a trabajar con usted.
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En esta reunión se trata de preparar al cliente para el intento correcto, por lo que puede formarle sobre sus productos o servicios, chatear sobre las estructuras de compatibilidad y responder a sus preguntas.
Redes
Este tipo de reunión es menos estructurada y no tiene un orden del día. Las relaciones positivas son importantes en el mundo de los Business, y codearse de vez en cuando con los clientes puede dar como resultado negocios a largo plazo, referencias y retención.
En lugar de presentarse con elementos del orden del día, uno se centra más en charlas triviales, intereses compartidos o noticias del sector.
Buenas prácticas para reuniones con clientes
Las reuniones con clientes no tienen por qué dar miedo. Siempre que siga estas buenas prácticas, planificará reuniones con clientes eficientes y productivas que moverán la aguja de su empresa.
1. Establecer objetivos claros
¿Alguna vez ha asistido a una reunión y ha pensado: "Esto podría haber sido un correo electrónico"? No quiere que sus clientes piensen eso, así que tenga siempre un objetivo claro para la reunión. Incluso si se trata de un seguimiento estándar, tienes que añadir valor.
Establezca metas cuantificables para tareas y proyectos con progresión automática para alcanzar objetivos de forma más eficaz con cronogramas definidos y objetivos cuantificables
Al fin y al cabo, el tiempo es oro, así que programe reuniones sólo si hay una necesidad o meta clara. Siempre puedes enviar un correo electrónico en su lugar. 📧
2. Prepárate a conciencia
No hay nada más embarazoso que presentarse a una reunión sin estar preparado. Esto puede dañar seriamente la relación con el cliente, así que, aunque sólo sean cinco minutos, dése siempre algo de tiempo para planificar cada reunión con el cliente.
Aunque trabaje con un solo cliente al que conoce como la palma de su mano, nunca acuda a una reunión a ciegas. El contexto es fundamental para planificar reuniones eficaces, así que busque siempre el del cliente:
- Historial con usted
- Modelo de empresa
- Sector
- Metas
También es bueno echar un vistazo a notas de reunión y datos de CRM. Puede ver si su equipo ha tenido algún contacto con el cliente desde su último chateo y buscar posibles problemas antes de unirse a la reunión.
Si su CRM dispone de un archivo plan de comunicación para el cliente, léalo antes de incorporarse a la reunión.
3. Tome notas y utilice una plantilla de agenda de reunión
Las notas de las reuniones pueden ser un verdadero salvavidas, pero sabemos lo difícil que es tomar buenas notas mientras se dirige una reunión con un cliente. En su lugar, asigne una persona que tome notas para cada reunión con clientes.
Puede ser un asistente o incluso el gestor de cuentas. Pero siempre es bueno tener al menos dos empleados en cada reunión para que uno pueda dirigir el barco mientras el otro lo documenta todo. Reuniones ClickUp te permite tomar notas increíbles que podrás consultar una y otra vez. Sólo tiene que abrir un documento para tomar notas, asignar comentarios y elementos de acción, dar formato con una edición muy completa y minimizar los clics con comandos de barra inclinada inteligentes. 🛠️
Los comentarios asignados garantizan que los elementos de acción no se pierdan, independientemente de dónde se creen
Tampoco es necesario crear una agenda de reuniones desde cero. En Plantilla de reuniones ClickUp realiza un seguimiento de todas las reuniones en múltiples vistas para supervisar el progreso del cliente, los puntos clave, los estados, etc.
4. Gestionar clientes en un CRM Software CRM ahorra mucho tiempo. Esta herramienta lleva pestañas de cada cliente:
- Historial de pedidos
- Comunicaciones
- Metas
Incluso puede añadir notas internas a la cuenta de cada cliente. Por ejemplo, puede añadir una nota sobre la mascota de un cliente o sobre sus últimas vacaciones. Consultar el CRM antes de una reunión con un cliente le recordará estos pequeños datos y le ayudará a fomentar una mejor relación con los clientes.
Gestionar datos de clientes, tareas personales y comunicación en ClickUp desde cualquier dispositivo
El inconveniente es que la mayoría de los CRM están separados de su trabajo real. CRM ClickUp resuelve ese problema combinando los datos de los clientes con notas de reuniones, tareas, metas y mucho más. Compruebe el historial de ClickUp CRM de un cliente para ver si necesita cambiar su enfoque para una próxima reunión: podría salvar la cuenta.
5. Utilice herramientas de IA
Resuma las notas de una reunión en segundos con ClickUp AI
Creación de agendas de reuniones, tomar notas y asignar elementos de acción requieren mucho tiempo. En lugar de intentar hacerlo todo a la vez, organice mejor las reuniones con los clientes con herramientas de IA como ClickUp AI .
Dígale a ClickUp AI cuál es su rol, y el asistente robótico se encargará de todo. Dale notas de las reuniones para automatizar la asignación de tareas, generar planes de acción basados en los comentarios de los clientes o escribir correos electrónicos a los clientes con este compañero de IA que te ahorrará tiempo.
6. Centrarse en métricas y resultados
Realice un seguimiento de sus metas para cada cliente hasta los KPI más esenciales y obtenga automáticamente vistas detalladas de su progreso
Los clientes quieren que su dinero valga la pena. Como propietario de una empresa o gestor de cuentas, tiene que demostrar su valía, y por eso es tan importante compartir datos cuantitativos durante las reuniones con los clientes. Es la prueba fehaciente de que tus estrategias funcionan.
Utilice Metas de ClickUp para crear hitos y métricas para cada cliente. Cree un panel para ver todas sus métricas en un solo lugar o desglose para ver el rendimiento por proyecto o tarea.
7. Pruebe su tecnología (incluso para reuniones en persona)
Si nos dieran un céntimo cada vez que entramos en una reunión y alguien dice: "No le oigo", seríamos ricos. No se pueden prevenir todos los contratiempos técnicos, pero sí evitarlos (o solucionarlos de forma proactiva) probando la tecnología antes de la reunión con el cliente.
Los clientes podrían juzgarte si no sabes cómo quitarte el silencio en Zoom, así que las pruebas tempranas evitan los contratiempos tecnológicos. 👩🏽💻
Y sí, esto también se aplica a las reuniones en persona. Si utilizas el teléfono de una sala de conferencias, haz una llamada de prueba para asegurarte de que sabes cómo funciona el sistema.
Parece algo básico, pero te sorprendería lo mucho que la tecnología puede entorpecer la eficacia de las reuniones.
8. Refuerza tus habilidades interpersonales
El lenguaje corporal y el contacto visual son importantes en cualquier canal de comunicación, ya sea una reunión en persona o en grupo reunión virtual . Sonríe con los ojos, ten un lenguaje corporal abierto (¡descruza los brazos!) y muéstrate amable.
Un poco de charla y cháchara personal también está bien. No tiene por qué interrumpir la reunión, pero dedicar dos minutos a chatear sobre el fin de semana es invertir en la relación con el cliente y generar confianza.
9. Controla el tiempo y respétalo
No hay nada peor que una reunión que no termina. Si reservas la reunión con el cliente para una hora, no te pases de tiempo. El tiempo del cliente es oro y, aunque no lo diga, te garantizamos que no quiere reuniones maratonianas.
Las personas asignadas pueden realizar fácilmente un seguimiento del tiempo que dedican a una tarea, que aparece de forma colectiva en un sencillo desplegable
Realice un seguimiento minucioso del tiempo durante las llamadas a los clientes. Puede intentar programar reuniones de 30 minutos de forma predeterminada/a para ahorrar tiempo, o asignar a un miembro del equipo para que controle el tiempo y mantenga el ritmo de la reunión.
10. Planifique los elementos de acción y la próxima reunión
Una reunión correcta nunca debe terminar sin los siguientes pasos. Dedica los últimos cinco minutos de la reunión a enumerar los elementos de acción, determinar quién se encarga de cada cosa y cuándo hay que hacerlo. Así se elimina la ambigüedad y todo el mundo sale de la reunión sabiendo lo que tiene que hacer.
También es buena idea programar la siguiente reunión mientras todos están en la llamada. La programación inmediata evita tener que jugar a la etiqueta del correo electrónico y pone algo sobre la mesa lo antes posible.
Ventajas del éxito de las reuniones con clientes
Sabemos que estás haciendo malabarismos con mil millones de tareas diferentes. A veces las reuniones se quedan al final de la lista de prioridades, y lo entendemos. Sin embargo, dedicar tiempo a planificar reuniones eficaces con los clientes tiene muchas ventajas.
Forjar mejores relaciones
Las Relaciones con los clientes tienen similitudes con las relaciones que se tienen con los amigos y la familia. Tratarlos bien y crear una experiencia de cliente A+ forjará vínculos más profundos con el tiempo.
Esto no sólo reducirá la rotación, sino que las relaciones con los clientes también fomentan la fidelidad a largo plazo y reducen los costes de marketing. No es de extrañar que la creación de relaciones sea una de las prioridades de la empresa gestión de clientes ¡buenas prácticas!
Realice más ventas
¿Quién no quiere ganar más dinero? Las reuniones eficaces con los clientes causan una impresión positiva en ellos y les animan a quedarse. Esto aumenta las probabilidades de que sigan dando compatibilidad a tu empresa e incluso de que te recomienden a sus amigos. 🙌
Construir una empresa mejor
Las reuniones con clientes son una mina de oro para obtener información. Los clientes tienen mucha información que puede utilizar para impulsar la innovación, crear nuevos productos y perfeccionar su empresa.
Satisfaga las necesidades de los clientes con ClickUp
El éxito de una reunión con un cliente no termina con la despedida, sino que continúa con elementos de acción, comunicación, colaboración y mucho más. Manténgase en la cima de sus reuniones con ClickUp.
Transformamos su forma de preparar, dirigir y hacer el seguimiento de las reuniones para agilizar sus procesos y hacer que cada reunión con el cliente cuente.
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