Independientemente de su producto o servicio, necesita un mecanismo para identificar los riesgos de fallo y planear estrategias de prevención. El análisis de modos y efectos de fallos (FMEA), desarrollado por el ejército de los Estados Unidos a finales de la década de 1940, es una de las herramientas más antiguas para la detección y reducción de riesgos.
Los ejercicios FMEA pueden llevarse a cabo para cualquier iniciativa, ya sea un proyecto, un producto, un sistema o la prestación de un servicio. El análisis facilita un desglose sistemático de los problemas críticos, la elaboración de pasos prácticos para abordarlos y la recopilación de lecciones aprendidas para limitar los riesgos futuros.
Dado que el FMEA es una iniciativa proactiva y orientada al futuro, la mayoría de los gerentes confían en plantillas para estructurar toda la operación. Estas plantillas pueden incluir diseños predeterminados, tableros Kanban y pasos del proceso para ayudarle a contabilizar minuciosamente los desperdicios, los defectos o los resultados perjudiciales.
En este artículo, le presentaremos 10 plantillas FMEA fáciles de usar para identificar fallos de manera eficiente y evitar pérdidas innecesarias. ✨
¿Qué es el análisis de modos y efectos de fallos?
El análisis de modos y efectos de fallos es una técnica estructurada de gestión de riesgos que se emplea para identificar y evaluar los posibles impactos de los errores o fallos dentro de un proceso. Este método identifica los posibles modos de fallo, rastrea sus orígenes y repercusiones, y ayuda a formular estrategias para minimizar, mitigar o corregir estos fallos. ☑️
El enfoque FMEA se centra principalmente en tres factores clave:
- Repetición: las causas y la frecuencia de los fallos en el proceso de diseño, montaje, fabricación o entrega correspondiente.
- Gravedad: el impacto del resultado de las consecuencias.
- Prevención: pasos para prevenir o mitigar el problema.
Una vez realizadas estas evaluaciones, podrá abordar los fallos evitables mediante medidas proactivas. También es posible que desee contar con planes de contingencia para gestionar riesgos imprevisibles.
Existen principalmente dos tipos de FMEA:
- FMEA de diseño (DFMEA): se utiliza en las fases iniciales o finales del diseño del producto para identificar posibles fallos relacionados con el diseño que puedan suponer riesgos para la seguridad, la salud o el medio ambiente.
- FMEA de procesos (PFMEA): descubra los riesgos relacionados con los cambios en los procesos que podrían tener efectos adversos en la fiabilidad de los procesos, la calidad de los productos, la seguridad pública, la satisfacción de los clientes y las finanzas.
¿Cuáles son los pasos del ejercicio FMEA?
Hay muchas formas de abordar el proceso FMEA. Estos son los pasos estándar para una aplicación detallada:
| Paso 1 | Identificación de pasos del proceso/entradas | Cree un mapa de procesos en el que se hace una lista de todos los pasos y las entradas críticas del proceso analizado. |
| Paso 2 | Modo de fallo potencial | Identifique los posibles riesgos de fallo para cada proceso o punto de entrada. |
| Paso 3 | Efectos potenciales de los fallos | Anticipe el impacto de los fallos descritos en el paso 2. |
| Paso 4 | Clasificación por gravedad y frecuencia | Asigne una clasificación a cada efecto, en un intervalo que va desde 1 (impacto bajo o poco probable) hasta 10 (impacto alto o muy probable). |
| Paso 5 | Causas potenciales | Realice un análisis de las causas fundamentales para determinar el motivo de cada fallo. |
| Paso 6 | Clasificación de detección | Evalúe la probabilidad de detectar un modo de fallo si se produce, en un intervalo del 1 (casi seguro) al 10 (muy improbable). |
| Paso 7 | Número de prioridad de riesgo (RPN) | Evalúe la detección, la gravedad y la frecuencia de los riesgos para asignar un RPN a cada modo de fallo. |
| Paso 8 | Plan de acción | Desarrolle un plan de acción para reducir los RPN de los modos de fallo, especificando las partes responsables, las tareas y los cronogramas. |
| Paso 9 | Seguimiento | Revise lo que se ha implementado y reevalúe los RPN si es necesario. |
10 plantillas FMEA gratuitas para gestores proactivos
Como ha podido comprobar, llevar a cabo un FMEA requiere mucho tiempo y esfuerzo, por lo que resulta muy útil contar con plantillas especialmente diseñadas para ayudarle.
Hemos seleccionado una lista con las 10 mejores plantillas de PowerPoint, Excel y ClickUp para ayudarle a detectar posibles dificultades y trazar su camino hacia el éxito sin esfuerzo. Echemos un vistazo a sus prácticas funciones a continuación. 👀
1. Plantilla FMEA Lean Six Sigma de ClickUp Process
A los expertos en mejora de procesos les encanta utilizar el marco Lean Six Sigma para mejorar los flujos de trabajo organizativos. ¡Es una herramienta aún más eficaz cuando se combina con el proceso FMEA!
La plantilla FMEA Lean Six Sigma de ClickUp Process es su arma secreta para detectar con precisión los riesgos de los procesos, arrojar luz sobre las áreas de mejora y desarrollar el plan de acción correctivo perfecto. 💡
La plantilla le proporciona una estructura visualmente completa para evaluar los procesos. Abra la vista Lista FMEA para supervisar los fallos de proceso registrados, cada uno con detalles contextuales (como función, gravedad, probabilidad de ocurrencia y causas potenciales) almacenados en Campos personalizados.
En la vista Tablero por ocurrencia, organice los fallos del proceso como tarjetas Kanban en función de su probabilidad de ocurrencia. Puede cambiar la vista para centrarse en los riesgos de detección o gravedad.
Por último, en la vista Tabla de cálculo RPN, encontrará una tabla que enumera todos los fallos junto con las puntuaciones asignadas para Gravedad, Probabilidad de ocurrencia, Probabilidad de detección y el Número de prioridad de riesgo (RPN) resultante. Utilícela para calcular el RPN e identificar qué proceso debe priorizarse en el plan de acción.
Puede crear tareas prácticas directamente en la plantilla y utilizar recordatorios automáticos para realizar un seguimiento de ellas.
2. Plantilla «5 porqués» de ClickUp
Resuelva casos complejos de flujo de procesos como un auténtico detective utilizando la plantilla «5 porqués» de ClickUp. 🕵️
Esta plantilla de pizarra blanca ayuda a descubrir la causa raíz de los problemas, al tiempo que mantiene un formato FMEA visualmente atractivo y creativo.
Las pizarras de ClickUp son lienzos que le permiten visualizar los flujos de trabajo añadiendo figuras, mapas mentales, imágenes, notas adhesivas y gráficos. Aproveche la herramienta para crear mapas de procesos paso a paso complejos.
La plantilla tiene un mapa prediseñado que pregunta «¿por qué?» cinco veces para ayudarle a llegar a la raíz del problema. Empiece por introducir el problema en el campo designado y haga una lluvia de ideas sobre los «porqués». El mapa se asemeja a una escalera: cuanto más se avanza, más cerca se está de determinar los patrones recurrentes o las causas fundamentales.
A modo de ejemplo, las tres primeras preguntas podrían ser algo así:
Problema: Lentitud en los tiempos de respuesta del servicio de atención al cliente.
Primera pregunta: ¿Por qué son lentos los tiempos de respuesta?
- Respuesta: Los ejecutivos de soporte están abrumados por un gran número de preguntas. Segundo porqué: ¿Por qué hay tantas preguntas? Respuesta: Las campañas de marketing aumentaron el interés de los clientes. Tercer porqué: ¿Por qué las campañas de marketing aumentaron el interés de los clientes? Respuesta: Se dirigieron a un público más amplio de lo habitual.
- Segundo porqué: ¿Por qué hay tantas preguntas? Respuesta: Las campañas de marketing aumentaron el interés de los clientes. Tercer porqué: ¿Por qué las campañas de marketing aumentaron el interés de los clientes? Respuesta: Se dirigieron a un público más amplio de lo habitual.
- Respuesta: Las campañas de marketing aumentaron el interés de los clientes. 3.º Por qué: ¿Por qué las campañas de marketing aumentaron el interés de los clientes? Respuesta: Se dirigieron a un público más amplio de lo habitual.
- 3.ª razón: ¿Por qué las campañas de marketing aumentaron el interés de los clientes? Respuesta: Se dirigieron a un público más amplio de lo habitual.
- Respuesta: El objetivo fue alcanzar un público más amplio de lo habitual.
- Segundo porqué: ¿Por qué hay tantas preguntas? Respuesta: Las campañas de marketing aumentaron el interés de los clientes. Tercer porqué: ¿Por qué las campañas de marketing aumentaron el interés de los clientes? Respuesta: Se dirigieron a un público más amplio de lo habitual.
- Respuesta: Las campañas de marketing aumentaron el interés de los clientes. 3.º Por qué: ¿Por qué las campañas de marketing aumentaron el interés de los clientes? Respuesta: Se dirigieron a un público más amplio de lo habitual.
- 3.ª razón: ¿Por qué las campañas de marketing aumentaron el interés de los clientes? Respuesta: El objetivo era dirigirse a un público más amplio de lo habitual.
- Respuesta: El objetivo fue dirigirse a un público más amplio de lo habitual.
- Respuesta: Las campañas de marketing aumentaron el interés de los clientes. 3.º Por qué: ¿Por qué las campañas de marketing aumentaron el interés de los clientes? Respuesta: Se dirigieron a un público más amplio de lo habitual.
- 3.ª razón: ¿Por qué las campañas de marketing aumentaron el interés de los clientes? Respuesta: El objetivo era dirigirse a un público más amplio de lo habitual.
- Respuesta: El objetivo fue dirigirse a un público más amplio de lo habitual.
- 3.ª razón: ¿Por qué las campañas de marketing aumentaron el interés de los clientes? Respuesta: Se dirigieron a un público más amplio de lo habitual.
- Respuesta: El objetivo fue alcanzar un público más amplio de lo habitual.
- Respuesta: El objetivo fue alcanzar un público más amplio de lo habitual.
La plantilla está codificada por colores, lo que le permite separar visualmente los problemas, las razones y los motivos. Además, anima a los equipos a idear soluciones ingeniosas mediante la edición y la Revisión en tiempo real.
También obtendrá una leyenda codificada por colores para agilizar la navegación por el mapa. Muévalo por la Pizarra, cambie las figuras y los colores de los elementos incluidos o sustituya el texto de marcador de posición por el suyo propio.
3. Plantilla de pizarra de causa y efecto de ClickUp
Identifique el origen de los problemas, las áreas de mejora y los riesgos potenciales con la plantilla de pizarra de causa y efecto de ClickUp, una potente herramienta para visualizar y priorizar tareas.
Incluye un diagrama de causa y efecto prefabricado en una pizarra. Se adapta completamente a sus necesidades: solo tiene que desglosar los problemas complejos en microprocesos para identificar los factores de riesgo. A continuación, le mostramos cómo utilizar el diagrama con un ejemplo práctico:
- Problema principal: Identifique el problema principal, por ejemplo, Las ventas de camisetas disminuyeron un 20 % en los últimos dos meses.
- Causas principales: utilice conectores para ramificar y enlazar el problema principal con las causas, como demanda insuficiente o publicidad débil.
- Causas fundamentales: Relacione las causas principales con los motivos profundamente arraigados que subyacen a su problema. En nuestro caso de muestra, las causas pueden ser la publicidad agresiva de la competencia o los diseños anticuados de las camisetas.
Crea tantas ramificaciones y conectores como necesites para llegar al fondo del problema. Aprovecha los códigos de colores para diferenciar claramente las causas de cada problema y resaltar la conexión para tu equipo. Si lo deseas, puedes crear una tarea para analizar cada relación de causa y efecto y proponer posibles soluciones en la misma pizarra. 🧠
4. Plantilla de análisis de la ruta crítica de ClickUp
La plantilla de análisis de ruta crítica de ClickUp es ideal para correlacionar las tareas que son imprescindibles para completar el proyecto a tiempo y aquellas que pueden posponerse si necesita reorganizar los recursos para cumplir con el calendario. 📅
Utilice la vista de calendario de la plantilla para comprobar las próximas tareas y modificar las fechas límite arrastrando la barra final de la tarea. Compruebe los atributos de las tareas a través de campos personalizados como «Duración», «Equipo responsable» y «Progreso».
En la vista Gantt, puede visualizar las dependencias, duraciones e interrupciones del proyecto mediante códigos de colores. Las opciones disponibles incluyen:
- Las tareas marcadas con un bloque con líneas diagonales azules indican que la tarea está completada.
- Las líneas grises con puntas de flecha que conectan las tareas indican dependencias entre ellas.
- Una figura ovalada roja simboliza una tarea con una dependencia bloqueante.
Cuando habilita la función Reprogramar dependencias , al cambiar una tarea con dependencias se ajustarán automáticamente los calendarios de las tareas enlazadas posteriores.
Supervise proyectos completos en la vista Por departamento, que agrupa las tareas según sus respectivos departamentos o equipos de entrega. O bien, puede abrir la vista Lista para obtener una lista sencilla de tareas organizadas por su estado.
5. Plantilla de matriz de decisión con cuadrícula de supuestos de ClickUp
Las decisiones pueden ser un verdadero rompecabezas, pero con la plantilla de matriz de decisión de la tabla de supuestos de ClickUp, ¡te convertirás en un experto en abordarlas! Esta plantilla te permite explorar varias posibilidades del problema en cuestión, simplificando los supuestos y evaluando las incertidumbres asociadas con los equipos antes de tomar decisiones razonables.
Clasifique las ideas según los niveles de riesgo en una pizarra clara y visualmente atractiva. Consulte la guía integrada para navegar por el eje de riesgo con boxes predefinidos (cuadrantes), cada uno codificado por colores para representar múltiples perspectivas:
- Amarillo: Riesgo alto y seguro 💛
- Rojo: Incierto, alto riesgo ❤️
- Verde: Seguro, riesgo bajo 💚
- Gris: Incierto, riesgo bajo 🖤
Utilice el Pool of Ideas (Conjunto de ideas) para colaborar con su equipo y organizar las contribuciones en forma de tarjetas. Una vez que haya evaluado los riesgos y las certezas, muévalos a la casilla correspondiente con una acción de arrastrar y soltar.
Explore la vista Lista para ver sus tareas agrupadas por estado (pendientes, en curso o terminadas). Muchos gestores de proyectos consideran que la vista Tablero es más práctica para la toma de decisiones, ya que muestra los componentes de la discusión como tarjetas arrastrables en una sola ventana.
6. Plantilla FMEA para PowerPoint de SlideTeam
¿Quiere comunicar un plan de análisis de modos y efectos de fallos a su equipo? Capte su atención con la plantilla FMEA para PowerPoint de SlideTeam.
Utilice la herramienta ilustrativa para seguir todos los pasos del FMEA uno por uno, terminando con un plan de acción persuasivo. Recomendamos proporcionar una descripción y un ejemplo para cada paso utilizando tablas para una visualización clara.
Esta plantilla incluye diapositivas prediseñadas para DFMEA y PFMEA, con tablas y gráficos circulares, así como una tabla de cálculo de riesgos FMEA, para presentar los niveles de riesgo de forma organizada y fácil de entender.
Esta plantilla impresiona al instante con sus ricos iconos y gráficos. Sus cincuenta y cuatro diapositivas se pueden personalizar en cuanto a contenido, patrón de color, tamaño del texto y fuente. Añada elementos como figuras, gráficos e imágenes, inserte notas Post-it para resaltar puntos importantes o añada gráficos de barras y líneas para mostrar el progreso. 📊
7. Gráfico de matriz de PowerPoint para la interpretación de FMEA por SlideTeam
Enseñe a su público cómo prevenir posibles fallos utilizando el gráfico de matriz de PowerPoint para interpretaciones FMEA de SlideTeam. Esta plantilla de una sola diapositiva le ayuda a evaluar la gravedad y la probabilidad de repetición de fallos y a clasificar las prioridades como altas, medias o bajas para crear un plan de acción eficaz. 📈
Utilice el gráfico de matriz para presentar la gravedad del riesgo en un intervalo del 1 (impacto bajo) al 10 (impacto alto) y el nivel de ocurrencia, que va del 1 (poco probable que ocurra) al 10 (muy probable que ocurra). Su equipo sabrá qué procesos priorizar siguiendo la guía que se encuentra en la parte derecha de la plantilla para posibles fallos.
Personalice la diapositiva para adaptarla a las necesidades específicas de su empresa o su público. Cambie la combinación de colores del gráfico de matriz, añada o realice ediciones en elementos de texto, o incluya iconos y figuras para ilustrar las secciones críticas del FMEA.
8. Plantilla FMEA para Excel de Visual-Paradigm
Los amantes de las hojas de cálculo ahora pueden documentar el proceso FMEA en una sola hoja utilizando la plantilla FMEA de Excel de Visual-Paradigm. Cuenta con secciones completas para cada paso del FMEA, junto con preguntas que sirven de guía a lo largo del proceso.
La plantilla consta de dos secciones principales: el encabezado y las columnas. El encabezado contiene detalles administrativos, como el nombre del proceso, quién es el responsable y la fecha, para el análisis FMEA y el seguimiento de documentos. Las columnas del cuerpo de la plantilla siguen una jerarquía para mantener la coherencia de los registros en todos los formularios FMEA.
Utilice el cuerpo de la hoja para examinar el proceso investigado, los posibles modos de fallo, los efectos y las causas. Clasifique la gravedad, la repetición y la detección en una escala del 1 al 10 y calcule los RPN. 🧮
Esta plantilla se puede ampliar con secciones adicionales según sea necesario. Por ejemplo, puede incluir más filas para dar cabida a pasos adicionales del proceso o componentes del producto. También puede eliminar filas, cambiar el diseño de la tabla o elegir una fuente diferente.
9. Plantilla de Excel para el análisis de modos y efectos de fallos de GoLeanSixSigma
Si es nuevo en la realización de FMEA, la plantilla de Excel para el análisis de modos y efectos de fallos de GoLeanSixSigma es un excelente punto de partida. Incluye hojas separadas que contienen ejemplos prácticos de implementación de FMEA para diferentes escenarios.
Esta plantilla es totalmente editable y contiene preguntas predefinidas que le ayudarán a rellenar la tabla de forma más eficiente. Tanto si trabaja en finanzas, sanidad u hostelería, le ofrece información sobre lo que debe anotar en cada fase del FMEA. También hay hojas separadas que explican la gravedad, la repetición y la escala de detección.
La plantilla contiene una sección de encabezado que describe los procesos y la tabla principal que acomoda las fases FMEA. Aunque no cuenta con herramientas de colaboración en tiempo real , siempre puede compartirla con sus colaboradores por correo electrónico.
10. Plantilla de Excel para el análisis de modos y efectos de fallos de CIToolKit
Identifique los pasos del proceso, analice las causas de los fallos y cree planes de seguimiento con la plantilla de Excel para el análisis de modos y efectos de fallos de CIToolKit. Esta plantilla fácil de usar incluye una tabla FMEA preformateada, que se puede modificar para adaptarla a los requisitos de diferentes proyectos.
La plantilla admite un proceso FMEA de cinco pasos. Supongamos que tiene una empresa de reparto de comida a domicilio. En ese caso, puede identificar lo siguiente:
- Paso del proceso: ¿Cómo se lleva a cabo el proceso? (aceptar pedidos)
- Modo de fallo potencial: ¿Cómo puede fallar el proceso? (falta información necesaria)
- Efecto potencial del fallo: ¿Cuál sería el impacto si algo saliera mal? (orden incorrecta)
- Causas potenciales: ¿Qué puede provocar que se produzca un fallo? (falta de atención)
- Controles actuales: ¿Cómo evitarlo en el futuro? (utilice una lista de control para la toma de pedidos)
La plantilla tiene filas para la gravedad, la repetición, la detección y las medidas correctivas. Puede eliminar o añadir filas, o cambiar la tipografía de la tabla para que se adapte a su marca. 🔠
Detecte, prevenga y gane con estas plantillas.
Despídase de empezar desde cero y adopte un análisis de riesgos y una planificación de acciones eficientes gracias a las plantillas de alta calidad centradas en FMEA que le presentamos.
Para mayor comodidad, sumérjase en la biblioteca de plantillas de ClickUp, que cuenta con más de 1000 plantillas prediseñadas y fáciles de usar, que abarcan desde la documentación y la gestión de proyectos hasta la implementación de planes de acción correctivos. 🏇