Como gestor de proyectos, sabes que la forma en que haces las cosas es tan importante como el motivo por el que las haces y en qué estás trabajando realmente. Ser capaz de realizar el seguimiento de todos tus procesos empresariales es clave para mantener al equipo en el buen camino y evitar contratiempos.
El software de documentación de procesos es un complemento esencial para su marco de gestión de proyectos.
Aquí le mostraremos qué debe buscar en un software de documentación de procesos empresariales (BPMS) y compartiremos algunas de nuestras herramientas favoritas para terminar el trabajo. 💪
¿Qué debe buscar en un software de documentación de procesos empresariales?
La documentación de procesos sirve como hoja de ruta para sus proyectos. Es una herramienta fundamental que puede aprovechar para incorporar a nuevos empleados, realizar el seguimiento de los proyectos que generan grandes ingresos y ofrecer una panorámica de todo en lo que está trabajando la empresa.
Encontrar un buen software de documentación de procesos agiliza este proceso, lo que a la larga le ahorrará tiempo y dinero. ✨
Un buen software de documentación de procesos empresariales debe:
- Ofrezca herramientas para recopilar y documentar comentarios sobre los procesos: las entrevistas, las reuniones y los diarios de campo le proporcionan información valiosa de los miembros clave del equipo que comprenden los procesos en los que participan. Estos comentarios le servirán de base para establecer los procedimientos.
- Funciones organizativas destacadas: algunos procesos documentales son mejores en determinados aspectos. Las buenas herramientas de documentación de procesos deben contar con herramientas organizativas para diversos medios, incluidos artículos, estudios de casos y registros.
- Proporcione integraciones: si trabaja con más de un software relacionado con la empresa, querrá que funcionen juntos, no unos contra otros. Busque una herramienta de procesos que se integre con el resto del software que utiliza habitualmente.
- Fácil de usar y compartir: muchos gestores de proyectos utilizan software de procesos para los nuevos empleados y la gestión del flujo de trabajo. Elija uno que sea fácil de compartir con todos los miembros de su equipo y que tenga una interfaz fácil de usar para los usuarios.
Los 10 mejores programas de documentación de procesos
Visualice u organice los procesos que hay detrás de cualquier tarea, proyecto u operación de empresa con un software de documentación de procesos.
Aquí encontrará 10 de las mejores herramientas de documentación de proyectos que puede probar, tanto si busca formas de simplificar la incorporación de empleados, registrar procedimientos operativos estándar o crear una base de conocimientos en profundidad. 🛠️
1. ClickUp
Con ClickUp, documentar procesos y realizar el seguimiento de los POE es más fácil que nunca. Con docenas de procesos documentales en plantillas, puede crear fácilmente listas de control para tareas periódicas, realizar el seguimiento de los pasos del proceso y redactar diagramas de flujo para diversas partes interesadas.
Utilice las diferentes vistas de ClickUp para obtener una representación visual de todas las tareas en curso en la vista Lista o cambie a la vista Tablero para ver más de cerca los segmentos de negocio y proyectos individuales.
Con la plantilla de documentos de procesos empresariales de ClickUp, introduzca los detalles de las tareas o procedimientos para que los miembros del equipo conozcan cómo funcionan las cosas en su empresa. Úsela para contratar e incorporar a nuevos empleados o para establecer las expectativas de la empresa.
Las plantillas integradas para actas de reuniones de S-Corp y permisos facilitan la gestión de sus empleados con solo unos clics. ✍️
Las mejores funciones de ClickUp
- Gracias a su interfaz fácil de usar y personalizable, puede adaptar la herramienta a las necesidades específicas de su empresa.
- Cree una wiki de la empresa con ClickUp Docs, que puede organizar, conectar a flujos de trabajo y compartir con los usuarios pertinentes.
- La colaboración en tiempo real mantiene a todos al día sobre los proyectos en curso y los procedimientos de los procesos.
- Las diversas vistas y los diferentes tipos de documentación, incluidas las herramientas de diagramación, le permiten crear procesos de documentación escritos y visuales.
Limitaciones de ClickUp
- La versión gratuita tiene un límite de cinco usuarios, lo que puede suponer un obstáculo si tienes un equipo más grande.
- Algunos usuarios nuevos pueden sentirse abrumados al principio por el número de funciones, pero el alto nivel de personalización hace que la curva de aprendizaje de este software de documentación merezca la pena.
Precios de ClickUp
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 6500 reseñas)
- Capterra: 4,7/5 (más de 3500 opiniones)
2. Integrify
Integrify ofrece un software de automatización de documentos sin necesidad de código. El generador de procesos cuenta con una función de arrastrar y soltar para crear, colaborar y probar sus procedimientos. Las vistas Foresight y Hindsight ofrecen información sobre las dependencias de las tareas para identificar posibles cuellos de botella.
Las mejores funciones de Integrify
- Se integra con una variedad de sistemas de corporación y ofrece capacidades de importación y exportación con Excel.
- Configure fácilmente recordatorios y notificaciones personalizables para mantener a los miembros del equipo informados y al día con el calendario.
- El entorno de bajo código hace que la herramienta sea más accesible para todos los miembros del equipo, no solo para aquellos que conocen los lenguajes de programación.
Limitaciones de Integrify
- Hay una versión de prueba gratuita, pero no hay ningún plan Free.
- Algunos usuarios consideraron que el software tenía límites para equipos más grandes y proyectos de gran envergadura.
Precios de Integrify
- Basado en suscripción: precios personalizados para cada presupuesto en función del número de usuarios y descuentos por niveles.
Valoraciones y reseñas de Integrify
- G2: 4,4/5 (más de 30 reseñas)
- Capterra: 4,5/5 (más de 20 reseñas)
3. SmartDraw
Cree documentación de procesos con los diagramas, gráficos de flujo de trabajo y resúmenes organizativos de SmartDraw. Los diagramas basados en gráficos y tablas ofrecen una visión clara de las diferentes fases del proceso.
Las plantillas, como los diagramas de flujo, le permiten visualizar cualquier proyecto de principio a fin, mientras que los mapas mentales facilitan la obtención de una panorámica de la estructura de la organización con sus herramientas de documentación de procesos. 🗂️
Las mejores funciones de SmartDraw
- Más de 70 plantillas diferentes, incluyendo planos de planta y gráficos de flujo de trabajo para optimizar el mapeo de procesos.
- Se integra a la perfección con herramientas como Documentos de Google, Microsoft Office y Jira y Confluence de Atlassian para ofrecer compatibilidad con el flujo de trabajo.
- Importe fácilmente archivos de Visio y Lucidchart para cambiar de herramienta sin grandes complicaciones.
Limitaciones de SmartDraw
- Algunos usuarios encontraron que la barra lateral de navegación era confusa y que no había suficientes opciones de personalización para equipos más grandes.
- Algunos usuarios encontraron fallos en el software, especialmente en lo que respecta al Autoguardado.
Precios de SmartDraw
- Usuario único: 9,95 $ al mes.
- Varios usuarios: 8,25 $ al mes para más de 5 usuarios.
Valoraciones y reseñas de SmartDraw
- G2: 4,6/5 (más de 230 opiniones)
- Capterra: 4,1/5 (más de 110 opiniones)
4. Bit. IA
Bit. ai es una herramienta de colaboración en el lugar de trabajo diseñada para optimizar la documentación de proyectos. Con esta herramienta de documentación de procesos, puede crear wikis, tutoriales interactivos y portales para clientes. Diseñada para personas, equipos pequeños y grandes organizaciones, esta herramienta de software se puede aprovechar tanto si trabaja en proyectos pequeños como en proyectos complejos.
Las mejores funciones de Bit. ai
- Introducir datos en el proceso es fácil cuando se utiliza una de sus docenas de plantillas.
- El editor inteligente con IA limpia su trabajo y ofrece sugerencias para mejorarlo.
- Interconecte rápidamente documentos, incruste enlaces y añada widgets inteligentes para contextualizar.
Limitaciones de Bit. ai
- La versión gratuita tiene un límite de archivos de 5 MB, lo que puede suponer un reto para los usuarios que deseen utilizar elementos que consumen muchos datos, como vídeos, gráficos y otros elementos visuales.
- Algunos usuarios consideraron que las opciones de formato y fuente eran limitadas, lo que dificultaba el cumplimiento de los estándares internos de marca.
Precios de Bit. ai / IA
- Free
- Pro: 8 $ por miembro al mes.
- Empresa: 15 $ al mes por miembro.
Valoraciones y reseñas de Bit. ai
- G2: 4/5 (más de 10 reseñas)
- Capterra: 5/5 (más de 5 reseñas)
5. Pellio
Con Pellio, cree documentación de procesos empresariales en tres sencillos pasos. Empiece por crear un proceso utilizando el editor de texto enriquecido. Incorpore imágenes, vídeos y archivos para respaldar la documentación. A continuación, comparta el flujo de trabajo con los miembros del equipo pertinentes. Por último, asigne tareas y fechas límite para mantener los proyectos dentro del plazo previsto. 🗓️
Las mejores funciones de Pellio
- Cree tareas paso a paso para cada miembro del equipo y realice el seguimiento de su progreso en una interfaz clara.
- El editor de texto enriquecido crea una base de datos de gestión del conocimiento en cuestión de minutos y los paneles de panorámica le permiten identificar las ineficiencias de los procesos.
- Asigne diferentes niveles de acceso a la documentación en función de los roles de los miembros del equipo.
Limitaciones de Pellio
- El soporte al cliente se limita al correo electrónico, por lo que obtener soluciones puede llevar más tiempo que cuando se utilizan otras herramientas de software.
- La herramienta tiene compatibilidad con el inglés, lo que supone un reto para las empresas que utilizan otros idiomas habitualmente.
Precios de Pellio
- Lite: 15 $ al mes
- Startup: 47 $ al mes
- Pro: 97 $ al mes
Valoraciones y reseñas de Pellio
- G2: N/A
- Capterra: N/A
6. Evernote
Evernote es una aplicación de trabajo, tareas y planificación muy popular entre los gestores de proyectos y las personas a las que les gusta optimizar su productividad. Originalmente era una aplicación para tomar notas, pero ahora las empresas la utilizan para gestionar procesos, proyectos y calendarios. Añada fácilmente imágenes, audio y archivos PDF, y convierta cualquier nota en una tarea para añadirla a su calendario.
Las mejores funciones de Evernote
- Las integraciones de aplicaciones incluyen Slack, Google Drive, MS Teams, Zapier y muchas más.
- Elija entre docenas de plantillas para desarrollar marcos de planificación estratégica o priorizar tareas.
- Conecte calendarios y notas con la integración del calendario con su software de documentación.
- La interfaz de usuario intuitiva facilita el seguimiento de los procesos empresariales.
Limitaciones de Evernote
- Algunos usuarios desearían que hubiera más opciones de formato para una mejor organización con esta herramienta de documentación.
- Según algunos usuarios, sincronizar es lento y, en ocasiones, poco fiable.
Precios de Evernote
- Free
- Personal: 14,99 $ al mes.
- Profesional: 17,99 $ al mes.
Valoraciones y reseñas de Evernote
- G2: 4,4/5 (más de 1900 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 8000 opiniones)
7. Hightail
Utilice Hightail, una herramienta de gestión de proyectos, para organizar tareas, asignar seguimientos y realizar el seguimiento de las discusiones sobre el proyecto. Las actualizaciones en tiempo real de los siguientes pasos mantienen a todos informados sobre lo que está sucediendo ahora y lo que vendrá después. La función de intercambio de archivos le permite cargar, enviar y almacenar de forma segura los documentos de la empresa. Utilice la herramienta de colaboración creativa para recopilar y discutir los recursos visuales. 📊
Las mejores funciones de Hightail
- El software para el uso compartido de archivos garantiza que cada miembro del equipo tenga acceso a las herramientas que necesita para gestionar su parte del proyecto.
- Las funciones de contenido visual y de imágenes son ideales si busca una forma de realizar el uso compartido, la aprobación y la previsualización de documentación en formato de imagen y vídeo.
- Las integraciones con Adobe y Zapier agilizan la creación de contenido visual y hacen que la programación sea más eficiente.
Limitaciones de Hightail
- Las funciones de gestión de proyectos solo están disponibles en los planes Teams y Business.
- Algunos usuarios experimentaron fallos al realizar el uso compartido de archivos o imágenes.
Precios de Hightail
- Lite: Free
- Pro: 12 $ al mes
- Equipos: 24 $ al mes
- Empresa: 36 $ al mes
Valoraciones y reseñas de Hightail
- G2: 4,2 /5 (más de 680 opiniones)
- Capterra: 4,4 /5 (más de 280 opiniones)
8. ProcessMaker
Automatice los flujos de trabajo con ProcessMaker, una herramienta de reingeniería de procesos empresariales diseñada para optimizar incluso los proyectos más complejos. Este software de bajo código le permite arrastrar y soltar tareas en el modelador de procesos para crear mapas mentales visuales y diagramas de lluvia de ideas. Utilice el generador de formularios para recopilar datos y comentarios de los miembros del equipo y aproveche las vistas del panel para obtener información sobre lo que está sucediendo en toda la empresa.
Las mejores funciones de ProcessMaker
- Conéctese a aplicaciones de terceros, como Salsforce y Oracle, con la API.
- Utilice la tecnología de automatización para optimizar los flujos de trabajo y dedicar menos tiempo a tareas repetitivas.
- Escanee y almacene archivos para conservar versiones digitales de toda la documentación de su empresa.
Limitaciones de ProcessMaker
- Una curva de aprendizaje más pronunciada significa que al principio le llevará más tiempo familiarizarse con la plataforma, lo que a veces puede retrasar los proyectos si necesita ponerse manos a la obra de inmediato.
- Algunos usuarios consideraron que la interfaz no era tan elegante como les hubiera gustado o que requería más código de lo esperado.
Precios de ProcessMaker
- Estándar: 1495 $ al mes por usuario.
- Enterprise: 2479 $ al mes por usuario
- Personalizado: para banca, educación superior y soluciones integradas.
Valoraciones y reseñas de ProcessMaker
- G2: 4,3/5 (más de 270 opiniones)
- Capterra: 4,5 /5 (más de 170 opiniones)
9. Document360
Con Document360, cree una base de conocimientos de la empresa para realizar un uso compartido interno con los empleados o externo con los clientes. Para la documentación de procesos, cree directrices técnicas y POE, como manuales para empleados y marcos de marketing. Redacte documentos del sistema, tutoriales y guías de referencia para que los empleados los utilicen como apoyo en su trabajo. 🌻
Las mejores funciones de Document360
- El equipo de Document360 se encarga de la migración desde otros sistemas de base de conocimientos por usted. Eso significa que no tiene que preocuparse por dedicar tiempo a realizar la transición.
- Elija entre docenas de plantillas para crear repositorios de conocimientos y guías.
- Su interfaz intuitiva facilita su uso, incluso para los nuevos empleados.
Limitaciones de Document360
- En este momento, solo una persona puede realizar la edición de un documento a la vez, lo que limita la funcionalidad en lo que respecta a la colaboración del equipo.
- Algunas personas consideraron que el panel de análisis no era tan sólido como el de la competencia.
Precios de Document360
- Free
- Estándar: 149 $ por proyecto al mes.
- Profesional: 299 $ por proyecto al mes.
- Empresa: 399 $ por proyecto al mes.
- Enterprise: 599 $ por proyecto al mes.
Valoraciones y reseñas de Document360
- G2: 4,7/5 (más de 340 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 160 opiniones)
10. Gluu
¿Busca formas de crear guías interactivas y bases de conocimientos que sus empleados realmente disfruten utilizando? Recurra a Gluu para desarrollar documentos visuales y colaborativos para sus procesos empresariales. El diseñador de procesos integrado elimina las conjeturas a la hora de correlacionar procesos, asignar tareas y crear un calendario con facilidad.
Las mejores funciones de Gluu
- La función de arquitectura de procesos de Gluu identifica los procesos duplicados para optimizar sus flujos de trabajo.
- Asigne el control y la autoridad a diferentes miembros del equipo para delegar la gestión y la supervisión.
- Los cambios generan notificaciones inmediatas, lo que permite a todos los miembros del equipo mantenerse al día e informados.
Limitaciones de Gluu
- El software está destinado a optimizar los procesos internos, pero algunos usuarios desearían que también tuviera compatibilidad con el uso compartido externo para bases de conocimientos diseñadas para los clientes.
- Las vistas de filtro no se guardan, por lo que debe volver a introducirlas cada vez que salga y vuelva a abrir un documento.
Precios de Gluu
- Básico: 12 $ al mes
- Pro: 25 $ al mes
- Corporación: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Gluu
- G2: N/A
- Capterra: 4,6/5 (más de 20 reseñas)
Cree documentación de procesos de forma más eficaz
ClickUp es el sueño de cualquier gestor de proyectos. Con cientos de plantillas entre las que elegir, puede crear documentación más rápidamente para todos sus procesos. Desde manuales para empleados y listas de control para la incorporación de nuevos empleados hasta procedimientos presupuestarios para proyectos y calendarios para hitos, encontrará todo lo que necesita para empezar a crear.
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