10 mejores software organizador de archivos en 2024

¿Alguna vez has pasado horas rebuscando en tu almacenamiento digital en busca de ese archivo que recuerdas haber guardado?

Estas instancias ocurren más de lo que nos gustaría. No encontramos los archivos que necesitamos en ningún sitio, y nuestro equipo se cansa de esperarnos.

No tiene por qué ser así. Un software de organización de archivos puede ayudarte a resolver el curioso caso de los archivos perdidos. Una herramienta de este tipo te permite gestionar, guardar y buscar activos digitales en función de una nomenclatura y una estructura de organización específicas, para que tus archivos estén siempre al alcance de la mano.

Echemos un vistazo a los 10 mejores software de gestión de archivos de 2024, analicemos sus funciones, pros y contras, y exploremos cómo pueden hacerte más organizado en el trabajo .

¿Qué debe buscar en un software para organizar archivos?

El software de organización de archivos digitales debe adaptarse a las necesidades específicas de su empresa. Estas son algunas de las funciones clave que debe buscar:

1. Interfaz fácil de usar: Elija un software de gestión de archivos con una interfaz de usuario intuitiva, que garantice que todos los miembros del equipo puedan navegar por los archivos con facilidad
2. Funciones de organización de archivos: Busca funciones como creación de carpetas, categorización de archivos y etiquetado para mantener un sistema de archivos estructurado y organizado
3. Funcionalidad de búsqueda: Una función de búsqueda robusta es esencial para localizar rápidamente los archivos. La herramienta debe ser compatible con búsquedas por palabras clave, filtros y opciones de búsqueda avanzada
4. Control de versiones: Cuando se colabora en documentos, las funciones de control de versiones son cruciales para realizar el seguimiento de los cambios, volver a versiones anteriores y evitar la pérdida de datos
5. Medidas de seguridad: Priorice el software con cifrado, controles de acceso y opciones de uso compartido seguro para proteger los archivos confidenciales y garantizar la privacidad de los datos
6. Compatibilidad multiplataforma: Elija una solución de software que funcione sin problemas en diferentes sistemas operativos y dispositivos para mejorar la flexibilidad y la accesibilidad
7. Sincronización de archivos: Las sencillas funciones de sincronización mantienen los archivos actualizados en varios dispositivos, lo que reduce el riesgo de discrepancias en los datos
8. Plantillas personalizables: Elija una herramienta que ofrezca plantillas personalizables preformateadas, como por ejemploPlantillas de POE o plantillas de marca. Ahorran tiempo y garantizan la coherencia entre distintos formatos de archivo

Los 10 mejores software organizadores de archivos para usar en 2024

Existen muchos programas de gestión de archivos en el mercado, pero no todos son capaces de organizarlos como usted desea. Hemos probado varias herramientas y hemos seleccionado las 10 mejores:

1. ClickUp

Gestionar archivos con ClickUp

Busque y localice fácilmente archivos en ClickUp, aplicaciones conectadas o su unidad local con Búsqueda universal

Gestión de proyectos con ClickUp de ClickUp ayuda a empresas de todos los tamaños a organizar sistemáticamente los archivos y documentos relacionados con los proyectos. Utilice Búsqueda universal de ClickUp para encontrar cualquier archivo, ya sea en ClickUp, en una app conectada o en tu disco local. Con la Búsqueda universal puedes añadir comandos de búsqueda personalizados, como atajos a enlaces, almacenamiento de texto para más tarde y mucho más, para buscar cualquier cosa en un solo lugar.

Puede acceder a la Búsqueda universal desde cualquier lugar de su entorno de trabajo, incluido el centro de comandos, la barra de acciones globales o su escritorio: ¡sus archivos estarán siempre a un solo clic o pulsación de tecla!

Para una mayor flexibilidad y una mejor organización, puede agrupar, ordenar y filtrar sus archivos externos y de ClickUp mediante la vista Lista, u organizarlos al estilo Kanban con la vista Tablero. Si quieres ver todo tu entorno de trabajo a vista de pájaro, utiliza la vista Todo.

Mantenga sus archivos accesibles en todo momento con la vista Lista personalizable de ClickUp

ClickUp va un paso por delante para reducir la carga de trabajo de los equipos más ocupados y aumentar su productividad ofreciendo plantillas listas para usar.

Por ejemplo Plantilla de estructura de carpetas de gestión de proyectos de ClickUp le permite establecer una estructura uniforme para todos sus proyectos, organizar diferentes versiones de archivos y registros y colaborar con los miembros del equipo.

Descargar la plantilla

Mantenga un sistema de carpetas completo, impulse la responsabilidad del equipo y supervise el progreso de los proyectos sin problemas con la plantilla de estructura de carpetas para la gestión de proyectos de ClickUp

Puede añadir hasta ocho atributos personalizados, como Fecha de revisión, Departamento, Notas, Progreso, Tipo de recurso, etc., para guardar información vital sobre los proyectos y visualizar fácilmente los datos del proyecto.

Le ayuda a realizar un mejor seguimiento de los proyectos y le ahorra tiempo en la búsqueda de documentos.

Las mejores funciones de ClickUp

• Organizar carpetas y archivos con Etiquetas y Rótulos para aumentar la capacidad de descubrimiento
• Elija entre más de 15 vistas personalizables para organizar y visualizar sus archivos y carpetas como desee
• Zoom en las tareas individuales para localizar rápidamente los archivos relacionados
• Zoom out para una visión global del progreso del proyecto ycuellos de botella con los ágiles paneles de ClickUp
• Cree listas de tareas pendientes, esboce planes de proyectos y diseñe informes sobre el estado de los proyectos de forma eficaz conPlantillas de gestión de proyectos de ClickUp* Disfrute de una interfaz de usuario fácil de usar y adecuada para equipos con distintos niveles de conocimientos técnicos

• Escriba, edite, colabore en documentos y compruebe el historial de versiones conDocumentos ClickUp, un potenteAlternativa a Documentos de Google* Automatice las tareas repetitivas y obtenga información de sus archivos y datos conCerebro ClickUp

  Limitaciones de ClickUp

• Ligera curva de aprendizaje para principiantes
• Algunas de las funciones aún no están disponibles en la app para móviles

Precios de ClickUp

• Free Forever: gratis, gratuito/a
• Ilimitado: 7 $ por usuario y mes
• Empresa: 12 $ por usuario al mes
• Empresa: Contactar para precios
• ClickUp Brain: Disponible en todos los planes de pago por 5 $/miembro de ClickUp/mes

Valoraciones y reseñas de ClickUp:

• G2: 4.7/5 (9,000+ reseñas)
• Capterra: 4.7/5 (4,000+ opiniones)

2. OneDrive

vía Microsoft OneDrive OneDrive es uno de los programas de organización de archivos más populares para empresas y profesionales. Como parte del ecosistema de Microsoft, organiza tus archivos en todos los dispositivos y en tiempo real.

OneDrive te ofrece un panel personalizado para compartir archivos, colaborar con otras personas y hacer un seguimiento de tus archivos desde otras herramientas de Microsoft. Puedes organizar mejor tus archivos codificándolos por colores, creando atajos y trabajando sin conexión para los archivos del dispositivo.

La suscripción a OneDrive funciona en todos los dispositivos y versiones de Windows, por lo que no tienes que preocuparte por la interfaz de usuario ni por la disponibilidad de los archivos.

Las mejores funciones de OneDrive

• Mantén una sincronización de archivos perfecta entre dispositivos
• Utilice la función de historial de versiones para realizar un seguimiento o restaurar archivos antiguos
• Aprovecha el modo sin conexión para organizar archivos locales

Límites de OneDrive

• Problemas ocasionales al sincronizar archivos
• Algunos usuarios consideran que la función de búsqueda es ineficaz, especialmente cuando hay un gran número de archivos

Precios de OneDrive

• OneDrive para empresas (plan 1): 5 $/usuario al mes (facturación anual)
• Microsoft 365 Business Basic: 6 $/usuario al mes (facturación anual)
• Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $/usuario al mes (facturación anual)

Valoraciones y reseñas de OneDrive

• G2: 4,3/5 (más de 9.000 opiniones)
• Capterra: 4.5/5 (11,000+ opiniones)

3. Abelssoft

vía Abelssoft Organizador de Archivos El software de gestión de archivos digitales Abelssoft mantiene cada archivo donde debe estar y hace que su escritorio esté libre de desorden.

Puede establecer reglas ilimitadas para clasificar archivos PDF, imágenes, archivos de audio, documentos, vídeos y otros tipos de medios en su ordenador. Una vez establecida la regla, puede clasificar automáticamente los archivos en las carpetas adecuadas con un solo clic. Esto también facilita la búsqueda de los archivos correctos en el momento adecuado

Abelssoft funciona en Windows 11, Windows 10, Windows 8.1, Windows 8 y Windows 7.

Las mejores funciones de Abelssoft

• Establezca reglas para decidir qué archivos deben moverse a dónde
• Utilice la función de embudo de arrastrar y soltar para asignar archivos a la carpeta correcta automáticamente, ahorrando un tiempo valioso
• Obtenga al menos seis meses de actualizaciones gratuitas
• Encuentre rápidamente cualquier tipo de archivos guardados en su PC

Limitaciones de Abelssoft

• Sólo funciona en PC con Windows. No es compatible con otros sistemas operativos
• No es compatible con la organización de archivos ubicados en la nube

Precios de Abelssoft

• Versión de prueba: Free
• Versión completa: $29.95

Valoraciones y reseñas de Abelssoft

• G2: No hay suficientes opiniones
• Capterra: No hay suficientes opiniones

4. Tabbles

vía Tabbles Tabbles es un gestor de archivos y software de colaboración documental centrado en la estructuración de archivos mediante etiquetas.

Permite añadir etiquetas a cualquier tipo de archivo, incluidos archivos de imagen y archivos de música, ubicados en discos locales, unidades de red o en la nube. También puede utilizar la función de etiquetado automático para etiquetar automáticamente sus archivos en función de su nombre, contenido o ruta.

Tabbles ofrece funciones de colaboración: añade comentarios a los archivos o marcadores y comunícate con tu equipo. Además de las etiquetas y el contenido de los archivos, los comentarios también permiten realizar búsquedas, lo que agiliza y facilita la recuperación de archivos.

Las mejores funciones de Tabbles

• Organiza archivos con etiquetado automático
• Búsqueda de archivos basada en etiquetas, comentarios y contenido de archivos con un cuadro de búsqueda unificado
• Etiqueta archivos guardados en carpetas en la nube de Google Drive o Dropbox con servicios de sincronización de archivos

Limitaciones de tabbles

• Falta de una interfaz de usuario moderna
• Tiene una ligera curva de aprendizaje

Precios de Tabbles

• Gratis para siempre
• Básico: 3 €/usuario al mes (facturado anualmente)
• Pro: 5 €/usuario al mes (facturado anualmente)
• Empresas: 6 €/usuario al mes

Valoraciones y reseñas de Tabbles

• G2: No hay suficientes opiniones
• Capterra: 4.3/5 (20+ opiniones)

5. DocuWare

vía DocuWare DocuWare se ha creado para reducir los rastros de papel mediante la carga y organización inteligente de documentos pesados en la nube.

Dispone de una función OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para ayudarle a digitalizar documentos antiguos y almacenarlos para facilitar su acceso. Los equipos pueden desplegar DocuWare en distintos dispositivos para facilitar la colaboración y el seguimiento de archivos. También proporciona seguridad de nivel empresarial y cumplimiento de normativas para mantener sus archivos a salvo.

El potente índice, el escaneado en el dispositivo y el seguimiento de versiones de DocuWare lo convierten en uno de los programas de organización de archivos más intuitivos para empresas.

Las mejores funciones de DocuWare

• Escanee y clasifique archivos físicos para reducir riesgos y la carga de papel
• Ahorre tiempo buscando con filtros granulares
• Implemente la solución en la nube para obtener flexibilidad y asequibilidad
• Integración con otras herramientas de empresa para mejorar la productividad

Limitaciones de DocuWare

• La curva de aprendizaje puede resultar abrumadora para equipos sin conocimientos técnicos
• La app, aplicación móvil no ofrece todas las funciones y funcionalidades

Precios de DocuWare

• DocuWare Cloud 4: Precios personalizados
• DocuWare Cloud 15: Precios personalizados
• DocuWare Cloud 40: Precios personalizados
• DocuWare Cloud 100: Precios personalizados

Valoraciones y reseñas de DocuWare:

• G2: 4,5/5 (más de 200 opiniones)
• Capterra: 4,6/5 (más de 80 opiniones)

6. Bynder

vía Gestión de activos digitales de Bynder Bynder es un software de gestión de archivos y activos para corporaciones.

La herramienta permite buscar archivos con filtros personalizados, controlar los permisos de acceso y compartirlos con interesados internos o externos. Puede controlar los archivos incluso después de compartirlos añadiendo fechas de caducidad a los permisos y haciendo un seguimiento del historial de uso compartido.

Bynder utiliza IA para eliminar archivos duplicados y añadir metadatos a los activos digitales para mejorar la capacidad de búsqueda. Permite descargar archivos en formatos específicos de cada canal y recortarlos o editarlos para mantener la uniformidad en los distintos puntos de contacto.

Las mejores funciones de Bynder

• Encuentre documentos importantes en segundos con la intuitiva estructura de filtros de Bynder
• Comparta archivos directamente desde su sistema de gestión de activos digitales (DAM)
• Proteja los activos digitales limitando los derechos de acceso y uso de los archivos compartidos
• Integre la API de Bynder con su software de planificación de recursos empresariales (ERP)

Limitaciones de Bynder

• Tiene una curva de aprendizaje significativa
• La interfaz de usuario podría ser mejor

Precios de Bynder

• Gestión de activos digitales (DAM): Precios personalizados
• DAM + Escalado de sus operaciones de contenido: Precios personalizados
• DAM + Ecosistema digital integrado: Precios personalizados

Valoraciones y reseñas de Bynder

• G2: 4,5/5 (más de 600 opiniones)
• Capterra: 4,5/5 (más de 200 opiniones)

7. Dokmee

vía Dokmee El sistema de gestión de documentos Dokmee (Dokmee DMS) ofrece una solución perfecta para capturar, almacenar, buscar, recuperar y compartir archivos.

Adecuado para empresas de todos los tamaños, esta herramienta le permite organizar los archivos en diferentes carpetas, ya sea manualmente o con la ayuda de la automatización. Le permite controlar sus activos digitales: comparta cualquier tipo de archivo, colabore con los miembros de su equipo y saque el máximo partido del control de versiones para la edición de documentos.

Puede personalizar su flujo de trabajo para adaptarlo a las necesidades de su empresa. La bandeja de entrada del flujo de trabajo está disponible para las versiones web y móvil del software, lo que le permite aprobar y gestionar archivos sobre la marcha.

Las mejores funciones de Dokmee

• Seguimiento de la actividad de archivos con un registro de auditoría incorporado
• Ordena archivos en carpetas y niveles, ya sea manualmente o con automatización
• Añade anotaciones a los archivos y compártelos con tu equipo
• Establece reglas personalizadas para hacer tu flujo de trabajo más fluido

Límites de Dokmee

• Algunos usuarios encuentran la interfaz de usuario difícil de navegar
• La función de búsqueda necesita ser más poderosa

Precios de Dokmee

• Precios personalizados

Valoraciones y reseñas de Dokmee

• G2: No hay suficientes opiniones
• Capterra: 4.7/5 (50+ opiniones)

8. Google Drive

vía Google Drive Google Drive, que forma parte del ecosistema del entorno de trabajo de Google, es una de las soluciones de organización de archivos en la nube más populares. Drive te permite acceder a documentos, fotos y otros archivos desde tus dispositivos sincronizados conectados a internet.

Puedes crear carpetas, categorizar archivos y emplear potentes funciones de búsqueda para simplificar la recuperación. Sus funciones de colaboración permiten editar y compartir en tiempo real, mejorando el trabajo en equipo y la productividad.

Las mejores funciones de Google Drive

• Integración con otras potentes herramientas del ecosistema de Google
• Identifica los archivos importantes marcándolos con una estrella o añadiéndolos a la página de prioridades
• Utiliza el historial de versiones para obtener un registro detallado de los cambios
• Controla quién puede ver, editar o comentar tus archivos y mantén la privacidad de los datos

Límites de Google Drive

• No funciona bien sin conexión
• Falta de opciones de personalización

Precios de Google Drive

• Business Starter: 7,20 $/usuario al mes
• Business Standard: 14,40 $/usuario al mes
• Business Plus: 21,60 $/usuario al mes
• Enterprise: Precios personalizados

Valoraciones y reseñas sobre Google Drive

• G2 (para el entorno de trabajo de Google): 4,6/5 (42.000+ opiniones)
• Capterra: 4.8/5 (27,000+ opiniones)

9. Dropbox

vía Dropbox Dropbox es un software de uso compartido de archivos con sólidas funciones de almacenamiento en la nube y organización de archivos. Es adecuado para individuos y equipos de todos los tamaños.

La herramienta ofrece un intervalo de filtros para gestionar múltiples archivos. Puedes organizar el contenido mediante palabras clave, agrupar archivos en función de la actividad o el plazo, o clasificar archivos en subcarpetas existentes según las recomendaciones inteligentes de Dropbox.

Para colaborar en archivos, puedes compartir carpetas con miembros del equipo y controlar quién puede verlos o editarlos. Puedes adaptar la estructura de tu sistema de archivos para que los miembros del equipo autorizados puedan acceder a los archivos necesarios.

Las mejores funciones de Dropbox

• Organiza y comparte archivos entre dispositivos conectados a internet
• Edita archivos directamente en Dropbox sin cambiar de plataforma
• Mantente al día de los últimos cambios realizados en los archivos
• Controla quién puede acceder a tus archivos con funciones como la protección por contraseña, los permisos de descarga y los enlaces que caducan

Límites de Dropbox

• Sincronizar archivos entre dispositivos es un proceso que lleva mucho tiempo
• Suscripciones caras

Precios de Dropbox

• Básico: Gratuito/a
• Plus: 11,99 $/usuario al mes
• Profesional: 22 $/usuario al mes
• Estándar: 24 $/usuario al mes
• Avanzado: 32$/usuario al mes
• Enterprise: Precios personalizados

Valoraciones y reseñas de Dropbox

• G2: 4,4/5 (más de 23.000 opiniones)
• Capterra: 4,6/5 (más de 21.000 opiniones)

10. WinZip

a través de WinZip Adecuado para uso personal y Business, WinZip ofrece una forma sencilla de buscar, abrir, editar, mover y compartir archivos desde su ordenador, red o almacenamiento en la nube.

La herramienta puede descomprimir diferentes formatos de compresión como Zip, Zipx, RAR, VHD, etc. y crear archivos Zip o Zipx cifrados. Puede convertir archivos en PDF, añadir marcas de agua y compartir archivos cómodamente, todo ello utilizando una única plataforma.

WinZip Enterprise incluye sólidas opciones de personalización. Empresas de distintos tamaños pueden adaptar las funciones e integraciones en función de sus necesidades empresariales.

WinZip mejores funciones

• Comprima, descomprima y organice activos digitales para acelerar la productividad
• Proteja la información confidencial, como contraseñas y datos personales, con las funciones de cifrado de WinZip
• Obtén opciones avanzadas de seguridad y licencias con WinZip Enterprise
• Aproveche la integración con SharePoint y el almacenamiento en la nube en la configuración Enterprise

Limitaciones de WinZip

• Caro para las funciones que ofrece
• Carece del refinamiento y las opciones de seguridad avanzadas que ofrecen otras herramientas modernas

Precios de WinZip

• WinZip Estándar: $29.95
• WinZip Pro Combo: $59.95
• Cremallera Grande: $84.95

Valoraciones y reseñas de WinZip

• G2: No hay suficientes opiniones
• Capterra: 4.5/5 (40+ opiniones)

Mantente al tanto de tus archivos con el software organizador de archivos digitales

Los sistemas de organización de archivos garantizan un acceso rápido a los archivos adecuados en el momento oportuno, ahorran tiempo y hacen que los equipos sean más funcionales. Elija una herramienta para gestionar su flujo de trabajo y los archivos relacionados en un solo lugar sin tener que cambiar de aplicación.

¿Y qué mejor opción que ClickUp?

Este software gratuito/a de gestión de proyectos organiza los archivos en una estructura jerárquica, lo que le permite visualizar su flujo de trabajo, localizar archivos y compartirlos con equipos sin problemas. ClickUp es altamente personalizable, por lo que puede adaptarlo a las necesidades de sus equipos y aumentar la productividad. Despídase del desorden y no vuelva a perder un archivo. Suscríbase hoy mismo a ClickUp .