¿Alguna vez ha pasado horas buscando en su almacenamiento digital ese archivo que recuerda claramente haber guardado?
Estas instancias ocurren más a menudo de lo que nos gustaría. No encontramos los archivos que necesitamos por ninguna parte y nuestro equipo se cansa de esperarnos.
No tiene por qué ser así. El software de organización de archivos puede ayudarte a resolver el curioso caso (o casos) de los archivos perdidos. Esta herramienta te permite gestionar, guardar y buscar activos digitales basándose en una nomenclatura y una estructura organizativa específicas, para que tus archivos estén siempre a tu alcance.
Echemos un vistazo al top 10 de programas de gestión de archivos de 2024, analicemos sus funciones, ventajas e inconvenientes, y descubramos cómo pueden ayudarte a organizarte mejor en el trabajo.
¿Qué debe buscar en un software para organizar archivos?
Tu software de organización de archivos digitales debe adaptarse a las necesidades específicas de tu empresa. Estas son algunas de las funciones clave que debes buscar:
- Interfaz fácil de usar: elige un software de gestión de archivos con una interfaz intuitiva, que garantice que todos los miembros del equipo puedan navegar por los archivos con facilidad.
- Funciones de organización de archivos: Busque funciones como la creación de carpetas, la categorización de archivos y el etiquetado para mantener un sistema de archivos estructurado y organizado.
- Funcionalidad de búsqueda: una función de búsqueda sólida es esencial para garantizar la ubicación rápida de archivos. La herramienta debe tener compatibilidad con búsquedas por palabras clave, filtros y opciones de búsqueda avanzadas.
- Control de versiones: cuando se colabora en documentos, las funciones de control de versiones son fundamentales para realizar el seguimiento de los cambios, volver a versiones anteriores y evitar la pérdida de datos.
- Medidas de seguridad: Da prioridad al software con cifrado, controles de acceso y opciones de uso compartido seguro para proteger los archivos confidenciales y garantizar la privacidad de los datos.
- Compatibilidad multiplataforma: elige una solución de software que funcione a la perfección en diferentes sistemas operativos y dispositivos para mejorar la flexibilidad y la accesibilidad.
- Sincronización de archivos: las funciones de sincronización fácil mantienen los archivos actualizados en varios dispositivos, lo que reduce el riesgo de discrepancias en los datos.
- Plantillas personalizables: elige una herramienta que ofrezca plantillas personalizables preformateadas, como plantillas de POE o plantillas de marca. Ahorran tiempo y garantizan la coherencia entre los diferentes formatos de archivo.
Los 10 mejores programas de organización de archivos
Hay muchos programas de gestión de archivos disponibles en el mercado, pero no todos pueden organizar los archivos como tú quieres. Probamos varias herramientas y seleccionamos nuestras 10 favoritas:
1. ClickUp
El software de gestión de proyectos ClickUp ayuda a empresas de todos los tamaños a organizar de forma sistemática los archivos y documentos relacionados con sus proyectos. Utiliza la función de Búsqueda universal de ClickUp para encontrar cualquier archivo, ya sea en ClickUp, en una aplicación enlazada o en tu unidad local. Con la Búsqueda universal, puedes añadir comandos de búsqueda personalizados, como atajos a enlaces, almacenar texto para más tarde y mucho más, para buscar cualquier cosa en un solo lugar.
Se puede acceder a la búsqueda universal desde cualquier lugar dentro de su entorno de trabajo, incluyendo el centro de comandos, la barra de acciones global o su escritorio: ¡sus archivos están siempre a solo un clic o una tecla de distancia!
Para mayor flexibilidad y una mejor organización, puedes agrupar, ordenar y filtrar tus archivos externos y de ClickUp utilizando la vista Lista, o bien organizarlos al estilo Kanban con la vista Tablero. Para obtener una visión general de todo tu espacio de trabajo, utiliza la vista Todo.
ClickUp va un paso más allá para reducir la carga de trabajo de los equipos ocupados y aumentar su productividad ofreciendo plantillas listas para usar.
Por ejemplo, la plantilla de estructura de carpetas para gestión de proyectos de ClickUp te permite configurar una estructura uniforme para todos tus proyectos, organizar diferentes versiones de archivos y registros, y colaborar con los miembros del equipo.
Puede añadir hasta ocho atributos personalizados, como «Fecha de revisión», «Departamento», «Notas», «Progreso», «Tipo de recurso» y muchos más, para guardar información esencial sobre los proyectos y visualizar fácilmente los datos de los mismos.
Te ayuda a realizar un mejor seguimiento de los proyectos y te ahorra tiempo en la búsqueda de documentos.
Las mejores funciones de ClickUp
- Organiza archivos y carpetas con etiquetas y rótulos para facilitar su localización.
- Elige entre más de 15 vistas personalizables para organizar y visualizar tus archivos y carpetas como tú quieras.
- Amplíe las tareas individuales para localizar rápidamente los archivos relacionados.
- Aleja la imagen para obtener una panorámica completa del progreso del proyecto y los cuellos de botella con los paneles ágiles de ClickUp.
- Crea listas de tareas pendientes, esboza planes de proyectos y diseña informes de estado de proyectos de forma eficaz con las plantillas de gestión de proyectos de ClickUp.
- Disfruta de una interfaz de usuario fácil de usar, adecuada para equipos con diferentes niveles de conocimientos técnicos.
- Escribe, realiza la edición, colabora en documentos y comprueba el historial de versiones con ClickUp Docs, una potente alternativa a Documentos de Google.
- Automatiza las tareas repetitivas y obtén información valiosa de tus archivos y datos con ClickUp Brain.
Limitaciones de ClickUp
- Ligera curva de aprendizaje para principiantes.
- Algunas de las funciones aún no están disponibles en la aplicación móvil.
Precios de ClickUp
- Free Forever
- Ilimitado: 7 $ por usuario al mes.
- Business: 12 $ por usuario al mes.
- Enterprise: Ponte en contacto con nosotros para conocer los precios.
- ClickUp Brain: Disponible en todos los planes de pago por 5 $ al mes por miembro del entorno de trabajo.
Valoraciones y reseñas de ClickUp:
- G2: 4,7/5 (más de 9000 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 4000 opiniones)
2. OneDrive
OneDrive es uno de los programas de organización de archivos más populares entre empresas y profesionales. Como parte del ecosistema de Microsoft, organiza tus archivos en todos tus dispositivos y en tiempo real.
OneDrive te ofrece un panel personalizado para el uso compartido de archivos, la colaboración con otras personas y el seguimiento de tus archivos desde otras herramientas de Microsoft. Puedes organizar mejor tus archivos mediante códigos de colores, creando atajos y trabajando sin conexión para los archivos del dispositivo.
La suscripción a OneDrive funciona en todos los dispositivos y versiones de Windows, por lo que no tienes que preocuparte por la interfaz de usuario o la disponibilidad de los archivos.
Las mejores funciones de OneDrive
- Mantén una sincronización perfecta de archivos entre dispositivos.
- Utilice la función de historial de versiones para realizar el seguimiento o restaurar archivos antiguos.
- Aprovecha el modo sin conexión para organizar archivos locales.
Límites de OneDrive
- Problemas ocasionales con la sincronización de archivos.
- Algunos usuarios consideran que la función de búsqueda es ineficaz, especialmente cuando hay un número grande de archivos.
Precios de OneDrive
- OneDrive para la Empresa (Plan 1): 5 $/usuario al mes (facturado anualmente)
- Microsoft 365 Business Basic: 6 $/usuario al mes (facturado anualmente)
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $/usuario al mes (facturado anualmente)
Valoraciones y reseñas de OneDrive
- G2: 4,3/5 (más de 9000 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 11 000 opiniones)
3. Abelssoft
El software de gestión de archivos digitales Abelssoft mantiene cada archivo en su lugar y libera espacio en tu escritorio.
Puede establecer reglas ilimitadas para ordenar archivos PDF, imágenes, archivos de audio, documentos, vídeos y otros tipos de archivos multimedia en su ordenador. Una vez establecida la regla, puede clasificar automáticamente los archivos en las carpetas adecuadas con un solo clic. ¡Esto también hace que encontrar los archivos adecuados en el momento adecuado sea muy fácil!
Abelssoft realiza el trabajo en Windows 11, Windows 10, Windows 8.1, Windows 8 y Windows 7.
Las mejores funciones de Abelssoft
- Establece reglas para decidir qué archivos deben moverse y a dónde.
- Utiliza la función de arrastrar y soltar para asignar archivos a la carpeta correcta automáticamente, ahorrando un tiempo valioso.
- Consigue al menos seis meses de actualizaciones gratuitas.
- Encuentre rápidamente cualquier tipo de archivo guardado en su PC.
Limitaciones de Abelssoft
- Solo funciona en PC con Windows. No es compatible con otros sistemas operativos.
- No ofrece compatibilidad para la organización de archivos con ubicación en la nube.
Precios de Abelssoft
- Versión de prueba: Gratis
- Versión completa: 29,95 $.
Valoraciones y reseñas de Abelssoft
- G2: No hay suficientes reseñas.
- Capterra: No hay suficientes reseñas.
4. Tabbles
Tabbles es un software de gestión de archivos y colaboración documental centrado en la estructuración de archivos mediante etiquetas.
Te permite añadir etiquetas a cualquier tipo de archivo, incluidos archivos de imagen y música, con ubicación en discos locales, unidades de red o en la nube. También puedes utilizar la función de etiquetado automático para etiquetar automáticamente tus archivos en función de su nombre, contenido o ruta.
Tabbles ofrece funciones colaborativas: añade comentarios a los archivos o marcadores y comunícate con tu equipo. Además de las etiquetas y el contenido de los archivos, los comentarios también se pueden buscar, lo que agiliza y facilita la recuperación de archivos.
Las mejores funciones de Tabbles
- Organiza tus archivos con el etiquetado automático.
- Busca archivos por etiquetas, comentarios y contenido con un cuadro de búsqueda unificado.
- Etiqueta los archivos guardados en Google Drive o en las carpetas de la nube de Dropbox con servicios de sincronización de archivos.
Limitaciones de Tabbles
- Falta de una interfaz de usuario moderna.
- Tiene una ligera curva de aprendizaje.
Precios de Tabbles
- Free Forever
- Básico: 3 € por usuario al mes (facturado anualmente)
- Pro: 5 € por usuario al mes (facturado anualmente)
- Empresas: 6 € por usuario al mes.
Valoraciones y reseñas de Tabbles
- G2: No hay suficientes reseñas.
- Capterra: 4,3/5 (más de 20 opiniones)
5. DocuWare
DocuWare está diseñado para reducir el papeleo mediante la carga y organización inteligente de documentos pesados en la nube.
Cuenta con una función OCR (reconocimiento óptico de caracteres) que le ayudará a digitalizar documentos antiguos y almacenarlos para facilitar su acceso. Los equipos pueden implementar DocuWare en todos los dispositivos para facilitar la colaboración y el seguimiento de archivos. También proporciona seguridad y cumplimiento normativo de nivel empresarial para mantener sus archivos a salvo.
Las potentes funciones de índice, escaneo en el dispositivo y seguimiento de versiones de DocuWare lo convierten en uno de los programas de organización de archivos más intuitivos para empresas.
Las mejores funciones de DocuWare
- Escanee y clasifique los archivos físicos para reducir los riesgos y la carga de papel.
- Ahorra tiempo buscando con filtros detallados.
- Implemente la solución en la nube para obtener flexibilidad y asequibilidad.
- Intégralo con otras herramientas empresariales para mejorar la productividad.
Limitaciones de DocuWare
- La pronunciada curva de aprendizaje puede resultar abrumadora para los equipos sin conocimientos técnicos.
- La app móvil no ofrece todas las funciones y funcionalidades.
Precios de DocuWare
- DocuWare en nube 4: Precio personalizado
- DocuWare en nube 15: Precio personalizado
- DocuWare en la nube 40: Precio personalizado
- DocuWare en nube 100: Precio personalizado
Valoraciones y reseñas de DocuWare:
- G2: 4,5/5 (más de 200 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 80 opiniones)
6. Bynder
Bynder es un software de gestión de archivos y activos para corporaciones.
La herramienta le permite buscar archivos con filtros personalizados, controlar los permisos de acceso y compartirlos con partes interesadas internas o externas. Puede controlar los archivos incluso después de compartirlos añadiendo fechas de caducidad a los permisos y realizando un seguimiento del historial del uso compartido.
Bynder utiliza IA para eliminar archivos duplicados y añadir metadatos a los activos digitales con el fin de mejorar la capacidad de búsqueda. Te permite descargar archivos en formatos específicos para cada canal y recortarlos o realizar su edición para mantener la uniformidad en los diferentes puntos de contacto.
Las mejores funciones de Bynder
- Encuentre documentos importantes en cuestión de segundos con la intuitiva estructura de filtros de Bynder.
- Comparte archivos directamente desde tu sistema de gestión de activos digitales (DAM).
- Proteja sus activos digitales estableciendo límites en el acceso y los derechos de uso de los archivos compartidos en uso compartido.
- Integra la API de Bynder con tu software de planificación de recursos empresariales (ERP).
Limitaciones de Bynder
- Tiene una curva de aprendizaje significativa.
- La interfaz de usuario podría mejorar.
Precios de Bynder
- Gestión de activos digitales (DAM): precios personalizados.
- DAM + Amplíe sus operaciones de contenido: Precios personalizados
- DAM + Ecosistema digital integrado: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Bynder
- G2: 4,5/5 (más de 600 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 200 opiniones)
7. Dokmee
El sistema de gestión de documentos Dokmee (Dokmee DMS) ofrece una solución perfecta para capturar, almacenar, buscar, recuperar y realizar el uso compartido de archivos.
Adecuada para empresas de todos los tamaños, esta herramienta le permite organizar archivos en diferentes carpetas, ya sea manualmente o con la ayuda de la automatización. Le permite controlar sus activos digitales: compartir cualquier tipo de archivo, colaborar con los miembros del equipo y aprovechar al máximo el control de versiones para la edición de documentos.
Puede personalizar su flujo de trabajo para adaptarlo a las necesidades de su empresa. La bandeja de entrada del flujo de trabajo está disponible tanto para la versión web como para la versión móvil del software, lo que le permite aprobar y gestionar archivos sobre la marcha.
Las mejores funciones de Dokmee
- Realice un seguimiento de la actividad de los archivos con un registro de auditoría integrado.
- Clasifica los archivos en carpetas y niveles, ya sea manualmente o mediante automatización.
- Añade anotaciones a los archivos y realiza el uso compartido con tu equipo.
- Configura reglas personalizadas para que tu flujo de trabajo sea más fluido.
Limitaciones de Dokmee
- Algunos usuarios encuentran difícil navegar por la interfaz de usuario.
- La función de búsqueda debe ser más potente.
Precios de Dokmee
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Dokmee
- G2: No hay suficientes reseñas.
- Capterra: 4,7/5 (más de 50 opiniones)
8. Google Drive
Google Drive, que forma parte del ecosistema de trabajo de Google, es una de las soluciones de organización de archivos basadas en la nube más populares. Drive te permite acceder a documentos, fotos y otros archivos desde tus dispositivos sincronizados conectados a Internet.
Puede crear carpetas, clasificar archivos y utilizar potentes funciones de búsqueda para simplificar la recuperación. Sus funciones colaborativas permiten la edición y el uso compartido en tiempo real, lo que mejora el trabajo en equipo y la productividad.
Las mejores funciones de Google Drive
- Integre otras potentes herramientas del ecosistema de Google.
- Identifica los archivos importantes marcándolos con una estrella o añadiéndolos a la página de prioridad.
- Utilice el historial de versiones para obtener un registro detallado de los cambios.
- Controle quién puede ver, editar o comentar sus archivos y mantenga la privacidad de los datos.
Limitaciones de Google Drive
- No funciona bien sin conexión.
- Falta de opciones de personalización
Precios de Google Drive
- Empresa Starter: 7,20 $ al mes por usuario.
- Business Standard: 14,40 $/usuario al mes
- Business Plus: 21,60 $/usuario al mes
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Google Drive
- G2 (para Google Workspace): 4,6/5 (más de 42 000 opiniones)
- Capterra: 4,8/5 (más de 27 000 opiniones)
9. Dropbox
Dropbox es un software para el uso compartido de archivos con sólidas funciones de almacenamiento en la nube y organización de archivos. Es adecuado para personas y equipos de todos los tamaños.
La herramienta ofrece un intervalo de filtros para gestionar múltiples archivos. Puedes organizar el contenido utilizando palabras clave, agrupar archivos según la actividad o el periodo de tiempo, o clasificar los archivos en carpetas existentes basándote en las recomendaciones inteligentes de Dropbox.
Para colaborar en archivos, puedes compartir carpetas con los miembros del equipo y controlar quién puede verlos o realizar ediciones en ellos. Puedes personalizar la estructura de tu sistema de archivo para que los miembros del equipo autorizados puedan acceder a los archivos necesarios.
Las mejores funciones de Dropbox
- Organiza y realiza el uso compartido de archivos entre dispositivos conectados a internet.
- Realiza la edición de archivos directamente en Dropbox sin cambiar de plataforma.
- Manténgase al día de los últimos cambios realizados en los archivos.
- Controle quién puede acceder a sus archivos con funciones como protección con contraseña, permisos para descargar y enlaces con fecha de caducidad.
Limitaciones de Dropbox
- Sincronizar archivos entre dispositivos es un proceso que lleva mucho tiempo.
- Suscripciones caras
Precios de Dropbox
- Básico: Gratis, gratuito/a
- Además: 11,99 $ al mes por usuario.
- Profesional: 22 $/usuario al mes
- Estándar: 24 $/usuario al mes
- Avanzado: 32 $/usuario al mes
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Dropbox
- G2: 4,4/5 (más de 23 000 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 21 000 opiniones)
10. WinZip
Adecuado tanto para uso personal como empresarial, WinZip ofrece una forma sencilla de buscar, abrir, editar, mover y realizar el uso compartido de archivos desde tu ordenador, red o almacenamiento en la nube.
La herramienta puede descomprimir diferentes formatos de compresión, como Zip, Zipx, RAR, VHD y muchos más, y crear archivos Zip o Zipx cifrados. Puede convertir archivos a PDF, añadir marcas de agua y realizar el uso compartido de archivos cómodamente, todo ello desde una única plataforma.
WinZip Enterprise incluye sólidas opciones de personalización. Empresas de diferentes tamaños pueden adaptar las funciones e integraciones en función de sus necesidades empresariales.
Las mejores funciones de WinZip
- Comprima, descomprima y organice sus activos digitales para acelerar su productividad.
- Proteja la información confidencial, como contraseñas y datos personales, con las funciones de cifrado de WinZip.
- Obtenga opciones avanzadas de seguridad y licencias con WinZip Enterprise.
- Aprovecha la integración con SharePoint y el almacenamiento en la nube en la configuración Enterprise.
Limitaciones de WinZip
- Caroso para las funciones que ofrece.
- Carece del refinamiento y las opciones de seguridad avanzadas que ofrecen otras herramientas modernas.
Precios de WinZip
- WinZip Standard: 29,95 $.
- WinZip Pro Combo: 59,95 $.
- Big Zipper: 84,95 $.
Valoraciones y reseñas de WinZip
- G2: No hay suficientes reseñas.
- Capterra: 4,5/5 (más de 40 opiniones)
Mantén tus archivos bajo control con el software de organización de archivos digitales.
Los sistemas de organización de archivos garantizan un acceso rápido a los archivos adecuados en el momento adecuado, ahorran tiempo y hacen que los equipos sean más funcionales. Elige una herramienta para gestionar tu flujo de trabajo y los archivos relacionados en un solo lugar sin tener que cambiar de aplicación.
¿Y qué mejor opción que ClickUp?
Este software gratuito de gestión de proyectos organiza los archivos en una estructura jerárquica, lo que le permite visualizar su flujo de trabajo, localizar archivos y realizar el uso compartido con sus equipos sin problemas. ClickUp es altamente personalizable, por lo que puede adaptarlo a las necesidades de sus equipos y aumentar la productividad. Diga adiós al desorden y no vuelva a perder nunca más un archivo. Regístrese hoy mismo en ClickUp.