Ha pasado toda la jornada laboral y has trabajado como un campeón, pero aún no has conseguido todo lo que debías. Tu nivel de estrés está por las nubes y el trabajo no para de acumularse, así que estás en un punto en el que crees que vas a estallar.
Te preguntas: "¿Cómo pueden los demás llevar su trabajo sin esfuerzo? ¿Acaso mis compañeros de oficina Jim y Dwight son más listos que yo? La clave de su éxito en el trabajo reside en una buena organización. 💡
Probablemente estés pensando: "Ya lo sé, pero no tengo esa capacidad" La tienes. La organización no es algo con lo que se nace: se puede desarrollar con la práctica.
En este artículo, te ofrecemos 15 consejos prácticos para ser más organizado en el trabajo y conseguir más en menos tiempo.
¿Cómo afecta a tu equipo la falta de organización en el trabajo?
Una mala organización en el trabajo disminuye tu productividad y aumenta tu estrés. En un momento u otro, pierdes el control sobre tu carga de trabajo, pierdes plazos y oportunidades de crecimiento, y experimentas agotamiento. Esto, por supuesto, dispara aún más tus niveles de estrés, y acabas atrapado en un círculo sin fin.
Las cosas se ponen mucho peor cuando trabajas en equipo. La falta de organización de uno de los miembros puede dar lugar a una comunicación deficiente, a un trabajo injusto o ineficaz y a una falta de motivación asignación de recursos la falta de recursos, la moral baja, el incumplimiento de plazos, la insatisfacción de los clientes e incluso los conflictos.
Cuando formas parte de un equipo, eres un engranaje de la rueda: si una pieza está rota, la rueda no puede moverse. Si mejoras tus dotes organizativas, mantendrás la máquina del equipo bien engrasada y avanzarás hacia tus metas. ⚙️
Organice sus notas, listas de control y tareas en un solo lugar
Ventajas de organizarse en el trabajo
Una buena organización reduce el estrés, mejora de la productividad y la eficiencia, y la finalización puntual de las tareas. Con el tiempo, unas buenas dotes organizativas pueden reportarle ascensos y oportunidades de crecimiento y ayudarle a labrarse una reputación de miembro del personal dedicado con excelentes hábitos de trabajo .
Si formas parte de un equipo, tus compañeros te reconocerán como una persona de confianza y no temerán trabajar contigo en los proyectos. Además, no tendrás problemas para comunicarte con tus compañeros y completar tu trabajo a tiempo, lo que garantizará que el proyecto no se quede atrás.
15 Técnicas prácticas para ser más organizado en el trabajo
Hemos recopilado 15 consejos y estrategias de organización para potenciar tus habilidades y ayudarte a alcanzar las metas relacionadas con el trabajo.
1. Centraliza tu trabajo con una plataforma de gestión documental
Saltar de una app, aplicación o plataforma a otra para encontrar la información que necesitas puede ser agotador y distraerte. Mejora tu capacidad de organización manteniendo tu trabajo centralizado con ClickUp Docs.
Esta extraordinaria función es un hub de gestión de documentos que te permite crear, gestionar, editar y compartir documentos relacionados con el trabajo. Manuales del empleado información de proyectos, documentación técnica, contratos, informes de nóminas, facturas o registros de gastos: asegúrese de que estén seguros y protegidos en ClickUp Docs. Trabaje con su equipo para pulir los documentos existentes y crear otros nuevos con la máxima personalización.
Tenerlo todo en un solo lugar puede reducir el estrés y garantizar que no pierda tiempo buscando archivos importantes.
2. Divida su carga de trabajo en tareas
Supongamos que eres periodista y tienes que entregar un artículo enorme antes de que acabe la semana. En lugar de asustarte por el número de palabras que tienes que producir, divide tu carga de trabajo en tareas.
Supongamos que tienes que escribir 9.000 palabras en cinco días. El artículo tiene 30 subtítulos, lo que significa que podrías completar seis cada día. También puedes fijarte un objetivo diario de recuento de palabras. Alcanzar esas metas diarias te ayudará a mantenerte en el buen camino y a seguir tu progreso. Tareas de ClickUp puede ayudarte a organizar y gestionar tu carga de trabajo sin sentirte abrumado. La función es adecuada para quienes trabajan en solitario y en equipos. Añadir personas asignadas, ajuste de prioridades dividir las tareas en subtareas, seguimiento y control de tiempo añadir detalles con Campos personalizados , y súbete al tren de la organización. 🚂
3. Organiza tus días en un Tablero Kanban
A Tablero Kanban es un Gestión ágil de proyectos herramienta, pero ¿qué tiene que ver con la organización? Si lo utiliza correctamente, el Tablero puede ayudar a visualizar los flujos de trabajo y mejorar su gestión de tareas habilidades.
Divide tu trabajo en tareas y agrúpalas según su estado u otro criterio de tu elección. Por ejemplo, puedes crear tres categorías:
- Pendientes
- En curso
- Completada
Ordene sus tareas en la categoría correspondiente y muévalas a medida que las va tachando de la lista para mantener la concentración y el seguimiento de su carga de trabajo. Tableros Kanban ClickUp ofrecen una interfaz de arrastrar y soltar y montones de opciones de personalización, así que no puedes equivocarte con ellos. Además, son compatibles con colaboración en equipo y son adecuados para proyectos más complejos.
Personalice su sistema de gestión de proyectos organizando las columnas según sus preferencias, como estado, persona asignada, prioridades, etc
4. Perfeccione la organización de su escritorio La investigación muestra que el desorden puede causar estrés, lo que lleva a una mala organización, a la procrastinación y al caos. Además, un
desordenado puede ser una señal de alarma para tus compañeros de trabajo -pueden percibirte como una persona desorganizada e indiferente. Borradas de su escritorio no solucionará el problema de raíz. Pero sin duda es el primer paso para volver al buen camino. Muchas personas (elaboración de) informes afirman que se sienten más productivas cuando ordenan su escritorio. Esto no es ninguna sorpresa: cuando tienes un entorno de trabajo ordenado, puedes navegar con facilidad, tienes menos distracciones y te sientes menos abrumado. Esto también se extiende a tus dispositivos digitales. Elimine el desorden digital en su escritorio y aplicaciones móviles para dejar espacio a la información de alto valor.
Elimina el papeleo innecesario, organiza tus documentos en cajones con rótulos, utiliza contenedores de almacenamiento y conviértete en una máquina de productividad. 🤖
5. Visualiza los flujos de trabajo con mapas mentales
Si eres de los visuales, prueba a potenciar tu capacidad de organización con mapas mentales: diagramas que resumen tus ideas, pensamientos y flujos de trabajo.
Puedes plasmar tu plan en papel o utilizar una opción avanzada como ClickUp Mapas mentales . Además de permitirte visualizar correlacionar sus procesos esta función le permite conectar tareas, crear dependencias e invita a los miembros del equipo a contribuir. Así te asegurarás de estar siempre al tanto de tus tareas actuales y futuras
Si no quieres o no sabes cómo correlacionar mapas mentales desde cero, utiliza uno de los métodos siguientes Plantillas de mapas mentales de ClickUp .
Organizar varias tareas en un Mapa mental de ClickUp
6. Mejorar la concentración con Pomodoro Pomodoro es un
técnica de gestión del tiempo que suele consistir en trabajar durante 25 minutos y hacer una pausa de cinco minutos, con una pausa más larga (normalmente de 15 minutos) después de cuatro intervalos de trabajo.
Esta técnica puede ayudar a reducir las distracciones, agudizar la concentración, mantener la motivación y disminuir la fatiga mental y el agotamiento.
Dependiendo de tu línea de trabajo y de tu nivel de concentración, puedes ajustar la duración de tus intervalos. Por ejemplo, puede trabajar durante 30 minutos y hacer una pausa de siete minutos si le resulta más cómodo.
Aunque Pomodoro ha demostrado ser útil para muchas personas, no es del gusto de todo el mundo. Si no te funciona, no lo fuerces: hay muchas otras opciones para mejorar la organización.
7. Utiliza apps de seguimiento de metas
Alcanzar metas es satisfactorio y motivador. Si tienes problemas de organización, te puede venir bien apps de seguimiento de metas . Te permiten dividir tu jornada laboral en metas más pequeñas y tacharlas de la lista sobre la marcha. Funciones como recordatorios y cronómetros evitan que te desvíes de tu camino. Utiliza apps con gráficos de progreso para rendir cuentas y ver cómo has mejorado con el tiempo.
Lo bueno de estas aplicaciones, a diferencia de escribir tus metas en un papel, es su flexibilidad. Puedes cambiar rápidamente tus hitos a medida que progresas y te esfuerzas por mejorar continuamente.
Manténgase en el buen camino para alcanzar sus metas con cronogramas claros, objetivos medibles y seguimiento automatizado del progreso con Metas ClickUp
8. Aprenda a priorizar
La raíz de sus problemas organizativos podría estar en una mala priorización. La verdad es que no todo lo que haces tiene la misma importancia. Intentar hacer malabarismos con todo simultáneamente conduce a una falta de concentración y a una pérdida de energía y tiempo en tareas que no tiene que completar inmediatamente. ClickUp y sus más de 15 vistas pueden ayudarle a priorizar las tareas adecuadas. Empieza por confeccionar una lista de todas tus tareas. A continuación:
- Compararlas entre sí
- Determina la prioridad utilizando Campos personalizados
- Clasificar sus tareas utilizando colores, etiquetas o escalas
- Ordenarlas según su urgencia
Puede establecer plazos, determinar el esfuerzo necesario para completar las tareas o añadir otro criterio que le ayude a priorizar de forma eficiente. Vuelve a tus listas de vez en cuando y reorganízalas si es necesario.
9. No temas delegar
Intentar conseguirlo todo tú solo y rechazar la ayuda de tus compañeros demuestra dedicación, pero puede agotarte rápidamente. Si trabajas en equipo, no tengas miedo de delegar tareas en tus compañeros -dividir la carga de trabajo te ayudará a conciliar la vida laboral y familiar y te garantizará que dispones de tiempo suficiente para organizar tus días sin sentirte abrumado o estresado.
Delegar trabajo puede ser más difícil si estás trabajando a distancia . Por suerte, herramientas como ClickUp te permiten a ti y a tu equipo trabajar como uno solo y comunicaros con claridad aunque no estéis en la misma ubicación.
Delegar tareas y asignar comentarios de las tareas de ClickUp
10. Crear listas de tareas pendientes Listas de tareas pendientes son los pilares de una buena organización. Ya se trate de hacer la lista de la compra o de
resumiendo tu horario de trabajo elaborar una lista de tareas pendientes puede ayudarte a pasar el día sin contratiempos.
Puedes seguir el camino tradicional: coger un bolígrafo y un trozo de papel y anotar tus tareas para mantenerte centrado y organizado. O bien, puedes hacerte con una plantilla de ClickUp con secciones prefabricadas para gestionar tus flujos de trabajo . Elijas lo que elijas, es aconsejable priorizar las tareas y establecer un plazo para completarlas para evitar la procrastinación .
11. Reducir las distracciones
Las distracciones son tu peor enemigo: el teléfono, la televisión, el entorno desordenado y las redes sociales siguen alejándote de tu trabajo.
Si quieres mantener la concentración, debes decir adiós a las distracciones. Por supuesto, esto no significa que tengas que deshacerte de tus dispositivos. En lugar de eso, pon tu teléfono en DND (no molestar), apaga la televisión y pon en pausa las notificaciones de las redes sociales. Desordena tu escritorio y el espacio que te rodea para asegurarte de que nada rompe tu concentración.
12. Utiliza un calendario para el seguimiento de tus tareas
Si quieres mejorar tu organización, tienes que empezar a pensar con antelación y anotar las cosas en un calendario puede ser tu camino hacia el intento correcto. ¿Tienes una reunión importante dentro de dos semanas? Anótala para que no se te olvide. Anótalo todo, desde las tareas más pequeñas hasta los grandes proyectos y eventos.
También puedes añadir elementos personales y asignar tareas en el calendario. Así evitarás solapamientos y confusiones y tendrás una idea clara de tu disponibilidad y carga de trabajo. Vista del Calendario de ClickUp puede ayudarle a planificar y gestionar cronogramas y horarios, codificar por colores las entradas para facilitar la navegación y establecer prioridades.
Gestione tareas importantes directamente desde la vista del Calendario de ClickUp
13. Tome descansos regulares
No eres una máquina y no puedes trabajar sin parar: los descansos regulares son una parte importante de una jornada laboral saludable. Durante las pausas, tienes tiempo para descomprimirte, volver a concentrarte y descansar la mente. Además, puedes estirarte y respirar aire fresco.
Si no te tomas descansos, en algún momento perderás la concentración. Te sentirás abrumado y agotado, por lo que tu rendimiento disminuirá. Tus tareas se convertirán en una bola de nieve y perderás de vista tus prioridades y tu carga de trabajo, lo que te llevará a la desorganización.
Las pausas pueden parecer una pérdida de tiempo, pero en realidad aumentan tu productividad. Prográmalas sabiamente y saca el máximo partido a tus días de trabajo.
14. Intenta bloquear el tiempo
¿Crear un horario detallado te mantiene responsable y organizado? Quizá le interese probar el bloqueo del tiempo, una técnica de productividad que consiste en dividir el día en franjas horarias dedicadas a distintas tareas. Este híbrido de lista de tareas pendientes y calendario puede minimizar la pérdida de tiempo y mantenerte centrado en tus metas.
Construye tus horarios desde cero o utiliza uno de Plantillas de bloqueo horario de ClickUp . Resuma todas las tareas personales y relacionadas con el trabajo, añada intervalos de tiempo y disfrute de la sensación de logro que sentirá cuando cumpla su horario.
Haga un seguimiento de las reuniones o eventos actuales, pasados y futuros con ClickUp
15. Cree una rutina diaria
Los horarios flexibles y el teletrabajo le dan la libertad de trabajar cuando se sienta más productivo. Esto no significa quedarse colgado y posponer el trabajo hasta el último momento.
A muchas personas les ayuda crear rutinas. La investigación muestra que un comportamiento puede convertirse en habitual cuando se realiza de forma consistente. Esto significa que si empiezas a trabajar a las 9 de la mañana todos los días, con el tiempo se convertirá en un hábito siempre que cumplas el horario.
Crea una rutina que no se centre exclusivamente en el trabajo. Da un paseo antes de empezar la jornada laboral, programa descansos y recompénsate por cumplir tus planes viendo un nuevo episodio de esa serie de televisión que tienes en la lista 📺
3 plantillas para organizarte en el trabajo
Las plantillas con secciones prefabricadas pueden ayudarte a mantenerte organizado, planificar tus días y mantener la concentración. ¡Echa un vistazo a estas tres plantillas de ClickUp que te convertirán en un mago de la organización! 🧙
1. Plantilla de plan de trabajo sencillo de ClickUp
Organice sus tareas esenciales y mantenga unido a su equipo en ClickUp
¿Necesita visualizar sus tareas y cronogramas? En ClickUp Plantilla sencilla de plan de trabajo proporciona la base para crear calendarios detallados, organizar su carga de trabajo y colaborar con su equipo.
La plantilla ofrece dos vistas: plan de proyecto y (diagrama de) Gantt del proyecto.
En la vista Plan del proyecto se lista todas las tareas y se proporciona información sobre ellas mediante Campos personalizados. De forma predeterminada/a, obtendrá la persona asignada, la fecha de inicio y vencimiento, la prioridad, la fase del proyecto, el progreso del proyecto y los comentarios. Puedes ser lo más detallado posible y mantener a todo el mundo informado.
La vista (diagrama de) Gantt del proyecto visualiza la tarea desde la vista anterior en un formato (diagrama de) Gantt . Ayuda a entender los cronogramas y a evitar solapamientos, impulsando así la organización en todos los ámbitos.
2. Plantilla ClickUp Simple To-Dos
Categorice las tareas urgentes, esenciales y no esenciales en una Lista de ClickUp para facilitar su vista
Organizar y gestionar los flujos de trabajo no es complicado cuando se utilizan las herramientas adecuadas. En Plantilla simple de tareas pendientes de ClickUp es la opción perfecta para cualquiera que desee crear resúmenes de tareas fáciles de seguir.
Esta plantilla incluye dos vistas Lista y una vista Tablero. La primera vista, más general, es Todas las tareas, donde introducirás tus tareas y las de tu equipo. Puedes añadir:
- Personas asignadas
- Fechas límite
- Estado
- Prioridad
- Comentarios
La vista clasifica automáticamente las tareas por estado (Por hacer, En curso, Bloqueada o Completada) para facilitar la navegación.
Para ordenar aún más las tareas, la vista Tareas priorizadas filtra las tareas urgentes que usted marcó como de alta prioridad. Te ayuda a despejar el ruido y a centrarte en las tareas que requieren tu atención inmediata.
La vista Tablero de estado es un tablero Kanban que convierte sus tareas en tarjetas agrupadas por su estado. Utiliza la interfaz de arrastrar y soltar de ClickUp para mover las tarjetas y organizar tu trabajo.
3. Plantilla de planificación diaria ClickUp
Controle sus tareas diarias con la plantilla de planificación diaria de ClickUp
Una de las plantillas productivas que puede hacer para mejorar tu capacidad de organización es crear un plan detallado de tus tareas. De ese modo, rendirás cuentas, tendrás el máximo control sobre tu día y minimizarás el riesgo de que algo se te escape de las manos. En Plantilla de planificación diaria ClickUp es una solución sencilla para sus problemas de organización.
De forma predeterminada/a, la plantilla se centra en sus metas personales. La vista Todas las tareas muestra las tareas agrupadas en dos categorías: Seguimiento de hábitos y Tareas personales. Sin embargo, como las plantillas de ClickUp son conocidas por su personalización, puede cambiarla para que también incluya las tareas atrasadas.
Utilice Campos personalizados (como Estado, Persona asignada, Fecha límite y Prioridad) para proporcionar detalles sobre sus tareas y gestionar flujos de trabajo con confianza.
La vista Tablero visualiza sus tareas en un tablero Kanban, mientras que la vista Calendario le ayuda a planificar cronogramas y calendarios.
Organiza tu trabajo con ClickUp
Una mala organización puede impedirte brillar como la estrella que eres. ⭐
Sea cual sea la causa de tu falta de organización, ClickUp puede ayudarte. Sus plantillas, integraciones con más de 1.000 aplicaciones más de 15 vistas, opciones de correlacion de procesos y las herramientas de gestión del tiempo pueden ayudarle a mantenerse en el buen camino y convertirse en un experto en organización. Pruebe la versión gratuita de ClickUp y descubra por qué el mundo se ha vuelto loco con esta plataforma tan fácil de usar