Uno de los aspectos más importantes de la gestión de un proyecto es delegar el trabajo. Aunque seas una superestrella, lo cierto es que no puedes hacer todo el trabajo pesado tú solo. Necesita miembros de su equipo que se encarguen de las tareas para que usted pueda centrarse en otras prioridades .
Además, delegar trabajo permite a tus compañeros implicarse y aprovechar sus puntos fuertes.
Tanto si diriges un equipo pequeño como si supervisar varios proyectos la delegación de tareas a otros miembros del equipo le ayuda a cumplir sus metas y facilita el proceso. Pero a veces es más fácil saber cómo delegar el trabajo que hacerlo, sobre todo si eres nuevo en la gestión.
Aquí profundizaremos en el tema de la delegación, ofreceremos orientación sobre cómo delegar tareas y destacaremos las numerosas ventajas de delegar trabajo en otros miembros del equipo. A continuación, ofreceremos consejos sobre cómo delegar trabajo para que puedas ser un directivo más eficaz. 🤩
¿Qué es la delegación?
La delegación es el proceso de reasignar tareas específicas a otras personas de tu equipo. Se termina para que los jefes de equipo y los directivos puedan centrar sus esfuerzos en otra cosa mientras otro miembro del equipo se encarga de las tareas para las que usted no tiene tiempo. Delegación de tareas también entra en juego cuando una tarea o actividad se adapta mejor al conjunto de competencias de alguien del equipo.
La delegación es un componente crítico de gestión de equipos pero también es intimidante, sobre todo para los nuevos directivos.
Para algunos directivos, dejar ir es difícil. Esto es especialmente cierto si eres un directivo al que le gusta tener el control y ser un colaborador en cada tarea.
Para otros directivos, determinar las tareas adecuadas para delegar es todo un reto. Otras veces, la gestión y organización de tareas puede ser caótica, lo que dificulta delegar aunque se quiera.
Esta actividad de gestión también requiere grandes dotes de liderazgo y habilidades de delegación. Pendiente, hay que comunicar con claridad, ser organizado y ofrecer compatibilidad. También tiene que ser capaz de identificar cuándo debe hacer el trabajo usted mismo y cuándo debe delegar tareas. 🛠️
Cuándo delegar tareas
Saber cuáles son las tareas adecuadas para delegar no es una ciencia exacta; es más bien un arte. No existe un escenario específico en el que deban delegarse todas las tareas. Depende de las necesidades de su empresa, del ancho de banda de su equipo y de los resultados deseados.
Sin embargo, hay algunas pautas que puede utilizar para decidir qué tareas debe delegar en su proceso de delegación. Empiece por plantearse las siguientes preguntas para determinar si debe delegar el trabajo:
- ¿Esta tarea consume mucho tiempo ? Si tiene muchas tareas pendientes que le quitan una parte importante de su tiempo y atención que podría dedicar mejor a otra cosa, puede que haya llegado el momento de delegar la responsabilidad en otra persona que tenga tiempo suficiente para asumirla
- ¿Las tareas repetitivas suelen delegarse en otros miembros del equipo? Esta es una forma fácil de delegar sin tener que dedicar constantemente tiempo a la formación y al traspaso de nuevos trabajos
- ¿Está alguien del equipo mejor preparado para llevar a cabo este trabajo? Si no tienes las habilidades necesarias para completar la actividad o alguien del equipo tiene un conocimiento más profundo del tema, considera delegarle el trabajo
- **Los buenos líderes quieren que sus equipos crezcan y aprendan con la empresa. La identificación de tareas delegadas que puedan aprovechar las habilidades existentes y aportar nuevos conocimientos ayuda a cumplir esta meta
- ¿Tengo capacidad para formar eficazmente al empleado, revisar su trabajo y proporcionarle compatibilidad durante el proceso de delegación? Delegar tareas no consiste en entregar algo y no volver a ocuparse de ello. Tiene que desempeñar un rol activo ofreciendo compatibilidad, orientación y revisando los resultados deseados. Asegúrese de que dispone de tiempo suficiente para ello
Decidir cómo delegar tareas y cuáles son buenas candidatas es todo un proceso. Además de hacerte estas preguntas, considera en quién delegarías el trabajo. Tenga en cuenta hasta qué punto sus lista de tareas pendientes es, cómo se sentirían haciendo estas tareas y si crees que es probable que tengan éxito o no. 💪
10 consejos para delegar tareas con eficacia
Ahora que ya sabes en qué consiste el trabajo Delegado, cuándo ponerlo en práctica y los beneficios de elegir a la persona adecuada, es hora de pensar en cómo lo pondrás en práctica. Tanto si es la primera vez que delegas como si buscas formas de mejorar tus habilidades, aquí tienes 10 consejos útiles para delegar con eficacia. 🌻
1. Decide qué delegar
En primer lugar, tienes que decidir qué trabajo quieres delegar. Como empresario, puede que sólo delegue unas pocas tareas en un asistente o autónomo. Puede que quieras delegar docenas de tareas en distintos departamentos como gestor de proyectos o jefe de equipo.
Independientemente de lo que decida delegar, es importante que piense con precisión qué quiere transferir a otros miembros del equipo.
Añade múltiples asignados y delega los comentarios de tus tareas de ClickUp
En general, los siguientes tipos de trabajo son grandes candidatos para la delegación:
- Tareas periódicas
- Trabajo que coincide con la experiencia o los intereses de un miembro del equipo
- Trabajo relacionado con un proyectometas de la persona ### 2. Crear un marco para una comunicación clara
Como jefe de equipo, sabes lo vital que es la comunicación. La delegación no es diferente. Tiene que establecer un marco de comunicación claro marco y las expectativas de comunicación .
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Utilice Plantilla de matriz de delegación de autoridad de ClickUp para agilizar la toma de decisiones en su equipo. Nueve campos personalizados le permiten asignar autoridad, mientras que tres vistas le permiten crear una base de datos de información para que todos sepan quién está a cargo de qué.
Herramientas de seguimiento integradas y dependencia del proyecto las advertencias le informan de los riesgos potenciales y de los hitos correctos.
3. Conozca los puntos fuertes de su equipo
Cuando delegas trabajo, quieres asegurarte de que la persona a la que se lo asignas tiene lo que necesita para tener éxito. Eso significa conocer sus aptitudes y ofrecerle oportunidades para que aprenda nuevas habilidades relevantes.
La mejor forma de conseguirlo es organizar periódicamente reuniones individuales . Pregunte al empleado cuáles son sus metas profesionales, en qué le gusta trabajar y si quiere probar algo fuera de lo normal ámbito de trabajo .
Tenga en cuenta sus puntos fuertes para poder crear equipos de alto rendimiento que se adapten a su flujo de trabajo específico. Es mucho más fácil trabajar desde una única vista para ver los puntos fuertes y débiles de todo el equipo.
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¿Tienen capacidad de gestión ¿pueden aprovechar para gestionar a una o dos personas más del equipo? ¿Tienen conocimientos técnicos que puedan ayudar a su equipo de desarrollo?
Esta es la razón por la que el Plantilla para correlacionar competencias ClickUp es muy práctica para registrar información detallada sobre su equipo, miembros externos o autónomos y otros activos que podrían alterar su flujo de trabajo ideal. Sean cuales sean sus puntos fuertes, asegúrate de tenerlos en cuenta junto con los intereses del empleado a la hora de delegar trabajo. 🏋️
Bonus: Plantillas de la matriz de competencias !
4. Crear prioridades
Los líderes eficaces saben priorizar el trabajo y lo importante que es distinguir qué tareas deben completarse primero para evitar retrasar un proyecto. Para delegar tareas, es fundamental comunicar con claridad qué elementos deben abordarse en primer lugar.
De este modo, el miembro del equipo sabe por dónde empezar y tiene una hoja de ruta para lo que viene después.
Utilice esta plantilla de matriz de prioridades de ClickUp para identificar las tareas críticas en función de su urgencia, impacto e importancia
Este paso es muy importante; es una de las principales razones por las que los equipos utilizan Plantilla de matriz de prioridades de ClickUp . Empiece por hacer una lista de todas las tareas que deben completarse. Evalúe la importancia de cada una y cuáles son urgentes.
Introdúcelas en la matriz de prioridades para organizar visualmente lo que tiene prioridad. Los miembros del equipo pueden usar esto como referencia para saber en qué trabajo tienen que centrarse primero, y pueden ver rápidamente lo que viene a continuación.
5. Ofrecer contexto y antecedentes
Su trabajo tiene más éxito cuando comprende su rol en la reunión de las metas de la empresa. Lo mismo ocurre con los miembros del equipo en los que delegue tareas.
Ayúdeles a entender cómo la tarea o el proyecto en el que están trabajando encaja en el panorama general y en el resultado deseado. Si entienden cómo contribuyen al equipo y se sienten una pieza importante del rompecabezas, es más probable que quieran tener éxito.
El contexto también ayuda a los miembros de su equipo a comprender plenamente el propósito de la tarea. Puede que usted sea un profesional en estas tareas, pero para sus compañeros son nuevas. Ofrézcales acompañarles en la tarea o cree un vídeo en el que muestre cómo lo hace usted.
De este modo, podrá sentirse seguro al delegar las tareas y saber que los miembros de su equipo disponen de la información necesaria para completar el trabajo con éxito.
Ejemplo de matriz RACI en documentos de ClickUp
También ayuda a proporcionar información sobre la estructura organizativa del proyecto. Una herramienta como la Matrices RACI de ClickUp pueden ofrecer a los miembros del equipo información sobre roles del proyecto , resultados del proyecto , y a quién dirigirse en caso de que surja algún problema. 📝
Si quieres cultivar equipos de alto rendimiento, necesitas una estructura que les ayude a abordar las tareas (y a ocuparse de las que llevan más tiempo) para que tanto tú como tu equipo sepáis exactamente qué se espera de vosotros. Delegar con eficacia ayuda a que todos conozcan la tarea que tienen entre manos.
6. Proporcione compatibilidad donde sea necesario
Como gestor de proyectos o jefe de equipo, debe dar compatibilidad a su equipo a lo largo de todo el proyecto, no sólo al principio, cuando proporciona el contexto. Esto puede significar ofrecer formación si hay habilidades que necesitan desarrollar para tener éxito.
También puede significar ofrecer compatibilidad con recursos como software de gestión de tareas -respaldo financiero o conexión con expertos que puedan dar compatibilidad a su trabajo.
7. Dar prioridad a los resultados sobre el proceso
El hecho de que un miembro del equipo complete la tarea de forma distinta a como lo haría usted no significa que no haya hecho un buen trabajo. Céntrate en el resultado más que en cómo lo han conseguido. Aprendemos y trabajamos de forma diferente, así que mantén la mente abierta cuando revises cada tarea delegada.
El buen trabajo y los resultados son lo que debe importar. 🏆
8. Centrarse en la autonomía pero controlando
Ajuste las tareas para que se repitan por hora o evento en ClickUp, de modo que no tenga que microgestionar las tareas que delega
Confiar en las personas con las que trabaja para que hagan su trabajo y terminen las cosas a tiempo es maravilloso. Pero eso no significa que no deba intervenir. Da a los miembros de tu equipo espacio y tiempo para terminar el trabajo, pero programa controles periódicos.
Hable con los miembros de su equipo sobre la frecuencia con la que desea comprobar su trabajo. Debe encontrar el equilibrio entre no microgestionar y hacer revisiones periódicas.
Muchos jefes deciden reunirse cada quince días o cada mes. Otros, que trabajan en proyectos con un cronograma más largo, deciden reunirse trimestralmente. Durante estas reuniones, proporcione compatibilidad si tienen preguntas o preocupaciones y ofrezca orientación para ver el trabajo completado.
Recuerde que, al fin y al cabo, usted es el responsable del intento correcto del proyecto. Una vez completado, planifica una revisión para analizar qué ha funcionado bien y qué puede mejorarse. Puedes introducir estos cambios en tu gestión del flujo de trabajo procesos para el siguiente proyecto.
9. Celebrar las victorias
Como seres humanos, nos gusta trabajar en un entorno positivo y ver que se valora y reconoce nuestro trabajo. Celebre los hitos y las pequeñas victorias siempre que sea posible. Esto levanta la moral, crea un ambiente divertido en el que trabajar y ofrece incentivos para hacer un buen trabajo. 🥳
10. Revisa el trabajo y utiliza los comentarios para orientar tu proceso
Delegar con éxito no consiste sólo en asignar tareas y verlas completadas. Un componente clave de la delegación es revisar el proceso para ver qué ha funcionado y qué puede mejorarse. Pide a los miembros de tu equipo que te den su opinión constructiva sobre el proceso.
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Identifique las áreas en las que ambos han tenido éxito y considere si hay margen de mejora.
Ventajas de delegar responsabilidades en el trabajo
A buen gestor de proyectos sabe lo valioso que es delegar con eficacia. Le permite centrar sus esfuerzos en otra cosa, y las habilidades de delegación ayudan a construir su equipo para que todos rindan al máximo y en el resultado deseado. ✨
Estas son algunas de las principales ventajas de la delegación:
- **La delegación permite a los miembros del equipo adoptar un enfoque práctico. Al participar activamente, aprender nuevas competencias y desempeñar un rol en proyectos importantes, los miembros del equipo se sentirán más estrechamente conectados a la empresa y como si marcaran la diferencia con su trabajo
- Reduce el agotamiento: Cuando se delegan tareas de forma eficaz, se reparte la carga de trabajo. De este modo, cada miembro del equipo estará ocupado pero no abrumado ni agotado. Una visión de la carga de trabajo de cada miembro del equipo conduce a una mayor atención al bienestar del equipo y a una cultura de empresa feliz
Comprenda de un vistazo quién de su equipo tiene menos o más trabajo del necesario para poder reasignar fácilmente sus recursos
- Promueve el desarrollo profesional y la innovación: Al permitir que su equipo trabaje en tareas por su cuenta, les da una licencia creativa para encontrar soluciones innovadoras y nuevos enfoques
- Fomenta la confianza y la comunicación: La delegación requiere que las personas se comuniquen eficazmente. También favorece la autonomía, ya que los directivos confían en los miembros del equipo para asumir el trabajo sin microgestionar el proceso
- Puede ahorrar tiempo y ayudarle a alcanzar nuevos hitos : Al repartir el trabajo eficazmente, tardará menos tiempo en completar un proyecto y alcanzar sus metas
- Facilita la elaboración de presupuestos: Dividir los proyectos en pequeñas tareas para cada miembro del equipo facilita la elaboración de presupuestos, ya que se dispone de una hoja de ruta clara de todos los recursos y personas implicados
Desafíos de la delegación de tareas
Delegar tareas con éxito es una habilidad fundamental para cualquier directivo, pero es todo un reto. He aquí algunos obstáculos comunes que los directivos pueden encontrar en el proceso de delegación:
- Falta de confianza: A algunos directivos les resulta difícil confiar en que otros completarán las tareas según sus estándares, lo que les lleva a mostrarse reacios a ceder responsabilidades
- Miedo a perder el control: Delegar significa perder cierto grado de control sobre la ejecución de las tareas, lo que puede resultar incómodo para los directivos acostumbrados a supervisar cada detalle
- Formación insuficiente: Los miembros del equipo pueden carecer de las habilidades o conocimientos necesarios para asumir determinadas tareas, lo que requiere tiempo y recursos para la formación
- Dificultad para asignar las tareas adecuadas a las personas adecuadas: Asignar las tareas al miembro del equipo adecuado en función de sus habilidades, intereses y carga de trabajo puede resultar complejo
- Resistencia de los miembros del equipo: No todos los empleados están dispuestos a asumir responsabilidades adicionales, especialmente si se sienten sobrecargados de trabajo o si la tarea parece fuera de su área de especialización
- Comunicación ineficaz: Los malentendidos sobre las expectativas de la tarea, los plazos o los objetivos pueden dar lugar a malos resultados en el proceso de delegación
- Limitaciones de tiempo : Una delegación adecuada requiere tiempo para la formación, el seguimiento y la retroalimentación, lo que puede suponer un reto enentornos de ritmo rápido ## Aprovechar el poder de la delegación de tareas
Dominar el arte de la delegación consiste en saber qué tareas delegar, a quién asignarlas y cómo hacerlo con eficacia. Con estos 10 consejos, estará en el buen camino para aplicar con éxito la delegación en todos los niveles de su organización. Pruebe ClickUp hoy mismo para gestionar todos sus procesos de gestión de proyectos. Desde la organización y asignación de tareas hasta la creación de una matriz de prioridades y el uso de herramientas de seguimiento para supervisar el progreso, encontrará lo que necesita para ser un líder eficaz. 👩🏽💼