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Los gestores de proyectos son las personas a las que hay que acudir para que las cosas se hagan de manera eficiente y eficaz. Se aseguran de que los proyectos sigan su curso, los equipos se mantengan coordinados y se cumplan las metas. Pero, ¿qué hace que un gestor de proyectos sea bueno?
Un gestor de proyectos exitoso debe combinar habilidades técnicas, de liderazgo y de comunicación. A continuación se enumeran las 10 habilidades imprescindibles que todo buen gestor de proyectos debe poseer para tener éxito:
1. Optimiza la comunicación
Los buenos gestores de proyectos son capaces de comunicar de forma clara y eficaz lo que hay que hacer y cuándo, de modo que todos los implicados sepan lo que se espera de ellos. Esto incluye mantener informados a los miembros del equipo de cualquier cambio en el proyecto, así como proporcionarles comentarios y orientación.
El PMI afirma que, si ese nivel de comunicación continúa, «existe el peligro de no alcanzar los objetivos u otros resultados».
Vaya. ¿Puede ser malo comunicarse demasiado? Sí, cuando no está sistematizado o no es claro, o cuando tu «comunicación» consiste en unos cuantos correos electrónicos inconexos. La capacidad de comunicarse marca una gran diferencia en el intento correcto o el fracaso de un proyecto.
Se podría pensar que los gestores de proyectos eficaces sabrían cómo hacerlo con buenas herramientas de gestión de proyectos. Esa capacidad es una habilidad comunicativa que se suele pasar por alto.
Una potente herramienta de gestión de proyectos como ClickUp te ayuda a optimizar la comunicación, proporciona actualizaciones a las partes interesadas y los patrocinadores, y delimita claramente cuándo deben completarse el trabajo y las tareas.
2. Actitud positiva hacia el trabajo
Si el gestor de proyectos considera que el trabajo no es razonable o factible, ¿cómo se sentirán el resto de los miembros del equipo?
Un buen gestor de proyectos tiene la capacidad de comprender las prioridades de la organización, transmitir esos valores a su equipo de proyecto y establecer la conexión entre cómo se relacionan con los proyectos y tareas individuales. Estos gestores de proyectos también trabajan con el equipo en las estrategias para lograr esa visión.
Para cumplir con los plazos, las fechas límite y mantener el proyecto dentro del calendario previsto, el gestor de proyectos debe tener una actitud positiva respecto al trabajo que se está realizando y ayudar a todo el equipo a alcanzar los objetivos.
Equilibrar la positividad con la realidad sobre los riesgos y los problemas requiere intuición y experiencia, lo que nos lleva al siguiente punto:
3. Resuelve problemas
Puede parecer obvio, pero un buen gestor de proyectos es capaz de resolver problemas. Y lo que es mejor, está capacitado para resolver los retos que plantea la gestión de proyectos. La resolución básica de problemas implica estos cinco pasos.
- Identifica el problema
- Determina las causas
- Generar soluciones
- Analiza las soluciones.
- Ponte en marcha
Estos cinco pasos parecen sencillos, pero a menudo no nos tomamos el tiempo necesario para seguirlos con claridad. Es posible que conozcamos el problema, pero no lo evaluemos desde todos los ángulos ni documentemos las ideas del equipo sobre qué hacer a continuación.
Esto puede significar sacar lápiz y papel para concentrarse realmente y pensar en lo que sucedió. Anote cada paso del proceso y anote ideas sobre lo que funcionó y lo que no funcionó en cada fase.
A continuación, se muestra un ejemplo del uso de esta lista de control de gestión de proyectos para resolver un problema de los empleados:
Paso uno: identificar el problema
El empleado tiene dificultades para cumplir con los plazos.
Paso dos: Determinar las causas
Tienen demasiado trabajo y no disponen de tiempo suficiente para completarlo todo.
Paso tres: generar soluciones
Entre las posibles soluciones se podrían incluir delegar tareas a otros miembros del equipo, establecer plazos realistas o utilizar una herramienta de gestión de proyectos para gestionar mejor las cargas de trabajo.
Paso cuatro: Analizar las soluciones
Analizar las soluciones implicará sopesar los pros y los contras de cada una de ellas y determinar cuál es la más adecuada para cada miembro del equipo.
Paso cinco: pasa a la acción
Una vez que hayas determinado cuál es la mejor solución, es hora de pasar a la acción y poner en marcha un plan de gestión de proyectos exitoso.
Seguir esta sencilla lista de control para la resolución de problemas puede convertir a un gestor de proyectos competente en uno fiable.
4. Mantiene la calma
Bueno, no es lo mismo que ser médico de urgencias o policía. Pero el gestor de proyectos tiene que equilibrar las necesidades del proyecto con las prioridades de la organización, los resultados del equipo y las contribuciones personales que también deben realizar. Por no hablar de los elementos frustrantes que pueden estar fuera del control del gestor de proyectos, como los sistemas o flujos de trabajo obsoletos.
Esto puede resultar estresante.
Pero un buen gestor de proyectos tiene la capacidad de dar un paso atrás, analizar las siguientes opciones y aprender lecciones incluso en medio de los contratiempos.
El gestor de proyectos es quien debe poner orden y volver a abordar el proyecto, quizá desde una perspectiva diferente. Pero en este caso, el gestor de proyectos tiene que saber qué ha fallado y no volver a cometer el mismo error. Un buen gestor de proyectos debe ser capaz de identificar qué ha fallado y ofrecer soluciones alternativas (véase el punto n.º 3).
Mantén la compostura y lidera bien. Colabora con tu equipo para encontrar la solución adecuada para todos.
5. Sabe delegar bien
¿Por qué es importante delegar bien? Un gestor de proyectos puede lograr más. Es posible que puedas asumir el rol y contribuir durante un tiempo, pero al final, las exigencias de tu tiempo te abrumarán.
De hecho, lograrás más si empoderas a las personas de inmediato.
«El límite superior de lo que es posible solo aumentará con cada colaborador al que empoderes para que contribuya con su mejor trabajo a tus prioridades compartidas. Del mismo modo, tu poder disminuye con cada iniciativa a la que te aferras innecesariamente», señala Jesse Sostrin, de PwC, en la revista Harvard Business Review.
Con ese fin, los gestores de proyectos exitosos comprenden las fortalezas y debilidades de las personas que gestionan y luego utilizan y despliegan sus fortalezas para aumentar el rendimiento.
El uso de una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp te ayuda a delegar gracias a su transparencia, la elaboración de informes, sus detalles y su función de comentarios. Además, su jerarquía es fácil de usar, lo suficientemente sólida para equipos multifuncionales, pero con opciones de privacidad que se pueden personalizar para los gerentes o solo para colaboradores seleccionados.
6. Prioriza el trabajo
No todos los elementos pueden ser la prioridad número uno. Por definición, algo tiene que quedar en segundo lugar. Un buen gestor de proyectos sabrá cómo priorizar el trabajo del equipo y tomar la decisión correcta.
¿Cuál es la clave? Entender la diferencia entre lo urgente y lo importante, y eliminar las distracciones. Un patrocinador o una parte interesada en el proyecto puede exigir que se haga lo antes posible, pero un buen gestor de proyectos mantiene la calma y sabe cómo priorizar lo que es más importante.
¿Por qué es importante? Porque las tareas importantes añaden valor. Es el valor de la matriz de Eisenhower. La matriz de Eisenhower es un sistema basado en cuadrantes en el que las tareas se separan según su importancia y valor.
Después de comprender la importancia y el valor de cada tarea, un buen gestor de proyectos estimará el tiempo que requiere cada una y, a partir de ahí, las clasificará por orden de importancia.
7. Colabora y escucha
Colaborar consiste en trabajar conjuntamente y, para hacerlo con éxito, es imprescindible escuchar activamente. No se puede colaborar sin escuchar y sin intentar comprender.
Si trabajas con un equipo de desarrollo de proyectos y el código falla o no supera el control de calidad, es recomendable evaluar la situación antes de sacar conclusiones precipitadas. Es posible que las primeras preguntas no te den la respuesta exacta que necesitas, por lo que quizá tengas que utilizar diferentes enfoques para encontrar la solución.
Trabajar en equipo te ayuda a probar cosas nuevas, experimentar y encontrar soluciones para avanzar.
Un buen gestor de proyectos fomentará la colaboración en equipo y creará un ambiente estimulante, en lugar de aislar a cada persona en su propio silo.
Las buenas herramientas, como ClickUp y otras herramientas de colaboración en línea, pueden ayudarte a terminar ese trabajo pendiente.
Al contar con un conjunto transparente de proyectos y tareas, los miembros del equipo pueden ver lo que tienen pendiente y las fechas en las que deben terminarlo. Las buenas herramientas de colaboración deben fomentar la productividad, no restarle valor.
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8. Gestiona el tiempo
Uno de los principales roles de un gestor de proyectos es asegurarse de que el equipo cumpla con los plazos y se mantenga al día con el calendario del proyecto.
Eso no significa el seguimiento minucioso de cada minuto dedicado a las tareas o microgestionar cada uno de sus movimientos (eso sería una pesadilla), sino comprender qué tareas están pendientes y cuándo deben completarse.
La gestión del tiempo también incluye el seguimiento de lo que está sucediendo en cada momento y de los recursos disponibles para cada tarea. Aquí es donde destaca una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp, ya que permite dividir el trabajo en partes manejables que contribuyen a las metas generales del equipo.
9. Centrado en las partes interesadas
Una parte interesada es cualquier persona que influye o se ve afectada por tu proyecto y sus resultados.
Estas personas tienen un interés particular en lo que estás haciendo, por lo que debes asegurarte de que estén al tanto de lo que está sucediendo. Un buen gestor de proyectos mantendrá informadas a las partes interesadas, pero también les explicará lo que se necesita para ofrecerles lo que buscan.
Esto es lo que hace un buen gestor de proyectos: establece relaciones con las partes interesadas y los miembros del equipo. De este modo, cuando surgen cambios o retos, el gestor de proyectos puede tomar la iniciativa antes de que se convierta en un problema mayor.
10. Motivación
Por último, un buen gestor de proyectos debe comprender qué es posible y cuáles son los límites.
Cuando se enfrentan a un reto, deben ser lo suficientemente creativos como para idear sus propias soluciones y formas de abordarlo. También deben pensar de forma innovadora en lo que respecta a la gestión de proyectos para mantenerse al día. Descubre lo que las nuevas tecnologías pueden hacer para que el proyecto avance más rápido y mejor.
Los gestores de la gestión de proyectos innovadores y creativos son los que impulsan los proyectos. Aportan soluciones a problemas que nadie sabía que existían y encuentran formas de hacer posible lo que antes era imposible.
Estos consejos y técnicas de gestión del tiempo te ayudarán:
Conviértete en un excelente gestor de proyectos para tu equipo.
Los gestores de proyectos eficaces saben lo que se necesita para convertir un proyecto mediocre en uno verdaderamente exitoso. Para ello se requiere una combinación de habilidades sociales, de gestión y de liderazgo, junto con las habilidades técnicas adecuadas para priorizar el trabajo y tomar las decisiones correctas.
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