Los gestores de proyectos son las personas a las que hay que acudir para hacer las cosas de forma eficiente y eficaz. Se aseguran de que los proyectos sigan su curso, los equipos estén coordinados y se cumplan las metas. Pero, ¿cómo es un buen gestor de proyectos?
Un gestor de proyectos de éxito debe tener una combinación de habilidades técnicas, de liderazgo y de comunicación. A continuación se enumeran 10 aptitudes imprescindibles para la gestión de proyectos que todo gran gestor de proyectos debe poseer para tener éxito:
1. Agiliza la comunicación
Los buenos gestores de proyectos son capaces de comunicar con claridad y eficacia lo que hay que hacer y cuándo, para que todos los implicados sepan lo que se espera de ellos. Esto incluye mantener informados a los miembros del equipo de cualquier cambio en el proyecto, así como proporcionar información y orientación.
El PMI afirma que si se mantiene ese nivel de comunicación, "se corre el peligro de perder la
u otros resultados"
Ouch. ¿Puede ser mala demasiada comunicación? Sí, cuando no está sistematizada ni es clara o cuando tu "comunicación" consiste en unos cuantos correos electrónicos sin hilo. En
marca una enorme diferencia en el intento correcto o fallido de un proyecto.
Se podría pensar que los gestores de proyectos eficaces saben cómo hacerlo con una buena comunicación
herramientas de gestión de proyectos
. Esa capacidad es una habilidad de comunicación que se pasa por alto.
Una potente herramienta de gestión de proyectos como
le ayuda a agilizar la comunicación, proporciona actualizaciones a las partes interesadas/patrocinadores y delimita claramente los plazos de entrega del trabajo y las tareas.
2. Positivo sobre el trabajo
Si el gestor del proyecto considera que el trabajo no es razonable o realizable, ¿cómo se sentirá el resto de los miembros del equipo?
Un gran proyecto
tiene la capacidad de comprender las prioridades de la organización
, trasladar esos valores a su equipo de proyecto y conectar cómo se relacionan con los proyectos y tareas individuales. Estos gestores de proyectos también trabajan con el equipo en las estrategias para alcanzar esa visión.
Para cumplir los plazos, las fechas de entrega y mantener el proyecto dentro de lo previsto, el gestor de proyectos debe mostrarse positivo respecto al trabajo que tiene entre manos, ayudando a todo el equipo a conseguirlo.
Equilibrar la positividad con la realidad sobre el
requiere intuición y experiencia, lo que nos lleva al siguiente punto:
3. Resuelve problemas
Esto puede parecer obvio, pero un buen gestor de proyectos
. Y mejor aún, están capacitados para resolver
retos de la gestión de proyectos
. La resolución básica de problemas implicará estos cinco pasos.
- Identificar el problema
- Determinar las causas
- Generar soluciones
- Analizar las soluciones
- Pasar a la acción
Estos cinco pasos parecen sencillos, pero a menudo no nos tomamos el tiempo necesario para recorrerlos con claridad. Puede que conozcamos el problema, pero no lo evaluemos desde todos los ángulos ni documentemos las ideas del equipo sobre lo que hay que hacer a continuación.
Esto puede significar sacar lápiz y papel para centrarse realmente y pensar en lo sucedido. Anota cada paso del proceso y apunta ideas sobre lo que funcionó y no funcionó en cada fase.
He aquí un ejemplo de utilización de este proyecto
para resolver un problema de los empleados:
Primer paso: identificar el problema
El empleado tiene dificultades para cumplir sus plazos.
Segundo paso: determinar las causas
Tienen demasiado trabajo y poco tiempo para completarlo.
Tercer paso: Generar soluciones
Las posibles soluciones podrían incluir la delegación de tareas a otros miembros del equipo, el ajuste de plazos realistas o el uso de una herramienta de gestión de proyectos para gestionar mejor las cargas de trabajo.
Cuarto paso: Analizar las soluciones
Analizar las soluciones implicará sopesar los pros y los contras de cada solución y determinar qué funciona mejor para cada miembro del equipo.
Quinto paso: Pasar a la acción
Una vez que haya determinado cuál es la mejor solución, es el momento de pasar a la acción y poner en práctica un plan de gestión de proyectos de éxito.
Seguir esta sencilla lista de control para la resolución de problemas puede convertir a un gestor de proyectos decente en uno fiable.
4. Mantén la calma
No está al mismo nivel que ser médico de urgencias o policía. Pero el gestor de proyectos tiene que equilibrar las necesidades del proyecto, junto con las prioridades de la organización, el rendimiento del equipo y cualquier contribución personal que deba hacer también. Por no mencionar los elementos frustrantes que pueden escapar al control del gestor de proyectos, como sistemas o flujos de trabajo obsoletos.
Esto puede ser estresante.
Pero un buen gestor de proyectos tiene la capacidad de dar un paso atrás, analizar las siguientes opciones y aprender lecciones incluso en medio de los contratiempos.
El gestor de proyectos es quien debe hacer borrón y cuenta nueva y abordar el proyecto de nuevo, quizá desde una perspectiva diferente. Pero en este caso, el gestor de proyectos tiene que saber qué salió mal y no volver a cometer el mismo error. Un buen gestor de proyectos debe ser capaz de determinar qué falló y ofrecer soluciones alternativas (véase el punto 3).
Mantenga la compostura y dirija bien. Colabore con su equipo para encontrar la solución adecuada para todos.
5. Delega bien
¿Por qué es importante delegar bien? Un gestor de proyectos puede conseguir más. Es posible que puedas deslizarte en el rol y contribuir durante un tiempo, pero con el tiempo, las demandas de tu tiempo te abrumarán.
De hecho, conseguirá más si delega en la gente desde el principio.
"El límite superior de lo posible aumentará sólo con cada colaborador al que capacites para contribuir con su mejor trabajo a vuestras prioridades compartidas. Del mismo modo, tu poder disminuye con cada iniciativa a la que te aferras innecesariamente", anota Jesse Sostrin, de PwC, en la publicación
.
Para ello, los intentos correctos de gestión de proyectos comprenden los puntos fuertes y débiles de las personas que dirigen y, a continuación, utilizan y despliegan sus puntos fuertes para aumentar el rendimiento.
Utilizar una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp
con su función de transparencia, (elaboración de) informes, detalles y comentarios. Y su jerarquía es lo suficientemente robusta y fácil de usar como para que
pero con un uso compartido de la privacidad que puede personalizarse para los gestores o sólo para una selección de colaboradores.
6. Prioriza el trabajo
Cada elemento no puede ser la prioridad número uno. Por su propia definición, algo tiene que caer al número dos. Un buen gestor de proyectos entenderá que
para el equipo y luego tomar la decisión correcta.
¿Cuál es la clave? Comprender el
urgente vs. importante
y eliminar el ruido. Un patrocinador o
puede gritar lo antes posible, pero un buen gestor de proyectos mantiene la calma y sabe priorizar lo más importante.
¿Por qué es importante? Porque las tareas importantes añaden valor. Es el valor de la matriz de Eisenhower. En
Matriz Eisenhower es un sistema basado en cuadrantes
en el que las tareas se separan por su importancia y valor.
Tras comprender la importancia y el valor de cada tarea, un buen gestor de proyectos calculará el tiempo necesario para cada una y, a partir de ahí, las clasificará por importancia.
7. Colabora y escucha
Colaborar consiste en trabajar conjuntamente y, para hacerlo con éxito, es imprescindible escuchar activamente. No se puede colaborar sin escuchar y tratar de comprender.
Si estás trabajando con un equipo de desarrollo y el código no funciona o no pasa el control de calidad, querrás evaluar la situación antes de sacar conclusiones precipitadas. Es posible que una o dos preguntas iniciales no te lleven a la respuesta exacta que necesitas, sino que tengas que utilizar distintos enfoques para encontrar la solución.
Trabajar juntos te ayuda a probar cosas nuevas, experimentar y encontrar una solución hacia adelante.
Un buen gestor de proyectos fomentará esto
y crear un entorno estimulante, en lugar de aislar a cada persona en su propio silo.
Buenas herramientas, como
y estos otros
herramientas de colaboración en línea
-pueden ayudarte a tener ese trabajo terminado.
Al disponer de un conjunto transparente de proyectos y tareas, los miembros del equipo pueden ver lo que tienen que hacer y las fechas en las que deben tenerlo terminado. Las buenas herramientas de colaboración deben fomentar la productividad, no mermarla.
ventajas
el sitio web pLANTILLAS DE CURRÍCULUM PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS: https://clickup.com/es-ES/blog/142770/plantillas-de-curriculos-de-gestores-de-proyectos/ plantillas de curriculum vitae para la gestión de proyectos plantillas de currículum de gestión de proyectos
!
8. Gestiona el tiempo
Uno de los principales roles de un gestor de proyectos es asegurarse de que el equipo cumple los plazos y se mantiene al día con el calendario del proyecto.
No se trata de hacer un seguimiento de cada minuto dedicado a las tareas ni de microgestionar cada uno de sus movimientos (sería una pesadilla), sino de entender qué hay que hacer y cuándo hay que completarlo.
también incluye el seguimiento de lo que está ocurriendo en cada momento y de los recursos disponibles para cada tarea. Aquí es donde brilla una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp, porque puede dividir el trabajo en trozos manejables que alimentan las metas más grandes de su equipo.
9. Centrado en las partes interesadas
Una parte interesada es cualquier persona que afecta o se ve afectada por su proyecto y sus resultados.
Estas personas tienen un interés personal en lo que estás haciendo, así que tienes que asegurarte de que se mantienen al día de lo que está pasando. Un buen gestor de proyectos mantendrá informados a los interesados, pero también les explicará lo que hace falta para conseguir lo que buscan.
Esto es lo que hace un buen gestor de proyectos: establecer relaciones con las partes interesadas y los miembros del equipo. De este modo, cuando surgen cambios o desafíos, el PM puede tomar la iniciativa antes de que se conviertan en un problema mayor.
10. Motivación
Por último, un buen gestor de proyectos debe saber qué es posible y cuáles son los límites.
Cuando se enfrentan a un reto, deben ser lo bastante creativos como para idear sus propias soluciones y formas de abordarlo. También debe ser creativo en la gestión de proyectos para no quedarse atrás. Ver qué pueden hacer las nuevas tecnologías para que el proyecto avance más rápido y mejor.
Los gestores de proyectos innovadores y creativos son los que hacen avanzar los proyectos. Idean soluciones a problemas que la gente no sabía que existían y encuentran formas de hacer posible lo que antes era imposible.
Estos consejos y técnicas de gestión del tiempo te ayudarán:
Conviértete en un gran gestor de proyectos para tu equipo
Los gestores de proyectos eficaces saben lo que se necesita para convertir un proyecto aburrido en un proyecto realmente exitoso. Para ello, se necesita una mezcla de habilidades interpersonales, gestión y liderazgo, junto con los conocimientos técnicos adecuados para priorizar el trabajo y tomar las decisiones correctas.
y utilice el software de gestión de proyectos para sacar el máximo partido a su equipo