Un día, llegas al trabajo y..
Tu equipo ágil ha trabajado accidentalmente en una función que no está prevista para la próxima versión.
El equipo de contabilidad te recuerda que tu proyecto está haciendo saltar la banca.
Tu equipo se queja de que uno de sus miembros lleva una semana "enfermo".
El proyecto está terminado en un 25%... ¡y el plazo vence en tres días!
te ha dado un vuelco el corazón, ¿verdad?
estos son sólo algunos de los retos de la gestión de proyectos a los que un gestor tiene que enfrentarse cada día
Por eso, en este artículo trataremos siete retos habituales en la gestión de proyectos. Pero no se preocupe, también le proporcionaremos soluciones y le sugeriremos software de gestión de proyectos ¡para que nunca más tenga que lidiar con esos problemas!
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a resolver problemas
7 retos clave de la gestión de proyectos
Los problemas pueden surgir en todas las fases del proyecto ciclo de vida del proyecto .
Y hay cinco fases.
Eso significa que las probabilidades de enfrentarse a un reto se multiplican por 5
pero no te preocupes
Identifiquemos los retos más comunes en la gestión de proyectos y sus soluciones:
Desafío #1: No hay metas claras para el proyecto
¿Alguna vez se ha preguntado por qué está trabajando en un proyecto?
Lo más probable es que los demás miembros del equipo del proyecto piensen lo mismo
Cuando tu equipo carece de un claro metas del proyecto te sientes como perdido en el mar.
No sabes hacia qué dirección debes remar, ni sabes lo cerca que estás de tierra firme (el intento correcto). Por eso documentar las metas es una de las claves del éxito componentes de un plan Business .
Antes de que te des cuenta, se te acaban el tiempo, los recursos y la esperanza, y mientras tanto, el tigre frustrado (el cliente) te acosa para que cumplas lo prometido
qué asco.
Por si eso no fuera suficiente, también estás invitando a cenar a muchos otros retos de la gestión de proyectos:
- Mala comunicación: Nadie sabe lo que se supone que tiene que hacer
- Desviación del alcance: Trabajar en otras tareas no relacionadas con las metas
- Problemas presupuestarios cuenta con una comentar que puede utilizar para comentar las tareas y ofrecer comentarios claros.
Incluso puede añadir comentarios en hilos para organizar toda tu comunicación en pequeñas secciones.
Y si eso no es suficiente, siempre puedes subirte a un rápido
/ref/ https://clickup.com/blog/?p=10090 Zoom /%href/
llamada de una tarea a través de la Integración de Zoom. sólo esperamos Filtros de Zoom no causan ningún purroblema 😼 .
¿Buscas formas de agilizar la comunicación en equipo? Haz el meowst de_ estos 13 sencillos consejos.
Reto #4: Mala gestión de los recursos
Antes de hablar de este problema común, debemos definir qué es realmente un "recurso".
Un recurso es algo que puede ayudarle a gestionar proyectos.
Puede referirse a los miembros de tu equipo, a tus finanzas, a tus habilidades o incluso a una mascota que está a tu lado mientras te dedicas al trabajo teletrabajo.
La gestión de recursos implica planificarlos, programarlos y distribuirlos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Sin embargo, si no asigna sus recursos puedes encontrarte con dos problemas:
Desperdiciarás una tonelada de recursos (por ejemplo, la productividad de tu equipo) y ejercerás una presión innecesaria sobre otros equipos para que se hagan cargo de las tareas pendientes.
O te quedarás rápidamente sin recursos.
Por ejemplo, puedes sobrecargar de trabajo a tu equipo de proyecto pidiéndole que trabaje los fines de semana para cumplir los plazos.
Cómo asignar recursos eficazmente
Hay dos formas de gestionar los recursos: la fácil y la difícil.
La difícil requiere un Hoja de cálculo Excel para llevar un seguimiento de quién está trabajando en cada tarea. Tendrás que pasar horas creando y actualizando manualmente la hoja.
La última vez que lo comprobamos, gestión de la carga de trabajo consiste en reducir el trabajo, no en aumentarlo
Afortunadamente, la forma más sencilla es utilizar un programa de gestión de proyectos.
ClickUp le permite asignar tareas y subtareas a varios miembros del equipo o todo el
/ref/ https://docs.clickup.com/en/articles/4010016-teams-how-to-create-user-groups Equipos /%href/
.
Las personas asignadas reciben una notificación instantánea cuando se les asigna una tarea para que puedan trabajar en ella de inmediato.
pero, ¿cómo saber si la persona asignada puede realizar la tarea?
En Vista Carga de trabajo le permite definir la capacidad semanal de cada miembro del equipo en función del número de horas, tareas o puntos de historia que pueden terminar.
Así podrás ver quién está sobrecargado y reasignar tareas a quienes tengan tiempo libre.
De esta forma, nunca tendrás que pronunciar estas temidas palabras:
Here's our curso intensivo de gestión de recursos
Reto #5: Gestión del flujo de trabajo
Cuando todo su equipo y el director del proyecto están tan ocupados con las tareas, no tienen tiempo para preocuparse por el flujo de trabajo y la comunicación.
pendiente de lo que tengas que hacer, ¿no?
en realidad, no
Eso es exactamente lo que provoca la mayoría de los retos de la gestión de proyectos.
Si todo el mundo trabaja de forma independiente, nadie sabe lo que están haciendo los demás miembros del equipo ni tiene idea de cómo progresa el proyecto.
Además, es posible que los procesos se ralenticen y nadie sepa por qué.
Toda esta confusión daría lugar a reuniones desconcertantes.
Cómo aplicar la gestión del flujo de trabajo
Una de las actividades más importantes de la gestión de proyectos es correlacionar el flujo de trabajo. Por lo general, esto se puede terminar mientras se está creando el proyecto plan del proyecto. Resaltará toda la secuencia del proyecto que hay que seguir.
Un (diagrama de) Gantt interactivo (como el de nuestro Vista Gantt ) te permite crear este cronograma en un abrir y cerrar de ojos. Sólo tiene que añadir una Lista de tareas a la vista, y podrá arrastrarlas y soltarlas alrededor para programar tareas .
También puede trazar una línea entre tareas para marcar
/ref/ https://clickup.com/features/dependencies dependencias /%href/
(tareas que no pueden realizarse hasta que se haya completado una tarea anterior).
_Phew. Eso es todo, ¿verdad?
No. También tendrás que agilizar el proceso durante la fase de ejecución del proyecto.
Esto kan estar terminado con Vista Kanban ¡!
Aquí, todo el equipo podrá ver el estado de cada tarea, y podrán mover las tareas por el tablero mientras trabajan en ellas.
Para evitar que el equipo asuma demasiado trabajo de una sola vez, puedes añadir un botón Límite de trabajo en curso ,
Hay otra forma de acelerar el flujo de trabajo, y tiene que ver con robots. 🤖
Se puede automatizar ciertas partes de su flujo de trabajo con ClickUp.
Esto es lo que Automatizaciones pendientes:
- Añadir una plantilla cuando se crea una tarea
- Ajusteprioridad de la tarea como 'Alta' cuando se acerque la fecha límite
- Cuando llegue una fecha límite, envíe un correo electrónico
- O cree su propia Automatización basada en sus necesidades específicas
Consulte nuestra guía para ver cómo puede perfeccionar el sistema de gestión de flujos de trabajo.
Desafío #6: Plazos poco realistas
Algunos jefes parecen imponer siempre un plazo para un proyecto que el equipo no puede cumplir
pero, ¿por qué?
Es posible que el director del proyecto se sienta presionado para cumplir las expectativas de las partes interesadas.
O puede que estos plazos se hayan planeado de forma agresiva para lanzar un producto antes de que lo haga la competencia (como en la industria del software).
En cualquier caso, esta "necesidad de rapidez" sólo conseguirá "ralentizar" al equipo del proyecto.
¿Cómo?
Pidiendo constantemente al equipo que entregue múltiples proyectos con plazos imposibles bajarán la moral y la productividad del equipo. Y su entregables no se verá bien, lo que sólo hará que la parte interesada se enfade más.
How to deal with unrealistic deadlines
Empieza por preguntar a tu interlocutor o cliente por qué necesita un proyecto en un plazo determinado.
Puede que incluso descubras que se han autoimpuesto un plazo sin motivo racional, así que ambos podréis fijar una fecha más factible.
Y cuando planifiques proyectos, tendrás que averiguar con qué rapidez puede trabajar tu equipo sin agotarse.
¿Cómo?
Los miembros de su equipo de proyecto pueden hacer un seguimiento del tiempo que se tarda en completar una tarea con la función Cronómetro global .
Basándose en el tiempo de seguimiento, puede incluso establecer Estimaciones para cada tarea. De este modo, tu equipo sabe que esperas que completen la tarea (y todo el proyecto) en un tiempo razonable.
uso Gestión ágil de proyectos técnicas
Vea cuántas tareas puede agilizar su equipo a través de un
sprint
con la velocidad
Widget de Sprints.
¿Quiere saber si los gráficos de velocidad pueden ayudarle a planificar mejor los plazos de sus proyectos?
Consulte nuestro guía rápida de gráficos de velocidad. Cuando hayas encontrado la fecha límite perfecta para el proyecto, consulta la Vista del Calendario para asegurarte de que no coincide con ningún otro evento importante.
Reto #7: Falta de responsabilidad
Supongamos que algo sale terriblemente mal durante el ciclo de vida del proyecto y éste se retrasa cuatro semanas.
Y entonces empieza el juego de las culpas.
Pronto, puede que incluso oiga a los miembros de su equipo citar una famosa canción de Shaggy:
En lugar de centrarse en la ejecución del proyecto, tu equipo puede intentar evitar cualquier consecuencia y culpar del fracaso del proyecto a otros miembros.
Pero eso no significa que tu equipo sea perezoso o malintencionado.
Puede que el jefe de proyecto no haya comunicado claramente quién es responsable de determinadas fases de un proyecto complejo.
Cómo responsabilizar al equipo
Antes de poner en marcha el proyecto, asigna tareas a cada miembro del equipo. También tendrás que asegurarte de que saben lo que se espera de ellos.
¿Cómo?
Crea listas de control para cada tarea, y asignar cada elemento de la lista a un miembro del equipo. Esto ayuda a definir quién es responsable de una parte concreta del proyecto.
¿Buscas orientación? Echa un vistazo a:
La lista de control perfecta para la gestión de proyectos (9)
Además, si desea asegurarse de que un miembro concreto del equipo del proyecto está trabajando activamente en sus comentarios (y no los está ignorando activamente 😏 ), puede hacer que rinda cuentas convirtiendo un en una tarea .
Una vez terminado, pueden resolver el comentario y usted recibe una notificación.
¿Pero qué pasa si quieres que tu equipo sea responsable durante todo el proyecto?
Tendrás que hacer comprobaciones periódicas para ver su progreso y rendimiento.
parece demasiado trabajo, ¿verdad?
Afortunadamente, un software de gestión de proyectos como ClickUp puede ahorrarle horas de aburridas reuniones de estado.
Añada Widgets de tabla a tu panel, y podrás ver instantáneamente:
- Quién ha completado cuántas tareas
- En cuántas tareas han trabajado
- Quién tiene un montón de tareas atrasadas, y más
Reto aceptado 😎
Gestionar proyectos es como jugar a videojuegos.
Se vuelve más difícil en cada fase.
Sin embargo, si te haces con una herramienta como ClickUp, podrás acelerar el proceso de gestión de proyectos.
En Mapas mentales a Vistas flexibles de los proyectos a Cuadros de mando, lo tiene todo para aumentar las probabilidades de intento correcto del proyecto.
así que consiga ClickUp gratis/a y supere los retos de la gestión de proyectos ¡hoy mismo!
