Dirigir una empresa o un proyecto puede ser toda una aventura. No se trata de hacer submarinismo o parapente, pero a menudo te ves obligado a actuar con rapidez ante nuevos retos y oportunidades. Entonces, ¿qué hacer: tomar una decisión precipitada o asumir un riesgo calculado? 😅
Ahora bien, cualquier gestor de proyectos te dirá lo costosas que pueden llegar a ser las decisiones basadas en una mala estimación de los riesgos. Te enfrentas a operaciones fallidas, rentabilidad reducida, reputación comprometida e incluso el fracaso total del proyecto.
Por suerte, es fácil hacer un seguimiento de las amenazas y oportunidades potenciales de cualquier empresa mediante un proceso de identificación de riesgos bien establecido para el proyecto. Por eso, muchas empresas de éxito incorporan prácticas detalladas de identificación en su ejercicio de gestión de riesgos, independientemente de su tamaño, escala o sector.
En este blog, aprenderemos qué implica el proceso de identificación de riesgos para un equipo de proyecto, explorando:
- Conceptos básicos dentro del ciclo de vida de la identificación de riesgos
- Errores comunes en la identificación de riesgos
- Estrategias y ejemplos útiles de identificación de riesgos
La identificación de riesgos y su rol en la gestión de riesgos
La mayoría de nosotros tratamos intuitivamente de identificar nuevos riesgos tanto en la empresa como en la vida cotidiana. Por ejemplo, los parapentistas evalúan factores como las condiciones meteorológicas y el estado del equipo de seguridad para planificar mejor y evitar accidentes. El término identificación de riesgos simplemente pretende formalizar este proceso en la gestión de proyectos.
la identificación de riesgos permite a los gestores de proyectos planificar todas las posibles incertidumbres y Eventos de cisne negro **El impacto puede afectar a la viabilidad operativa, la rentabilidad y la reputación, por lo que el ejercicio consiste en identificar los riesgos desde todos esos puntos de vista.
La identificación de riesgos es una proceso estándar que inicia la gestión de riesgos de una empresa o proyecto. He aquí las cuatro fases de un plan normal de gestión de riesgos:
- Identificar los riesgos potenciales
- Realizar una evaluación cuantitativa o cualitativa de los riesgos identificados
- Tratar el riesgo en función de su gravedadaceptar, mitigar, transferir o evitar4. Seguimiento y elaboración de informes sobre estrategias de tratamiento
¿Cómo es el ciclo de vida estándar de identificación de riesgos?
Según el Instituto de Gestión de Proyectos, el ciclo de vida de la identificación de riesgos debe incluir los siguientes pasos:
- Especificación de un Template o una Risk Statement para definir lo que abarca un "riesgo"
- Identificación básica de los riesgos según la plantilla
- Identificación detallada de cada riesgo en términos de daños esperados
- Validación de los riesgos en función del alcance del proyecto y los factores externos
- Presentación final del riesgo global mediante organigramas, matrices u otros diagramas
Basándose en las conclusiones finales, estrategias de gestión de riesgos como planes de emergencia y la cobertura se aplican para minimizar el impacto de riesgos importantes.
Aunque corresponde al gestor del proyecto determinar cómo debe ser su declaración o ejercicio de identificación de riesgos, hay varios plantillas de evaluación de riesgos disponibles que pueden agilizar el proceso.
Por ejemplo, el Plantilla de pizarra para el análisis de riesgos de ClickUp puede ofrecerle la visibilidad que tanto necesita en todo el ciclo de vida de identificación de riesgos. Incluye un mapa personalizable con códigos de color en el que usted y su equipo de proyecto pueden identificar los riesgos potenciales y documentar su probabilidad y magnitud, todo en un mismo lugar.
Obtenga una representación visual de los riesgos potenciales de su proyecto con la plantilla de pizarra de análisis de riesgos de ClickUp para que su equipo pueda colaborar en la mitigación de los mismos
Tenga en cuenta que su declaración de riesgos debe ser súper inclusiva, idealmente ofreciendo una vista de 360॰ de los factores internos y externos que influyen en la empresa, tales como:
- Operaciones, flujos de trabajo y procesos internos
- Tendencias del mercado
- Innovaciones disruptivas de la competencia
- Riesgos de ciberseguridad
La mayoría de los riesgos identificados son riesgos negativos, es decir, riesgos (como la escasez de recursos) que pueden perjudicar a la empresa. Sin embargo, algunos gestores de proyectos también utilizan el término riesgos positivos para señalar oportunidades, es decir, riesgos (como la entrega anticipada de un proyecto) que puede explotar en su beneficio.
¿Por qué es importante identificar los riesgos del proyecto? Ventajas clave
Además de la identificación oportuna de las vulnerabilidades de la empresa, la identificación de riesgos ofrece las siguientes ventajas clave:
- Una toma de decisiones más aguda: La acción se deriva de la información. Ser consciente de los riesgos del proyecto permite tomar mejores decisiones estratégicas
- Priorización de las amenazas: Dado que la identificación de los riesgos del proyecto ayuda a medir cada evento de riesgo, resulta más fácil priorizar las amenazas potenciales por orden de probabilidad o gravedad
- Mejora de la gestión de costes: El conocimiento de los riesgos que entrañan los distintos elementos del proyecto le permite asignar recursos y presupuestos de forma estratégica. Por ejemplo, no se compromete en exceso con iniciativas arriesgadas, minimizandoriesgos de los costes del proyecto y las pérdidas
- Cumplimiento de los requisitos legales: En sectores como el financiero y el sanitario, la identificación de riesgos suele formar parte del cumplimiento de los requisitos legales
9 Estrategias de identificación de riesgos para el éxito de empresas y proyectos
Existen múltiples estrategias y técnicas que puede utilizar para identificar los riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. En las siguientes secciones exploraremos nueve métodos de identificación de riesgos ampliamente utilizados y eficaces.
Bonus: Identificar y gestionar los riesgos es más fácil cuando se dispone de software de gestión de proyectos para ayudarle. Por eso presentaremos algunas plantillas y funciones dentro de ClickUp una herramienta de gestión de proyectos de gran valoración, para ayudarle a aplicar estrategias de detección de riesgos con mayor precisión.
1. Revisiones periódicas de la documentación
Los riesgos de los proyectos suelen surgir a causa de una documentación incoherente o incompleta que deja bloqueados a sus equipos. En este caso, la mejor práctica consiste en microanalizar los documentos en busca de referencias no coincidentes, mapas de procesos incompletos, requisitos poco claros o anticuados, errores de programación y estimaciones inexactas.
Entre los documentos que puede inspeccionar se incluyen:
- Plan del proyecto
- Documento de requisitos del producto
- Declaración de objetivos, alcance y valor del proyecto
- Estimaciones de costes
- Estructura de desglose del trabajo (EDT)
Ahora puede mantener los datos de su proyecto y las declaraciones de riesgo en un lugar unificado- Documentos de ClickUp . Cree una red conectada de documentos de proyecto, cronogramas y POE. Enlaza tus elementos de recursos o crea etiquetas para asegurarte de que todo es fácilmente accesible. Incluso puede utilizar ClickUp AI para generar documentos de proyecto gratuitos, libres de errores humanos.
ClickUp AI puede generar un sinfín de tipos de documentos como resúmenes de proyectos, planes de clases y otros documentos para acelerar su flujo de trabajo
**Lo mejor de todo es que ClickUp Docs facilita la colaboración Chatear , Comentarios , Menciones y Revisión durante el ejercicio de identificación de riesgos para señalar las incoherencias al director del proyecto o al propietario del riesgo.
2. Análisis DAFO Análisis DAFO es la técnica de identificación y correlación de riesgos más utilizada por empresas de todo el mundo. Su objetivo es enumerar los fuerzos, debilidades, oportunidades y amenazas de su empresa
Las debilidades y las amenazas señalan los riesgos negativos que hacen vulnerable a su empresa; las oportunidades denotan los riesgos positivos, mientras que las fortalezas incluyen las capacidades que su empresa puede utilizar para combatir los riesgos y aprovechar las oportunidades.
Puede realizar fácilmente este ejercicio utilizando los distintos Plantillas de análisis DAFO en ClickUp. Se adaptan a las necesidades de empresas, proyectos individuales y otros casos de uso. Nuestras mejores opciones son:
- Plantilla de análisis DAFO personal de ClickUp
- ClickUp Plantilla de análisis DAFO de gestión de operaciones
- Plantilla ClickUp de resumen ejecutivo de análisis DAFO
Si usted es un aficionado a la visualización puede utilizar Pizarras ClickUp para identificar posibles riesgos durante el proceso de análisis DAFO.
Las Pizarras permiten colaboración en tiempo real entre equipos. Basta con que tu equipo de gestión de riesgos se sume al proyecto para que puedan utilizar herramientas como notas adhesivas, conectores, resaltadores y figuras para discutir los componentes del proyecto contextualmente. 🧐
Identifique las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas del proyecto en una Pizarra colaborativa con ClickUp
3. Lluvia de ideas
Otra forma de identificar los riesgos en cualquier empresa es mediante una tormenta de ideas con el equipo. Permite que colegas de distintos departamentos se reúnan, revisen el proyecto desde la perspectiva de su nicho y descubran riesgos desconocidos hasta ahora. 🧠
Existen múltiples técnicas de brainstorming que ayudan a identificar riesgos potenciales. Sin embargo, el mapa mental es el que mejor sirve a este propósito, ya que no sólo permite identificar los riesgos comunes, sino también visualizar las relaciones entre ellos.
Puede empezar creando un mapa mental con ClickUp en cuestión de segundos. Sólo tiene que navegar a Mapas mentales haga que los miembros de su equipo participen y utilice los conocimientos colectivos para correlacionar los flujos de procesos continuos. Añada nodos para posibles eventos de riesgo y ajuste el Mapa con sencillos movimientos de arrastrar y soltar.
La red visual le ayuda a predecir si un factor de riesgo puede convertirse en una bola de nieve que provoque bloqueos importantes. Una vez que su sesión de lluvia de ideas se haya completado, guarde el mapa mental en el entorno de trabajo de su proyecto y vuelva a utilizarlo para posteriores análisis de tratamiento de riesgos.
Divida las ideas en tareas y asígnelas a los miembros de su equipo con los Mapas mentales de ClickUp
4. Entrevistas con las partes interesadas
Si desea detectar posibles riesgos desde múltiples perspectivas, puede resultar rentable contar con la opinión de las partes interesadas clave del proyecto, como el cliente, los usuarios finales, los empleados operativos y los gestores de productos y activos. Esto le ayudará a evitar decisiones que puedan afectar negativamente a una de las principales partes interesadas.
Lo ideal es detectar el riesgo de un proyecto mediante entrevistas bien estructuradas con las partes interesadas; prefiera sesiones individuales para obtener respuestas más directas. También puede utilizar Formularios ClickUp para llegar a ellos a través de cuestionarios detallados específicos para su producto o proyecto.
5. Juicio de expertos
Además de a las partes interesadas, también puede consultar a expertos en la materia para que le asesoren sobre los riesgos de su proyecto. Suelen estar especializados en el sector y tener años de experiencia práctica, lo que les da ventaja a la hora de analizar cualquier dato sobre riesgos. Pueden detectar muchos riesgos potenciales que las nuevas empresas y los propietarios tienden a pasar por alto.
La mejor manera de recabar la opinión de expertos sobre cualquier riesgo de un proyecto es utilizar la técnica Delphi. El objetivo final es llegar a un consenso libre de prejuicios personales.
6. Análisis de la causa raíz
Mientras que la mayoría de los enfoques de detección de riesgos conectan un riesgo con un impacto, análisis de la causa raíz en este caso, primero se identifica el impacto (resultado no deseado) y luego se rastrea hasta los factores de riesgo desencadenantes.
Se trata de visualización de datos -Digamos que el resultado no deseado es un proyecto retrasado. En este caso, visualizará el calendario del proyecto para descubrir problemas como una dependencia no resuelta o un pedido de suministros que no se ha realizado y que ha hecho descarrilar el calendario.
El sitio Plantilla ClickUp de Análisis de Causas Raíz es imprescindible para exponer y solucionar los riesgos de los proyectos en curso. Ayuda a categorizar los problemas en Porqués hasta llegar a la Solución Ganadora, todo ello perfectamente apilado en Campos personalizados .
Analice las causas raíz de fallos y eventos de riesgo con la plantilla de análisis de causas raíz de ClickUp
Pero si aún está planificando el calendario de su proyecto, le resultará más fácil identificar los riesgos con Dependencias de ClickUp y (diagramas de) Gantt . Puede crear dependencias para tareas interconectadas en unos pocos clics y visualizarlas todas en el gráfico Vista del (diagrama de) Gantt .
El resultado es un cronograma flexible en el que es fácil controlar los cuellos de botella del proceso o los contratiempos externos en la entrega. ¿Necesita dar cabida a un nuevo riesgo? Puede crear nuevas dependencias con una simple acción de arrastrar y soltar, y el resto del calendario se ajusta automáticamente.
Agrupe, filtre u oculte tareas en los gráficos de Gantt de ClickUp 3.0 para realizar el seguimiento y conectar los flujos de trabajo de todas sus tareas
7. Análisis de supuestos
Todos los proyectos se basan en determinados supuestos, que intrínsecamente añaden riesgo e incertidumbre al resultado. Algunos ejemplos habituales son el cronograma estimado del proyecto, la disponibilidad de los miembros del equipo y el plazo de entrega de las materias primas. La probabilidad de que alguna de estas suposiciones salga mal es un riesgo. 🫠
Ahora, para el análisis de supuestos, trata de identificar todos los supuestos de tu plan de proyecto y el grado de desviación tolerable. Por ejemplo, supones que los suministros de materias primas llegarán el día 10 de cada mes. Pero sin una entrega puntual, su inventario de reserva sólo duraría tres días. Su proceso de fabricación se bloqueará si los suministros se retrasan más de tres días, lo que exige acuerdos alternativos.
La cuestión es cómo llevar un seguimiento de todos los supuestos de su empresa
Afortunadamente, con Automatizaciones ClickUp puede establecer sin esfuerzo un sistema de supervisión para todos sus supuestos. Utilícelo para establecer flujos de trabajo totalmente automatizados sin ningún conocimiento de código: basta con definir un evento desencadenante y la acción que debe realizarse.
Por ejemplo, para configurar un flujo de trabajo para supervisar los supuestos relacionados con la disponibilidad del equipo, puede:
- Definir un recuento de indisponibilidades como evento desencadenante. Digamos que usted ajusta el desencadenante a cuando tres de los miembros de su equipo no están disponibles al mismo tiempo
- Especificar la acción, que, en este caso, puede ser emitir una notificación en su entorno de trabajo de ClickUp: la alerta le ayudará a tomar las medidas oportunas para evitar retrasos
Configurar automatizaciones personalizadas en ClickUp para tareas repetitivas
8. Análisis Monte Carlo
El análisis Monte Carlo consiste en cuantificar la posibilidad de que se produzca un evento de riesgo mediante una simulación. Se necesita un programa generado por ordenador basado en un modelo matemático -ejecuta diversas simulaciones basadas en variables de entrada y salida para predecir la posibilidad de cada riesgo.
La forma más sencilla de realizar este análisis es a través de software de análisis predictivo o herramientas similares de identificación de riesgos. Una vez que tenga los riesgos detectados, puede importar los datos a ClickUp y visualizar los informes en un panel personalizable mediante opciones como tarjetas y gráficos.
Cree cuadros de mando detallados y añada fácilmente tarjetas para ver el progreso de los puntos de sprint, las tareas por estado y los errores por vista
9. Identifique los riesgos con un registro de riesgos
Un registro de riesgos es una de las mejores herramientas para organizar los datos de riesgo de forma sistemática. Permite registrar todos los posibles eventos de riesgo, su impacto, probabilidad y otra información crucial como el propietario, la fuente y la valoración del riesgo. Esta información agiliza el proceso de correlacionar riesgos y sirve como única fuente de verdad para cualquier actuación futura.
ClickUp ofrece soluciones desde sencillas hasta sofisticadas plantillas de registro de riesgos para compatibilidad con todo tipo de proyectos. Si necesita documentar los riesgos en un formato fácil de entender, la plantilla Plantilla de registro de riesgos de ClickUp es su mejor opción.
Si necesita una plantilla más extensa que cubra todo su plan de gestión de riesgos, le encantará la plantilla Plantilla de análisis de riesgos para la gestión de proyectos de ClickUp . Su sección de registro de riesgos incluye celdas codificadas por colores para registrar el impacto, la probabilidad y la valoración de cada riesgo, e incluso columnas designadas para registrar el impacto financiero estimado.
La plantilla de análisis de riesgos para la gestión de proyectos de ClickUp le permite revisar ágilmente los riesgos en función del nivel de amenaza y, a continuación, elaborar un plan adecuado para mitigarla
Ejemplos de identificación de riesgos
Refuerce sus conocimientos navegando por tres sólidos ejemplos de identificación de riesgos basados en escenarios que se presentan a continuación.
1. Ejemplo de desarrollo de app
Una empresa especializada en el desarrollo de software empresarial consigue su primer proyecto para crear una app, aplicación de juegos orientada al consumidor. Este prometedor proyecto puede generar ingresos sustanciales, pero es relativamente más arriesgado, ya que se trata de un nuevo nicho para la empresa.
En este caso, el director del proyecto lleva a cabo un ejercicio de evaluación de riesgos, digamos análisis DAFO, con los miembros del equipo y mantiene entrevistas con las partes interesadas. Tras una evaluación adecuada, identifican los siguientes riesgos principales:
- Estimación imprecisa del cronograma del proyecto
- La indisponibilidad de empleados clave en momentos cruciales da lugar a errores e incidencias sin resolver
- Desviación del alcance (cambio significativo en el objetivo del proyecto y los requisitos de entrega)
- Exigencias siempre cambiantes de los usuarios finales
El equipo del proyecto prepara un registro de riesgos para esbozar soluciones contra los riesgos individuales como parte de un plan eficaz de gestión de riesgos. Por ejemplo, el director del proyecto:
- Define el alcance y el plazo del proyecto
- Diseña unflujo de trabajo ágil en ClickUp para adaptarse a la indisponibilidad del equipo
- Comienza a utilizarPlantilla de seguimiento de incidencias y errores de ClickUp con Automatizaciones incorporadas y Formularios de entrada personalizados, permitiendo al equipo del proyecto mantenerse alineado con las necesidades del usuario
Optimice el seguimiento de incidencias y errores con la solución colaborativa de ClickUp
2. Ejemplo de proceso de fabricación de productos
Un fabricante de electrónica de consumo ha concluido recientemente uno de sus trimestres más rentables. Aunque el negocio va bien, la empresa también ha experimentado algunas turbulencias en sus operaciones de fabricación, por lo que sus gestores de riesgos se ponen manos a la obra.
Los gestores trabajan con un equipo de consultores de gestión para identificar los siguientes riesgos empresariales que pueden afectar a los resultados de la empresa:
- Retraso en el suministro de materias primas
- Aumento de los precios de los componentes clave
- Las máquinas depreciadas aumentan el riesgo de accidentes en la fábrica
- Posible robo de propiedad intelectual
Los gestores de riesgos se ponen en contacto con el director de operaciones para identificar las fuentes de riesgo reales. En este caso, la gestión de los riesgos potenciales puede implicar
- Negociaciones con los proveedores
- Sustitución de maquinaria
- Refuerzo de las medidas in situ y de ciberseguridad
3. Ejemplo de proyecto de construcción
Una empresa ha ganado un contrato para construir un complejo residencial con más de 100 apartamentos. Como se trata de un proyecto de construcción a gran escala, los gestores utilizan varios métodos de identificación de riesgos para identificar de forma proactiva todos los riesgos antes de empezar el trabajo in situ. Los riesgos potenciales incluyen:
- Retraso en la autorización reglamentaria
- Rebasamiento del presupuesto por huelga laboral
- Incumplimiento por parte del contratista/a o subcontratista
- Peligro para la seguridad debido a un mal funcionamiento de la zanjadora
El gestor del proyecto planifica direcciones alternativas para reducir los niveles de riesgo de cada elemento. El equipo puede eliminar los riesgos relevantes sobre la marcha y ceñirse al presupuesto a medida que progresa el proyecto, gracias al plan alternativo perfeccionado y centrado en las soluciones.
Problemas habituales al identificar riesgos y cómo superarlos
Para que el proceso de identificación de riesgos cumpla su propósito, hay ciertos problemas a los que hay que prestar atención:
Dependencia de riesgos obsoletos
Muchos proyectos fracasan porque los gestores sólo se basan en el riesgo global evaluado al principio de la iniciativa. En realidad, los parámetros de riesgo tienden a cambiar con la dinámica cambiante del mercado y el entorno. Según normas mundiales de gestión de riesgos como ISO 31000 en caso de que se produzcan riesgos, debe revisar periódicamente los riesgos identificados y ajustar su estrategia de tratamiento en consecuencia.
Deficiente seguimiento de la gravedad de los riesgos
Los resultados de la identificación de riesgos se utilizan para perfilar cada riesgo en función de su impacto potencial, y ahí es donde muchos directores de proyecto pierden el norte. Son incapaces de evaluar con precisión la gravedad de un riesgo, lo que les lleva a perder el juicio.
La solución consiste en identificar cada factor de riesgo con al menos una métrica detectable y medible que pueda utilizarse para cuantificar su gravedad. Por ejemplo:
- Para los riesgos relacionados con una tecnología disruptiva, la métrica medible puede ser su cuota de mercado o su tasa de adopción
- Para los riesgos de procesos internos que puedan afectar a la producción, la métrica puede ser los niveles de productividad seguidos a través de las hojas de horas del equipo del proyecto
Errores humanos durante el proceso de identificación de riesgos del proyecto
Por último, pueden cometerse errores humanos al analizar las amenazas internas y externas. Los miembros del equipo pueden pasar por alto un factor de riesgo, registrar una métrica de forma inexacta y sobrestimar o subestimar los riesgos, especialmente si también están ocupados con otras tareas.
Para evitar este problema, contrate a expertos en la materia o asigne un equipo especializado que se encargue del proceso de identificación de riesgos con mayor cuidado.
Refuerce su proceso de gestión de riesgos con ClickUp
La identificación de riesgos es la base de cualquier proceso de gestión de riesgos y, como puede ver a estas alturas, se trata de un ejercicio bastante complejo. Requiere horas de cuidadosa planificación y lluvia de ideas, así como las herramientas y plantillas adecuadas para completar el proceso sin errores.
Por suerte, ClickUp reúne las herramientas y plantillas necesarias en un solo lugar para que usted identifique los riesgos y los trate sistemáticamente. Desde el seguimiento de la escasez de recursos hasta el correlacionar visualmente los riesgos potenciales, puede respaldarle como ninguna otra herramienta. Regístrese gratis, gratuito/a en ClickUp ¡y empieza ya tus ejercicios de identificación de riesgos de proyecto! 💗