El riesgo es inevitable en las empresas. Desde los antiguos comerciantes marítimos que protegían sus mercancías de los piratas hasta las empresas modernas que luchan contra los ciberdelincuentes, las estrategias de mitigación de riesgos son fundamentales para cualquier empresa.
Los costes de oportunidad de no contar con una estrategia de mitigación de riesgos pueden ser extremadamente elevados. KMPG estima que las grandes empresas pierden el 1,5 % de sus beneficios debido a estrategias de gestión de riesgos deficientes.
Las organizaciones deben contar con una estrategia de mitigación de riesgos bien pensada y preparada para el futuro a fin de evitar pérdidas de beneficios, reputación y cumplimiento normativo. En esta entrada del blog, analizamos por qué y cómo.
¿Qué es el riesgo?
El riesgo es la incertidumbre o imprevisibilidad asociada a la gestión de una empresa, que puede dar lugar a algún tipo de pérdida. La pérdida en sí misma no tiene por qué ser solo monetaria. Puede presentarse de diversas formas, tales como:
Riesgo financiero: las organizaciones se enfrentan a un riesgo financiero cuando pueden perder dinero si este se materializa. Esto podría ser la pérdida de ventas potenciales, multas/sanciones de las autoridades, la pérdida de empresa frente a la competencia, etc.
Riesgos legales o de cumplimiento normativo: los riesgos derivados del incumplimiento de las normas reglamentarias pueden ser muy elevados. Estos riesgos exponen a las empresas a demandas judiciales o multas por incumplimiento normativo.
Riesgos operativos: cuando algo que debería funcionar sin problemas no lo hace, se crea un riesgo operativo. Podría tratarse de una avería en una máquina crítica o de una caída del entorno en la nube. También podría interrumpir la colaboración en el lugar de trabajo, lo que dificultaría la ejecución eficaz de los proyectos.
Riesgos de seguridad: la seguridad de las personas, el espacio, los activos y los productos de una organización es fundamental. Las amenazas pueden provenir de un desastre natural, un atacante inesperado o un pirata informático.
Riesgos para la reputación: cuando la reputación de una empresa puede verse afectada por las acciones de alguien, se crea un riesgo. Por ejemplo, una campaña publicitaria (involuntariamente) racista o el comportamiento grosero de un empleado pueden afectar a la reputación de una empresa.
¿Qué es la mitigación de riesgos?
La mitigación de riesgos es un proceso estratégico para identificar, controlar y eliminar las amenazas potenciales que podrían afectar negativamente a una organización. Es una parte integral de la estrategia de la empresa para reforzar su resiliencia y capacidad de respuesta. A continuación, le mostramos cómo debe ser un buen proceso de mitigación de riesgos.
Identifique
Conviértase en un detective y detecte los riesgos potenciales, ya sean financieros, operativos o logísticos. Para ello, establezca sistemas. Por ejemplo, los riesgos operativos relacionados con la tecnología pueden identificarse mediante una supervisión continua y evaluaciones periódicas de vulnerabilidad y pruebas de penetración (VAPT).
Calificar
Una vez que haya identificado las amenazas, realice una evaluación exhaustiva de los riesgos y establezca prioridades para responder a ellos. Para ello, responda a dos preguntas importantes:
- Probabilidad: ¿Qué probabilidad hay de que este riesgo se materialice?
- Impacto: ¿En qué medida afectará este riesgo a la empresa si se produce?
Califique cada riesgo identificado en función de su gravedad y diseñe el plan de acción. La calculadora gratuita de evaluación de riesgos de ClickUp puede realizar rápidamente la valoración de cada riesgo en función de estos factores y garantizar una priorización coherente.
Elija entre las plantillas de evaluación de riesgos de ClickUp para empezar. O cree la suya propia.
Por ejemplo, una vulnerabilidad en su base de datos de clientes (que conlleva riesgos financieros, de reputación y de cumplimiento normativo) tendría una prioridad significativamente mayor que un error tipográfico en una publicación en redes sociales (que conlleva un riesgo para la reputación). Priorícelas en consecuencia y establezca cronogramas.
Mitigar
En función de las prioridades, aborde los riesgos y enfréntelos de frente. Cree un plan de mitigación de riesgos (que analizaremos en detalle más adelante en esta entrada del blog).
Supervisar
Los riesgos no desaparecen una vez que los identifica y mitiga. Las empresas se enfrentan cada día a nuevos riesgos procedentes de todas partes. Por lo tanto, supervise continuamente sus riesgos y la eficacia de su plan de mitigación de riesgos. Revise el proceso una vez cada 3-6 meses con todas las partes interesadas.
Quizás pienses: «Pero yo no soy una empresa importante con grandes recursos. ¿Es todo esto realmente necesario?». Pues sí, ¡lo es!
¿Por qué es importante la mitigación de riesgos?
Independientemente del tamaño, la ubicación, los productos o los ingresos de una empresa, una buena estrategia de mitigación de riesgos protege a la organización y salvaguarda sus intereses.
Una estrategia bien ejecutada puede mitigar el riesgo al
- Permite la identificación, evaluación y gestión proactiva de los riesgos.
- Predecir riesgos futuros y facilitar medidas preventivas.
- Prevención de pérdidas financieras evitables.
- Evite la dispersión de recursos y respuestas cuando la amenaza se materialice.
- Ahorre el coste adicional de la gestión de riesgos y las medidas correctivas.
- Crear espacio para la experimentación y la innovación.
- Aumentar la resiliencia de la empresa y el valor para los accionistas.
Para mitigar el riesgo de manera eficaz, necesita un plan. Veamos cómo puede elaborarlo.
¿Qué es un plan de mitigación de riesgos?
Un plan de mitigación de riesgos es un marco integral que le ayuda a hacer frente a todo tipo de riesgos potenciales. Es como un paraguas de confianza en un día lluvioso, ¡que le permite bailar bajo la lluvia sin mojarse!
Por lo general, comprende lo siguiente.
Un enfoque global de la gestión de riesgos: ¿Qué entiende usted por riesgo? ¿Adoptará una actitud preventiva o reactiva? ¿Sus respuestas serán ofensivas o defensivas? ¿Cómo absorberá el impacto de sus riesgos?
Riesgos identificados: haga una lista de los riesgos que espera encontrar. Sea específico y práctico. En lugar de enumerar «cambios en la normativa», defínalo como «se espera que la Ley de Resiliencia Operativa Digital entre en vigor en 2024».
Estrategia de mitigación de riesgos: describa claramente cómo abordaría cada riesgo potencial. Un flujo de trabajo visual de mitigación de riesgos puede ayudar a que todo el equipo se sume al proceso. También les ayudará a recordar los pasos o a acceder fácilmente al flujo de trabajo en caso de que lo necesiten.
Incluya lo que haría para evitar que se produzca el riesgo y cómo respondería si se materializara.
Medidas prácticas: defina acciones específicas para implementar la estrategia de mitigación de riesgos.
- Asigne responsabilidades a los miembros del equipo.
- Reserve presupuestos para mitigar los riesgos identificados.
- Defina cronogramas para cada elemento.
Supervisión y revisión: establezca un proceso de revisión periódico (al menos una vez al trimestre) para evaluar si su plan de mitigación de riesgos funciona. Mida la eficacia basándose en métricas predeterminadas, como el ahorro de costes, la satisfacción del cliente, etc.
Ahora que ya comprende el concepto, exploremos formas prácticas de crear su estrategia de mitigación de riesgos.
10 estrategias de mitigación de riesgos para su empresa
1. Aceptar los riesgos inevitables
No todos los riesgos deben eliminarse o mitigarse. A veces, la probabilidad de que se produzca un riesgo puede ser demasiado baja. O el coste de mitigar el riesgo puede ser mayor que su impacto. En tales casos, se reconoce su existencia y se deja pasar, una estrategia denominada «aceptación del riesgo».
El ejemplo más sencillo es el riesgo de que un miembro concreto del equipo abandone la organización. En la mayoría de los casos, esto es inevitable, por lo que se acepta el riesgo. Cuando ocurre, se debe cubrir el rol.
2. Transferencia de riesgos a un tercero
Como su nombre indica, esta estrategia transfiere el riesgo de usted a otra entidad. El ejemplo clásico es la contratación de un seguro contra robos o incendios para su empresa. En la gestión de proyectos, esto podría consistir en disponer de recursos en reserva o mantener a los contratistas en nómina.
Las organizaciones siguen la transferencia de riesgos como estrategia cuando el impacto de su materialización es elevado. Al implementar esta estrategia, tenga en cuenta que los costes también pueden ser elevados. Por ejemplo, los seguros suponen un pago periódico, independientemente de si el riesgo se materializa o no.
3. Evitar por completo las situaciones de riesgo
En el otro extremo de las estrategias de gestión de riesgos se encuentra la evitación de riesgos. En este caso, se evitarán los proyectos o actividades que impliquen dicho riesgo. Esta estrategia se emplea en situaciones en las que el impacto del riesgo es excepcionalmente alto.
Algunos ejemplos claros serían abstenerse de contratar a un candidato con antecedentes penales o establecer una oficina en un país que atraviesa una situación de inestabilidad política. En cada caso, el coste del fracaso es demasiado alto como para correr el riesgo.
4. Uso compartido del riesgo en función de la tolerancia de la organización
En este caso, la distribución del riesgo se realiza entre varias partes. Por ejemplo, una empresa de capital riesgo invierte una parte de la inversión que solicita una startup en lugar de la suma total. Deciden cuánto invertir en función de su tolerancia al riesgo, es decir, la inversión que pueden perder sin problemas.
Cuando cada inversor decide su inversión de esta manera, el riesgo se utiliza de manera compartida entre ellos, amortiguando la caída en caso de que se produzca.
5. Gestión estratégica de riesgos
La gestión de riesgos, también conocida como amortiguación de riesgos, consiste en disponer de una copia de seguridad de todo lo que necesita (personas, tiempo, bienes) para momentos de crisis. Si eso le recuerda a los preparacionistas del fin del mundo, no tiene por qué ser tan radical.
Las empresas suelen mantener sistemas de recuperación ante desastres o copias de seguridad de los datos por si algo falla. Mantener un flujo de caja saludable que cubra los salarios de los próximos meses es también un ejemplo perfecto.
El software de gestión de riesgos diseñado específicamente para este fin puede ayudar a elaborar el plan de acción adecuado para cada tipo de riesgo al que pueda enfrentarse una empresa.
6. Diversificar para protegerse de los riesgos
Siguiendo el refrán, no ponga todos los huevos en la misma cesta; la diversificación realiza la distribución de su riesgo o dependencia entre múltiples opciones, reduciendo la exposición al riesgo y sus consecuencias. Es una estrategia de mitigación de riesgos muy utilizada.
Las organizaciones suelen contratar a varios contratistas para trabajos similares con el fin de diversificar el riesgo de que alguno de ellos cierre. Los inversores de capital riesgo diversifican sus inversiones entre varias empresas emergentes. Los consultores y autónomos trabajan con varios clientes por si alguno reduce su plantilla o rescinde el contrato.
7. Adoptar un enfoque ágil
La práctica de Agile, en sí misma, es una estrategia eficaz de mitigación de riesgos. La forma tradicional consistía en dedicar años y millones de dólares a crear un producto antes de lanzarlo al mercado, lo que suponía un riesgo considerable de fracaso.
Por otro lado, los equipos ágiles lanzan un producto mínimo viable (MVP) y lo desarrollan de forma incremental, teniendo en cuenta regularmente la respuesta del mercado. Esto aumenta las posibilidades de éxito, ya que se basa en los comentarios de los clientes y en el rendimiento del producto. Otros equipos tecnológicos lanzan versiones beta para desarrolladores y, posteriormente, para el público en general, antes de realizar el lanzamiento completo.
8. Uso de un software de gestión de tareas
Esta estrategia de gestión de riesgos se basa en herramientas y procesos para eliminar los riesgos operativos. Un buen software de gestión de tareas puede ayudar a organizar todo el trabajo de forma jerárquica, interconectada y contextual, mejorando la eficiencia operativa dentro del equipo.
El software de gestión de tareas de ClickUp está diseñado precisamente para lograr esto. Con ClickUp, usted puede:
- Organice tareas y subtareas en proyectos, lo que le ayudará a gestionar múltiples proyectos de forma eficaz.
- Priorice el trabajo en función de factores relevantes para la empresa.
- Asigne usuarios a cada tarea, garantizando la responsabilidad.
- Añada prioridades, etiquetas y dependencias a las tareas.
- Proporcione una visibilidad completa a todas las partes interesadas.
- Realice un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea para garantizar la productividad y la rentabilidad.
Una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp proporciona claridad a todas las partes implicadas. Elimina el riesgo de malentendidos, incumplimientos de cronogramas o incurrir en costes adicionales. Reúne todos los recursos, eliminando la necesidad de reuniones interminables y los riesgos de tiempo improductivo. 🙌
9. Supervisar el progreso del proyecto
Si el proyecto no alcanza el progreso previsto, correrá riesgos estratégicos, operativos y financieros. Un mecanismo sólido de supervisión de riesgos puede mitigarlos.
Una supervisión regular puede ayudar a:
- Compruebe si el proyecto va según lo previsto.
- Establezca objetivos claros para el proyecto.
- Identifique las deficiencias o los problemas en caso de retraso.
- Tome medidas correctivas, como asignar recursos adicionales o ampliar los plazos.
- Colabore con los miembros del equipo en relación con su rendimiento y los ajustes necesarios.
La plantilla de plan de control y supervisión de proyectos de ClickUp ayuda a los gestores a garantizar que los proyectos se completen a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad esperada.
ClickUp puede protegerle de muchos más riesgos operativos. El panel de control de ClickUp ofrece un seguimiento de los proyectos en tiempo real. La vista Carga de trabajo le permite saber quién está haciendo qué y asignar las tareas de forma adecuada. La vista Gantt visualiza el cronograma para ayudar a cumplir con los plazos de entrega.
Puede gestionar metas y presupuestos en un solo lugar. También puede utilizarlo como una aplicación de colaboración para facilitar una comunicación significativa, oportuna y contextual entre los miembros del equipo.
10. Establezca metas alcanzables.
Mitigar el riesgo de fracaso comienza por prepararse para el éxito. Para ello, es fundamental establecer metas alcanzables. Reúna a su equipo y establezca metas que todos consideren alcanzables. Hágalas visibles para todos los miembros del equipo; para ello, puede utilizar varias aplicaciones de seguimiento de metas.
Incluya tiempo y esfuerzo de reserva para evitar prisas de última hora. Revise sus metas de vez en cuando y ajústelas si se vuelven inalcanzables.
¿No sabe por dónde empezar? ¡Tenemos lo que necesita con el panel de metas de ClickUp! Puede establecer metas numéricas, monetarias, verdaderas/falsas y de finalización de tareas. También puede establecer objetivos para cada sprint o periodo de tiempo. Puede fomentar un entorno de trabajo colaborativo en el que todos los miembros del equipo trabajen por los mismos objetivos.
Mitigue diversos tipos de riesgos operativos con ClickUp.
En todas las organizaciones, los riesgos operativos son inevitables. Los miembros del equipo dimitirán. Las tareas se retrasarán. La duración estimada será errónea. Es posible que se pase por alto un punto crítico en una historia de usuario. Las dependencias complejas requerirán un esfuerzo adicional.
Estos riesgos no se pueden evitar, pero se pueden mitigar y gestionar con un buen software de gestión de proyectos.
Las funciones de gestión de proyectos de ClickUp están diseñadas para abordar todo esto y mucho más. Ayuda a los equipos de gestión de proyectos a aumentar la eficiencia operativa para ahorrar tiempo al hacer que las personas sean más productivas. Descubra cómo puede mitigar los riesgos con ClickUp. ¡Regístrese gratis hoy mismo!