Ha ideado una forma excelente de archivar documentos en su empresa: es rápida y fácil de implementar. Pero su compañero de trabajo también ha desarrollado un sistema único, que resulta ser muy diferente al suyo.
La estandarización de procesos es el remedio perfecto para la incertidumbre que generan los flujos de trabajo desordenados. Le permite establecer reglas y procedimientos claros, uniformes y coherentes para completar tareas y ejecutar operaciones en toda su organización.
¿Cómo funciona la estandarización de procesos? ¿Y cómo puede beneficiar a su empresa? Analizaremos los pasos para mejorar la estandarización de los procesos y compartiremos algunos consejos útiles que le ayudarán a encaminarse hacia el éxito. 😍
¿Qué es la estandarización de procesos?
La estandarización de procesos es la práctica de establecer reglas que sus empleados deben seguir cuando se enfrentan a tareas y responsabilidades específicas. Se basa en la idea de que las empresas deben mantener un cierto nivel de uniformidad para garantizar que las operaciones se lleven a cabo con la máxima eficiencia y productividad.
La meta es permitir que todas las personas de su empresa gestionen los procesos empresariales de la misma manera, garantizando la máxima coherencia y reduciendo el riesgo de errores.
Un ejemplo excelente y fácil de entender de estandarización de procesos es McDonald's. Con más de 40 000 restaurantes en todo el mundo, es lógico pensar que puede haber algunas variaciones en la forma de preparar su emblemática hamburguesa Big Mac.
¡Pero piénselo de nuevo! Ya sea que vaya a un McDonald's en los Estados Unidos, Serbia o Australia, ¡su Big Mac tendrá el mismo sabor! Todo gracias a sus procesos uniformes y altamente estandarizados que garantizan que usted obtenga la calidad y el servicio que espera, en todo momento. 🍔
¿Por qué es importante la estandarización de procesos?
Si se hace correctamente, la estandarización de procesos puede aportar una serie de resultados positivos, desde la mejora de la calidad del servicio o del producto hasta la optimización de la utilización de los recursos e incluso el cumplimiento de los requisitos normativos. Veamos más de cerca algunas de las ventajas clave que hacen que la estandarización de procesos sea tan importante:
- Garantizar la coherencia: estandarizar los procesos significa contar con directrices y normas claras sobre cómo abordar una tarea o un proyecto. En última instancia, esto resulta en ofrecer a los clientes productos o servicios de calidad constante.
- Mejora de la eficiencia: la estandarización de procesos da como resultado procedimientos y operaciones más eficientes. Estos procesos empresariales minimizan los cuellos de botella, los pasos redundantes o duplicados y el desperdicio de recursos.
- Eliminar la confusión: contar con procesos claramente definidos y estandarizados ayuda a sus empleados a saber lo que están haciendo, lo que reduce las posibilidades de malentendidos y comunicaciones erróneas. Esto es igualmente importante para desarrollar nuevos proyectos y gestionar los ya existentes.
- Reducción de los costes operativos: la estandarización de los procesos puede ayudarle a reducir costes innecesarios y optimizar sus rendimientos, especialmente en el caso de procesos complejos.
- Formación e incorporación más sencillas: la formación de los nuevos empleados es más fácil y rápida con procedimientos operativos estándar claramente definidos.
- Satisfacción de los empleados: los empleados se sienten menos estresados cuando cuentan con directrices transparentes y detalladas y procesos documentados sobre cómo realizar su trabajo y qué se espera de ellos.
- Mejora del servicio al cliente: establecer procedimientos para archivar documentos y comunicarse con los clientes deja una impresión positiva y aumenta la satisfacción del cliente.
Cómo mejorar la estandarización de procesos en su organización
Decidir emprender el camino hacia la estandarización de procesos es un primer paso fundamental para impulsar la eficiencia y la productividad, mantener la satisfacción de su equipo y aumentar la satisfacción de los clientes. Sin embargo, comprender cómo estandarizar los procesos empresariales es igual de importante.
Para eso estamos aquí, listos para compartir algunas de las mejores buenas prácticas probadas en la práctica a través de una guía sencilla y paso a paso. Utilizaremos ClickUp, una herramienta de gestión de tareas y proyectos de primera clase que facilita la estandarización de procesos.
Paso 1: Anote y visualice los procesos empresariales clave que deben estandarizarse.
Todo esfuerzo de estandarización de procesos comienza por determinar qué procesos empresariales requieren estandarización en primer lugar. No todos los procedimientos tienen la misma importancia, y no es posible estandarizarlos todos a la vez, por lo que es necesario establecer prioridades.
Analice sus flujos de trabajo e identifique los procesos empresariales que aportan más valor a su empresa: se trata de procesos estandarizados que pueden beneficiarse al máximo de la estandarización.
Por ejemplo, es posible que descubras que tu departamento de soporte al cliente emplea diferentes métodos para resolver los mismos problemas, es decir, para llegar a los mismos resultados. El siguiente paso es reunir al equipo e identificar el proceso más eficiente para gestionar una tarea específica de soporte al cliente.
Puede hacer eso y mucho más con ClickUp Docs, una función única de gestión de documentos para crear, editar, realizar el uso compartido y almacenar documentos relevantes. Cree un documento ClickUp Doc para cada proceso, invite a los miembros del equipo pertinentes a contribuir y desarrolle ideas de estandarización en tiempo real.
Puede asignar las tareas resultantes directamente en el documento, convirtiendo el texto en tareas rastreables o etiquetando a los miembros del equipo con comentarios para mejorar los procesos empresariales.
Poner por escrito tus procesos actuales es un primer paso necesario: la visualización lleva la documentación de tus procesos a otro nivel. Para ello, puedes utilizar ClickUp Pizarras, es decir, lienzos digitales ideales para la lluvia de ideas, la colaboración visual y dar rienda suelta a la creatividad.
Utilice pizarras para convertir conceptos en ideas en tiempo real, añadir notas y debatir con su equipo los mejores enfoques para la estandarización de procesos.
Paso 2: Establezca metas claras
La estandarización de procesos no es tan fácil como decir: «Así es como completaremos esta tarea a partir de ahora. »
A menudo, esto implica ajustar y reinventar procesos estandarizados o incluso crear otros completamente nuevos. Y lo más importante: no espere ver los resultados de sus esfuerzos de estandarización de la noche a la mañana.
Para mantener el rumbo correcto, necesita metas de estandarización de procesos claras y medibles. Establecer estas metas le guiará en sus esfuerzos y le ayudará a realizar el seguimiento del progreso. Por supuesto, estas metas son meras directrices: puede ajustarlas con el tiempo para impulsar la mejora continua.
ClickUp Metas es exactamente lo que necesitas para mantener al equipo en el buen camino y conectar tu trabajo con tus objetivos. Esta función te ayuda a establecer metas y medir el éxito con facilidad.
Todo lo que tienes que hacer es vincular las tareas o listas a una meta, y ClickUp hará un seguimiento automático del progreso a medida que las completes. 🏅
Utiliza las carpetas de ClickUp para organizar y gestionar metas, realizar el seguimiento de los ciclos de sprint y los OKR, añadir descripciones únicas para categorizar metas, establecer plazos y compartir tus metas con los miembros relevantes del equipo.
Paso 3: Elabore un mapa de procesos
El mapeo de procesos le ayuda a visualizar un proceso, identificar sus eficiencias y áreas de mejora, y esbozar secuencias de eventos y tareas. Como tal, el mapeo de procesos ocupa un lugar importante en la estandarización de procesos: le ayuda a comprender los procesos, detectar inconsistencias, identificar las buenas prácticas y crear nuevas reglas basadas en ellas. ✨
Planifique sus procesos fácilmente con ClickUp Mapas mentales, una opción única que le permite planificar, organizar y conectar ideas, tareas y proyectos. Estos mapas cuentan con una función de arrastrar y soltar, lo que le permite establecer conexiones y crear visualizaciones únicas.
Elige entre mapas mentales basados en tareas o en nodos, realiza el uso compartido con tus compañeros de trabajo y ajústalos según sea necesario sin esfuerzo.
¿No quieres tener que crear mapas mentales desde cero? ¡Las plantillas de ClickUp vienen al rescate! Sus secciones predefinidas te guían a lo largo de todo el proceso de mapeo.
Le recomendamos la plantilla de pizarra para mapas de procesos de ClickUp y la plantilla de mapas de procesos PDCA de ClickUp, ya que ambas le ayudarán a dividir sus procesos en categorías para facilitar su gestión.
Paso 4: Crear procedimientos operativos estándar
Los procedimientos operativos estándar (POE) son el núcleo de la estandarización de procesos, ya que son los que garantizan la coherencia y la mejora de la eficiencia. Los utilizará para esbozar instrucciones paso a paso para gestionar diferentes tareas y actividades.
Teniendo en cuenta la importancia de los POE, debe tener mucho cuidado al redactarlos. Deben ser concisos y detallados, sin dejar lugar a incertidumbres ni hipótesis.
Vuelve a recurrir a ClickUp Docs para redactar tus POE: añade a los miembros relevantes del equipo a tu documento y crea directrices completas sobre cómo gestionar diferentes situaciones y tareas dentro de tu empresa. Colabora con tu equipo en tiempo real, deja comentarios y elabora procedimientos que aporten el máximo valor.
Dado que redactar POE de primera categoría requiere cierta habilidad, es posible que te sientas más seguro utilizando las plantillas POE de ClickUp. Por ejemplo, podrías utilizar la plantilla POE de ClickUp: esta plantilla Doc contiene instrucciones sobre qué incluir en cada sección del documento.
De esta manera, minimizará el riesgo de que se pierda información crucial.
También puede utilizar la plantilla de procedimientos operativos estándar de ClickUp. Se trata de otra plantilla de documento que le ayuda a estandarizar procesos como la incorporación, la formación y la promoción de empleados.
Paso 5: Realice la automatización de los procesos repetitivos
¿Tu equipo invierte mucho tiempo en tareas repetitivas que no aportan mucho valor a tu empresa? Si es así, hay una forma fácil de cambiar eso y permitir que tus empleados se centren en tareas más importantes: ClickUp Automatizaciones.
Las automatizaciones le permiten mejorar la productividad, minimizar el riesgo de errores y garantizar la optimización de sus procesos. Consisten en:
- Desencadenantes: eventos que activan una automatización (puede aplicarlos a tareas, subtareas o ambas).
- Condiciones: Criterios que deben cumplirse para que se inicie una automatización.
- Acciones: Eventos que tienen lugar después de que se cumpla la condición.
ClickUp te ofrece varias opciones para utilizar las automatizaciones. Si deseas obtener un resultado específico, puedes crear automatizaciones personalizadas. O bien, puedes tomar un atajo y utilizar plantillas de automatización con desencadenantes y acciones predefinidos. Son personalizables y se adaptan bien a tus procesos.
Si tu automatización está conectada a otra aplicación como Calendly, GitHub o HubSpot, siempre puedes crear una automatización de integración.
Paso 6: Comunique los nuevos procedimientos
La estandarización de procesos a menudo implica cambiar significativamente la forma en que sus compañeros de equipo abordan las tareas. Ayúdeles a comprender estos cambios mediante una comunicación eficaz. Esto significa que debe tener todo por escrito e informar a las partes interesadas sobre cada detalle relacionado con su trabajo.
Además, si la estandarización de procesos implica el uso de nuevas herramientas y procedimientos, asegúrese de formar adecuadamente a su equipo. De este modo, podrán abordar los nuevos procesos con confianza y estar 100 % seguros de lo que están haciendo.
ClickUp te ayuda a comunicarte con tu equipo y a mantener la transparencia. Dispones de la vista Chat, donde puedes compartir actualizaciones, asignar tareas y adjuntar enlaces y archivos.
También puede añadir a las personas pertinentes a ClickUp Documentos y ClickUp Pizarras, pedirles que aporten sus opiniones sobre la estandarización de un proceso e incluirlas en el proceso de toma de decisiones.
Si tu equipo se comunica a menudo por correo electrónico, puedes utilizar la aplicación ClickApp Correo electrónico de ClickUp y enviar y recibir correos electrónicos sin salir de la plataforma para centralizar tu trabajo. 📩
Las plantillas de documentación de procesos de ClickUp pueden ayudarte a describir cada proceso en detalle y facilitar su uso compartido con las partes interesadas. Nuestras recomendaciones son la plantilla de documento de plan de procesos de ClickUp y la plantilla de creación eficiente de procesos de ClickUp.
Paso 7: Analice y supervise cada paso
Ha creado procedimientos operativos estándar, los ha discutido con su equipo y ha puesto en marcha sus planes. Pero su trabajo no termina aquí. Para garantizar el éxito continuo, debe supervisarlo y analizarlo de cerca.
Con ClickUp Dashboards, puedes hacerlo. Este es tu centro de control para observar y realizar un seguimiento del rendimiento de todos los procesos de tu empresa. Utiliza Dashboards para supervisar la carga de trabajo y el rendimiento de tu equipo, visualizar los recursos, planificar y gestionar las metas, y obtener información detallada sobre todos los aspectos de un proceso.
Elija entre más de 50 widgets disponibles para supervisar aspectos específicos de sus procesos e identificar posibles áreas de mejora.
Ejemplos de estandarización de procesos
Ya hemos cubierto la parte teórica de la estandarización de procesos. Veamos cómo funciona en la práctica con dos ejemplos reales.
Servicio de atención al cliente personalizado
Observemos el equipo de soporte al cliente de una empresa que ofrece una plataforma de streaming multimedia con suscripción. Su trabajo consiste en responder a los correos electrónicos y proporcionar información precisa y relevante a los clientes actuales y potenciales.
El equipo está formado por 10 personas y cada una tiene su propia forma de responder a los correos electrónicos de los clientes. Por ejemplo, Jenny mantiene un tono informal y cordial, mientras que a John le gusta ser más profesional.
Tener estas múltiples personalidades y enfoques en el equipo puede confundir a los clientes y dejar una impresión negativa, ya que nunca saben qué esperar. Además, el equipo suele estar muy ocupado, por lo que algunos correos electrónicos de los clientes pueden perderse en el caos.
Estandarizar los procesos de gestión de las solicitudes de los clientes por correo electrónico puede ayudarte a ahorrar tiempo, ser más productivo y garantizar la coherencia.
Comience por analizar los procesos empresariales actuales. Tenga en cuenta los tiempos de respuesta, la creación y categorización de tickets, la priorización y la recopilación de comentarios de los clientes. Visualice todo el proceso para comprenderlo mejor e identificar las áreas que requieren su atención.
Ahora es el momento de establecer metas. Por ejemplo, si sus clientes se quejan de la lentitud en las respuestas, lo ideal sería centrarse en mejorar este aspecto. Asegúrese de que sus metas sean medibles para poder realizar el seguimiento del progreso a lo largo del tiempo.
A continuación, debe crear POE. Documente cómo deben responder los representantes de atención al cliente a los correos electrónicos. Puede utilizar plantillas para crear una guía detallada paso a paso sobre cómo gestionar diferentes tipos de correos electrónicos. Además, puede desarrollar formas de clasificar y priorizar los correos electrónicos y garantizar que todos los clientes obtengan una respuesta.
Las automatizaciones pueden desempeñar un rol muy valioso en este sentido: utilícelas para enviar correos electrónicos de confirmación a los clientes, asegurarse de que los correos electrónicos lleguen al representante adecuado y solicitar comentarios a los clientes.
Comparte tus POE con todo el equipo, revísalos juntos y responde a cualquier pregunta que puedan tener los representantes. Utiliza los POE para incorporar a nuevos empleados y consolidar mejor las operaciones de tu empresa.
Por último, no olvide revisar periódicamente los procesos de su empresa para asegurarse de que siguen funcionando. Para ello, analice los comentarios no solo de sus clientes, sino también de su equipo.
Preparación de alimentos
Imaginemos que tienes una hamburguesería familiar con décadas de experiencia. El restaurante es conocido por su deliciosa comida y sus generosas raciones.
Sin embargo, los propietarios han recibido recientemente varias quejas sobre sus hamburguesas: parece que la calidad del producto varía a menudo, especialmente en lo que respecta al sabor.
Desea estandarizar el proceso de preparación de hamburguesas. Comenzará analizando el procedimiento actual: obtendrá una panorámica de todo, desde la adquisición hasta los tiempos de cocción, los ingredientes y las porciones.
Durante el análisis, es probable que encuentres el «eslabón más débil», que podría ser tiempos de cocción inconsistentes, calidad variable de la carne o ingredientes rancios. Crearás un mapa de procesos para visualizarlo y comprender la mejor manera de mejorar.
Entonces, creará POE. Por ejemplo, puede crear una lista de proveedores aprobados para las hamburguesas, esbozar los pasos para organizar la sección de parrilla, definir los tiempos de cocción y describir el proceso de tostado de los panes. También podría discutir la seguridad alimentaria y las porciones adecuadas.
Una vez que haya definido los POE, convoque una reunión para discutirlos con los cocineros y los ayudantes. También puede imprimir los POE y mantenerlos cerca del lugar de trabajo para que todos puedan leerlos cuando sea necesario.
Celebra reuniones periódicas con el personal para garantizar que el proceso sea eficiente y pide opiniones a tus invitados con frecuencia. Estos sencillos ajustes hacen que las operaciones generales de la empresa funcionen de manera más eficiente.
ClickUp: su aliado en la estandarización de procesos
La estandarización de procesos es una forma excelente de optimizar los flujos de trabajo, ahorrar tiempo y dinero, y mantener satisfechos a su equipo y a sus clientes. Sin embargo, a menudo requiere mucho trabajo y atención al detalle.
Con sus sólidas opciones para documentar, visualizar y gestionar procesos, ClickUp tiene todo lo que necesitas para estructurar tus flujos de trabajo y mantener a tu equipo en sintonía.
Regístrese hoy mismo en ClickUp, explore sus excelentes funciones y comience a revolucionar la estandarización de sus procesos. 🔁