Usted ha ideado una forma excelente de archivar documentos en su empresa: es rápida y fácil de aplicar. Pero tu compañero de trabajo también ha desarrollado un sistema único, que resulta ser muy diferente al tuyo.
La estandarización de procesos es un remedio perfecto para la incertidumbre que generan los flujos de trabajo desordenados. Le permite esbozar normas y procedimientos claros, uniformes y coherentes para completar tareas y ejecutar operaciones en toda su organización.
¿Cómo funciona la estandarización de procesos? ¿Y cómo puede beneficiar a su empresa? Analizaremos los pasos para mejorar la estandarización de los procesos y compartiremos algunos consejos prácticos que le ayudarán a encaminarse hacia el intento correcto. 😍
¿Qué es la estandarización de procesos?
La estandarización de procesos es la práctica de establecer reglas que sus empleados deben seguir cuando se enfrentan a tareas y responsabilidades específicas. Se basa en la idea de que las empresas deben mantener un cierto nivel de uniformidad para garantizar que las operaciones se realizan con la máxima eficacia y productividad.
La meta es conseguir que todas las personas de la empresa gestionen los procesos empresariales de la misma manera, garantizando la máxima coherencia y reduciendo el riesgo de errores.
Un ejemplo excelente y fácil de entender de estandarización de procesos es McDonald's. Con más de 40.000 restaurantes en todo el mundo se podría pensar que hay algunas variaciones en la elaboración de su emblemática hamburguesa Big Mac.
Pero, ¡piénselo otra vez! Tanto si vas a un McDonald's de EE.UU., Serbia o Australia, tu Big Mac sabrá igual Todo gracias a sus procesos uniformes y altamente estandarizados que te garantizan la calidad y el servicio que esperas, siempre. 🍔
¿Por qué es importante la estandarización de los procesos?
Si está bien terminada, la estandarización de procesos puede producir una matriz de resultados positivos, desde la mejora de la calidad del servicio o del producto hasta la optimización de la productividad
e incluso la reunión de requisitos de conformidad. Veamos más de cerca algunas de las ventajas clave que hacen que la estandarización de procesos sea tan importante:
- Garantizar la coherencia: Estandarizar los procesos significa disponer de directrices y reglas claras para abordar una tarea o proyecto. El resultado final es ofrecer a los clientes productos o servicios de calidad constante
- **Mejora de la eficacia: La normalización de los procesos da lugar a procedimientos y operaciones más eficaces. Estos procesos de empresa minimizan los cuellos de botella, los pasos redundantes o duplicados y el despilfarro de recursos
- Eliminación de la confusión: Contar con procesos claramente delineados y estandarizados ayuda a sus empleados a saber lo que están haciendo, reduciendo las posibilidades de malentendidos y falta de comunicación. Es igualmente vital para desarrollar nuevos proyectos y gestionar los existentes
- Reducción de los costes operativos: La estandarización de procesos puede ayudarle a reducir costes innecesarios y optimizar sus beneficios, especialmente en el caso de procesos complejos
- Formación e incorporación más sencillas: La formación de nuevos empleados es más fácil y rápida con procedimientos operativos estándar claramente definidos
- Satisfacción de los empleados: Los empleados se sienten menos estresados cuando disponen de directrices y procesos documentados transparentes y detallados sobre cómo hacer su trabajo y qué se espera de ellos
- **Mejora de la calidad servicio de atención al cliente : Establecer procedimientos para archivar documentos y comunicarse con los clientes causa una impresión positiva y aumenta la satisfacción de los clientes
Arrastre y suelte Campos personalizados en la vista Formulario para elaborar encuestas completas o recoger opiniones en ClickUp 3.0
Cómo mejorar la estandarización de procesos en su organización
La decisión de embarcarse en el viaje de la estandarización de procesos es un primer paso vital para poner en marcha la eficiencia y la productividad, mantener a su equipo feliz y aumentar la satisfacción del cliente. Sin embargo, comprender cómo estandarizar los procesos de la empresa es igual de importante.
Por eso estamos aquí, dispuestos a compartir algunas buenas prácticas de eficacia probada a través de una sencilla guía paso a paso. Utilizaremos ClickUp una tarea de primera clase y herramienta de gestión de proyectos que facilita la normalización de procesos.
Paso 1: Anote y visualice los procesos clave de la empresa que deben normalizarse
Todo esfuerzo de estandarización de procesos empieza por averiguar qué procesos de empresa requieren estandarización en primer lugar. No todos los procedimientos son igual de importantes, y no se pueden estandarizar todos a la vez, por lo que es necesario establecer prioridades.
e identifique los procesos de negocio que aportan más valor a su empresa: son los procesos estandarizados que más se pueden beneficiar de la estandarización.
Por ejemplo, puede descubrir que su departamento de soporte al cliente emplea métodos diferentes para resolver los mismos problemas, es decir, llegar a los mismos resultados. Su siguiente paso es reunir al equipo y determinar el proceso más eficaz para gestionar una tarea específica de atención al cliente.
Puede hacer eso y mucho más utilizando
-una función única de gestión de documentos para crear, editar, compartir y almacenar documentos relevantes. Cree un ClickUp Doc para cada proceso, invite a los miembros relevantes del equipo a contribuir y desarrolle ideas de estandarización en tiempo real.
Puede asignar las tareas resultantes directamente en el documento, convirtiendo el texto en asignaciones rastreables o etiquetando a los miembros del equipo con comentarios para mejorar los procesos de la empresa.
Formatee y colabore fácilmente en documentos junto al equipo sin solapamientos en ClickUp
Tener los procesos existentes por escrito es un primer paso necesario: la visualización lleva la documentación de los procesos a otro nivel. Para ello, puede utilizar
es decir, lienzos digitales ideales para la lluvia de ideas, la colaboración visual y dar rienda suelta a la creatividad.
Utilice las Pizarras para convertir conceptos en ideas en tiempo real, añadir notas y debatir con su equipo los mejores enfoques para la estandarización de procesos.
ClickUp Pizarras es su hub visual centralizado para convertir de forma colaborativa las ideas del equipo en acciones coordinadas
Paso 2: Establezca metas claras
La estandarización de procesos no es tan fácil como decir: "Así es como completaremos esta tarea a partir de ahora"
A menudo implica ajustar y reinventar procesos estandarizados o incluso idear otros totalmente nuevos. Y lo que es más importante, no puede esperar ver los resultados de sus esfuerzos de normalización de la noche a la mañana.
Para seguir por el buen camino, hay que fijar metas claras y cuantificables de normalización de procesos. El ajuste de estas metas orienta sus esfuerzos y le ayuda a seguir el progreso. Por supuesto, estas metas no son más que directrices, que pueden ajustarse con el tiempo para impulsar la mejora continua. Metas de ClickUp es exactamente lo que necesita para mantener al equipo en el buen camino y conectar su trabajo con sus objetivos. Esta función le ayuda a ajustar objetivos y medir el intento correcto con facilidad.
Todo lo que necesita hacer es enlazar tareas o listas a una Meta, y ClickUp hará un seguimiento automático del progreso a medida que las complete. 🏅
Manténgase en el buen camino para alcanzar sus objetivos con cronogramas claros, metas cuantificables y seguimiento automático del progreso
Utilice las carpetas de ClickUp para organizar y gestionar las Metas y realizar el seguimiento de los ciclos de sprint y OKRs , añada descripciones únicas para categorizar las Metas, fije plazos y comparta sus Metas con los miembros pertinentes del equipo.
Paso 3: correlacionar los procesos Correlacionar procesos le ayuda a visualizar un proceso,
identificar sus eficiencias y áreas de mejora, y esbozar secuencias de eventos y tareas. Como tal, correlacionar procesos ocupa un lugar importante en la estandarización de procesos: ayuda a comprenderlos, a detectar incoherencias, a identificar las mejores prácticas y a crear nuevas reglas basadas en ellas. ✨
Correlacione sus procesos fácilmente con ClickUp Mapas mentales una opción única que le permite planificar, organizar y conectar ideas, tareas y proyectos. Estos Mapas tienen una función de arrastrar y soltar, que le permite establecer conexiones y crear visualizaciones únicas.
Elija entre Mapas mentales basados en tareas o en nodos, compártalos con sus compañeros de trabajo y ajústelos según sea necesario sin sudar la gota gorda.
Planifique y organice proyectos, ideas o tareas existentes en ClickUp para obtener el esquema visual definitivo
¿No quiere ocuparse de crear Mapas mentales desde cero? Las plantillas de ClickUp vienen al rescate Sus secciones prefabricadas le guiarán a lo largo de todo el ejercicio de creación de mapas de procesos.
Recomendamos las plantillas
Plantilla de Pizarra del Mapa de Procesos de ClickUp
y el
Plantilla del Mapa de Procesos PDCA de ClickUp
ya que ambos le ayudarán a dividir sus procesos en categorías para facilitar su gestión.
Paso 4: Crear procedimientos operativos estándar
Los procedimientos operativos normalizados (POE) son el núcleo de la normalización de procesos, ya que son los que garantizan la coherencia y la mejora de la eficacia. Los utilizará para esbozar instrucciones paso a paso sobre la gestión de distintas tareas y actividades.
Dada la importancia de los POE, hay que tener mucho cuidado al redactarlos. Deben ser concisos y detallados, sin dejar lugar a incertidumbres ni imprevistos.
Recurra una vez más a ClickUp Docs para redactar sus POE: añada los miembros del equipo pertinentes a su documento y cree directrices exhaustivas sobre el manejo de las distintas situaciones y tareas dentro de su empresa. Colabore con su equipo en tiempo real, deje comentarios y elabore procedimientos que aporten el máximo valor.
Como redactar POE de primera categoría requiere cierta habilidad, puede que se sienta más seguro utilizando plantillas de POE de ClickUp. Por ejemplo, puede utilizar la plantilla
-Esta plantilla de documento contiene instrucciones sobre lo que debe incluirse en cada sección del documento.
De este modo, se minimiza el riesgo de que se pierda información crucial.
Agilice la creación de POE con esta plantilla de ClickUp: introduzca sus datos y listo
También puede utilizar la plantilla
Plantilla de procedimientos operativos estándar de ClickUp
. Esta es otra plantilla de documento que le ayuda a estandarizar procesos como la incorporación, la formación y la promoción de empleados.
Paso 5: Automatización de procesos repetitivos
¿Su equipo invierte mucho tiempo en tareas repetitivas que no aportan mucho valor a su empresa? Si la respuesta es afirmativa, existe una forma sencilla de cambiar esta situación y permitir que sus empleados se centren en tareas más importantes
.
Utilice las Automatizaciones de ClickUp para optimizar procesos y ahorrar tiempo
Las automatizaciones le permiten mejorar la productividad, minimizar el riesgo de errores y garantizar la racionalización de sus procesos. Consisten en:
- Desencadenantes: Eventos que ponen en marcha una Automatización (puede aplicarlos a tareas, subtareas o ambas)
- Condiciones: Criterios que deben cumplirse para que se inicie una Automatización
- Acciones: Eventos que tienen lugar después de que se cumpla la condición
ClickUp le ofrece varias opciones para utilizar las Automatizaciones. Si desea conseguir un resultado concreto, puede crear
Automatizaciones personalizadas
. También puede tomar un atajo y utilizar
con desencadenantes y acciones prefabricadas. Son personalizables y se adaptan bien a sus procesos.
Si tu Automatización está conectada a otra app como Calendly, GitHub, o HubSpot, siempre puedes crear una
.
Paso 6: Comunicar los nuevos procedimientos
La estandarización de procesos suele implicar cambios significativos en la forma en que sus compañeros abordan las tareas. Ayúdeles a asimilar estos cambios mediante una comunicación eficaz. Esto significa que debe tenerlo todo por escrito y poner al día a las partes interesadas sobre cada detalle relacionado con su trabajo.
Además, si la estandarización del proceso implica el uso de nuevas herramientas y procedimientos, asegúrese de formar adecuadamente a su equipo. De este modo, podrán abordar con confianza los nuevos procesos y estar seguros al 100% de que saben lo que están haciendo.
Añada miembros del equipo a los debates y colabore con ClickUp Chatee en un mismo espacio y evite saltar de un software a otro
ClickUp le ayuda a comunicarse con su equipo y a mantener la transparencia. Dispone de la
donde puede compartir actualizaciones, asignar elementos de acción y adjuntar enlaces y archivos.
También puede añadir a personas relevantes a ClickUp Docs y ClickUp Pizarra, pedirles que aporten su granito de arena a la hora de estandarizar un proceso e incluirlas en la lista de tareas
.
Si su equipo se comunica a menudo por correo electrónico, puede utilizar la función
Correo electrónico en ClickUp ClickApp
y envía y recibe correos electrónicos sin salir de la plataforma para centralizar tu trabajo. 📩
Plantillas de documentación de procesos de ClickUp
pueden ayudarle a describir detalladamente cada proceso y a compartirlo con las partes interesadas. Nuestras recomendaciones son las siguientes
Plantilla de documento del plan de procesos de ClickUp
y el
Plantilla ClickUp Crear Proceso Eficientemente
.
Paso 7: Analizar y supervisar cada paso
Ha creado procedimientos operativos estándar, los ha discutido con su equipo y ha puesto en marcha sus planes. Pero su trabajo no acaba aquí. Para garantizar un intento correcto continuado, debe supervisarlo y analizarlo de cerca.
Con
con ClickUp. Este es su centro de control para observar y seguir el rendimiento de cada proceso dentro de su empresa. Utilice los cuadros de mando para supervisar la carga de trabajo y el rendimiento de su equipo, visualizar los recursos, planificar y gestionar las metas y obtener información detallada sobre todos los aspectos de un proceso.
Elija entre más de 50 widgets disponibles para supervisar aspectos específicos de sus procesos
procesos y detectar posibles áreas de mejora
.
Los paneles de ClickUp 3.0 ofrecen a los gestores de proyectos ágiles una vista rápida de las tareas y prioridades restantes del equipo para la semana, así como gráficos detallados de burnup y burndown
Ejemplos de estandarización de procesos
Hemos cubierto la parte teórica de la estandarización de procesos. Veamos cómo funciona en la práctica con dos ejemplos reales.
Atención al cliente
Observemos un
en una empresa que ofrece una plataforma de streaming multimedia por suscripción. Su trabajo consiste en responder a correos electrónicos y proporcionar información precisa y relevante a clientes actuales y potenciales.
El equipo está formado por 10 personas, y cada una tiene su propia forma de responder a los correos electrónicos de los clientes. Por ejemplo, Jenny mantiene un tono informal y cordial, mientras que a John le gusta mantener la profesionalidad.
La multiplicidad de personalidades y enfoques en el equipo puede confundir a los clientes y causarles una impresión negativa, ya que nunca saben qué esperar. Además, el equipo suele estar muy ocupado, por lo que algunos correos electrónicos de los clientes pueden perderse en el caos.
Estandarizar los procesos de gestión de las solicitudes de los clientes por correo electrónico puede ayudarle a ahorrar tiempo, ser más productivo y garantizar la coherencia.
Empezaría por analizar los procesos de empresa actuales. Considere los tiempos de respuesta, la creación y categorización de tickets, la priorización y la recopilación de comentarios de los clientes. Visualice todo el proceso para comprenderlo mejor y señalar las áreas que requieren su atención.
Construya su proceso de compatibilidad en la herramienta Mapas mentales de ClickUp para visualizar todo el flujo de trabajo
Ahora es el momento de establecer metas. Por ejemplo, si sus clientes se quejan de tiempos de respuesta lentos, debería centrarse en mejorar esta métrica. Asegúrese de que sus metas sean mensurables para poder hacer un seguimiento del progreso a lo largo del tiempo.
A continuación, debe crear POE. Documente cómo deben responder los representantes de atención al cliente a los correos electrónicos. Puede utilizar plantillas para crear una guía detallada paso a paso sobre la gestión de distintos tipos de correos electrónicos. Además, puedes desarrollar formas de categorizar y priorizar los correos electrónicos y asegurarte de que cada cliente recibe una respuesta.
Las automatizaciones pueden desempeñar un valioso rol en este sentido: utilícelas para enviar correos electrónicos de confirmación a los clientes, asegurarse de que los correos electrónicos llegan al representante adecuado y solicitar la opinión de los clientes.
Comparta sus POE con todo el equipo, revíselos juntos y responda a cualquier pregunta que puedan tener los representantes. Utilice los POE para la incorporación de nuevos empleados y para consolidar mejor las operaciones de su empresa.
Por último, no olvide revisar de vez en cuando los procesos de su empresa para asegurarse de que siguen funcionando. Para ello, analice los comentarios no sólo de sus clientes, sino también de su equipo.
Preparación de alimentos
Imaginemos que regentas una hamburguesería familiar con décadas de experiencia. El restaurante es conocido por su deliciosa comida y sus generosas raciones.
Sin embargo, los propietarios han recibido recientemente varias quejas sobre sus hamburguesas: parece que la calidad del producto suele variar, especialmente en lo que se refiere al sabor.
Usted quiere estandarizar el proceso de preparación de las hamburguesas. Empezará analizando el procedimiento actual: obtendrá una visión general de todo, desde el aprovisionamiento hasta los tiempos de cocción, los ingredientes y las raciones.
Durante el análisis, es probable que encuentre el "eslabón más débil": tiempos de cocción incoherentes, calidad variable de la carne o ingredientes rancios. Creará un mapa de procesos para visualizarlo y comprender cuál es la mejor forma de mejorar.
A continuación, elaborará los POE. Por ejemplo, puede crear una lista de proveedores autorizados de hamburguesas, describir los pasos para organizar la sección de asado, definir los tiempos de cocción y describir el proceso de tostado del pan. También puedes hablar de la seguridad alimentaria y de las raciones adecuadas.
Una vez definidos los POE, convoque una reunión en la que los discutirá con cocineros y ayudantes. También puede imprimir los POE y tenerlos cerca del puesto de trabajo para que todos puedan leerlos cuando sea necesario.
Celebre reuniones periódicas con el personal para asegurarse de que el proceso es eficaz, y pida a sus invitados que le den su opinión con frecuencia. Estos sencillos ajustes hacen que el funcionamiento general de la empresa sea más eficiente.
ClickUp: Su aliado en la estandarización de procesos
La estandarización de procesos es una forma excelente de
optimizar los flujos de trabajo
ahorrar tiempo y dinero, y mantener contentos a su equipo y a sus clientes. Sin embargo, a menudo requiere mucho trabajo y atención al detalle.
Con sus sólidas opciones para documentar, visualizar y gestionar procesos, ClickUp tiene todo lo que necesita para estructurar sus flujos de trabajo y mantener a su equipo en la misma página. Registrarse en ClickUp hoy mismo, explore sus extraordinarias funciones y empiece a revolucionar la estandarización de sus procesos. 🔁