La mayoría de nosotros hemos estado en una situación en la que no había suficiente trabajo pendiente. También somos conscientes del impacto que puede tener tener tener demasiado trabajo y de los riesgos que conlleva. Gestionar la capacidad y la carga de trabajo de las personas es un cuidadoso acto de equilibrio que la utilización de recursos trata de resolver.
En esta guía, recorreremos los pasos prácticos para que un gestor de proyectos saque el máximo partido de los recursos de su equipo. Además, tenemos algunas plantillas fantásticas para ayudarte en el camino.
Sumerjámonos y descubramos los secretos para gestión eficaz de los recursos ¡!
¿Qué es la utilización de recursos?
La utilización de recursos es una métrica que los directores y jefes de proyecto utilizan para evaluar cómo se utilizan sus recursos en un proyecto. Mide la tasa de utilización de sus recursos (a menudo su personal) a lo largo del tiempo para determinar si están siendo infrautilizados, sobreutilizados o utilizados lo suficiente.
El índice de utilización mide cuánto tiempo disponible de los miembros de su equipo se utiliza para trabajo facturable. Esta métrica le da una idea de lo productivos que son los miembros de su equipo, de si está utilizando los recursos con eficacia y de cómo puede optimizar mejor su forma de trabajar para aumentar la productividad y la rentabilidad.
La utilización de recursos a menudo se confunde con asignación de recursos . Se encuentran en un espacio similar, pero ambos tienen roles únicos. La utilización se centra en cómo gestionas y optimizas todos tus recursos. La asignación es la ciencia de asignar recursos específicos a proyectos individuales una vez que has decidido la mejor manera de organizarlos.
La vista Box en ClickUp le permite ver en qué está trabajando su equipo, qué ha conseguido y cuál es su capacidad
Cómo calcular la utilización de recursos
Entender si sus recursos están infrautilizados o sobreutilizados es increíblemente valioso, pero ¿cómo se mide la utilización de los recursos? Puede parecer complicado, pero en realidad hay una fórmula típica de utilización de recursos que puede utilizar:
Índice de utilización de recursos = Total de horas facturables / total de horas disponibles
Esto te dará una cifra que puedes utilizar para comparar diferentes recursos, miembros del equipo y proyectos. Multiplique el resultado final por 100 si desea transformar el número en un porcentaje.
Veamos un ejemplo de esta fórmula en la vida real.
Su desarrollador de software tiene un contrato de 40 horas semanales a tiempo completo. Le pides que complete una hoja de horas y descubres que dedica 30 horas semanales a trabajo facturable. Apliquemos la fórmula:
Tasa de utilización de recursos= 30 / 40
Esto nos da un índice de utilización de recursos de 0,75, es decir, del 75%.
Con la información anterior, está claro que el tiempo de los miembros de tu equipo no se está utilizando de forma eficaz. Intente reducir el tiempo que pasa en reuniones, asigne tareas de administrador a otro miembro del equipo e invierta en herramientas de gestión de proyectos que agilizan los flujos de trabajo. De este modo, su experiencia puede utilizarse para completar tareas facturables.
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Veamos otro ejemplo. Su responsable de marketing digital tiene un contrato a tiempo parcial de 20 horas semanales, pero a menudo acaba trabajando más horas. Usted descubre que en realidad dedica 25 horas semanales a actividades facturables.
Tasa de utilización de recursos = 25 / 20
Este miembro del equipo tiene un índice de utilización de 1,25, es decir, del 125%. Esto está por encima de sus horas contratadas y les pone en riesgo de agotamiento. Es importante reducir sus horas de trabajo asignando tareas a otros miembros del equipo, ampliando el equipo o ahorrando en eficiencia o procesos. ⚒️
Beneficios de una utilización eficaz de los recursos
Es casi imposible conseguir el equilibrio exacto, pero los mejores gestores de proyectos se esfuerzan por gestionar y nivelar los recursos de la forma más eficaz posible. La utilización inteligente de los recursos aporta muchos beneficios a todo el equipo. Estas son algunas de las muchas razones por las que merece la pena invertir tiempo y energía en ello.
Aumento de la felicidad del equipo
Los miembros del equipo pueden crear Metas personales en ClickUp y establecer objetivos para seguir su progreso y vigilar su propia capacidad
La mayoría de nosotros prosperamos cuando tenemos un buen flujo de trabajo constante que nos resulta manejable pero que también nos ayuda a crecer y a plantearnos retos. Tener demasiado trabajo nos lleva al agotamiento y a la infelicidad, mientras que tener demasiado poco puede aburrirnos y hacernos infelices.
Los gestores de proyectos eficaces intentan optimizar la gestión de recursos para que los miembros de su equipo estén contentos. Saben que hay que evitar la sobreutilización y sobrepasar los tiempos de trabajo programados, y hacen un esfuerzo por gestionar proactivamente la utilización para mejorar la felicidad de los empleados , la moral y la satisfacción. 🤩
Mayores niveles de productividad
En casi todas las organizaciones, habrá recursos que no se estén utilizando al máximo. Conocer el índice de utilización de sus recursos le da la oportunidad de identificar la infrautilización y realizar cambios para aumentar los niveles de productividad.
Con las herramientas, fórmulas y planes adecuados, puede comprobar periódicamente la utilización de los recursos y adaptarse rápidamente para aprovechar al máximo su equipo de proyecto. Distribuya más trabajo entre los miembros del equipo cuyas agendas no estén llenas, y procure asignar tareas lejos de aquellos que corren el riesgo de volverse improductivos por sobreutilización. 📈
Mayor control sobre los proyectos
Utilice la vista Carga de trabajo de ClickUp para gestionar la capacidad de recursos y arrastrar y soltar tareas fácilmente para reasignar recursos
La gestión de proyectos implica muchas partes móviles, y comprender cómo se utilizan sus recursos es sólo una de ellas. Un plan eficaz de utilización de recursos hace que plan de capacidad y le ofrece una mayor perspectiva y control sobre sus proyectos.
Si no sabe en qué están trabajando los miembros de su equipo o cuál es su productividad, es difícil mantener el control. Evita pasarte de las horas facturadas a los clientes, asignar miembros del equipo en el último momento y pagar más por contratar recursos adicionales gestionando cuidadosamente el uso de tus recursos. 👀
Mejor gestión de los recursos individuales
Tanto si trabajas con un gran equipo de proyecto como con uno pequeño, es difícil controlar a todo el mundo todo el tiempo para conocer su capacidad en tiempo real. Contar con una herramienta que facilite la utilización de los recursos te ofrece una mejor forma de comprender el tiempo de cada individuo de forma continua.
Con un plan, una fórmula o una herramienta que le ofrezca una visión general de los recursos disponibles y su eficacia, podrá tomar decisiones más estratégicas a nivel individual. Consulte a los miembros del equipo para asegurarse de que su carga de trabajo es manejable, aborde la asignación de recursos de una manera más justa y comprenda el tiempo de su equipo tanto en general como a un nivel más detallado. ✨
Mayor rentabilidad
Adoptar la práctica de la utilización eficaz de los recursos no solo hace más feliz a la gente; también puede hacerle ganar más dinero. Trabajando en los niveles de productividad y racionalizando los flujos de trabajo, también puede disfrutar de una mayor rentabilidad.
Una gestión más eficaz de sus recursos repercute directamente en su cuenta de resultados. Un buen índice de utilización garantiza que no se dedique a los proyectos de los clientes más tiempo del previsto, lo que puede repercutir en la rentabilidad. Los miembros del equipo más contentos y comprometidos también hacen mejor su trabajo, lo que significa que puede exigir tarifas más altas por el mejor producto o servicio. 💰
Cómo mejorar la utilización de los recursos de su equipo
La asignación eficaz de recursos aporta muchos beneficios, pero ¿cómo conseguirlo en tu propio equipo de proyecto? A continuación te explicamos cómo mejorar la utilización de recursos y disfrutar de las ventajas dentro de tu equipo.
1. Conozca la disponibilidad de cada miembro del equipo
Para utilizar sus recursos de forma más eficaz, empiece por conocerlos con más detalle. Asegúrese de tener claro el horario y las pautas de trabajo de los miembros de su equipo para disponer de la información adecuada cuando asigne recursos a sus proyectos.
Utilice una herramienta como ClickUp para almacenar todos tus datos y ver la disponibilidad de tus recursos en tiempo real. Utilice la función gestión de la carga de trabajo vista para obtener una visión de la carga de trabajo disponible de los miembros de tu equipo, para que puedas tomar decisiones más inteligentes a la hora de asignar tareas, roles y responsabilidades. 📄
2. Utiliza la fórmula para determinar la utilización de recursos de tu equipo
No puedes ahorrar en eficiencia si no sabes de dónde partes. Antes de empezar a optimizar, intente calcular la utilización de recursos en su estado actual.
Tome la fórmula anterior y utilícela para calcular la tasa de utilización de todos los miembros de su equipo de proyecto. Esto te dará una métrica útil para usar a medida que haces mejoras, para que puedas entender el impacto de tus cambios y si están cambiando tu tasa de utilización en la dirección correcta. 🙌
3. Asigne los recursos adecuados a los proyectos
Una vez que sepas cuál es tu tasa de utilización, puedes usarla para informar qué recursos asignas a qué proyectos. Esta métrica hace que planificación de proyectos y la programación de recursos, ya que puede tomar decisiones estratégicas basadas en la carga de trabajo y la capacidad.
Asignar los recursos adecuados no es sólo cuestión de tiempo disponible. También tiene que ver con el conjunto de habilidades, la compatibilidad y la experiencia. Los mejores gestores de proyectos saben equilibrar todas las necesidades para crear un equipo de proyecto sólido. ✨
4. Asignar horas como facturables o no facturables
Comprender la diferencia entre tareas facturables y actividades no facturables le permite tomar decisiones más inteligentes sobre cómo utilizar sus recursos. Si hay demasiadas horas no facturables, su equipo de proyecto no tiene tiempo para trabajar en proyectos facturables que generan honorarios.
Considere todas las tareas en las que trabajan los miembros de su equipo y asígnelas como actividades facturables o no facturables. Determine si el equilibrio es correcto o si necesita asignar tareas no facturables a otro miembro del equipo para liberar tiempo valioso.
Campos personalizados de ClickUp
facilitan la categorización de tareas para que puedas ver rápidamente cómo emplean su tiempo los miembros de tu equipo. 📚
5. Utilice el control de tiempo
El control de tiempo en ClickUp permite al equipo ver una vista granular de dónde se gasta el tiempo, por lo que los procesos pueden ser mejorarse continuamente No puede saber en qué están trabajando los miembros de su equipo si no dispone de hojas de horas precisas que se actualicen periódicamente. Introduzca un sistema en el que los miembros de su equipo completen hojas de horas semanales para que pueda tener una visión realista de cómo se emplea el tiempo en un proyecto determinado.
ClickUp tiene un montón de plantillas de gestión del tiempo y funciones que facilitan el seguimiento del tiempo de los miembros de su equipo. La página Plantilla de hoja de horas de servicios de ClickUp es ideal para llevar un seguimiento de las horas de servicio o del tiempo facturable. También hay una plantilla de
[cronómetro incorporado](https://clickup.com/features/project-time-tracking https://clickup.com/features/project-time-tracking)
que puedes utilizar desde el escritorio, la web o dispositivos móviles, lo que te permite añadir tiempo a los proyectos dondequiera que estén los miembros de tu equipo. 👀
6. Compara las horas facturadas previstas y las reales
Cree paneles personalizados en ClickUp para obtener una visión general de alto nivel de las horas facturables previstas frente a las reales de todo su equipo
Incluso los proyectos mejor gestionados pueden toparse con obstáculos limitaciones de recursos el total real de horas facturables difiere de lo previsto. Haga un seguimiento de la utilización de los recursos a lo largo del proyecto y evalúelo al final para ver lo cerca que estaba de su estimación.
Medir las horas facturadas previstas frente a las reales te da una idea más clara de cómo estás gestionando los recursos. Si está cerca, va por buen camino. Si se ha pasado, quizá sea el momento de controlar más de cerca la utilización a lo largo del proyecto para evitar ampliación del alcance . Si está por debajo de lo esperado, puede que haya algo más que podría haber hecho para entregar el trabajo al cliente. Todo esto es información útil para llevar contigo en futuros proyectos. 🌻
Gestiona los recursos con a_ Calendario de recursos !
7. Utilizar herramientas y plantillas para una utilización óptima de los recursos
Realice un seguimiento de los activos de la empresa y agilice entrada de datos en una vista Lista, Tabla o Cronograma y, a continuación, maximice los recursos de su equipo gestionando la capacidad con las vistas Carga de trabajo y Box
Saber que debe medir su tasa de utilización y asignar recursos estratégicamente tiene sentido, pero necesita la información adecuada herramientas de gestión de recursos para hacerlo realidad. Invierta en un software de gestión de recursos que agilice el proceso, utilice la automatización para tareas repetitivas y le ofrezca un mayor control sobre sus recursos.
ClickUp está repleto de funciones y plantillas para que la utilización de sus recursos sea más eficaz. Nuestro funciones de gestión de recursos van más allá de las hojas de cálculo y las bases de datos básicas, ofreciéndole un hub digital para todas sus necesidades de recursos.
Vea y haga un seguimiento de los activos de la empresa de un vistazo a través de múltiples tipos de vista como listas, listas y cronogramas. Utilice el cronómetro integrado para añadir entradas, establecer estimaciones y utilizarlas para realizar asignaciones de tiempo más inteligentes. ClickUp combina el control de tiempo, la gestión de activos y los paneles inteligentes para ofrecerle una mejor experiencia en la gestión de proyectos. ✨
3 Plantillas útiles para la utilización de recursos
Empezar desde cero puede resultar abrumador, sobre todo si es la primera vez que se adentra en el mundo de la utilización estratégica de recursos. Por suerte, ClickUp cuenta con una colección de plantillas de planificación de recursos diseñadas para facilitar su rol.
1. Plantilla de planificación de recursos ClickUp
Utilice la plantilla de planificación de recursos para ver de un vistazo la capacidad restante
En
/ref/ https://clickup.com/templates/resource-planning-t-200533044 Plantilla de planificación de recursos de ClickUp /%href/
le ofrece una forma sencilla de ver y asignar recursos en su equipo de proyecto o departamento. Utilice la vista Carga de trabajo para conocer la capacidad de cada miembro del equipo y, a continuación, asigne recursos realizando cambios directamente en el plan de recursos.
2. Plantilla de matriz de recursos de proyecto ClickUp
Planifique eficazmente sus recursos con esta plantilla de matriz para determinar el coste total previsto de los recursos disponibles
Disfrute de una forma más sencilla de comprender los costes totales de su proyecto con la plantilla Plantilla de matriz de recursos para proyectos de ClickUp . Esta plantilla utiliza campos personalizados como departamento, tipo de recurso, días y valoración para que pueda determinar el coste, preparar presupuestos precisos y asignar recursos de forma más eficaz.
3. Plantilla ClickUp de Gestión de Recursos Humanos
Detecte rápidamente la ineficacia de los proyectos y el desequilibrio de tareas con la plantilla de gestión de recursos humanos
Presentada aquí en formato de cronograma, esta plantilla Plantilla de Gestión de Recursos Humanos de ClickUp es una excelente forma de supervisar el tiempo, la disponibilidad y la utilización de los miembros de su equipo. Vea su capacidad, el tipo de proyecto y las tareas en las que están trabajando desde un lugar centralizado.
Mejore el uso de sus recursos con ClickUp
Gestionar sus recursos de forma eficaz tiene mucho sentido. La utilización adecuada de los recursos no sólo conduce a una mayor productividad, sino que también repercute en la felicidad de los empleados y en su cuenta de resultados.
Siga estos pasos para mejorar la utilización de los recursos de su equipo o de toda la organización. Facilite todo el proceso y cree un hub dedicado a todas sus necesidades de gestión de proyectos con ClickUp. Regístrese para obtener una cuenta gratuita de ClickUp hoy mismo y disfruta de una mejor forma de gestionar tus nuevos proyectos. 🤩