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¿Está asumiendo más trabajo debido a sus recursos limitados?
¿O se encuentra constantemente con conflictos de recursos por asignar demasiadas tareas a su equipo?
Gestionar los recursos disponibles no solo es un reto, sino que también es una parte crucial del trabajo de cualquier jefe de equipo. Cuando se hace correctamente, la técnica de gestión de proyectos de nivelación de recursos ayuda a los equipos a trabajar de forma más eficiente, realizando una distribución estratégica del trabajo de forma equitativa entre los miembros del equipo.
En la mayoría de los casos, no es necesario necesariamente contar con recursos adicionales, como personal y software. En cambio, hay que resolver los conflictos de recursos en la fase de planificación para evitar cualquier problema desde el principio.
Si siente curiosidad por la nivelación de recursos y se pregunta cómo llevarla a cabo, estamos aquí para ayudarle. Repasaremos qué es exactamente la nivelación de recursos, cómo funciona y le daremos consejos que puede utilizar para dominarla.
Vamos a profundizar en el tema.
¿Qué es la nivelación de recursos?
La nivelación de recursos es una técnica de gestión de proyectos que se utiliza para gestionar el tiempo y la disponibilidad de los empleados internos, los colaboradores externos, como agencias y autónomos, o el software, con el fin de completar un proyecto dentro del plazo y el presupuesto acordados.
La meta de la nivelación de recursos es hacer más con menos. Por lo general, la nivelación de recursos la controlan los gestores de proyectos o los jefes de equipo que necesitan reducir los retrasos causados por prioridades conflictivas o demandas simultáneas de los mismos recursos.
Es posible que haya oído hablar de la nivelación de recursos con diferentes nombres, como asignación de recursos, gestión de la carga de trabajo o gestión de las dependencias de recursos. En su mayor parte, todos estos términos son sinónimos y tienen metas similares: gestionar los recursos disponibles, evitar conflictos entre ellos y garantizar que los miembros del equipo no estén infrautilizados ni sobreutilizados.
Cómo se definen los recursos
En la gestión de proyectos, los recursos suelen dividirse en dos categorías:
- Recursos intangibles: propiedad intelectual, procesos, habilidades, ideas y tiempo.
- Recursos tangibles: recursos humanos y financieros, software, materiales, bienes inmuebles.
No todos los equipos gestionan exactamente el mismo tipo de recursos, pero, en general, hay puntos en común que se aplican a todos ellos. Por ejemplo, la mayoría de los gestores de proyectos gestionan en realidad recursos disponibles como:
- Horas de trabajo: el número de horas disponibles o utilizadas para completar una tarea y todo el proyecto.
- Habilidades y conjuntos de habilidades: utilizar las habilidades conocidas del equipo o de las personas para completar los proyectos más rápidamente.
- Manpower: El número de miembros del equipo y sus horas de trabajo disponibles para completar un proyecto.
- Presupuesto: los fondos disponibles o gastados para completar el proyecto.
- Materiales: El número de materiales disponibles o utilizados para un proyecto (a menudo un aspecto crucial de la gestión de proyectos ).
Las ventajas de la nivelación de recursos
Las ventajas de la nivelación de recursos dependen del tipo de recursos y de las limitaciones del proyecto en su conjunto. Sin una gestión eficaz de los recursos, se acabará en una de estas dos situaciones:
- Asignación excesiva: asignar a un proyecto más recursos de los que tiene disponibles su equipo.
- Asignación insuficiente: no programar los recursos suficientes para completar el proyecto.
Si asigna recursos por debajo o por encima de lo necesario, no está aprovechando todo el potencial de sus recursos. Esto reduce naturalmente la eficiencia de sus recursos y, a su vez, aumenta los costes de su proyecto.
Con una nivelación adecuada de los recursos, sus proyectos no solo serán terminados más rápido, sino también de manera más eficiente. Y estas eficiencias tienen sus ventajas:
- Reducción del estrés del equipo: la nivelación de recursos evita el exceso de trabajo o la infrautilización de su equipo para evitar el agotamiento y mantener una sensación de equilibrio y equidad. Esto ayuda a identificar dónde se necesitan recursos adicionales, al tiempo que se comprende la capacidad de su equipo para delegar tareas de manera adecuada.
- Mayor retorno de la inversión: una asignación eficiente de los recursos permite aprovechar al máximo los recursos disponibles, lo que le evita gastar tiempo o dinero innecesarios en más recursos para cumplir con la fecha de finalización del proyecto.
- Riesgos y descuidos limitados: los miembros del equipo sobrecargados son mucho más propensos a producir trabajos con errores, lo que se traducirá en retrasos, cuellos de botella e incluso el fracaso total del proyecto.
- Mejor comunicación: con las herramientas adecuadas, la nivelación de recursos establece visibilidad en las cargas de trabajo, lo que mejorará la transparencia, la comunicación del equipo y la confianza en el liderazgo.
Las técnicas y ejemplos más comunes de nivelación de recursos
Ahora ya sabe qué es la nivelación de recursos y por qué es importante. Pero, ¿cómo se lleva a cabo en la práctica?
En primer lugar, es mejor comprender cada técnica de nivelación de recursos para saber cuál es la más adecuada para su flujo de trabajo. 💡
Vía rápida de seguimiento
La aceleración en la gestión de proyectos se produce cuando las tareas se completan antes de lo previsto. Le permite aprovechar cualquier tiempo libre en el cronograma del proyecto, al tiempo que le permite adelantarse a cualquier posible limitación de recursos.
Aceleración
El acortamiento se produce cuando se reduce el cronograma de una tarea asignando más recursos o aumentando las horas del equipo. Es una forma estupenda de recortar tiempo en un proyecto cuando hay plazos estrictos.
Método del camino crítico
El método del camino crítico (CPM) es una técnica utilizada en la gestión de proyectos que permite saber qué tareas deben completarse primero. Conocer el camino crítico permite identificar qué tareas pueden retrasarse, de modo que se puedan liberar recursos para otras tareas.
Además, la ruta crítica es, en esencia, el número mínimo de tareas que hay que completar para completar un proyecto.
Suavización de recursos
La nivelación de recursos utiliza los recursos existentes para realizar las tareas en lugar de buscar ayuda adicional. Esta técnica de nivelación de recursos es una forma excelente de evitar sobrecargar a los miembros del equipo y garantizar que cada tarea se complete de manera eficiente.
La nivelación de recursos también es ideal cuando todos los miembros de su equipo tienen demasiado trabajo.
5 consejos clave para una nivelación eficaz de los recursos
¡A estas alturas ya es un experto en nivelación de recursos! Sin embargo, sigue siendo muy beneficioso para los jefes de equipo saber cómo gestionar mejor la demanda de recursos. Echemos un vistazo a las cinco mejores buenas prácticas para la asignación de recursos.
1. Realice estimaciones realistas de las necesidades de recursos de su proyecto.
Antes de comenzar un proyecto, haga una estimación realista de cuántos recursos podría necesitar. Aunque puede utilizar técnicas de nivelación de recursos más adelante, siempre es mejor prepararse en exceso para su proyecto.
No haga conjeturas sobre la disponibilidad de recursos y la capacidad de su equipo. Debe planificar cualquier cuello de botella repentino o tarea de última hora que pueda descarrilar el calendario de su proyecto. Cuanto más realista sea sobre la disponibilidad de recursos, más fácil le resultará terminar un proyecto a tiempo.
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2. Identifique todas las posibles carencias de recursos de su proyecto.
Las carencias de recursos se producen cuando surgen problemas inesperados tras el inicio del proyecto que pueden obstaculizar el calendario del mismo. Por ejemplo, si gestiona un equipo de redactores durante un mes festivo muy ajetreado, podría acabar con recursos limitados si varios miembros del equipo se toman días libres similares.
Depende del gestor de proyectos o del jefe de equipo planificar con antelación las posibles carencias de recursos del proyecto. La nivelación de recursos no consiste solo en equilibrar las cargas de trabajo, sino que depende de si se han tenido en cuenta o no las carencias de recursos durante la planificación inicial del proyecto.
Y para evitar estas deficiencias, asegúrese de definir el alcance del proyecto, de modo que no se quede con dos miembros del equipo cuando había planificado que seis completaran el proyecto. Es casi imposible prevenir todas las deficiencias de recursos, pero un poco de preparación y revisión pueden ser de gran ayuda.
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3. Cree una lista de tareas con prioridad
Cree siempre una lista priorizada de tareas y recursos cuando gestione sus proyectos. Es una forma sencilla pero eficaz de saber claramente qué hay que priorizar en caso de conflictos o limitaciones. 📄
Por ejemplo, supongamos que tiene dos proyectos de desarrollo en curso que necesitan un miembro adicional en el equipo: el primero tiene un calendario flexible y el otro tiene un plazo estricto. El problema es que solo dispone de un desarrollador.
¿A qué proyecto asignaría a ese desarrollador?
Le interesará asignarlos al segundo proyecto, que tiene un plazo estricto. Aunque se trata de un ejemplo sencillo de nivelación de recursos, priorizar las tareas le garantiza saber qué es lo que requiere más atención para el buen desarrollo del calendario del proyecto.
¡Aprenda a gestionar los recursos con un calendario de recursos!
4. Implemente un gestor de recursos dedicado
Si aún no lo ha adivinado, gestionar sus recursos no es una tarea fácil. Requiere mucho tiempo e implica un montón de variables.
Por eso siempre debe intentar contar con un gestor de recursos dedicado que se encargue de todas y cada una de las necesidades de nivelación de recursos. Esta persona dedica su tiempo a dominar la ruta crítica y a gestionar múltiples proyectos dentro de los límites de sus recursos.
Cuando una sola persona se encarga de este proceso, se centraliza la responsabilidad, lo que facilita mucho la gestión de la nivelación de recursos. Además, no se añade la responsabilidad de la gestión de recursos a su equipo, lo que les permite centrarse en la carga de trabajo real del proyecto.
5. Realice el seguimiento de todo lo que reasigne
Puede parecer sencillo mover algunas tareas, participar en la optimización de recursos o trasladar proyectos a sus recursos adicionales. Sin embargo, es necesario realizar un seguimiento de todo. Debe saber dónde se asignaron originalmente sus tareas o, de lo contrario, corre el riesgo de encontrarse con problemas importantes en su proceso de asignación de recursos.
¿Por qué?
Sin un seguimiento, se corre el riesgo de asignar trabajo duplicado, omitir pasos en el cronograma del proyecto o perder información crítica sobre lo que hay que hacer a continuación. Si no se realiza un seguimiento exhaustivo de todos los recursos y de dónde se han reasignado, el proyecto se verá abocado a problemas costosos. 📈
Las herramientas de asignación de recursos pueden realizar el seguimiento de todas sus tareas y, en el caso de los equipos ágiles, puede ejecutar gráficos de burndown para medir su producción en relación con lo que se asignó originalmente. La conclusión es que necesita un software de gestión de proyectos que sea personalizable y que centralice los esfuerzos de sus equipos.
Plantillas de nivelación de recursos para el éxito integral de la gestión de proyectos
¿Quiere asignar sus recursos mucho más rápido? ¡Empiece con una plantilla!
Tenemos cinco de las mejores plantillas de ClickUp que puede utilizar, de forma totalmente gratuita, para empezar a gestionar las cargas de trabajo de sus equipos de forma más eficiente.
1. Plantilla de asignación de recursos de ClickUp
Como gestor de proyectos, debes saber dónde se invierten tus recursos.
La plantilla de asignación de recursos de ClickUp es una herramienta excelente para la nivelación de recursos. Esto se debe a que le ofrece una visión clara de dónde terminan sus recursos y qué es lo que puede necesitar algunos ajustes.
Esta plantilla es ideal para realizar el seguimiento de todos sus materiales, mano de obra, presupuesto y horas en un solo espacio. Utilice la vista Lista para obtener una visión general de lo que se ha asignado a su equipo y cómo encaja en el calendario del proyecto.
2. Plantilla de planificación de recursos de ClickUp
La plantilla de planificación de recursos de ClickUp es una herramienta excelente para nivelar y equilibrar los recursos mediante una vista Kanban con funciones de arrastrar y soltar para la reasignación.
Esta plantilla también ayuda a identificar qué recursos están disponibles, quién los tiene y cuándo están disponibles. Asegúrese de que la distribución de los recursos sea eficaz y permita a los gerentes identificar y abordar las posibles limitaciones de recursos antes de que surjan con esta plantilla.
También puede priorizar tareas y asegurarse de que se disponga de los recursos adecuados cuando se necesiten.
3. Plantilla sencilla de diagrama de Gantt de ClickUp
Los diagramas de Gantt son una representación visual de las tareas, los recursos y los cronogramas de un proyecto. Las plantillas de diagramas de Gantt ayudan a los gestores de proyectos a identificar dónde deben asignarse los recursos, supervisar el progreso e identificar posibles cuellos de botella.
Y con la plantilla de diagrama de Gantt simple de ClickUp, puede optimizar el uso de los recursos y garantizar que las tareas se completen a tiempo y dentro del presupuesto mediante un cronograma visual. Con esta plantilla, puede:
- Visualice el progreso de las tareas de sus equipos en la vista Gantt de ClickUp y sepa quién está trabajando en qué de un vistazo.
- Desglose y aprenda cómo las tareas están conectadas con las metas generales y las dependencias para completar el proyecto.
4. Plantilla de matriz de recursos de proyectos de ClickUp
¿Cuál es el coste total previsto de los recursos? La plantilla de matriz de recursos del proyecto de ClickUp es una herramienta excelente para averiguarlo.
También ayuda a garantizar que los recursos se distribuyan de manera eficiente, lo que permite a los equipos de proyecto centrarse en las tareas que deben completarse a tiempo y dentro del presupuesto propuesto. La plantilla incluye cinco estados, seis campos personalizados y siete tipos de vista.
5. Plantilla de carga de trabajo de los empleados de ClickUp
Para obtener un desglose más detallado y visual de la carga de trabajo de cada miembro de su equipo, la plantilla de carga de trabajo de los empleados de ClickUp es esencial. Esta plantilla también permite ver la carga de trabajo general del equipo, lo que resulta ideal para los responsables que gestionan grupos o varios equipos.
Utilice esta plantilla para saber quién puede asumir más trabajo o nuevos proyectos. Vea de forma visual cuánto trabajo se ha asignado actualmente a cada persona o al equipo en su conjunto. Y tanto si necesita utilizar duraciones estimadas, volumen de tareas, puntos de sprint o campos personalizados para supervisar las cargas de trabajo, esta plantilla lo puede hacer todo.
Comience su proceso de nivelación de recursos con ClickUp.
La nivelación de recursos no tiene por qué ser una tarea tediosa en sí misma. Solo necesita la herramienta adecuada para realizar el seguimiento, medir, comparar y organizar su trabajo en un panel visual.
Afortunadamente, puede organizar su proceso de nivelación de recursos de principio a fin con las herramientas de gestión de proyectos personalizables de ClickUp. ClickUp es el software de gestión de proyectos líder en el mundo.
Tanto si necesita ayuda con la asignación de recursos, la programación de proyectos, la nivelación automática o la programación con recursos limitados, ¡ClickUp le ofrece todo lo que necesita! Y, a diferencia de otras herramientas de gestión de proyectos, ClickUp se adapta a las necesidades de nivelación de recursos de su equipo, y no al revés.
Es muy flexible, por lo que no estará limitado a campos predeterminados y paneles restringidos. ¡Utilice una de las plantillas gratuitas de ClickUp para implementar su propia estrategia de nivelación de recursos!