¿Asume más trabajo debido a sus limitados recursos?
¿O se encuentra constantemente con conflictos de recursos por asignar demasiadas tareas a su equipo?
Gestionar los recursos disponibles no es sólo un reto, sino también una parte crucial del trabajo de cualquier jefe de equipo. Si se termina bien, la gestión de los recursos disponibles es una de las claves del éxito técnica de gestión de proyectos de nivelación de recursos ayuda a los equipos a trabajar de forma más eficaz distribuyendo estratégicamente el trabajo de forma equitativa entre los miembros del equipo.
En la mayoría de los casos, no es necesario necesitar recursos adicionales como personal y software. En cambio, hay que resolver los conflictos de recursos en la fase de planificación para evitar problemas desde el principio.
Si siente curiosidad por la nivelación de recursos y se pregunta cómo hacerlo, estamos aquí para ayudarle. Le explicaremos qué es exactamente la nivelación de recursos, cómo funciona y qué consejos puede utilizar para dominarla.
Empecemos.
¿Qué es la nivelación de recursos?
La nivelación de recursos es una técnica de gestión de proyectos se utiliza para gestionar el tiempo y la disponibilidad de empleados internos, colaboradores externos como agencias y autónomos, o programas informáticos para completar un proyecto dentro de un plazo y un presupuesto acordados.
La meta de la nivelación de recursos es hacer más con menos. Normalmente, la nivelación de recursos la controlan los directores de proyecto o jefes de equipo que necesitan reducir los retrasos causados por prioridades contrapuestas o demandas simultáneas de los mismos recursos.
También es posible que hayas oído hablar de la nivelación de recursos como asignación de recursos gestión de la carga de trabajo o gestión de las dependencias de recursos. En su mayor parte, todos estos términos son iguales y tienen metas similares: gestionar los recursos disponibles, evitar conflictos de recursos y garantizar que los miembros del equipo no estén infrautilizados o sobreutilizados.
Cómo se definen los recursos
En la gestión de proyectos, los recursos suelen clasificarse en dos categorías:
- Recursos intangibles: Propiedad intelectual, procesos, habilidades, ideas y tiempo
Recursos tangibles: Recursos humanos y financieros, software,materiales, bienes inmuebles No todos los equipos gestionarán exactamente el mismo tipo de recursos, pero en su mayor parte, hay aspectos comunes que encajan en todos los ámbitos. Por ejemplo, la mayoría de los gestores de proyectos en realidad gestionan recursos disponibles como:
- Horas de trabajo: El número de horas disponibles o utilizadas para completar una tarea y todo el proyecto
- Habilidades y conjuntos de habilidades: El uso de habilidades individuales o de equipo conocidas para completar los proyectos con mayor rapidez
- Mano de obra: El número de miembros del equipo y sus horas de trabajo disponibles para completar un proyecto
- Presupuesto: Los fondos disponibles o gastados para completar un proyecto
- Materiales: El número de materiales disponibles o utilizados en un proyecto (a menudo un aspecto crucial de la gestión del proyecto)gestión de la construcción)
Es sencillo hacer un seguimiento de los valores de los recursos tangibles y no tangibles en campos personalizados para todas sus tareas
Las ventajas de la nivelación de recursos
Las ventajas de la nivelación de recursos dependen del tipo de recursos y las limitaciones del proyecto en su conjunto. Sin una gestión de recursos se llega a una de estas dos situaciones:
- Sobreasignación: Asignar a un proyecto más recursos de los que dispone el equipo
- Subasignación: No asignar suficientes recursos para completar el proyecto
Si está por debajo o por encima de la asignación de recursos, no está utilizando sus recursos en su potencial óptimo. Naturalmente, esto reduce la eficacia de los recursos y, a su vez, aumenta los costes del proyecto.
Con una adecuada nivelación de recursos, sus proyectos no sólo se terminan más rápido, sino que lo hacen con mayor eficacia. Y esta eficiencia tiene sus ventajas:
- Reducción del estrés del equipo: La nivelación de recursos evita el exceso de trabajo o la infrautilización del equipo para evitar el agotamiento y mantener una sensación de equilibrio y equidad. Esto ayuda a identificar dónde se necesitan recursos adicionales al tiempo que comprende sucapacidad de su equipo para delegar tareas adecuadamente
- Mayor rendimiento de la inversión: La asignación eficiente de recursos saca hasta la última gota de sus recursos disponibles para que evite gastar tiempo o dinero innecesarios en más recursos para llegar a la fecha de finalización de su proyecto
- Limitación de riesgos y descuidos: Los miembros del equipo sobrecargados son mucho más propensos a producir trabajo con errores, lo que se correlacionará con los retrasos del proyecto, cuellos de botella, e incluso el fracaso completo del proyecto
- Mejor comunicación: Con las herramientas adecuadas, la nivelación de recursos establece la visibilidad de las cargas de trabajo, lo que mejorará la transparencia,la comunicación entre equiposy la confianza en el liderazgo
La vista Carga de trabajo de ClickUp ofrece información sobre las métricas de su proyecto para ir un paso por delante
Las técnicas de nivelación de recursos más comunes y ejemplos
Ya sabe qué es la nivelación de recursos y por qué es importante. Pero, ¿cómo se termina?
En primer lugar, lo mejor es entender cada técnica de nivelación de recursos para saber cuál sería la mejor para su flujo de trabajo 💡
Seguimiento rápido Seguimiento rápido en la gestión de proyectos es cuando las tareas se completan antes de lo previsto. Permite aprovechar cualquier tiempo libre en el
cronograma del proyecto al tiempo que le permite anticiparse a cualquier posible limitación de recursos.
Crashing
El colapso se produce cuando se reduce el cronograma de una tarea asignando más recursos o aumentando las horas de trabajo del equipo. Es una forma estupenda de recortar tiempo a un proyecto cuando hay plazos difíciles.
Método del camino crítico
Comprenda las dependencias de su proyecto a través de la función de ruta crítica en ClickUp El método del camino crítico (CPM) es una técnica utilizada en la gestión de proyectos que permite saber qué tareas deben completarse en primer lugar. Conocer el camino crítico permite saber qué tareas pueden retrasarse para liberar recursos y dedicarlos a otras tareas.
Además, el camino crítico es esencialmente el número mínimo de tareas que hay que completar para terminar un proyecto.
Alisamiento de recursos
Dé un paso más en la gestión de su tiempo con la vista Carga de trabajo de ClickUp y vea cómo se compara su tiempo estimado por tarea con el tiempo total de su semana
La nivelación de recursos utiliza los recursos existentes para realizar las tareas en lugar de solicitar ayuda adicional. Esta técnica de nivelación de recursos es una excelente forma de evitar sobrecargar a los miembros del equipo y garantizar que cada tarea se complete de forma eficiente.
El alisamiento de recursos también es ideal cuando todos los miembros del equipo tienen demasiado trabajo.
5 consejos clave para una nivelación de recursos eficaz
A estas alturas ya es un profesional de la nivelación de recursos Pero sigue siendo muy beneficioso para los jefes de equipo saber cómo gestionar mejor la demanda de recursos. Echemos un vistazo a las cinco mejores prácticas para la asignación de recursos
1. Haz estimaciones realistas de las necesidades de recursos de tu proyecto
Antes de empezar un proyecto, haz una estimación realista de cuántos recursos podría necesitar tu proyecto. Aunque puedes utilizar técnicas de aligeramiento de recursos más adelante, siempre es mejor preparar el proyecto con antelación.
Vea y realice un seguimiento de las estimaciones de duración estimada de las tareas de ClickUp para una mejor gestión de los recursos
No haga conjeturas sobre la disponibilidad de sus recursos y la capacidad de su equipo. Tiene que planificar cualquier atasco repentino o tarea de última hora que pueda hacer descarrilar el calendario de su proyecto. Cuanto más realista sea sobre la disponibilidad de recursos, mejor podrá terminar un proyecto a tiempo.
**Ventajas
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2. Identifique todas las posibles carencias de recursos de su proyecto
Las lagunas de recursos se producen cuando surgen problemas inesperados después de la puesta en marcha que podrían obstaculizar el calendario del proyecto. Por ejemplo, si está gestionando un equipo de redactores durante un mes de vacaciones ajetreado, podría acabar con recursos disponibles limitados si varios miembros del equipo se toman días libres similares.
Desglosar el alcance de un proyecto en pequeñas partes entregables pizarras ClickUp, y realizar fácilmente el seguimiento de los entregables para cada fase y etapa del equipo involucrado en el proyecto
Corresponde al director del proyecto o al jefe del equipo planificar con antelación las posibles carencias de recursos del proyecto. La nivelación de recursos no sólo consiste en equilibrar las cargas de trabajo, sino que depende de si ha tenido en cuenta o no las carencias de recursos durante la planificación inicial del proyecto.
Y para evitar mejor estos vacíos, asegúrese de definir los alcance del proyecto para que no te quedes con dos miembros del equipo cuando habías planeado seis para completar el proyecto. Es casi imposible evitar todas las carencias de recursos, pero un poco de preparación y revisión pueden ayudar mucho.
ventajas
el proyecto está en marcha https://clickup.com/es-ES/blog/47200/plantillas-de-analisis-de-carencias/ plantillas de análisis de diferencias plantillas de análisis de diferencias
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3. Crear una lista de tareas de prioridad
Crea siempre una lista priorizada de tareas y recursos cuando gestiones tus proyectos. Es una forma sencilla pero eficaz de saber claramente qué hay que priorizar en caso de que surjan conflictos o limitaciones. 📄
Por ejemplo, supongamos que tienes dos proyectos de desarrollo en curso que necesitan un miembro más del equipo: el primero tiene un horario flexible y el otro tiene un plazo estricto. El problema es que solo te sobra un desarrollador.
¿A qué proyecto asignarías a ese desarrollador?
Agrupe las tareas en su Tablero Kanban por estado, Campos personalizados, Prioridad y más en la vista Tablero de ClickUp
Usted querría asignarlas al segundo proyecto con un plazo estricto. Aunque se trata de un simple ejemplo de nivelación de recursos, la priorización de tareas le permite saber qué es lo que necesita más atención por el bien del calendario del proyecto
Aprende a gestionar recursos con
_[un calendario de recursos](https://clickup.com/es-ES/blog/65012/calendario-de-recursos/)_
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4. Implementar un gestor de recursos dedicado
Si aún no lo has adivinado, gestionar tus recursos no es una tarea fácil. Lleva mucho tiempo e implica toneladas de variables.
Por eso siempre debes intentar tener un gestor de recursos dedicado que se ocupe de todas y cada una de las necesidades de nivelación de recursos. Esta persona dedica su tiempo a dominar la ruta crítica y a gestionar múltiples proyectos hasta el límite de sus recursos.
Cuando una persona se encarga de este proceso, se centraliza la responsabilidad, lo que hace que la nivelación de recursos sea mucho más fácil de gestionar. Además, no añadirá la responsabilidad de la gestión de recursos a su equipo, lo que les deja libres para centrarse en el trabajo real carga de trabajo del proyecto .
5. Lleva un seguimiento de todo lo que reasignas
Puede parecer sencillo desplazar unas cuantas tareas, participar en algún alisamiento de recursos o trasladar proyectos a sus recursos adicionales. Sin embargo, es necesario hacer un seguimiento de todo. Tiene que saber dónde se asignaron originalmente sus tareas o, de lo contrario, se arriesga a tener problemas importantes en su proceso de asignación de recursos.
¿Por qué?
Sin seguimiento, corre el riesgo de asignar trabajo doble, saltarse pasos en el cronograma del proyecto o perderse información crítica sobre lo que hay que hacer a continuación. Si no realiza un seguimiento exhaustivo de todos sus recursos y de dónde se reasignaron, su proyecto está destinado a encontrarse con problemas costosos. 📈
Utilice el widget de gráficos desplegables de ClickUp para medir la productividad de su empresa cronograma del proyecto para detectar posibles problemas de recursos Herramientas de asignación de recursos pueden realizar un seguimiento de todas las tareas y, en el caso de los equipos ágiles, se pueden ejecutar gráficos para medir la producción con respecto a lo que se asignó originalmente. Con todo esto quiero decir que necesitas un software de gestión de proyectos que sea personalizable y centralice los esfuerzos de tus equipos.
Plantillas de nivelación de recursos para el éxito de la gestión de proyectos de extremo a extremo
¿Quiere asignar sus recursos mucho más rápido? Empiece con una plantilla
Tenemos cinco de las mejores plantillas de ClickUp que puede utilizar, totalmente gratis/a, para empezar a gestionar las cargas de trabajo de sus equipos de forma más eficaz.
1. Plantilla de asignación de recursos de ClickUp
Conozca sus presupuestos, personas asignadas, tipos de entregables, partes interesadas y los equipos responsables en una sencilla vista
Como gestor de proyectos, debe saber en qué invierte sus recursos. Plantilla de asignación de recursos de ClickUp es una gran herramienta para la nivelación de recursos. Esto se debe a que le proporciona una visión clara de dónde terminan sus recursos y qué es lo que puede necesitar algunos cambios.
Esta plantilla es ideal para el seguimiento de todos sus materiales, mano de obra, presupuesto y horas en un solo espacio. Utiliza la vista Lista para ver a vista de pájaro qué se ha asignado a tu equipo y cómo encaja en el calendario del proyecto. Descargar esta plantilla
2. Plantilla de planificación de recursos ClickUp
Distribuya los recursos con facilidad utilizando la plantilla de planificación de recursos de ClickUp Plantilla de planificación de recursos de ClickUp es una gran herramienta para la nivelación y alisamiento de recursos mediante el uso de una vista Kanban con funciones de arrastrar y soltar para la reasignación.
Esta plantilla también ayuda a identificar qué recursos están disponibles, quién los tiene y cuándo están disponibles. Asegúrese de que los recursos se distribuyen eficazmente y permita a los gestores identificar y abordar las posibles limitaciones de recursos antes de que surjan con esta plantilla.
También puede priorizar tareas y asegurarse de que se dispone de los recursos adecuados cuando se necesitan. Descargar esta plantilla
3. ClickUp Plantilla simple de (diagrama de) Gantt
Utilice las funciones de arrastrar y soltar de la plantilla de (diagrama de) Gantt simple de ClickUp para reasignar tareas y comprender sus dependencias Los (diagramas de) Gantt son una representación visual de las tareas, recursos y cronogramas de un proyecto. Plantillas de (diagrama de) Gantt-gantt-para-proyectos//) ayudan a los gestores de proyectos a determinar dónde deben asignarse los recursos, supervisar el progreso e identificar posibles cuellos de botella.
Y con Plantilla simple de (diagrama de) Gantt de ClickUp puede optimizar el uso de los recursos y asegurarse de que las tareas se completan a tiempo y dentro del presupuesto mediante un cronograma visual. Con esta plantilla podrá:
- Visualizar el progreso de las tareas de tus equipos enVista Gantt de ClickUp y sepa quién está trabajando en qué de un vistazo
- Desglose y conozca cómo se conectan las tareas con las metas generales y las dependencias para completar el proyecto Descargar esta plantilla ### 4. Plantilla de matriz de recursos para proyectos ClickUp
Obtenga una vista del estado de sus recursos para conocer la fase, el departamento, el tipo, el presupuesto, la fecha límite, etc
¿Cuál es el coste total previsto de los recursos? Plantilla de matriz de recursos para proyectos de ClickUp es una gran herramienta para averiguarlo.
También ayuda a garantizar una distribución eficaz de los recursos, lo que permite a los equipos del proyecto centrarse en las tareas que deben completarse a tiempo y dentro del plazo previsto presupuesto propuesto. La plantilla viene completada con cinco estados, seis campos personalizados y siete tipos de vista. Descargar esta plantilla
5. ClickUp Plantilla de carga de trabajo de los empleados
Visualice cuánto trabajo se asigna a los colaboradores individuales, así como a cada uno de sus equipos con la vista Carga de trabajo en ClickUp
Para obtener un desglose más detallado y visual de la carga de trabajo de cada uno de los miembros de su equipo, puede utilizar la vista Carga de trabajo de ClickUp Plantilla ClickUp de carga de trabajo de los empleados es esencial. Esta plantilla también puede analizar la carga de trabajo general del equipo, lo que resulta ideal para los jefes que gestionan grupos o varios equipos.
Utilice esta plantilla para saber quién puede asumir más trabajo o nuevos proyectos. Vea visualmente la cantidad de trabajo asignada actualmente a cada persona o al equipo en su conjunto. Y si necesita utilizar estimaciones de tiempo, volumen de tareas, puntos de sprint o campos personalizados para supervisar las cargas de trabajo, esta plantilla puede hacerlo todo. Descargar esta plantilla
Comience su proceso de nivelación de recursos con ClickUp
La nivelación de recursos no tiene por qué ser una tarea terrible por sí sola. Sólo necesita la herramienta adecuada para realizar el seguimiento, medir, comparar y organizar su trabajo en un panel visual.
Por suerte, puede organizar su proceso de nivelación de recursos de principio a fin con las herramientas personalizables de gestión de proyectos de ClickUp. ClickUp es el líder mundial en líder mundial en software de gestión de proyectos .
Tanto si necesita ayuda con la asignación de recursos, la programación de proyectos, la nivelación automática o la programación con recursos limitados, ClickUp es la solución Y a diferencia de otros herramientas de gestión de proyectos clickUp se adapta a las necesidades de nivelación de recursos de su equipo, y no al revés.
Es muy flexible, por lo que no está encasillado en campos predeterminados ni en paneles limitados. Utilice una de las plantillas gratuitas de ClickUp para implementar su propia estrategia de nivelación de recursos