Una cosa es trabajar con muchos recursos. Pero otra muy distinta es saber cómo sacar el máximo partido de esos recursos con las limitaciones que ello conlleva.
¿Cómo hacer frente a las limitaciones de recursos más comunes: tiempo, costes y recursos? alcance del proyecto -cuando estás limitado a los tres? ¿Y si, además, trabajas con un equipo que no tiene las mismas capacidades?
Aunque el mejor enfoque para las limitaciones de recursos no es una solución única para todos los equipos, existen muchos principios, estrategias y herramientas que le ayudarán a gestionar cualquier limitación que se le presente.
Profundicemos en el tema.
¿Qué son las limitaciones de recursos?
Las restricciones de recursos son un conjunto de restricciones o limitaciones que los gestores de proyectos deben respetar o tener en cuenta a la hora de gestionar un proyecto. Para los gestores de proyectos, es importante conocer estas restricciones para completar un proyecto a tiempo y con éxito dentro del presupuesto .
Ejemplos de limitaciones de recursos habituales
Generalmente, los recursos de la empresa se dividen en dos categorías:
- Recursos intangibles: ideas, procesos, competencias y propiedad intelectual
- Recursos materiales: Programas informáticos, materiales, bienes inmuebles y mano de obra
Cada equipo gestionará una lista similar de recursos, ya sean las horas trabajadas o las competencias de los empleados, presupuestos propuestos materiales o mano de obra en general. Es probable que tenga que gestionar diferentes tipos de restricciones en recursos específicos como:
- Labor (empleados, contratistas, becarios, competencias, voluntarios)
- Comunicaciones (tipos de reuniones(conversaciones)
- Materiales (equipos, herramientas)
- Recursos financieros (presupuesto, financiación,gastos)
- Propiedad intelectual (procesos(ideas, conocimientos)
- Inmobiliaria (materiales de marketing, espacio, oficina, entorno de trabajo)
- Tiempo (calendarios de recursos,plazos, horarios,hitos)
- Software (aplicaciones, plataformas)
Ten en cuenta que los recursos del proyecto son las herramientas con las que trabajas para alcanzar una meta. Las restricciones son los límites impuestos a esas herramientas.
Los 4 tipos de restricciones de recursos
En general, las limitaciones de recursos se dividen en cuatro variantes diferentes para las empresas y en la gestión de proyectos. Echemos un vistazo a cada una de las limitaciones en la gestión de proyectos para comprender los obstáculos comunes:
1. Tiempo
Crear hojas de horas y controlar el tiempo de seguimiento en ClickUp Gestión del tiempo es una de las limitaciones de recursos más comunes. Estas restricciones de recursos temporales limitan el número de días, horas y minutos que se tarda en completar un proyecto, ya sea debido a factores externos, como los plazos establecidos por el cliente, o a factores internos, como la cantidad de cada recurso realmente disponible.
EJEMPLO DE CONSTANTE TEMPORAL Una empresa de desarrollo de software tiene la tarea de crear una aplicación móvil para un cliente dentro de un plazo estricto. Sin embargo, dos desarrolladores están de baja en ese plazo. Debido a la escasez de desarrolladores, el director del proyecto puede priorizar las tareas en todo el equipo, gestionar sprints y mantener un registro preciso de las horas trabajadas, para que sea fácil saber a quién se puede desplazar el trabajo y cómo se puede dividir el proyecto con el equipo limitado.
2. Coste
Realice un seguimiento de los costes del proyecto en todas las tareas y subtareas de ClickUp con campos personalizados para determinar los valores monetarios
Las restricciones de costes también son un factor importante a tener en cuenta de cara a la disponibilidad de recursos, ya que establecen un límite en la cantidad de dinero asignada a cada proyecto. Esta limitación suele proceder del cliente o del gestor del proyecto, en función de sus necesidades iniciales acuerdo de empresa o del alcance previsto del proyecto .
EJEMPLO DE COSTE CONSTANTE Una organización sin ánimo de lucro necesita organizar un evento benéfico con un presupuesto limitado. El gestor del proyecto puede subcontratar algunas tareas a voluntarios y recurrir a recursos gratuitos, o de bajo coste. Con ClickUp, pueden realizar un seguimiento de los gastos y asegurarse de que se mantienen dentro del presupuesto, de modo que el gestor de proyectos prioriza los aspectos más críticos del evento para garantizar el éxito y evitar cualquier posible limitación de recursos.
3. Recursos
Utilice la vista de carga de trabajo de ClickUp para ver quién va por delante o por detrás y arrastre y suelte fácilmente tareas para reasignar recursos
Las restricciones de recursos son limitaciones de los recursos, como personal y materiales, de que dispone el gestor del proyecto. Este tipo de restricción también puede venir impuesta por recursos externos al proyecto, como el cliente o el proveedor, o por la disponibilidad de recursos internos, como su propia empresa.
EJEMPLO DE RESTRICCIÓN DE RECURSOS Una empresa de construcción contratada para demoler un viejo garaje puede querer limitar sus recursos para proyectos y demoliciones de mayor envergadura. El gestor de proyectos puede utilizar modelos de previsión de recursos y planificación de capacidades para estimar el número de materiales y personal necesarios para el pequeño trabajo sin restar empleados a un proyecto de mayor envergadura.
4. Calidad
Manténgase en el buen camino para alcanzar sus objetivos con cronogramas claros, metas cuantificables y seguimiento automático del progreso
Las restricciones de calidad se ajustan para garantizar que la calidad de un proyecto cumple determinados estándares. Las restricciones de calidad más comunes son las metas de calidad establecidas por el cliente, pero el jefe de gestión de proyectos también puede establecer restricciones de calidad internas para garantizar que el proyecto cumpla sus propias normas.
**EJEMPLO DE RESTRICCIÓN DE CALIDAD Una agencia de marketing digital necesita desarrollar un nuevo sitio web para un cliente. El gestor de proyectos debe encontrar un equilibrio entre las metas de calidad del cliente y los objetivos de calidad de la empresa disponibilidad de recursos de la agencia . Utilizando listas de control de calidad y plantillas de ajuste de metas para asignar recursos, pueden seguir rápidamente el progreso del proyecto del sitio web y asegurarse de que cumple las expectativas del cliente.
Cómo identificar las limitaciones de recursos
Hay varias maneras de identificar las limitaciones de recursos, pero el paso más importante es buscar posibles problemas al principio del proyecto como parte de su mayor gestión de recursos estrategia. Para identificar estas limitaciones es necesario conocer a fondo el proyecto y sus objetivos, así como las expectativas del cliente (sobre todo si se trata de un producto basado en servicios) y los recursos disponibles para el proyecto.
Una forma de determinar las limitaciones de recursos es examinar las tareas que hay que completar y hacer una estimación no sólo de los recursos de que se dispone para el proyecto, sino también de la cantidad de cada recurso que se necesitará en el peor y el mejor de los casos.
Aquí es donde herramientas de gestión de recursos -especialmente las altamente personalizables como ClickUp -juegan un papel importante en el proceso de planificación y gestión de proyectos. A medida que se va completando un proyecto de punta a punta, es clave contar con una forma centralizada y sencilla de hacer un seguimiento de su progreso y de los recursos del proyecto. Esto significa tomar nota de tareas como:
- Seguimiento y asignación de tareas
- Llevar un registro preciso de las horas empleadas
- Seguimiento de los gastos presupuestados
- Actualizar los hitos de la gestión de proyectos
- Gestionar sprints
- Visualización de la capacidad del proyecto
- Centralización y almacenamiento de documentos del proyecto
Los gestores de proyectos también deben tener en cuenta los posibles obstáculos que pueden ralentizar el progreso o cualquier otro problema
cambios en el alcance del proyecto
que puedan afectar a la gestión de las limitaciones de recursos. Añadir puntos de control, como revisiones periódicas de estas limitaciones en la gestión de proyectos, debería ser una práctica habitual para asegurarse de que su equipo tiene todo lo que necesita en cada paso del camino.
Ejemplos de hitos de proyectos en ClickUp
Algunos proyectos (y futuros proyectos) requieren recursos específicos de los que no se dispone fácilmente, por lo que puede ser necesario encontrar soluciones alternativas o planificar su
en torno a cuándo estarán disponibles esos recursos.
Identificar el alcance, los hitos y las dependencias del proyecto ayuda a poner de relieve cualquier posible limitación de recursos.
6 Soluciones a las limitaciones de recursos
Es importante conocer las posibles soluciones a las limitaciones de recursos de un proyecto, para estar preparado en caso de que las cosas no salgan según lo planeado. Tanto si se trata de una previsión, como de comprender sus
o analizar su estado actual, ¡tenemos una solución para usted!
Aquí tiene seis soluciones para gestionar mejor sus recursos:
1. Plantillas
Las plantillas de procesos pueden utilizarse para simplificar y agilizar el cronograma de gestión de proyectos y los requisitos de recursos. Introduzca las plantillas ClickUp
Todo, desde
plantillas de planificación de recursos
a los análisis matriciales prefabricados ayudan a los gestores de proyectos a identificar rápidamente dónde se necesitan recursos para garantizar que el proyecto se ajuste al calendario. Por suerte, hay muchas plantillas
plantillas de gestión de proyectos
para poner en marcha su análisis y poder gestionar mejor los recursos.
Algunas de nuestras plantillas favoritas son:
Plantilla de asignación de recursos ClickUp
Utilice la plantilla de asignación de recursos de ClickUp para llevar un seguimiento de los materiales, mano de obra y demás de la organización para cada proyecto.
Esta
es una gran opción para ayudarle a gestionar los recursos necesarios en sus equipos. Ya sean materiales, equipos o personas, la plantilla
Plantilla de asignación de recursos de ClickUp
llevará un seguimiento de los recursos que necesita para completar el proyecto.
Además, puede utilizar la plantilla de gestión de proyectos como ayuda para las limitaciones de recursos y conocer la disponibilidad de los recursos necesarios y cuándo se necesitan.
Le ayudará a asegurarse de que tiene todo lo que necesita para completar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.
Plantilla de pizarra con matriz de prioridades ClickUp 2X2
Utilice la Pizarra Matriz de Prioridades 2×2 para organizar sus tareas según su importancia y nivel de prioridad
Plantilla de pizarra de matriz de prioridades 2×2 de ClickUp
le permite clasificar las tareas en función de su nivel de importancia y urgencia. Con
Pizarra de gestión de proyectos
con una pizarra blanca, usted y su equipo pueden visualizar fácilmente qué tareas requieren atención inmediata y cuáles pueden esperar.
Al priorizar las tareas, puede tomar decisiones más informadas sobre cómo asignar sus recursos y asegurarse de que las tareas más importantes reciben la atención que merecen.
Plantilla de planificación de recursos ClickUp
Visualice su planificación de recursos y vea rápidamente aspectos como el tiempo restante, el presupuesto y la mano de obra necesarios para completar un proyecto
En
Plantilla de planificación de recursos ClickUp
le ayuda a gestionar y asignar recursos dentro de su equipo o departamento mucho más rápido. Con esta plantilla, puede ver fácilmente la capacidad de sus recursos mediante la vista Carga de trabajo, que ofrece una representación visual de cada uno de ellos
carga de trabajo de los miembros del equipo
.
Con esta vista, puede equilibrar mejor la carga de trabajo de su equipo y asegurarse de que todos trabajan a su capacidad óptima. Con esta plantilla de gestión de proyectos podrá tomar mejores decisiones sobre la asignación de recursos.
De este modo se asegurará de que su equipo trabaja con eficiencia y eficacia.
Plantilla de matriz de recursos del proyecto ClickUp
Cree campos personalizados en función de las necesidades de la matriz de recursos de su proyecto para detallar los tipos de recursos y los presupuestos asignados a cada uno
Una planificación eficiente de los recursos es crucial para sus futuros proyectos, ya que repercute directamente en el coste total de los recursos necesarios. Con la
Plantilla de matriz de recursos para proyectos de ClickUp
tendrá toda la información necesaria para planificar sus recursos de forma eficaz.
Esta plantilla de gestión de proyectos le permite asignar y hacer un seguimiento fácilmente de recursos como el tiempo, la mano de obra y los materiales, ayudándole a tomar mejores decisiones sobre cómo asignar los recursos y minimizar los costes.
2. Programación
Para optimizar la programación, los gestores de proyectos utilizan varios métodos de programación. Por ejemplo, la simple identificación de las tareas que, agrupándolas, y darles prioridad para reducir el tiempo dedicado a completar el proyecto ya es un paso en la dirección correcta.
Si se comprueba que no se dispone de recursos suficientes para completar el proyecto en la fecha prevista, puede ser necesario ajustar los plazos del proyecto. Esto puede implicar retrasar los plazos o ampliarlos más allá de su fecha de caducidad original, lo que puede significar que también tendrá que ajustar las dependencias programadas.
)
Reprogramar dependencias para visualizar el impacto de los cambios de fecha límite en las tareas dentro de la vista Gantt en ClickUp
Las dependencias del proyecto se refieren a tareas o actividades dentro de un proyecto que dependen unas de otras. En otras palabras, una dependencia de proyecto es una relación entre tareas en la que se requiere completar una tarea antes de que otra pueda comenzar en su programación específica.
Cosas como una vista Cronograma, un gráfico de Gantt, o simplemente
realizar la nivelación de recursos
te ayudará drásticamente a entender cómo es el calendario y cómo puedes conseguirlo. Los recursos de tu proyecto no siempre deberían cambiar drásticamente tu cronograma.
3. Delegación
Delegar tareas en los miembros del equipo consiste en adecuar las tareas a las capacidades y la disponibilidad. Si se determina que no hay suficientes recursos disponibles para completar el proyecto, puede ser necesario contratar recursos adicionales.
Añada múltiples asignados, delegue comentarios y cree cálculos utilizando Campos personalizados, todo desde sus tareas de ClickUp
Esto puede implicar la contratación de nuevos miembros del equipo o la subcontratación de servicios. Por otra parte, si no se dispone de recursos suficientes para completar el proyecto según lo previsto, los gestores de proyectos también pueden limitar su alcance.
Reducir el número de tareas implicadas o recortar las metas previstas del proyecto son dos ejemplos de ello. Por eso, tener la capacidad de
es una función esencial en su software de gestión de recursos.
4. Estimación
Las técnicas de estimación consisten en predecir la duración, el coste y los recursos necesarios para completar el proyecto. Cuanto mejores sean sus estimaciones, menos obstáculos encontrará a lo largo del proceso.
Fácil vista y seguimiento de las estimaciones de tiempo a ClickUp tareas para una mejor gestión de los recursos
El mejor software de gestión de recursos no sólo le permite realizar un seguimiento de las duraciones estimadas, sino también hacerlo a su manera. Las funciones de control de tiempo de ClickUp le permiten iniciar y detener el tiempo desde cualquier dispositivo, por lo que puede pasar fácilmente de una tarea de proyecto a otra.
5. Automatización
ClickUp ayuda con la estimación proporcionando plantillas personalizables, almacenamiento de datos centralizado y
visualizaciones de la capacidad del proyecto
e hitos para que sea fácil hacer cambios y mantener a todo el mundo al día automáticamente.
Las herramientas de automatización reducen el tiempo y los costes asociados a las tareas completadas y simplifican la gestión de proyectos. Mediante técnicas como el establecimiento y la automatización de recordatorios de hitos, la automatización de los cambios de estado de los proyectos y la personalización y ajuste de los cambios de prioridad, los gestores de proyectos trabajan con rapidez y ahorran tiempo.
Para las necesidades de automatización, existe ClickUp, que permite establecer desencadenantes automatizados y asignaciones de tareas con distintos niveles de complejidad.
6.
La externalización se utiliza para reducir el coste asociado a completar un proyecto y aumentar la disponibilidad de recursos. Métodos como el uso de recursos subcontratados por terceros o el uso de una reserva de recursos externos (por ejemplo, agencias de trabajo temporal) ayudan en gran medida a gestionar las limitaciones de recursos cuando se carece de personal o de una cualificación específica.
ClickUp ayuda con la subcontratación proporcionando herramientas como gráficos y paneles personalizables para
. Además, puede proporcionar permisos específicos o habilitar la creación de cuentas limitadas para evitar cambios no deseados.
Pendiente de todo con ClickUp
Las herramientas de planificación de proyectos son imprescindibles cuando se trata de optimizar el enfoque de las limitaciones de recursos. Las limitaciones de recursos son un reto común en la gestión de proyectos y afectan al cronograma, el presupuesto y la calidad del proyecto.
Identificando y gestionando las limitaciones de recursos desde el principio, utilizando las estrategias y herramientas adecuadas y aprendiendo de las experiencias pasadas, los gestores de proyectos superan las limitaciones de recursos y sacan el máximo partido de lo que tienen entre manos.